Основные ошибки при написании деловых писем

Итак разберем наиболее часто встречающиеся ошибки при написании деловых писем и на примерах рассмотрим ТОП 3 ошибки, которые допускают авторы деловых писем.

Составление делового письма — серьезный процесс, требующий от его автора внимания, усидчивости и тщательности. Грамотно написанное письмо, произведет наилучшее впечатление на получателя письма, представляя его автора как серьезного и ответственного человека, что внушит к нему доверие. Ошибки же в деловом письме говорят о небрежности или неграмотности автора, что в конечном итоге производит худшее впечатление и вызывает недоверие к автору.

ТОП 3 СТИЛИСТИЧЕСКИХ ОШИБКИ, КОТОРЫЕ НЕЛЬЗЯ ДОПУСКАТЬ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ:

1. Отсутствие делового этикета.
2. Злоупотребление номенклатурной лексикой.
3. Неэффективная подача информации.

1) Первая ошибка — отсутствие делового этикета. 

Независимо от того, что вы чувствуете по отношению к получателю письма (радость, боязнь, гнев или другие эмоции) вы должны быть сдержаны, вежливы и тактичны. Это общепринятый язык делового общения, граничащий балансированием между официальностью и проявлением этических норм поведения.

Многие считают, что такой язык «сухой». Нет, когда вам предстоит написать письмо с негативной окраской (письмо требование, претензию, исковое заявление и т.п.), в таком случае вам надо говорить на языке убедительных фактов и доказательств. Для того, чтобы получатель письма принял вашу точку зрения, почувствовав силу убеждения и неопровержимого доказательства вашей правоты.

Вот пример грамотного убедительного письма требования:

___________________________________________________________________

«Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «Х» согласно Договору поставки от 12 декабря 2018 года №31-1 доставила Вам партию офисной мебели по накладной №123-1 от 17 декабря 2018 года. Срок оплаты по Договору составляет десять дней со дня получения Вами товара.

В связи с образовавшейся задолженностью Вашей компании перед АО «Х» за поставку офисной мебели, просим Вас оплатить долг в размере 2 000 000 (два миллиона) тенге в срок до 29 декабря 2018 года.

В случае неоплаты Вами долга в выше указанный срок Вам в соответствии с п. 7.1 Договора на сумму просроченной задолженности будет начислена пеня в размере 0.02 %  за каждый день просрочки.».

с уважением, …

______________________________________________________________________

2) Вторая распространенная ошибка — злоупотребление номенклатурной лексикой, профессиональными терминами, аббревиатурами.

Это означает, что все номенклатурные слова, аббревиатуры и термины могут быть в письме, но в разумных дозах и понятные обоим участникам — не только автору, но и адресату. Примеры номенклатурной лексики: стандарт ISO (Международная организация по стандартизации), АО (акционерное общество), ЗИЛ-130, электропривод СП-6М, бензин А-76 (марка) и так далее.

Вот пример делового письма, в котором автор (в данном случае государственный орган АО «ГИТ») злоупотребляет использованием номенклатурных слов:

___________________________________________________________________

» Уважаемый Виктор Сергеевич,

АО «ГИТ» (государственные информационные технологии) приносит извинения за возникшие неудобства и по вашему запросу информирует о следующем.

В ходе ППМ (планово-профилактического мероприятия) в целях повышения ИБКП (информационной безопасности компонентов портала) проводились работы с программным кодом по услуге «ОГ» (обращения граждан). В этой связи была недоступна одна из функций услуги — ВГ (выгрузка сообщений), с 06.50 часов 5 ноября до 12.45 часов 8 ноября текущего года. В настоящее время АО «ГИТ» наладил услугу «ОГ» и «ОГ» работает в штатном режиме. Отметим, как известно, максимальный срок рассмотрения «ОГ» гос. органами, при отсутствии исключительных случаев, по закону не должен превышать 15 дней.

с уважением, …»

_______________________________________________________________________

3) Третья ошибка заключается в неэффективной подаче информации, когда информация не вызывает у адресата позитивного отклика и присутствует наличие слишком длинного текста (лишней информации или слишком короткого текста (недостатка информации).

