Ошибки при составлении должностных инструкций
Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Должностная инструкция – локальный акт, разрабатываемый, как правило, инспекторами по кадрам, принимаемый руководителем в соответствии со ст. 372 ТК РФ – документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.
Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ.
Согласно «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», утверждённому Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37 к должностным инструкциям предъявляются следующие требования:
- в должностной инструкции должны быть описаны все основные функции, выполняемые работником;
- должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все ее пункты должны быть максимально конкретными;
- должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам:
- наименование должности;
- наименование структурного подразделения;
- назначение должности, общая цель должности;
- место должности в рамках организационной структуры фирмы: кем руководит, кому подчиняется, кем может быть замещен работник;
- требования к сотруднику: образование, специальность, специальное обучение, навыки, опыт работы;
- перечень должностных обязанностей, сгруппированных по функциональным блокам;
- формы отчетности, критерии эффективности труда (количественные и (или) качественные);
- взаимодействие внутри организации и с внешними структурами;
- права и ответственность;
- программа повышения квалификации;
- перспективы служебного роста.
Должностная инструкция должна иметь гриф, заверяющий ее утверждение, дату, подпись работника об ознакомлении.
Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, т. е. двусмысленный, или противоречивый, документ просто невозможно исполнять. Также совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно: его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?
Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой – они наивно полагают, что должностная инструкция может заменить этот самый начальственный рык тем временем, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. То и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.
В действительности единственное предназначение нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции.
Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может!
В первую очередь оставьте иллюзию, будто, прочитав должностную инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет: руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и т. д. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор, и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило.
Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций: это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что это инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.
Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации скорее всего искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных должностных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете должностную инструкцию, и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то, может, вам обратить внимание на подбор кадров?
Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длины!
А теперь более детально рассмотрим чисто технические ошибки, которые могут встречаться при составлении должностных инструкций.
Ошибка 1. Пренебрежение составлением должностной инструкцией
На огромном количестве предприятий (особенно средних и мелких) должностные инструкции вообще не составляются. Работнику на словах объясняется, чем он должен заниматься, причем круг его обязанностей в этом случае может меняться изо дня в день.
Однако должностная инструкция нужна, прежде всего, для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. В случае отсутствия такой инструкции возможно невыполнение поставленных перед работником задач, причем такому человеку нельзя будет сделать выговор за халатное отношение к своим обязанностям, нельзя будет применить меры административной ответственности, так как его обязанности как таковые не были закреплены никакими документами.
Ошибка 2. Подготовка должностной инструкции без соответствующего основания
Эта ошибка часто совершается на стадии разработки должностной инструкции. Любая должностная инструкция должна разрабатываться на основе Положения о подразделении (законодательством не урегулировано. Это локальный акт, который принимается работодателем по необходимости). Даже если у вас есть Положение об отделе кадров или департаменте по управлению персоналом или Положение о повышении квалификации сотрудников, об их обучении – этого все равно недостаточно. Все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Поэтому Положение о подразделении очень важно. Второй документ, который нам необходим для подготовки должностной инструкции, – это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы.
Ошибка 3. Должностные инструкции зачастую составляются кадровыми работниками
Кто пишет должностные инструкции? Иногда кадрового работника вызывает руководитель и начинает разговор с такой фразы: «Вы у нас менеджер по кадрам и лучше всех знаете ТК. Это приятно слышать. Но далее следует просьба: «Напишите на всех должностную инструкцию». Никогда ни на кого ничего не пишите, никаких инструкций, кроме своей собственной структуры. В других структурах вы некомпетентны, вы их не знаете и не должны знать. Ни в коем случае не пишите должностную инструкцию на кассира: вы не знаете расчетно-кассовых операций. На кассира инструкцию должен писать главный бухгалтер, на менеджера из отдела продаж – начальник этого отдела.
