Ошибки при поставке товара

Договориться о выгодных условиях договора — важнейшая задача, если Вы именно торгуете, а не «отгружаете» товар. 

Точный срок оплаты, точный срок и условия поставки, почему в первую очередь покупатель заплатит Вам, а не другим поставщикам — всё это необходимые условия выживания бизнеса в кризис.

Виталий Овчаров Старший партнер КГ ЭТАЛОН

Самые распространенные ошибки 

Установление срока поставки вне зависимости от предоплаты. 

Если Вы планируете осуществлять поставку по 100 % предоплате или предусмотреть в договоре авансовые платежи, рекомендуем срок поставки исчислять с момента внесения предоплаты покупателем, в ином случае покупатель своего обязательства может вовремя не исполнить, а товар Вы будете обязаны поставить точно в срок.

Установление срока постоплаты в зависимости от выставления счета.

Счет – это односторонний документ, который не подтверждает задолженность и не подтверждает факт осуществления поставки.

Если в договоре будет условие «оплатить в течение __ дней с момента выставления счета Поставщиком» — это означает, что обязанности оплатить счёт, пока Вы не направили Покупателю счет у него не возникло. Обязанность доказывания факта выставления счета крайне невыгодна для Поставщика, т. к. от даты этого факта зависит не только срок получения оплаты по договору, но и возможность взыскать предусмотренную договором неустойку.

Выход: срок оплаты устанавливать в зависимости от даты приемки товара и подписания документов (товарной накладной, товарно-транспортной накладной или УПД).

Отсутствие в договоре условий о стоимости хранения товара в случае нарушения Покупателем срока самовывоза товара со склада Поставщика или несогласования даты доставки. 

Если Вы включите в договор условия хранения Поставщиком своевременно непринятого товара Покупателем, то в случае, когда Покупатель по каким-либо причинам не может своевременно принять товар и это не связано с наличием недостатков у товара, Вы сможете избежать дополнительных расходов, а также длительных судебных разбирательств с доказыванием размера понесенных Вами убытков или факта исполнения обязательств по поставке с Вашей стороны.

Отсутствие в договоре условий о случаях, которые не признаются гарантийными.

Законодательством такие случаи прямо не предусмотрены. Если в Вашем договоре не будет условий, по которым вы можете отказать в гарантийном обслуживании, Вы будете обязаны выполнить свои гарантийные обязательства перед Покупателем.

Отсутствие в договоре условий, регулирующих передачу исключительного права на результат интеллектуальной деятельности и на средство индивидуализации. 

Поставщику товара, являющегося результатом интеллектуальной деятельности или содержащего такой результат (например, вместе с товаром приобретается ПО) просто необходимо позаботиться о наличии таких прав (заключить лицензионный договор с правообладателем), а также включить условия использования лицензии в договор с покупателем.

Только так можно избежать претензий со стороны правообладателя, а также дополнительных расходов и судебных споров.

Юристы КГ ЭТАЛОН готовы взять на полный аутсорсинг всю договорную работу Вашей фирмы. 

В условиях кризиса и неравномерной загрузки штатного юриста (или его отсутствия) такое решение разумно и выгодно экономически — затраты на нашу работу обычно полностью окупаются за счёт заключения новых сделок с помощью юриста и минимизации потерь бизнеса.

Давайте начнём со знакомства и углублённой беседы!

В каждом отдельном случае может быть свой список «опасных» условий, поэтому очень важно обращать внимание на каждое, даже самое незначительное, на первый взгляд, условие договора.

Я готова провести с Вами 30-минутную онлайн-сессию и дать конкретные советы по организации договорной работы:

• как организовать документооборот и разработать «свои» документы
• «протоколы разногласий» — путь к конфликту или путь к сделке?
• как подготовить переговоры с покупателем и отстаивать максимально выгодные условия для Вас
• что делать, если «опасное» условие договора уже оказывает негативное воздействие на Ваш бизнес
• как правильно защитить Ваши интересы в досудебном порядке и в суде, чтобы получить «живые» деньги

Консультация бесплатна и конфиденциальна. 

