В силу норм ст. 19 Закона о бухгалтерском учете[1] автономные учреждения обязаны самостоятельно организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Кроме того, напомним, перед составлением годовых отчетных форм проводится инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности. В ходе инвентаризации должна осуществляться в том числе проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности кассовых операций за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих кассовую дисциплину. В данной статье мы рассмотрим основные вопросы, на которые следует обратить внимание не только при проведении инвентаризации кассы, но и при осуществлении в учреждении операций внутреннего контроля в части проверки соблюдения в учреждении кассовой дисциплины.
В ходе проверки кассовой дисциплины учреждению необходимо сосредоточиться на анализе следующих вопросов:
- наличие фактов недостач, растрат и хищений денежных средств;
- соблюдение требований законодательства при поступлении денежных средств в кассу учреждения;
- полнота и своевременность оприходования по кассе наличных денег, в том числе полученных из банка;
- наличие случаев хранения в кассе денежных средств сверх установленного кассового лимита;
- превышение предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
- достоверность документов, являющихся основанием для списания расходов по кассе, законность произведенных расходов;
- наличие фактов использования наличных денежных средств не по целевому назначению.
Осуществлять проверку кассовой дисциплины целесообразно сплошным методом за выбранный период. При этом, по нашему мнению, такой период должен составлять календарный год. Для проверки необходимо изучить следующие документы:
- кассовая книга (ф. 0504514);
- журнал операций по счету «Касса» (ф. 0504071);
- журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);
- приходные кассовые ордеры (ф. 0310001);
- расходные кассовые ордеры (ф. 0310002);
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003);
- ведомость на выдачу денежных средств из кассы под отчет (ф. 0504501);
- главная книга (ф. 0504072);
- инвентаризационные описи наличных денежных средств;
- договоры о полной материальной ответственности с кассирами;
- расчетно-платежные ведомости;
- авансовые отчеты (ф. 0504505) вместе с приложенными к ним документами.
- Далее рассмотрим более подробно этапы проверки данного вопроса.
Выявление фактов недостач, растрат и хищений денежных средств
Любая проверка кассовой дисциплины должна начинаться с инвентаризации кассы, что осуществляется с целью выявления недостач, растрат и хищений денежных средств. Думаем, некоторые бухгалтеры еще помнят те времена, когда, приходя с проверкой в организацию, ревизоры первым делом опечатывали помещение кассы.
Напомним, что инвентаризация денежных средств, хранящихся в кассе учреждения, должна проводиться при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера и кассира. Кассир представляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход наличных денежных средств и бланков строгой отчетности. Отметим, что порядок проведения инвентаризации должен быть установлен в учетной политике учреждения.
В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.
Одновременно необходимо обратить внимание и на условия хранения денежных средств:
- обеспечена ли сохранность денежных средств;
- есть ли у кассира образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, а также печать (штамп), содержащая реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Напомним, что согласно п. 4.4Порядка ведения кассовых операций[2] кассир должен быть снабжен печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. При этом в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются;
- соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.
Соблюдение установленного лимита остатка наличных денег
Автономные учреждения, как и любые другие организации, имеют право хранить в кассе наличные деньги исключительно в пределах установленного распорядительным документом учреждения лимита остатка наличных денег. Накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.
Напомним, что лимит остатка наличных денег должен быть рассчитан учреждением самостоятельно. При этом Порядок ведения кассовых операций содержит два варианта такого расчета: исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги либо исходя из объема их выдачи, из которого исключаются суммы, предназначенные для выплаты заработной платы, стипендий и осуществления других выплат работникам.
При наличии у учреждения обособленных подразделений лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим подразделениям. Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется данному подразделению в порядке, определенном учреждением. Проверить обозначенный вопрос достаточно легко: достаточно обращать внимание на остатки на конец и начало дня в кассовой книге.
Порядком ведения кассовых операций установлен срок выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам – пять рабочих дней (включая день получения на указанные выплаты наличных денег с банковского счета). Таким образом, сверх установленного учреждением лимита можно хранить наличные деньги исключительно в сумме, предназначенной для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, и не более пяти рабочих дней.
Несмотря на то, что сумму лимита остатка наличных денег в кассе учреждение устанавливает самостоятельно, несоблюдение лимита продолжает признаваться административным правонарушением. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения – одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
- на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.
Проверка правильности оформления документов по кассе
В ходе проверки следует обратить внимание на следующее:
1. Заполнение всех строк и реквизитов РКО, ПКО и других документов, используемых при осуществлении кассовых операций, отсутствие в них исправлений. Так, согласно п. 167 Инструкции № 157н[3] прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности, утвержденным в порядке, предусмотренном законодательством РФ. В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (их копий).
В кассовых документах должно быть указано основание для их оформления и перечислены прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета и др.).
Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи «Исправленному верить» («Исправлено») и даты внесения исправлений. Внесение исправлений в документы, оформленные в электронном виде, после их подписания не допускается.
Также необходимо убедиться в отражении в кассовой книге всех ПКО и РКО. Для этого требуется сверить записи в кассовой книге с данными кассовых документов.
2. Наличие необходимых подписей. Напомним, что кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем (п. 4.3Порядка ведения кассовых операций). Однако здесь следует учитывать, что в силу п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к бухгалтерскому учету при наличии на документе подписей руководителяучреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц. Таким образом, в данном случае Порядок ведения кассовых операций противоречит Инструкции № 157н. С целью недопущения негативных последствий, которые могут возникнуть при проверке, по нашему мнению, учреждению целесообразно руководствоваться требованиями названной инструкции.