Например, что вы должны сделать, если главный бухгалтер обращается к вам с просьбой написать должностные инструкции на сотрудников? Вы должны сказать: «Я вам покажу форму и методику разработки этого документа, а дальше пишите сами. Ваших профессиональных тонкостей я не знаю, это не моя функция», т. е. вы должны подробно разъяснить форму этого документа, общие положения, все пункты и подпункты, которые в обязательном порядке входят в должностную инструкцию. Это ваша обязанность, потому что вы единственный специалист в своей организации, которой знает, что такое должностная инструкция и что из нее вытекает. Вы знаете, что, если работник не выполняет инструкцию, его можно уволить. Можно уволить по ст. 81 п. 3 – за несоответствие работника занимаемой должности, по ст. 81 п. 5 – за неоднократное неисполнение должностных обязанностей. Эти тонкости в вашей компетенции.
Однако кадровый работник не может и не должен составлять должностную инструкцию, так как не имеет достаточно глубоких знаний обо всех направлениях деятельности предприятия и об особенностях всех профессий – от уборщицы до директора.
Инструкции должны разрабатываться руководителями структурных подразделений и ими же подписываться. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается.
Ошибка 4. Неполнота должностной инструкции, отсутствие в ней отдельных важных пунктов, влияющих на деятельность работника.
В должностную инструкцию в обязательном порядке должны входить следующие пункты.
- Непосредственная подчиненность работника. Принято считать, что непосредственная подчиненность подразумевается сама собой и в силу своей естественности может специально не оговариваться. Главные бухгалтеры обычно возмущаются, когда от них требуют указать, что кассир подчиняется главному бухгалтеру. Действительным является только то положение, которое существует на бумаге. И если в соответствующем документе не написано, что кассир подчиняется непосредственно главному бухгалтеру, это означает, что он будет подчиняться директору, тогда как директору он должен подчиняться опосредованно, через главного бухгалтера.
- Порядок назначения и освобождения от должности. Этот порядок не изменился, назначение и освобождение от должности производятся приказом или распоряжением, но не контрактом. Контракт является лишь основанием для приказа. В принципе, скоро в России отменят приказы и трудовые книжки, в результате чего должна установиться контрактная система. Но когда это будет, еще неизвестно.
- Чем руководствуется работник в своей деятельности. Это довольно простой пункт, не влияющий на юридическую силу документа. Хочу обратить ваше внимание на следующее: когда начальник кадровой службы пишет своему подчиненному, что тот руководствуется в своей деятельности настоящей должностной инструкцией, это звучит абсолютно безграмотно. Прямая ссылка на должностную инструкцию недостаточна: вы должны перечислить ряд действующих в нашей стране положений. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов. Потом надо указать нормативы вашей отрасли. Если ваша организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой идут положение об отделе и настоящая должностная инструкция.
Должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов.
- «Общие положения»
Из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой должностной инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?
Устанавливаются сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
2. «Цели»
Цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса:
- починка сарая;
- строительство коммунизма.
Подумайте: если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если инструкция касается починки сарая, то при чем здесь коммунизм?
Избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А – Б – В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б: вы и так там будете!
Избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей.
И в заключение о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Воинским уставом, то цель – это то, что в боевом приказе на наступление называется направлением дальнейшего движения. Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное – детали.
3. «Задачи»
В них определяются направления деятельности специалиста. В отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемыми! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.
Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время докладывающим о выполнении этих задач. Каких доказательств успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сами не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться в выполненной работе, значит, вы плохо поставили задачу!
Далее: задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.
Продолжая аналогию с Воинским уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.
- «Функции»
Здесь перечисляются конкретные функции, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и пр. Раздел «Функции» занимает по объему около 60 % всего документа. Это важнейшая часть должностной инструкции. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.
Помните, что задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, т. е. как раз то, что в должностной инструкции будет называться функцией.
Функции должны быть выполнимыми, т. е. функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «Выполнено или нет?» можно было ответить односложно: «Да» или «Нет». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте: если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?
5. «Права»
Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.
6. «Ответственность»
Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.
7. «Взаимоотношения
Связи по должности». Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.
Приведенная форма – это унифицированная форма данного документа, содержащаяся в инструкции по делопроизводству. Эти разделы должны быть обязательно: «Общие положения», «задачи», «функции», «права», «ответственность» и «служебные взаимоотношения». Это тот костяк, тот минимум, без которого нет должностной инструкции.
