ФНС может выслать требования о предоставлении пояснений к форме 6-НДФЛ, если нарушены сроки уплаты налога, есть ошибки в расчете и расхождения с РСВ. Любое требование налоговиков не стоит оставлять без внимания, даже если у вас все сделано правильно.
Требование о предоставлении пояснений к форме 6-НДФЛ налоговики выставляют на основании пункта 3 статьи 88 НК РФ. Причин, по которым могут понадобится пояснения формально всего две.
- По итогам камералки выявлены ошибки или противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах.
- Выявлены несоответствия сведений, представленных в 6-НДФЛ и РСВ.
Для подготовки ответа у бухгалтеров есть 5 дней.
Единого образца для пояснений в налоговую не существует. Для каждого случая нужно готовить отдельный ответ.
Содержание пояснений зависит от того, какие именно ошибки в 6-НДФЛ выявила ИФНС, какие расхождения обнаружены в разных формах отчетности.
Ошибки в 6-НДФЛ
Налоговая «камералит» 6-НДФЛ в автоматическом режиме. Система сличает сумму удержанного и сумму уплаченного налога (они должны совпадать) и проверяет дату уплаты НДФЛ в бюджет.
Если суммы не совпадают ИФНС высылает требование о предоставлении пояснений.
Текст пояснений зависит от того, какое именно несоответствии выявлено системой. Например, уплаченный НДФЛ меньше удержанного или удержанный НДФЛ меньше уплаченного.
Налог к оплате может оказаться меньше удержанного, если работнику возвращали излишне удержанный налог. НДФЛ может быть уплачен в большем размере чем удержан, если были переходящие выплаты. И в том, и в другом случае, может иметь место просто ошибка бухгалтера.
Образец пояснения, если уплаченный НДФЛ меньше удержанного
Расхождение в _________ руб. связано с тем, что организация выплатила зарплату 30 марта. Удержанный с нее НДФЛ в сумме _______ руб. показан в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за I квартал. Срок уплаты этого налога в бюджет – 1 апреля. В этот день Общество полностью перечислило эту сумму в бюджет.
По состоянию на 1 апреля ____ контрольное соотношение, установленное письмом ФНС России от 10 марта 2016 № БС-4-11/3852, выполнено:
Строка 070 расчета 6-НДФЛ)
–
Строка 090 расчета 6-НДФЛ
<=
НДФЛ, уплаченный в бюджет
Приложение: платежное поручение
Образец пояснения, при расчетах на стыке кварталов
Заработная плата сотрудников за март была выплачена «30» марта.
В тот же день с этого дохода был исчислен и удержан НДФЛ. Однако срок уплаты этой суммы относится к следующему кварталу, 1 апреля.
Таким образом, сумма удержанного налога была отражена по строке 070 расчета 6-НДФЛ за I квартал, а непосредственно перечисление в бюджет произошло во втором квартале, то есть в следующем отчетном периоде.
В качестве подтверждающих документов к настоящим пояснениям прилагаем:
- Выписку из регистров налогового учета по НДФЛ.
- Копию платежного поручения на перечисление НДФЛ с зарплаты за март от 1 апреля.
Если бухгалтерия самостоятельно выявит ошибку после сдачи 6-НДФЛ, нужно в течение 5 дней сдать в налоговую уточненный расчет. Пояснения в этом случае не нужны.
Расхождения в 6-НДФЛ и РСВ
Система проверки отчетности в ИФНС сверяет налоговую базу, примененную для расчета страховых взносов и указанную в РСВ с базой по форме 6-НДФЛ.
Если базы будут отличатся налоговая отправит требование о предоставлении пояснений к 6-НДФЛ.
Разница в 6-НДФЛ и РСВ может образоваться, если работникам произведены выплаты, которые не облагаются страховыми взносами. Таких мало, но они есть, например, выплаты, полученные работником по договору дарения, купли-продажи, аренды, ссуды, займа и некоторые виды компенсаций.
В пояснениях нужно указать какие выплаты стали причиной разрыва.
Образец пояснений при несовпадении баз для НДФЛ и страховых взносов
ПОЯСНЕНИЯ
о расхождениях между 6-НДФЛ и РСВ
ООО «Общество» получила требование представить пояснения о причинах, по которым налоговая база по НДФЛ, с которой в бюджет уплачен НДФЛ, отличается от базы, с которой в бюджет уплачены страховые взносы.
Расхождение в сумме ____________ руб. связано с тем, что правила расчета налоговой базы по НДФЛ отличаются от правил расчета базы по страховым взносам.