Поступающие в кассу и выдаваемые из кассы наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0310004). Записи в ней должны производиться по каждым ПКО и РКО.
Согласно п. 6Порядка ведения кассовых операций кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется непосредственно получателю наличных денег, указанному в РКО (расчетно-платежной или платежной ведомостях) или в доверенности.
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы РКО оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н). Форма указанного расчета не утверждена, следовательно, он может составляться в произвольной форме.
3. Соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью.
4. Наличие доверенностей. Напомним, что при выдаче денег по доверенности проверяется соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, прописанных в РКО, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, соответствие проставленных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись: «По доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной или платежной ведомостям).
В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим учреждением. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.
Выявление фактов несоблюдения ограничений по расчетам с юридическими лицами
В силу п. 6Указания № 3073‑У[4] наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов. Заметим, что ранее ограничения по наличным расчетам в иностранной валюте не устанавливались.
Наличные расчеты производятся в размере, не превышающем предельный размер наличных расчетов, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.
Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы наличных денег в валюте РФ за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также полученных в качестве страховых премий на следующие цели:
- на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- на выдачу работникам под отчет.
Проверка целевого использования средств
Напомним, что исходя из п. 2 Указания № 3073‑У автономные учреждения, как и другие юридические лица, вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий исключительно на следующие цели:
- выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдача наличных денег работникам под отчет;
- возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161‑ФЗ «О национальной платежной системе».
Расходование наличных денег в валюте РФ, поступивших в кассу учреждения за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также полученных в качестве страховых премий не на указанные выше цели, является неправомерным.
Кроме того, необходимо отметить, что наличные расчеты в валюте РФ по операциям с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам), по организации и проведению азартных игр осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (п. 2 Указания № 3073‑У).
Также отметим: если в соответствии с Бюджетным кодексом на автономное учреждение возлагаются обязанности получателя бюджетных средств, нужно убедиться в отсутствии фактов их нецелевого использования. Проверку данного вопроса целесообразно проводить параллельно с изучением документов, являющихся основанием для осуществления расчетов с подотчетными лицами. В ходе проверки необходимо сравнить статьи и подстатьи КОСГУ (с 2016 года – следует обращать внимание на вид расходов), по которым выдавался аванс, с указанными в авансовых отчетах. Кроме того, необходимо проанализировать правильность отнесения фактически произведенных расходов на те или иные статьи и подстатьи КОСГУ (вид расходов).
Прочие вопросы
В ходе проверки следует дополнительно обратить внимание вот на что.
Наличие случаев неоприходования поступивших денежных средств. В ходе проверки анализируются:
- полнота и своевременность оприходования денежных средств в кассу учреждения. Проверку данного вопроса целесообразно проводить параллельно с изучением банковских операций учреждения;
- соответствие приходных кассовых ордеров записям в журнале регистрации приходных кассовых ордеров;
- своевременность расчетов сотрудников по средствам, выданным на хозяйственные нужды и командировочные расходы. Напомним, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю учреждения авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Наличие фактов излишнего списания денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов, а также в результате неправильного подсчета итогов в кассовых документах. В ходе изучения данного вопроса проводятся:
- анализ полноты первичных приходных и расходных кассовых документов, сброшюрованных с журналом операций по счету «Касса»;
- проверка совпадения входящего остатка по кассе на каждый день с конечным остатком по кассе за предыдущий день;
- анализ итогов кассовых отчетов.
Наличие фактов излишнего списания денег по кассе без оснований или по подложным документам. Данный вопрос включает в себя:
проверку совпадения кассовых ордеров с информацией о них, содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров;
проверку обоснованности включения лиц в расчетно-платежные ведомости. В данном случае ревизоры выборочно сверяют расчетно-платежные ведомости со штатным расписанием, приказами о приеме на работу и рядом других документов.
Наличие договоров о полной материальной ответственности. Напомним, что в соответствии со ст. 244 ТК РФ с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Причем такой договор должен быть заключен не только с кассиром, но и с лицом, заменяющим его на время отпуска, болезни и т. д.
Соблюдение порядка ведения бухгалтерского учета. В ходе проверки необходимо убедиться в правильности отражения операций по кассе в бухгалтерском учете учреждения.
* * *
В заключение еще раз отметим, что автономные учреждения, как и другие организации, обязаны осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, который должен охватывать в том числе вопросы соблюдения учреждением кассовой дисциплины. Кроме того, укажем, что без проверки кассовой дисциплины не обходится практически ни одна проверка органов государственного (муниципального) финансового контроля.
Далее приведем перечень наиболее распространенных нарушений, допускаемых учреждениями при осуществлении кассовых операций:
- недостача или излишек денег в кассе;
- несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных средств;
- ненадлежащее заполнение кассовых документов (отсутствие реквизитов, оформление и т. д.);
- отсутствие первичных кассовых документов;
- превышение лимита остатка денежной наличности в кассе;
- непроведение инвентаризации кассы;
- несоблюдение предельных денежных размеров наличных расчетов с юридическими лицами по одному платежу;
- отсутствие договора о полной материальной ответственности, заключенного с кассиром учреждения;
- нецелевое использование денежных средств;
- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;
- излишнее списание денежных средств по кассе при повторном использовании тех же документов либо в результате неправильного подсчета итогов в кассовых книгах и отчетах, либо в результате списания сумм без оснований или по подложным документам;
- нарушения в корреспонденции счетов бухгалтерского учета;
- отсутствие или недостаточный внутренний контроль за движением денежных средств в кассе;
- несоблюдение сроков выдачи заработной платы.
