- Работа юристу
- Москва
- Краснодар
- Нижний Новгород
- Омск
- Самара
- Москва
- Санкт-Петербург
- ВОЙТИ
- Регистрация
- |
- 8 800 301-63-12
Как исправить ошибки ведения журнала регистрации приказов: советы и рекомендации
-
Главная
/
-
Задать вопрос
/
- # 1193044
Что мне делать, если я допустил ошибку в нумерации и внес ошибочную запись в журнал регистрации приказов?
|
Игнат, Москва
2022-12-09
46
1
Ответы юристов (1)
-
Артемьев Ярослав
Ответов: 5193 Рейтинг: 10
Если при ведении журнала регистрации приказов была допущена ошибка в нумерации или была ошибочно внесена запись, то необходимо исправить ошибку в соответствии с процедурой, установленной в организации. Если такая процедура не предусмотрена, то необходимо обратиться к компетентному юристу для консультации по данному вопросу в соответствии с законодательством Российской Федерации.
#1289715 2022-12-09 19:33:55
Ответов: 5193 Рейтинг: 10
Для решения данного вопроса потребуется ознакомиться с положениями внутренних документов организации, регулирующих порядок ведения журнала регистрации приказов. Далее, необходимо провести анализ совершенных ошибок в нумерации журнала или ошибочно внесенных записей. Если ошибки не имеют значительного влияния на права и интересы сторон, то возможно исправление ошибок приказом руководителя. Если же ошибки могут повлиять на права и интересы сторон, то рекомендуется обратиться к юридическим консультантам или адвокатам для достижения наилучшего результата. Кроме того, необходимо учитывать, что существуют определенные законодательные требования к ведению документации, а именно сохранение оригинальных документов и электронных копий на определенный период времени.
#1389987 2022-12-09 19:33:55
Ответов: 5193 Рейтинг: 10
Статьи закона, которые могут быть применимыми в данном случае, зависят от конкретных обстоятельств. В общем случае, если речь идет о журнале регистрации приказов, то соответствующие статьи закона, регулирующего деятельность по организации и проведению документационного обеспечения управления, могут быть следующими:
-
Статья 11. Ведение журналов регистрации документов
-
Статья 12. Записи в журнале регистрации документов
-
Статья 13. Контроль за ведением журналов регистрации документов
-
Статья 14. Ответственность за правильность ведения журналов регистрации документов
Также могут быть применимы другие статьи законов, если они касаются правила ведения документации и исправления ошибок в ней, например:
-
Статья 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
-
Статья 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»
#1489520 2022-12-09 19:33:55
Горячая линия
Последние вопросы
Консультируйтесь с юристом онлайн
Задайте вопрос прямо сейчас, и его увидят сотни профессионалов со всей России. Первый ответ вы получите уже через 15 минут! Юридическая помощь предоставляется на бесплатной и платной основе.
Услуги юристов
Успешно оказанная услуга поможет:
- аннулировать супружеские права и обязанности за весь брачный период;
- делить имущество по гражданско-правовым нормам, а не согласно семейному праву;
- вернуть все полученные алименты (если один из супругов их платил другому).
Услуга поможет разобраться:
- на каких основаниях расторгнуть договор;
- как закончить сделку в одностороннем формате;
- какие документы нужно собрать для успешного закрытия договора.
Услуга может помочь в следующем:
- подаче жалобы на военную врачебную комиссию;
- в восстановлении прав, если заключение было неправомерным;
- в получении компенсации и т.п.
Похожие вопросы
Категории права
Вы в двух кликах от решения вашей проблемы
Услуги
- Вопросы
- Архив вопросов
- — Платные консультации
- — Бесплатные консультации
- Подготовить документ
- Консультация по телефону
- Круглосуточная консультация юриста
- Консультация по юридическим вопросам
- Юридичекая помощь
- Юридические услуги
Юристы
- Все юристы
- — Юристы Краснодара
- — Юристы Нижнего Новгорода
- — Юристы Омска
- — Юристы Самары
- — Юристы Санкт-Петербурга
Адреса организаций
- Все организации
- — МФЦ
- — Нотариусы
- — Суды
- — База приставов России
- Публикации
- Образцы документов
- Полезные инструменты
- Кодексы и законы РФ
- Проверка контрагента
- Юридические компании
- Кто звонил
Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.
ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.
Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.
Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.
При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).
Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.
В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.
Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].
[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).
[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2019.
Как устранить ошибку, допущенную в журнале регистрации приказов?
