Ошибки при внедрении erp систем

Мы подготовили перевод статьи, в которой даны подробные рекомендации, как можно избежать популярных ошибок при внедрении ERP.

Такое крупное начинание, как внедрение ERP, требует, чтобы все подразделения организации находились в похожих условиях и имели общие интересы. Тогда возможен плавный переход на новую систему. Однако это легче сказать, чем сделать.

Согласно исследованию трудностей, связанных с переходом на новую ERP-систему[1], существует ряд проблем, общих для многих компаний. Авторы исследования приводят рекомендации, следуя которым можно избежать популярных ошибок.

Причины незавершенности внедрения ERP-систем чаще всего следующие:

1. Неэффективный сбор требований к системе.
2. Исключение ключевых пользователей из процесса принятия решений.
3. Неспособность правильно выбрать между облачным и локальным программным обеспечением.
4. Неверный расчет бюджета.
5. Слишком поспешное внедрение.
6. Игнорирование управления изменениями.
7. Излишнее увлечение инструментами ERP-системы.
8. Недостаток инвестиций или поддержки для группы внедрения.
9. Плохие коммуникации.

Неспособность правильно внедрить ERP-систему может привести к значительным финансовым потерям. Печальная действительность заключается в том, что сбои во внедрении ERP-системы стали обычным явлением. Итак, расскажем о них подробнее.

1.Неэффективный сбор требований к системе.

Любой бизнес может легко автоматизировать существующие бизнес-процессы, внедрив ERP-решение. Однако при сборе информации о требованиях к ERP-системе такие процессы должны подвергаться тщательному анализу.

Юридическая битва между фирмой по утилизации мусора «Waste Management» и SAP по поводу неудачной сделки по внедрению ERP является классическим примером важности понимания требований к системе. Компания «Waste Management» обвинила SAP в использовании мошеннических схем продаж, которые, по словам компании, привели к провалу проекта внедрения. Однако в SAP заявили, что их клиент нарушил условия контракта, не определив свои бизнес-требования, что и стало причиной неудачи.

Решение: имейте в виду, что ERP-система предназначена для автоматизации и улучшения процессов. Потенциальные пользователи должны определить, какие области и бизнес-процессы требуется оптимизировать до внедрения такой платформы.

2.Исключение ключевых пользователей из процесса принятия решений

Многие организации, приступая к процессу внедрения новой информационной системы, упускают следующий важный шаг. Сотрудники, которые будут использовать ERP-решение, должны участвовать в консультациях, предшествующих покупке такого решения. Большинство IT-менеджеров тратят свое время на то, чтобы их проекты были одобрены высшим руководством, но часто упускают из виду обсуждения с ключевыми пользователями системы.

Хрестоматийный пример данной ошибки – потеря компанией «Hershey» 112 миллионов долларов из-за неудачного запуска ERP. Проект должен был привести к созданию ERP-системы, полностью охватывающей производственный процесс. Однако сразу после запуска системы не было поставлено продукции на сумму около 100 млн. долл. США.

Решение: чтобы предотвратить подобное в вашей организации, выделите время и ресурсы и проверьте, что все ключевые сотрудники обучены работе в системе и что платформа полностью протестирована перед запуском в эксплуатацию.

3.Неспособность правильно выбрать между облачным и локальным программным обеспечением

При выборе между локальными и облачными платформами ERP нужно учесть ряд важных факторов.

Локальные решения требуют IT-команд для обслуживания системы, оборудования и огромных единовременных платежей. Такая архитектура информационной системы подходит для тех компаний, кто хочет иметь больший контроль над ERP-системой за счет того, что все мощности находятся в их собственных помещениях.

Облачные ERP, с другой стороны, требуют постоянного подключения к интернету, но зато предлагаются вендорами по более выгодным тарифам. Такие решения предназначены для удовлетворения потребностей персонала, работающего «в поле», где нет доступа к локальному компьютеру.

Облачные ERP набирают обороты на современном рынке и рассматриваются как идеальный вариант для тех, кто испытывает трудности с внедрением системы. Но и такое решение имеет свои сложности. Облачные решения, как правило, бывают сложно приспосабливаемыми под конкретную организацию и, следовательно, заставляют предприятия выстраивать свои бизнес-процессы в соответствии с ERP-системами. Кроме того, могут возникнуть проблемы с процессами, которые выполняются в сторонних приложениях и которые не удается интегрировать в это облачное решение.

Опрос, проведенный журналом «CIO» в 2008 году, показал, что большинство IT-руководителей предпочитают локальные системы, ссылаясь на проблемы безопасности, связанные с облачными платформами. Однако с тех пор ситуация изменилась, и сейчас вендоры ERP отмечают рост использования их SaaS продуктов (software as a service – программное обеспечение как услуга, модель обслуживания, при которой заказчик получает облачное решение, полностью обслуживаемое провайдером).

Решение: точно определите потребности вашего бизнеса, взвесьте все возможности, прежде чем инвестировать в систему.

4.Неверный расчет бюджета

Часто лица, принимающие решения, совершают ошибку, излишне урезая затраты на внедрение ERP и ограничивая их только оборудованием и программным обеспечением. Для успешной реализации также необходим компетентный IT-персонал. Ограничение бюджетов может привести к провалу внедрения.

В 2009 году город Сан-Диего, штат Калифорния, расторг контракт с компанией «Axon», заявив, что их практика управления проектами имеет системные несовершенства. Другой причиной расторжения договора стало то, что проект уже превысил бюджет на 11 млн. долларов. Очевидно, что город, возможно, упустил из виду огромные реальные расходы, связанные с проектом.

Решение: руководители компании должны принимать бюджеты по внедрению ERP вместе с лицами, вовлеченными в процесс и обладающими необходимыми знаниями.

