Ошибки при заполнении табеля учета рабочего времени

Чаще всего ошибки появляются, когда в месяце есть праздничные дни, совпадающие с отпусками.

Проставили неправильный код на нерабочий праздничный день в период отпуска

Такая ошибка появляется, если бухгалтер проставит обычный код отпускного дня «ОТ» на праздничный выходной день, который выпал на отпуск работника.

Эта ошибка может привести к неправильному начислению отпускных, так как выходной, выпавший на отпуск, в днях отпуска не учитывается и не оплачивается.

Даже если вы правильно все рассчитаете (не заглядывая в табель), у вас останутся расхождения между табелем учета рабочего времени и начислением отпускных. Такие «мелочи» трудовые инспекции не пропускают.

Нерабочий праздничный день, выпавший на отпуск, нужно обозначить в табеле кодом «В» — выходной.

Забыли сократить на час рабочий предпраздничный день

Сразу оговоримся, что не все организации обязаны сокращать на час рабочий предпраздничный день.

Согласно статье 95 ТК РФ продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

В непрерывно действующих организациях и на отдельных видах работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы, переработка компенсируется предоставлением работнику дополнительного времени отдыха или, с согласия работника, оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы.

Предпраздничный рабочий день в табеле отмечается кодом «Я» и проставляется 7 часов. Заработная плата за этот день не уменьшается.

Если компания не сокращается рабочий день перед праздником в табеле проставляется код «Я» и 8 часов. За час переработки нужно начислить заработную плату в полуторном размере, то есть оплатить этот час как сверхурочную работу по правилам статьи 152 ТК РФ.

Внутреннему совместителю поставили код «Я» во время отпуска по основной должности

Работнику, который работает как внутренний совместитель, на период отпуска по основному месту работы проставили в табеле код «ОТ» — отпуск, а по совместительству «Я» — явка.

Такая ошибка может появится просто из-за невнимательности.

Внутренний совместитель должен уходить в отпуск одновременно и по основному месту работы, и по совместительству.

Если работник уйдет в отпуск по основному месту работы, а по совместительству продолжит работать удаленно, это будут считаться нарушением права работника на отдых.

Для такого работника отпуск нужно оформить по основному месту работы и по совместительству, а в табеле по обоим должностям проставить «ОТ».

Если у работника на совместительство отпуск не положен, он не отработал 6 месяцев, отпуск ему нужно предоставить авансом.

Штрафы за ошибки в табеле учета рабочего времени

За ошибки в табеле предусмотрены штрафы по части 1 статьи 5.27 КоАП:

• предупреждение;
• штрафа на руководителя компании — от 1 000 до 5 000 рублей;
• штраф для ИП – от 1 000 до 5 000 рублей;
• штраф на компанию – от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении:

• штраф для компании – 70 000 рублей;
• штраф на руководителя – 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.

Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Лучший способ избежать ошибок – знать, где и когда они могут
возникнуть. Табели Т-12 и Т-13 связаны со скрупулезным введением в форму и
дальнейшим анализом большого количества данных. В рамках работы с такой
документацией ошибки и погрешности неизбежны.

Ниже речь пойдет о том, какие именно аспекты заполнения
табелей учета рабочего времени чаще всего вызывают проблемы и приводят к
нарушениям.

Чем опасны ошибки

Учет рабочего времени важен для корректного начисления
сотрудникам заработной платы и определения размера полагающихся им пособий, а
также для анализа нарушений рабочего графика.

Когда табель заполнен некорректно, возникает угроза
неверного подсчета бухгалтером причитающихся работнику выплат. Человек рискует
недополучить зарплату, а работодатель – понести дополнительные расходы.

Кроме того, правильное оформление табеля предопределяет
объективный подход руководителя к отдельно взятому сотруднику. По табелю можно
судить о наличии или отсутствии опозданий, прогулов, равно как и переработок,
командировок и больничных. Ошибки в формах Т-12, Т-13 влекут за собой путаницу
в наложении взысканий и премировании.

Самые распространенные ошибки при работе с табелями Т-12 и Т-13

Делать различие между этими формами нет смысла, поскольку в
большинстве случаев ответственные сотрудники сталкиваются с одними и теми же
недоработками как при заполнении печатных табелей, так и при использовании
электронных систем.

1. Не учитывается должным образом ненормированный рабочий день

В отношении учета ненормированного рабочего дня российское
законодательство не дает четких рекомендаций. В итоге каждый ответственный за
ведение табеля сотрудник действует по-своему.

