Ошибки при выборе поставщика - Решение и исправление самых разных ошибок на TopOshibok.ru

Чтобы найти хорошего и добросовестного поставщика необходимо избегать ряда ошибок.

Первая популярная ошибка — это выбор поставщика, у которого мало нужного вам товара в наличии. Что вы будете делать, когда понадобится реально много товара в довольно короткие сроки? Поэтому, даже если вы закупаете тестовую партию, обязательно спрашивайте у поставщика, сколько у него ещё осталось продукции на складе. Запомните, товара у поставщика должно быть реально много.

Вторая ошибка — закупка слишком большой партии товара без тестирования. А вдруг он не пойдёт? Вдруг какой-то другой купленный вами товар пойдет лучше. И тогда вы будете вынуждены помимо продвижения удачного товара решать вопрос, как распродать партию неудачного. Сюда же можно отнести закупку только одного товара в большом количестве для теста.
Следующая ошибка — не проконтролировать, что поставщик положил в ваш заказ. Вас будут ждать проблемы, если после получения товара от поставщика вы не проверите то, что получили. Что нужно проверять? Во-первых, размеры в том случае, если у вас обувь или одежда. Также необходимо обратить внимание на модель товара, цвет, количество и качество. Здесь идёт речь о проверке на брак. Некоторые селлеры при масштабировании даже нанимают отдельного человека на контроль качества. Он проверяет все детали вплоть до того, хорошо ли застегивается молния на каждом ботинке. Чем чревато игнорирование такого процесса как проверка товара после поставщика? В первую очередь высоким процентом отказов покупателей ВБ от товара и вашими же лишними затратами на логистику. Покупателю не нужен бракованный товар, он его вернёт, а вам потом ещё заморачиваться с возвратом товара поставщику. Причём не факт, что он примет его обратно. Тут шансы у вас 50 на 50. Поставщики возврат денежных средств делать не любят.

Двигаемся дальше. Не стоит останавливаться на первом попавшемся поставщике. Потратьте время, поговорите с несколькими, а затем выберите того, с кем будет выгодно и комфортно.

Поставщики бывают разные. Не все из них готовы выполнять свои обещания на сто процентов. Если у вас есть возможность как-то проверить нового поставщика на честность и готовность выполнять свои обязательства, то обязательно сделайте это. Вы имеете право запросить у него название юридического лица, ИНН, и тогда пробить его в интернете: как давно это юрлицо создано, не висит ли на нём каких-то долговых обязательств, нет ли судебных тяжб. Точно так же и поставщик имеет право поинтересоваться вашими данными как об официально оформленном лице.

Не стоит игнорировать и такую возможность как проверка отзывов в интернете. Только постарайтесь отличить накрученные позитивные отзывы и негативные от конкурентов. В принципе, если поставщик периодически не выполняет обещания по срокам поставки, количеству товара или цене, то ищите другого, такого, который станет вашим надежным партнером. Руководствоваться страхом «а вот поставщик меня, наверно, кинет» тоже не стоит. Не забывайте, что ваше взаимодействие взаимовыгодное, и ему тоже интересно быть с вами в хороших отношениях.
В идеале не ограничивайтесь одним поставщиком на товар, пусть их будет двое или больше. Потому что если вдруг что-то произойдет с основным, товар закончится или цены изменятся, то у вас будет план Б.

Источник

Отправим материал Вам на почту

Выбор поставщика: сам себе детектив

Правильно выбрать поставщика – целая наука. Кто ее освоит, тому впору открывать свое детективное агентство. Ведь сделка с контрагентом должна отвечать великому множеству требований, таких как надежность, безопасность, экономическая выгода и множеству других. Ошибка в выборе поставщика может обернуться не только убытками от сорванной сделки, но и ненужным вниманием со стороны надзорных органов, доначисленными налогами, испорченными нервами, пятном на репутации, в конце концов… Что учесть при выборе контрагента, каковы критерии выбора поставщика, какими ресурсами и инструментами воспользоваться, чтобы облегчить этот выбор? Подробности – в нашей статье.

Понятию «должная осмотрительность» скоро исполнится 15 лет. Должную осмотрительность при выборе поставщика требует проявлять как государство, так и здравый смысл. Особенно в кризисных ситуациях, когда финансовое положение многих компаний пошатнулось, их надежность стала под большим вопросом.

Где искать поставщика?

Источники информации:

Рекомендации партнеров, знакомых,
Упоминания в СМИ и в интернете: экспертиза в профильных изданиях, реклама в журналах, в интернете,
Сайты компаний,
Выставочные мероприятия,
Торги и аукционы,
Ресурсы со справочной информацией и отзывами,
Внешние исследования, обзоры, отраслевые рейтинги компаний,
Сайты госструктур, в частности, надзорных органов, имеющие открытые данные.

По каким критерием выбирают поставщика?

В зависимости от задачи, которую должен решить партнер, компания определяет критерии выбора поставщика, составляет свой собственный рейтинг критериев выбора, размещая в нем критерии по степени важности.

Перечень основных критериев выбора поставщика:

цена товара,
качество товара,
сроки поставки,
надежность поставки, в том числе соблюдение графика поставок,
логистика поставки,
затраты на доставку и хранение товара;
гибкость,
наличие/отсутствие дополнительных услуг,
географическое расположение поставщика,
финансовая стабильность поставщика,
работа в официальном «поле»,
отсутствие проблем с законом,
репутация поставщика;
опыт работы компании на рынке,
позиции компании на рынке,
уровень удовлетворенности компанией на рынке,
возможность долгосрочного сотрудничества.

Факторы риска при выборе поставщика.

Подробнее в нашей статье мы хотим остановиться на тех аспектах жизнедеятельности вашего потенциального или уже действующего поставщика, которые не лежат на поверхности, но могут в определенных обстоятельствах доставить немалые неприятности партнеру.

Проверяют поставщиков не только потенциальные партнеры, но и различные контролирующие органы, в частности – Федеральная налоговая служба. ФНС активно проверяет поставщиков различных товаров и услуг. При такой проверке может оказаться, что ваш контрагент недобросовестный налогоплательщик или того хуже – фирма-однодневка. Для досконального изучения партнера налоговая может обратиться и к вам – со встречной проверкой, в ходе которой будет изучать все ваши взаимоотношения с попавшей под подозрение фирмой. ФНС отправит вам требование о представлении документов, предоставить их нужно в течение пяти дней. За непредставление информации грозит штраф от 5 до 10 тыс. руб. За повторное непредставление сумма штрафа может вырасти в разы.

Чем вам может грозить признание контрагента недобросовестным? НДС с суммы договора, принятый вами в зачет, скорее всего, будет оспорен. Как следствие — невозможность уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Судебная практика в таких делах чаще всего на стороне налоговых органов, если компания не может развернуто доказать проявление должной осмотрительности при выборе поставщика.

Более того, если вам не удастся доказать, что была проявлена должна осмотрительность, скорее всего, стоит морально готовиться к тому, что вас ждет выездная проверка.

Что должно насторожить при выборе поставщика:

Очень «юный» возраст компании. Обращайте внимание на дату регистрации компании-потенциального партнера.
Массовый адрес регистрации фирмы. Если по адресу ее регистрации числится много других компаний, повышается вероятность того, что она попадет в разряд недобросовестных.
Документы подписывает кто угодно, но не руководитель компании. Если право подписи делегировано по доверенности, убедитесь в наличии доверенности и ее подлинности.
Руководитель компании является руководителем множества юрлиц. К признакам технической компании относят тот факт, что ее руководитель числится в десяти и более компаниях.
Контрагент работает себе в убыток. Для того, чтобы это понять, нужно познакомиться с его бухгалтерским балансом.
Вид деятельности компании не соответствует виду той услуги, которую она планирует вам оказать.
Участие во множестве судебных процессов также должно стать поводом для более детального изучения деятельности потенциально партнера.
Множество негативных отзывов о компании в открытых источника: на отраслевых сайтах, на сайтах отзывов, в социальных сетях.

Когда нужно проверять контрагента особенно тщательно?

Готовится сделка с новым незнакомым контрагентом;
Условия сделки предполагают предоплату услуг;
Условия сделки предполагают рассрочку или отсрочку платежа;
Контрагент зарегистрирован в чужом регионе;
Контрагент имеет один или несколько факторов риска, перечисленных выше.

СБИС заменит детективное агентство.

Выбор контрагента – почти детективная история. Обзвонить, опросить, проштудировать десятки источников, найти неочевидное. Такая работа требует определенных навыков – коммуникабельности, въедливости, усидчивости, беспристрастности. А еще – колоссального количества времени. Поэтому многие компании поручают эту задачу электронным системам, которые могут провести проверку автоматически, подскажут набор необходимых документов и действий в отношении контрагента. Например, с помощью СБИС Проверка контрагентов вы получите индекс надежности контрагента, сможете понять, можно ли давать контрагенту в долг? На основе полученных данных вы поймете, стоит ли давать аванс или кредит партнеру, не находится ли он на грани банкротства.

Безусловно, решающее слово в выборе контрагента за руководителем, однако электронная система поможет с одной стороны принять более взвешенное решение в выборе партнера, с другой – подготовит доказательную базу для надзорных органов, свидетельствующую о проявлении компанией должной осмотрительности при выборе партнера. У вас будет пакет документов на контрагента, это и будет доказательством проявления осмотрительности.

Что позволяет получить сервис СБИС Проверка контрагентов:

Избежать сотрудничества с ненадежными партнерами. Сервис позволяет отсечь на этапе выбора сомнительных и неплатежеспособных контрагентов.
Снять претензии налоговиков в не проявлении должной осмотрительности. Сервис позволяет предоставить развернутую доказательную базу осмотрительного выбора контрагента.
Оценить конкурентов. Сервис позволяет быть в курсе основных бизнес-показателей конкурирующих компаний.
Расширить базу контактов и рынки сбыта. Сервис содержит миллионы актуальных контактных данных.
Оценить стоимость и состояние собственного бизнеса.

Сервис заменит собой целое детективное агентство. Вам не придется тратить собственное время на проведение расследования в отношении потенциального партнера. Обо всех особенностях выбора контрагентов с помощью СБИС вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

1 мин

Проверить поставщика? Легко!

Изменения правил госзакупок, регламентированных 44-ФЗ, обязывают участников закупок проверять поставщика на привлечение его к административной ответственности. Можно ли автоматизировать этот процесс?

Статьи по теме

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Источник

ООО «ИЦ Консультант»
г.Краснодар, ул. Гимназическая, дом 49/1, этаж 4
телефон / факс: (861) 2-555-111

ТОП ошибок предпринимателей при выборе поставщика, которые приводят к доначислению налогов

18.07.2018

Что помогает налоговикам доказать, что сделка не реальна? Вот основные грабли, на которые встают предприниматели при выборе поставщика.

1. У исполнителя нет средств для выполнения сделки – нет персонала, основных средств, допусков или лицензий, нет арендованных машин и спецтехники.

2. Сотрудники поставщика не подтверждают сделку. На допросе директор заявляет, что не подписывал договор с проверяемой компанией. Другие сотрудники тоже плавают на допросе.

3. Сомнения в транспортировке и погрузке-разгрузке. В ходе проверки налоговики допрашивают водителей, экспедиторов и грузчиков о том, участвовали ли они в перевозке товара. Рассчитывают вместимость машин и габариты груза, чтобы проверить, поместится ли он там физически. Запрашивают данные из системы Платон.

4. У покупателя нет потребности в сделке. Раньше работали с производителем. А теперь работаете с посредником. Зачем? Почему так?

5. У поставщика нет типичных расходов — не оплачивает арендную плату, электроэнергию и другую коммуналку, не выдает зарплату, не оплачивает мобильную связь и коммунальные расходы и т. д.

6. Завышение цены при покупке.

7. Занижение цены при продаже.

8. Транзитное движение денег. Если участники сделки перечисляют деньги по цепочке, не задерживая их у себя, то это говорит о схеме.

9. Наличный расчет. Наличка позволяет избежать контроля банков, оформить передачу денег задним числом или вообще сымитировать оплату.

10. Использование векселя. Расчет векселем также позволяет избежать контроля банка и имитировать оплату, что вызывает сомнения в законности сделки.

11. Накопление задолженности по поставщику. Обычно долги копят перед дружественными компаниями или при покупке НДС, в этом случае долг перед поставщиком часто не удается закрыть без использования схем.