5.Слишком поспешное внедрение

Учитывая сложность ERP-платформ, быстро определить системные требования, провести обучение пользователей и адаптировать такие системы под бизнес-процессы просто невозможно за один проход. Одноэтапная модель внедрения информационной системы оказалась неэффективной, и более успешные организации предпочли использовать более медленный, но более эффективный подход, который предполагает поэтапное внедрение.

Пример компании «Target Canada» иллюстрирует проблему слишком поспешного внедрения. Полагая, что в новой системе не возникнет проблем, связанных с преобразованием данных, так как старые данные импортироваться не будут, компания сразу приступила к внедрению новой системы.

Однако свежие данные вводились персоналом без опыта работы в новой системе, что привело к большому количеству ошибок. Точность введенной информации оценили всего в 30%. В результате последовал крах цепочки поставок.

Решение: внедряйте ERP-систему шаг за шагом. Убедитесь, что выполнены ключевые требования, предъявляемые к информационной системе, а также проведено необходимое обучение сотрудников.

6.Игнорирование управления изменениями

В любом внедрении ERP-системы должны быть предусмотрены элементы управления изменениями. Все вовлеченные в процесс внедрения стороны должны быть в состоянии решать задачи управления изменениями в зоне их ответственности.

Организационные изменения, включая сотрудников, технологии и процессы, которые затрагиваются при внедрении системы, должны быть осуществлены таким образом, чтобы привести к позитивной трансформации бизнеса.

Решение: учитывайте людские ресурсы и стратегическое планирование. Уделяйте достаточно внимания технологиям, предназначенным для совершенствования процессов.

7.Излишнее увлечение инструментами ERP-системы

Конечно, функциональность платформы важна, но также нужно учитывать гибкость системы, возможность интеграции с другими программными продуктами и истории успешных внедрений. Кроме того, что надо понимать, сможет ли платформа обеспечить ваши требования к ERP.

Кливлендский государственный университет столкнулся с подобной ситуацией. Учреждение подало в суд на «PeopleSoft», обвиняя компанию в неправильном внедрении их ERP-приложений. Это дело было связано с нарушением контракта и небрежным процессом внедрения. Данный случай показывает, что никакие дополнительные инструменты и функции не могут заменить правильное внедрения ERP.

Решение: прежде чем принять решение, полностью оцените все возможности устанавливаемой ERP-платформы.

8.Недостаток инвестиций или поддержки для группы внедрения

Одним из наиболее важных этапов внедрения ERP является выделение времени и ресурсов для группы по внедрению. Должны быть назначены соответствующие лица, обладающие полномочиями по принятию решений. Часто членам группы внедрения приходится сталкиваться с изменением задач. Реакция на эти изменения вполне может определить успех или неудачу любого внедрения. Поэтому принимающие решения лица должны быть чуткими к потребностям групп внедрения ERP-системы.

Такая же ситуация возникла при внедрении ERP-системы компании «Select Comfort» стоимостью 20 миллионов долларов. Компания была вынуждена приостановить проект под давлением нетерпеливых акционеров, которые не готовы были ждать успешного окончания проекта. В заявлении же акционеров «Select Comfort» проблема была описана как вытекающая из ошибок менеджмента.

Решение: предоставьте команде по внедрению ERP достаточно времени и ресурсов для успешной реализации проекта.

9.Плохие коммуникации

Недостаток коммуникаций, особенно между корпоративными отделами, может негативно влиять на внедрение ERP. Ошибок можно избежать путем создания плана коммуникаций для каждого из этапов проекта. Следует также создать небольшую группу, состоящую из сотрудников всех департаментов, которые будут затронуты внедрением системы.

Решение: обеспечьте, чтобы между группой внедрения и ключевыми пользователями были постоянными коммуникации. При этом группы ключевых пользователей должны обновляться в течение проекта.

Оригинал статьи вы можете прочитать по ссылке — financesonline.com

Определение общих проблем внедрения ERP

Внедрение системы планирования ресурсов предприятия (ERP) — это критически важный и сложный проект, который большинство организаций осуществляют для оптимизации своих бизнес-процессов и объединения различных функциональных областей в единую, унифицированную систему. Хотя системы ERP могут предложить множество преимуществ, они также создают ряд проблем, которые организации должны преодолеть для успешного внедрения.

Вот некоторые общие проблемы, с которыми сталкиваются организации во время внедрения ERP:

• Сложность: Системы ERP могут быть очень сложными, с многочисленными взаимозависимостями между различными функциональными областями и настройками в соответствии с требованиями организации.
• Ограниченность ресурсов: Внедрение ERP-системы часто требует значительных инвестиций во время, бюджет и человеческие ресурсы. Организации могут испытывать трудности с выделением необходимых ресурсов, что приводит к задержкам и перерасходу средств.
• Управление изменениями: Одной из ключевых проблем при внедрении ERP является управление организационными изменениями, поскольку сотрудники осваивают новые процессы и адаптируются к работе с новой системой.
• Реинжиниринг процессов: Внедрение ERP обычно связано с реорганизацией существующих процессов и рабочих процессов, которые бывает трудно определить, упорядочить и перенести в новую систему.
• Сопротивление сотрудников: Новая система ERP может встретить сопротивление со стороны сотрудников, особенно тех, кто привык работать со старыми системами и процессами. Преодоление сопротивления и привлечение сотрудников к работе очень важно для успешного внедрения.