При ведении журнала регистрации приказов допущена ошибка в нумерации или ошибочно внесена запись, что делать в это случае?
, Екатерина, г. Москва
Здравствуйте, Екатерина.
Поскольку ведение таких журналов не является обязательным, то у вас должна быть инструкция по делопроизводству, в которой такие случаи должны быть предусмотрены.
Если инструкции нет, то полагаю, можно составить комиссионный акт о произошедшем, в журнале сделать пометку, акт сохранить в делах. Если возможно — ошибки исправить, если нет — оставить как есть.
Ошибочные записи перечеркиваются, делается отметка о том, что внесена запись ошибочно. Дата, подпись, как обычно.
Похожие вопросы
1000 ₽
Вопрос решен
Военное право
Или в мои рассуждениях закралась ошибка?
Приказ МО от 23 августа № 506 » ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ЗАБОЛЕВАНИЙ…» 12 пунк. Острота зрения одного глаза 0,09 и ниже или его слепота при остроте зрения другого глаза 0,4 и выше, а также отсутствие глазного яблока при остроте зрения другого глаза 0,4 и выше или острота зрения одного глаза 0,3 при остроте зрения другого глаза от 0,3 до 0,1.
1)Правильно я понимаю что под действие данного Приказа подпадают и потенциальные мобилизанты? Ведь согласно Приказу президента о мобилизации статус мобилизированного приравнивается к статусу служащего по контракту.
2) Если перевести остроту зрения в диоптрии то получается что мобилизанты со зрением — 4 входят в данных список лиц не подлежащих мобилизации. Так ли это? Или в мои рассуждениях закралась ошибка?
, вопрос №3850221, Сергей, г. Липецк
Бабушка настаивпет, чтобы учитель вела дневник её внука только в бумажном варианте, также запрещает учителю вести электронный журнал, обработку персональных данных ребёнка
Бабушка настаивпет, чтобы учитель вела дневник её внука только в бумажном варианте, также запрещает учителю вести электронный журнал, обработку персональных данных ребёнка. Она говорит, что действует по доверенности от матери ребёнка. Также она принимает решение об отказе от прививок.
, вопрос №3850176, Шаруева Елена Александровн, г. Москва
У меня такая ситуация пришел судебный приказ от компании Ростелеком
У меня такая ситуация пришел судебный приказ от компании Ростелеком о том что я должен 6577 рубля 52 копейки, за услуги интернета, которыми я не пользовался. У меня подключен интернет от теле 2. Когда позвонил в службу поддержки Ростелекома мне сообщили что данный лицевой счет на который пришел судебный приказ обслуживает Теле 2. После чего я обратился в теле 2, на что получил ответ что этого лицевого счета нет в базе данных теле 2, что он был открыт именно в компании Ростелеком. Вообщем они скидывают друг на друга ответственность.В теле 2 у меня никогда не было задолжностей. На сколько я знаю эти 2 компании связанны друг с другом. Как мне правильно написать возражение на судебный приказ?
, вопрос №3847600, Антон,
800 ₽
Вопрос решен
Автомобильное право
08.09.2023 я отвез Постановление об отмене судебного приказа в ФССП, где написал заявление о прекращении ИП
Здравствуйте, 27/10/2022 был вынесен Судебный приказ о взыскании с меня суммы задолженности по кредитам в пользу коллекторского бюро, уведомление о судебном приказе я не получал, т.к. с 2012 года не проживаю по адресу, указанному в кредитном договоре. О существовании этого приказа я узнал в конце июня 2023 года, когда мне пришло уведомление на ГУ о том, что в конце мая 2023 года на основании этого судебного приказа было возбуждено ИП.
В начале сентября мне удалось приехать в Москву и отменить вышеуказанный судебный приказ на основании пропущенного срока. 08.09.2023 я отвез Постановление об отмене судебного приказа в ФССП, где написал заявление о прекращении ИП.
14.09.2023 я получил постановления на ГУ о том, что сняты аресты с банковских счетов. С тех пор я не получил постановление отмене ограничений на запрет регистрационных действий и действий по распоряжению в отношении транспортных средств и постановление об отмене ограничений на выезд за пределы РФ. Также нет понимания, когда вообще будет прекращено ИП на основании ч. 4 Статьи 43.
Нужна подсказка, что лучше в этом случае сделать, чтобы снять все ограничения и прекратить ИП: обратиться в суд для прекращения ИП или написать жалобу вышестоящему приставу, или написать заявление в службу собственной безопасности ФССП и/или в прокуратуру?