Большой объем информации побуждает отложить документ и отправить его корзину; слишком маленький объем информации иногда не раскрывает сути проблемы. Поэтому для достижения цели письма необходимо следовать одному из принципов составления документов – минимум слов при максимуме информации.

Вот пример неэффективного письма с лишней информацией:

________________________________________________________________________

«Уважаемая Ирина Николаевна!

АО «N», крупнейшая европейская компания — провайдер документарных услуг, предлагает Вам услуги по хранению и утилизации документов. Эти услуги позволят Вашему предприятию существенно сократить расходы на работу с документами.

Российское законодательство предписывает компаниям сохранять документы бухгалтерского и управленческого учета в течение пяти лет, предоставлять их по требованию, защищать от несанкционированного доступа, — а по истечении срока уничтожать с соблюдением строгих правил конфиденциальности. Работа с документами требует площадей, людей, ресурсов. Вы можете освободить эти площади, высвободить людей и ресурсы и ежегодно экономить сотни тысяч евро, поручив ведение архива Вашего предприятия нам.

АО «N», лидер в области документарной логистики в Европе, выводит на российский рынок комплекс услуг по архивному хранению и конфиденциальному уничтожению документов: •  складирование документов; •  архивный поиск; •  ограничение доступа к документам; •  уничтожение документов по истечении срока — в полном соответствии с российским законодательством.

АО «N» управляет архивами сотен тысяч компаний по всей Европе. Под нашим управлением находятся архивы крупнейших европейских банков АВС и XYZ. В среднем клиенты АО «N» экономят на хранении и утилизации документов 200–300 тысяч евро в год. Косвенная экономия за счет оптимизации процедур документооборота составляет дополнительно до 100 тысяч евро в год.

Уверены, что наши услуги будут полезны и Вашему предприятию. Наш специалист готов приехать к Вам в офис и предоставить всю необходимую информацию. Сообщите, пожалуйста¸ на какое время Вам было бы удобно назначить встречу.

Мы будем рады рассмотреть все варианты и предложить Вашей компании оптимальное решение.

с уважением, …»

______________________________________________________________________________

Какие ошибки совершены автором этого письма?

• Первая ошибка — длинный текст при наличии излишней информации.
• Вторая ошибка — неэффективная подача, отсутствие позитивного отклика. Автор «тянет одеяло на себя», хваля самого себя. То есть у автора нет ориентированности на адресата, на его боли и потребности.

Вот пример измененного письма, которое станет наиболее эффективным и вызовет более позитивный отклик у адресата:

_______________________________________________________________________

«Уважаемая Ирина Николаевна!

АО «N» рада предложить Вам услуги по хранению и утилизации документов, которые позволят Вашему предприятию существенно сократить расходы на работу с документами.

Согласно Российскому законодательству компании обязаны хранить внутренние документы в течение пяти лет, а по истечении срока хранения уничтожать их с соблюдением строгих правил конфиденциальности. Возможно Вашей компании приходится затрачивать огромные ресурсы на содержание площадей и персонала по хранению документов.

Поручите ведение архива Вашего предприятия нам, так как мы управляем архивами сотен тысяч компаний по всей Европе и  под нашим управлением находятся архивы крупнейших европейских банков АВС и XYZ. Мы гарантируем Вам надежное хранение архивных документов и их конфиденциальное уничтожение в соответствии с законодательством РФ. Вы сможете освободить площади для хранения документов, высвободить людей и ресурсы и ежегодно экономить на этом сотни тысяч евро.

Надеемся,  что наши услуги будут полезны Вашему предприятию. Наш специалист готов приехать к Вам в офис и предоставить всю необходимую информацию в наиболее удобное для Вас время. Мы будем рады рассмотреть все варианты и предложить Вашей компании самое оптимальное решение.

с уважением, …»

1.Чаще
всего
в
текстах
деловых
писем
встречаются
структурные
ошибки,
связанные
с
несоблюдением
порядка
расположения
информации
и
формы
документа.
Например,
если
существуют
уже
разработанные
типовые
бланки,
нет
необходимости
писать
отдельное
письмо
по
этому
же
поводу.
Не
стоит
также
дублировать
в
тексте
данные,
указанные
в
реквизитах
и
предыдущем
письме,
повторять
наименование
предприятия
рядом
с
должностью
лица,
подписавшего
документ,
так
как
эти
сведения
уже
содержатся
на
служебном
бланке
или
в
штампе,
поставленном
в
верхнем
левом
углу
листа.