Разработка комплексного плана внедрения ERP

Создание эффективного плана внедрения ERP имеет решающее значение для решения упомянутых выше проблем и обеспечения плавного перехода на новую систему ERP. Вот простое пошаговое руководство, которое поможет вам разработать комплексный и организованный план внедрения ERP:

1. Проведите тщательную подготовительную работу: Начните с проведения тщательного анализа требований, процессов и существующей ИТ-инфраструктуры вашей организации. Это поможет определить ключевые области, в которых ERP может повысить ценность и оптимизировать работу.
2. Установите реалистичные цели и ожидания: Четко определите цели внедрения ERP, такие как повышение эффективности, стандартизация процессов или улучшение видимости данных. Установите реалистичные цели для проекта, учитывая имеющиеся ресурсы и ограничения вашей организации.
3. Выберите подходящее решение ERP: Выберите подходящую систему ERP на основе уникальных требований, предпочтений и бюджета вашей организации. Изучите несколько решений и поставщиков, чтобы найти то, которое лучше всего подходит с точки зрения функциональности, масштабируемости, адаптируемости и долгосрочной поддержки.
4. Определите рамки проекта: Определите масштаб проекта внедрения ERP, включая конкретные модули, которые необходимо внедрить, и бизнес-процессы, которые необходимо решить. Это поможет вам сосредоточить ресурсы на тех областях, которые принесут наибольшую пользу, и избежать изменения масштабов.
5. Определите сроки проекта: Разработайте реалистичный график внедрения ERP с четкими этапами и сроками для каждого этапа. Это обеспечит подотчетность вашей команды и поможет вам контролировать прогресс на протяжении всего проекта.
6. Выделите необходимые ресурсы и бюджет: Выделите достаточные финансовые, технологические и человеческие ресурсы для проекта ERP. Убедитесь, что у вас есть резерв для решения любых непредвиденных проблем или задержек, которые могут возникнуть во время внедрения.

Обеспечение эффективного управления изменениями

Управление изменениями является важнейшим аспектом внедрения ERP, поскольку оно играет значительную роль в том, насколько хорошо сотрудники адаптируются к новой системе и процессам. Чтобы обеспечить эффективное управление изменениями во время внедрения ERP, рассмотрите следующие лучшие практики:

1. Привлекайте сотрудников на ранних этапах: Привлекайте ключевых заинтересованных лиц и конечных пользователей к процессам планирования и принятия решений с самого начала. Это поможет получить их поддержку и поможет им почувствовать себя более заинтересованными в успехе проекта.
2. Рассказывайте о преимуществах: Четко донесите до всех сотрудников преимущества ERP-системы, делая акцент на повышении эффективности, наглядности данных и возможностях принятия решений, которые обеспечит новая система. Подчеркивание этих преимуществ помогает сотрудникам понять ценность ERP-системы и мотивирует их к принятию изменений.
3. Предложите обучение и поддержку: Обеспечьте комплексное обучение сотрудников работе с новой ERP-системой. После внедрения предложите постоянную поддержку для решения любых вопросов и проблем, которые могут возникнуть у сотрудников. Это поможет укрепить доверие пользователей и ускорить процесс обучения.
4. Создайте группу управления изменениями: Создайте специальную межфункциональную группу по управлению изменениями, ответственную за надзор за организационными преобразованиями в ходе внедрения ERP. В эту группу должны входить представители различных отделов компании, что обеспечит целостный взгляд на влияние новой системы на все сферы деятельности организации.
5. Контролируйте прогресс и решайте проблемы: Регулярно анализируйте ход внедрения ERP и усилия по управлению изменениями. Решайте любые проблемы или сопротивление сотрудников по мере их возникновения, чтобы сохранить импульс и поддержку новой системы.

Следуя этим стратегиям, организации могут эффективно преодолеть общие проблемы при внедрении ERP и заложить прочный фундамент для успешного внедрения.

Привлечение нужных людей и профессиональных навыков

Успешное внедрение ERP требует участия команды с различными навыками, включая руководителей, менеджеров проектов, ИТ-персонал и конечных пользователей. Состав команды влияет на качество, эффективность и общий успех внедрения ERP, поскольку каждый член команды обладает различными знаниями, опытом и ресурсами. Вот несколько советов по привлечению нужных людей и навыков для вашего проекта ERP:

Поддержка и спонсорство со стороны высшего руководства имеет решающее значение для успеха внедрения ERP. Спонсорство руководителей обеспечивает не только соответствие стратегическим целям организации, но и помогает обеспечить необходимые ресурсы, финансирование и поддержку со стороны других отделов. Очень важно иметь руководителя высокого уровня, который сможет поддержать проект, донести его ценность до других заинтересованных сторон и устранить узкие места, которые могут возникнуть в ходе внедрения.

Управление проектом

Опытный руководитель проекта имеет решающее значение для успеха внедрения ERP, поскольку он отвечает за контроль над всем проектом, управление бюджетными ограничениями и координацию общения между различными членами команды. Ищите менеджера проекта с проверенным опытом успешного внедрения ERP и сильными лидерскими качествами, который будет вести вашу команду в течение всего процесса.

ИТ и техническая экспертиза

Вашей организации потребуется опыт в области технологий, разработки, управления данными и безопасности, чтобы обеспечить надлежащую интеграцию, настройку и поддержку ERP-системы. Привлеките квалифицированный ИТ-персонал для работы с оборудованием, программным обеспечением, интеграцией и другими техническими аспектами внедрения.

Владельцы бизнес-процессов

Привлеките владельцев бизнес-процессов из различных отделов, чтобы убедиться, что ERP-система оптимизирована для удовлетворения разнообразных потребностей вашей организации. Сюда входят представители финансового, производственного, дистрибьюторского, кадрового, торгового и других соответствующих отделов. Владельцы бизнес-процессов помогут определить функциональные требования, протестировать систему во время внедрения и убедиться, что ERP-система соответствует бизнес-целям.

Конечные пользователи

Вовлечение конечных пользователей в процесс разработки очень важно для достижения успеха и принятия системы пользователями. Привлекая тех, кто будет использовать систему ежедневно, вы можете гарантировать, что ERP-решение будет соответствовать их потребностям и предпочтениям, что приведет к повышению удовлетворенности и принятию системы пользователями. Обеспечьте открытое общение между членами команды, регулярно информируйте о ходе работы и учитывайте отзывы различных заинтересованных сторон. Привлекая нужных людей и специалистов, ваша организация имеет больше шансов на успешное внедрение ERP.