Юрий
, вопрос №3847411, Юрий, г. Ярославль
Сейчас участились вопросы читателей о том, как исправить ошибку в формировании дела, в которое были подшиты документы с разными сроками хранения, а дело уже обработано, включено в опись и подготовлено для передачи в архив. Подскажем возможные варианты, как привести дело в соответствие с действующими правилами, предотвратить подобные промахи в будущем, а главное, раскроем небольшой профессиональный секрет, который позволит минимизировать трудозатраты.
Предлагаемые алгоритмы действий иллюстрируются образцами внесения изменений в документы при исправлении следующей ошибки: в дело с приказами по основной деятельности службой делопроизводства были подшиты приказы об изменениях фамилий, графика работы, о командировках.
Методы исправления ошибки
В первом квартале по графику, утвержденному руководителем организации, началась процедура передачи дел на архивное хранение по описям, которые подготовлены ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В процессе реальной передачи дел даже после заранее проведенной архивом проверки качества их формирования и оформления часто выявляются ошибки, которые необходимо оперативно исправлять. Но на полное переоформление обработанных дел и подписанных описей, как правило, в подразделении и в архиве уже нет никаких ресурсов, а на процесс приема-передачи дел обычно выделяется не более 2 недель.
Что делать, если в дело оказались подшитыми документы с различными сроками хранения?
1 вариант – «классический», основанный на полном или частичном переоформлении дела с учетом действующих Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила работы архивов организаций (п. 4.20):
- документы постоянного и временного сроков хранения (до 10 лет включительно; свыше 10 лет) необходимо группировать в разные дела;
- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.
Сотрудник архива (или ответственный за архивное хранение, если архив в организации не создан) в присутствии передающего дела полистно просматривает документы дела постоянного хранения и проводит их экспресс-экспертизу.
Например, в деле с приказами по основной деятельности выявлены приказы по личному составу об изменениях фамилий, командировках и изменении графика работы, которые имеют временные сроки хранения и не должны находиться в данном деле. Принимается решение об их полном изъятии из сформированного дела постоянного срока хранения и передаче в отдел кадров для формирования в дела по личному составу за соответствующий год или для возможного уничтожения в связи с истечением сроков хранения. Так, в 2019 году можно выделить к уничтожению приказы об отпусках и командировках за 2013 год.
Возврат неправильно подшитых в дело приказов осуществляется сотруднику, который непосредственно передает дела в архив. Акт приема-передачи в этом случае не составляется, т.к. архив не принимает эти документы в составе дела, представленного на архивное хранение данным подразделением. А в другое подразделение (в нашем примере – в отдел кадров) служба делопроизводства и архив должны передать изъятые документы по акту приема-передачи.
Частичное изъятие документов из дела в данном случае предполагает, что приказы по личному составу об изменении фамилий, имеющие срок хранения 50 лет, могут быть оставлены в деле постоянного срока хранения. Но они не должны «выпасть» из учетных документов дела и описи дел. Поэтому к заголовку данного дела с приказами по основной деятельности постоянного срока хранения составляется аннотация о наличии в нем приказов по личному составу об изменении конкретных фамилий. Применение аннотаций к составу и содержанию документов дела и является тем профессиональным секретом (подходом), который позволяет экономить время в процессе передачи дел на архивное хранение.
2 вариант – «экспертный» новый способ, применяемый архивами организаций, не являющихся источниками комплектования, который основан на оценке реальной значимости документов и степени отражения их информации в других документах.
Сведения об отпуске или командировке отражаются в личной карточке по форме № Т-2 с указанием даты и номера приказа, в расчетной ведомости о выплате заработной платы, а также в документах персонифицированного учета, налоговой отчетности и отчетов в ПФР. Некоторые из перечисленных документов, содержащие сведения о выплатах в период отпусков и командировок, имеют более длительный, в основном 50-летний срок хранения, формируются в дела по личному составу в отделе кадров и бухгалтерии. Справки социально-правового характера в последующем могут быть выданы на их основании. Учитывается и тот факт, что заключительный этап экспертизы ценности документов будет проведен в архиве. Причем в случае ликвидации организации дела постоянного срока хранения с аннотацией о содержащихся в них приказах по личному составу об изменении фамилий после экспертизы ценности могут быть переданы в государственный или муниципальный архив вместе с другими делами по личному составу.
