Основной упор руководитель и главный бухгалтер делают на бухгалтерский и налоговый учет. Здесь больше рисков, высокая вероятность проверок и значительные штрафы. При этом другим видам учета: например, миграционному и кадровому, не уделяют должного внимания.
А ведь налоговые инспекторы при комплексной выездной проверке могут запросить любые документы. Визит инспекции по труду тоже может быть неожиданным и не меньше ударит по финансам организации.
Какие ошибки чаще всего встречаются в кадровых документах и к чему приводят — расскажем сегодня.
Ошибка № 1: кадровый учет не организован
Недостаточно только подписывать с работниками трудовые договоры, оформлять им больничные или составлять график отпусков (признаемся, что многие организации не делают даже этого). Нужно вести все положенные по закону документы, а еще правильно их хранить и обрабатывать. Допускать ограниченный круг сотрудников к персональным данным.
Что происходит на практике:
- Кадрами никто не занимается. В лучшем случае есть трудовые договоры, заявления на прием и увольнение и некоторые приказы. Никаких соглашений о персданных, положений и других обязательных документов.
- Работу по ведению кадров поручают сотруднику, не обладающему необходимыми экспертными знаниями. Обычно это бухгалтер.
- Хранение документов не соответствует требованиям законодательства, нарушаются сроки хранения и уничтожения.
- Несмотря на применение специальных программ для кадрового учета (например, 1С: Зарплата и кадры), не используется весь функционал, настройки выполнены неправильно, не проводится обновление.
В результате нарушений в системе учета кадров регулярно возникают конфликты с сотрудниками.
К примеру, работодатель не может представить подтверждение заработка бывшей сотрудницы, которая решила заменить годы расчета для выплаты пособия по беременности и родам на новом месте работы. При увольнении ей не были предоставлены нужные справки, а спустя несколько лет документы за тот период просто уничтожили, чтобы не занимали место в офисе.
Начинать создание правильной системы кадрового учета нужно с обращения к профессионалам или найма эксперта. Если же компания не готова сама вести полноценный учет, лучше передать его на аутсорсинг.
Получить консультацию по аутсорсингу от специалистов компании IAS
Штрафы за нарушение трудового законодательства высокие, например, согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП организации грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Такой штраф могут назначить даже за отсутствие штатного расписания или невыдачу расчетных листков.
Ошибка № 2: не проверяется актуальность кадровых документов
Бухгалтеры знают, как часто вносятся изменения в налоговое законодательство, но не меньше их происходит и в кадрах.
В 2021 году в соответствии с приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н обновились правила ведения трудовых книжек, а Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ отменил обязательный выпуск приказов о приеме на работу. Это только два примера важных изменений, на самом деле их гораздо больше. От квот на иностранных сотрудников, которых можно привлекать к работе, до глобальных изменений в электронном кадровом учете.
Даже если вы обратились изначально к юристу и кадровому специалисту, составили все основные документы, разработали совместно формы и бланки, то это не значит, что даже полгода спустя они еще будут актуальными и законными.
Ошибки опасны не только штрафами, они несут неприятности экс-сотрудникам много лет спустя. Часто их обнаруживают уже при оформлении пенсии, когда прежние работодатели давно прекратили свое существование, не сдали документы в архив и нет возможности восстановить сведения.
Ошибка № 3: Не учитывается сфера деятельности
Кроме базовых правил и законов, таких как Трудовой кодекс или закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, существуют особые правовые акты. К примеру, Постановление Правительства № 252 от 28.04.2007 содержит список профессий и должностей творческих работников, на которых распространяется действие отдельных статей ТК.
Кроме того, в зависимости от особенностей деятельности, закон предъявляет требования к квалификации сотрудников, к установлению им доплат или других льгот. О них рядовой бухгалтер может не знать, а при проверке не только придется возместить сотруднику недоплаченное, но и заплатить крупные штрафы (они при длящемся нарушении увеличиваются в несколько раз).
Ошибка № 4: работодатель неверно устанавливает сроки трудового договора или иные его условия
Чаще всего с сотрудником заключается бессрочный трудовой договор. Не все знают, что малые предприятия (численность работников не более 35 человек или 20 человек в розничной торговле или бытовых услугах) имеют право по соглашению с работником заключать срочный договор, даже если принимают его не для выполнения временной работы или обязанностей. А ведь это возможность обезопасить компанию от приема на работу неквалифицированного сотрудника (не всегда спасает при этом испытательный срок, т. к. приходится доказывать некомпетентность).