Дополнительные признаки

12. Взаимозависимость. Вплоть до того, что директора вместе учились в школе или институте.

13. Общие контакты, вывески, площади, сотрудники и вид деятельности. Это классическое описание схемы дробления бизнеса, при которой две компании работают как одно целое.

14. Регистрация одного из участников сделки незадолго до сделки.

15. Приближение к лимитам. Некоторые компании сотрудничают со своим упрощенцем в начале года, а когда его доход приближается к 150 млн руб., резко обрывают все связи и переводят обороты на другого упрощенца.

16. Подмена одного договора другим. Типовой пример – аванс за поставку товара маскируют под видом займа, чтобы упрощенец не платил налог с полученных денег.

Источник: www.klerk.ru

Читайте также:

По каким критериям налоговая выбирает, к кому поедет на проверку

Источник

Разделяем самые распространённые сложности при работе с китайским рынком на несколько категорий. Это ошибки при выборе товара и исполнителя, непонимание менталитета китайцев и сути переговоров с ними, ошибки логистики, а также простая человеческая скупость.

Ошибка № 1. Выбор товара

Например, вы решили закупить одежду (обувь), но по неопытности забыли или не знали, что у китайцев совсем другая система размеров. В итоге вы получите целую партию футболок размера S и M, которая не подойдет российскому потребителю.

Как нужно

Для начала проверьте соотношения размеров, если вы закупаете одежду или обувь. Для новичков становится сюрпризом, что российский М в Китае превращается в XL, поэтому вам будет гораздо проще ориентироваться на размеры, выраженные в сантиметрах. Продавец может предоставить по запросу все необходимые мерки.

Ошибка № 2 Выбор поставщика

Допустим, на сайте «Alibaba» вы находите поставщика игровых консолей «Sony playstation», который обещает вам продать три приставки по цене одной и выставляет счет Western union, открытый в одной из арабских стран. Вы, оценивая выгодное предложение, отправляете деньги в неизвестном направлении.

Как нужно

Мошенников очень много во всем мире, и Китай не стал исключением. Обязательно проверьте существование компании, с которой вы собрались сотрудничать. Прочитайте отзывы о ней, найдите китайскую версию сайта поставщика и местный номер телефона. Анализируйте всю имеющуюся информацию, прежде чем отправить свои деньги.

Ошибка № 3 Выбор логистической компании

Представим, что с приходом пандемии вы решили заработать на рециркуляторах и заказали их в базовой дешевой комплектации. Оказалось, что оперативно доставить в Россию габаритную электронику самолетом очень дорого. В целях экономии вы решаете воспользоваться услугами судоходной компании, и следующие два месяца вы ждете прибытие товара. Если вы уже заключили договор с покупателем, вам могут предъявить штрафные санкции за несоблюдение условий договора.

Спустя несколько месяцев вам доставляют партию стерилизаторов. Вследствие неправильной инспекции груза, товар оказался нерабочим. Вы считаете убытки, которые могут стать фатальными для вашего бизнеса.

Как нужно

Оцените заранее, стоит ли увеличенный в три раза срок доставки полученной экономии? Обязательно закажите предварительные образцы товара, чтобы понимать, как он будет выполнен. Обговаривайте с поставщиком все нюансы, а главное — проводите инспекцию при отправке груза.

Ошибка № 4 Непонимания менталитета китайцев

У китайцев не существует слова «нет». Если вы давно работаете с контрагентом, решаете попросить его о скидке, и он соглашается на ваши условия, скорее всего, пострадает качество. К примеру, вы ведете переговоры с фабрикой-производителем о закупке корпусов для компьютеров и смогли снизить цену в два раза. По факту вы получите товар из очень тонкого металла, больше напоминающего прочный картон. Такую особенность переговоров нужно учитывать при общении с поставщиками.

Как нужно

Необходимо всегда заключать контракт, а также спецификацию на товар, где будут прописаны абсолютно все детали. Проводите инспекцию на каждую поставку, вне зависимости от срока вашего сотрудничества с данным продавцом. Качество следующей партии всегда может оказаться гораздо хуже предыдущей.

Ошибка № 5 Вера в стереотипы

Самый важный пункт при работе с китайским рынком. В интернете регулярно появляются коллажи «ожидание/реальность», где пользователи «Aliexpress» и «Taobao» выкладывают свои покупки, которые совершенно не соответствуют заявленным фотографиям. Из-за стереотипного мнения, что эта страна производит исключительно некачественные вещи, многие люди отказываются от бизнеса с Китаем.

Как нужно

Для современного потребителя во всем мире Китай сейчас — основной производитель электроники, одежды, товаров для детей. Главное, найти надёжного партнёра и выполнять простые правила. Если этого не сделать, можно потерять деньги и мотивацию заниматься этим бизнесом.

Из года в год сотрудничество с китайским рынком становится все более перспективным. Несмотря на все сложности, различие менталитетов и уловки, поставщики понимают, что с ними все равно будут работать. Но, чтобы сотрудничество было максимально прибыльным, вам необходимо выстроить предельно четкий менеджмент. Избежав самые популярные ошибки новичков, вы вполне сможете наладить выгодные отношения с Китаем.

Источник

Прибыль магазина зависит от закупочной стоимости товара. Если магазину удалось договориться на цену ниже, чем у конкурентов, маржа с продажи будет выше. Но чтобы росла прибыль, этого мало: поставщик должен поставлять товары в срок, на выгодных заказчику условиях, товар должен быть качественным.

Рассказываем по шагам, как выбрать надежного поставщика, сбить цену, правильно заключить договор и контролировать условия закупки.

Шаг 1. Определить ассортимент

Перед тем как искать поставщиков, магазин составляет ассортиментную матрицу. Это список товаров, которые будут стоять на полках.

Ассортимент зависит от формата и местоположения магазина. Владельцу магазина нужно сформировать предложение: кто покупатель и в каком ценовом сегменте. От этого зависит состав, качество и цена товара.

В сети аптек 25 магазинов по всему городу. Ассортиментная матрица в них будет разной.

В аптеке на центральной улице делают ставку на дорогие товары для туристов: предметы первой необходимости, комплекты косметики по 10 000 ?, вода и шоколадки, в меньшей степени — лекарства.

Аптека того же формата в спальном районе будет продавать аспирин, презервативы, антибиотики.

Магазину около медицинского центра обязательно нужен рецептурный отдел. В такую аптеку приходят врачи и интересуются ассортиментом, чтобы потом назначать препараты пациентам.

Обращаться к поставщикам, не зная ассортимента, опасно. Это похоже на покупки в супермаркете без списка продуктов: если покупатель не знает, что ему нужно, то купит то, что мерчандайзер нарочно поставил на видное место и выделил с помощью акций. Так же сотрудники поставщика сделают все возможное, чтобы магазин закупил их товар. Большая часть продукции может оказаться ненужной, ее придется списывать — упадет прибыль.

Шаг 2. Найти поставщиков по категории товаров

Магазины ищут поставщиков разными способами: через интернет, на оптовых складах и у производителей. Одного универсального способа нет. Но прежде стоит понять, к какой категории относятся нужные товары: уникальные, специальные или товары повседневного спроса. Тогда поиск будет проще.

Высокотехнологичные и уникальные товары — минимальный выбор. Подобную продукцию производят большие корпорации: детали для железнодорожного транспорта, военной техники, топливо для автомобилей. Когда АЗС закупает бензин, ее руководство обращается на нефтеперерабатывающий завод. Обычно есть выбор между двумя поставщиками или всего один завод в регионе.

Специальные товары — ограниченный выбор. Такая продукция четко соответствует требованиями предпринимателя. Если магазин продает свежую рыбу, ему не подойдет замороженная. Надо определить требования и искать производителей, которые могут их удовлетворить. Дальше отправить им запросы — в ответ дадут список дистрибьюторов или предложат закупать товар напрямую.

Товары повседневного спроса — максимальный выбор. Магазину нужен кофе, мясо и пиво. Владелец может закупать их почти где угодно: на оптовой базе, у крупного производителя, на небольшом производстве. Рассмотрим, где искать поставщиков для этой категории товаров:

поиск в интернете. Наберите в поиске название товара, город и изучите результаты. Будет проще, если у товара есть артикул или нужен продукт конкретного бренда;
оптовые базы. Их тоже находят в интернете, заключают договор и заказывают доставку;
магазины мелкого опта. Самый известный — Metro Cash&Carry, где также можно оформить доставку;
производители. Ко многим брендам можно обратиться напрямую — оставить заявку на сайте или написать письмо. Они направят к официальному дистрибьютору, либо сами предложат свои услуги;
сайты для совместных закупок. Крупная электронная площадка — 100sp, там предприниматели совместно закупают товары по выгодным ценам. Чем больше партия, тем ниже цена;
выставки. На них можно оценить товар, узнать условия и договориться о поставках. Недостаток выставок в том, что их проводят всего несколько раз в год.

Производители публикуют информацию о дистрибьюторах и перекупщиках в разделе «Где купить». Магазин найдет там ссылки на заказ товаров

Шаг 3. Выбрать поставщиков

Когда вы нашли подходящих поставщиков, нужно выбрать из них лучших. Для этого владелец магазина отправляет запросы или связывается с компаниями по телефону и выясняет условия. Поставщиков желательно проверить.

Рассылка запросов. Владелец магазина пишет или звонит в несколько выбранных компаний и выясняет подробности:

закупочные цены на нужные товары,
сроки поставки,
гарантийные условия,
условия оплаты.

На основе этой информации нужно выбрать компании, с которыми работать выгоднее: цена ниже, ближе склад, есть отсрочка платежа.

Проверка поставщика. У хорошего поставщика должен быть сайт и прайс-лист. Менеджеры хороших поставщиков охотно идут на контакт. Бывает, звонишь в организацию — никто долго не берет трубку, пишешь — никто не отвечает. С такими компаниями работать не стоит.

Хороший поставщик не скрывает разрешительные документы: лицензии, сертификаты, СНИП. Если компания обещает показать документы в будущем, лучше поставить сотрудничество на паузу. Сначала документы — потом договоренности о поставке.

Такой сертификат выдает Росстандарт. В нем есть конкретная продукция, изготовитель и подписи чиновников

Шаг 4. Сбить цену

Когда вы выбрали и проверили поставщиков, нужно добиться от них выгодных для вас условий. Лучше всего договариваться о скидке с лицом, принимающим решения. У производителя это может быть менеджер по продажам, у локального поставщика — скорее всего, директор компании. В такую компанию лучше приехать лично.

Столкнуть лбами. Если магазин закупает куриное мясо, скорее всего, у него будет выбор из разных поставщиков. Можно рассказать одной компании о более выгодных условиях другой и попросить скидку: «Ваш конкурент предлагает цену за тот же товар ниже. Мы хотим работать с вами. Если вам интересно, то сделайте нам скидку».

Сослаться на себестоимость и средние цены. Когда магазину предлагают закупать ботинки из кожзама по цене кожаных, это несправедливая цена. Владелец бизнеса может обосновать это, ссылаясь на качество изделия и его себестоимость, привести сравнение с похожими товарами на рынке.

Получить отсрочку платежа. Если поставщик не готов снижать цену, можно попросить его о косвенной скидке. Например, покупать товар с отсрочкой платежа. Так магазин может работать без привлечения собственных денег: получать и продавать товар без вложений, а задолженность перед поставщиком гасить за счет выручки. Отсрочка на месяц равносильна 2%-скидке, поскольку кредиты бизнесу обходятся в 17-20% годовых.

Попросить о бесплатной доставке. Другой вариант косвенной скидки — бесплатная доставка. Например, на одной оптовой базе товары стоят дешевле, чем на другой. Но там, где дороже, бесплатная доставка. Если посчитать финальную цену, может оказаться, что это более выгодный вариант.

Шаг 5. Изменить договор под себя

Магазин подписывает с поставщиком договор поставки. В идеале он должен включать условия:

цены на товары;
минимальное количество товара для закупки и отгрузки;
гарантийные условия — что будет, если товар окажется некачественным;
условия возврата;
условия оплаты. Желательно исключить расчеты наличными, чтобы не было проблем с налоговой.

Часто поставщики предлагают стандартный договор, в который магазину остается добавить только реквизиты. Хорошо, если в него можно внести правки. Когда магазин закупает напрямую у поставщика, бывает, что договор менять нельзя. Владелец магазина думает: «ничего страшного, все такой подписывают». Так он теряет рычаг влияния на поставщика и ничего не сможет сделать, например, если тот срывает сроки.