Во втором варианте все имеющиеся в деле постоянного срока хранения документы по личному составу не изымаются из него. Проводится такая же экспресс-экспертиза приказов по личному составу, после которой дело не переформировывается и количество листов в нем не перенумеровывается. Изменения вносятся в учетные документы дела, в опись дел и на обложку дела:
- к заголовку дела в описи и на обложке оформляется аннотация о том, что в нем содержатся приказы об изменении фамилий;
- временные сроки хранения приказов об изменении фамилий, о графиках работы и командировках в деле с приказами по основной деятельности указываются во внутренней описи документов дела (в графе «Примечание»);
- наличие в деле постоянного срока хранения документов по личному составу фиксируется как особенности формирования дела в листе-заверителе дела.
Такой способ, связанный прежде всего с переоформлением учетных документов к делу, применяется организациями, которые не являются источниками комплектования и самостоятельно организуют архивное хранение документов в соответствии с требованиями действующего законодательства и Правил работы архивов организаций.
Изъятие «непрофильных» документов и оформление изменений в составе дела
Рассмотрим первый «классический» вариант проведения экспресс-экспертизы документов по личному составу с разными сроками хранения, которые оказались в деле постоянного срока хранения. Экспертиза их ценности проводится прежде всего по признаку содержания этих приказов по личному составу.
Командировки могут быть краткосрочными (до 30 дней) и долгосрочными, соответственно приказы о направлении сотрудников в командировку могут иметь разные сроки хранения и формироваться в разные дела:
- приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных командировках и дисциплинарных взысканиях – 5 л. (ст. 19 б) Перечня 2010 г.1);
- приказы о приеме, переводе, совмещении, увольнении, поощрениях, длительных командировках, всех видах отпусков за тяжелые, вредные и опасные условия труда, отпусках без сохранения заработной платы, отпусках по уходу за ребенком – 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ2).
Приказы об изменении графиков работы, которыми не изменяются условия заключенных трудовых договоров конкретных сотрудников, относятся, как правило, к категории приказов по административно-организационной деятельности и подлежат хранению в течение 5 л. (ст. 19 в) Перечня 2010 г.). Если же в приказе идет речь об изменении графика работы конкретных сотрудников, изменении условий заключенных трудовых договоров, то он является приказом по личному составу и хранится 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).
К приказам по личному составу со сроком хранения 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ) относятся также приказы об изменении фамилий, имен и отчеств сотрудников.
При методической помощи архива передающий дела сотрудник службы делопроизводства изымает из дела постоянного хранения все документы с временными сроками хранения (полное изъятие). Куда они перемещаются:
1. Приказы об изменении графиков работы, отнесенные к административным приказам, службой делопроизводства будут помещены в дела в соответствии с годами их завершения в делопроизводстве. В зависимости от количества они могут также составить второй том приказов по административно-организационной деятельности за тот же календарный год.
2. Приказы по личному составу и с 50-летним, и с 5-летним сроками хранения передаются в отдел кадров для формирования в соответствующие дела с учетом года издания (завершения в делопроизводстве). Документы и дела передаются из не связанных подчиненностью друг другу подразделений всегда по акту приема-передачи (такой акт показан в Примере 1, обычно он оформляется без грифа утверждения либо сразу с двумя грифами: начальника передающего подразделения и принимающего; регистрационный номер такому акту, как правило, не присваивается, а вот дата обязательна).
Пример 1. Акт приема-передачи документов из отдела ДОУ в отдел кадров
Что нужно изменить в оформлении дела, в котором остались только приказы по основной деятельности? Последовательность действий такая же, как и при обычной архивно-технической обработке, только заново прошивать дело не потребуется. Алгоритм исправления выявленных ошибок в процессе передачи документов в архив следующий:
1. Поскольку из-за изъятых документов нарушилась порядковая нумерация листов, необходимо внести в нее исправления. Номер листа документа, ранее проставленный графитным карандашом, зачеркивается карандашом тонкой косой чертой и рядом с ним проставляется новый валовый порядковый номер. Если изъятых документов не очень много (в пределах 10–20), то перенумерация может не осуществляться, а все изъятые документы и пропущенные номера листов дела фиксируются во внутренней описи документов дела и в итоговой записи к ней;
2. В графу «Примечание» внутренней описи необходимо вписать отметку о сроке хранения документа, его изъятии из дела и передаче для формирования в дела другого подразделения, т.к. количество документов в деле сократилось («1» в Примере 2). Все изменения во внутреннюю опись вносятся от руки, перепечатка ее не требуется.