С этой статьей читают:

Разработка договора поставки

Сопровождение договорной работы

Обсудили частые ошибки продавцов с экспертами Маркета и рассказываем, как их избежать

Габариты товара не соответствуют требованиям склада

У Яндекс Маркета в разных регионах России есть склады для прямых поставок и транзитные склады. На некоторых из них есть ограничения по категориям и габаритам товаров, поэтому лучше изучить заранее, какой склад подойдёт именно для вас. Например, в Подмосковье работает логопарк «Софьино», на его территории три склада: для крупногабаритных товаров, для товаров разных габаритов и для возвратов.

Как избежать: заранее изучить и выполнять требования склада.

Сложно опознать товар при приёмке

У каждого товара обязательно должна быть правильная этикетка. Только в этом случае вашу поставку смогут принять на склад.

Как избежать: проверить этикетку. На ней должно быть:

• описание и состав товара на русском языке;
• штрихкод;
• при необходимости — маркировка «Честный знак»;
• срок годности, если есть.

Если этикетка производителя не подходит под эти критерии, нужно создать свою. Это можно сделать самостоятельно с помощью текстового или графического редактора либо онлайн-генератора.

Товар может быть разбит на составные части в разных упаковках. Важно, чтобы этикетка была на каждой коробке. Например, вы продаёте сборную гантель: гриф и чугунные диски. В таком случае одинаковая этикетка клеится на каждую упаковку.

В одной коробке лежат товары, которые нельзя складывать вместе

В одну коробку можно положить товары из разных категорий. Но есть ограничения по товарам, которые всегда должны упаковываться отдельно — например это удобрения или электроприборы.

Как избежать: прочитайте полный список таких товаров в этом разделе Справки. Упаковывайте их в отдельные коробки.

У водителя нет всех необходимых документов

Чтобы попасть на некоторые склады, водителю нужен пропуск и паспорт. На складе водителя попросят предоставить акт приёма-передачи. Если какого-то документа нет, то товар не примут.

Как избежать: проверьте в этом разделе Справки, нужен ли пропуск для склада в выбранном регионе. Если да, то закажите его заранее. Скачайте акт приёма-передачи из личного кабинета и распечатайте в двух экземпляров. Планируете пользоваться транзитным складом? Тогда необходимо три копии. На актах должны стоять подписи и печати. И напомните водителю, чтобы взял паспорт.

Продавец не привозит товар на склад в точно указанное время

В заявке на поставку товаров продавец указывает склад, дату и время поставки. Для приезда можно выбрать удобный интервал в полчаса — это нужно, чтобы на складе не создавались очереди. Если приехать раньше или позже своего времени, то товар могут не принять.

Как избежать: сразу определить удобное для себя время и приехать заранее.

Привезли не то количество товара, которое написали в заявке

Чтобы упростить обработку поставок, Маркет просит заранее обозначить в заявке объём доставляемых товаров.

• Если товаров будет больше, чем в заявке, то продавцу нужно будет оплатить обработку дополнительных товаров.
• Если товаров будет меньше, чем в заявке, то это снизит индекс качества магазина, что повлечёт ограничение по заказам.
• Если на склад доставят товары, которые не обозначены в заявке, то нужно будет оформить виртуальную заявку на допоставку.

Как избежать: привозить на склад только те товары, которые обозначены в заявке.

Это основные ошибки, которые встречаются у продавцов при поставке товаров на склад Маркета. Следуйте нашим рекомендациям, чтобы их избежать. Мы хотим, чтобы эти простые правила сэкономили вам время, а вместе с тем чтобы ваши товары быстрее приняли на складе. Чем скорее это случится, тем раньше состоятся ваши продажи. Страхуем вас от ошибок и желаем успеха!

Развивайте своё дело
на Маркете

Основные ошибки при отгрузке товаров на склады маркетплейсов

Доставка продукции на склад маркетплейса – один из важнейших моментов сотрудничества с площадкой. Своевременное пополнение резерва на складах исключает задержки с поставками по заказам покупателей. У каждой торговой площадки есть собственная система работы со складами и партнерами.

Однако поставщики иногда сталкиваются с целым рядом проблем на данном этапе. Причиной затруднений с доставкой являются типичные ошибки, которые допускают ритейлеры из-за неправильной организации процесса подготовки и отгрузки товаров или незнания условий договора. Рассмотрим проблемные ситуации, которые возникают у поставщиков чаще всего.