Тестирование и настройка ERP-системы

Настройка и тестирование ERP-системы имеют решающее значение для обеспечения ее соответствия уникальным требованиям вашей организации и эффективной работы. Для эффективной настройки и тестирования ERP-платформы выполните следующие шаги:

Настройка и конфигурация

Готовое решение ERP может не соответствовать специфическим бизнес-процессам или требованиям отрасли. Настройка позволяет модифицировать систему ERP для удовлетворения уникальных требований и достижения лучшей согласованности с процессами вашей организации. Тесно сотрудничайте с поставщиком программного обеспечения или партнером по внедрению, чтобы понять возможности и ограничения системы ERP по настройке. Однако чрезмерная настройка может усложнить систему и увеличить затраты на ее обслуживание в долгосрочной перспективе. Стремитесь найти баланс между настройкой ERP-решения под ваши нужды и поддержанием его стабильности и возможности обновления.

Миграция данных и качество

Миграция данных — это процесс переноса существующих данных, таких как финансовая информация, данные о клиентах и каталоги продукции, в новую ERP-систему. Обеспечение качества данных во время миграции данных имеет решающее значение, поскольку неточности или несоответствия могут создать серьезные проблемы в вашем ERP-решении. Оцените текущее качество данных, примите меры по очистке неточной или устаревшей информации, а затем следуйте структурированному процессу миграции для переноса данных в новую систему.

Тестирование

Тестирование ERP-системы помогает выявить потенциальные проблемы, обеспечить стабильность и безопасность программного обеспечения, а также гарантировать плавное развертывание. Проведите различные виды тестирования, включая тестирование функциональности, интеграции, нагрузки и приемки пользователем, чтобы убедиться, что ERP-решение работает так, как ожидается, в различных компонентах и сценариях. Более того, вовлеките конечных пользователей в тестирование на приемлемость для пользователей, чтобы убедиться, что ERP-система соответствует их предпочтениям и требованиям. Устраните все проблемы и несоответствия, выявленные на этапе тестирования, прежде чем приступать к развертыванию системы.

Обучение и адаптация пользователей

Успех внедрения ERP в значительной степени зависит от принятия системы пользователями. Обучение сотрудников работе с новой ERP-системой жизненно важно для того, чтобы помочь им понять ее функции и возможности и почувствовать себя комфортно при ее ежедневном использовании. Вот несколько шагов для обеспечения эффективного обучения и освоения системы пользователями:

Разработайте комплексную программу обучения

Создайте программу обучения, предназначенную для различных групп пользователей и учитывающую их конкретные роли и обязанности в ERP-системе. Используйте комбинацию форматов обучения, включая курсы под руководством инструктора, онлайн-уроки, семинары и практические занятия, чтобы удовлетворить различные предпочтения в обучении.

Создайте группу по обучению ERP

Соберите специальную команду по обучению ERP, в которую войдут представители различных отделов, участвовавшие в проекте и обладающие глубокими знаниями системы. Эта группа будет проводить учебные занятия, обеспечивать поддержку и руководство для сотрудников, а также выступать в качестве экспертов по вопросам нового ERP-решения.

Поощряйте участие сотрудников

Активно вовлекайте сотрудников всех уровней организации в процесс внедрения ERP. Это включает в себя предоставление им информации о планируемых изменениях, вовлечение их в тестирование системы и получение их отзывов, чтобы убедиться, что система отвечает их потребностям. Поощрение вклада и участия сотрудников может помочь смягчить сопротивление и облегчить принятие новой системы.

Создайте систему поддержки

Обеспечьте постоянную поддержку сотрудников во время и после внедрения ERP. Это включает в себя решение их проблем, ответы на вопросы и предложение дополнительного обучения или ресурсов, чтобы помочь им адаптироваться к новой системе. Кроме того, создайте службу поддержки или форум поддержки, где пользователи смогут обращаться за помощью, сообщать о проблемах и оставлять отзывы.

Привлечение нужных людей и специалистов, настройка и тестирование ERP-системы, а также инвестиции в обучение сотрудников и адаптацию пользователей являются важными аспектами успешного внедрения ERP. Оптимизированные ERP-решения могут принести большие выгоды организации, поэтому важно внимательно отнестись к этим аспектам.

AppMaster, являясь мощной no-code платформой, может помочь с внедрением ERP-систем, предлагая интуитивно понятное, настраиваемое решение, которое ускоряет процесс и уменьшает технический долг. Используя AppMaster, вы можете обеспечить плавное, эффективное и экономически выгодное внедрение ERP-системы для вашей организации.

Постоянное совершенствование и поддержка

Успешное внедрение ERP-системы не заканчивается после того, как система запущена и работает. Постоянное совершенствование и поддержка жизненно важны для долгосрочного успеха любого ERP-решения. Регулярно отслеживая работу системы, учитывая отзывы и замечания пользователей и внося необходимые коррективы, организации могут повысить эффективность системы и удовлетворенность пользователей, сократить время простоя и снизить потенциальные риски.

Поддержание производительности системы

Организации должны активно следить за производительностью своей ERP-системы, чтобы обеспечить бесперебойную работу и неизменно высокий уровень обслуживания. Регулярная оценка производительности может помочь компаниям выявить потенциальные области для улучшения, такие как неэффективные процессы или недостаточно используемые функции системы.

Для поддержания оптимальной производительности рассмотрите следующие действия:

• Проводите регулярные проверки работоспособности системы и планируйте плановое обслуживание для предотвращения проблем, связанных с аппаратным или программным обеспечением.
• Поддерживайте программное обеспечение ERP в актуальном состоянии, применяя исправления и обновления, предоставляемые поставщиком. Это поможет обеспечить безопасность и оптимизацию системы для удовлетворения меняющихся потребностей организации.
• Отслеживайте модели использования системы и показатели производительности для выявления потенциальных узких мест или областей, которые могут потребовать дополнительных ресурсов или оптимизации.