И наоборот — срочный договор заключают тогда, когда это делать запрещено.
Работодатель, у которого нет в штате грамотного специалиста, может не знать, что его трудовые договоры несут финансовые риски.
Пример: на период строительства объекта организация нанимает бригаду рабочих, с которыми заключает срочные трудовые договоры. При этом в контрактах не указывают привязку к дате окончания строительства, а просто пишут «на срок 3 года». Бригада выполняет работу быстрее — через 2,5 года, но уволить их только потому что объект сдан, нельзя, ведь у них договоры на 3 года, а не на 2,5. Если бы окончание срока трудового договора было привязано к дате завершения стройки и сдаче объекта — другое дело.
Конечно, это только один пример, таких нюансов в оформлении трудового договора гораздо больше.
Ошибка № 5 Работников не знакомят с локальными документами
Очень часто споры с сотрудниками возникают потому, что они не были ознакомлены с какими либо положениями в компании.
Пример: работник из Санкт-Петербурга направляется в командировку в различные города, в каждой поездке он получал суточные в сумме 1 000 рублей в день, а в последней командировке только 500 рублей. Оказалось, что в положении о командировках организации указано, что для всех городов из приложенного к положению списка, суточные установлены в размере 1 000 рублей, а в остальные в размере 500 рублей. Но работник с этими условиями ознакомлен не был. В результате сотрудник имеет право потребовать доплаты, в т. ч. через суд, и шансы, что суд встанет на его сторону очень высокие.
Знакомить сотрудника нужно с составными частями его зарплаты — расчетным листком (статья 136 ТК), с приказами, которые касаются его работы, например, о направлении в командировку, отпуск, а также при изменении условий договора — повышении зарплаты, в т. ч.
Расчетные листки вообще работодатели почему-то не любят выдавать, а ведь за отсутствие этого, казалось бы, незначительного документа также установлены штрафы (от 30 тысяч до 50 тысяч рублей и выше). А чтобы доказать, что работники их получали на руки, нужно иметь подпись сотрудника, например, в реестре выдачи расчетных листков.
Ошибка № 6: неверное установление работнику оклада, заработной платы
Чаще всего ошибки связаны с МРОТ. Большинство руководителей ориентируется на федеральный размер минимальной зарплаты, забывая, что может еще существовать региональное соглашение, которое устанавливает более высокую планку.
Кроме того, на минимум потребуется «накрутить» районный коэффициент и северную надбавку, если они установлены в регионе. В 2022 году МРОТ установлен в сумме 13890 рублей. Если, к примеру, в регионе действует северная надбавка 50%, то минимальная зарплата для него составит: 13890 + (50% * 13890) = 20830.
В сфере торговли или оказания услуг большая часть (до 70%) расходов приходится на зарплату. Доверьте ее расчет и составление отчетов по персоналу экспертам IAS:
- Все виды расчетов с сотрудниками: зарплата, отпускные, компенсации, больничные, командировки и другие.
- НДФЛ, страховые взносы.
- Расчет удержаний (алименты, займы и пр.).
- Регламентированная отчетность в ФНС, ПФР и ФСС.
- Сопровождение налоговых проверок.
- Подготовка управленческих отчетов, справок и сведений.
Ошибка № 7: работникам не предоставляются гарантии и компенсации, не учтены их особенности
При приеме инвалидов существуют определенные квоты, работники на вредном производстве имеют право на получение молока, дополнительных отпусков, беременных женщин нельзя уволить, а некоторых несовершеннолетних принимать на работу без разрешения родителей.
К этим категориям можно добавить предпенсионеров, пенсионеров, студентов, лиц, имеющих детей и т. д.
Бухгалтеру необходимо отслеживать изменения в налоговом и бухгалтерском законодательстве, на то, чтобы вникать в особенности трудоустройства у него просто не будет времени.
Если вы руководитель и рассчитываете, что ваш бухгалтер — высококлассный профессионал и с кадровым учетом справится тоже, то ошибаетесь. Гениальный художник не обязательно отличный механик, так? От него таких способностей даже не ждут. Почему же тогда вы считаете, что такие разные области, как трудовое право, кадры и бухгалтерия это одно и то же?
Совет главбуху и кадровику — включите вопросы об основных особенностях в анкету соискателям:
- Наличие инвалидности.
- Семейное положение, количество детей.
- Проходит ли человек обучение в настоящее время и как учится (очно, заочно) и т.д.
