Совершила ошибку на работе на крупную сумму

Есть сложные ситуации, для которых у руководителя компании нет однозначных решений. Одной из таких ситуаций может быть потеря крупной суммы денег из-за недостаточно ответственных действий сотрудника. Как поступить: увольнять и подавать в суд или оставить и взыскивать ущерб с зарплаты? О том, что делать руководителю, если сотрудник совершил фатальную ошибку и компания потеряла большие деньги, в своей авторской колонке рассказал эксперт по управлению Александр Высоцкий.

Как компания потеряла большие деньги

Эта история произошла с нашим клиентом – международной торговой компанией, имеющей несколько удалённых офисов, которые управляются дистанционно. В этой организации происходит внедрение инструментов управления под руководством моей компании Visotsky Consulting. Все офисы показывают хорошие результаты по сравнению с прошлыми годами. 

Однако перед новым отчётным годом произошёл серьёзный инцидент: удалённый офис потерял колоссальную сумму оборотных средств (25%). Произошло это из-за действий мошенников. Прямая вина лежит на директоре и менеджере, проводившем сделку: они не заметили опасности, хотя со сделкой постоянно были какие-то проблемы и несостыковки – задолго до фатального платежа. Скорее всего, хотелось перед новым годом показать высокий результат, но получилось так, что серьёзные деньги отправились на счета мошенников. 

Сейчас идёт разбирательство, возбуждено уголовное дело, работает Интерпол. Оба сотрудника – директор и менеджер – сильные специалисты, благодаря которым компания достигла высоких показателей. Но сейчас, когда внедряются инструменты управления, очевидно, что вина компании тоже есть, финансовое планирование показало существующие дыры. 

Кроме того, не было регламентов и правил по проведению таких масштабных сделок, а директору были переданы практически безграничные полномочия. Знания сотрудников в международной торговле и финансовых операциях были слабыми. Дополнительного профильного обучения в компании не было, на внешние курсы тоже сотрудники не отправлялись. Однако основная вина на двух сотрудниках, и они сами это признают, ведь не информировали руководство о явных проблемах, на совещаниях утверждали, что всё идёт по плану. Но ими уже тогда манипулировали. 

Команде нужно сплачиваться и справляться с проблемой общими усилиями, чтобы не допустить разорения. Но владелец считает, что оставлять сотрудников без наказания неразумно. Конечно, есть опция «уволить и подать на них в суд для возмещения». Или платить меньшую зарплату в наказание. Но убыток нельзя будет возместить и за 10 лет, даже если совсем не платить. А продолжать работу как ни в чём не бывало невозможно. Как быть, ведь это опытные специалисты, и, если организовать всё правильно, они могут принести в дальнейшем немалую пользу? 

Что я сделал в подобной ситуации

Ситуация действительно аховая. И, скажу честно, я с ней сталкивался. К счастью, это было давно. В мою компанию поступил срочный заказ на очень большую сумму, причём менеджеры так хотели спасти клиента, что отправили всю дорогостоящую продукцию без документов. В итоге известная в стране компания поступила под стать настоящим мошенникам: получили продукцию, через две недели заявили, что она им не нравится, платить отказались, но при этом продукцию не вернули. 

Так как документы, подтверждающие отгруженную продукцию, были оформлены неправильно, моя компания проиграла судебное разбирательство. А после суда нам пришлось вернуть ещё и небольшую предоплату, которую нам сделала компания в самом начале событий. Было очень неприятно. 

Честно говоря, у меня не было желания наказывать менеджеров. По сути, они действовали в рамках наших стандартных процедур, которые не были нормально описаны – тогда регламенты в компании отсутствовали. И я очень чётко определил, что это вина компании. Мы тут же разработали новые правила, провели обучение и внедрили контроль, чтобы подобные ситуации не повторились. 

Но финансового наказания не было. Сотрудники сами чувствовали свою вину, ведь компания потеряла большую сумму. Для нас тогда это было очень ощутимо и больно. Но всё же это была недоработка руководства, ведь на организующей схеме есть офис 20, который занимается как раз одобрением документов, сделок и контролем соблюдения регламентов по документации. Я как совладелец и руководитель 21-го офиса тогда постарался как можно скорее компенсировать этот ущерб. 

Почему произошли потери

Очевидно, основная причина в отсутствии регламентов, в которых прописан порядок действий. Тем более, если это сделка, предполагающая использование оборотных средств, она должна проходить внутреннюю юридическую процедуру одобрения. 

Это могло бы помочь как раз в этой ситуации, ведь неспроста отдел официальных вопросов и безопасности не подчиняется директору, за него отвечает владелец. Это сделано для того, чтобы даже директор не мог повлиять на него, заставить принять какие-то процедуры и сделки, противоречащие правилам и регламентам. 

