Рсв код ошибки 0400500003 что делать

400500003 код ошибки из ФНС

«Сведения по указанным лицам не соответствуют (отсутствуют) сведениям, имеющимся в налоговом органе Код ошибки 0400500003 в ответ на РСВ»

Если в Уведомлении об отказе / Уведомлении об уточнении указано «Не найден СНИЛС» или «Несоответствие ФИО, ИНН», необходимо:

• Проверить, корректно ли указаны персональные данные перечисленных в «Уведомлении» сотрудников,
• При необходимости их исправить,
• Повторно сформировать расчет в бухгалтерской программе, выгрузить и отправить его в ИФНС, даже если данные остались прежними.

Если в ответ на повторно представленный документ поступит Уведомлении об отказе / Уведомлении об уточнении с таким же текстом, необходимо обратиться в ИФНС и сверить персональные данные указанных в нем сотрудников.

Контакты ФНС есть на их сайте. Выберите УФНС субъекта РФ, затем «Контакты инспекций».

Код ошибки 0400500003 в расчете по страховым взносам — что он означает и какие действия требуются от страхователя при получении от налоговиков уведомления с такой ошибкой? Достаточно ли отправить письмо с подтверждающими документами в инспекцию или нужно представить уточненный расчет? Ответим на эти вопросы в нашей статье.

Что означает код ошибки 0400500003

0400500003 — это цифровой код из классификатора ошибок форматно-логического контроля файла, содержащего расчет по взносам. Уведомление из налоговой инспекции с таким кодом ошибки означает, что персональные сведения по отдельным лицам не соответствуют данным из информационной базы налоговиков или отсутствуют в ней.

В приложении к уведомлению налоговики детализируют ошибки, в том числе приводят перечень сведений о физлицах, по которым выявлены несоответствия в персональных данных (СНИЛС, Ф.И.О., ИНН).

Если в расчете нет иных ошибок, кроме ошибки с кодом 0400500003, контролеры высылают страхователю уведомление об уточнении индивидуальных данных (несоответствующих или отсутствующих).

Начиная с отчетности за 1 квартал 2023 года РСВ сдается по новой форме. Если вам нужен образец за 3 квартал (9 месяцев) 2023 года, воспользуйтесь образцом от экспертов КонсультантПлюс. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе.

Что делать при получении такого уведомления:

• Страхователю, уверенному в правильности отраженных в расчете персонифицированных сведений, нужно отправить контролерам письмо о том, что данные по сотрудникам достоверны, приложив ксерокопии удостоверяющих личность документов, СНИЛС и ИНН.
• Если по вине страхователя в расчет попали искаженные индивидуальные сведения, ему нужно подать уточненный расчет.

Каким рекомендациям следовать при составлении уточненного расчета, узнайте тут.

Чтобы не ошибиться при заполнении расчета по страховым взносам, воспользуйтесь подсказками экспертов КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Где искать причину появления ошибки с кодом 0400500003

Искать ее нужно в разделе 3 расчета по страховым взносам. Именно в него при формировании расчета заносятся персональные сведения о сотрудниках (Ф.И.О., паспортные данные, СНИЛС).

В какие поля раздела 3 расчета заносятся эти данные, смотрите на рисунке ниже:

Ошибка с кодом 0400500003 в расчете по страховым взносам может возникнуть по разным причинам:

1. По вине сотрудника, если он не сообщил работодателю об изменении своих персональных данных.
2. По невнимательности страхователя при переносе данных в процессе заполнения расчета.
3. По иным причинам (техническим сбоям, неточностям персонифицированных сведений в информационных базах контролеров и т. д.).

Независимо от причин появления ошибок страхователю нужно с ними разобраться и своевременно уточнить данные расчета.

Какие ошибки приводят к отказу в приеме расчета и требуют его повторной сдачи, как и в какие сроки их нужно исправить, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Совет ФНС: как проверить актуальность персональных данных по сотрудникам

Налоговики рекомендуют перед отправкой расчета в инспекцию проверить актуальность индивидуальных сведений физлиц с помощью сервиса «Личный кабинет юридического лица» или «Личный кабинет ИП».

Для этого нужно:

• зайти в раздел «Сервисы»;
• выбрать вкладку «Проверить данные ФЛ для заполнения расчета по страховым взносам»;
• сформировать запрос и направить его в инспекцию — сведения можно выгрузить из бухгалтерской программы.

Запрос контролеры обрабатывают быстро (в течение нескольких часов). Сведения об отправке запроса и его состоянии отражаются в разделе «Информация о прохождении документов, направленных в налоговый орган».