[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».
[2] Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У.
[3] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
[4] Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073‑У «Об осуществлении наличных расчетов».
Контрольно-кассовая дисциплина в 2022-2023 годах
Контрольно-кассовая (или кассовая) дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательно установленных в РФ правил осуществления наличных денежных расчетов. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.
Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.
Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Полный перечень случаев, когда разрешено работать без ККТ, с разъяснениями по неоднозначным моментам, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Количество используемых кассовых аппаратов или иных пунктов получения денег способами, допускающими неприменение ККТ, не ограничено. Но в конце рабочего дня поступившая выручка должна быть оприходована в кассу фирмы или ИП.
Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в 2022-2023 годах предполагает выполнение правил ведения приходно-расходных операций, проводимых по кассе юрлица или ИП, и правил работы с ККТ или документами, которые оформляются при неприменении ККТ.
Кассовая дисциплина обязательна для всех.
В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины
Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:
- Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП. Последняя редакция указания, вступившая в действие с 30.11.2020, внесла ряд изменений.
Подробнее об этом документе читайте в статье «Нюансы положения о порядке ведения кассовых операций».
- Указанием ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
- Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
- Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ.
В отношении операционной кассы основные правила таковы:
- Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
- Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
- Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, — ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2022 году для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.
Подробнее о видах кассовых операций читайте в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».
- Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
- Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества и качества при приеме и выдаче, поименованный в указании ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У действующий с 30.11.2020:
- Поступившая в операционную кассу наличная выручка должна расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с поставщиками и покупателями, выдача под отчет. ИП могут брать деньги на личные нужды.
Можно ли расходовать из кассы (минуя расчетный счет) остаток аванса, неиспользованного подотчетником, см. здесь.
- Предельная сумма расчетов наличными деньгами между юрлицами, между ИП, между юрлицами и ИП ограничена величиной 100 000 руб. по одному договору. При этом расчеты с физлицами не лимитируются, а ИП для личных нужд из кассы вправе брать любые суммы.
Подробнее о лимите расчетов между юрлицами читайте здесь.
- Выдача под отчет осуществляется по распоряжению руководителя либо по завизированному им заявлению подотчетного лица. Для отчета по выданным суммам предоставляется то количество рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, от даты истечения срока, на который выдавались деньги (в том числе командировочные). Неизрасходованные суммы должны быть возвращены в кассу или будут удержаны из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).
- Устанавливается лимит остатка денег в кассе на конец рабочего дня. Порядок его расчета фирма или ИП выбирают самостоятельно из двух способов, предлагаемых указанием Банка РФ № 3210-У. Излишек должен быть сдан в банк. Наличие сверхлимитного остатка допускается только в дни выдачи зарплаты (не более 5 рабочих дней). Кассовая дисциплина в 2022 году для ООО, относящихся к СМП, и для ИП, предполагает, что эти лица могут не устанавливать данный лимит. Для обособленных подразделений он устанавливается либо головным офисом (если у подразделения нет своего расчетного счета), либо самостоятельно (если свой расчетный счет у подразделения есть).
Об определении величины лимита остатка кассы читайте в этом материале.
Примеры расчета лимита остатка наличных денег в кассе от КонсультантПлюс
5.1. Пример расчета лимита кассы с учетом объемов поступлений
Наличная выручка ООО «Рассвет» от продажи товаров за расчетный период с 01.03.2022 по 31.05.2022 (61 рабочий день) составила 2 385 648 руб. Выручка сдается ежедневно (один раз в день).
Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе с учетом объемов поступлений воспользуйтесь формулой.
Все примеры расчета кассового лимита и образцы оформляемых при этом документов смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
- Через кассу могут осуществляться операции с наличной валютой. Чаще всего они связаны с выдачей денег на зарубежные командировки и сдачей-получением валюты в банке. В некоторых случаях могут иметь место расчеты с резидентами (ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ).
Подробнее о валютных операциях читайте в статье «Валютные операции: понятие, виды, классификации».
Что надо знать о работе с ККТ
Требования к применяемой в 2022-2023 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.
С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.
Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.
Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?».
Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.
Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
На чем базируется знание порядка оформления кассовых документов
Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ законом № 290-ФЗ, не только отразились на требованиях к применяемой кассовой технике, но и привели к обновлению требований к формируемым этой техникой документам: кассовым чекам и БСО. При этом БСО стал документом, при оформлении которого должны применяться устройства, аналогичные онлайн-кассам. Соответственно, одинаковым оказался и перечень реквизитов для документов, формируемых новыми кассами (ст. 4. 7 закона № 54-ФЗ).
О том, что изменилось для БСО с появлением онлайн-касс, читайте в статье «Закон об онлайн-кассах — как применять БСО (нюансы)».
В операционной кассе оформляются 2 вида действий:
- Приходные с использованием приходного кассового ордера (ПКО) формы КО-1, к которому, по возможности, прилагаются документы, подтверждающие величину поступающей суммы. Отрывная часть ПКО (квитанция), содержащая подписи уполномоченных лиц и печать, передается вносителю.
- Расходные с использованием расходного кассового ордера (РКО) формы КО-2, к которому, как правило, прилагаются документы, подтверждающие величину выдаваемой суммы (платежные ведомости, служебные записки, копии приказов, чеки, квитанции). В РКО отражаются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя. Если получение осуществляется по доверенности, то к РКО прилагается ее оригинал (если доверенность разовая) или копия (если доверенность не является однократной).