Ошибка 5. Неграмотное с юридической точки зрения оформление должностной инструкции
Есть специальный «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»». На него всегда можно сослаться при судебных и прочих спорах. Можно перечислить не менее 30 различных надписей, которые могут быть на документах. Но не все из них влияют на юридическую силу. Вы можете некоторые надписи и не сделать или сделать их неправильно, и это не будет иметь юридического значения. На юридическую силу должностной инструкции влияют 3 группы реквизитов.
- Первая группа называется «Реквизиты бланка». Служебная документация пишется не на простой бумаге. Нельзя взять лист формата А-4 и написать: УТВЕРЖДАЮ, «Должностная инструкция». Для этого существуют бланки. В каждой организации должен быть бланк для писем с адресом, телефоном и пр. Можно ли на нем писать должностную инструкцию? Нет. Этот документ не будет иметь юридической силы. Для каждого вида документов существуют определенные бланки. Если вы напишете платежное поручение на бланке для счетов, банк ее не примет. Существует специальный бланк для приказов. В некоторых фирмах есть даже бланки протоколов и т. д. Нужно знать, что такое бланк, из каких надписей он состоит, а если у вас нет бланков, отпечатанных в типографии, – ничего страшного, напечатайте его сами на компьютере. Только сначала наберите реквизиты бланка, а потом все остальное. Такой бланк будет иметь уже 50 % юридической силы.
- Вторая группа – «Реквизиты состава удостоверения документов».
- Третья группа – «Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления».
Иногда в должностных инструкциях встречается фраза: «Работник несет ответственность за качественное и своевременное выполнение возложенных обязанностей». Как ее понимать? Проанализируем ее с точки зрения семантики русского языка. Что значит «нести ответственность»? Это значит «отвечать, быть привлеченным к ответственности». В контексте этой фразы – быть наказанным за качественное и своевременное выполнение обязанностей. Очевидно, что это смысловой парадокс: подразумевается-то наказание за некачественную и несвоевременную работу. Правильно было бы написать: «несет ответственность за качество и своевременность». Поэтому при составлении различных документов нелишне проконсультироваться не только с юристом, но и с филологом, чтобы избежать такого рода парадоксов.
Чтобы придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно указать название фирмы, название документа («Должностная инструкция»), оставить место для даты, номера и написать город. Мне приходилось слышать недовольные высказывания по поводу того, что наименование «Должностная инструкция» пишется в углу. Мне это тоже кажется не самым удачным решением, но разработчики этого документа сделали именно так, и нам остается подчиняться их требованиям. В принципе, если ваше эстетическое чувство требует, чтобы название стояло в центре, это не будет большим нарушением. На юридическую силу влияет то, что вы что-то не дописали или написали, но неправильно.
Ошибка 6. Утверждение и подписание должностной инструкции одним работником
Подписать и утвердить – это разные вещи. Типичная ошибка состоит в следующем. Как правило, руководитель кадровой службы подчиняется непосредственно директору, и в этом случае директор и подписывает, и утверждает текст инструкции. Это ошибка – неправомерно одному и тому же лицу, в рамках одного документа совершать два разных юридических действия. Общее правило: подписывает руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, утверждает директор. В данном случае инструкцию разрабатывает и подписывает кадровик, а директор утверждает.
Ошибка 7. Слишком частое обновление должностных инструкций
Не исключено, что руководитель, утвердивший документ, ушел из организации или сменился работник, расписавшийся на инструкции. Некоторые кадровики проявляют излишнее усердие, обновляя должностные инструкции ежегодно. Это не всегда оправданно: инструкция может действовать годами. Изменения требуются лишь в отдельных случаях, например, при изменении функций, переименовании организации и т. д.
Если на должность Петрова приходит Сидоров, а функции этой должности не менялись, вы можете предложить ему расписаться на имеющемся документе. В некоторых организациях используют именные инструкции. Разумеется, если она была написана конкретно на Петрова, Сидоров не имеет права расписываться на ней. Поэтому следует помнить о том, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность. Встречается и другая довольно распространенная ошибка. В некоторых организациях при изменении той или иной функции положение об этой функции просто вычеркивается и делается новая запись. При этом не допускается зачеркивание. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Должностные инструкции могут быть заменены или заново утверждены в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.
Таким образом, при составлении должностных инструкций следует быть предельно внимательными и избегать таких ошибок, которые могут быть обжалованы в суд.
Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.