Магазину нужно внести в договор изменения, чтобы он работал в интересах закупщика. Если опыта не хватает, лучше привлечь юриста. Не нравится договор — лучше его не подписывать.

Если такой договор предлагает производитель — поищите товар у дистрибьюторов или перекупщиков. Поставки вряд ли выйдут дороже, но в договор можно будет внести правки.

После исправлений магазин подписывает договор в двух экземплярах и отправляет их поставщику. Поставщик ставит свои подписи и возвращает один документ в магазин. Можно оформлять первую закупку.

Шаг 6. Заказать пробную партию

Прежде чем начать работу с поставщиком, магазин обычно заказывает у него пробную партию. Это нужно, чтобы оценить товар и увидеть контрагента в деле.

Если товар доставляют из-за границы, пробная партия обязательна: сначала нужно оценить качество по образцу, только после этого оформлять заказ. Иначе появится риск поставки некачественного товара.

На пробную партию тоже можно просить скидку. Поставщик заинтересован в дальнейшем сотрудничестве и хочет, чтобы магазин дальше продавал товар большими партиями. Скорее всего, он согласится снизить цену на тестовую партию.

Импортный товар сложно оценить по фотографиям на сайте. Нужно заказывать образец или пробную партию

Шаг 7. Контролировать цену и качество

Выбор поставщика не заканчивается после первой поставки и даже полугода работы. Сотрудники магазина и дальше следят, как поставщик доставляет заказы, какие цены устанавливает. При необходимости владелец бизнеса меняет контрагента.

Контроль цены. Магазин следит, как меняются цены у поставщика. Бывает, что цена зависит от курса доллара, стоимости материалов, например кожи для обуви. Если цена выросла, нужно выяснить причины. Чтобы заметить изменения, нужно вести учет товаров и фиксировать закупочную стоимость.

Это полезно еще и для того, чтобы правильно формировать розничную цену. Если поставщик привез партию товаров дороже обычного, нужно поменять ценники. Иначе магазин будет торговать себе в убыток.

Контроль качества. Первая партия может быть безупречной, а последующие — хуже. Гарантийные условия помогут вернуть товар с браком, если ситуация будет повторятся — расторгнуть договор.

Работа с несколькими поставщиками. Желательно иметь не меньше двух поставщиков на одну и ту же продукцию. Если поставщик один, однажды он подведет: откажется от поставки из-за другого крупного заказа или не привезет груз в срок. И на этот случай нужен запасной план — договор с другим поставщиком со схожим ассортиментом.

В Кабинете Дримкас магазин отслеживает закупочные цены товаров и контролирует поставщиков

Что нужно знать о выборе поставщика

Перед выбором поставщика определите будущий ассортимент магазина.
Решите, к какой категории относятся товары: уникальные, специальные или повседневные.
Найдите поставщиков и узнайте условия.
Когда выберете подходящих поставщиков, попробуйте сбить цену.
Заключите договор поставки с нужным условиями, типовой договор меняйте под себя.
Закажите пробную партию товара, чтобы проверить его качество и работу доставки.
Контролируйте цену и качество, при необходимости меняйте поставщика.

Продолжаем делиться секретами ведения бизнеса. Сегодня говорим о поставщиках товаров. Очень часто именно они — самое слабое звено в работе интернет-магазина или оффлайн-точки. Рассказываем о том, как обращать ошибки поставщиков в свою пользу, выбивать из них скидки и заставлять правильно работать.

Секрет 1 — договор всему голова

Чтобы избежать головной боли, с поставщиками нужно заключать договор. “Ой, удивили” — наверняка скажете вы. Это и так понятно — куда без договора-то. Не налоги посчитать, не перевод сделать. Это все, конечно, хорошо, но сейчас мы немного о другом.

В большинстве случаев между сторонами заключается совершенно стандартный рамочный договор. Этот обязан возить товар, а тот его оплачивать. Больше того — договор обычно составляет именно поставщик. Естественно, под себя — с максимальной выгодой и минимальной ответственностью. А вы его в лучшем случае просто читаете и то через слово.

Так делать нельзя. Внимательно прочитайте договор и посмотрите, какие моменты для вас неудобны. Их можно и нужно обсудить с контрагентом и по возможности исправить. Например, увеличить сроки оплаты товара. Так у вас в обороте будет больше денег. А еще договор следует дополнить следующими пунктами, если их там нет:

ответственность поставщика за срыв сроков. Самый распространенный случай — когда поставщик должен был привезти товар сегодня, а привез через несколько дней. Бороться с этим бесполезно. Менеджеры будут мычать и извиняться, говорить, что такое больше не повторится, но все останется по-старому. А раз проблему не искоренить, так почему бы на ней не заработать? Пропишите в договоре неустойку за каждый день просрочки. Пустячок, а приятно. Задержал поставку — заплатил копеечку;
ответственность за поставку не того, что заказали. Тоже бывает сплошь и рядом. Подход тот же — неустойка за каждый случай. Или за задержку поставки — за столько дней, сколько будут везти то, что нужно;
условия замены и возврата некондиции. Или бракованных изделий. На таких вещах вы тоже теряете время, а самое главное — доверие клиентов. Так вот пусть за это тоже отвечает поставщик — переложите на него ответственность, прописав пункт в договоре.

Общий посыл такой: не надо подмахивать договор с поставщиком не глядя. Предусмотрите как можно больше его косяков и пропишите ответственность за них в договоре.

Секрет 2 — не храните все яйца в одной корзине

Это называется модным словом “диверсификация поставок”. Прямо как на газовом рынке Европы: чем больше поставщиков, тем лучше. Не привез один — привезет другой. Многие допускают такую ошибку: найдут одного-двух контрагентов и цепляются за них, как утопающий за соломинку. Вроде давно работаем, все привычно и понятно — зачем что-то менять?

Не делайте так. Поверьте — поставщиков много и все они борются за рынок. То есть за вас. На первых порах поработайте с несколькими поставщиками по разным позициям товаров. Посмотрите, как они выполняют свои обязанности. Вы сразу поймете, кто лучше, а кто хуже. Если поставщик вечно стаскивает сроки, везет не то и не в нужном количестве — без сожаления расставайтесь с ним и ищите другого.

На первых порах это тяжело. Поставщиков нужно найти, заключить договора, обменяться реквизитами, заказать пробные партии. Но только так вы выберете из всех участников рынка наиболее ответственных и надежных.

Секрет 3 — смело торгуйтесь

Еще одна распространенная ошибка почти всех новичков. Поставщик скидывает прайс, вы выбираете из него нужные позиции и делаете заказ. И вам даже в голову не приходит, что цены, указанные в каталоге, далеко не жесткие. Их можно и нужно уменьшать.

Делать это надо обоснованно и аргументированно. Не просто просить продавать дешевле, а мотивировать поставщика делать это. Вот несколько рабочих способов:

просить скидки за большие объемы. Например, вы покупаете десять коробок товара и получаете одиннадцатую бесплатно. Или вам делают скидку на оплату всей партии;
приводить в пример конкурентов ваших поставщиков. Мол, у них дешевле. Прямо как в “Эльдорадо”: нашел дешевле — сделаем скидку. Очень действенный и рабочий метод. Особенно он хорош в сочетании с лестью: “мне так нравится с вами работать, это очень удобно и привычно. Но вот беда — ваши конкуренты предлагают тот же товар дешевле. Но я бы хотел сотрудничать с вами. Так что сделайте ка мне скидочку. Иначе — ничего личного”;
идти на хитрость. “Ой, эти кроссовки так плохо продаются, не привозите их больше. Ну или привозите со скидкой”;
просите дополнительные бонусы. Многие поставщики вместе с товаром готовы предложить торговое оборудование, бесплатную доставку и другие полезные вещи. Грех не воспользоваться. Главное — не стесняйтесь об этом спрашивать;
оплачивайте товар наличкой по факту поставки или по предоплате. Очень подкупает многих контрагентов. Некоторые даже делают фиксированную скидку за оплату в момент отгрузки. Если скромно помалкивают — намекните: я вам оплату по факту налом, вы мне скидку.

Секрет 4 — просите отсрочку платежей

В договоре поставщик обязательно пропишет сроки оплаты товара. Обычно это пять-десять дней, реже две недели. Сначала так и будет — пока контрагент не убедится в вашей платежеспособности. Бизнесменов, задолжавших поставщикам миллиарды рублей, очень много, вдруг вы как раз один из таких?

Как только проработаете с поставщиком с полгода — заводите разговор о более длительных сроках оплаты. Месяц, два — как договоритесь. Многие предприниматели зададут справедливый вопрос, зачем это нужно. Дескать, я буду должен, какой в этом смысл и так далее. Мы даже опрашивали новичков на эту тему. Большинство ответили, что негативно относятся к долгам перед поставщиками. И зря.

Отсрочка платежа — это рабочий способ разогнать оборотку и увеличить ее в разы по щелчку пальца. Заказали товара на несколько миллионов, а не заплатили ни копейки. Товар есть? Есть. Ассортимент в каталоге пополнился, склады битком. Деньги в обороте. Продадите — расплатитесь. И долгое время можно ничего не заказывать и просто получать выручку.

Да, здесь важна дисциплина. За продукцию рано или поздно придется платить. Берите на реализацию столько, чтобы к моменту платежа иметь средства для оплаты поставки. А то можно увлечься, набрать товара и в день его оплаты обнаружить, что денег нет. Так что действуйте небольшими шагами, постепенно разгоняя оборот.

Секрет 5 — просите бесплатные образцы товара

Некоторые производители, продвигая новый товар на рынке, снабжают поставщиков бесплатными образцами продукции. Конечно, речь не идет о новой модели айфона — обычно так действуют производители продуктов питания. Они дают образцы поставщикам, поставщики — вам, а вы — своим клиентам. В качестве бонусов или подарков.

Дегустация колбасных изделий

Секрет 6 — просите рекламную продукцию, мерч, сувениры

Поверьте — этого добра у поставщиков навалом. Здесь тоже стараются производители, снабжая их футболками со своим логотипом, чайными кружками, кепками и авторучками. Не говоря уже о календариках, плакатах и прочей мелочевке. Но поставщики вам об этом не скажут, если не спросите. Поэтому не стесняйтесь и спросите, нет ли возможности привозить с каждой партией товара несколько таких мелочей.

Такие вещи можно использовать с умом. Например, награждать активных подписчиков ваших групп в социальных сетях. Или дарить бонусом к покупкам. Вы ничего не тратите, а лояльность клиентов повышается. И для рекламы брендов хорошо. А то лежат эти кружечки и ручки мертвым грузом на складах — не дело!

Секрет 7 — не бойтесь поставщиков из других регионов

Экономика полна парадоксов. Один из них такой: часто заказать товар с соседней улицы дороже и дольше, чем с другого конца страны. Не будем пытаться объяснить, почему это так, нам это неинтересно. А вот получить от этого выгоду — очень даже интересно. На первый взгляд кажется естественным найти поставщиков поближе. А потом оказывается, что товар они возят раз в неделю и вполовину дороже, чем снабженцы из соседнего региона.

Универсальных советов здесь нет — все надо изучать и пробовать. Правда есть одно общее правило — почти всегда дешевле везти товар из Москвы. Оно работает в радиусе 500 километров от столицы точно. Даже с учетом транспортных расходов это бывает выгоднее.

Секрет 8 — станьте хозяином положения

Еще раз напомним: поставщики заинтересованы в вас больше, чем вы в них. Клиент всегда прав, а клиент в данном случае — это именно вы. Не вы должны бегать за снабженцами, а они за вами. Ведя переговоры, дайте понять: условия будете диктовать вы. Не нравится — до свидания. Именно так делают крупные торговые сети. Отличный пример — продуктовые магазины типа “Магнита” или “Красного и белого”. Они вполне могут ставить условия гигантам типа “Кока-Колы”.

Правда, здесь есть одно “но”. Пока ваши объемы небольшие, гнуть свою линию не получится. Поставщики не будут бояться потерять клиента с оборотом несколько десятков тысяч рублей в месяц. Поэтому здесь тоже надо действовать поэтапно. Чем выше ваши объемы, тем смелее можно общаться со снабженцами.