Конечно, это не должно влиять на выбор кандидатов (можно сделать примечание к анкете, что сведения необходимы для предоставления льгот, а вовсе не для дискриминации). Зато у вас уже будет вся базовая информация. Нет нужды говорить, что вопрос, к примеру, гражданства обязательно должен быть отмечен в анкете.
Доверьте аутсорсинг кадров и бухгалтерии компании IAS. Вашим учетом займутся профессионалы с высоким уровнем экспертизы, стоимость обслуживания будет зафиксирована — никаких дополнительных платежей, контроль за работой через мобильное приложение.
Ошибка № 8: Отсутствие графика отпусков и непредоставление отпусков сотрудникам
Отсутствие графика — это очень частая ошибка. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до конца года. По необходимости в него можно вносить изменения в течение года:
- если появляются новые сотрудники;
- если сотрудники просят о переносе отпуска (зависит от статуса работника, для некоторых категорий исполнение такого заявления обязательно);
- вносятся корректировки по согласованию с работодателем и т.д.
Не отпускать работников на отдых или переносить отпуска просто так работодатель права не имеет.
Если более двух лет подряд не давать отпуск сотруднику, то можно получить штраф по статье 5.27 КоАП (30-50 тысяч рублей и выше).
Даже если сам работник согласен работать по несколько лет без длительного отдыха, то при увольнении ему нужно выплатить компенсацию за все дни неиспользованного отпуска. И это могут быть астрономические суммы, особенно если речь о руководителе, главбухе, топ-менеджере или другом высокооплачиваемом специалисте.
Хотя есть и довольно любопытные решения в пользу работодателя. Например, в Определение от 03.11.2020 № 88-17219/2020 Восьмой кассационный суд установил, что руководителю не положена компенсация за 5 лет работы, т. к. он, во-первых, не использовал отпуск для получения в дальнейшем компенсации (злоупотребил своим правом), а во-вторых, нарушил ТК и не обеспечил себе отпуск, хотя обязан был и имел для этого возможность. Доводы, о том, что заменить руководителя на посту было некем, во внимание не были приняты.
Кроме того, т. к. ежегодно заработная плата индексируется, то в результате при увольнении работодатель заплатит сумму большую, чем заплатил бы, предоставляя отпуск ежегодно.
Пример: в 2020 году средний дневной заработок (СДЗ) сотрудника для расчета отпуска составлял 700 рублей, в 2021 году — 1000 рублей. За эти 2 года отпуск сотруднику не предоставлялся, в 2022 году 10 января работник увольняется и получает компенсацию за 56 дней за два прошлых года. В 2022 году СДЗ составляет — 1000 рублей (берем предыдущие 12 месяцев, а это как раз 2021 год).Сумма компенсации 1000 * 56 = 56 000 рублей.
Если бы отпуск сотруднику предоставляли каждый год, то отпускные в 2020 году составили бы:
700 * 28 = 19 600
В 2021 году:
28 * 1 000 = 28 000
Всего — 47 600 рублей.
Разница между суммами — 8 400 рублей. А еще нужно заплатить с нее взносы.
Ошибка № 9: невыдача трудовой книжки, ее задержка или неправильное отправление
Вернуть трудовую книжку сотруднику нужно не только при увольнении, но еще и при переходе на ее электронный вариант. Согласно пункту 35 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н бумажную книжку нужно выдать сотруднику в течение 3-х дней после перехода на электронную (а точнее, если работник переходит на передачу сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК).
Даже если сотрудник куда-то пропал, ему оформлен прогул, и он уволен заочно (хотя такой вариант мы не рекомендуем, слишком часто сотрудники оспаривают подобные увольнения), то отправить трудовую книжку по почте на адрес регистрации нельзя. Не говоря уже о том, чтобы выбросить.
Бывает, что через какое-то время работник объявляется и сообщает — нашел новую работу, хочу забрать книжку. Обычно работодатель идет навстречу прогульщику и увольняет его по собственному желанию, а книжку или передает лично в руки или пересылает по указанному сотрудником в заявлении адресу.
Если задержать выдачу трудовой книжки, то штраф составит до 50 тысяч рублей на организацию, а на должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, как и при других нарушениях согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП.
Ошибка № 10: не заключается дополнительное соглашение при изменении условий трудового договора
Еще одна ошибка — условия труда изменились, но с работником их не согласовали или согласовали, но забыли изменить договор.
