Ошибки при ведении кассовых операций

Курятников Юрий Вячеславович
ООО «Аудит, консалтинг и право+»

При проведении аудита кассовых операций мы часто сталкиваемся с тем, что бухгалтеры не уделяют должного внимания ведению кассы. Необходимо помнить, что в Кодексе Российской Федерации «Об административных правонарушениях» (КОАП) от 30.12.01г. №195-ФЗ предусмотрена ответственность:

Статья 15.1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц — от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.

Статья 14.5. Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации либо без применения контрольно-кассовых машин.

Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятнадцати до двадцати минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц — от тридцати до сорока минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц — от трехсот до четырехсот минимальных размеров оплаты труда.

Приводим наиболее часто встречающиеся нарушения по ведению кассовых операций.

1. Касса для выдачи средств не оборудована надлежащим образом.

Пункт 29 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) в соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке приведены в Приложении N 2.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий приведены в Приложении N 3.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

 Обращая внимание на Постановление ФАС Дальневосточного округа от 10 июня 2005 г. по делу N Ф03-А51/05-2/1420 говорится, что порядок хранения свободных денежных средств включает в себя оборудование помещения кассы (Штраф был наложен на предприятие). Поэтому арбитры признали штраф в сумме 40 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ) правомерным.

Некоторые фирмы пытаются убедить судей в том, что ответственность за подобное нарушение несет именно руководитель фирмы. Об этом четко сказано в пункте 29 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40). Да и штраф для должностных лиц в 10 раз меньше, чем для предприятия. Однако арбитры Волго-Вятского округа признали подобный довод несостоятельным.

1. Кассовые операции оформляются не по унифицированным формам, либо применяются устаревшие формы, утвержденные Госкомстатом Российской Федерации.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996г. (ред. от 30.06.2003г.) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Кроме того, согласно пункту 12 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40)  кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации».

1. Исправления в кассовых документах.

В соответствии:

1. с пунктом 19. «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
2. с пунктом 4.4. «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утвержденным Министерством финансов СССР 29.07.1983г. №105 в приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются.
3. со статьей 9 пункта 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996г. (ред. от 30.06.2003г.) внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается…

1. Прилагаемые к расходным и приходным кассовым ордерам документы не погашаются  штампом  «оплачено».

Согласно пункту 20 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40), приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

1. Не составляется реестр депонированных сумм, депонированная сумма не сдается в банк.

В соответствии с пунктом 18 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) 18. По истечении установленных пунктом 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

…б) составить реестр депонированных сумм…

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

1. Кассир или временно заменяющий его другой работник не ознакомлен с Порядком ведения кассовых операций.

Согласно пункту 32 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) «после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации…»

1. Отсутствует приказ руководителя и договор с работником о пол­ной материальной ответст­венности в случае временной замены кассира. Не составлен акт о результатах пересчета ценностей.

Пунктом 35 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) установлено, что на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор, предусмотренный пунктом 32.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

1. Обязанности кассира выполняются главным бухгалтером. (На предприятиях, не попадающих под статью 3 Федерального закона «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации» №88-ФЗ от 14.06.1995 (ред. от 02.02.2006г.)) 

В соответствии п. 36 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора, предусмотренного пунктом 32. 

1. В расходных кассовых ордерах или платежных ведомостях полученную сумму прописью указывает кассир, либо сумма выполняется машинописно, либо в расходных кассовых ордерах отсутствует расписка в получении денег.

Пункт 15. «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» (утвержденным Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22.09.1993 г. N 40) …Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.

Недочеты в расходниках

Претензия. Бухгалтер-кассир сам заполнил на компьютере строку «Получил». А получатель поставил только подпись (нарушен п. 15 Порядка ведения кассовых операций, утв. советом директоров Центробанка от 22 сентября 1993 г. № 40).

Аргумент в защиту. Формально нарушение совершено. Ведь эту строку получатель должен заполнить собственноручно только чернилами или шариковой ручкой. Однако за такое нарушение закон ответственности не предусматривает.