Налоговая база по НДФЛ для доходов, облагаемых по ставке 13 процентов – это облагаемые НДФЛ доходы, уменьшенные на сумму налоговых вычетов (п. 3 ст. 210 НК РФ). Сотрудникам, на обеспечении которых находятся дети, предоставлены стандартные налоговые вычеты на общую сумму _________________ руб.
Они предусмотрены подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ. Сумма вычетов указана в строке 050 раздела 1 расчета 6-НДФЛ (п. 3.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 № ММВ-7-11/450).
Контрольное соотношение, установленное письмом ФНС России от 29.12.2017 № ГД-4-11/27043, выполнено:
Строка 020 раздела 1 расчета 6-НДФЛ
–
Строка 025 раздела 1 расчета 6-НДФЛ
>=
Строка 050 графы 1 подраздела 1.1 раздела 1 расчета страховых взносов
К пояснениям нужно приложить документы по выплатам, из-за которых образовалась разница в базах НДФЛ и взносов. Например, такие:
- Приказ о выплате материальной помощи.
- Договор дарения.
- Договор ссуда, займа.
- Договор арены имущества у работника.
- Приказ о выплатите дивидендов.
- Локальные нормативные акты, в которых установлены компенсации не облагаемые взносами, например, суточные, за использование личного авто и т.п.
Когда стоит оправдываться заранее
Расчет 6-НДФЛ содержит сведения о работниках, если организацией при выплате им дохода был удержан НДФЛ.
При отсутствии работников компания не обязана отчитываться в ИФНС.
Если компания всегда исправно сдавала отчетность, а потом решила временно приостановить деятельность, ИФНС об этом не знает. Из-за непредставленного отчета компанию могут не только оштрафовать по п. 1.2 статьи 126 НК РФ, но и заблокировать счет.
Чтобы этого не произошло, есть смысл заранее направить пояснение с описанием причины непредоставления формы 6-НДФЛ за отчетный период.
Добавить в «Нужное»
Налоговые агенты обязаны ежеквартально представлять Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ (утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). У налоговой инспекции по результатам камеральной проверки формы 6-НДФЛ могут возникнуть вопросы, ответы на которые должен дать налоговый агент. Как написать пояснение в налоговую по 6-НДФЛ, расскажем в нашем материале.
Пояснение по нулевому отчету
Мы рассказывали в отдельной консультации, что нулевой Расчет 6-НДФЛ в налоговую инспекцию не сдается. Однако налоговая может попросить объяснить причину непредставления формы 6-НДФЛ. Мы приводили пример пояснения в налоговую в связи с непредставлением Расчета.
Пояснение по ошибочному отчету
Налоговый агент может получить от своей инспекции требование представить пояснения или внести исправления в форму 6-НДФЛ в связи с выявленными ошибками, противоречиями или несоответствиями. Если налоговый агент обнаружил, что в сданном Расчете действительно содержатся ошибки, в течение 5 рабочих дней он должен сдать уточненный Расчет (п. 3 ст. 88 НК РФ). Дополнительные пояснения в налоговую инспекцию при этом представлять не обязательно.
Пояснение по другим причинам
Возможна ситуация, что форма 6-НДФЛ составлена без ошибок, но по результатам камеральной налоговой проверки инспекция выявила какие-либо несоответствия. К примеру, в соответствии с Контрольными соотношениями для проверки формы 6-НДФЛ сумма удержанного налога (строка 070 Расчета), уменьшенная на сумму налога, возвращенную налоговым агентом (строка 090 Расчета), не должна быть больше суммы уплаченного налога, отраженного в Карточке расчетов с бюджетом налогового агента. Иначе налоговая инспекция посчитает, что удержанный НДФЛ был не полностью уплачен в бюджет.
Но возможна ситуация, когда налоговый агент, к примеру, в платежном поручении неверно указал ОКТМО и автоматическая проверка своевременности уплаты налога налоговым агентом выявила недоимку. В этом случае пояснение в налоговую инспекцию может выглядеть следующим образом:
|
Общество с ограниченной ответственностью «Мосавиаторг» Исх. № 17н/16 от 23.04.2019 В ИФНС № 3 по г.Москве В ответ на Ваше требование от 17.04.2019 № 1189 поясняем. При перечислении НДФЛ 06.12.2018 ООО «Мосавиаторг» (далее – Организация) в платежном поручении от 06.12.2018 № 964 неверно указало наименование получателя и ОКТМО. Правильные наименование получателя и ОКТМО следующие: УФК по г. Москве (ИФНС № 3 по г. Москве), ИНН 7703037470, КПП 770301001, ОКТМО 45380000. 23.04.2019 Организация подала заявление на уточнение платежа (п. 7 ст. 45 НК РФ). Произведенный платеж должен быть учтен в Карточке расчетов с бюджетом налогового агента. В связи с изложенным, внесение исправлений в Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за 2018 год не требуется. Генеральный директор ____________ Фетюкович М.Ф. Приложение: |
|---|
Как исправить ошибки в 6-НДФЛ, чтобы избежать штрафов и проверок налоговых органов? Этот вопрос интересует бухгалтеров в связи с подготовкой расчета по форме 6-НДФЛ. Ошибки могут быть обнаружены в отчете за любой квартал, поскольку разъяснения налоговиков по заполнению расчета поступают довольно часто.