Учет отзывов и опасений пользователей

Ориентированный на пользователя подход к внедрению и обслуживанию ERP имеет решающее значение для обеспечения принятия системы и долгосрочного успеха. Мониторинг и рассмотрение отзывов и проблем пользователей должны быть главным приоритетом, поскольку их мнение может привести к ценным улучшениям системы. Организации могут обеспечить специальный канал связи, например, службу поддержки или онлайн-форум, чтобы пользователи могли делиться своими отзывами, сообщать о проблемах и обращаться за помощью.

При рассмотрении отзывов и проблем пользователей учитывайте следующие передовые методы:

• Регулярно взаимодействуйте с пользователями, запрашивайте отзывы и поощряйте открытое общение по поводу любых проблем или трудностей, с которыми они могут столкнуться при работе с системой.
• Анализируйте данные обратной связи для выявления общих проблем и определения приоритетности исправлений и улучшений с учетом их влияния на удовлетворенность пользователей и эффективность системы.
• Четко информировать пользователей о любых обновлениях или изменениях в системе и проводить обучение или давать рекомендации для обеспечения плавного перехода к усовершенствованной системе.

Реализация инициатив по непрерывному совершенствованию

Упор на постоянное совершенствование может помочь организациям извлечь максимальную пользу из своих ERP-систем. Регулярно пересматривая процессы, рабочие процессы и функции системы в контексте меняющихся требований бизнеса, организации могут повысить эффективность и сохранить конкурентные преимущества.

Ниже приведены некоторые стратегии реализации инициатив по непрерывному совершенствованию:

• Создайте группу или комитет по постоянному совершенствованию, ответственный за анализ и предложение усовершенствований ERP-системы на основе отзывов пользователей, показателей эффективности и текущих изменений рынка.
• Проводите регулярный анализ бизнес-процессов, конфигураций системы и рабочих процессов, чтобы выявить области для улучшения и оптимизации.
• Рассмотрите возможность привлечения поставщика ERP или экспертов-консультантов для анализа производительности системы и предложения лучших практик для улучшения текущей настройки.
• Инвестируйте в новые технологии, такие как AppMaster‘s мощная платформа no-code, для создания пользовательских приложений в ответ на изменяющиеся требования организации и для более быстрой адаптации с минимальным техническим долгом.

Постоянное совершенствование и поддержка составляют основу успешной стратегии внедрения ERP. Уделяя приоритетное внимание поддержанию производительности, учету отзывов пользователей и оптимизации процессов, организации могут гарантировать, что их ERP-системы останутся эффективными, гибкими и способными обеспечить максимальную ценность в долгосрочной перспективе. А с помощью таких платформ no-code, как AppMaster, компании могут еще больше усовершенствовать свои ERP-системы, повысить экономическую эффективность и быстро адаптироваться к изменениям.

Почему порой возникают сложности с продажей ERP-систем на предприятия, заводы, фабрики? Почему, казалось бы, поначалу заинтересованный в комплексной автоматизации гендиректор или владелец компании вдруг дают задний ход и отказываются от внедрения ERP? И как бороться с возражениями в таком случае? Давайте поговорим сегодня об этом.

«Применение ERP-систем значительно повышает качество управления организацией», «система легко настраивается под различные бизнес-процессы», «ERP-системы – это простота, прозрачность доступа ко всем данным» – всё это выдержки из многочисленных публикаций про ERP. Уже многие годы руководителям предприятий внедряется в умы, что ERP – это эффективно, просто, легко и, вообще, волшебно. С таким посылом к ним обращается не только пресса, но и приходят представители компаний-внедренцев, многие из которых (или даже все) любят расписывать златые горы и рисовать перспективы, как будет прекрасно идти бизнес, когда на предприятии будет функционировать система ERP. И да, всё так или примерно так и будет, но важный момент, который стоит честно обозначать клиенту – вначале предприятию придётся пройти через боль. И боль эта будет либо сильной, либо очень сильной. Потому что процесс внедрения ERP в реалиях российского бизнеса во многих случаях сравним с хирургической операцией-трансплантацией, а потом ещё и с длительной восстановительной терапией после неё: вначале следует отрезать всё, что плохо функционирует и мешает жизнеспособности организма, потом наладить процессы жизнедеятельности, внедрить высокотехнологичную систему, работающую как часы, и только после этого учиться жить с ней и эффективно ею пользоваться.

Причины боли при подготовке к внедрению ERP

Основная причина – бизнес ведётся «на бумажке», без выстроенных бизнес-процессов, как привыкли делать годами. Многое зависит от конкретных людей на местах, и, если человек вдруг увольняется или заболевает, система может разрушиться. Например, на складах предприятий (если склад не автоматизирован) часто бывают работники, которые просто на память знают, где у них что «положено», и без присутствия такого ответственного лица никто никогда ничего не найдёт на этом складе, или поиск чего-либо нужного займёт очень много времени и нервов. 

И вот ещё 3 дополнительные причины, которые, как правило, вытекают из основной:

1.   Не всегда технологические процессы производства чётко прописаны на предприятиях до всех мельчайших деталей. Поэтому при автоматизации производственных процессов придётся дорабатывать описания всего, чего пока нет, – прописывать подробно составляющие всех изделий и продумывать всё то, что раньше как-то пускалось на самотёк. Например, определить, как процесс производства какого-то крупного агрегата будет разворачиваться по всем необходимым этапам производства, по полуфабрикатам и по дням, сколько времени должно уходить на изготовление всех составляющих, из которых в итоге сложится готовое изделие. Именно такой подробный описательный и хорошо обдуманный процесс позволит эффективно автоматизировать с помощью ERP процессы производственного планирования и самого производства.

Если раньше можно было работать на производстве примерно, приблизительно, то автоматизация требует чёткости технологической цепочки – и создание такой корректной подробной схемы для ряда руководителей настоящая боль.