Изменения в итоговой записи («2» в Примере 2) еще раз подписываются («3») тем человеком, который передавал дела на архивное хранение и который вместе с сотрудником архива выявил и исправил ошибки.
Пример 2. Отражение «неуместных» документов во внутренней описи дела
3. В подписанном листе-заверителе к данному делу необходимо зафиксировать изменение количества листов документов, вписать пропущенные номера листов в связи с изъятием, указать изъятие приказов по личному составу в табличной части листа-заверителя и еще раз подписать его (Пример 3).
Пример 3. Отражение «неуместных» документов в листе-заверителе дела
4. При полном изъятии «непрофильных» документов в заголовок дела на обложке и в описи дел никакие изменения не оформляются.
А при частичном изъятии, когда документы по личному составу с 5-летним сроком хранения передаются в отдел кадров для решения их дальнейшей судьбы, в составе дела с приказами по основной деятельности оставляют приказы об изменении фамилий с долговременным 50-летним сроком хранения. В настоящее время это делается потому, что организация, особенно если она не является источником комплектования, сама принимает решение о систематизации документов своего архивного фонда, за сохранность которого она отвечает, и в процессах формирования дел и подготовки их к архивному хранению предпочитает наименьшие трудозатраты. Помимо рассмотренных нами изменений во внутреннюю опись и лист-заверитель дела уточняется заголовок дела с приказами по основной деятельности методом аннотирования на обложке дела и в описи дел. Из всех сформированных таким образом приказов в первую очередь потребуются для исполнения запросов социально-правового характера приказы об изменении фамилии. Поэтому к заголовку дела необходимо составить аннотацию, отражающую документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска:
- на обложке дела к заголовку от руки дописывают с красной строки кратко содержание оставшихся в деле приказов по личному составу – об изменении фамилий с указанием номеров листов дела (Пример 4);
- такая же аннотация вносится в опись дел, что требует перепечатки и перенумерации одного или нескольких ее листов, но в настоящее время это не слишком сложно, т.к. все проекты описей изготавливаются по шаблонам (утвержденным формам в соответствии с Правилами работы архивов организаций) в электронном виде (Пример 5).
Пример 4. Добавление аннотации к заголовку дела на его обложке
Пример 5. Оформление аннотации к заголовку дела в описи дел постоянного хранения
Уточнение состава дела без изъятия «непрофильных» документов
Второй вариант исправления ошибки в формировании дела появился в практике работы коммерческих организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Из сформированного дела в процессе передачи его на архивное хранение «непрофильные» документы не изымаются и в другие подразделения и дела не передаются. Но основная цель хранения – обеспечить рациональное использование архивных документов и быстрое исполнение различного рода справок, в т.ч. социально-правового характера, – вполне достигается за счет того же метода аннотирования документов дела.
Алгоритм исправления ошибок, выявленных в процессе передачи документов на архивное хранение, без изъятия документов почти такой же.
1. Во внутренней описи документов дела проставляются сроки хранения всех ошибочно включенных в него документов по личному составу, чтобы в последующем в архиве на заключительном этапе экспертизы ценности, можно было принять окончательное решение о судьбе всего дела и конкретных документов в его составе.
Оформляются сроки хранения так, как показано было в Примере 2, но, конечно же, никакие сведения об изъятии и передаче документов в графу «Примечание» не вносятся, иногда оформляется отметка об экспертизе ценности в архиве (см. Пример 6).
Пример 6. Оформление отметок о сроке хранения и об экспертизе ценности «непрофильных» документов по личному составу во внутренней описи дела
Итоговую запись к внутренней описи точно так же дополняют сведениями о количестве содержащихся в деле «непрофильных» документов по личному составу. Сделанное дополнение, как и любое изменение внутренней описи, как правило, подписывается сотрудником, сформировавшим дело.
2. В лист-заверитель дела вносятся изменения, но только не об изъятых, а о содержащихся в нем «непрофильных» документах. Изменения подписываются в обычном порядке. См. Пример 7.
Пример 7. Отражение «неуместных» документов в листе-заверителе дела
3. Наконец, к приказам по личному составу, остающимся в деле постоянного срока хранения, формулируется аннотация. Но аннотируется не каждый «непрофильный» приказ, а только те приказы об изменении фамилии, которые будут служить основаниями для исполнения запросов и быстрый поиск которых необходимо обеспечить в будущем. Аннотация переносится на обложку дела (ниже заголовка с красной строки) и в опись дел постоянного хранения. Порядок оформления показан был в Примерах 4 и 5.
