Ошибки при списании материалов

Приходилось ли вам сталкиваться с ситуацией, когда не проводится документ «Требование-накладная» или проводки формируются с нулевой суммой? Смоделируем типичную ситуацию, с которой может столкнуться бухгалтер – и пошагово разберем возможные причины ошибки.

• Ошибка 1: отсутствие материалов на складе и время проведения накладной
• Ошибка 2: разница в поступлении и списании
• Ошибка 3: задвоение номенклатур

Создадим документ «Требование-накладная» и в табличной части «Материалы» укажем:

1. Какао порошок, количество 1000, счет учета 10.01
2. Молоко цельное, количество 200, счет учета 10.01
3. Сахар, количество 500, счет учета 10.01.

При проведении документа появляется сообщение об отсутствии (нехватке) материалов на складе. И если мы уверены в обратном, тогда отправляемся на поиски ошибок в программе: в этой статье рассмотрим три наиболее частые из них.

Но прежде всего хотелось бы обратить внимание на один важный нюанс для тех, кто следует нашему примеру: в программе могут быть установлены настройки, которые не позволяют производить списание материалов при их отсутствии на складе. И поэтому программа данный документ не проводит и выводит ошибки!

Однако возможен и другой вариант. Если мы перейдем в раздел «Администрирование» – «Проведение документов», то мы можем установить настройку «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».

После изменения этой настройки документ у нас проведется – и эта ситуация будет одной из самых опасных. При таких настройках программа не сообщит ни об одной ошибке, но если мы зайдем в проводки, то увидим, что движения сформированы без суммовой оценки. Обратите на это внимание прежде чем решить, какая из настроек является для вас наиболее удобной.

Далее предлагаю разобраться, по каким причинам не удается провести документ «Требование-накладная». Для удобства будем пользоваться отчетом «Анализ субконто».

Сформируем данный отчет, укажем субконто «Номенклатура». Далее нажимаем «Показать настройки» и на закладке «Отбор» выбираем интересующую нас номенклатуру.

Казалось бы, все хорошо. Количество у нас есть, стоимость тоже, но списание происходит без суммы.

Если мы развернем данный отчет двойным щелчком мыши по ресурсному полю «Обороты», мы увидим, что время, указанное для документа «Требование-накладная», раньше, чем время документа «Поступление (акт, накладная)».

Давайте установим время документа «Требование-накладная» на конец дня и перепроведем. Заходим в проводки документа и видим, что произошло списание суммы номенклатуры.

При установке времени обратите внимание на следующую настройку. Перейдем в раздел «Администрирование» – «Проведение документов». Здесь мы видим настройку «Время документов устанавливать автоматически». Если ее установить, то программа автоматически будет распределять все документы в течение дня самым оптимальным образом. Например, всем документам «Поступления (акты, накладные)» устанавливается время 07:00, а все документы списания будут проведены более поздним временем. Нужно учесть, что время документов, которые были созданы до установки этой настройки, изменено не будет.

Ошибка 2: разница в поступлении и списании

Вторая ошибка связана с номенклатурой «Молоко цельное». Открываем отчет «Анализ субконто» с установленными настройками по интересующей нас номенклатуре. Благодаря отчету мы увидим вторую ошибку: поступление номенклатуры отражено на счете 41.01 «Товары на складах», а вот списание происходит со счета 10.01 «Сырье и материалы». Здесь нужно разобраться, где была допущена ошибка. Если это товар, то списывать его нужно, как товар. Если это материал – то как материал. Если ошибка была совершена при поступлении, то существует два выхода:

1. Если ошибка была совершена в текущем отчетном периоде, то можно просто зайти в документ «Поступление (акт, накладная)» и изменить реквизит табличной части «Счет учета» на 10.01 «Сырье и материалы».
2. Если ошибка была совершена ранее, тогда воспользуемся документом «Перемещение товаров» в разделе «Склад».

После исправления ошибки препроводим документ «Требование-накладная». Заходим в проводки и видим, что по номенклатуре «Молоко цельное» также произошло списание суммы.

Ошибка 3: задвоение номенклатур

Переходим к третьей строчке. Здесь ситуация будет другой, при вводе номенклатуры у нас выводится две строчки с одинаковым именем, но разным кодом. Это указывает, что в базе произошло задвоение номенклатурных позиций.

Если сформируем отчет «Анализ субконто», то увидим, что пытаемся списать не ту номенклатуру. Решается это очень просто. В документе «Требование-накладная» выбираем верную номенклатуру, препроводим и открываем проводки для того, чтобы убедиться, что списания прошло успешно.

И еще один важный момент, который поможет вам избежать некоторые ошибки при списании материалов: при оформлении списания материалов я советую пользоваться кнопкой «Подбор» вместо кнопки «Добавить». В открывшейся форме можно установить переключатель в положение «Только остатки», и на экране будут видны только те номенклатурные позиции, по которым есть остатки.