2.  Трудовые ресурсы – острая проблема. Одни сотрудники не могут работать по-новому в силу невысокого профессионализма, в силу возраста, психологических причин, а другие откровенно не хотят и даже противодействуют. Человек, как правило, склонен к устойчивости, к сохранению привычной зоны комфорта, даже если это не очень комфортный комфорт, но вот он такой, какой есть. И все те внедренцы, цифровые трансформаторы, кто приходит на предприятие и стремится многое на нём поменять, воспринимаются как откровенные враги. И если эта точка зрения доносится до инициатора автоматизации (например, до гендиректора или владельца завода) со стороны его приближённых, которым он доверяет, то легче руководителю бывает отказаться от внедрения ERP, чем начинать революцию против работников собственного предприятия. Потому что войны, интриги, подковёрные игры – это сильная боль.

3. Отсутствие корректно прописанных (а не формально) должностных обязанностей и чётко обозначенных трудовых процессов. Когда руководитель предприятия хочет разделить по технологическим операциям, что нужно сделать, сколько норма-часов будет затрачено, с возможностью внесения в систему ERP исполнителей, чтобы можно было посмотреть, кто «накосячил», либо кто так хорошо делает тот или иной продукт, то большая ответственность ложится на отдел управления персоналом, и для некоторых HR-менеджеров это сродни боли.

Из-за этих очень часто распространённых «причин боли» гендиректор или владелец предприятия вдруг осознаёт на собственном опыте, что, может быть, внедрение ERP и принесёт ему много преференций, но где-то там в отдалённой перспективе, и отказывается от этого своего решения. Поскольку сейчас он не готов тратить много сил, энергии, нервов, чтобы налаживать бизнес-процессы, при этом осознавать свои ошибки и упущения – ведь всё это очень больно, а ему обещали, что будет легко и просто.

Как же быть в этом случае с внедрением ERP? Как бороться с возражениями заказчиков? Как помогать им преодолевать боль? 

«Через тернии к звёздам», или что на самом деле хочет бизнес от внедрения ERP

Давайте начнём с того, что при общении с руководителями компаний-заказчиков будем честны, не будем им обещать, что автоматизация – это «легко и просто», а вместе с ними будем нацеливаться на серьёзную работу, которая потребует налаживания или выстраивания почти с нуля всех необходимых бизнес-процессов на предприятии. В противном случае, заказчики, поддавшиеся уговорам и поверившие, что счастье совсем близко, и при внедрении ERP при нажатии всего одной кнопки они будут видеть массу полезных аналитических отчётов, согласятся на предпроектные работы, но уже скоро неминуемо столкнутся с болью, о которой мы выше подробно рассказали, и откажутся от продолжения. Т.е. очень важно изначально проговаривать, что автоматизация системы управления предприятием потребует эту самую систему серьёзно доработать.

При этом отсутствие выстроенных бизнес-процессов и так каждый день приносит директору предприятия боль, о которой он знает, и вот об этом и надо говорить с ним на его языке – о том, что боль его надо лечить, иначе она приведёт к последствиям плачевным. И да, иногда врач вынужден причинять некоторую боль пациенту, но с благой целью, чтобы тот пошёл на поправку и окреп. Также действуют и бизнес-консультанты, настраивающие бизнес-процессы предприятия, а потом только внедряющие ERP.

Что же важно руководителю предприятия получить от внедрения ERP?

Безусловно, у каждого директора будут свои потребности в зависимости от специфики бизнеса, но можно выделить 5 основных, так сказать, общих желаний всех руководителей:

1.  Управлять себестоимостью своей продукции и формировать справедливую продажную цену, чтобы не продавать продукцию в ноль или убыток, а только с прибылью.

Как сказал мне один директор завода, «понятие стоимости нам нужно для осознания собственной рентабельности, потому что, чаще всего, о цене изделия мы договариваемся заранее, и у нас есть клиенты, которым мы должны отгрузить нашу продукцию через 6-10 месяцев по уже определенной цене, но самое интересное, что сейчас у нас этого изделия нет, и мы не знаем, какая у него будет себестоимость на тот момент, заработаем мы или прогорим по цене». И если вы сможете помочь директору решить эту его настоящую боль с помощью внедрения ERP, он готов будет и менять свои бизнес-процессы, и идти навстречу автоматизации.

2.  Минимизировать убытки, для чего необходимо организовать оптимальное заполнение трудовых и материальных ресурсов. Ни один руководитель не хочет, чтобы его трудовые ресурсы простаивали из-за нехватки комплектующих или из-за задержки поставок, поскольку зарплату всё равно приходится работникам платить. Директора стремятся к равномерной загрузке персонала, не должно быть, что всю неделю на производстве аврал, а потом две недели простой. «Я хочу оперативно знать с помощью автоматизации, сколько часов работают мои работники, и сколько они зарабатывают, потому что количество времени, затрачиваемое только на расчёт заработной платы у моих мастеров занимает 2-3 дня!» – вот реальная боль одного из директоров предприятий. 

Система ERP позволяет разобраться с этой проблемой – корректно распределять сотрудников по участкам, чтобы они не стояли и не ждали работы, сразу рассчитывать их норма-часы, и эффективно планировать поступление материальных ресурсов на производство. Всё это определяет производственную мощность предприятия, которую можно планомерно повышать.

3.  Эффективно планировать производственные процессы. Руководителям предприятий важно знать и понимать, когда и какой участок должен делать тот или иной полуфабрикат либо какой-то производственный этап. Зная это, они могут планировать процессы производства, понимать, что нужно закупить, а что на предприятии могут изготовить самостоятельно, соблюдать сроки исполнения изделий и производственный график. ERP – это сокращение на английском языке фразы Enterprise Resource Planning, что переводится как планирование ресурсов предприятия, т. е. в этом ERP-система, безусловно, может помочь.