Формы ПКО и РКО установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательны к применению в РФ при оформлении приходно-расходных операций. На каждую операцию оформляется свой отдельный документ.
Все ПКО и РКО, выписанные в течение дня, фиксируются в кассовой книге формы КО-4, в которой подводятся итоги работы за день (обороты по приходу и расходу) и выводится сумма остатка на конец дня.
ПКО, РКО и кассовая книга содержат отсылку к счетам бухучета, указание которых обязательно для фирм и необязательно для ИП, которые не должны вести бухучет (подп. 1 п. 2 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Дополнительно могут также заполняться такие формы кассовых документов, как журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств формы КО-5.
Порядок заполнения кассовых документов приведен в постановлении Госкомстата № 88 и указании Банка РФ № 3210-У.
О правилах заполнения кассовых ордеров читайте в материалах:
- «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?»;
- «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».
Кто осуществляет контроль за соблюдением кассовой дисциплины
Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.
Проверку кассовой дисциплины, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).
Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:
- неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
- превышения лимита расчетов наличными;
- превышения лимита остатка кассы;
- использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
- невыдачи кассовых чеков или БСО;
- несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
- выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.
Как проводится проверка кассовой дисциплины
Проверка кассовой дисциплины в 2022-2023 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:
- Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
- Отчеты фискальной памяти.
- Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
- Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО.
- Учетные регистры бухгалтерских или хозопераций.
- Приказ на лимит кассового остатка.
- Авансовые отчеты.
При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.
При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.
Отметим, что мораторий на проверки ККТ заканчивается 1 января 2023 г.
Как проверяет кассовую дисциплину банк, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины является административной. Сроки привлечения к ней (ст. 4.5 КоАП РФ):
- 2 месяца — за правонарушения, не связанные с ККТ;
- 1 год — за нарушения в работе с ККТ.
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Этот срок начинает исчисляться со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — со дня его обнаружения проверяющим (ч. 1, 2 ст. 4.5 КоАП РФ). Под длящимся правонарушением следует понимать…
Подробнее о нюансах течения срока давности по штрафам за ККТ читайте в К+. Это можно сделать бесплатно.
Своевременно выявленное нарушение приведет к достаточно высоким штрафам, поскольку законом № 290-ФЗ с 2016 года штрафы за нарушение кассовой дисциплины, а точнее ответственность за неприменение ККТ, серьезно увеличены. Административная ответственность за неприменение ККТ влечет за собой:
- штраф для должностных лиц в размере от 25 до 50% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;
- штраф для юрлиц в размере от 75 до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП).
Если организация или ИП попадется вторично на неприменении ККТ, то в случае, когда сумма расчетов без применения ККТ составит (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, это повлечет:
- дисквалификацию должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
- приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).
Ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в 2022 году в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и перерегистрации предусматривается ответственность в виде:
- предупреждения или штрафа в размере от 1500 до 3 000 руб. для должностных лиц;
- предупреждения или штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).
Закон № 290-ФЗ внес и другие основания для привлечения к ответственности за нарушения в применении ККТ. Например:
- за ненаправление покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности в электронном виде или за непередачу этих документов на бумажном носителе по требованию покупателя;
- введена ответственность фискальных операторов, изготовителей ККТ, экспертных организаций.
Но даже если в момент проведения проверки кассовой дисциплины ИНФС не сможет привлечь нарушителя к ответственности в виде административного штрафа (из-за истечения срока давности), радоваться не стоит. Обнаружение нарушений в применении ККТ послужит поводом для более пристального внимания к налогоплательщику и при выявлении еще каких-либо проблем в его работе может привести к досрочной выездной проверке. Однозначный интерес налоговиков вызовут неполнота и несвоевременность оприходования выручки, а также выявление несоответствий документальных и фактических остатков денег в кассе.
О том, как можно избежать ответственности за совершенное правонарушение или снизить размер штрафа, вы можете узнать из Готового решения от КонсультантПлюс. Переходите по ссылке и получите пробный доступ к К+ бесплатно.
Факт выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки может привести к доначислению НДФЛ с этих сумм (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).
Итоги
Принятие наличной денежной выручки, как правило, обязывает ее получателя иметь кассовый аппарат, выдающий документ о принятии соответствующей суммы. В настоящее время обязательными для применения стали ККТ нового типа — онлайн-кассы. На них формируются не только кассовые чеки, но и БСО. Соответственно, поменялись требования к новым ККМ и документам, выдаваемым ими.
В части документов, формируемых по операционной кассе, изменений в 2022-2023 годах нет. Как нет и перемен в инстанции, проверяющей состояние кассовой дисциплины (т. е. соблюдение правил работы с наличными деньгами), — ею остается ИФНС. Несмотря на ограниченность срока привлечения к ответственности за совершение нарушений при работе с кассой, выявление таких нарушений чревато последствиями в виде выездной налоговой проверки.
Сама же административная ответственность с 2016 года существенно увеличена: выросли размеры штрафов, расширены виды ответственности за неприменение ККТ, в связи с началом работы с кассовой техникой нового типа введены новые основания для привлечения к ответственности.
Добавить в «Нужное»
Обновление: 7 апреля 2016 г.
Касса: нарушения
При проверке кассы налоговики будут искать все нарушения работы с наличностью, за которые положен административный штраф.
Кассовые нарушения
Штраф от 40 000 до 50 000 руб. для организации и от 4000 до 5000 руб. для директора и предпринимателя предусмотрен за следующие нарушения.
Неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличных
Проверят, чтобы у вас на каждую операцию с наличными:
- были оформленные по всем правилам ПКО и РКО, в том числе и по операциям того дня, в который проводится проверка (исключение — наличные, принятые за текущий день/смену через ККТ, на них на основании Z-отчета составляется один ПКО в конце дня/смены);
- все эти ПКО и РКО были записаны в кассовой книге, причем за тот день, в который были оформлены (это и есть полное оприходование наличных).
Если у вас есть продажи за наличные через ККТ, то сопоставят сумму наличных, находящихся в ящике ККТ (за минусом выданного до начала смены размена и личных денег кассира), с данными фискального отчета, контрольной ленты, актов возврата денег покупателям и записями в журнале кассира-операциониста. Затем сверят записи в журнале кассира-операциониста с ПКО и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов (если вы на спецрежиме или являетесь ИП) и бухгалтерских регистров (обычно смотрят счет 50 «Касса» и субсчет «Выручка» счета 90 «Продажи»).
Также проверят наличие на контрольной ленте всех порядковых номеров кассовых чеков, сверят их номера и суммы с номерами и суммами ваших чеков, имеющихся у инспекторов.
Если вместо ККТ у вас БСО, то сопоставлять с данными кассовой документации будут суммы в корешках использованных БСО. Также проверят фактическое наличие БСО, сверят количество копий (корешков) БСО за проверяемый период с данными книги учета бланков, актов их приемки и инвентаризации.
Если проверяют обособленное подразделение, то также посмотрят, есть ли у него своя отдельная кассовая книга и записаны ли в нее все ПКО и РКО по операциям подразделения.
Накопление в кассе наличных сверх лимита
Проверят правильность расчета лимита остатка наличных в кассе (если с проверкой пришли в ОП — расчета лимита для этого ОП) и документы, которыми подтверждаются вошедшие в расчет лимита показатели (включая кассовую книгу, ПКО и РКО за соответствующие даты). Сверят с верным лимитом выведенные в кассовой книге суммы остатка кассы на конец каждого дня.
Несоблюдение порядка хранения свободных (то есть сверхлимитных) наличных
Они должны храниться на банковском счете. Под это нарушение налоговики обычно пытаются «подтянуть», например, расходование наличной выручки на запрещенные ЦБ цели (выдачу и возврат займов, выплату дивидендов и т. п.), выдачу денег под отчет без оформления заявлений от работников. Посмотрят ПКО и РКО, а также договоры и первичные документы, по которым происходили выдача и прием денег.
Расчеты наличными сверх лимита
На расчеты наличными с организациями или предпринимателями распространяется лимит 100 000 руб. по одному договору. Налоговики посмотрят ПКО и РКО, выписанные на представителей юрлиц и ИП, договоры и первичные документы.
Ошибки в кассовой первичке – самые распространенные. Обычно, обнаружив их, бухгалтеры стараются переписать документы заново. Ведь за нарушение кассовой дисциплины фирме грозят немаленькие штрафы. Однако все не так страшно. Некоторые недочеты в оформлении кассовых документов опасности не представляют.
Недочеты в расходниках
Претензия. Бухгалтер-кассир сам заполнил на компьютере строку «Получил». А получатель поставил только подпись (нарушен п. 15 Порядка ведения кассовых операций, утв. советом директоров Центробанка от 22 сентября 1993 г. № 40).
Аргумент в защиту. Формально нарушение совершено. Ведь эту строку получатель должен заполнить собственноручно только чернилами или шариковой ручкой. Однако за такое нарушение закон ответственности не предусматривает.
Нарушение. Бухгалтер составил расходник и внес запись в кассовую книгу. Однако деньги из кассы выданы не были.
Штраф. В этом случае в кассе фирмы образуется избыток наличных, не подтвержденный приходными ордерами. Фирму и руководство могут оштрафовать за «неоприходование денежной наличности» (постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 апреля 2003 г. № А66-8500-02).
Нарушение. Расходный ордер на выдачу денег составлен в один день, а записи в кассовую книгу и в бухучет внесены в другой (нарушены п. 5 ст. 8, п. 4 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Штраф. «Несвоевременное отражение на счетах бухгалтерского учета денежных средств» – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов объектов налогообложения. За это фирму могут оштрафовать на пять тысяч рублей (ст. 120 НК). А руководителя или главбуха – на 2–3 тысячи рублей (ст. 15.11 КоАП). Правда, только в том случае, если нарушение приведет к искажению статей отчетности более чем на 10 процентов.
Недочеты в приходниках
Претензия. В приходнике не проставлен номер. Налоговая считает, что такой документ составлен с нарушениями, а значит, сумма наличных не оприходована.
Аргумент в защиту. Отдельные недостатки документа не опровергают факт его составления, а соответственно – оприходования денег в кассу предприятия (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 7 сентября 2004 г. № А79-1904/ 2004-СК1-1835).
Претензия. Нумерация приходников ведется с использованием дробных чисел.
Аргумент в защиту. Если у компании много подразделений, которые принимают наличные деньги, применить сквозную нумерацию сложно. Оправдать нестандартную нумерацию можно так. Издайте приказ по организации, в котором каждому подразделению будет присвоен свой индекс. Составляя документы, каждое подразделение будет указывать этот индекс в дробной части их номеров. Подобную нумерацию и порядок оборота наличных можно закрепить в учетной политике. Тогда инспекторы не смогут обвинить вас в неправильном оформлении документов.