Почему важно придерживаться единого стиля? Да просто потому, что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться: а нет ли здесь скрытого смысла? Зачем забивать голову лишним – пишите проще!
Обратите внимание, что система нормативных документов – это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций. Персональные должностные инструкции по существу представляют собой один из разделов положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки.
—
Синкина Наталья, Аудитор, Консультант по трудовому законодательству МИРК
Понятие должностной инструкции достаточно прочно вошло в кадровую практику. Редко юридическое лицо в рамках организации кадрового делопроизводства отказывается от применения должностной инструкции при оформлении трудовых отношений.
Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.
В Трудовом кодексе обязанность по составлению и ведению должностных инструкций отсутствует, из чего можно сделать вывод, что трудовое законодательство не содержит требований ни к обязательному наличию такого локального нормативного документа, ни к порядку утверждения и содержанию должностной инструкции.
Однако в Письме Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0 дается определение должностной инструкции, где должностная инструкция — это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Исходя из этой формулировки совершенно очевидно, что должностная инструкция необходима и работодателю и работнику. Минтруд указывает, что отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю обоснованно отказать в приеме на работу, так как именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника, объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между сотрудниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Должностная инструкция позволяет более четко выстроить рабочие отношения в период испытательного срока и способствует объективному принятию решения об увольнении как не выдержавшего испытания. Незаменимы должностные инструкции работника и при применении дисциплинарного взыскания к работнику.
Важным механизмом являются должностные инструкции и для регулирования уровня заработной платы работников. Например, при наличии одинаковых должностей уровень заработной платы может быть разный. Для обоснования такой разницы должностные инструкции могут содержать разные требования к квалификации, к объему работы и др.
Наличие должностной инструкции позволяет не загружать трудовой договор и детализировать отдельные положения трудовой функции работника в должностной инструкции.
Поэтому если в организации отсутствует такой локальный документ, как должностная инструкция, то основные позиции в рамках трудовой функции необходимо закрепить в трудовом договоре.
Исходя из вышеизложенного, разрабатывать или нет должностные инструкции, каждый работодатель решает сам. Но если все-таки вы решили разработать и утвердить должностные инструкции, то необходимо избегать наиболее часто встречающихся ошибок, допускаемых работодателями. Давайте рассмотрим типичные нарушения при разработке должностных инструкций.
Ошибка 1. Многие поручают разработку должностных инструкций работникам кадровой службы. Это неверно. Должностную инструкцию для своего направления деятельности должен разрабатывать специалист этого отдела. Хорошую инструкцию для своего направления деятельности может разработать только тот, кто является специалистом в данном виде работы и хорошо разбирается в задачах, которые решает отдел.
Ошибка 2. В должностную инструкцию нельзя включать положения, противоречащие действующему законодательству. Многие указывают в должностной инструкции обязанность работников увольняться по определенным основаниям. Роструд в письме № 3520-6-1 от 30.11.2009 г. указал, что положение об обязанности увольнения по определенным основаниям не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.
Ошибка 3. Должностные инструкции в отдельных случаях расширяют формы ответственности работника. Например, работодатель применяет систему штрафов для работника за отдельные виды дисциплинарных проступков. Это недопустимо, так как порядок и виды дисциплинарных взысканий четко регламентированы трудовым законодательством. Все остальные меры воздействия незаконны, их применение будет незамедлительно отменено любым органом, осуществляющим надзор за выполнением трудового законодательства.
Ошибка 4. Установление в должностной инструкции заведомо завышенных норм выработки, необходимых для оценки трудовой деятельности. Иногда работодатели в своем стремлении детализировать трудовую функцию работника и определить объем работы, который работник должен выполнить за оговоренную заработную плату, забывает о разумности и указывает нереальные нормы. В любом случае определяя круг и объем обязанностей, надлежащих выполнять работником по должности, работодателю необходимо руководствоваться квалификационными справочниками, профессиональными стандартами, ну и, конечно, реальностью установления объемов.
Ошибка 5. Работодатели не всегда соблюдают требования к утверждению и ознакомлению, предъявляемые к локальному нормативному документу. Должностная инструкция должна быть утверждена работодателем как любой другой локальный нормативный документ. Ознакомление работника с должностной инструкцией работника при приеме на работу, либо при переводе на иную работу до подписания трудового договора является обязательным. Несоблюдение данного требования работодателем может привести к необязательному исполнению работником требований должностной инструкции и как следствие невозможности предъявления претензии за некачественную работу.