4. Планировать заказы и иметь возможность их грамотно перепланировать при необходимости. Как показывает практика, перепланирование на производствах бывает – даже за один день информация может меняться по 2-3 раза. Директору важно знать, при каких вариантах возможно будет перепланирование и каким образом наиболее эффективно его сделать. Разбираться с этим вручную сложно, долго, и не всегда приходят на ум правильные управленческие решения. Если же ERP-система помогает всё это видеть, выдаёт аналитические отчёты и позволяет директору принимать грамотные эффективные управленческие решения, то боль руководителя снимается.

5. Управлять работой с поставщиками, закупками и закупочными ценами, которые бы не выходили за плановую калькуляцию. Директоров часто волнует вопрос, по какой причине плановая цена поднялась? Это конкретный поставщик поднял, или, например, это цена на металл на всём рынке выросла? Повышение закупочных цен – это халатность или злой умысел конкретного сотрудника на его предприятии? Директора должны и желают всё это понимать, чтобы делать выводы – менять поставщика, своего работника или увеличивать закупочную цену? Также они хотят мотивировать своих сотрудников, занимающихся закупками, ставить им задачу – чем ниже закупочная цена, тем выше премия. Отслеживать закупочные цены в оперативном режиме позволяет автоматизация, как только в систему вносится цена выше плановой калькуляции, это сразу отмечается в программе, и вопрос с поставщиком можно решать оперативно.

Вот эти 5 основных желаний руководителей предприятий, которые постоянно им приносят боль при ежедневной ручной работе. Автоматизация с внедрением ERP-систем позволяет наладить все эти процессы и выполнить пожелания руководителя. Этот путь не лёгкий, с болью, но в итоге он, действительно, приведёт компанию к повышению производительности, увеличению рентабельности, сделав её конкурентоспособной и прибыльной.  И это уже не боль, а радость – как говорят, «через тернии к звёздам».

Проблемы при внедрении ERP бывают как у заказчиков, так и у разработчиков. Чтобы получить общее видение проблем и их решения, будут описаны и те, и другие.

В статье вы найдете ответы на следующие вопросы:

• Бывает ли отсутствие проблем?
• Проблемы целеполагания и аналитики
• Проблемы проектирования ERP и их решения
• Проблемы разработки ERP и их решения
• Проблемы внедрения ERP

Сразу надо сказать, что в статье идет речь про полноценное проектирование и внедрение ERP. Системы ERP в стиле «вот вам шаблонный продукт (коробка, пакет), а дальше круглое таскайте, а квадратное катите», проблемы в стиле «как внедрить то, что не соответствует нашим процессам» или «как в детских игрушках: в круглое отверстие вставить кубик» здесь не решаются, но упоминаются в виде примеров «как делать не надо».

Внедрение ERP — заключительный этап в разработке и его успех зависит от проблем и ошибок, выявленных на других этапах. Трудности могут возникнуть на всех уровнях. В данной статье опишем, какие проблемы возникают и как с ними бороться. Существуют такие сложности, как оценка стоимости и другие моменты, которые не имеют отношения к внедрению ERP, поэтому мы не будем рассматривать их в данной статье.

Для понимания того, какие проблемы решаются на уровне каждого отдельно взятого этапа, приведем последовательный список стадий разработки ERP-системы. Конечно, в зависимости от размера проекта могут добавляться и другие, но мы рассмотрим только базовый список.

Этапы разработки и внедрения ERP:

1. Определение целей создания системы. Понимание того, что именно автоматизируем. Проводится в ходе первой встречи.
2. Бизнес-аналитика, выявление и фиксация бизнес-процессов. Это происходит в процессе проведения серии встреч: от общей встречи с руководителями до встреч с руководителями отделов и сотрудниками. По итогам встреч структурируются и фиксируются потребности бизнеса.
3. Составление структуры проекта с использованием данных в MindMap (концепции в виде диаграммы), с которой будет работать система, и список потенциально необходимых интерфейсов.
4. Составление прототипов интерфейсов, схематичного расположения структурных элементов.
5. Составление дизайна интерфейсов, чтобы представить, как это будет выглядеть в готовой системе.
6. Составление технического задания. Определение этапов и сроков проекта.
7. Разработка системы. Это может проходить поэтапно, если подобное предусмотрено.
8. Сдача каждого из этапов, сбор обратной связи и внесение корректировок при необходимости.
9. Работа над каждым из этапов происходит параллельно с этапом внесения корректировок в предыдущий этап.
10. Многоуровневое тестирование на каждом этапе и сдача всего проекта в срок с учетом доработок.
11. Внедрение, выявление набора дополнительных требований и корректировок на основе пользовательского опыта.
12. Выполнение доработок при необходимости.

Бывает ли отсутствие проблем?

Нет, не бывает. Опыт создания и внедрения более 30-ти систем разного размера и срока разработки от месяца до 2-х лет показывает, что проблемы есть всегда. Вопрос в том, что мы делаем, чтобы их стало меньше, а возникшие проблемы решались быстро и безболезненно. Для этого в компании ИНДИНС разработана методология проектирования и ведения проектов, которая минимизирует риски и позволяет доводить все проекты до логического завершения — внедрения в эксплуатацию.

Проблемы целеполагания и аналитики

Запрос может быть от «Хочу автоматизацию, но не знаю, что именно нужно» до «вот четкое ТЗ, надо сделать так». Не стоит забывать, что очевидное для проектировщиков и разработчиков может быть не очевидным для заказчика и наоборот. Техническое задание – результат работы предыдущих этапов проектирования, и, как правило, это всё-таки набор пожеланий. Поэтому между «есть ТЗ» или просто желанием автоматизировать процессы разница лишь в том, определился ли заказчик с целями и форматом автоматизации или нет.

Не знаем, чего хотим и как это должно быть реализовано

Цель внедрения ERP — решение конкретной проблемы на определенной стадии роста и развития компании.