Количество фактически отработанных человеком часов при
ненормированном рабочем дне может быть разным. Сегодня это 8 часов, завтра 6, а
послезавтра, возможно, целых 12. Кроме того, сотрудник может работать по
установленному стандартному графику, но в отдельные дни задерживаться на
рабочем месте на несколько часов. Все это подлежит фиксированию и отражению в форме
учета рабочего времени.

Категорически недопустимо и законодательно запрещено игнорировать
переработки сотрудников и никак не отражать их в табеле.

Статья 91 ТК РФ указывает, что учет фактически отработанного
сотрудниками времени является обязанностью работодателя независимо от того,
какой режим установлен для каждого из сотрудников.

Как избежать

Оптимальный вариант – ввести для заполнения табеля Т-12,
Т-13 специальное обозначение ненормированного рабочего дня (например, «НРД»).
Эту отметку можно проставлять либо в графе, где указана фамилия сотрудника,
либо в ячейке с его табельным номером. В данном случае «НРД» будет означать
необходимость начисления фиксированной доплаты за ненормированный рабочий день.

Еще один способ – писать вместо стандартного символа «Я»,
означающего отработанный день, литеру «Ф». Это будет отражать фактические часы
на работе, отличные от общей продолжительности рабочего дня на предприятии или
в данном структурном подразделении. 
Таким образом, без труда получится определить общее количество реально
отработанных сотрудником часов за отчетный период.

2. Некорректно отмечены выходные и праздничные дни,
совпадающие с днями отпуска

Иногда в табеле такие дни обозначают просто как выходные
(символом «В»), что является ошибкой.

Как избежать

На период отпуска в табеле учета рабочего времени отметки о
выходных не ставятся. Все дни нужно помечать стандартным кодом «ОТ», поскольку,
согласно статье 120 ТК РФ, выходные засчитываются во время отпуска как обычные
календарные дни.

Особого внимания требуют праздничные дни. Если таковые
выпадают на ежегодный оплачиваемый отпуск, то он подлежит продлению на
соответствующее количество дней. Для исключения путаницы праздники, выпавшие на
отпуск, необходимо помечать в табеле кодом «П».

3. Включение в период командировки дней в пути, выпавших на
выходные и праздники

К периоду командировки относятся как рабочие, так и выходные
(праздничные) дни, на которые она выпадает. На весь этот период начисляются
командировочные и суточные. Оплата рабочих дней не производится.

При этом к дням, которые уходят на дорогу к месту
командирования, применяется особый подход. В такие дни сотруднику должны
насчитываться не только суточные и командировочные, но и оплата за работу в
выходной или праздничный день.

Игнорирование этих особенностей является ошибкой, поскольку
нарушает нормы статьи 153 ТК РФ. Работодателю надлежит в особом порядке
учитывать время в пути к месту командирования сотрудника, если речь идет о
выходных и праздничных днях.

Как избежать

Выходной либо праздник, проведенный в дороге по пути в
командировку, помечать в табеле нужно и как командировку («К»), и как работу в
выходной/праздник («РП»). Для этого вводится специальный двойной код «К/РП».

Обязательно надлежит указывать, сколько часов ушло у
сотрудника на дорогу. В соответствии с этим будет рассчитана оплата за работу в
выходной (праздник), когда за один час предусмотрена двойная ставка.

4. Оформление командировки сотруднику,
вышедшему на больничный

Бывает, что работник отправляется в командировку и там
заболевает, оформляет лист временной нетрудоспособности. Или же, напротив,
направляется в срочную командировку, будучи официально на больничном.

В таких ситуациях указывать в табеле командировку («К»)
нельзя, это является нарушением.

Как избежать

Основное, что необходимо учитывать, — сотрудник не может
быть направлен в командировку, если он находится на больничном. Все дни
временной нетрудоспособности помечаются в табеле кодом «Б».

Если болезнь наступила во время командировки, то на период
нетрудоспособности вместо отметок «К» (командировка) проставляется пометка «Б»
(больничный). В противном случае выплата сотруднику пособия по
нетрудоспособности будет невозможна, в том числе за те дни больничного, которые
на командировку не выпали.

Проще говоря, человек должен либо болеть, либо работать и
ездить в командировки. Если сотрудник выполняет трудовые обязанности, это
подтверждает его трудоспособность.

Электронные табели
Т-13

Исключить ошибки при осуществлении учета рабочего времени
гораздо проще, если использовать электронные табели с широким набором
автоматизированных функций.