Нарушение. Бухгалтер составил расходник и внес запись в кассовую книгу. Однако деньги из кассы выданы не были.

Штраф. В этом случае в кассе фирмы образуется избыток наличных, не подтвержденный приходными ордерами. Фирму и руководство могут оштрафовать за «неоприходование денежной наличности» (постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 апреля 2003 г. № А66-8500-02).

Нарушение. Расходный ордер на выдачу денег составлен в один день, а записи в кассовую книгу и в бухучет внесены в другой (нарушены п. 5 ст. 8, п. 4 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Штраф. «Несвоевременное отражение на счетах бухгалтерского учета денежных средств» – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов объектов налогообложения. За это фирму могут оштрафовать на пять тысяч рублей (ст. 120 НК). А руководителя или главбуха – на 2–3 тысячи рублей (ст. 15.11 КоАП). Правда, только в том случае, если нарушение приведет к искажению статей отчетности более чем на 10 процентов.

Недочеты в приходниках

Претензия. В приходнике не проставлен номер. Налоговая считает, что такой документ составлен с нарушениями, а значит, сумма наличных не оприходована.

Аргумент в защиту. Отдельные недостатки документа не опровергают факт его составления, а соответственно – оприходования денег в кассу предприятия (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 7 сентября 2004 г. № А79-1904/ 2004-СК1-1835).

Претензия. Нумерация приходников ведется с использованием дробных чисел.

Аргумент в защиту. Если у компании много подразделений, которые принимают наличные деньги, применить сквозную нумерацию сложно. Оправдать нестандартную нумерацию можно так. Издайте приказ по организации, в котором каждому подразделению будет присвоен свой индекс. Составляя документы, каждое подразделение будет указывать этот индекс в дробной части их номеров. Подобную нумерацию и порядок оборота наличных можно закрепить в учетной политике. Тогда инспекторы не смогут обвинить вас в неправильном оформлении документов.

Кассовая книга

Претензия. На момент проверки приходник на деньги составлен, однако записи в кассовой книге нет. Налоговая может попытаться оштрафовать фирму за неоприходование денег в кассу.

Аргумент. Прием наличных производят только по ПКО, подписанным главбухом (п. 13 Порядка). Поэтому документ, свидетельствующий об оприходовании денег, – это приходный кассовый ордер. Кассовую же книгу применяют для учета поступления и выдачи уже оприходованных денег. Поэтому отсутствие в кассовой книге записи об учете поступивших денег не свидетельствует об их неоприходовании (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 7 сентября 2004 г. № А79-1904/2004-СК1-1835).

Нарушение. Фирма ведет кассовую книгу за несколько дней или за месяц с выведением остатка на начало и конец периода (нарушен п. 24 Порядка). То есть записи в кассовой книге не отражают обороты фирмы за каждый день.

Штраф. За это нарушение фирму могут оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса – за «грубое нарушение правил учета доходов и расходов». Сумма штрафа – пять тысяч рублей. А для руководителя 2–3 тысячи рублей (ст. 15.11 КоАП).

Лимит остатка кассы

Нарушение. На фирме не установлен лимит остатка кассы (нарушен п. 2.5 Положения, утв. советом директоров Центробанка от 5 января 1998 г. № 14-П).

Штраф. В этом случае лимит остатка кассы считается равным нулю. Поэтому если в конце рабочего дня в кассе остаются наличные деньги, их нужно сдавать в банк в полном объеме. Если же проверяющие обнаружат, что вы не сдали хотя бы одну копейку, фирму оштрафуют за превышение лимита денег в кассе.

Нарушение. Деньги, полученные в банке для выдачи зарплаты сотрудникам, фирма хранит свыше трех дней (нарушен п. 2.6 Положения № 14-П).

Штраф. Фирму и руководство могут оштрафовать, если по истечении трех дней на фирме будет превышен лимит остатка кассы.