Как правило, понимание необходимости информационной системы приходит, когда «достало». «Достало» возникает тогда, когда критическая точка пройдена, в ходе роста компании увеличивается количество определенного вида задач или они становятся актуальны. Именно тогда приходит понимание, что их надо срочно решать, что это слабое звено и оно мешает развиваться. Когда есть проблема, решение которой видится во внедрении информационной системы и действительно часть проблем можно решить. Например, «заказы постоянно проваливаются по срокам», «производство сдает всё не вовремя», «необходимость закупки расходников выявляется, когда поезд производства идет полным ходом и приходится его останавливать». Когда «менеджеры не звонят повторно интересовавшемуся продуктом клиенту». Когда руководитель вручную подтверждает счета на оплату, ставя визы на каждый счет в оплату и количество счетов от роста компании превращается в папку высотой в монитор. Это всё цели — решить проблему.

Для разработки ERP с целью решения проблемы необходимо правильно её обозначить. Потому что зачастую одна проблема вызвана другой проблемой. Необходимо понять, в каком виде данная задача будет решена.От того, в каком виде необходимо решить проблему, зависит всё. Ошибка на данном этапе является самой большой проблемой. Мы уже встречали компании, которые приходили к нам со словами «нам внедрили систему, но она не делает то, что нам надо, а нам обещали, что она будет». Определиться, готовы ли вы менять бизнес-процессы. Иногда это необходимо для решения проблемы, а иногда требуется не внедрение ERP, а достаточно внести изменения в процессы.

Цель внедрения ERP — повысить эффективность и контролируемость, уменьшить количество ошибок. Это решается путем выявления самых неэффективных мест в бизнес-процессах, повторяющихся элементов. Для небольших компаний, руководителей и сотрудников есть простое упражнение. Выписать 10 самых часто повторяющихся действий. Что сотрудник и руководитель делает каждый день, неделю, месяц. Решение проблемы — определиться с целью и детализировать решение. Для этого используются этапы с 1 по 4. Появляются ответы на вопросы от «Зачем» до «Как это будет сделано».

Ошибками заказчиков, приводящими к проблеме, являются:

• Отсутствие понимания того, что и зачем делается;
• Нежелание вникать в процесс;
• Желание добавить в систему паразитные вещи, не решающие проблемы, просто «чтобы было».

Ошибками разработчиков могут стать:

• Требование только технических деталей без вникания в процессы;
• Непонимание того, какая проблема решается и зачем;
• Согласие с добавлением ненужных вещей, продажа заказчику того, что ему не нужно.

Чтобы исключить проблему целей и прийти к общему видению, заказчику необходимо совместно с разработчиком убедиться, что есть общее понимание того, какая проблема решается и каким образом она будет решена. За счет чего, какие именно действия будут выполняться в системе, как они решат проблему, за счет чего будет прирост в эффективности, повысится контролируемость и уменьшится количество ошибок. Выполнение бизнес-задачи после внедрения ERP должно занимать меньше времени, чем занимало до внедрения. Это ключевой обязательный фактор, иначе система снизит эффективность, а не повысит его.

На этапе 4 — прототипировании интерфейсов, можно прямо по действиям в системе, количеству кликов, определить, сколько будет нужно действий для выполнения той или иной задачи в ERP.

На протяжении всей разработки и внедрения ERP необходимо задавать себе вопрос – соответствует ли то, что делается, изначальной цели или нет.

Проблемы проектирования ERP и их решения

Самой распространенной проблемой является отсутствие проектирования как такового или ориентирование только на ТЗ, составленное на основе пожелания клиентов. И попытка разработчиков на основе этого ТЗ сделать продукт. Но эту проблему мы не будем сейчас рассматривать.

В процесс проектирования входят этапы с 3 по 6. По итогам проведенного бизнес-анализа будут получены цели и понимание того, каким образом они будут достигнуты. Теперь необходимо не только структурировать то, как это будет реализовано. Самое главное, чтобы у заказчика и разработчика было общее понимание, необходимо синхронизировать это понимание.

Проблема синхронизации

Это является проблемой не только для разработчика, но и для заказчика. В чем заключается эта проблема? Допустим, что система разработана и приходит время внедрения ERP, но заказчик понимает, что многого не хватает. Разработчик указывает на ТЗ и говорит, что этого в ТЗ нет, значит недостающее необходимо оплачивать дополнительно. Эта проблема есть и будет, но как её минимизировать? Для этого необходимо максимально детализировать все элементы системы, которые требуют трудозатрат.

Мы достаточно давно составляем MindMap по каждому проекту с ветками структуры данных, связей и перечислением интерфейсов. Именно эта информация ложится в основу оценки. Однако сталкивались с такой ситуацией, когда система уже готова и заказчик понимает, что в ней нет нужных вещей и увидел он это только сейчас. ТЗ писалось после составления MindMap, а интерфейсы проектировались после ТЗ. На последних проектах мы внедрили процесс Interface first: сначала мы делаем прототипы, а уже потом ТЗ. Это помогло решить проблему на корню и сократило непонимание.

Как заказчик, вы смотрите на то, как это будет выглядеть в итоге и отмечаете, что удобно, а что — нет. Где-то не хватает некоторых элементов, а бывает и целого раздела. Это поможет наглядно продемонстрировать, что вы получите в итоге и как это будет работать. Позволит внести коррективы еще до того, как будет составлено техническое задание.

Решение:

Просите разработчика показать, как будет выглядеть система, возможно на примере других проектов. Так у вас сформируется понимание того, как будет выглядеть ваша собственная система.

Разбейте проект на этапы, где прототипы интерфейсов будут создаваться раньше технического задания и расчета итоговой стоимости. Это обезопасит вас от того, чтобы получить в конце проекта результат, который вам не понравится и не будет содержать необходимого функционала.

Во второй части статьи мы рассмотрели затруднения в фиксации данных, проблемы погружения в бизнес-процессы клиента и описали другие сложности, с которыми сталкиваются компании при проектировании ERP-системы. Например, на каком этапе работы над проектом стоит писать ТЗ и что делать в случае, если ERP работает не так, как хочется.