Секрет 9 — доверяй, но проверяй

Вам привезли партию товара. Экспедитор отдал документы, грузчики отнесли коробки на склад. Вы пожали друг другу руки и распрощались. А на следующий день оказывается, что в поставке море ошибок: половины товаров нет, в документах одна путаница, да еще и полно брака.

Чтобы этого не случилось, проверяйте товар сразу. Вскрывайте коробки, пересчитывайте, взвешивайте. То же самое с документами. Переделать подписанные бумаги часто сложнее, чем выписать новые.

Если что-то не устраивает — не принимайте. Заворачивайте партию целиком или отдельные товары. Все это — с составлением соответствующих документов — актов отбраковки, возвратных накладных и так далее.

Секрет 10 — общайтесь напрямую с руководством компании-поставщика

Очень часто бывает так, что поставщиков искать не надо. Они сами начинают ходить табунами, прознав о вашем открытии. Или звонить, спамить на почту или в личных сообщениях. Обычно те, кто с вами связывается, — это простые менеджеры или торговые представители. Их задача — заключить договор и наладить поставки товара. Они будут вежливы и обходительны, с удовольствием примут заказ и оплату, но! С этими сотрудниками бессмысленно разговаривать по поводу скидок и изменений условий договора.

Нет, попытаться, конечно, можно, но в полной мере на решение вопроса рассчитывать не стоит. Торговые представители работают в строгих рамках и не могут выходить за пределы своей компетенции. Если хочется большего — ищите руководство, то есть тех людей, которые лично решают, идти вам на уступки или нет.

Это тоже надо делать постепенно. Поработайте с поставщиком несколько месяцев. Вы зарекомендуете себя как надежный и платежеспособный партнер, с которым выгодно сотрудничать. А чтобы сотрудничество было еще прочнее и выгоднее, неплохо бы сделать вам скидку. Даже при небольших объемах отказываться от постоянного клиента никто не захочет. Опросы показывают, что для поставщиков лучший покупатель тот, кто делает заказы регулярно, пусть и небольшими партиями. Поэтому снабженец скорее пойдет на уступки, чем потеряет проверенного контрагента.

И общаться на эту тему лучше с начальством. Руководитель отдела продаж, коммерческий или генеральный директор — чем выше, тем лучше. Если в общении с персональным менеджером вы уперлись в потолок в плане улучшения условий — спросите его, с кем вы еще можете обсудить этот вопрос. Получив нужные контакты готовьтесь к переговорам. Они должны проходить на равных. С хозяином компании должен общаться ваш директор, а не экономист. Вы знаете, что хотите получить, партнер — что может предложить.

Теперь вы знаете о работе с поставщиками гораздо больше, чем до прочтения этой статьи. Напоследок раскроем главный секрет. Уважайте своих партнеров, стройте отношения на взаимной выгоде, не забывая о человечности. Это касается не только поставщиков, но и всех остальных. Успехов в бизнесе!

Возможно вам также будет интересно:

Причины отклонения заявок – практика последнего времени

Юлия Межникова

Преподаватель-практик, член Гильдии отечественных специалистов по государственным и муниципальным закупкам

Специализация: защита интересов в сфере государственного и муниципального заказа, представление интересов заказчиков и поставщиков, юридическое сопровождение бизнес

дата обновления: 27.02.2019

скачать презентацию

Содержание:

Что такое заявка и как её подать
Основные требования к заявке
Распространённые причины отклонения заявок с конкретными примерами от участников
Правила подготовки успешной заявки
Вопросы

Что такое заявка и как её подать

Что такое подача заявки?

Подача заявки — это самый важный этап для участника тендера. Подавая заявку, он принимает решение сделать заказчику своё предложение. При этом нужно учитывать, что делать он это должен именно на тех условиях, которые указал заказчик.

Подача заявки со стороны участника — это чёткое, ясно выраженное согласие на принятие участия в торгах, а также, в случае победы, на выполнение контракта/договора на заранее опубликованных заказчиком условиях.

Заявка подаётся в письменной форме. С 2019 года все закупки по 44-ФЗ электронные. По 223-ФЗ обязательны электронные закупки для малого бизнеса. В остальных случаях заказчики сами принимают решение, в какой форме публиковать закупку.

Подача заявки — это:

Важнейший этап участия в закупках.
Необходимое действие участника.
Письменный ответ участника на требования заказчика.
Подтверждение намерения участника стать поставщиком.
Подтверждение соответствия участника требованиям заказчика и закона.
Демонстрация конкурентных преимуществ участника.
Возможность посоревноваться с другими участниками.
Юридически значимое действие.

Результат напрямую зависит от формы и содержания заявки. Для успешного участия в торгах участнику необходимо реально оценить свои возможности, знать законодательство, тщательно изучать и анализировать закупочную документацию, подготовить и проверить необходимые для участия документы, выделить деньги для внесения обеспечения заявки, проработать текст предложения товара, работы, услуги, а также соблюдать сроки и бороться за победу.

Сама заявка состоит из портрета участника и предложения по объекту закупки.

Основные требования к заявке

Существует два вида контрактных систем: 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Закон № 44-ФЗ

В рамках Закона № 44-ФЗ с января 2019 года все закупки и заявки публикуются и подаются только в электронной форме.

Участником закупки для государственных и муниципальных нужд может стать любое физическое или юридическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель.

Для того, чтобы стать участником, требуется:

зарегистрироваться в едином реестре участников закупок (ЕРУЗ) в Единой информационной системе;
пройти аккредитацию на электронной торговой площадке (ЭТП), где осуществляются закупки в рамках 44-ФЗ;
передать на ЭТП сведения и документы;
открыть специальный счет в уполномоченном банке;
внести на счет необходимое количество денежных средств;
получить электронную подпись (ЭП).

Для участия в закупках в 2019 году достаточно пройти регистрацию только на электронных площадках, без регистрации в ЕРУЗ.

Требования к участникам делятся на обязательные и дополнительные:

1) обязательные — ст.31 Закона о контрактной системе

Все обязательные требования участник заявляет в декларации. Такими требованиями являются:

Непроведение ликвидации и отсутствие решения арбитражного суда о признании банкротом и об открытии конкурсного производства.
Неприостановление деятельности.
Отсутствие задолженностей по налогам, сборам, иным обязательным платежам в бюджет, превышающей 25 % балансовой стоимости активов.
Отсутствие судимости за преступления в сфере экономики и дисквалификации.
Обладание исключительными правами на результаты интеллектуальной деятельности.
Отсутствие между участником закупки и заказчиком конфликта интересов.

Это стандартный список, который вы видите в статье 31. Его нужно отражать в декларации.

С недавнего времени действует ещё одно обязательное требование — участник должен соответствовать требованиям об отсутствии ограничений для участия в закупках, установленных законодательством РФ.

Речь идёт о том, что Правительство РФ в любой момент может выпустить специальный документ, который ограничит возможности для участия в закупках иностранных лиц. В этом случае, комиссии заказчика придётся проверять участников на соответствие данному требованию.

В ряде случаев обязательных требований достаточно и никаких иных требований не предполагается. Но нужно помнить, что ограничение обязательными требованиями зависит от объекта закупки.

Ещё один важный нюанс. Заказчики обязаны закупать у субъектов малого и среднего предпринимательства (СМП) и социально ориентированных некоммерческих организаций (СОНО) 15% от своего общего объёма закупок. Поэтому на площадках можно встретить торговые процедуры, которые специально проводятся для малого бизнеса. В этом случае участникам нужно подтвердить своё соответствие этому требованию. С 2019 года электронные площадки взяли на себя данную функцию в полном объеме. Таким образом, на площадке нужно поставить галочку, подтверждающую этот статус (СМП или СОНО). Этого вполне достаточно, декларация не нужна.

Требования об отсутствии в реестре недобросовестных поставщиков (РНП) обязательным не является, заказчики устанавливают его на своё усмотрение. Но если оно есть в документации, то площадка сама позаботится о том, чтобы участники, находящиеся в реестре, не могли подать свою заявку — попросту не пропустит ее.

2) дополнительные требования

Такие требования зависят от объекта закупки. Зачастую они устанавливаются в силу необходимости или закона.

Объект закупки решает всё: какая будет документация, какой будет способ определения поставщика, какие будут требования к участникам, какая будет начальная максимальная цена контракта т.д.

Всё это обусловлено спецификой, сложностью выполнения, необходимостью дополнительной документации и т.д.

В качестве дополнительных требований могут быть заявлены:

выписки из реестров саморегулируемых организаций (СРО);
лицензии;
сертификаты;
квалификационные документы;
иное.

Если дополнительные требования всё же устанавливаются, то они распространяются на всех участников. Заказчик указывает это в документации, а участнику нужно позаботиться о том, чтобы сканы необходимых дополнительных документов появились на площадке.

Также, в рамках 44-ФЗ предусмотрено регулирование инновационных, специализированных и высокотехнологичных закупок. В случае их проведения, заказчик в праве установить дополнительные требования более широкого спектра. Он может запросить информацию о следующих показателях и факторах:

финансовых ресурсах для исполнения контракта;
праве собственности или иных законных оснований для использования оборудования и других материальных ресурсов для исполнения контракта;
опыте работы, связанном с предметом контракта;
деловой репутации;
необходимом количестве специалистов и иных работников определенного уровня квалификации для исполнения контракта;
других документах.

Подобные закупки встречаются не так часто, но тем не менее они есть. В этом случае участники проходят предквалификационный отбор.

Закон № 223-ФЗ

Базовые требования те же, что и в 44-ФЗ, но у заказчиков гораздо больше возможностей устанавливать требования на своё усмотрение.

Все закупки осуществляются в соответствии с положениями заказчиков, при этом у каждого заказчика своё положение. Положения легко найти в ЕИС в открытом доступе.

Закупки у малого бизнеса проводятся только в электронной форме и только на тех электронных площадках, которые обслуживают 44-ФЗ. Что касается обычных закупок, то в данном случае заказчики могут рассматривать бумажную, и электронную форму. Какую форму выбрал заказчик, можно узнать в положении о закупках.

Участником закупки для отдельных видов юридических лиц может выступить любое физическое или юридическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель. Кроме того, поставщики могут объединяться для участия в закупке, создавая различные конфигурации: предприниматель — юридическое лицо, юридическое лицо — юридическое лицо, предприниматель — предприниматель и т.д. Это является основным отличием 223-ФЗ от 44-ФЗ.

Важно помнить, что с 1.07.2018 года в 223-ФЗ уточнили специальную норму — обязанность заказчиков определять требования к участникам конкретной закупки в закупочной документации в соответствии со своим положением о закупке. Участники должны этим условиям соответствовать.

Заказчик обязан указать все требования к участникам и их документации, а именно:

перечень документов, представляемых для подтверждения соответствия участника установленным требованиям;
требования к описанию участниками закупки предмета договора;
требования к содержанию, форме, оформлению и составу заявки;
исчерпывающий перечень требований по всем позициям, форма и оформление документов.

Требования к участникам состоят из блока обязательных и блока предпочтительных. Обязательные позволяют принять участие в закупке. Предпочтительные — это критерии, по которым комиссия будет выбирать победителя.

К обязательным требованиям относятся:

Непроведение ликвидации и отсутствие решения арбитражного суда о признании банкротом и об открытии конкурсного производства.
Неприостановление деятельности.
Отсутствие задолженностей по налогам, сборам, иным обязательным платежам в бюджет, превышающей 25 % балансовой стоимости активов.
Отсутствие судимости за преступления в сфере экономики и дисквалификации.
Обладание исключительными правами на результаты интеллектуальной деятельности.
Отсутствие между участником закупки и заказчиком конфликта интересов.

Соответствие обязательным требованиям участник заявляет в декларации. Также, заказчик потребует документы, подтверждающие соответствие участника обязательным требованиям. В качестве таких документов выступают:

выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, Устав;
справка из ИФНС, Налоговая декларация, Баланс;
сведения о бенефициарах и выгодоприобретателях;
справка об отсутствии исполнительного производства;
лицензии, выписки из реестров СРО;
квалификационные документы сотрудников;
иные документы (выписки из штатного расписания, справка о технологической оснащённости и прочее).

По 223-ФЗ у заказчиков множество возможностей потребовать от участников раскрывать о себе информацию, чего нет в 44-ФЗ.

По работе с СМП также есть отличия от 44-ФЗ.