Кассовая книга
Претензия. На момент проверки приходник на деньги составлен, однако записи в кассовой книге нет. Налоговая может попытаться оштрафовать фирму за неоприходование денег в кассу.
Аргумент. Прием наличных производят только по ПКО, подписанным главбухом (п. 13 Порядка). Поэтому документ, свидетельствующий об оприходовании денег, – это приходный кассовый ордер. Кассовую же книгу применяют для учета поступления и выдачи уже оприходованных денег. Поэтому отсутствие в кассовой книге записи об учете поступивших денег не свидетельствует об их неоприходовании (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 7 сентября 2004 г. № А79-1904/2004-СК1-1835).
Нарушение. Фирма ведет кассовую книгу за несколько дней или за месяц с выведением остатка на начало и конец периода (нарушен п. 24 Порядка). То есть записи в кассовой книге не отражают обороты фирмы за каждый день.
Штраф. За это нарушение фирму могут оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса – за «грубое нарушение правил учета доходов и расходов». Сумма штрафа – пять тысяч рублей. А для руководителя 2–3 тысячи рублей (ст. 15.11 КоАП).
Лимит остатка кассы
Нарушение. На фирме не установлен лимит остатка кассы (нарушен п. 2.5 Положения, утв. советом директоров Центробанка от 5 января 1998 г. № 14-П).
Штраф. В этом случае лимит остатка кассы считается равным нулю. Поэтому если в конце рабочего дня в кассе остаются наличные деньги, их нужно сдавать в банк в полном объеме. Если же проверяющие обнаружат, что вы не сдали хотя бы одну копейку, фирму оштрафуют за превышение лимита денег в кассе.
Нарушение. Деньги, полученные в банке для выдачи зарплаты сотрудникам, фирма хранит свыше трех дней (нарушен п. 2.6 Положения № 14-П).
Штраф. Фирму и руководство могут оштрафовать, если по истечении трех дней на фирме будет превышен лимит остатка кассы.
Правила хранения наличности
Нарушение. На фирме не оборудовано помещение кассы. То есть нет изолированного помещения, двери со стальной решеткой, окошка выдачи денег, сейф прочно не прикреплен к стене и полу (нарушение п. 29 Порядка).
Штраф. За несоблюдение правил хранения наличных денег предусмотрен штраф.
Внимание! Если фирма ведет расчеты только в безналичной форме, то она не осуществляет прием, выдачу или временное хранение наличных денег. Следовательно, и штрафовать ее не за что (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 30 ноября 2004 г. № Ф08-5401/2004-2175А).
Превышение лимита расчетов
Нарушение. Фирма-посредник заключает договоры с физическими лицами от имени принципала. И затем полученные от них деньги передает принципалу в сумме свыше 60 тысяч рублей по одному договору.
Штраф. Поскольку посредник и принципал – юридические лица, необходимо соблюдать лимит расчета наличными денежными средствами (указание Центробанка от 14 ноября 2001 г. № 1050-У). Если лимит расчетов по одному договору будет нарушен, фирме и руководству грозит штраф.
Авансовые отчеты
Претензия. Сотрудник получил аванс, не представив отчет по деньгам, выданным ранее (нарушен п. 11 Порядка).
Аргумент в защиту. За такое нарушение штраф не предусмотрен. Судебная практика это подтверждает (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).
Претензия. Сотрудник получил наличные деньги на закупку товаров. Однако на него не оформлена доверенность (ст. 182, 185 ГК). Инспекторы могут посчитать такой аванс доходом сотрудника и доначислить ему налог на доходы.
Аргумент в защиту. Сами по себе недостатки в оформлении первичных документов не дают оснований признавать выданные под отчет наличные деньги доходами физических лиц (постановление Президиума ВАС от 16 декабря 1997 г. № 905/97).
4 повода для штрафа
Штраф за нарушение кассовой дисциплины предусмотрен статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. Размер штрафа с фирмы – от 40 до 50 тысяч рублей, с руководителя или главного бухгалтера – от 4 до 5 тысяч рублей.
Обратите внимание: фирму могут оштрафовать по этой статье только в четырех случаях:
- если сумма наличных расчетов между фирмами превысит 60 тысяч рублей по одному договору;
- если компания не оприходует или не полностью оприходует поступившие в кассу наличные деньги;
- если вы не соблюдаете порядок хранения денег в кассе;
- если остаток наличных денег в кассе превышает установленный банком лимит.
Антон ВАСИЛЬЕВ
Содержание
- Что такое контрольно-кассовая дисциплина
- Положение о кассовых операциях
- Как можно расходовать наличные деньги из кассы
- Лимит остатка кассы: определение
- Как рассчитывают лимит остатка кассы
- Формула расчета на основе поступления наличных денег
- Формула расчета на основе расхода наличности
- Порядок обеспечения сохранности наличных денег
- Порядок обращения с документами кассовой дисциплины
- Порядок проведения проверки кассовой дисциплины
- Какая ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена в 2023 году
Порядок осуществления предпринимателями кассовых расчетов наличными регламентируются указанием Банка России №3210-У от 11 марта 2014 года. Все представленные там положения должны соблюдаться неукоснительно: за нарушения предусмотрена административная ответственность в виде солидных штрафов. Рассказываем о проведении кассовых операций в 2023 году, нововведениях и особенностях соблюдения кассового порядка.