При переходе на профессиональные стандарты должностные инструкции являются документом, определяющим квалификации работников. При разработке планов перехода на профессиональные стандарты необходимо предусмотреть и работу по приведению должностных инструкций в соответствие с требованиями профессиональных стандартов.
13 апр 2011
На сегодняшний день практика
показывает, что составленные должностные инструкции совершенно не выполняют
всех тех задач, ради которых они были созданы, да и все те, для кого они
предназначены, совершенно не воспринимают данный документ в серьез и относятся
к нему свысока, считая элементом бюрократии.
В чем же тогда проблема и почему
именно так происходит, мы и попытаемся выяснить?
Для начала стояло бы рассмотреть,
что же именно не нравиться работника в их должностных инструкциях.
Так вот, самое первое, о чем
твердят люди – это явный бюрократический элемент, который уж никак не помогает
настроиться на позитив.
Если смотреть значение слова «бюрократия» в словаре, то оно означает «чрезмерную
заботу о формальностях, канцелярские условности, в ущерб сути дела».
В общем-то, такое вот определение
целиком и полностью соответствует общепринятой форме должностной инструкции.
Некоторые значительные минусы
легко рассмотреть невооруженным взглядом.
Во-первых, нереальность. Все дело
в том, что на большинстве, если не на всех крупных предприятиях инструкции
пишет для сотрудников специальный отдел, который несет ответственность за
регламенты. Предприятия, не отличающиеся своими размерами, предпочитают не заморачиваться
этой проблемой и берут в качестве образца себе формы крупных компаний, не
учитывая тот факт, что люди, разрабатывающие ее, трудились специально для
конкретного вида работ.
Давайте же снова обратимся за
помощью к словарю и найдем там определение слова «инструкция» — это не что иное, как «свод
правил, указаний, устанавливающих порядок и способ выполнения или осуществления
чего-либо».
То есть, получается, что, к
примеру, инструкции для бытовой техники строятся именно по такому вот плану: на
что конкретно нажимать, в каком именно порядке это делать, как именно
поступить, если возникли проблемы, на какой результат ожидать и т.д.
В том случае, если Вы
отправляетесь учиться в автошколу, то Вам выдают инструкцию, как управлять
автомобилем для того, чтобы Вы изучили способы действий.
Так, а что же по своей структуре
являет должностная инструкция? Она состоит из пунктов, то есть перечня всего
того, что надо человеку делать, иными словами, по сути даже и инструкцией в
полном ее понимании не является.
Вот Вы только себе представьте,
что Вы решили приобрести себе телевизор. Наконец-то, привезя коробку домой и,
распаковав ее, первым делом Вы берете в руки инструкцию пользователя и
открываете ее.
С удивлением смотрите и не можете
понять ничего, так как все, что там имеется, это следующий список:
… права пользователя телевизора:
— смотреть;
— переключать программы;
— менять уровень громкости.
… обязанности пользователя
телевизора:
— вытирать пыль;
— не ронять;
— не ломать.
… ответственность пользователя
телевизора:
— в случае поломки по вине пользователя, потраченные
на покупку деньги ему не вернут, а стоимость ремонта будет вычтена и из его заработной
платы.
И это ВСЕ, притом, что
должностные инструкции именно так вот и выглядят в глазах человека.
То есть, если копаться глубоко и
придираться ко всему, то инструкция как минимум должна отвечать ранее
упомянутому нами определению слова «инструкция», то есть в ней должны
содержаться описания способов действий, а не просто перечисление этих самых действий.
Наверняка большинство людей
знакомо с таким выражением, как «итальянская забастовка»? Поясняем: это такая
ситуация, когда все делается исключительно и только по инструкции.
То есть, в том случае, если
инструкция была написана человеком, совершенно не знающим технологию данного
поста, то и в его инструкциях будет прописана только лишь ответственность и
обязанности работника, при чем совершенно не прописаны способы всех действий и их
конечные продукты, то вот эта вот самая «итальянская забастовка» вполне может
привести к необратимым последствиям.