1. Синтаксические ошибки:

1. Ошибки,
   связанные
   с
   несоблюдением
   порядка
   слов
   (см.
   п.
   5.3.
   предыдущей
   темы

расположение
ключевых
слов)

К
20
декабря
завод
«Прогресс»
выполнил
план.
Завод
«Прогресс»
выполнил
план
к
20
декабря.
К
20
декабря
выполнил
план
завод
«Прогресс».

Смысл
предложения
меняется
в
зависимости
от
того,

какие
слова
поставлены
в
конце
фразы.

1. Ошибки
   при
   употреблении
   полной
   и
   краткой
   форм
   прилагательных
   (более
   принята
   краткая
   форма).

2. Неправильное
   
   использование
   предлогов
   (о,
   за,
   в,
   на)

Неправильно:
Выводы
комиссии
обоснованные
и
справедливые.

Правильно:
Выводы
комиссии
обоснованны
и
справедливы.

Употребимо:
решение
о
заседании,
вопрос
о
проекте,
на
совещании
обсуждалось
(в
процессе),
в
совещании
принимали
участие
(
в
составе)
и
пр.

Но
неправильно:
Директор
отметил
о
важности

поставленного
вопроса.
Оплачивать
за
услуги.
Правильно:
Директор
отметил
важность
поставленного
вопроса.

Оплачивать
услуги.

1. Ошибки
   в
   структуре
   сложного
   предложения.

Пояснение
в
сложных
предложениях
должны
следовать
сразу
за
союзами
«что»,

«который»,
«чтобы»,
«если»,

«вследствие
того,
что»
и
т.п.

Неправильно:
Начальник
отдела
собрал
на
совещание
сотрудников
для
обсуждения
проектов,
которые
ранее
выдвигали
свои
предложения.
(Кто:
сотрудники
или
проекты?)

Правильно:
Начальник
отдела
собрал
сотрудников,
которые
ранее
выдвигали
свои
предложения,
на
совещание
для
обсуждения
проектов.

3. Лексические ошибки:

1. Неправильное
   
   использование

слов
(слова
не
подходят
по
смыслу,
стилю
или
имеют
разный
смысл
в
разных
сферах).

Неправильно:
Эта
информация
передана

опосредственно.

Правильно:
Эта
информация
передана
опосредованно.
Неправильно:
Эта
реклама
направлена
на
визуалистическое

восприятие.

Правильно:
Эта
реклама
направлена
на
визуальное
восприятие.

Неправильно:
Нам
сегодня
привезли
железо
(о
комплектующих
к
компьютеру).

Правильно:
Нам
сегодня
привезли
комплектующие.

1. Неуместное
   или
   неоправданное
   использование
   
   иностранных
   слов.
   Использование
   иностранной
   лексики
   может
   быть
   оправдано
   только
   тремя
   обстоятельствами:
   необходимостью

   (невозможностью
   лаконично
   заменить
   русскими
   словами),
   уместностью
   и

точностью

употребления.

Неправильно:
Срок
действия
договора
может
быть
пролонгирован.

Правильно:
Срок
действия
договора
может
быть
продлен.

1. Плеоназмы
   
   (излишества),

которые
проявляются
в
незнании
точного
значения
терминов.

Неправильно:
промышленная
индустрия
(индустрия
уже

предполагает
наличие
промышленности),
форсировать
работу
ускоренными
темпами
(форсирование
означает

ускорение)
и
пр.

4.Тавтология
(смысловой
повтор). Неправильно:
польза
от
использования,
следует

перечислить
следующие
проблемы
и
пр.

1. Неразличение
   
   слов­паронимов
   (близких
   по
   звучанию,
   но
   различных
   по
   смыслу).

Командированный командировочный,
поместить разместить,
методический методологический,

и
пр.

1. Ошибки
   в
   употреблении
   слов
   ­
   синонимов
   (одинаковых
   или

Возвести
(стены,
здание) построить
(дом,
завод).

близких
по
смыслу).