Пример: несколько работниц трудились на условиях неполного рабочего дня на 0,5 ставки, а затем попросили работодателя перевести их на полную ставку, руководитель изменил график сотрудницам. Через год налоговая провела выездную проверку и часть расходов по заработной плате сняла с базы по налогу на прибыль. Основание простое — работницы получали полную зарплату, но в их договорах указан тариф 0,5 ставки, все что они получали сверху не предусмотрено договором, а значит эти выплаты нельзя включать в расходы. Работодатель договорился с сотрудницами на словах, а вот допсоглашение с ними не заключил.
Конечно такое решение ФНС можно оспорить, но на это потребуется время, а вот недоимка по налогу может стать причиной не только спора, но еще и блокировки счета.
Поддержка во время проведения выездных налоговых проверок, законная оптимизация, подготовка и выдача необходимых документов сотрудникам.
Оставить заявку на бухгалтерский аутсорсинг
Надеемся, что из этого списка ошибок вы смогли сделать вывод, что кадровый учет нужно соблюдать и для этого несколько причин: выполнение трудового и иного законодательства, соблюдение прав сотрудников, работа без штрафов на организацию и ее руководителя.
Выбирайте удобный вариант работы — наймите грамотного специалиста по кадрам или передайте кадры и расчет зарплаты на аутсорсинг, но не перекладывайте ее на плечи бухгалтера, которому и так есть, чем заняться в 2022 году, когда происходит столько изменений.
Компания IAS
Аутсорсинг бухгалтерии от профессионалов. 30 лет на рынке финансовых услуг
Содержание страницы
- 1. Наличие локальных актов и ознакомление с ними сотрудников
- 2. В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует ответственность работодателя
- 3. Не указана дата получения вознаграждения за труд
- 4. Отсутствует размер заработной платы
- 5. Отсутствует порядок индексации заработной платы
- 6. Отсутствует или неправильно указано место трудоустройства
- 7. Отсутствие информации о социальном страховании человека
- 8. Неправильно распределены дни отдыха
- 9. Отсутствует информация об условиях труда
- 10. Отсутствует пломба на книге учёта трудовых книжек
- 11. Неправильно ведётся табель учёта труда работников
- 12. Работник не расписался в трудовом договоре
- 13. Отсутствует информация в приказах
- 14. Не утверждена форма расчётных листков
- 15. Отсутствует подпись в личной карточке работника
- 16. Неправильно утверждён график отпусков
- 17. Неправильно составлен трудовой договор
Любое предприятие может навестить сотрудник инспекции по охране труда. Даже если к работодателю не имеется претензий со стороны работников, существуют плановые проверки. Для того чтобы на работодателя не был наложен штраф, кадровому инспектору необходимо избегать самых распространённых ошибок, встречающихся при оформлении персонала. Разберём их подробнее.
1. Наличие локальных актов и ознакомление с ними сотрудников
На каждом предприятии обязательно наличие актов:
- об оплате вознаграждения за труд;
- командировках;
- личных данных сотрудников;
- внутреннего распорядка организации.
Работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этими документами. Сделать это можно несколькими методами:
- к каждому акту подкрепить специальный листок, в котором сотрудники поставят свои подписи;
- ведётся специальный журнал, в котором работники расписываются;
- сотрудник ставит подпись в конце трудового соглашения, подтверждая своё ознакомление с локальными актами предприятия.
Эти мероприятия являются обязательными для кадровика. В случае отсутствия локальных актов в организации или неознакомления с ними сотрудников на руководителя компании налагается административный штраф. Это необходимо знать кадровику.
2. В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует ответственность работодателя
Отсутствие этого пункта является грубейшим нарушением. В соответствии со статьёй 195 ТК РФ непременно указывается порядок привлечения руководителя предприятия или структурного подразделения к дисциплинарной или материальной ответственности. В соответствии со ст. 37 и 38 ТК РФ указывается и порядок привлечения сотрудника к материальным или дисциплинарным видам ответственности.
3. Не указана дата получения вознаграждения за труд
Ст.136 ТК РФ обязывает кадровика указывать дату выдачи работникам вознаграждения за труд в правилах внутреннего распорядка, индивидуальных и коллективных трудовых соглашениях. Отсутствие даты выдачи заработной платы становится грубейшим нарушением, влекущим штрафы для работодателя.
Важно! Интервал между датами выплат не может быть меньше двух недель. Если же будет указана иная частота, то работодателю будут выписаны штраф и предписание скорректировать этот период.