Это дает возможность гарантировать максимальную корректность
при заполнении формы Т-13 и снизить вероятность появления неточностей из-за
влияния человеческого фактора.

Удобно вести электронный табель учета рабочего времени онлайн. Так он будет доступен в любое время и из любого места с подключением к интернету. Начать заполнение можно уже сейчас.

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Недостоверные сведения в табеле учета рабочего времени

Недостоверные сведения в табеле учета рабочего времени

Подборка наиболее важных документов по запросу Недостоверные сведения в табеле учета рабочего времени (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Табель рабочего времени – первичный документ кадрового учета, необходимый бухгалтеру как для начисления заработной платы за месяц, так и для определения размера поощрительных выплат (если их начисление связано с учетом рабочего времени).

Содержание статьи:

1. Для чего нужен табель

2. Правила заполнения табеля рабочего времени

3. Как заполнять табель рабочего времени в сложных ситуациях

4. Ошибки в табеле учета рабочего времени

5. Автоматизированный табель рабочего времени в Excel

1. Для чего нужен табель

Итак, основные причины использования табеля рабочего времени:

1. Начисление заработной платы, в том числе поощрительных выплат.

2. Контроль соблюдения трудовой дисциплины, трудового договора работником.

3. Контроль соблюдения трудового законодательства работодателем. Прежде всего, контролируются установленные Трудовым кодексом (ТК РФ) ограничения на использования труда работников сверх норм.

4. Контроль со стороны фискальных органов за правильностью начисления по трудовым договорам.

   2. Правила заполнения табеля рабочего времени

Перед тем, как ответить на вопрос: «как заполнить табель рабочего времени», сначала напомним, что:

• табель рабочего времени заполняются все организации и ИП, имеющие работников (статья 91 ТК РФ),

• табель заполняется только на работников организации – физических лиц, с которыми заключен трудовой договор. Лица, заключившие с компанией гражданско-правовой договор на выполнение отдельных работ, например, договор подряда, в табель не включаются.

• если с работником заключено соглашение об исполнении в основное рабочее время обязанностей по другой должности, либо есть приказ на замещение временно отсутствующего работника, данные об исполнении таких обязанностей в табеле никак не фиксируются.

• табель заполняется отдельно на каждое подразделение организации. Табельный номер присваивается работнику один раз. Табельный номер после увольнения работника можно вновь присваивать новому работнику только по истечении нескольких лет (п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных Письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80).

Оформлять табель нужно по одной из унифицированных форм: Т-12 или Т-13, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Мнение, что работодатель может заполнять табель по самостоятельно разработанной форме, на наш взгляд, не совсем верно. Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 2013 года применять унифицированные формы учетных документов не обязательно. Но речь идет именно о бухгалтерских учетных документах (тех, которым соответствуют бухгалтерские проводки), табель же является документом кадрового учета, необходимость ведения его установлена ТК РФ. В отношении таких документов правила долгое время уже не менялись. Тем не менее, есть письмо Роструда, позволяющее вести табель в произвольной форме (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

В примерах нашей статьи мы будем использовать буквенные коды для обозначения явок и неявок на работу. Напомним, что согласно Постановлению Госкомстата № 1 можно использовать и цифровые коды.

Важно учитывать, что табель может заполняться как сплошным методом (регистрация всех явок и неявок), так и путем фиксации лишь отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени в организации. Применяемый подход необходимо отразить в локальном нормативном акте (ЛНА) организации.

3. Как заполнять табель рабочего времени в сложных ситуациях

К сожалению, не все ситуации, которые возникают в деятельности организации, предусмотрены инструкцией по заполнению табеля. Рассмотрим, как заполнять табель в часто встречающихся случаях.

3.1. Работа сверхурочно

Предположим, в один из дней месяца работник проработал 11 часов при восьмичасовом рабочем дне.

Вариант 1

Для обычной продолжительности рабочего дня предусмотрен код «Я», для сверхурочной работы код «С».