В
заключение
хотим
сказать
несколько
слов
об
оформлении
письма.
Выбирать
бумагу
для
делового
письма
необходимо
очень
тщательно,
поскольку
впечатление,
которое
она
может
создать
у
получателя
письма,
влияет
на
репутацию
фирмы­

отправителя.
Бумага
должна
быть
хорошего
качества,
внешне
привлекательная
и
немного
консервативная:
белая
или
слегка
тонированная.

Во
многих
странах
мира
для
личных
писем
используют
различную
как
по
цвету,
так
и
по
способу
оформления
бумагу.
Белый,
кремовый,
светло­голубой,
серый
или
бледно­зеленый
это
цвета
бумаги
для
официальной
или
личной
корреспонденции,
которую
ведут
женщины.
Бумага
для
личных
писем
мужчин
отличается
от
женской
только
более
спокойными
тонами.

Основные
выводы.
При
составлении
делового
документа
важно
продумать
цель
документа,
средства
ее
достижения
(исходя
из
особенностей
адресата)
и
структуру
текста.

Полезно воспользоваться методом мысленной карты и создать текст в
соответствии
с
изученными
правилами.

К
основным
правилам
написания
письма
относятся:
применять
слова
в
их
прямом
значении,
использовать
простые
конструкции,
делать
каждое
предложение
завершенным
и
точным,
использовать
одно
предложение
для
выражения
одной
мысли,
писать
глаголы
в
действительном
залоге.
При
чтении
документа
человек
обращает
внимание
сначала
на
его
внешнее
оформление
и
структуру
построения,
потом
на
содержание.

В
процессе
изучения
содержания
необходимо
обращать
внимание
на
грамотность
и
легкость
изложения.
Важно
стараться,
чтобы
каждый
из
этих
аспектов
был
безупречен.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Итак, вот чего делать точно нельзя!

Не устанавливать правила

Начать работу с новым клиентом и не узнать, что можно, а что нельзя – непростительная роскошь, которая может стоить денег.

Люди по-разному относятся к работе. Многие четко разделяют профессиональную деятельность и личную жизнь. В таком случае ваш звонок после 18:00 или сообщение в социальной сети будет воспринято как прямое нарушение личных границ.

Обязательно заранее обсудите следующие вопросы:

• Как ваш собеседник (партнер, коллега, редактор и так далее) относится к звонкам и сообщениям во внерабочее время?
• Где удобнее вести переписку?
• Допустимо ли в критичных ситуациях использовать социальные сети и мессенджеры для общения?

Многие могут удивиться второму пункту, а зря! Мы привыкли отталкиваться от собственных привычек, но у партнеров может быть иной распорядок дня. Так, например, вы всегда находитесь у компьютера и можете отвечать на электронную почту, а, например, юристы или люди творческих профессий не всегда имеют доступ к почте и предпочитают решать вопросы либо по телефону, либо в мессенджерах.

Создатель известного телеграм-канала «Цифровой этикет» в своей книге озвучивает следующие принципы:

• старайтесь не писать и не звонить человеку в нерабочее время;
• старайтесь не использовать те каналы коммуникации, которые чаще всего являются частью неформального общения (социальные сети, мессенджеры);
• о звонке предупреждайте заранее, потому что звонки «вторгаются» в чужое пространство, заставляя отрываться от текущих дел, и нарушают границы;
• если пишете письмо и ставите в копию людей, которые могут быть незнакомы вашему основному адресату, представьте их.

Не заботиться о ресурсах

В бизнесе есть два ресурса, которые нельзя тратить впустую. Это время и деньги. Зачастую, стараясь сэкономить свои ресурсы, мы тратим впустую время и деньги партнеров.

Например, рекламное агентство отправляет на согласование 12 постов на месяц для социальных сетей клиента. Клиент дает обратную связь в формате голосовых сообщений общей длительностью 20 минут. В своей речи клиент перескакивает с темы на тему, озвучивает свои мысли о проекте в целом и никак не структурирует речь.

Какими потерями для проекта обернулись эти голосовые сообщения?