4. Отсутствует размер заработной платы
Чаще всего, работодатель совершает ещё одну ошибку — не указывает размер заработной платы. Это является грубейшим нарушением. Обязательно указывается размер оклада и прописываются надбавки. Например, северная или региональный коэффициент.
5. Отсутствует порядок индексации заработной платы
Законодательство обязывает работодателя своевременно индексировать заработную плату. Если человек трудится на бюджетном предприятии, то порядок изменения вознаграждения за труд индексируется государством. Коммерческие организации самостоятельно корректируют размер зарплаты сотрудников. Этот порядок прописывается в коллективном или индивидуальном трудовом соглашении. Заработная плата должна индексироваться ежегодно с учётом изменения размера прожиточного минимума и коэффициента инфляции.
Локальные акты и трудовые соглашения изучаются сотрудником Инспекции по охране труда в обязательном порядке. Если в документах не хватает некоторых пунктов, то оформите их в виде дополнительного соглашения.
Важно! Для упрощения проверки заранее распределите все документы по группам. Например: в одну стопку поместите локальные акты, а в другую — трудовые договора.
6. Отсутствует или неправильно указано место трудоустройства
В трудовом соглашении указывается не только название организации, но и её фактическое местонахождение. Если же сотрудник принимается в филиал компании, то этот факт отражается в трудовом соглашении. Обязательно указывается и адрес структурного подразделения, в которое направляется человек.
Важно! Ошибкой считается указание в трудовом договоре сведений о рабочем месте человека. Оно не имеет никакого отношения к реквизитам организации-работодателя.
7. Отсутствие информации о социальном страховании человека
В соответствии с действующим законодательством, работник подлежит обязательному социальному страхованию. Этот пункт обязательно прописывается в трудовом соглашении и локальных актах.
8. Неправильно распределены дни отдыха
В соответствии с ТК РФ работнику ежегодно предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Его длительность составляет 28 календарных дней (для несовершеннолетних — 31 день). По соглашению сторон он может быть поделён на части. Каждая из частей не может быть менее 14 дней. Если же в правилах внутреннего распорядка прописаны другие значения, то исправьте их, ведь они ухудшают положение трудящегося человека.
9. Отсутствует информация об условиях труда
С 2014 года кадровый инспектор обязан включать в трудовое соглашение информацию об условиях труда работника. Они делятся на:
- оптимальные;
- допустимые;
- вредные;
- опасные.
Вредные условия определяются специальной экспертной комиссией. Они бывают четырёх степеней. Вид рабочих условий отражается в договоре и локальных актах.
Если же организация только проходит проверку рабочих мест, то обязательно внесите изменения после вынесения заключения специальной экспертной комиссией.
10. Отсутствует пломба на книге учёта трудовых книжек
Законодательство не предъявляет строгих требований к материалу, из которого изготавливается пломба. Однако книга учёта трудовых книжек должна быть опломбирована. Обязательно запрашивается и приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение этих документов. Он должен обязательно присутствовать на предприятии. Если бумага отсутствует, её необходимо издать.
11. Неправильно ведётся табель учёта труда работников
Грубейшей ошибкой является нарушение учёта рабочего времени. Если работник трудился на предприятии в режиме 2/2, то не нужно записывать это как 8-часовой день и пятидневную неделю. Обязательно отражаются в табеле сверхурочная работа или прогулы сотрудников.
12. Работник не расписался в трудовом договоре
Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Без подписи одной из сторон этот документ считается недействительным. Необходимо устранить эти нарушения до начала проверки.
13. Отсутствует информация в приказах
Этот документ требуется в следующих случаях:
- приём (увольнение) сотрудника;
- перевод на другую должность;
- назначение взыскания;
- иные случаи, предусмотренные законодательством.
Если в приказах нет необходимой информации, то это считается грубейшей ошибкой в кадровом делопроизводстве. Этот факт обязательно необходимо устранить.
14. Не утверждена форма расчётных листков
Перед выдачей заработный платы сотруднику обязательно выдаётся расчётный листок. Работник должен расписаться за его получение.
15. Отсутствует подпись в личной карточке работника
В этот документ вносится вся необходимая информация о сотруднике. На обратной стороне документа он должен поставить свою подпись. Обязательно проверяется наличие подписей в личных карточках перед проверкой. К уволенным сотрудникам направляется курьер, для того чтобы они могли расписаться в документе.
Обязательно внесите в личную карточку информацию о предоставленном работнику отпуске и его продолжительности.