А вот в том случае, если инструкция
будет содержать в себе все вышеперечисленные нами в статье пункты, то
выполнение работы в точности и соответствии с инструкцией будет способствовать
росту производства.
Разрабатывая должностную
инструкцию, работодатель должен помнить о том, что ответственность как вина – это
не самая лучшая помощь для производящего сотрудника.
Вот даже, к примеру, крупные сети
франчайзинговых предприятий – рестораны, отели, кафе, бары и т.д. Если для них
не существовало подробных и конструктивных инструкционных материалов, то есть
не было бы четкого регламента всех административных и производственных
процессов, то и расширение их в едином формате в таких масштабах было бы
невозможно.
Все инструкции прописаны
настолько детально, что места для замешательства тут просто не может быть.
После всего прочитанного у Вас
наверняка созреет закономерный вопрос о том, какой же квалификацией должен
обладать сотрудник отдела регламента, который занимается прописыванием
технологии работы по каждой должности?
Кто должен писать инструкции и
зачем он это делает?
Инструкция нужна для того, чтобы помочь
работнику выполнить свою работу профессионально. Никакой иной более ценной
задачи нет!
Вот, даже взять, к примеру, производственные
процессы, для которых пишутся технологические описания.
Они намного больше соответствуют приведенному
нами выше определению слова «инструкция», а это значит, что намного больше помогают
всем тем, кто ними пользуется.
Так, а почему бы не сделать
должностную инструкцию в виде описания технологического процесса поста каждому
сотруднику?
Кроме того, остается открытым
вопрос о том, каковы неотъемлемые части технологии?
Ну, во-первых, продукт, или,
иными словами, это то, что должно получаться у работника в результате
выполнениям ним прописанных действий. Если говорить об автозаводе, то для них
продукт — это авто, а вот менеджеры по продажам радуют начальство доходом.
Если рассматривать продукт
бухгалтера, то для него это вовремя сделанные и сданные отчеты и т.д.
Конечно же, для более легкого и
быстрого понимания все эти формулировки мы сократили, но суть их от этого не
меняется.
Кроме того, существует сам
технологический процесс, в результате которого получается конечный результат,
то есть продукт. А вот результатом каждого отдельного из его этапов получаются
так называемые «подпродукты»: результатом работы одного из цехов автозавода является
покрашенный кузов автомобиля или иная деталь.
В общем, разработчику инструкции
необходимо для начала определить последовательность действий при производстве
конкретного продукта для каждой существующей должности, а потом все это внести в
инструкцию.
Качественно осуществить то, что
описано, сможет только тот человек, который очень хорошо знает описанную
технологию, причем не теоретически, а на практике, то есть имеет значительный
опыт в данной сфере.
Если говорить о производстве, то
тут все достаточно просто – это технологи, инженеры, руководители цехов или
отделов, которые просто не смогли бы работать, если не были бы хорошо
ознакомлены с сутью работы.
Что касаться административных
постов, то их занимают зачастую не те люди, которые знают все принципы, а
потому и не особо понимающие, чего надо ожидать в конце процесса. И, к
превеликому сожалению, именно вот таких вот людей и принимают в отдел
регламента: все те инструкции, которые вышли из-под их пера, просто обозначают
какие-то конкретные действия, при этом, совсем не уделяя должного внимания
самому ценному — конечному результату или
продукту.
Вот именно то, что не уделяется
внимание результату, составители заведомо допускают фатальную ошибку, сводящую
на нет саму идею инструкции.
Таким образом, следует сделать
вывод, что должностная инструкция для сотрудников отдела маркетинга должна
составляться не кем попало, а человеком, отлично разбирающимся в маркетинге, то
есть знающим все аспекты и понимающий, каким именно образом при помощи маркетинга
можно заработать денег.
Если рассматривать отдел продаж,
то должностную инструкцию для его работников может составить руководитель или же
самый продуктивный продавец.
Поверьте, что все затраты на
профессионалов со стороны тоже окупаться сторицей, но только в том случае, если
Вы нашли действительно квалифицированного работника, отлично разбирающегося в
той сфере, которая Вам нужна.
Ответственность как вина
Вот это вот и есть тот самый
большой минус должностной инструкции, который имеет очень широкое хождение.