Штрафы за некорректные данные в расчете: как избежать
Начнем с того, что если налоговый агент предоставил расчет с некорректными данными, то, согласно ст. 126.1 НК РФ, на него налагается штраф 500 руб. за 1 документ. Однако если агент успел подать исправленный документ раньше, чем ошибка была обнаружена налоговиками, наказание применено не будет. В связи с этим целесообразно подать уточненный расчет, чтобы избежать не только штрафа, но и вопросов проверяющих.
Напомним, что при подаче уточненного расчета в графе «Номер корректировки» указывается 001, если это первый уточняющий расчет, 002 — если второй и т. д. Форма должна быть заполнена полностью, ошибочная информация заменяется на правильную. Разберем основные проблемы заполнения расчета, которые могут повлечь корректировки и подачу уточненки.
Форма 6-НДФЛ была в очередной раз обновлена с отчетности за 1 квартал 2023 года благодаря вступлению в силу Приказа ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. Вы можете скачать бесплатно бланк и образец актуальной формы 6-НДФЛ, кликнув по картинке ниже:
6-НДФЛ с 2023 года
Скачать
Как корректно внести данные в новый бланк? Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс и получите пошаговый алгоритм внесения данных в формуляр. А если вам нужен образец 6-НДФЛ за 2 квартал (полугодие) 2023 год, переходите по этой ссылке.
Как проверить 6-НДФЛ на наличие ошибок, мы рассказали в этом материале.
Какие могут быть ошибки в 6-НДФЛ?
Ошибка в реквизитах
Во-первых, ошибка может быть в заполнении реквизитов на титульном листе. Например, некорректный ИНН или название организации. В этом случае меняем реквизиты, остальные данные заполняем так же, как в первый раз.
Не выделены строки 110–190 для каждой ставки налога
При заполнении раздела 2 может быть не учтено, что для каждой ставки налога строки 110–190 заполняются отдельно. В уточненном расчете добавляем строки 110–190 для каждой ставки.
Ошибки в отражении зарплаты, выплачиваемой в следующем отчетном периоде
Данные по строкам 140 и 160 не должны быть равны. Особенно актуально это было в прошлые периоды, когда организация выплачивала зарплату в следующем месяце, и НДФЛ удерживала тоже в следующем, но начисляла в текущем. В настоящий момент равенство этих строк также не введено в контрольные соотношения. Налоговые органы давали разъяснения по заполнению строк раздела 2 — их нужно заполнять с начала отчетного периода и до самого его конца, т.е. для отчетности за 1 квартал — с 1 января по 31 марта. А вот в разделе 1 указывают НДФЛ, удержанный в период с 1 января по 22 марта. Налог, который удержали с 23 по 31 марта в расчета за 1 квартал не попадет.
Ошибка в количестве физлиц
Исправлению также подлежит некорректное количество физлиц по строке 120. Один и тот же сотрудник не может учитываться дважды, даже если он был уволен и опять принят в штат.
Ошибка в заполнении строк 021–024
НДФЛ должен быть перечислен не позднее 28-го числа в зависимости от периода осуществления выплаты и ссоответственно периода удержания. Так, например, если выплата производится с 1 января по 22 января, то срок перечисления налога — 28 января — в декларации за 1 квартал это первый срок перечисления, сумма должна попасть в строку 021. Если выплату произвели в период с 23 января по 22 февраля, то сумма должна попасть в строку 022, поскольку срок уплаты налога придется на 28 февраля, что соответствует второму сроку перечисления налога для расчета за 1 квартал 2023 года. Таким образом налоговый агент должен четко отслеживать, когда происходят выплаты и когда налог с них перечисляется в бюджет, чтобы верно заполнить указанные строки расчета.
Как заполнить уточненку, узнайте из этой статьи.
Кроме того, всю актуальную информацию и новости по заполнению расчета ищите в разделе нашего сайта «Расчет 6-НДФЛ».
Итоги
Чтобы избежать ответственности за нарушения, сделанные при составлении отчета, необходимо подать уточненную форму до того, как налоговый орган проверит изначальный документ. Необходимо учитывать все поступающие разъяснения налоговиков, отследить которые можно в новостях нашего сайта.