16. Неправильно утверждён график отпусков
Действующее законодательство требует составление графика отпусков не позднее чем за 14 дней до начала следующего года. Составляйте график отпусков в утверждённые сроки.
Если работник выразил просьбу о переносе отпуска на другой период, то отразите это соответствующим приказом. Не забудьте внести коррективы в уже составленный график отпусков.
17. Неправильно составлен трудовой договор
Если с работником заключён гражданский договор, то инспектор выявит правомерность его составления. Если же в документе оговорены условия, присущие трудовым договорам, то необходимо переоформить их на таковые. В противном случае на работодателя и кадровика будут наложены штрафы.
Это типичные ошибки, совершаемые кадровиками во время своей работы. Своевременно устраняйте их, для того чтобы у работодателя и у вас не было проблем.
Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.
ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.
Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.
Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.
При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).
Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.
В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.
Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].
[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).
[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2019.
Даже самые безобидные ошибки и просчеты в работе кадровой службы грозят работодателю значительными штрафами. Рассказываем о самых распространенных нарушениях ТК РФ и как кадровикам и бухгалтерам их избежать.
Трудовой договор: урегулированы не все вопросы
Как правило, проверка работодателя начинается с ознакомления с содержанием заключаемых им трудовых договоров. Поэтому к их составлению необходимо подходить с особой осторожностью. Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие данные:
- Ф.И.О. работника, наименование работодателя и его ИНН;
- место работы и трудовая функция;
- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия;
- размер должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты;
- режим рабочего времени и времени отдыха;
- условия труда на рабочем месте и др.
Отсутствие какого-либо из вышеперечисленных условий не повлечет признание договора незаключенным. Однако это будет являться основанием для привлечения работодателя к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Чтобы избежать штрафа, в договоре с работником необходимо перечислить все существенные условия, которые указаны в качестве таковых в ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ.
Размер зарплаты и доплат не указан
Трудовой договор должен устанавливать конкретный размер зарплаты (оклада, тарифной ставки), а также всех полагающихся работнику доплат и надбавок. Вознаграждение за труд в части его величины должно прямо оговариваться в трудовом договоре.
Разного рода отсылки к локальным актам запрещены. Например, в договоре нельзя просто указать, что «работнику устанавливается оклад согласно штатному расписанию» или «премии за добросовестную работу устанавливаются в соответствии с коллективным договором». Подобные формулировки грозят штрафом. Поэтому величину зарплаты и премии следует прописать в самом договоре.
Размер зарплаты указывается в рублях (ч. 1 ст. 131 ТК РФ). Если зарплату установить в иностранной валюте, то при колебании курса права работников могут быть нарушены. Они могут получить оплату в меньшем размере. На данное обстоятельство обратил внимание Роструд в письме от 20.11.2015 № 2631-6-1. Чтобы у инспекторов ГИТ не возникло претензий, величину зарплаты нужно указывать строго в российских рублях.
Важно, чтобы величина зарплаты была не ниже установленного минимального размера оплаты труда (МРОТ). Месячная зарплата работника не может быть ниже МРОТ, если он полностью отработал за этот период норму рабочего времени и выполнил нормы труда (ст. 133 ТК РФ).
Следовательно, если получаемая сотрудником зарплата меньше МРОТ (скажем, по причине постоянного пересмотра минимальной зарплаты), трудовой договор должен устанавливать соответствующие доплаты до данного минимума.
Что касается авансов, то их также нельзя выплачивать в произвольном размере. Величина аванса должна быть пропорциональна отработанному времени. И если аванс выплачивается за половину отработанного сотрудником месяца, то его величина должна составлять половину месячной зарплаты.
Отсутствует положение об индексации зарплаты
По закону работодатели обязаны проводить индексацию заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги (ст. 134 ТК РФ). Конституционный Суд РФ в Определении от 19.11.2015 № 2618-О признал, что работодатель, не относящийся к бюджетной сфере, в любом случае обязан индексировать зарплату своим сотрудникам.
Работодатели, которые не отнесены к госорганам, органам местного самоуправления, а также учреждениям, проводят индексацию в порядке, установленном коллективным договором и локальными нормативными актами.
Чтобы у сотрудников ГИТ не возникало претензий, положение об индексации необходимо прописать либо в трудовом, либо в коллективном договоре.
Отсутствие в актах положения об индексации может быть расценено в качестве нарушения трудовых прав работников (Определение КС РФ от 17.07.2014 № 1707-О).