Практически все люди отлично
понимают, какова же истинная цель руководителей, которые вводят должностную
инструкцию.
Они делают акцент на том, что это
официальный документ, условие о том, чтобы беспрекословно выполнять который
прописано как в законодательстве, так и в контракте.
Вот и получается, что за
нарушение данного опуса сотрудника можно не просто штрафовать, но и увольнять.
Вся проблема в том, что именно вот эту вот функцию начальники видят в самую первую
очередь и очень радостно ее используют, тем самим искореняя в сотрудниках
боевой дух и инициативу. Утверждение, что мол, сделать ты должна то-то и то-то,
а иначе тебе просто головы не сносить, это, с одной стороны, может быть и очень
правильно, так как дисциплина должна быть, но…
Но в тоже время стоит учитывать,
что голая дисциплина без какого-либо введения человека в курс дела более подробно
и без его обучения выполнению данной работы на посту, что по своей сути является
наиболее действенной помощью, то таких вот — подавляющее большинство.
Источник стресса
Что такое ответственность? Это не
«вина», как очень многие думают, а осознание человеком того, что он может
поступать так, как думает сам, то есть нести ответственность за свои действия
самостоятельно.
Причинность
Если ее решают возвести на уровень
вины, то получается настоящая армия, а вот должностная инструкция в ее рамках
превращается в самый что ни есть строгий армейский устав, то есть, другими
словами, просто таки неисчерпаемый источник шуток и глумлений.
Как правильно создать хорошую и основательную
инструкцию?
Если говорить об успешно
составленной инструкции, то таковой она может стать только в том случае, если
написана на основании успешного опыта. Те инструкции, которые имеют силу закона
и тем более основаны на нем, необходимо писать только в двух случаях.
1… Если работнику удалось
справить с какой-либо опасностью;
2… Если самый успешный и отличный
работник собирается на повышение или расширяет сферу своей деятельности.
Что касается всех остальных
составленных инструкций, то они имеют статус
всего лишь экспериментальных планов действий. К ним также должен прилагаться регламент
внесения дополнений и изменений к ним, которые утверждаются высшим органом
управления в компании.
Кто же имеет право на то, чтобы узаконить
инструкцию?
Ответ очевидный и простой: право
на это имеет только владелец и его представитель, который наделен
соответствующими правами или в полном или же в частичном объеме.
Если организация крупная, а управление
ведет владелец через отдел владельческого контроля, то инструкция не должна
быть подписана «кем-то в этом отделе». Иными словами, конечная подпись там
должна быть только лишь владельца.
В том случае, если право подписи
делегировано иному человеку, то оно должно быть подтверждено и зафиксировано
письменно. В противном же случае, владелец данную функцию должен взять на себя,
так как бизнес, созданный ним — это его продукт. Ну, в общем-то, так и должно
быть…
Показатели эффективности
Поговорим об еще одном важном
компоненте, которого очень сильно не хватает в том случае, если необходимо создать
идеальную инструкцию – это показатели эффективности.
Нет, конечно же, в нормативных
актах прописано и большинство управленцев знают о том, что они должны управляться
по показателям эффективности, но в тоже время нигде не указанно как именно это
надо делать. Вот и получаться, что начальники просто вынуждены все эти
показатели из головы брать или разрабатывать, при этом используя доступные, но
отвратительно срабатывающие образцы, делать заказы на их расчет у
профессионалов, ну или же просто вводить их в свои показатели, как говорят, для
«галочки».
Мало кто задумывается о том, что
именно показатели эффективности, естественно, при условии, что начальство будет
хорошо знать и понимать технологию их правильного применения, являются мощнейшим
инструментом управления.
Конечно же, не нам сейчас Вас
учить всем премудростям данной технологии, и уже тем более, что если хорошенько
разобраться, то с ней знакомы очень немногие руководители.
Итак, практика показывает, что
зачастую начальник предпочитают использовать систему Нортона и Каплана, которая
славиться наличием ярко выраженных недостатков, но ведь при равных условиях
даже такая система намного лучше, чем вообще ничего не иметь.
Организационная структура
Должностная инструкция должна в себе
содержать также и копию части той организационной структуры, к которой данный
пост относится. Это важно для того, чтобы
работнику было намного легче сориентироваться, кто же является его
прямым и непосредственным начальником и какие именно функции ожидаются от людей,
работающих с ним рядом, а также какие
продукты.