Правовые ресурсы

• «Горячие» документы
• Кодексы и наиболее востребованные законы
• Обзоры законодательства
  • Федеральное законодательство
  • Региональное законодательство
  • Проекты правовых актов и законодательная деятельность
  • Другие обзоры
• Справочная информация, календари, формы
  • Календари
  • Формы документов
  • Полезные советы
• Финансовые консультации
• Журналы издательства «Главная книга»
• Интернет-интервью
• Классика российского права
• Полезные ссылки и онлайн-сервисы
• Подписаться на рассылки
• Новостной информер КонсультантПлюс
• Новостные RSS-ленты
• Экспорт материалов
• Документы
• Подборки материалов

Одна из самых неприятных ситуаций при работе в программе 1С:Бухгалтерия это появление «красноты» в различных оборотно-сальдовых ведомостях. Очень часто пользователи, впервые столкнувшиеся с такой ошибкой, не знают с чего начать поиск причин ее возникновения и как следствие – путей ее исправления.

Я предлагаю вам рассмотреть такую проблемную ситуацию в оборотно-сальдовой ведомости по счету 10.01. Но у вас она может возникнуть и по 41 счету и по 43. Очень много неприятных моментов связано с аналогичной ошибкой по 60 или 62 счету. Но корень зла у всех один – некорректная работа с субконто.
Что же такое субконто? Информации об этом таинственном термине в интернете можно найти очень много. На всякий случай повторим здесь еще раз. Субконто – это некий аналитический показатель или уточнение, в разрезе которого ведется учет на том или ином счете бухгалтерского учета. Например, если речь идет о счете 60 или 62, то логично, что эти счета необходимо вести в разрезе контрагентов, 10 и 41 счет надо детализировать, т.е. уточнять в разрезе номенклатуры.
В программе 1С:Бухгалтерия у каждого счета в плане счетов указаны субконто. На счете их не может быть более трех:

Вот в этой детализации и надо искать ошибку.
Итак, рассмотрим один небольшой пример. Отработав 2 квартал, бухгалтер формирует ОСВ по счету 10.01, с детализацией по номенклатуре и довольно часто с унынием наблюдает вот такую картину:

Т.е. по одной из номенклатурных позиций сложилась странная ситуация: остатков на начало периода нет. Пришли 25 единиц материала, списано тоже 25 единиц, но программа почему то списывает данную позицию по какой то другой цене, вследствие чего в оборотке по БУ образовалось отрицательное сальдо. Для того, чтобы немного упростить работу с отчетом, сделаем отбор по одной номенклатурной позиции:

Если мы посмотрим в план счетов, то увидим, что у счета 10.01 три субконто: номенклатура, склады и партии, поэтому давайте детализируем ОСВ по всем трем субконто. Для этого перейдем в настройки отчета и на закладке Группировка установим флажки на всех трех показателях:

Сформировав отчет,  мы увидим совершенно другую картину:

Т.е. на самом деле при детализации 10 счета мы видим, что в прошлом периоде произошла ошибка и хотя нам казалось что остатков по данной номенклатуре нет, программа видит остатки по поступлению от 31 марта и при списании данного материала в апреле как и положено по методу ФИФО сначала списывает запасы по той партии, которые поступили раньше.
Причины возникновения такой путаницы, как правило, одинаковые – мы часто вынуждены возвращаться в прошлый период, чтобы поправить даты и время документов поступления или списания.
Чаще всего ошибку легко исправить простым перепроведением документов и программа сама выстроит все документы в хронологической последовательности. Для такого простого решения надо просто регулярно анализировать оборотно-сальдовые ведомости по разным счетам в конце квартала или месяца.
Однако иногда бухгалтер обнаруживает ошибку в уже закрытом периоде, менять данные в котором конечно не хотелось бы. Тогда тут к моему великому сожалению, поправить ситуацию можно только операцией введенной вручную. Мои клиенты все знают, что я большой противник ручных проводок, но в данной ситуации без этого не обойтись.
И формировать ручную проводку надо очень аккуратно, внимательно и правильно заполняя все субконто в счетах учета. Итак, в разделе Операции открываем список операций введенных вручную:

Создаем новую операцию, например, 01 апреля и внимательно проставляем счета учета, субконто, количество и сумму операции в соответствии с той ситуацией, которая сложилась в ОСВ:

После этого перепроводим документы текущего периода и переформируем оборотно-сальдовую ведомость. Получается вот такая замечательная картина:

Таким образом, наша ошибка исправлена и никакого сальдо по данной номенклатуре у нас нет.
Итак, для своевременно устранения ошибок и комфортной работы в программе, анализируйте отчеты с максимальной детализацией и тогда программа 1С:Бухгалтерия станет для вас помощником, а не врагом, с которым вы ежедневно сражаетесь.
Работайте в 1С с удовольствием.
С вами была ваш консультант, Виктория Буданова. Спасибо что вы с нами.