Что такое контрольно-кассовая дисциплина
Под контрольно-кассовой дисциплиной подразумевают соблюдение юрлицами и ИП правил порядка осуществления наличных денежных расчетов, предусмотренных законодательством РФ. При этом данные расчеты включают в себя абсолютно все операции с наличными деньгами, как приходные, так и расходные.
Кассовая дисциплина включает несколько аспектов:
- оформление соответствующих кассовых документов (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера);
- установление целесообразного лимита остатка денежных средств в кассе;
- соблюдение порядка правил расходования и сдачи наличных денег в банк;
- соблюдение определенных лимитов расчета наличными денежными средствами.
В рамках кассовой дисциплины одно из ключевых понятий – операционная касса, через которую предприниматели производят расчеты наличными. В числе наиболее частых операций – получение наличности от банка и ее сдача в банк, выдача заработной платы, работа с займами, расчеты с подотчетными лицами, а также поступление наличной выручки.
При этом для получения наличной выручки обязательно применение кассовой техники установленного образца в соответствии с Федеральным законом №54-ФЗ. Отказ от ее использования разрешен только в двух случаях:
- осуществление определенных видов деятельности, предусмотренных пунктом 2 статьи 2 №54-ФЗ;
- осуществление деятельности в условиях, при которых применение ККТ затруднено или невозможно (в соответствии с пунктом 3 статьи 2 №54-ФЗ).
Количество используемых аппаратов во всех указанных выше случаях не ограничена. Однако вся выручка должна быть оприходована в кассу предпринимателя или компании в конце каждого рабочего дня.
Положение о кассовых операциях
Правила обращения с наличными деньгами нередко оформляют, как отдельный нормативный акт – своего рода внутреннее положение о проведении операций с наличными деньгами. Однако формирование такого локального документа подразумевает не только подробное описание порядка проведения кассовых операций, но и следующие аспекты:
- список лиц (или имя лица), назначенного для оформления кассовых документов;
- лицо, ответственное за контроль соблюдения требований ведения кассовых операций и ежедневного остатка в кассе;
- обязательства по составлению кассовых ордеров на каждую операцию (может быть прописана необходимость составлять их только в конце смены по полученным фискальным документам);
- особенности обеспечения сохранности наличных средств в кассе;
- порядок ведения наличных расчетов с обособленными подразделениями.
Кроме того, во внутреннем акте прописывают положения об установлении необходимого лимита остатка кассы (на основании соответствующего приказа). Когда документ сформирован, руководителю организации необходимо его утвердить и подписать для полноценного вступления в силу.
Письмо Министерства финансов №03-01-15/37692 также устанавливает нюансы ведения справки отчета и ведения журнала кассира-операциониста. Если предприниматель использует онлайн-кассу, их использование необязательно.
Как можно расходовать наличные деньги из кассы
Компании все чаще отдают предпочтение безналичным расчетам, однако для ряда операций по-прежнему сохраняют возможность использования наличных. Если оплата в этом случае проводится от компании, а не от физлица, на суммы наличности устанавливают определенные лимиты. При расчетах за товары, услуги или те или иные виды работ в рамках одного договора лимит составляет 100 тысяч рублей.
Предприятия и ИП могут расходовать наличные средства из кассы на следующие цели:
- выдача заработной платы;
- оплата товаров, услуг или работ в соответствии с договором;
- выдача денежных средств подотчетным лицам;
- социальные платежи;
- возврат денежных средств покупателю при отказе от товара или услуги;
- компенсационные выплаты сотрудникам компании;
- возмещение по страховым договорам;
- платежи платежного агента (наличные).
В соответствии с пунктом 1 указания Центробанка №5348-У от 09 сентября 2019 года предприниматели также могут расходовать данные средства на собственные нужды.
В любом случае, объем наличных, хранимых в кассе, всегда должен оставаться в пределах лимита, установленного внутренним положением и утвержденным руководителем компании.
Лимит остатка кассы: определение
Под лимитом остатка денежных средств в кассе понимают сумму наличных, которая обязательно должна остаться в кассе на момент закрытия смены или в конце рабочего дня. Его введение вполне обосновано — это еще один способ застраховать предприятие от внушительных денежных потерь, ограбления, растраты и других чрезвычайных ситуаций.
Как уже говорилось ранее, лимит наличности устанавливается каждой организацией отдельно на основании внутреннего положения, проведенного и установленного приказом руководителя. Все суммы сверх лимита обязательны к сдаче в обслуживающий банк, где они подлежать зачислению на расчетный счет.
Приказ, устанавливающий лимит остатка кассы утверждается компанией или организацией ежегодно. Однако это скорее рекомендация, чем жесткое правило: если руководитель не видит в этом необходимости, вполне достаточно однократного утверждения. Если же данный лимит фирмой не установлен, в конце рабочего дня сдаче в банк подлежат все наличные средства из кассы. Там не должно ничего оставаться.
В некоторых случаях сформировать и утвердить новый приказ по лимиту остатка наличных в кассе можно не дожидаясь окончания года. Как правило, необходимость в изменении лимита связана с изменениями в работе организации, напрямую влияющими на остаток кассы. Один из примеров – изменение объема поступающих в кассу наличных денег.
Как рассчитывают лимит остатка кассы
Расчет кассового лимита для наличности – процесс индивидуальный, поскольку у каждого предприятия свои особенности ведения подобных операций. Например, в некоторых компаниях наличные деньги только поступают в кассу и практически не тратятся, в других – расходуются в значительных объемах на определенные цели, при этом их пополнение внесением выручки не осуществляется.