В случае проведения закупки для СМП от участника требуется подтвердить соответствие всем требованиям. Для этого необходимо предоставить заказчику декларацию, утверждённую Правительством РФ. Малый бизнес проводит закупки только в электронном формате.

В рамках 223-ФЗ предусмотрено требование об отсутствии в реестре недобросовестных поставщиков и оно шире, нежели в 44-ФЗ. Заказчик вправе установить ограничение не только по своему усмотрению, по реестру и по закону о закупках у отдельных юридических лиц, но и по 44-ФЗ.

Заказчик может выдвигать следующие требования:

запрашивать персональные данные участников, чтобы определить соответствие требованиям;
требовать сведения о бенефициарах;
устанавливать условия о предоставлении различной информации, связанной с объектом закупки и с деятельностью заказчика;
посещать производственные площади участников;
ограничивать участие в закупке по территориальному и отраслевому признаку;
анализировать показатели финансово-хозяйственной деятельности участника на предмет платежеспособности и финансовой устойчивости;
и т.д.

Что касается предпочтительных требований. Если они не исполнены, заявку не отклонят. Но по критериям оценки такая заявка не сможет получить высокую оценку, т.к. участник не выполнил все требования заказчика. К предпочтительным требованиям как правило относятся:

Наличие финансовых ресурсов для исполнения договора;
Наличие активов, оборудования, технологий и других ресурсов для исполнения договора;
Наличие связанного с предметом договора опыта работы и деловой репутации;
Наличие необходимого количества специалистов и иных работников определенного уровня квалификации для исполнения договора;
Благодарственные письма;
И т.д

В рамках своей работы комиссия заказчика по 223-ФЗ и 44-ФЗ выполняет задачи:

анализирует заявки;
отклоняет их в случае нарушений и несоответствий;
допускает к торгам;
выбирает победителя.

Основная задача комиссии — отфильтровать тех, кто соответствует требованиям, и отклонить тех, кто не соответствует. После этого выбирается победитель.

Предложение по объекту закупки и по цене — важнейшая часть заявки. Заявка должна содержать:

описание объекта закупки, конкретные значения всех необходимых показателей и характеристик. Оно должно отвечать ожиданиям заказчика;
согласие на поставку товаров, работ, услуг с заявленными заказчиком характеристиками;
предложение об условиях исполнения контракта/договора;
цена, в тех случаях, когда это предусмотрено способом определения поставщика; В ряде случаев сразу входит в состав заявки: конкурсы, запросы цен, запросы котировок. Есть способы определения поставщика, когда цена в составе заявки не звучит, а формируется в режиме реального времени в ходе торгов. В тех случаях, когда цена входит в состав заявки, она не должна быть выше НМЦК;
наименование, место нахождения, адрес участника, ИНН;
иную информацию, установленную документацией.

Закупочная комиссия проверяет соответствие участников требованиям, указанным в законе, в документации или установленным в соответствии со спецификой закупки.

Если участник или его заявка не соответствует требованиям закона, заказчика, или предоставлена недостоверная информация, то заявка отклоняется.

Распространённые причины отклонения заявок с конкретными примерами от участников

Теперь перейдём непосредственно к самым распространённым нарушениям, которые допускаются в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Закон № 44-ФЗ.

1. Недостоверные сведения об объекте закупки

Очень распространённая ошибка.

Пример № 1: участник указал технические характеристики, отличные от указанных производителем. Данное нарушение трактуется как недостоверные сведения об объекте закупке.

Заказчик представил полученную от производителя товара информацию, в которой не подтверждается соответствие технических характеристик товара требованиям заказчика, изложенным в документации.

На заседании участник не представил документы, доказывающие обратное

Постановление ФАС N Ф09-6145/10-С5.

Пример № 2: Участник указал сведения о комплектации товара, отличные от указанных производителем. Данное нарушение также трактуется как предоставление недостоверных сведений об объекте закупки.

Участнику отказано в допуске, поскольку в заявке представлены недостоверные сведения: указана неверная комплектация товара.

Заказчик в качестве доказательства привел сведения и данные из каталога производителя, которые принципиально отличались от сведений, изложенных в заявке участника в отношении комплектации товара — объекта закупки.

Товар в комплектации, предложенной участником, не выпускается производителем.

Решение ФАС России по делу N П-424/1.

Пример № 3: Участник указал сведения о характеристиках товара, отличные от указанных производителем.

Участник не допущен к участию в аукционе в связи с тем, что представил недостоверные сведения о предлагаемом к поставке автомобиле.

Согласно информации, полученной от официальных дилера и представителя производителя, заявленный размер шин не соответствует показателю дорожного просвета.

По информации официального дилера автомобиль указанной марки имеет другой дорожный просвет при данном размере колес.

Участник не представил доказательств, подтверждающих обратное.

Решение ФАС России по делу N К-1902/17.

Пример № 4: Участник указал сведения о характеристиках товара, не соответствующие ГОСТ.

Не соответствие ГОСТам — также достаточно распространённая ошибка. Это сложная тема, но обязательная. К сожалению, не всегда участники тратят время и силы, чтобы удостовериться, что же в ГОСТе указано. Несоответствие ГОСТу — это всегда основание для отклонения заявки.

В заявке участника указаны характеристики материала, из которого изготовлен предлагаемый товар:

Материал: сталь марки ст3пс по ГОСТ 380-2005;
Массовая доля углерода 1,22%, массовая доля марганца 10,30 %, массовая доля кремния 0,81%.

Заказчик отклонил заявку — по ГОСТ 380-2005 марке стали ст3пс соответствуют другие характеристики: массовая доля углерода 0,14-0,22%, массовая доля марганца 0,40-0,65%, массовая доля кремния 0,05-0,15%.

Заявка содержит недостоверные сведения, отказ заказчика правомерен.

2. Не представлены необходимые документы.

Предоставление неполного перечня документов, заявленного в заявке, также является основанием для её отклонения.

Пример № 1: Участник не представил декларацию о принадлежности к СМП.

Комиссия заказчика отклонила 2 часть заявки ООО, т.к. она не содержала декларацию о принадлежности к СМП, для которых проводился данный электронный аукцион.

Заявитель утверждал, что Заказчик в извещении не установил требований о перечне документов, предоставляемых в составе заявки, поэтому такой документ ООО не должно было представлять.

Решение УФАС — требование к наличию данной декларации установлено ч. 3 ст. 30 Закона № 44-ФЗ, п. 35 Информационной карты аукциона, участниками закупки могут быть только СМП.

В этом случае участники закупок обязаны декларировать в заявках свою принадлежность к малому бизнесу. Исходя из вышеизложенного УФАС России не усматривает нарушений в действиях аукционной комиссии.

Эта тема теряет свою актуальность, потому что теперь эти декларации не нужны, подтверждение проходит прямо на площадке.

Пример № 2: Участник не представил сведения о внесении изменений в устав

Аукционная комиссия признала заявку участника не соответствующей требованиям — по данным выписки из ЕГРЮЛ установлено, что в устав вносились изменения, при этом представленный в составе документов Устав участника изменений не содержит.

Действия аукционной комиссии правомерны.

Если участник не представил зарегистрированные изменения в учредительных документах, его заявка признается не соответствующей требованиям аукционной документации.

Новые редакции документов участник обязан незамедлительно направить на электронную площадку. Он несет ответственность за достоверность сведений и своевременное уведомление ЭТП.

Ещё один пример подобной ошибки: назначили нового генерального директора, он подписал заявку, выписка старая, а там совсем другой человек.

Пример № 3: Участник не представил документы, подтверждающие соответствие дополнительным требованиям.

Заказчик проводил конкурс с ограниченным участием.

В составе заявки участника отсутствовали документы, подтверждающие его соответствие дополнительным требованиям, установленным Постановлением Правительства N 99 и документацией — нет копий исполненных контрактов и разрешений на ввод в эксплуатацию объектов капитального строительства.

Решение ФАС от 20 сентября 2018 г. по делу N 18/44/99/446.

Основные ошибки, связанные с документацией участника:

выписки из ЕГРЮЛ содержат иную информацию, чем предоставленные документы;
отсутствие доверенностей и документов, подтверждающих полномочия руководителей;
отсутствие лицензий в тех случаях, когда их предоставление предусмотрено документацией и обосновано требованиями закона;
отсутствие документов, подтверждающих наличие необходимых финансовых ресурсов, производственных активов, квалификации сотрудников — в закупках специализированного характера;
ошибки в расчетах и пояснениях, технические ошибки;
орфографические ошибки;
неполная информация.

3. Не указана страна происхождения товара

С 2019 года изменилось требование закона. В соответствии с 44-ФЗ страна происхождения товара указывается только в том случае, если закупка проводится в рамках национального режима (овощи и фрукты, продукция машиностроения, медицина, часть лёгкой промышленности, электроника, программное обеспечение). Если же закупка проводится вне рамок национального режима, тогда страну происхождения указывать не нужно. Например, закупка канцелярских товаров.

Пример № 1: ГБУ здравоохранения закупало продукты питания: овощи и фрукты.

Заявка ООО была отклонена по причине отсутствия в ней сведений о наименовании страны происхождения продуктов.

УФАС поддержал решение заказчика, т.к. указание станы происхождения товара являлось обязательным требованием.

4. Не указаны точные характеристики объекта закупки.

Характеристики являются важным параметром, на котором основываются многие заказчики при принятии своего решения.

Пример № 1: Участник не указал точные характеристики товара

При проведении электронного аукциона заказчик указал требование к объекту закупки, автомобилю-цистерне: в зоне обслуживания должен быть поручень на высоте 800 — 1000 мм от уровня площадки.

Заявка участника содержала следующие показатели по автомобилю-цистерне: в зоне обслуживания должен быть поручень на высоте 850 мм от уровня площадки.

Заказчик отклонил заявку — не указаны точные параметры объекта закупки. ФАС решил — отказ правомерен, жалоба не обоснована.

Решение ФАС от 2 февраля 2016 г. по делу N К-148/16.

Пример № 2: Заказчик установил требования к материалам, используемым при выполнении работ:

бетон тяжелый, класс В 7,5 (M100) для устройства фундаментов;
бетон тяжелый, класс В 12,5 (M150) для устройства контрольной трубки; показатель модуля крупности мелкого заполнителя должен быть от 1,5 до 3,0.

Участник в заявке указал: «Показатель модуля крупности мелкого заполнителя не превышает 3,0».

УФАС — указанное участником значение показателя «не превышает 3 » не может считаться конкретным значением, отклонение правомерно.

Решение от 1 декабря 2018 г. N 7-2094/2018.

Пример № 3: Участник правомерно указал характеристику товара в диапазоне.

Заказчик мотивировал отклонение заявки тем, что участник не следовал инструкции по заполнению заявки — там был запрет на указание значений показателей товара в виде диапазона.

Однако участник в позиции «Шпатлевка» отметил длительность высыхания слоя значением «5 —7 ч» вместо конкретного срока высыхания.

Участник обратился в суд. В свою очередь, суд признал действия заказчика нарушением закона — ключевое значение имеет соответствие требованиям документации именно предложенных в заявке показателей товара.

Производитель приводит именно такой диапазон по данному показателю, точное значение заранее указать невозможно, так оно зависит от целого ряда внешних факторов.

Арбитражный суд г. Москвы в деле от 11.04.2016 № А40-24071/2016.

Пример № 3: Участник правомерно указал характеристику товара в диапазоне.

Комиссия отклонила заявку участника, т.к. в ней были указаны диапазонные значения параметров товара.

Участник обратился в ФАС — указанный им показатель является диапазонным в соответствии с требованиями ГОСТ Р 53172-2008 по данному товару.

ФАС — отклонение заявки неправомерно, члены комиссии заказчика признаны нарушившими требования законодательства о контрактной системе.

Решение УФАС России от 14.11.2016 N 2171-ФАС52-КТ-67-09/11-16(763-ДР).

Пример № 4: Участник не указал конкретные характеристики товара

Участник переписал ТЗ, не конкретизировав ни один из показателей, и был отклонён.

Арбитражный суд г. Москвы в деле от 08.08.2016 № А40-37320/16.

Основные ошибки, связанные с предложением по объекту закупки:

сведения об объекте закупки недостоверны — не соответствуют информации, предоставленной производителем, данным экспертизы, содержанию удостоверяющих документов;
отсутствуют конкретные характеристики объекта закупки;
не представлены необходимые документы, хотя заказчик указал их как обязательные;
параметры и характеристики не соответствуют ГОСТ и нормативной документации.