Чтобы прослушать голосовые сообщения редактор потратил 20 минут. Еще примерно полчаса ушло на то, чтобы зафиксировать правки и передать их автору. Когда автор прислал поправленные тексты, редактор потратил еще 40 минут, чтобы проверить тексты на соответствие пожеланиям клиента из голосовых сообщений. При этом размышления по улучшению проекта вообще не дошли до адресатов, так как аккаунт переслал сообщения только редактору как обратную связь по контенту. Все это время редактор мог работать над новыми текстами и поиском информации. Про улучшения и говорить не стоит: идеи клиента ушли в никуда, что в дальнейшем может привести к негативу со стороны клиента и разрыву контракта.

Анна Хрипач,

сооснователь Wonday Consulting:

Генеральный директор компании в связи со своей занятостью и постоянным движением злоупотребляла голосовыми.

Однажды в какой-то общей переписке она скинула большое количество голосовых сообщений, в одном из которых была информация для меня. В очередной запаре я открыла сообщения, но по причине плохого интернета, шума или еще чего-то не дослушала их до конца и забыла.

Оказалось, в конце материала она поставила для меня задачу, которая состояла в оперативной замене некоторых позиций в макете меню бара на другие. К моменту, когда меню напечатали и привезли, всё снова поменялось, и в итоге оставили первоначальные позиции, которые я, собственно, не исправила.

Уверена, что каждый сможет «накидать» приличный список таких историй.

В деловом общении следует придерживаться следующих правил:

• не используйте голосовые сообщения;
• всегда указывайте тему письма: это сэкономит время на поиск в почте, а также позволит оценить важность письма при беглом просмотре.
• не нажимайте кнопку «ответить всем», если ваш ответ нужен только одному конкретному человеку. Если в копии стоят коллеги вашего партнера, оставьте их, даже если не уверены, что ответ им нужен. В данном случае лучше убедиться, что информация дошла до получателей, чем гадать, кому ответить.

Забывать о юридической силе переписки

Запомните раз и навсегда: любая переписка может быть переслана другим людям, опубликована в интернете, отправлена нотариусу и будет иметь юридическую силу.

Об этом правиле важно помнить как тем, кто пишет письма, так и получателям.

Если с написанием писем проблем возникает все меньше (мы уже научились не указывать в переписках конфиденциальную информацию, а также не переходить на оскорбления и не обсуждать деловые махинации), то с получением писем проблемы все еще возникают.

Банальный пример, который знаком многим – случилось ЧП, что привело к нарушению условий договора. Вопрос необходимо решить быстро, поэтому проще созвониться и обсудить план действий и дальнейшие условия сотрудничества. Решение найдено, условия обговорены, а документального подтверждения нет!

Никогда не забывайте все фиксировать в электронной почте, получать повторное согласие от партнера и переоформлять договоры. Ситуации бывают разные, и никто не застрахован от исковой жалобы в суд о нарушении контракта (даже после «дружеского» разговора по телефону).

Кому нужна политика конфиденциальности на сайте и как ее разработать

Писать письмо сверху вниз

Странно звучит, не так ли? Но сейчас я вам докажу, что это правило может сберечь нервы и избавить от неловких ситуаций в переписке.

«Добрый день, коллеги! Как и обещал, высылаю вам файл на согласование».

«Простите, забыл прикрепить файл. Вот он».

А в копии стоит 10 человек, и все руководители! Уверена, такое было абсолютно у каждого. Поэтому деловые письма надо писать снизу вверх.

• Хотите отправить файл? Добавьте его первым!
• Напишите само письмо.
• Сформулируйте тему.
• Добавьте получателей.

Такой подход может спасти вас еще от одного неприятного момента – случайной отправки сообщения. Особенно хорошо это знакомо тем, у кого отправка настроена с помощью горячих клавиш.

Анна Хрипач,

сооснователь Wonday Consulting:

В рамках передачи дел новому маркетологу компании я показывала, как пользоваться CRM и делать рассылку по базе клиентов.

Я условно вбила в поле сообщений «оло», показала, куда жать, чтобы сообщение ушло, и вышла из программы, не отменив задачу.

В общем, «оло» ушло по всей базе клиентов. Когда я это поняла, пришлось импровизировать.

Мы разместили stories в Instagram с просьбой предложить свои варианты, что имел в виду наш сумасшедший маркетолог. «Может, это тайное послание для избранных?» Получили около 20-30 сообщений в директ с вариантами расшифровки аббревиатур и высказываний из серии «вы сделали мой день, под столом».