Сроки выплаты зарплаты не соблюдаются
Другим частым нарушением, на которое обращают внимание проверяющие, является неправильное указание в трудовых договорах (правилах трудового распорядка, коллективных договорах) срока выплаты зарплаты.
Следует учитывать, что в договоре указывается конкретная дата выплаты, а не период, в течение которого работодатель обязуется выплачивать зарплату. Такие условия, как «заработная плата за месяц выплачивается с 1 по 10 число месяца, следующего за оплачиваемым», лучше исключить из текстов локальных актов.
При этом, прописывая дату выплаты зарплаты, нельзя забывать об ограничениях, установленных ТК РФ. Крайний срок выплаты зарплаты – не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (ст. 136 ТК РФ). Поэтому в договоре нельзя указать в качестве даты выплаты зарплаты, например, 20-е число месяца.
Другое ограничение связано с периодичностью выплат в пользу работников. По закону работодатель обязан выплачивать работникам зарплату не реже, чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если проверяющие установят, что в договорах и локальных актах установлена иная периодичность (раз в месяц), работодателя могут оштрафовать за нарушение трудовых прав (Постановление Верховного Суда РФ от 29.01.2016 N 20-АД16-1).
Графики отпусков не составляются
Немало претензий со стороны инспекторов ГИТ вызывает работа кадровиков в части составления графиков отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
Порядок его составления регламентирован ст. 123 ТК РФ.
График отпусков в обязательном порядке должен быть утвержден работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года. Отсутствие графика неминуемо повлечет штраф (Решение Московского городского суда от 18.08.2017 № 7-9931/2017).
При этом о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее, чем за две недели до его начала.
Если у работодателя отсутствуют подписи сотрудников об ознакомлении их с графиком отпусков, работодателя также могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Штрафы за кадровые ошибки
Работодатели несут ответственность за нарушение норм трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ. Нарушение ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, влечет наложение штрафа на ИП в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а на юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей.
Повторное совершение данного нарушения грозит ИП штрафом в размере от 10 до 20 тысяч рублей, а для организации – от 50 до 70 тысяч рублей.
Самые большие штрафы установлены за невыплату зарплаты. Согласно ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы влечет наложение штрафа на ИП в размере от 1 до 5 тысяч рублей, на юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей.
Повторная невыплата зарплаты увеличит штрафы для ИП до 30 тысяч рублей, а для организаций – до 100 тысяч рублей.
Без кадрового делопроизводства не может функционировать компания, где есть хотя бы один сотрудник. Но так как этот процесс напрямую не влияет на прибыль, на него обращают внимание в последнюю очередь. Это приводит к сложностям при проверках, штрафам и трудовым спорам.
Например, по данным Верховного суда, в 2021 году было рассмотрено 200 тысяч дел в сфере защиты трудовых прав, было удовлетворено 96% требований об оплате труда и 53% — о восстановлении на работе.
Не автоматизировать
Конечно, на первом месте — автоматизация, точнее, её отсутствие.
Разберём на нескольких примерах:
- Разработка шаблона трудового договора в «1С:ЗУП» занимает 2–4 часа, подготовить один трудовой договор вручную — 30 минут. В итоге настроенный шаблон оправдает затраты времени уже через 8 договоров. Но главное — ошибок станет меньше.
- Для оформления больничного кадровику нужно получить лист нетрудоспособности от сотрудника, внести данные в фонд социального страхования, рассчитать величину выплат. В «1С:ЗУП» этот процесс полностью автоматизирован, информацию о нетрудоспособности можно напрямую получить из ФСС и тут же подтянуть данные о сотруднике. При этом, если больничный наложится на отпуск, программа сразу проинформирует.
- Ведение табельного учёта в бумажном журнале или в Excel-таблице неизбежно приведёт к ошибкам, особенно в производственных компаниях с сотнями сотрудников. Модуль «Портал табельщика» в «1С: ЗУП» можно синхронизировать со СКУД, и данные о выходе работника будут автоматически поступать в систему. Плюс программа сравнивает справочный и основной табели и показывает расхождения.
Автоматизация снижает нагрузку на сотрудников кадрового отдела, экономит время и сокращает ошибки.
Работать на старой версии «1С:ЗУП»
Поддержка редакции 2.5 «1С ЗУП КОРП» действует ограниченно до 2023 года, потом в системе не будут обновляться формы регламентированной отчётности в соответствии с законодательством. А значит — все изменения разработчикам нужно будет дописывать вручную, создавая «костыли» для программы.