Рекомендации, как не допускать подобные ошибки:

описание объекта закупки должно точно соответствовать инструкции по заполнению заявки;
диапазонные значения указываются заказчиком для того, чтобы участник выбрал точные показатели, кроме случаев, предусмотренных ГОСТ и нормативными документами;
не следует использовать слова «от», «до», «менее», «более», «должно быть» или «допускается», если они не предусмотрены ГОСТом или нормативной документацией;
надо исключить двусмысленные и расплывчатые данные.

Существуют основные правила объекта закупки. Среди них следующие:

полнота описания;
использование стандартных показателей, общепринятой терминологии, доступных описательных элементов;
соответствие технической документации, регламентам, ГОСТ, требованиям законодательства и нормативных документов;
соответствие требованиям заказчика для конкретной закупки;
дополнительные условия: упаковка, маркировка, доставка, разгрузка, монтаж, наладка, ввод в эксплуатацию, гарантийный срок и объем гарантий и т.д.

Согласие на поставку товаров, работ и услуг, указанных заказчиком.

Согласие на поставку указывается в случае, если участник предлагает для поставки товар, в отношении которого в документации содержится указание на товарный знак, фирменное наименование, патенты, место происхождения товара, производитель и т.д.

Напоминаем, что в законодательстве произошли изменения. Заказчик вправе при любой закупке любым способом указывать товарный знак, при условии, что он укажет возможность поставки эквивалента и пропишет для него критерии, если участник готов выполнить работы /оказать услуги в соответствии с условиями, изложенными в документации, и иная информация заказчиком не запрашивается. Статья 33 44-ФЗ.

В некоторых случаях требуется указать иную информацию:

1) Если участник предлагает заказчику эквивалент указанного в документации товара с товарным знаком, то тогда необходимо в заявке указать:

наименование производителя товара и его товарный знак;
конкретные показатели товара, соответствующие значениям эквивалентности.

Т.е. нужно доказать заказчику, что ваш эквивалент ему подходит.

2) Если заказчик не указал в документации товарный знак, а прописал характеристики и параметры необходимого товара, то тогда необходимо в заявке указать:

конкретные показатели, соответствующие значениям, установленным документацией;
товарный знак, фирменное наименование, место происхождения товара и т.д.

Бывают ли ситуации, когда товарного знака нет? Да. Например, щебень.

Пример соответствия подобным требованиям:

Давайте на примере разберём, как нужно заполнить заявку исходя из документации:

Документация — ТЗ заказчика:

механизированная и ручная уборка территории от снега и льда в зимний период, очистка территории от снега и наледи, в зимний период, при выпадении снега;
уборка и поддержание чистоты тротуаров, дорожных покрытий, хозяйственных площадок, мест установки контейнеров для сбора бытовых отходов и промышленного мусора, газонов;
в период снегопадов трактор с отвалом и щеткой должен дежурить на объекте с 6 до 21 ч для оперативной уборки снега, предотвращения гололедов и обеспечения беспрепятственного въезда транспорта на территорию и выезда транспорта со стоянки.

Прочитав ТЗ, заказчик отвечает согласием. В заявке необходимо указать:

Участник выражает согласие на оказание услуг, соответствующих требованиям документации электронного аукциона на право заключения контракта на оказание услуг по уборке территории;
(номер извещения _________);
на условиях, предусмотренных указанной документацией.

ВАЖНО: На практике достаточно часто встречаются ситуации, когда в заявках на участие содержится лишь согласие на поставку товара.

Необходимо обращать внимание на все требования. Если поставляется товар, эквивалентный указанному в закупочной документации, или заказчиком не указан товарный знак, законом предусмотрено обязательное указание конкретных характеристик товара, товарного знака, производителя и т.д. Отсутствие этой информации — основание для обоснованного отклонения заявки.

Закон № 223-ФЗ.

Всё то, что было приведено по 44-ФЗ, также относится и к 223-ФЗ, но нужно учитывать его специфику. Заключается она в том, что параметры, критерии, характеристики и условия нужно указывать именно так, как в своём положении о закупках указал заказчик.

Пример № 1: Участник представил выписку из ЕГРЮЛ в ненадлежащей форме.

Участник в составе заявки на конкурс представил распечатку выписки из ЕГРЮЛ, сделанную с сайта ИФНС, заверенную директором организации. Комиссия заказчика отклонила заявку — участник должен был представить оригинал выписки или нотариально заверенную копию. Такое требование предусмотрено положением о закупке. Распечатку электронной выписки с подписью налогового органа нельзя считать оригиналом, комиссия не может проверить ни подлинность документа, ни сведения об электронной подписи.

Определение УФАС России от 27.07.2018 по делу N А-15/18

Пример № 2: Участник не указал необходимые сведения о своем адресе.

Заказчик закупал ремонт объекта, НМЦК — 30 миллионов рублей.

На этапе рассмотрения вторых частей заявок участник, предложивший лучшую цену, был отклонён, потому что указал сведения о своем местонахождении г. Санкт-Петербург, ул. Кузнецовская, д.24. При этом в его Уставе и выписке из ЕГРЮЛ место нахождения указано г. Санкт-Петербург, ул. Кузнецовская, д.24, пом. 55.

Основание — в заявке участника указано неполная информация о местонахождении участника.

Бывают ситуации, когда неправ заказчик. По 223-ФЗ такие ситуации встречаются чаще, нежели по 44-ФЗ, так как критерии оценки заявок более специфичные.

Пример № 3: Заказчик не установил перечень обязательных документов для участников и критерии оценки заявок.

Заказчик в документации не указал:

какие конкретно разрешительные документы (в том числе лицензии, свидетельства) подлежат обязательному включению в состав заявки;
какие материально-технические ресурсы участника являются необходимыми для выполнения работ;
какие документы необходимы для подтверждения положительной репутации участника.

В документации отсутствует закрытый перечень документов, которые необходимо представить для подтверждения. В Информационной карте указано, что в составе заявки участник должен представить документы по своему усмотрению — нарушение.

Предписание ФАС — привести документацию в соответствие с законом.

Постановление ФАС России от 10.07.2015 по делу N 223ФЗ-08/15/АК-378/15.

Пример № 4: Заказчик составил документацию под конкретного участника

Заказчик закупал работы по текущему ремонту. Один из участников подал жалобу в ФАС, т.к. изначально в ТЗ были указаны определенные требования к составу краски в части атмосферостойкости или водостойкости, но за день до окончания приема заявок появилась иная формулировка: требуются показатели атмосферостойкости и водостойкости.

ФАС признала, что заказчик нарушил законодательство о закупках и ввел участников в заблуждение.

Решение УФАС по делу № 07-32-3202ЭП/18 от 12.02.2018 г.

Обратите внимание — заказчикам нельзя отклонять заявки аффилированных между собой участников. Закон N 223-ФЗ не ограничивает участие в закупках таких лиц, считает ФАС. Аффилированность не свидетельствует однозначно о недобросовестности участников. Если в положении о закупке и в документации есть условие о том, что заявки из-за аффилированности участников можно отклонить — это нарушение. Решение ФАС России от 22.05.2017 N 223ФЗ-442/17.

Пример № 5: Заказчик потребовал включить в состав заявок сертификаты качества на товар — это избыточное требование.

Заказчикам по Закону № 223-ФЗ не следует устанавливать в закупочной документации требование к участникам о подтверждении сертификатами качества соответствия предлагаемой продукции требованиям в момент подачи заявки. ФАС признает такое требование избыточным и нарушающим свободный доступ к закупкам. Это требование вынуждает участника заблаговременно приобрести товар, без которого он не сможет получить и представить заказчику такой документ, либо запрашивать его у производителя или дилера, что не может обеспечить равные условия для участия в закупках.

Условия отклонения заявок по Закону № 223-ФЗ

В Положении заказчик прописывает, что заявку может отклонить, если:

превышена НМЦК;
предоставлена недостоверная информация об объекте закупки/об участнике;
данный участник уже заключал договоры с заказчиком, но они расторгнуты;
если участник состоит в РНП по 223-ФЗ и по 44-ФЗ;
если не предоставлено обеспечение заявки;
если не предоставлена информация, предусмотренная требованиями, в полном объеме.

Если заказчик не указал какой-то параметр или характеристику, то участник не имеет права додумывать их. Это является основанием для отклонения.

Чем лучше положение участника по 223-ФЗ? Если заказчик в положении о закупках указал для себя возможность запрашивать дополнительную информацию уже на этапе анализа заявок, он может предоставить возможность участникам исправить свои ошибки.

Пример № 6: Указание страны происхождения товара

Участник закупок по закону № 223-ФЗ должен указать в заявке страну происхождения товара.

В Положении о закупке заказчики устанавливают такое требование. Неуказание страны происхождения товара не является основанием для отклонения заявки. В этом случае заявка оценивается заказчиком как предложение иностранного товара. Следовательно, приоритет будет иметь Российский товар, а ваш товар может подешеветь в момент заключения договора на 15%.

ВАЖНО: Заявку можно отклонить только мотивированно. Не допустить участника к закупочной процедуре без указания конкретной причины нельзя. В этом случае это явное нарушение со стороны заказчика. Контролеры и суды признают действия заказчика незаконными.

Чтобы указать причину, по которой участника не допустили к закупке, заказчику нужно в лаконичной форме раскрыть в протоколе такие темы:

какие положения заявки участника противоречат закупочной документации;
какая норма закупочной документации нарушена заявкой;
как именно спорное положение заявки участника нарушает закупочную документацию.

Кроме того, отклонение заявки должно нести законодательное основание.

Иногда заказчики, отклоняя заявку, не пишут в протоколе основание. Или же заказчики указывают формальное основание без ссылок на конкретные пункты документации и закона. Всё это — примеры нарушения законодательства.

Ст. 17 Закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции» запрещает необоснованно ограничивать количество участников закупок. Заказчики должны указать причину такого решения в протоколе подробно и основательно.

В случае немотивированного отклонения заявки необходимо обжаловать отказ в ФАС.

Основные причины отклонения заявок по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

44-ФЗ	223-ФЗ
1. Недостоверные сведения об объекте закупки.	1. Не предоставлены необходимые документы.
2. Не предоставлены необходимые документы.	2. Не указана страна происхождения товара.
3. Не указана страна происхождения товара.	3. Не указаны необходимые сведения об адресе.
4. Не указаны точные характеристики объекта закупки.	4. Заказчик не установил перечень обязательных документов для участников и критерии оценки заявок.
	5. Заказчик составил документацию под конкретного участника.

Правила подготовки успешной заявки

Теперь перейдём к правилам подготовки успешной заявки:

1. Заявка — юридически значимое действие;

2. Письменное подтверждение участником своего согласия:

участвовать в торгах на условиях, указанных в извещении и документации;
выполнить контракт/договор на условиях, изложенных в документации.

Правило: Один участник — одна заявка.

Также существуют правила подготовки предложения по объекту закупки, такие как:

1. Участник должен указать все необходимые характеристики, параметры, элементы, условия и т.д.

2. Необходимо руководствоваться инструкцией по заполнению заявки, нормативной документацией по объекту закупки, информацией от производителя, требованиями заказчика.

3. Указание страны происхождения товара:

в закупках по Закону № 223-ФЗ обязательно;
в закупках по Закону № 44-ФЗ только для закупок в рамках национального режима.

Самое оптимальное в данном случае — руководствоваться инструкцией.

К зоне рисков участника относятся:

Заявка. Она должна быть составлена грамотно и правильно.
Документы. Должен быть собран весь требуемый пакет документов в нужной форме.
Сроки. Должны быть соблюдены на всех этапах.
Ценовое предложение. Не должно быть выше чем начальная максимальная цена.
Внесение обеспечения заявки. Нужно иметь обеспечение заявок, оно является обязательным в большинстве закупок.
— Внесение обеспечения контракта/договора;
— Выполнение всех условий контракта/договора в точном соответствии.

В скором времени ожидается сформированный Единый реестр участников закупок в ЕИС. Участникам нужно регистрироваться в ЕИС и проходить аккредитацию на площадках. С 1 января 2020 года это условие станет обязательным. Срок регистрации и аккредитации — 3 года.

Также следует рассмотреть нарушения заказчиков, которые могут выступать основанием для обжалования отказа. К таким нарушениям можно отнести:

Избыточные требования к товарам.
Отсутствие инструкции по заполнению заявки.
Противоречивые требования в различных разделах документации.
Указание на товарный знак без упоминания «эквивалента».
Неполный объем сведений и документов.