В табель можно ввести дополнительные графы, в которых указать код «С» и время, отработанное сверхурочно – 3 часа (рис. 1):

В

Я

Я

Я

Я

Я

В

В

Я

Я

Я

Я

Я

В

В

Х

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

Х

С

Х

3,00

Х

Рис. 1

Вариант 2

Дополнительные графы не вводить, а заполнить двойной код и время. В нашем примере код будет «Я/С» и время «8/3» (рис. 2):

В

Я

Я

Я

Я

Я/C

В

В

Я

Я

Я

Я

Я

В

В

Х

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00/3,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

Х

Рис. 2

Вариант 3

Вместо кодов «Я» и «С» использовать код «Ф» — фактически отработанное время (рис. 3):

В

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

В

Х

8,00

8,00

8,00

8,00

11,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

Х

Рис. 3

Основанием такого заполнения можно считать формулировку статьи 91 ТК РФ – «Работодатель обязан учитывать время, которое фактически отработал каждый сотрудник независимо от режима его работы».

3.2. Переработка при ненормированном рабочем дне

При ненормируемом рабочем дне переработка не оплачивается, но предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней. Количество дней (часов) переработки, дающих право на такой отпуск, законодательно не установлено (Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1), поэтому время переработки можно и не указывать в табеле.

Если же ЛНА организации установлено правило вести учет времени переработки таких сотрудников, то можно добавить в табель дополнительный код, например «НРД» (ненормируемый рабочий день) и для этого кода отражать количество часов переработки в день.

3.3. Работа в выходной день во время командировки

Иногда сотрудники в связи с производственной необходимостью вынуждены работать в командировке в свой выходной день. Либо они уезжают или возвращаются из командировки в выходной день.

Согласно решению Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ02-663, оплата работнику за такие дни должна осуществлять по правилам статьи 153 ТК РФ (общие правила оплаты работы в выходные и праздничные дни).

В табеле в таком случае рекомендовано указывать двойной код «К/РВ», где «К»- командировка «РВ» — работа в выходные и нерабочие праздничные дни. Причем необходимо указать и время работы в выходной или праздник. Так как при коде «К» рабочие часы не поставляются, на наш взгляд, в этом случае допустимо обозначение часов в виде «_/4» — для обозначения, например, работы в выходной день, приходящийся на командировку, если продолжительность работы составила 4 часа.

Об оплате труда в такие дни можно посмотреть Письма Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/B-921, Роструда от 16.10.2019 № ПГ/26391-6-1 и другие.

Если сотруднику по его желанию за работу в выходной день (в том числе в командировке) будет предоставлен дополнительный день отдыха, его нужно будет отметить кодом «НВ» (дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)) без указания количества рабочих часов в этот день.

3.4. Работа по основному месту в дни командировки

Это ситуация, когда сотрудник в день выезда в командировку или в день приезда из командировки работает и по основному рабочему месту полный или неполный рабочий день.

Делать это работник не обязан, но по согласованию с работодателем (за дополнительную оплату) такая ситуация может иметь место.

В табеле, аналогично предыдущему случаю, можно либо ввести дополнительные графы, либо проставить двойной код «К/Я» и рабочие часы, например, — «_/4».

3.5. Как заполнять табель, если пришлось работать в дни болезни

Если сотрудник, находясь на больничном, выходит на работу, дни работы ему должны быть оплачены. В табеле в дни выхода проставляется код «Я», в дни болезни, которые работник не работал – код «Б». Но работник сам должен выбрать, что он хочет получить – оплату по больничному, либо заработную плату. В этом случае следует попросить его написать соответствующее заявление.

Пример

Как заполнить табель рабочего времени, если в первый день болезни работник отработал весь день, а затем отправился в поликлинику и получил больничный лист. Если за первый день он выбирает выплату зарплаты, а не пособия, то период в 3 дня, который оплачивается из средств работодателя, может быть сдвинут. В таком случае работодатель оплачивает 2-4 дни больничного (п. 1 части 2 статьи 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

3.6. Работа во время отпуска по уходу за ребенком

Работница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, может выйти на работу на неполный рабочий день без потери пособия. В таком случае можно указать код «ОЖ/Я», рабочие часы «_/4» (если работница трудится 4 часа в день), либо ввести дополнительные строки, в которых и заполнить данные по явкам.

3.7. Если рабочая смена попадает сразу на две даты

Например, работник трудится согласно графику с 20.00 одного дня до 6.00 другого дня.

В табеле в этом случае отражается количество часов, отработанных за каждый день с кодом «Я».

Кроме того, дополнительно время работы с 22.00 до 6.00 помечается и кодом «Н» (ночное время) с указанием количества часов работы.

В случаях, когда работник в соответствии с трудовым договором трудится только в ночное время с 22.00 до 6.00, использовать код «Я» не нужно, достаточно указать код «Н» и отработанное время.