Ошибка № 1 – Несоблюдение графика поставок

Склады маркетплейсов принимают товары от партнеров лишь в установленные дни и в строго определенное время. Если вы организуете доставку в другой день или позже указанного времени, груз не примут. Придется ждать следующего приемного дня. Это может негативно отразиться на работе с заказами, ведь не каждый клиент согласится ждать, когда есть возможность приобрести аналогичный товар у конкурента.

Ошибка № 2 – Неправильный анализ продаж

Отгрузка товаров на склады интернет-платформ должна производиться по мере уменьшения остатков. Для этого важно регулярно проводить анализ продаж и следить за количеством резерва. Недостаток, как и избыток продукции на складе, может стать причиной убытков из-за расходов на складскую аренду и потери клиентов в результате длительного ожидания заказов.

Ошибка № 3 – Нарушение требований к упаковке

Каждый маркетплейс предъявляет свой перечень требований к упаковке продукции, которая поступает на склад. У некоторых площадок есть определенные условия к упаковке товаров по категориям, другие — акцентируют внимание только на особенностях упаковки хрупких изделий, жидкостей и крупногабаритных товаров.

К стандартным требованиям можно отнести наличие индивидуальной упаковки, дополнительная защита хрупких грузов, сдача продукции в коробах или на паллетах в зависимости от габаритов и общего веса поставки. Коробки должны быть прочными и соответствовать установленным размерам. Они не должны быть вскрыты, деформированы, собраны из нескольких коробок.

Полный список требований торговой платформы поставщики могут найти на сайте маркетплейса, с которым сотрудничают. Если будет нарушен хотя бы один из пунктов требований, продукцию не примут на хранение.

Ошибка № 4 – Отсутствие маркировки или ее неправильное нанесение

При передаче груза сотрудникам склада обязательно проверяется наличие маркировки на товарах и на упаковке. При отсутствии маркировки товар вернут поставщику. Маркировка должна содержать следующие сведения:

• наименование продукции;
• указание страны и изготовителя;
• юридический адрес компании;
• дата выпуска;
• габариты продукции
• цвет;
• состав;
• знак ЕАС;
• срок гарантии.

Кроме того, обязательным условием является нанесение штрих-кода. Недостаток информации на маркировке также может стать причиной отказа в принятии груза на склад, поэтому перед отгрузкой нужно внимательно проверять наличие маркировки и ее соответствие требованиям маркетплейса.

Ошибка № 5 – Отсутствие или неправильное оформление сопроводительной документации

После того как количество и ассортимент продукции для отгрузки определен, нужно подготовить сопроводительные документы. Для передачи товара на склад маркетплейса, потребуется универсальный передаточный документ (УПД-2). Он составляется в системе электронного документооборота (ЭДО). На площадках можно найти подробную инструкцию по заполнению этого документа. Ошибки в данных, содержащихся в УПД-2, часто являются причиной отказа в принятии груза на склад.

В момент отгрузки нужно предоставить товарную накладную с перечнем товаров, указанием даты и времени отгрузки продукции.

Ошибка № 6 – Отсутствие пропуска или неточности в данных

Пропуск для водителя создается заранее в личном кабинете маркетплейса. В нем нужно точно указать данные, так как отсутствие даже одной буквы или цифры в номере машины станет причиной того, что вам не удастся сдать груз. Если вы работаете с транспортной компанией, то сведения для формирования пропуска надо предварительно уточнить у представителя перевозчика.

Ошибка № 7 – Несоответствие фактического количества коробов информации в документах

Иногда поставщик привозит товары на склад и в момент сдачи обнаруживает, что одного или нескольких коробов не хватает. Такая ситуация может произойти, если вы торопитесь с отгрузкой и не успеваете проверить и пересчитать все загруженные короба. Чтобы такого не случилось, лучше готовиться к отгрузке заранее.

Решение всех проблем – услуга Фулфилмент от компании СеллерМАРКЕТ

Сталкиваясь с различными препятствиями при отгрузке товаров на склады, ритейлеры испытывают массу неудобств. Особенно это касается тех поставщиков, которые сотрудничают с несколькими площадками, предъявляющими собственные требования к упаковке, оформлению документов и условиям доставки. У партнеров просто возникает путаница, а процесс поставок превращается в бесконечную полосу препятствий.