Если на этапе изучения документации вы заметили подобные нарушения, обжалуйте их незамедлительно. Скорее всего, возникнут проблемы на этапе подачи заявки, а также на этапе отбора заявок.

При подаче заявки нужно помнить, что:

При прочих равных выигрывает заявка, поданная раньше остальных. Если подано два аналогичных предложения по товарам/работам/услугам, совпадает цена, то выиграет заявка, поданная раньше.
В заявках необходимо указывать самые точные, конкретные и детальные характеристики товара, работы, услуги. Таким образом заказчику предоставляется возможность прочитать предложение, демонстрирующее реальные возможности поставщика.
К заявке можно прилагать дополнительную информацию, подтверждающую конкурентные преимущества участника.
Регулярно нужно проверять актуальность документов, которые входят в состав заявок и обновлять их по необходимости.

Особое внимание следует уделить техническим составляющим:

ГОСТы и другие нормативно-технические документы.
Параметры товара могут быть указаны в диапазонах (диаметр трубы от 200 мм до 240 мм ), в допусках (не более 50 мм), либо в точных значениях (5 см).
Заказчик должен обозначить, какие параметры указывают поставщики в заявке.
Бывают параметры, для которых диапазонное значение является конкретным: асфальт должен обладать определенными характеристиками при температуре от + 30 С до — 30 С.
Правила чтения знаков препинания, предлогов и союзов: формулировка «цвет покрытия «серый» или «белый» означает, что участник должен указать один конкретный цвет.

Основные правила подачи заявок:

Изучаем извещение, документацию, ТЗ.
Опираемся на закон.
Подробно анализируем контракт/договор.
Следуем инструкции по заполнению заявки.
Соблюдаем сроки.
Вносим обеспечение заявок.
Помним, что заказчик вправе вносить изменения в извещение, что может продлить сроки подачи заявок.

Вопросы

Заказчик в описании объекта закупки использует иностранные слова, не связанные с характеристиками товара, например «квест», «лаунж-зона» и прочее. Можно ли его попросить исправить?
Ответ: Если заказчик закупает квест как некое событие, вполне можно заменить, попробуйте. Вы можете попросить заменить, но обязать скорее всего не получится, т.к. нет очевидного нарушения с его стороны.

Можно просто указать ту модель, которую заказчик просит, не указывая характеристики, если эквивалент не предлагаем?
Ответ: Да, конечно. Вот тогда и требуется ваше согласие. Именно это и нужно заказчику, без всяких эквивалентов и дополнительных предложений.

В техническом задании по мебели указано «цвет по согласованию с заказчиком». Что указывать в заявке?
Ответ: Вы так и пишите «Цвет по согласованию с заказчиком». Такое практикуется и не является нарушением. Если вас просят оказать услугу по покраске стен, поставке мебели или фигурируют другие объекты закупок, для которых цвет действительно имеет значение, согласование с заказчиком означает, что будет дополнительный документ, отражающий согласование цвета.

Обязательно ли прописывать товарный знак эквивалента?
Ответ: Да, если он имеется в наличии. Если его нет, то и прописывать его не нужно.

Если предлагаем поставить эквивалент, разве недостаточно характеристик и всё-таки нужно прописывать товарный знак?
Ответ: Вас могут отклонить, если вы указали только характеристики, но не указали товарный знак, который у вас имеется. Следовательно, в законе говорится «товарный знак (при наличии)». Товарный знак имеется, вы его не указали, нарушили требование закона, основание для отклонения сформировано.

Может иметься несколько эквивалентов?
Ответ: Да, конечно. Вы указываете то, что у вас есть в предложении.

Закупка была на техническое обслуживание авто нескольких марок, и заказчик требовал конкретные показатели и фирменное наименование, товарный знак. Победитель в 1 части приложил только согласие, а техническое предложение по позициям не приложил. Насколько правомерно его допустили к закупке?
Ответ: Правомерно, так как заказчик закупал обслуживание, а не товары. Участник не мог заранее предположить, сколько и каких запчастей потребуется для ремонта этих автомобилей. Какие потребуются, такие и поставит. Поэтому согласия в данном случае достаточно.

А если критерии к заявке прописаны в положении, в документации об этом не было прописано, корректно ли это?
Ответ: Нужно смотреть, что конкретно имелось ввиду. У заказчика нет обязанности переписывать положение в документацию, но критерии оценки заявок, требования к участникам должны быть. Нужно понять, есть ли информация, которая в положении есть, а в документации не отражена, и она напрямую влияет на ваши права. Тогдаа это основание для обжалования.

Сколько действительна выписка?
Ответ: Сколько хочет заказчик по 223-ФЗ. По 223-ФЗ нет конкретных сроков, их устанавливает заказчик.

В конкурсе должна быть указана цена?
Ответ: Да, конечно. На конкурсах, на запросе предложений, в котировке. Не указывается цена только в электронном аукционе по 44-ФЗ.

Правомерно ли требование заказчика по 223-ФЗ. Копии писем заводов—изготовителей продукции, относящихся к предмету закупки, выданные на настоящую закупочную процедуру, в срок не ранее срока ее объявления в официальных источниках, подтверждающего полномочия участника на поставку продукции, относящейся к предмету закупки и распространение фирменных гарантийных обязательств производителя на поставляемую в рамках закупочной процедуры продукцию. Письмо должно содержать: наименование претендента, через которого предполагается осуществить поставку с указанием наименования продукции, подпись уполномоченного лица с расшифровкой фамилии и должности?
Ответ: Достаточно сложный вопрос. Важно понимать, как продаётся продукция этих заводов? Она есть на открытом рынке, или она продаётся исключительно через уполномоченных представителей и у иных лиц нет права её продавать? Всё зависит от того, что это за объект закупки. Если он широко продаётся на открытом рынке, тогда не правомерно. Если же его можно приобрести только на официальном уровне, тогда правомерно.

Алтайский суд в документации о закупке пишет: «покупка путевок в санаторий „Русь“. Эквиваленты не предлагать в соответствии с медицинскими показаниями на лечение. И по статусу судей». Они правы?
Ответ: Можно смело обжаловать.

Уточните отклонение по 223-ФЗ. Сведения об участнике в двух реестрах РНП или в одном из реестров по 44-ФЗ или по 223-ФЗ?
Ответ: Заказчик устанавливает это требование на своё усмотрение. Его может не быть вовсе. Тогда те участники, которые есть в реестрах, беспрепятственно участвуют, побеждают, выполняют обязательства и получают свои деньги. Это практикуется, преимущественно в регионах России. Заказчик может воспользоваться свои правом и установить ограничение и по ФЗ-44, и по 223-ФЗ.

Как правильно обосновать отклонение заявки за несоответствие информации о товаре? Часто характеристики переписывают с ТЗ, а по инструкции этот товар не соответствует характеристике.
Ответ: Основание для обжалования — несоответствие. Необходимо подготовить список требований и отклонений по ним, как требовал заказчик и что в результате он увидел в заявке.

Есть ли основания для отклонения заявки? Если при заполнения запрашиваемых форм они подписываются и ставится печать путем наложения скана подписи и печати, но при этом полный пакет заявки подписывается ЭЦП?
Ответ: ЭЦП на площадке мы заверяем все документы. Сами документы мы прикладываем в виде сканов документов, заверенных соответствующим образом.

На каком основании электронная выписка ЕГРИП, ЕГРЮЛ и ФНС не является официальным документом?
Ответ: На том основании, что это не электронная выписка, а распечатка с сайта. Это не является документом.

У заказчиков по 223-ФЗ, как правило, базисом сравнения являются цены без НДС. Правомерно ли заказчик по 44-ФЗ сравнивает предложения участников по общей цене вне зависимости от того, что кто-то указывает сумму с НДС, кто-то без НДС?
Ответ: Речь идёт о том, что в закупках принимают участие не только СМП, но и те, кто применяет упрощённую систему налогообложения, либо патентную, либо на ЕНВД, где нет НДС. Для государственных закупок это не имеет никакого значения. Заказчику не дано право пересчитывать цены ни для кого, тем более ориентироваться на налоговые режимы участников. Иначе не будет равенства участников. Цена всегда с НДС. По 223-ФЗ данный параметр остаётся на усмотрение заказчика. Он формирует свою начальную максимальную цену.

Если в НМЦК указан один объем поставки, в техническом задании другой, что делать?
Ответ: Если у вас разночтения в таких важных частях документации, обжалуйте это.

Если случилась опечатка, уже не исправишь? Или это остаётся на усмотрение заказчика?
Ответ: В 223-ФЗ, если заказчик предусмотрел право на исправление, то исправить можно. В 44-ФЗ — нет.

Если нет конкретных показателей, а прописано только: «паста и/или эквивалент по физико-химическим свойствам, коллоидной и термостабильности в диапазоне температур от …», можно ли это считать поводом для обжалования?
Ответ: Критерии не раскрыты. Есть основания для обжалования.

Можно ли вставлять фото печати и подписи в заявке?
Ответ: Нет. В законах подобное не предусмотрено. Более того, при проверке могут наказать заказчика, в случае если он примет такой документ.

Если срок поставки указан 3-5 дней, а в техническом задании и в заявке указан срок поставки в соответствие с требованиями заказчика, отклонение заявки правомерно?
Ответ: Скорее всего, отклонение произошло по другому основанию. Например, в случае, если заказчик просил вас уточнить конкретное количество дней, а вы не уточнили, отклонение является правомерным.

Если предполагается поставлять мебель, необходимо ли указывать страну происхождения товара? И если указали, не будет ли это считаться ошибкой?
Ответ: Если работаете в рамках 44-ФЗ, то закупка проходит в рамках национального режима. С иностранной мебелью по 44-ФЗ вас отклонят. Если же вы идете по 223-ФЗ, то нужно указать страну. Если мебель российского производства, то она будет иметь приоритет по цене. Если же она иностранная, то будьте готовы к тому, что цена снизится на 15%. В случае, если Вы не указали страну производителя, то заказчик автоматически будет считать её иностранной.

Взаимодействие с поставщиками – основа успешной работы компании. Правильный выбор поставщика и эффективное сотрудничество с ним обеспечивают развитие производства, минимизируют возможные риски для бизнеса.

Виды поставщиков

Выбор поставщика – одна из приоритетных задач руководителя. Взаимодействие с поставщиками сырья и продукции влияет на расходы компании по приобретению производственных ресурсов, включая их транспортировку, а также обеспечивает стабильность поставок, минимизирует возможные простои оборудования и рабочих по вине партнеров.

Самым распространенным разделением поставщиков является классификация по функционалу (участию в производстве): производители и посредники.

Производители

Официальные производители – преимущественный вид поставщиков. Имеются заводские площади, где осуществляется производственный цикл изготовления / обработки товара.

Преимущества:

возможность напрямую выставлять претензии по браку производителю и получать замену/ремонт без временных задержек;
самые низкие цены на товар (с минимальной по рынку наценкой).

Недостатки:

реализация осуществляется средним и крупным оптом (партиями). Реализации в розницу не предусмотрено.
вероятность крупных транспортных расходов на доставку товара в случае большой удаленности производителя.

Мелкие производители

Небольшие компании либо индивидуальные предприниматели, которые производят штучный эксклюзивный товар по заказу. Производство организовано по принципу минимизации затрат – товары изготавливаются на дому или же арендуются небольшие помещения. Например, пекарни по изготовлению торов на заказ.

Посредники

Это очень большая подгруппа, она включает организации, которые непрямую не занимаются производством товара – но оказывают посреднические услуги по продаже, транспортировке и хранению товара от производителя при дальнейшей их реализации.

Импортеры. Компании, закупающие товары у иностранных производителей большими партиями. Занимаются реализацией товара оптом российским потребителям. Их наценка, помимо прочего, включает расходы на доставку, таможенные накладные издержки и страховку товара.

Дистрибьюторы. Закупают товары у производителей большими партиями (опт). Сбыт продукции осуществляется в разные регионы или на экспорт, поэтому с ними предпочитают сотрудничать производители – для них появляется возможность расширить рынки сбыта. Цены у дистрибьюторов выше, зато минимизируются транспортные издержки.