Правила хранения наличности

Нарушение. На фирме не оборудовано помещение кассы. То есть нет изолированного помещения, двери со стальной решеткой, окошка выдачи денег, сейф прочно не прикреплен к стене и полу (нарушение п. 29 Порядка).

Штраф. За несоблюдение правил хранения наличных денег предусмотрен штраф.

Внимание! Если фирма ведет расчеты только в безналичной форме, то она не осуществляет прием, выдачу или временное хранение наличных денег. Следовательно, и штрафовать ее не за что (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 30 ноября 2004 г. № Ф08-5401/2004-2175А).

Превышение лимита расчетов

Нарушение. Фирма-посредник заключает договоры с физическими лицами от имени принципала. И затем полученные от них деньги передает принципалу в сумме свыше 60 тысяч рублей по одному договору.

Штраф. Поскольку посредник и принципал – юридические лица, необходимо соблюдать лимит расчета наличными денежными средствами (указание Центробанка от 14 ноября 2001 г. № 1050-У). Если лимит расчетов по одному договору будет нарушен, фирме и руководству грозит штраф.

Авансовые отчеты

Претензия. Сотрудник получил аванс, не представив отчет по деньгам, выданным ранее (нарушен п. 11 Порядка).

Аргумент в защиту. За такое нарушение штраф не предусмотрен. Судебная практика это подтверждает (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Претензия. Сотрудник получил наличные деньги на закупку товаров. Однако на него не оформлена доверенность (ст. 182, 185 ГК). Инспекторы могут посчитать такой аванс доходом сотрудника и доначислить ему налог на доходы.

Аргумент в защиту. Сами по себе недостатки в оформлении первичных документов не дают оснований признавать выданные под отчет наличные деньги доходами физических лиц (постановление Президиума ВАС от 16 декабря 1997 г. № 905/97).

4 повода для штрафа

Штраф за нарушение кассовой дисциплины предусмотрен статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. Размер штрафа с фирмы – от 40 до 50 тысяч рублей, с руководителя или главного бухгалтера – от 4 до 5 тысяч рублей.

Обратите внимание: фирму могут оштрафовать по этой статье только в четырех случаях:

• если сумма наличных расчетов между фирмами превысит 60 тысяч рублей по одному договору;
• если компания не оприходует или не полностью оприходует поступившие в кассу наличные деньги;
• если вы не соблюдаете порядок хранения денег в кассе;
• если остаток наличных денег в кассе превышает установленный банком лимит.

Антон ВАСИЛЬЕВ

13. 5 Обобщение результатов проверки и рабочие документы аудитора по результаудитам проверки кассовых операций

Аудитор
проверяет расходование наличных денег
из кассы. Аудитору необ­ходимо знать,
что заработная плаудита, пособия по
временной нетрудоспособности, премии
выдаются из кассы не по кассовым ордерам,
а по платежным и расчетно-платежным
ведомостям, которые подписывают
руководитель организации и глав­ный
бухгалтер. При этом все выплаты должны
быть персонифицированы и содер­жать
подпись получателя денег. Возможна
выдача денег по доверенности, в этом
случае кассир делает запись «по
доверенности», а саму доверенность
прикрепля­ет к ведомости.

При
проверке расходования денежных средств
подотчетными лицами необхо­димо
руководствоваться порядком ведения
кассовых операций, согласно которому
лица, получившие наличные деньги
подотчет, обязаны не позднее 3 рабочих
дней по истечении срока, на который они
были выданы, или со дня возвращения из
командировки предъявить в бухгалтерию
организации отчет об израсходованных

суммах и произвести
окончательный расчет по ним.

Аудитор выясняет
своевременно ли в организации закрывают
подотчетные сум­мы. Если данное
требование не выполняется, аудитору
нужно получить письмен­ные объяснения
от соответствующих должностных лиц.

Аудитор
проверяет соблюдение порядка применения
контрольно-кассовых ма­шин. Необходмио
учитывать, что при денежных расчетах с
покупателями должны применяться модели
(типы) ККМ, допускаемые к использованию
на территории России и внесенные в
Государственный реестр ККМ. Все ККМ
подлежат регист­рации в налоговом
органе по месту нахождения организации.