Компания СеллерМАРКЕТ предлагает своим клиентам новую услугу Фулфилмент, которая полностью избавляет от проблем с поставками на маркетплейсы. Воспользуйтесь предложением, и опытные сотрудники СеллерМАРКЕТ сделают всю работу за вас. С этой услугой вам не надо беспокоиться об упаковке, подготовке продукции, маркировке, оформлении документов и доставке продукции до склада торговой площадки.

Фулфилмент – это полный комплекс мероприятий по доставке и логистике. Вам не придется нанимать курьеров, упаковщиков, дополнительных сотрудников, арендовать склад. Фулфилмент освобождает предпринимателей от множества забот и дает гарантию своевременной доставки продукции на склад маркетплейса.

Еще одно преимущество, которое получают наши клиенты – снижение расходов. Стоимость услуги за единицу товара – от 50 рублей. Это значительно меньше, чем стоимость аренды склада, оплата работы сотрудников, покупка материалов для упаковки, издержки на транспортировку. Тем более, что в случае сотрудничества с СеллерМАРКЕТ, клиент получает гарантию принятия груза на склад маркетплейса.

Большинство ошибок происходят по причине простой невнимательности. Человеческий фактор. Можно попросту забыть одну из коробок дома и обнаружить это только на складе. Или допустить техническую ошибку. Например, вы не сделали привязку ШК к коробке или сделали неправильную маркировку. В таких случаях ваш товар попросту могут не принять, и вам придётся уехать. В этом случае надо будет исправить уже созданную, если это возможно, или заняться новой поставкой. Смотря какая ошибка.

Вы не изучили требования к отгрузке. Неправильно упаковали? Тогда у вас тоже поставку, скорее всего, не примут. Да и на сохранность товара в должном виде упаковка влияет напрямую. Если товар хрупкий, не поленитесь упаковать его максимально тщательно в пупырчатую плёнку и коробку, которая позволит доставить изделие до покупателя в целостности и заслужить пятизвездочный отзыв. Обязательно пройдитесь перед первыми поставками по памяткам об упаковке. Как индивидуальной для каждого товара, так и внешней упаковке для поставки на склад. Со временем вы сможете соблюдать все нюансы на автомате и будете знать основы, даже если вас разбудят среди ночи. Земля круглая, 2+2=4, и стретч-пленка не является индивидуальной упаковкой товара. Это будут нерушимые истины.

Перед созданием поставки в ЛК важно не забыть зайти в «план поставок», чтобы проверить доступные лимиты. Ошибочно думать, что склад Вайлдберриз бесконечный. Нет, он, конечно, действительно огромный, но его пропускная способность всё-таки ограничена.

А вот если вдруг вы или сотрудник склада допустили ошибку со штрих-кодами, то товар может потеряться или попасть в так называемую «обезличку». Обезличка — это товары, которые сам маркетплейс просто не может распознать. Назовём это потеряшками. И если ваш товар туда попадает, то у него большие шансы потеряться вовсе, потому что товаров на складах очень много. Поиском именно вашего товара неизвестно кто и как должен заниматься, на это может уйти много времени и сил. А пока товар потерян, то что? Правильно, продажи не идут.

Вот пара советов, как избежать потерю товара и попадание в обезличку:
1. Соблюдайте требования маркетплейса.
2. Наклеивайте этикетки обязательно и на товар, и на коробку с товаром. На этикетке обязательно должен быть ваш артикул и штрих код — так сотрудники быстрее найдут хозяина.
3. Используйте термопринтер для печати этикеток, а не обычный. Так они точно будут считываться корректно. Перед поставкой товара на маркетплейс просканируйте ШК сами своим телефоном, чтобы 100% каждый считывался.
4. Ещё один существенный нюанс. Не используйте скотч поверх штрих кода, это дает отблески и штрих-код хуже считывается.