Исходя из этих особенностей Центробанк предлагает две формулы для установки ограничений наличности в кассе — по поступлению наличности и по расходованию наличности. Рассмотрим их подробнее.
Формула расчета на основе поступления наличных денег
В данном случае порядок расчета выглядит следующим образом:
Лимит = Оп/Pп × П
Где:
Оп — объём наличности, поступившей за заданный расчетный период;
Pп – расчётный период. Юрлицо может определить его произвольно, однако он не может быть более 92 дней;
П — количество дней между самостоятельной сдачей наличных средств в банк или инкассациями (среднее).
Данный период не может превышать 7 рабочих дней. Если компания или предприниматель находятся в отдаленной местности без банковских отделений, то максимальный период для сдачи наличных денег составляет 14 рабочих дней.
Формула расчета на основе расхода наличности
В этом случае применяется иная формула:
Лимит = Ов/Pп × П
Где:
Ов — объём наличных денег, выданных за расчетный период (заработная плата в расчет не входит);
Pп – расчётный период (до 92 дней);
П – усредненный период между получением наличности в банке (не более 7 и 14 дней).
Порядок обеспечения сохранности наличных денег
В обязанности компании или индивидуального предпринимателя входит разработка мероприятий для обеспечения порядка безопасного хранения наличных, а также их инвентаризация и транспортировка. Когда план данных мероприятий утвержден и проработан, назначают материально ответственных лиц.
Как правило, это кассир или сотрудник, исполняющий обязанности кассира на постоянной или временной основе. На него возлагается ответственность за сохранность денег в кассе и в случае возникновения недостачи он обязан возместить работодателю ущерб в соответствии со статьями 242 и 244 ТК РФ. Данная ответственность также регулируется договором о полной материальной ответственности и распиской кассира об ознакомлении с его должностными обязанностями.
Порядок обращения с документами кассовой дисциплины
Контроль обращения с наличностью проводят ежеквартально или ежемесячно. При этом каждый пересчет лимита распечатывают, подтверждают подписью главного бухгалтера и хранят в соответствии с общими правилами документооборота.
Выдача наличных денег из кассы и их внесение оформляют соответствующим кассовым ордером. В первом случае формируют расходный кассовый ордер (РКО), во втором – приходный кассовый ордер (ПКО). По каждому из них ответственным лицом вносится соответствующая запись в кассовую книгу. Ордера и записи подлежат хранению в бумажном или электронном виде после завершения отчетного года на протяжении пяти лет.
Налоговые органы имеют право на проверку документов, а также соблюдения правил учета выручки за любой интересующий их период. При этом также выявляют факты нарушения статей 346.11 и 346.26 НК РФ, регламентирующих обязанности по соблюдению кассовой дисциплины. В числе таких фактов:
- несвоевременное или неполное оприходование выручки;
- превышение лимита остатка денежных средств в кассе или расчетов наличными;
- невыдача кассовых чеков, либо бланков строгой отчетности;
- использование контрольно-кассовой техники, не соответствующей установленным требованиям, а также неисправной или запрещенной;
- несоответствие фактических остатков наличности указанным в отчетах, ордерах или иных документах суммам;
- выдача под отчет наличности в больших объемах на ничем не обоснованный срок.
Порядок проведения проверки кассовой дисциплины
В 2023 году такие проверки проводят по решению руководителя инспекции ФНС. Порядок проведения установлен приказом Министерства финансов РФ №133н от 17 октября 2011 года. В соответствии с приказом проверяющие изучают следующие документы:
- все бумаги, связанные с оформлением кассовых операций;
- документы на приобретение контрольно-кассовой техники, а также ее регистрацию и обслуживание;
- отчеты, хранящиеся в памяти фискального накопителя;
- учетные регистры по хозяйственным или бухгалтерским операциям;
- документы по приобретению, учету и уничтожению бланков строгой отчетности;
- приказы по установлению лимита остатка наличности в кассе;
- авансовые отчеты.
Проверяющие также имеют право запросить любые необходимые им документы и пояснения к ним. При этом руководитель организации или ИП обязан предоставить им неограниченный доступ к кассе (в том числе к паролям), а также к наличности.
Какая ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена в 2023 году
Соблюдение порядка и правил проведения операции с наличностью отслеживают представители Федеральной налоговой службы. Если нарушения выявлены, организация или индивидуальный предприниматель обязаны понести административную ответственность в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ.
В числе правонарушений, за которые предусмотрено наказание, следующие:
- игнорирование требований по передаче в банк сумм сверх установленного кассового лимита;
- проведение наличных платежей сверх лимита с участием ИП и юридических лиц;
- нарушение правил хранения наличной выручки;
- нецелевые траты наличных денег.
Штраф для ИП и руководителей организации в этом случае составит 4-5 тысяч рублей. Однако для юридических лиц он гораздо выше: им придется заплатить от 40 до 50 тысяч рублей.
Что касается представителей малого и среднего бизнеса, то в их отношении ФНС может отделаться и предупреждением, если предприниматель ранее не был замечен в подобном правонарушении или же оно не повлекло материального ущерба создания чрезвычайной ситуации и причинения вреда.
Кроме того, статья 15.1 КоАП РФ предусматривает срок давности по наказаниям за нарушение кассовой дисциплины, если с момента его совершения прошло более двух месяцев, взыскания не применяются.
Кассовая дисциплина в 2023 году не подверглась радикальным изменениям. Однако для предпринимателя важно отслеживать все актуальные новости и перемены в данной сфере, чтобы вести операции с наличными в соответствии с законодательством и избежать штрафов.