Организации,
использующие ККМ для учета выручки,
должны вести книгу кас­сира-операциониста,
в которой фиксируют показания счетчика
ККМ на начало и конец рабочего дня, сумму
поступившей за день выручки. Если в
организации используют несколько ККМ,
на каждую из них должна быть заведена
книга кас­сира-операциониста.

Аудитор
устанавливает полноту оприходования
выручки через ККМ путем

сверки
на идентичность суммы по данным
контрольной ленты, книги кассира-операциониста,
кассовой книги. Одновременно необходимо
проверить, сделаны ли на полученные
суммы записи по счетам учета реализации.

Контроль за
соблюдением правил использования ККМ
и полнотой учета вы­ручки осуществляют
налоговые органы.

Типичные ошибки:

— отсутствие
первичных кассовых документов;—
оформление кассовых документов с
нарушением установленных требований;—
несоблюдение установленного лимита
расчетов наличными деньгами между

юридическими
лицами;— некорректное отражение кассовых
операций в учетных регистрах;

— арифметические
ошибки при подсчете оборотов и остатков;—
неправильные корреспонденции счетов;

— хищение
денежных средств из кассы;— неоприходование
и присвоение поступивших денежных
средств из банка, от различных юридических
лиц по доверенностям, от различных
физических и

юридических
лиц по приходным ордерам;— излишнее
списание денежных средств по кассе при
повторном использовании одних и тех же
документов либо в результате неправильного
подсчета ито­гов в касовых документах
и отчетах либо в результате списания
сумм безоснований или по подложным
документам;

— присвоение сумм,
законно начисленных разным лицам и
организациям;— осуществление расчетов
с населением наличными за готовую
продукцию, това­ры, выполненные работы
и оказанные услуги без применения
контрольно-кас­совых машин либо без
регистрации контрольно-кассовых машин
в налоговых

органах;— нарушения
при расходовании средств из кассы и др.

Обобщение
результатов проверки.
Рабочие документы аудитора. Выявленные
нарушения и ошибки фиксируются в рабочем
документе аудитора. Рабочий документ
может быть оформлен в виде таблицы
нарушений с указанием характеристики
нарушения, нормативного документа,
который нарушен, а также рекомендации
аудитора по устранению нарушения. На
заключительном этапе проверки можно
составить рабочий документ по оценке
влияний нарушений на показатели
бухгалтерской отчетности. В рабочем
документе должны быть указаны:- краткая
характеристика нарушения;- расчет
количественного влияния нарушения на
изменяемый показатель;- наименование
показателя, который изменяется;-
скорректированное значение показателя.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

  19.04.2020199.17 Кб4Б2.doc

• #
• #
• #

Контрольно-кассовая дисциплина в 2022-2023 годах

Контрольно-кассовая (или кассовая) дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательно установленных в РФ правил осуществления наличных денежных расчетов. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.

Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.

Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:

• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Полный перечень случаев, когда разрешено работать без ККТ, с разъяснениями по неоднозначным моментам, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2022-2023 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.

Кассовая дисциплина обязательна для всех.

В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

• Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП. Последняя редакция указания, вступившая в действие с 30.11.2020, внесла ряд изменений.

Подробнее об этом документе читайте в статье «Нюансы положения о порядке ведения кассовых операций».

• Указанием ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
• Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
• Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ.

В отношении операционной кассы основные правила таковы:

• Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
• Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
• Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, — ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2022 году для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.

Подробнее о видах кассовых операций читайте в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

• Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
• Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества и качества при приеме и выдаче, поименованный в указании ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У действующий с 30.11.2020:

• Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с поставщиками и покупателями, выдача под отчет. ИП могут брать деньги на личные нужды.

Можно ли расходовать из кассы (минуя расчетный счет) остаток аванса, неиспользованного подотчетником, см. здесь.

• Предельная сумма расчетов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчеты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.

Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте здесь.

• Выдача под отчет осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчетного лица. Для отчета по выданным суммам предоставляется то количество рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).
• Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчета фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ № 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2022 году для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчетного счета), либо самостоятельно (если свой расчетный счет у подразделения есть).

Об определении величины лимита остатка кассы читайте в этом материале.

Примеры расчета лимита остатка наличных денег в кассе от КонсультантПлюс
5.1. Пример расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений
Наличная выручка ООО «Рассвет» от продажи товаров за расчетный период с 01.03.2022 по 31.05.2022 (61 рабочий день) составила 2 385 648 руб. Выручка сдается ежедневно (один раз в день).
Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений воспользуйтесь формулой.
Все примеры расчета кассового лимита и образцы оформляемых при этом документов смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

• Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей-получением валюты в банке. В некоторых случаях могут иметь место расчеты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Подробнее о валютных операциях читайте в статье «Валютные операции: понятие, виды, классификации».

Что надо знать о работе с ККТ

Требования к применяемой в 2022-2023 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.

С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.

Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.

Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?».

Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.

Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов

Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).

О том, что изменилось для БСО с появлением онлайн-касс, читайте в статье «Закон об онлайн-кассах — как применять БСО (нюансы)».

В операционной кассе оформляются 2 вида действий:

1. Приходные с использованием приходного кассового ордера (ПКО) формы КО-1, к которому, по возможности, прилагаются документы, подтверждающие величину поступающей суммы. Отрывная часть ПКО (квитанция), содержащая подписи уполномоченных лиц и печать, передается вносителю.
2. Расходные с использованием расходного кассового ордера (РКО) формы КО-2, к которому, как правило, прилагаются документы, подтверждающие величину выдаваемой суммы (платежные ведомости, служебные записки, копии приказов, чеки, квитанции). В РКО отражаются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя. Если получение осуществляется по доверенности, то к РКО прилагается ее оригинал (если доверенность разовая) или копия (если доверенность не является однократной).

Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.

Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.

ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.

Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.

О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:

• «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
• «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.

Проверку кассовой дисциплины, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).

Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:

• неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
• превышения лимита расчетов наличными;
• превышения лимита остатка кассы;
• использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
• невыдачи кассовых чеков или БСО;
• несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
• выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Как проводится проверка кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины в 2022-2023 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:

• Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
• Отчеты фискальной памяти.
• Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
• Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО.
• Учетные регистры бухгалтерских или хозопераций.
• Приказ на лимит кассового остатка.
• Авансовые отчеты.

При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.

При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.

Отметим, что мораторий на проверки ККТ заканчивается 1 января 2023 г.

Как проверяет кассовую дисциплину банк, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно. 

Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Сроки привлечения к ней (ст. 4.5 КоАП РФ):

• 2 месяца — за правонарушения, не связанные с ККТ;
• 1 год — за нарушения в работе с ККТ.

Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Этот срок начинает исчисляться со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — со дня его обнаружения проверяющим (ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ). Под длящимся правонарушением следует понимать…
Подробнее о нюансах течения срока давности по штрафам за ККТ читайте в К+. Это можно сделать бесплатно.

Своевременно выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:

• штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
• штраф для юрлиц в размере от 75 до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП).

Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:

• дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
• приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).

Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2022 году в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:

• предупреждения или штрафа в размере от 1500 до 3 000 руб. для должностных лиц;
• предупреждения или штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).

Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:

• за ненаправление покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности в электронном виде или за непередачу этих документов на бумажном носителе по требованию покупателя;
• введена ответственность фискальных операторов, изготовителей ККТ, экспертных организаций.

Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения срока давности), радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.

О том, как можно избежать ответственности за совершенное правонарушение или снизить размер штрафа, вы можете узнать из Готового решения от КонсультантПлюс. Переходите по ссылке и получите пробный доступ к К+ бесплатно.

Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).

Итоги

Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. В настоящее время обязательными для применения стали ККТ нового типа — онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.

В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2022-2023 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), — ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.

Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.