Несоблюдение требований к машине тоже может стать причиной неприятностей, особенно когда поставка на палете. Высота до борта у машины должна быть 110 сантиметров, ширина 185 сантиметров. Многие игнорируют этот факт и сталкиваются с отказом на складе. Или вам в таком случае могут сказать самим перекидывать коробки со своей паллеты на паллету склада.

Вот ещё одна ошибка. Планировать поставку перед сезоном или масштабными распродажами в последний день. Такое поведение селлера чревато уходом в минус. Часто склады и сортировочные центры перегружены, особенно в преддверии праздников. А осенью и в декабре на складах творится просто безумие. Вы рискуете не успеть сделать поставку вовремя. Конкуренты обойдут вас по скорости и прибыли. Как и в любой другой работе, продавец должен владеть навыками тайм-менеджмента, не упускать процессы из виду и заранее планировать поставки.

Представление товаров на маркетплейсе может в несколько раз увеличить продажи и повысить узнаваемость бренда. Но всё это будет, если вы ответственно подойдёте к процедуре продаж. В том числе и к отгрузкам.

Со стороны обычного покупателя продажи на маркетплейсе выглядят просто – заказ отправляется на склад ритейлера, затем доставляется покупателю. На самом деле, всё намного сложнее. Существует масса деталей, которые необходимо учесть: упаковать коробки и наклеить на них этикетки со штрихкодом, подготовить сопроводительную документацию. И если что-то оформлено неверно, то заказчик не получит свой товар в срок.

В этой статье мы расскажем о том, какие ошибки чаще всего допускают продавцы, а также основные моменты, которые необходимо знать об отгрузках.

1. Несоблюдение регламентов маркетплейса

Каждая платформа формулирует свои требования по отгрузкам – правила, по которым работают её сотрудники. Все эти правила предоставляются продавцам, они есть в публичном доступе. Но зачастую, поставщики неполностью читают условия или вовсе их игнорируют. Это может происходить от невнимательности. А иногда продавцы игнорируют регламент одного маркетплейса, оформляя отгрузки по требованиям другого, полагая, что все требования идентичны. Это, безусловно, не так.

2. Нарушение сроков поставки

Все маркетплейсы составляют для продавцов чёткий график поставок – после получения заказа необходимо в определённый срок поставить товар на склад. При этом, доставка должна проходить в выделенные для этого дни. Если продавец опоздал, то ему придётся ждать следующих дней по графику, а это значит, что аналогичный товар заказчики приобретут у конкурентов.

Поставки лучше планировать заранее, учитывая праздничные дни, когда маркетплейсы максимально загружены заказами. Стоит уточнять и конкретное время прибытия на склад. Обычно предлагается временное окно разгрузки, которое нужно строго соблюдать.

3. Игнорирование аналитики продаж

По сути, товары на склад маркетплейса поставляются до реальной продажи, таким образом ритейлер оперативно готовит заказ к отгрузке в город поставки в ближайшую дату. Если не вести аналитику продаж, не учитывать сезонный спрос, повышение спроса на праздники, то может сложиться ситуация, когда некоторых позиций на складах скапливается больше, а других не достаёт.

В первом случае – повышается цена за хранение. Во втором – клиенты, желая приобрести товар сталкиваются с необходимостью долгого ожидания доставки (это может привести к отказу).

Необходимо регулярно делать отгрузки, учитывая при этом товарные остатки. Чтобы контролировать продажи, нужно воспользоваться методами аналитики. Некоторые маркетплейсы представляют встроенную статистику, с помощью которой можно проанализировать эффективность продаж. Также, можно подключать внешние сервисы, которые:

• ведут историю покупок;
• показываю популярные позиции и товары, не пользующиеся спросом;
• отслеживают рейтинг товаров;
• составляют отчёты;
• помогают создать план продаж.

4. Неправильная упаковка

Правильная упаковка товара – одно из важных условий, и подходить к нему нужно ответственно. Вот какие требования предъявляют к упаковке разные маркетплейсы:

• надёжность и эстетичность – необходимо аккуратно упаковать товар, плотно зафиксировать во избежании самооткрывания дополнительными крепежами, сам продукт также должен иметь товарный вид;
• правильный тип – для каждого вида товаров необходимо выбирать соответствующий тип упаковки (коробка, пакет, пупырчатая плёнка, паллета и т.д.), к упаковке некоторых видов товаров предъявляют специальные требования (перевозка товаров бытовой химии, лаки, краски и т.д.).