Обладателей самых оригинальных посланий одарили бургерами. От руководства не прилетело. Они тоже посмеялись.

В данном пункте хочу поделиться одним лайфхаком, который, возможно, вам захочется внедрить и у себя на работе.

В некоторых компаниях принят стандарт, где тема письма обязательно начинается с приоритета. Приоритетность указывается по шкале от 1 до 4 и имеет следующие значения:

• 1 – срочно и важно;
• 2 – срочно, но неважно;
• 3 – не срочно, но важно;
• 4 – не срочно и не важно.

Для информационных рассылок в компании есть специальное обозначение – INF (information), а для вопросов, которые не терпят отлагательств – IMP (important).

Согласитесь, удобно?

Отправлять данные в формате картинки

Давайте я просто перечислю, что отправлять изображениями не надо, а вы прочувствуете эту боль на себе.

• Банковские реквизиты. Те, кому приходили такие данные сканом, понимают, как волнуешься, когда перепечатываешь номер счета с кучей нулей.
• Фото телефонного контакта.
• Адрес электронной почты. Здесь вариантов ошибиться примерно столько же, сколько и в лицевом счете.
• Пресс-релизы в формате PDF или JPEG. Что подумает журналист, которому придется перепечатывать информацию с пресс-релиза?
• Отсканированные документы с просьбой внести правку, особенно если у получателя нет исходника.
• Фотографию адресной строки в браузере.
• Скриншот карты с указанием точки на местности. Отправьте лучше адрес или геолокацию (да здравствует 21 век!).

Все сложно: как «новая этика» влияет на рекламу

До вас дошло?

Не надо после отправки электронного письма тут же звонить получателю, писать СМС, отправлять сообщений в мессенджерах и т.д.

Во-первых, электронная почта сама уведомит получателя о том, что письмо пришло.

Во-вторых, лишнее напоминание будет только раздражать.

И в-третьих, есть 1 очень простой, но действенный прием – просто напишите в письме, что просите уведомить вас, что письмо было получено (если в нем содержится какая-то важная информация).

Безусловно, позвонить и уточнить можно, но только в том случае, если вы не получили ответ на письмо в течение 1-2 рабочих дней.

Не настраивать автоответы

Все мы можем оказаться в ситуации, когда у нас нет доступа к почте. Чтобы избавить коллег от лишнего беспокойства, установите автоответ. Обязательно укажите, сколько вы будете отсутствовать, к кому можно обратиться в случае необходимости альтернативный способ связи в экстренных ситуациях.

Есть миф, что на автоответ отвечать не нужно. Это неверно: после длительного отсутствия уходит куча времени, чтобы проверить почту и определить, какой вопрос был решен, а какой «ждет» вас. Поэтому не оставляйте автоответы без внимания. Есть несколько вариантов ответа на них:

• «Привет! Вопрос не срочный – ждет твоего возвращения»;
• «Привет! Написал твоему замещающему, решаем проблему»;
• «Привет! Справлюсь с этой задачей сам, не беспокойся!».

Поверьте, ваши коллеги будут благодарны за такие ответы, ведь вы сэкономите их время.

Стилистика и интонация

Для рабочей переписки уместен только деловой стиль общений. При этом, если вы ведете переписку с коллегой, с которым у вас сложились неформальные отношения, границы могут стираться и будут уместны простые речевые обороты.

Как бы ни было, стиль общения не так отпугивает клиентов, как отсутствие интонации в письмах. В реальной жизни мы воспринимаем только 40 % информации через слова. Остальное воспринимается невербально. Этот факт просто нельзя игнорировать в общении с клиентами и партнерами. Поэтому не забывайте о вежливости и посмотрите примеры ниже – какая разница между ними!

Анна Масленникова,

художник-дизайнер, основатель сервиса «Декор Академия»:

Однажды я делала большой проект по дизайну книжного издания и верстала заголовки прописными буквами. То есть, говоря простым языком, определенные места в макете многостраничной (более 300 страниц) книги я специально выделяла заглавными буквами, так как того требовал выбранный стиль верстки.

Одновременно с этим у меня шла коммуникация с веб-разработчиком сайта для одного из наших проектов. Мы активно общались через мессенджер. И вот я, не переключаясь из режима верстки заголовков, многие вещи писала веб-разработчику прописными. Из лучших побуждений выделяла таким образом определенные папки, категории сайта, на которые ему нужно обратить внимание. Мне казалось это логичным в свете параллельной работы над заголовками в книге.