Кроме того, не лишним было бы
схематически изобразить те потоки частиц, которые потребуется человеку обрабатывать.
Что касается документооборота
данного поста, то он должен быть оформлен в виде правильно заполненных образцов
и приложен к должностной инструкции, в результате чего значительно уменьшаются
постоянные войны, возникающие на почве «своего собственного видения»
делопроизводства.
Как правильно вводить должностные
инструкции?
Скорее всего, Вы уже поняли, что
правильно составленная должностная инструкция – это не просто один небольшой документ,
а, скорее всего, даже целый пакет документов.
Для того, чтобы проконтролировать
изучение работником должностной инструкции, сопровождаться этот процесс должен
заполнением контрольного листа – списка всех технологических и инструктивных материалов,
которые необходимо в обязательном порядке изучить, чтобы понимать и успешно работы
на своем посту. Стоит отметить, что порядок изучения происходит от более
легкого к более сложному.
Кроме всего прочего, в контрольный
лист включены так же и все необходимые для работника практические задания,
стажировки и тренировки, упражнения, которые необходимы для освоения всех указанных
в инструкциях действий.
К слову, одна из самых
эффективных и лучших технологий написания должностных инструкций и различных учебных
материалов была описана известным классиком американского менеджмента Л. Роном
Хаббардом.
Согласно его исследованиям, в
пакет должностных материалов должно входить следующее:
— предназначение поста;
— относительное положение поста
на оргсхеме;
— четко и ясное писание поста,
которое должно быть выполнено тем человеком, который ранее занимал этот пост,
то есть его инструкция в данной ситуации имеет намного больше значения, чем
просто совет со стороны;
— контрольный лист для изучения
всех инструкций, технологических инструкций, книг и для проведения упражнений, руководств,
который относиться к данному конкретному посту;
— подборка материалов, которые необходимы
для работы человека в соответствии с контрольным листом, а также любые
руководства по использованию существующего и необходимого для работы оборудования
или соответствующие книги, то есть вот в этих материалах как раз и присутствует
описание прав, функций, технологий и обязанностей данного конкретного поста;
— приложение в виде экземпляра
оргсхемы структурного подразделения той организации, к которому относится данный
пост;
— схемы потоков, которые отражают
поступление частиц на пост и изменения, которые необходимо произвести с этими
частицами;
— продукт данного поста;
— статистические данные, то есть показатели
эффективности данного поста в разрезе статистики секции, отделения и отдела, в
которых находится подведомственный пост.
Все вышеперечисленное – это и
будет тем самым пакетом должностных материалов в виде, в котором он и вправду
способен выполнять свою прямую функцию, то есть поможет работнику
сориентироваться и поднять свой профессионализм, увеличить производительность и
обучиться чему-то новому.
Кроме того, этот же пакет включены
обязанности и функции, которые следует человеку соблюдать, а за их невыполнение
работник может нарваться на неприятности.
Помните о том, что люди всегда
готовы будут работать, если их научить тому, что надо выполнять.
Конечно же, есть
неквалифицированные работники, но вот из них только лишь незначительное
количество и вправду злонамеренны.
Все то, чем мы говорили, поможет человеку скомпенсировать
большинство кадровых проблем.
К слову, не лишним было бы
отметить, что такой вот пакет не создается за один день и не вводиться также
быстро, как хотелось бы.
Все это делать надо постепенно…
Все заинтересованные в этом лица
могут обратиться к первоисточнику, о котором мы говорили ранее – это материалы,
опубликованные Л. Роном Хаббардом, где как раз и содержится самая подробная
технология создания и внедрения должностных материалов.
А общий вывод таков, что должностные
инструкции в обязательном порядке должны быть абсолютно на каждом предприятии,
и самое главное – это то, что сами работники обязаны помнить и знать, какие
именно обязанности и права они имеют, а также за что могут нести ответственность.
Это вполне понятно и естественно,
что для менеджера и кадровика разработка должностных инструкций, особенно для
огромной компании – это дело достаточно затратное по времени и кропотливое, а
потому они и решают пользоваться уже готовыми шаблонами, слегка адаптировав их
под свои запросы и специфику работы компании.