3.8. Если сотрудник является и внутренним совместителем

В табеле по такому сотруднику заполняется две строки. Неурегулированным законодательно остается вопрос присвоения второго табельного номера при оформлении совместительства. Так как порядок присвоения табельного номера трудовым законодательством не установлен, можно рекомендовать прописать правила присвоения табельных номеров в ЛНА организации.

Вариант 1

Можно присвоить второй табельный номер, так как совместительство оформляется заключением нового трудового договора.

Вариант 2

Новый табельный номер не присваивать. В табеле заполнять две строки, но для строки, в которой отражаются часы работы внутреннего совместителя табельный номер или вообще не указывать (Письмо Роструда от 18.03.2008 № 660-6-0), либо указывать основной табельный номер. С одной стороны такой подход позволяет избежать ошибок при исчислении НДФЛ и взносов, с другой – возможно, используемая вами учетная система не позволит сделать запись с тем же самым табельным номером, либо вообще без номера.

4. Ошибки в табеле учета рабочего времени

Ошибки в табеле учета рабочего времени чаще всего возникают в случаях, которые мы уже рассмотрели выше. Но есть и некоторые другие. Отметим основные из них.

Ошибка 1

В табеле не указаны часы работы сотрудника сверх норм при ненормированном рабочем дне.

Такие ошибки никак не сказываются на начислении зарплаты, но согласно требованиям ТК РФ работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником (статья 91 ТК РФ).

Ошибка 2

Выходные дни, приходящиеся на дни отпуска, в табеле отметили кодом «В».

Это ошибка, так как оплата отпуска идет за календарные дни, которые отмечаются кодом «ОТ» (в том числе и выходные). Исключение – праздничные нерабочие дни, которые пришлись на время отпуска. Например, 8 марта, 9 мая. Вот их необходимо отметить в табеле отпускника кодом «В».

Ошибка 3

День возврата из командировки в выходной отметили только кодом «К»

День приезда из командировки приходится на выходной день. Например, субботу. В табеле его отметили только кодом «К». Да, это день командировки, за него положено оплатить суточные. Но не только. Раз он пришелся на выходной, работник имеет право на оплату в такой день в двойном размере. Или может получить по своему желанию оплату в одинарном размере плюс отгул.

Поэтом важно в табеле указать кроме кода «К» еще и код «РВ» (работа в выходные) и количество часов, когда командированный находился в пути. Сделать это можно по проездным документам.

Ошибка 4

Сотрудника, находящегося на больничном, вызвали на работу и отправили в срочную командировку

Вызов из больничного – противозаконное действие. Он чревато как для работодателя, так и для работника. Работодатель может быть наказан за несоблюдение ТК РФ. Работник может лишиться оплаты листка нетрудоспособности.

Например, если в табеле у этого сотрудника сначала стоял код «Б», затем код «К» и снова «Б» — ФСС не будет компенсировать / оплачивать такой больничный. Либо пересчитает обязательства (отразив оплату больничного подлежащей возврату и, скорее всего, добавив штраф) в случае последующей проверки.

Ошибка 5

Сотруднику, с которым заключен дополнительный договор на внутреннее совместительство, в табеле заполняется одна строка.

Такое заполнение не позволяет контролировать соблюдения ТК РФ в части количество часов, которые может отработать внутренний совместитель.

Ошибка 6

Сотруднику, работающему неполный рабочий день, в табеле в предпраздничный день ставится продолжительность его обычного дня.

Исключений для сотрудников, работающим неполный рабочий день ТК РФ не содержит. Ему, как и всем другим сотрудникам, работа в предпраздничный день должна быть сокращена на 1 час (статья 95 ТК РФ).

Ошибка 7

По сотруднику, уволившемуся до окончания месяца, не заполнен табель на дату увольнения.

Эта ошибка не связана непосредственно с заполнением табеля. Мы лишь хотим напомнить, что сотруднику бухгалтерии, осуществляющему окончательный расчет с работником, одного приказа не достаточно. Ведь расчет заработной платы согласно ТК РФ производится на основании табеля учета рабочего времени. Поэтому заполнить табель по увольняющемуся сотруднику необходимо не в конце месяца, а на дату увольнения.

Табель рабочего времени можно исправлять и корректировать. Обычно это делают путем заполнения нового, исправленного табеля. Но допускается ввести и дополнительные графы, например, «Номер и дата корректировки».