Что нужно сделать для предотвращения таких ситуаций

Пообщайтесь с сотрудниками, донесите до них, что они совершили ошибку, из-за которой компания потеряла значительные средства. При этом сразу же начните разработку внутренних правил и регламентов, которые не позволят повториться этой ошибке в будущем (то есть наладьте работу 20-го отдела). 

Мой клиент правильно поступает, не желая судиться с сотрудниками, ведь что получится в итоге? Сложно будет доказать, что они проявили халатность, так как суд будет прежде всего смотреть на ваши внутренние регламенты и документы. Если это не было регламентировано, то суд встанет на их сторону. 

Даже если сотрудников накажут, то мерой пресечения будет выплата определённого процента заработной платы на протяжении долгих лет. Вероятнее всего, ущерб не будет компенсирован, а сотрудников вы потеряете. Это нанесёт серьёзный удар по бизнесу. И конкретно в этой ситуации я бы сконцентрировался на том, чтобы с этой ситуацией разобрался Интерпол и наказал обидчиков, а не сотрудников. 

Почему важны регламенты и разделение функций

Я постоянно сотрудничаю с представителями малого и среднего бизнеса, а потому знаю, что для многих компаний это актуальная проблема. Помню одного из наших первых клиентов – руководителя компании, поставляющей оптом полиэтилен. Они завозили его в страну эшелонами, а после работали с производителями. Обычно им всё отгружается без предоплаты, рассчитывается производитель в течение месяца. Такова была стандартная процедура на этом рынке. 

Одним из первых процессов, который мы описали и регламентировали в ходе консалтинга, был именно процесс одобрения производителя, с которым будут сотрудничать. Он устанавливал, кому именно можно доверять и отгружать полиэтилен на таких условиях. 

Процедура была проста, но обязательным условием был выезд представителя компании на производство, чтобы убедиться, что оно реально существует. На одобрение должно было уходить не более трёх дней. Для этого был нанят отдельный человек, то есть этим занимался не менеджер по продажам. 

Это очень важный момент: если вы работаете с постоплатами и хотите ввести процедуру одобрения, то этим ни в коем случае не должны заниматься менеджеры по продажам. По сути, возникает конфликт интересов, ведь они хотят выполнить план! И какие бы мы ни ставили регламенты и процедуры одобрения, они всегда будут находиться в компромиссе. Именно поэтому функцию по проверке контрагента стоит отдать в отдел официальных вопросов и безопасности. 

Вместо эпилога

Соблюдение простых правил и наличие регламентов убережёт вас от неприятных ситуаций. Если вы понесли потери, это всегда неприятно, но в первую очередь думайте о том, как, не снижая темпов работы, быстро привести всё в норму. Держите под контролем всех контрагентов и не позволяйте мошенникам нанести ущерб вашей компании.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».

Андрей спрашивает: «Бухгалтер ошиблась, и сотруднику в конце месяца пришла зарплата больше. Для бизнеса это значительная переплата. Я могу вернуть излишне выплаченную заработную плату? Как это сделать, чтобы не нарушить права работника?»

Проще всего объяснить ситуацию сотруднику, извиниться и попросить его вернуть переплату. Обычно работники идут навстречу и проблем нет.

Чаще всего причина переплаты — счетная ошибка бухгалтера или обман со стороны сотрудника.

Примеры счетной и технической ошибки

Нюанс в том, что бухгалтеры давно считают в специальных программах, а не на калькуляторе. И счетных ошибок почти не бывает. Но встречаются спорные моменты. Например, Мурманский областной суд отнес сбой в программе к технической ошибке, а Белгородский областной суд — к счетной. Финальное решение — за судом.

Взыскать с сотрудника переплату в случае счетной ошибки можно в течение месяца, позже он не обязан возвращать деньги.

Бывает, сотрудник сам подстроил переплату. Например, находился в простое — временно не работал по своей вине, но никому об этом не сказал или подправил цифры в отчетности для бухгалтера. Вернуть деньги можно, если сотрудник действовал умышленно.

Сделать это надо в течение года с момента ошибки, позже суд уже не примет иск.

При удачном исходе дела работодатель взыскивает переплату с сотрудника, в том числе бывшего, на основании исполнительного листа.

Если уволенный сотрудник готов вернуть деньги сам, издавать приказы не надо.

С лишней суммы работодатель уже заплатил НДФЛ с зарплаты и страховые взносы. А бизнес на ОСН и УСН «Доходы минус расходы» учел зарплату и взносы при расчете налога. Но раз нашли ошибку и пересчитали зарплату, надо корректировать и остальное — НДФЛ, страховые взносы и налог на прибыль или налог при УСН.

На УСН надо будет сдать декларацию, если ошибка совершена в предыдущем году.

Внутри года отчетности по УСН нет — уточнять нечего.

Если вернуть переплату не вышло, НДФЛ и взносы пересчитывать не нужно, налог на прибыль или налог при УСН — тоже.

Разбираться с налогами и взносами лучше доверить бухгалтеру. Он же составит документы по удержанию или взысканию.