То есть переходить в любом случае придётся, но мы не рекомендуем ждать до последнего.
Переход на «1С ЗУП» 3.1 — это довольно длительный и сложный процесс, особенно если есть много доработок и надстроек под бизнес-процессы компании. Но затраты точно окупятся, потому что «тройка» работает корректнее, например, можно запускать перекрёстные проверки.
По нашему опыту переход на новую версию может решить до 80 % проблем в КДП.
Не использовать личные кабинеты сотрудников
После пандемии многие компании так и не вернулись к работе в офисе, но и КДП не адаптировали для работы в удалённом формате. Поэтому для оформления отпуска или подписания документов нужно ездить в офис, что не всегда удобно и возможно.
Личный кабинет — это self-service-портал, где сотрудник может скачивать справки, согласовывать отпуск и командировку, обновлять персональные данные и в целом общаться с кадровой службой.
Если подключить модуль КЭДО, то личный кабинет почти полностью исключает бумажный документооборот, упрощает контроль возвратности документов и сокращает нагрузку на сотрудников кадровой службы
Отдавать ведение КДП бухгалтеру или расчётчику заработной платы
В небольших компаниях кадровый документооборот достаётся в нагрузку специалисту по расчёту заработной платы, бухгалтеру или даже специалистам из HR, которые занимаются рекрутингом. Обычно так делают, когда для отдельного кадровика недостаточно задач.
Но объединение функций — не выход, потому что ведение КДП по всем правилам — сложная и трудозатратная работа, в которой нужно разбираться. Лучше взять кадровика на полставки или подумать об аутсорсинге.
Не проводить кадровые проверки
Финансовый аудит компании проходить обязаны, а вот к кадровому делопроизводству таких требований нет. Но вы никогда не знаете, когда к вам придёт с проверкой трудовая инспекция.
Лучше подготовиться и заранее инициировать аудит: независимые эксперты проверят соответствие документооборота текущему законодательству.
Когда особенно стоит задуматься об аудите:
- долгое время КДП вели по минимуму, например, потому что не могли найти специалиста;
- была серия сокращений, возникали конфликты с уволенными сотрудниками;
- несколько месяцев не проверяли и не учитывали изменения в законодательстве.
Не вести воинский учёт
Вести воинский учёт — обязательно, но, по нашим данным, его ведут только четверть компаний.
Да, военкомат не может заблокировать счёт, как налоговая, но может инициировать проверку прокуратуры. Штрафы за ошибки в воинском учёте были небольшие, но сейчас они растут.
Это муторная и сложная работа, потому что воинский учёт ведут по месту прописки ваших сотрудников, то есть одному кадровику иногда приходится общаться с десятком военкоматов. Но гарантируем — вести воинский учёт регулярно гораздо легче, чем собирать информацию разом перед проверкой.
Эта одна из тех задач, которую логичнее всего отдать на аутсорсинг.
Не анализировать возможность перехода на аутсорсинг
Чтобы посчитать выгоду от аутсорсинга, недостаточно сравнить зарплату сотрудника в штате и стоимость услуг. За внутреннего специалиста компания платит взносы в фонд, обеспечивает его рабочим местом, тратит время и деньги на развитие. Так что, если сравнить затраты на кадровика и стоимость аутсорсинга, то можно сэкономить до 20% в месяц.
Плюс штатный сотрудник не может знать всех нюансов, например, как действовать в случае сложных увольнений. Аутсорсинговая компания регулярно решает кадровые задачи и отточила процессы на сотнях проектов — расчёты будут точными и в срок.
Итог
Главная ошибка при ведении КДП — не оптимизировать процессы и закрывать глаза на нарушения. Когда в компании нет единых правил заполнения документов, нет экспертизы в сфере кадрового делопроизводства и никто не следит за изменениями в законодательстве, это рано или поздно приведёт к проблемам. Ведь на основании кадровых документов рассчитывается зарплата и другие выплаты, это влияет на общую прибыль компании и удовлетворённость сотрудников.
Понимаем, что сразу исправить всё не получится, но попробуйте исправить хотя бы один пункт, постепенно у вас получится наладить КДП внутри вашей компании.
Автор: Наталия Аленичева, директор департамента аутсорсинга расчета заработной платы и кадрового администрирования компании UCMS Group подготовила антирейтинг решений при ведении КДП, которые чаще всего допускают в компаниях.