Дилеры. Не имеют собственной производственной базы. Закупаются у производителей/дистрибьюторов крупным и средним оптом и продают товар в розницу конечному потребителю с небольшой наценкой – она и составляет их доход.

Поставщиков также принято выделять в разные группы по ряду признаков (таблица).

Таблица. Группы поставщиков

Признак	Классификация
Масштаб компании	Крупные и средние поставщики – надежные партнеры, обладают серьезными производственными мощностями, налаженной системой производства и сбыта. Имеют большие склады для производства продукции – можно не бояться срыва поставок. Мелкие – как правило, не имеют складов, часто пренебрегают договорными обязательствами. Взаимодействуя с такими поставщиками, учтите вероятность срыва сроков поставки при возникновении форс-мажорных ситуаций.
Тип взаимосвязи	Постоянные поставщики. Для них характерно длительное сотрудничество, налаженные контакты, система поставки и документооборота. Единичные – когда взаимодействие с поставщиком носило разовый, единичный характер. Потенциальные – компания с ними не сотрудничает, но существует вероятность заключить контракт в будущем.
География	Местные поставщики расположены в пределах региона. Региональные – находятся на территории другого субъекта. Импортеры – зарубежные партнеры.

Пошаговая инструкция выбора поставщика

Шаг 1. Оцениваем необходимость ресурсов, прогнозы продаж, анализируем статистику потребления. Отвечаем на вопрос, что нужно закупить и сколько. При этом важно определить основные характеристики и признаки сырья / товаров для закупа.

Шаг 2. Разрабатываем требования к поставщику. На данном этапе действуют два фактора. Внутренний – разработанная в компании стратегия. Внешний – возможности местного рынка и потенциальные поставщики других регионов.

Шаг 3. Оцениваем предложения. Здесь мы выбираем поставщиков по ряду критериев:

стоимость и ассортимент товара;
минимальная и максимальная по количеству партия поставки;
условия оплаты и порядок расчетов – работа по предоплате, наличие отсрочки платежа, при больших суммах – возможность расчетов по графику платежей;
удаленность от поставщика – влияет на транспортные издержки при доставке;
наличие системы бонусов и скидок при больших объемах закупа;
система сертификации товара.

Скачайте чек-лист по выбору поставщика >>>

Шаг 4. Отбор наилучших поставщиков. Вам нужно:

1. Убедиться в наличии правоустанавливающих документов: свидетельства о регистрации и постановке на налоговый учет, лицензии и сертификаты.

2. Использовать балльную систему оценки. Составляется чек-лист выборка поставщиков. Для этого придется попросить у потенциальных партнеров коммерческие предложения и проставить по ним оценки по 5-ти или 10-ти балльной шкале.

3. В зависимости от суммы полученных баллов, все потенциальные партнеры ранжируются в три категории:

отличный;
удовлетворительный;
неудовлетворительный.

Шаг 5. Заключите с партнером договор поставки.

Шаг 6. Мониторьте условия договора и их соблюдение на постоянной основе. В итоге нарабатывается база поставщиков, некоторые со временем заменяются, база данных пополняется новыми поставщиками. Важен:

контроль цен,
контроль качества,
предоставление образцов,
бонусные программы лояльности.

Типы отношений с поставщиками

Исходя их деловой практики, принято выделять следующие типы взаимоотношений с поставщиками.

Экономически обоснованные отношения

Если вы хотите установить свои условия работы с поставщиками – этот тип отношений для вас. Партнера выбирают по четким критериям. Если поставщик не устраивает – его легко можно заменить. Такое взаимодействие целесообразно выстраивать, когда есть огромный выбор партнеров с аналогичными товарами на рынке, большая конкурентная борьба между ними. Так можно минимизировать издержки на приобретение сырья и материалов. Однако подобная стратегия эффективна на короткий период: существует риск, что при смене поставщика не будут выполняться требования по качеству товара и договорные обязательства. Опасно отдавать предпочтение одному партнеру, необходимо убедиться в его благонадежности в течение определенного периода времени. Оптимальным вариантом будет формирование конкурентной среды с 2-4 поставщиками.

Конкуренция

Тип взаимоотношений схож с предыдущим. Однако при выборе поставщика большое внимание уделяется приобретаемому товару, его характеристикам.

Кооперация

Это форма взаимоотношения с поставщиком в виде объединения для совместного производства. Если продукция для закупа стандартная, не имеет специфических или уникальных признаков, либо на рынке наблюдается дефицит сырья, выберите одного, наиболее подходящего, поставщика.

Сотрудничество в виде кооперации позволит вам иметь постоянные поставки, а поставщику – расти и развиваться, ориентируясь на ваш объем производства. Также допускается кооперация с другими производителями для совместного закупа сырья у крупного поставщика, что даст более низкие цены и обеспечит стабильность поставок

Партнерство

Тесное и взаимовыгодное сотрудничество двух компаний, долгосрочное и доверительное отношение, постоянная работа над качеством продукции, внедрение новых технологий производства. Такой тип отношений хорошо себя показал в долгосрочной перспективе – партнерские отношения сохраняются надолго, поскольку учитываются интересы обеих компаний.

Схема работы с поставщиками

Единственный поставщик

Если компания по критериям оценки смогла найти поставщика, максимально удовлетворяющего всем условиям, облегчается документооборот, закуп осуществляется большими партиями и на постоянной основе. Возможность бонусов и скидок за объемы поставок могут снизить закупочные цены и снизить себестоимость производимого товара.

Существуют определенные риски, что при срыве поставок возможны перебои с производством, вынужденные простои мощностей. Поэтому, если вы выбрали такую схему взаимодействия с поставщиками, мы рекомендуем:

Тщательно отнестись к выбору поставщика. Лучше отдать предпочтение крупной компании с многолетним опытом работы, хорошими отзывами. Дополнительными критериями отбора могут быть наличие сайта, большой ассортимент продукции, рекомендации партнеров поставщика.
Если позволяют возможности, делайте небольшие запасы сырья – это позволит избежать простоев производства при форс-мажорных обстоятельствах срыва поставок.

Работа с несколькими поставщиками

Важным фактором является своевременность поставок. Сотрудничество с несколькими партнерами снижает вероятность срыва поставок. Позволяет выбирать более выгодные условия взаимодействия. Цены на товар могут быть выше – закупки осуществляются более мелкими партиями, нет возможности получить скидку на крупно-оптовую поставку. Данная схема выгодна компаниям, которые не хотят рисковать и зависеть только от одного поставщика, либо тем, у кого нет собственных складских помещений , чтобы снизить расходы на хранение сырья. Существуют также возможность отсрочки платежа, закупки недостающего сырья у другого партнера.

Регламент по работе с поставщиками

Работа с поставщиками может осуществляться следующими вариантами.

Единичные поставки (крупный опт)

Минимум входной документации, возможность получения скидки, гарантии поставки. Требует складских помещений, рост издержек на хранение, снижение показателя оборачиваемости капитала.

Частые поставки (мелкий опт)

Частые заказы, увеличение документооборота, не требуются большие площади для хранения, снижаются затраты на хранение материалов. Растет оборачиваемость капитала. Однако частые поставки требуют своевременной оплаты по каждой из них – что не выгодно в ситуации нехватки финансовых активов.

Ежедневные закупки

Большой объем входной документации, требуется постоянный контроль за наличием и использованием сырья. Исключается опт, цена на сырье будет выше за счет малого объема поставок. Складские помещения не требуются, растут требования к поставщикам по своевременности поставок. При такой работе исключается схема работы с одним поставщиком – при форс-мажорных обстоятельствах вы должны всегда иметь возможность получить сырье для производства от другого партнера.

Закуп по мере необходимости

Отсутствует четкий график закупа – взаимоотношения с поставщиком носят случайный, вероятностный характер, при этом объем каждой поставки определяется приблизительно. Заказы согласовываются каждый раз, минимизируются издержки на документирование – однако, усложняется работа с поставщиком. Маленькие партии поставок и большая база поставщиков.

Положение по работе с поставщиками

Разработайте и утвердите положение по работе с поставщиками.

Какие положения необходимо включить?

Определение партнеров и схемы работы с ними.
Порядок рассмотрения коммерческих предложений, поступающих от потенциальных поставщиков. Укажите критерий отбора, условия сотрудничества, приемлемые для вашей компании. Укажите условия, при которых договор не может быть заключен. Если вам нужны уникальная и эксклюзивная продукция – укажите ее характеристики и критерии отбора поставщиком, особые условия работы с ними. Определите порядок отбора, сроки обсуждения и анализа коммерческих предложений, порядок вынесения решений по выбору схемы взаимодействия.
Критерии отбора поставщиков – утвердите применяемый чек-лист оценки.
Порядок внесения данных о партнере в программу «1С: Бухгалтерия», ведения управленческого учета данных о поставщике и осуществленных закупках.
Процедуру оформления заказа: правила оформления, бланки заявок, ответственные лица.
Общие условия оплаты – данный пункт универсальный. Если вы в договоре с партнером согласовали особые, специфические условия взаимодействия (возможные расчеты в виде аккредитива или обмен товарной продукцией), необходимо в регламенте предусмотреть возможность таких расчетов.
Бланки документов, порядок взаимодействия по возврату товара и его оплаты, сроки рассмотрения.
Пересмотр условий действующих договоров и порядок заключения контракта с новыми партнерами.
Ответственные лица и лица, осуществляющих контроль за соблюдением положений регламента.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками

Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрены соответствующие счета – 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Как правило, основные поставщики отражены по счету 60. Аналитический учет лучше вести по контрагентам и договорам – это основания возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Если закупки осуществляются крупными поставками и условия договоров предусматривают оплату каждой поставки обособленно, ведите аналитический учет по поставкам. Так вы сможете более детально получать информацию о состоянии расчетов.

При взаимодействии с поставщиками возникает:

Дебиторская задолженность, когда вы внесли предоплату за поставку товара, но партия еще не была отгружена и не получена вами. Либо, вы ожидаете возврата денег за бракованную продукцию, отмену поставки по предоплате или частичной недопоставке товара
Кредиторская задолженность – вы должны поставщику денег за уже полученные товары при условиях отсрочки платежа по договору.

Автоматизированный учет ведется в программе «1С:Бухгалтерия», при этом в ней должны быть отражены данные:

О входящих документах (товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, таможенные декларации) для отражения информации о полученных материалах, оказанных услугах, выполненных работах.
Товарно-материальных ценностях, которые поступили без документов – неотфактурованные поставки.
Излишках или недостаче ТМЦ, выявленные при приемке товара от поставщика.
Услугах по перевозке и страхованию, иных дополнительных расходах, подтвержденных документально.

Риски по работе с поставщиками и как их минимизировать

Полностью избежать риска финансовых потерь при работе с поставщиками невозможно, однако можно предприняать шаги по их снижению.

Самый главный риск – недобросовестный поставщик, который не возвращает деньги либо не поставляет товар/несвоевременно отгружает продукцию.

Как избежать. Проверяйте договор и его условия. Он должен содержать конкретные сроки поставки и оплаты. Если заказ по партиям, в каждой спецификации проверяйте наличие конкретных сроков. Если организована работа по предоплате, уточните сроки поставки после перевода денег поставщику (рабочие или календарные дни), условия и сроки их возврата в случае невыполнения им своих обязательств. Это поможет при возможном взыскании денег в судебном порядке.

Проверяйте комплектацию при каждой поставке, документируйте факты недопоставки или брака во входящих документах. Порядок ведения претензии по качеству товара должен быть включен в условия договора.

Осуществляйте взаимодействие с поставщиков в письменном виде (направление почтовых уведомлений, электронная почта, переписка в мессенджерах). Старайтесь избегать телефонных разговоров (только если вы их не записываете). Так, при возникновении разногласий и спорных ситуаций, у вас будут доказательства в вашу пользу.

Прописывайте условия расторжения договора. Штрафные санкции в случае несоблюдения партнером своих обязательств: задержка или срыв поставки, возврат денег за бракованную продукцию.

Зафиксируйте фактический адрес нахождения организации, все почтовые адреса ответственных лиц. Это поможет найти вашего поставщика в случае ведения судебных споров.

Проверяйте при ежегодной инвентаризации финансовое состояние партнеров. Своевременно отслеживайте факт начала процесса банкротства или ликвидации – это поможет вам избежать возникновения безнадежных долгов, которые нереально будет взыскать – они по истечении срока исковой давности подлежат списанию за счет чистой прибыли вашей компании.

Источник