Взаимодействие с подразделениями
При выявлении ошибок примите меры, чтобы в последующем они не повторялись. Службе делопроизводства необходимо помнить, что:
- ответственность за организацию работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей (п. 1.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2019 № 44);
- номенклатура дел и опись дел структурного подразделения подписываются руководителем структурного подразделения (приложения 23 и 26 к Правилам работы архивов организаций), который отвечает за документальный фонд своего подразделения.
В пределах своих полномочий осуществления методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях (кстати, необходимо проверить, внесена ли эта функция в положение) служба делопроизводства проводит переговоры, а потом и направляет руководителям подразделений, в делах которых обнаружились документы с различными сроками хранения, служебные записки о правильном порядке и схеме формирования дел (Пример 8). Если нарушений немного, то их перечисляют в тексте служебной записки, а если они существенные, то целесообразно их оформить в качестве приложения или отдельной схемы формирования дел (Пример 9).
Пример 8. Служебная записка о необходимости исправления ошибок
Пример 9. Схема формирования дел с приказами по личному составу
Название «схема формирования дел» используется, чтобы «не пугать» руководителей подразделений термином «номенклатура». Но фактически она является уточненной по итогам передачи дел на архивное хранение номенклатурой дел подразделения, которая должна помочь устранить выявленные ошибки в формировании дел и будет использована как правильный вариант при составлении номенклатуры на следующий календарный год. В схему формирования дел с приказами по личному составу необходимо также внести журналы их регистрации (они располагаются по принципу взаимосвязи), которые могут быть переданы на архивное хранение как научно-справочный аппарат к приказам. В I и II кварталах, когда количество исполненных документов еще позволяет правильно их систематизировать и исправить ошибки, схема формирования дел направляется в структурное подразделение.
Заметьте, что переутверждать номенклатуру дел отдела кадров в данной ситуации не нужно, т.к., разрабатывая и передавая в подразделения схемы формирования дел, служба делопроизводства выполняет свою функцию ведения номенклатуры дел организации (проверьте, внесена ли эта функция в положение о вашем подразделении).
Какова судьба приказов по личному составу, изъятых из дела постоянного срока хранения?
Если за 2017 и более ранние годы приказы по личному составу уже сформированы в дела и обработаны, то для изъятых приказов об изменении фамилий сотрудников и о направлении в долгосрочные командировки (срок хранения одинаковый – 50 лет), может быть предусмотрено объединение их во второй том дела с приказами по личному составу, имеющими такой же срок хранения. Причем заголовок второго тома может быть конкретным.
Пример 10. Формирование из изъятых документов отдельного тома дела, куда они изначально должны были быть подшиты
Дело № 03-05 Том 1 «Приказы о приеме, переводе, совмещении, увольнении, поощрениях, длительных командировках, отпусках без сохранения заработной платы, отпусках по уходу за ребенком».
Дело № 03-05 Том 2 «Приказы об изменении фамилий сотрудников».
Кроме того, когда служба делопроизводства и архив вместе со службой безопасности на основании приказа руководителя и по графику проводят ежегодные проверки организации хранения и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях, необходимо путем быстрого пролистывания проверять правильность формирования дел постоянного срока хранения и по личному составу. Все выявленные нарушения фиксируются в акте и быстро устраняются, ответственные за ведение делопроизводства получают оперативные консультации, а сводный акт (справка) о проверке направляются первому руководителю.
Исправление ошибок в формировании дел производится под методическим руководством службы делопроизводства и сотрудника архива (или лица, ответственного за архивное хранение). Его можно сделать по описанным в этой статье алгоритмам. Да, это потребует внимательности и тоже трудоемко, но позволит за счет аннотирования описей, уточнения заголовков и внесения изменений в учетные документы о составе дела не переформировывать дела в процессе непосредственной передачи на архивное хранение.
Желаем успеха!
Связанный материал
Готовим документы к передаче в архив организации
№ 02 / 2016
См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации» журнала № 2′ 2016, где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива
Связанный материал
Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации
№ 03 / 2017
См. статью «Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации» журнала № 3′ 2017
Связанный материал
Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации
№ 04 / 2016
Статья «Особенности подготовки
научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации» журнала № 4′ 2016 объясняет: какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать; как отличаются обложки дел у разных видов НТД; как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись; как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД; что выдавать пользователям