Безусловно, в каждом маркетплейсе свои требования, где-то строже, где-то лояльнее. Необходимо все изучить документы каждой площадки отдельно. Таким образом владельцы маркетплейса помогают вашим клиентам получить товар в надлежащем виде.

5. Неправильная маркировка

На упаковке товара обязательно должна быть корректная маркировка, на которой указано:

• название товара;
• данные о производителе;
• адрес продавца/поставщика;
• дату изготовления;
• основные характеристики (размер, цвет, состав);
• гарантия.

Все маркетплейсы требуют нанесения уникального штрихкода на бирку товара, который легко считывается.

Причинами отказа принять товар на маркетплейсе могут быть:

• отсутствие этикетки на русском языке, с данными о товаре;
• отсутствие специальных сертификатов (на определённые группы товаров);
• нечитаемый штрихкод;
• деформация упаковки.

6. Отсутствие сопроводительной документации

Наличие правильно оформленной сопроводительной документации является обязательным условием для отгрузки товара. В разных маркетплейсах требования разные.

Озон

Для Озона нужно создать документ в системе ЭДО в формате счёт-фактура (УПД-2). В кабинете партнёра есть инструкции для заполнения и образец.

Также, водителю необходимо оформить пропуск и предоставить разрешение на использование бренда.

Wildberries

Главный документ на этом маркетплейсе – ТТН (товарно-транспортная накладная). Приём идёт строго по данным, указанным в этом документе, при этом нужно максимально подробно заполнить все поля.

При повторных поставках процедура упрощается. Достаточно оформить заказ в личном кабинете, указать всю информацию о водителе и автомобиле, день поставки и нужный склад.

Все данные нужно перепроверять. Если данные ТС не будут совпадать с указанными в ТТН, то автомобиль не пропустят на территорию склада и отгрузка не будет произведена.

7. Игнорирование требований к транспорту

Маркетплейсы предъявляют требования и к транспорту, с которого будет совершена отгрузка. Так, на Wildberries расстояние борта до земли не должно быть меньше 1,1 метра, а ширина кузова должна быть не меньше 1,85 метров. Если машина не отвечает таким требованиям, то отгрузку поставщик будет совершать самостоятельно.

8. Фактическое несоответствие документации

Если в документе указано, что вы отгружаете 10 коробок товара, значит по факту вы должны отгрузить именно 10. Увы, очень часто бывают ситуации, когда излишняя спешка приводит к ошибкам – отгрузили меньше или больше коробок. Или выяснилось, что ошибка допущена в документе. Придётся пересчитать, исправить, потому что при несоответствии документации, отгрузка будет полностью аннулирована. Товар вернётся на ваш склад, а вы теряете клиентов.

Вывод

Все знают старую поговорку «Время – деньги!». В мире бизнеса это значит, что задержки с поставками приводит к потере клиентов – в условиях большой конкуренции клиенты предпочтут быструю доставку.

Чтобы не потерять время и клиентов, вам необходимо правильно готовиться к отгрузке товаров. Изучите регламента каждого маркетплейса, с которым работаете. Не думайте, что все условия на разных площадках одинаковые – именно это приводит к ошибкам при оформлении документации, маркировке товара.

Если не читать документацию, то каждый этап отгрузки будет похож на прохождение видеоигры – сначала вы проигрываете уровень, пока не изучите все подводные камни, затем переходите на следующий, где снова вас ожидает поражение и откат к началу игры. В реальной жизни такой квест менее интересен. Поэтому изучите ошибки, представленные в нашей статье, чтобы ваша отгрузка проходила без проблем.

Если вы не хотите выполнять требования сторонних площадок, но готовы работать по своим правилам, можете заказать разработку собственного маркетплейса. Специалисты компании «Цифровой Элемент» готовы вам помочь в этом вопросе. Мы проведем анализ текущих площадок, выявим ваши потребности и потребности ваших клиентов, а также скорректируем ваши бизнес-процессы для создания идеального маркетплейса.

С примером маркетплейса вы можете ознакомиться по ссылке.