В ответе на запрос вам сообщат, верные сведения по физлицам или нет. Если страхователь уверен в правильности данных, а по мнению налоговиков, они не верны, нужно письменно обратиться в инспекцию и сообщить о содержащейся в их базе ошибке.

Исправляем ошибку в персональных данных (раздел 3)

Выявленные в персональных сведениях сотрудников ошибки нужно исправить, иначе страховые взносы не попадут на их лицевые счета. После того как страхователь выяснит верные персональные сведения о сотрудниках, которые ранее в расчете были указаны с ошибками, ему нужно уточнить расчет. В титульнике уточненки укажите порядковый номер корректировки. 

Раздел 3 заполняйте только на сотрудников, по которым выявлены ошибки. На 1 работника оформите 2 Раздела 3. Алгоритм исправления ошибок в индивидуальных сведениях ФНС описала в письме от 18.07.2017 № БС-4-11/14022 (см. на рисунке ниже):

Итоги

Ошибка с кодом 0400500003 в расчете по взносам означает выявленные контролерами неточности и несоответствия в индивидуальных данных физлиц. Если страхователь перенес в отчет персональные данные с ошибками, нужно представить в инспекцию уточненный расчет. Если же в базе ФНС содержатся неверные персонифицированные сведения, страхователь письменно сообщает об этом налоговикам с приложением копий СНИЛС, ИНН и документов, удостоверяющих личность.

После отправки РСВ по ТКС налоговики в адрес компании направляют либо квитанцию о приеме, либо уведомление с протоколом ошибки. Нужно найти ошибку, исправить ее и подать РСВ заново.

Ошибка в паспортных данных работника не приводит к неуплате взносов. Но, из-за ошибки в данных работника может быть некорректно сформирована его пенсия. Поэтом уточненку, лучше всего, сдать.

Срок исправления ошибки в РСВ

Если в РСВ будут допущены критические ошибки, в суммах взносов и расчетных базах, от ИФНС придет отказ в приеме расчета.

После получения требования ИФНС об обнаруженных в РСВ ошибках, исправить их нужно в течение 5 дней и отправить уточненный документ заново (пункты 3 и 10 статьи 88 НК РФ).

Персональные сведения по отдельным лицам не соответствуют данным ИФНС

По сообщениям ФНС чаще всего бухгалтеры допускаются ошибки при отражении в РСВ персональных данных работников в разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».

Код ошибки 0400500003 означает, что персональные сведения по работнику не соответствуют данным из информационной базы налоговиков или отсутствуют в ней. В уведомлении о расхождении данных кроме кода ошибки, указывают СНИЛС работника, паспортные данные которого вызвали в ИФНС сомнения в достоверности.

У работника изменились паспортные данные

Если нужно исправить сведения по отдельному работнику, у которого на дату представления уточненного расчета изменились персональные данные (СНИЛС, Фамилия, Имя, Отчество) расчет нужно заполнить по этому работнику, указав новые персональные данные.

Если данные верны

Если в отчете ошибки нет, нужно отправить и ИФНС письмо о том, что данные достоверны, приложив ксерокопии удостоверяющих личность документов, СНИЛС и ИНН.

Забыли указать работника

Если какие-либо работники не отражены в первоначальном РСВ, то в уточненный расчет нужно включать раздел 3, содержащий сведения о «забытых» работниках. Одновременно с этим нужно исправить показатели раздела 1 «Сводные данные об обязательствах плательщика страховых взносов».

Как исправить ошибку в персонифицированных сведениях

Нужно подать уточненный РСВ только по тем работникам, данные по которым нужно изменить. Не забудьте указать номер корректировки на титульном листе.

В основной части РСВ для исправления или отмены поданных данных предусмотрена строка 010 «Признак аннулирования сведений о физлице».

Если нужно аннулировать сведения, поставьте «1» в строке 010. При этом в подразделе 3.2 по строкам 130 — 170 и 190 — 210 проставляются прочерки.

Если нужно исправить ошибку в ФИО/СНИЛС, дополнительно к разделу с аннулированными сведениями нужно заполнить по этому работнику раздел 3 с верными сведениями по строкам 020–070.

Если надо исправить только сумму выплат, в уточненный расчет включают сведения по работнику и верную сумму в строке 070. Строка 010 при этом не заполняется.

• Когда нужно подать уточненный РСВ
• Какие разделы включить в уточненный расчет
• Как исправить ошибку в разделе 3 РСВ
• Как аннулировать сведения
• Виды ошибок в РСВ, как их исправить. Таблица

Коды ошибок в форме РСВ