Где-то через неделю веб-разработчик спросил меня: «А к чему столько капса?». Я не сразу поняла, о чем речь, но мы обсудили этот вопросы и выяснилось, что мои заботливые (как мне казалось) заголовки, набранные капслоком, воспринимались им не иначе как агрессивный напор и попытку зарубить на корню любые возможности для дискуссии. И хорошо, что он сказал мне об этом, иначе кто знает, в какое непродуктивное взаимодействие мои капслоки могли бы нас завести.

Орфография и пунктуация

Мы же не на экзамене по русскому языку! Да, действительно, мы не на экзамене. Но какому подрядчику вам бы хотелось доверить свой проект: тому, кто пишет грамотно, или тому, кто пишет все сплошным текстом, да еще и с ошибками?

Ответ очевиден! Ваш профессионализм не будет оценен по достоинству, если ваши письма безграмотны, не структурированы и написаны сплошным текстом.

Если вы не уверены в своих знаниях русского языка, воспользуйтесь одним из этих сервисов, которые проверяют грамотность.

Обзор для копирайтеров: 17 сервисов, которые облегчат работу с текстом

В бизнесе каждая деталь имеет значение, поэтому не стоит создавать себе проблемы там, где их можно избежать.

Также будьте очень аккуратны с использованием смайлов в деловой переписке. Смайлы помогают передать эмоции и настроение более ярко, но это атрибут неформального общения. Не используйте язык эмодзи при составлении деловых писем партнерам, но, если общаетесь с коллегами, улыбка в конце письма не повредит. Конечно, если она уместна.

Неправильная работа с Google-документами

Google-документы – это полезный инструмент, который позволяет экономить время на переписку, но при этом всем быть в едином инфополе. Сложности возникают, когда обе стороны работают с документом, а не просто просматривают его.

1. Перед началом работы уточните у собеседника, удобен ли ему такой формат. Возможно, он ранее не работал с данными файлами и хорошо бы было выслать ему инструкцию по работе.
2. Называйте файлы понятно. Понятно должно быть не только вам, но и партнеру. «Коммерческое предложение», «Договор» или «Презентация» – плохие варианты названий, так как у собеседника может быть много похожих документов в работе. Уточните, как лучше назвать файл. «Договор с «название подрядчика»» будет более уместным вариантом.
3. Перед отправкой ссылки на документ убедитесь, что к нему открыт доступ.

Когда открываете доступ, напишите сопроводительный текст, а также проверьте настройки приватности.

1. Если документ большой, а вам нужно, чтобы собеседник обратил внимание на конкретное место, лучше добавить туда закладку и отправить ссылку на нее.

1. При работе с объемными файлами лучше помочь собеседнику разобраться в нем, показав структуру документа.

1. Когда вставляете информацию в документ, следите за форматированием. Разные стили текста затрудняют чтение.
2. Используйте гиперссылки – это также облегчит чтение документа.
3. Если вы хотите внести правки в чужой документ, лучше воспользоваться функцией «Советовать».

1. При комментировании обращайтесь к конкретным людям.
2. Если вам дали доступ к шаблону документа, его необходимо сохранить к себе и править в своей копии.
3. 1Отслеживайте все правки в истории изменений, чтобы ничего не пропустить.
4. Исправляйте ошибки и опечатки.

Безусловно, заучить все правила этикета невозможно, но есть 1, которое относится ко всем сферам жизни: думайте о вашем собеседнике.

В деловой сфере комфортную работу с подрядчиком ценят иногда гораздо выше, чем профессиональные качества. Синергия профессионализма и комфортной работы – залог долговременного и плодотворного сотрудничества!

Как говорит Мари Буше, директор Высшей Австрийской Школы Этикета, «знания делового этикета помогут дописать нолик в вашем договоре». Зачем же упускать такую возможность?

Общаемся вежливо и по делу, но не дописываем нолики в договоре: рассчитываем стоимость услуг исключительно исходя из количества из сложности выполняемых задач.

Как работать с экспертами: тонкости общения, деловой этикет + 6 площадок для поиска