5. Автоматизированный табель учета рабочего времени в Excel

К счастью, высокие технологии не стоят на месте и способствуют развитию кадрового учета. Одним из наиболее эффективных решений является использование автоматизированного табеля учета рабочего времени в формате Excel, который имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с ведением учета на бумажном носителе:

• минимум возможных ошибок заполнения,
• широкий спектр опций, которые помогут точечно настроить учет согласно особенностям работы Вашего бизнеса,
• автоматизированный процесс формирования бланка шаблона на любой месяц и год,
• дополнительные функции учета рабочих активностей (больничный, отгул, прогул, отпуск, командировка, декретный отпуск и т.д.), расчета переработок, выходов в выходные и праздничные дни, формирования заработной платы.

Скачать табель, а также изучить инструкцию по его ведению Вы можете в отдельной статье по данной ссылке

Мы с вами ответили на важный вопрос – «как заполнить табель рабочего времени» и рассмотрели типичные ошибки в табеле учета, которые лучше не допускать в работе. Если в вас остались вопросы, пишите их в комментариях ниже.

Нужно освоить учет заработной платы и программы 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 и 1С ЗУП 8 ред. 3.1?

Присоединяйтесь к нашему курсу по зарплате

Вопрос

Ситуация: в бухгалтерию поступил табель за июнь, в котором на работника проставлены явки за полный месяц. На основании данного табеля была начислена и выплачена заработная плата. В следующем месяце поступил корректирующий табель за июнь, в котором указываются дни отсутствия в связи с нетрудоспособностью (больничный лист) в период с 15 июня по 30 июня. На основании корректирующего табеля бухгалтером был сделан перерасчет заработной платы без согласования с работником. Работник остался не доволен и написал претензию о возврате денежных средств, удержанных из-за перерасчета.

Вопрос: кто прав в сложившейся ситуации, нужно ли возвращать денежные средства работнику, удержанные в связи с перерасчетом?

Ответ

Случаи, когда возможны удержания из заработной платы работника, и порядок удержаний установлены ст. 137 Трудового кодекса РФ. Согласно статье удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ.

Ошибка в табеле учета рабочего времени не является счетной ошибкой, поэтому удержать излишне выплаченную работнику заработную плату работодатель по данному основанию не может.

Излишне выплаченная сумма может быть удержана только с письменного согласия работника.

Если удастся получить письменное согласие сотрудника на удержание, то возвращать денежные средства, удержанные в связи с перерасчетом, не надо. В противном случае, сотрудник может обратиться в суд.

Обоснование

Согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Из данной нормы следует, что заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки, вины работника в невыполнении норм труда или простое, если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов, когда были неправильно применены математические действия (умножение, сложение и пр.). К сожалению, определение счетной ошибки в настоящее время отсутствует в российском законодательстве. Ранее понятие «счетная ошибка» содержалось в Постановлении Совета Министров СССР, ВЦСПС от 23.02.1984 N 191 «О пособиях по государственному социальному страхованию» (утратило силу), согласно которому счетная ошибка — это арифметическая ошибка.

Так, в Определении Московского областного суда от 12.10.2010 N 33-19764 разъясняется, что переплата не является счетной ошибкой, так как произошла по вине работодателя, а именно в связи с неправильным применением положения о начислении заработной платы. В рассматриваемом судом деле заработная плата ошибочно выплачивалась в повышенном размере — без учета фактически отработанного работником времени и без вычета сумм НДФЛ. Кроме того, согласно п. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса РФ не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения, в частности, заработная плата и приравненные к ней платежи, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.

В этой ситуации работодателю необходимо оформить корректировочный табель на соответствующий месяц, где дни отсутствия работника должны быть отмечены кодировкой «Б» как время нетрудоспособности, так как во время больничного работник не осуществлял трудовую деятельность. В данном случае, вероятнее всего, присутствует вина человека, который должен был заполнять табель учета рабочего времени, ведь согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Таким образом, произошло невыполнение своих трудовых обязанностей ответственным лицом, что нельзя признать счетной ошибкой.

Исходя из этого, работодатель не имеет права удержать излишне выплаченную работнику заработную плату, так как ошибка в табеле учета рабочего времени не является счетной ошибкой и не подпадает ни под одно условие, указанное в ст. 137 ТК РФ, которая четко определяет случаи, при которых работодатель может удержать излишне выплаченную заработную плату.

Вопрос: Является ли ошибка в табеле учета рабочего времени основанием для удержания излишне выплаченной заработной платы в ситуации, когда работник находился на больничном, но в табеле учета рабочего времени данный факт отражен не был?