Ошибки при планировании времени

Управление временем – один из самых важных навыков в жизни современного человека. Именно поэтому сегодня можно найти огромное количество методик, которые ему обучают. Однако в процессе тайм-менеджмента люди совершают разные ошибки, не позволяющие получить от практики действительно хороший результат. Возможно, их совершаете и вы, и если вам удастся искоренить их, у вас появится больше времени для важных дел. Недостаток отдыха, мультизадачность, отсутствие системы приоритетов – все это характерно и для самых продуктивных людей. Но теперь вы узнаете, как исправить свои недочеты.

1

Вы прокрастинируете

Мы все подвержены прокрастинации. Согласитесь, это куда приятней – посмотреть еще одно чрезвычайно интересное и познавательное видео на YouTube, чем наконец-то сесть за работу над новым проектом. В результате вы теряете время и не получаете никакой существенной пользы.

С прокрастинацией сложно бороться, но способы есть. Просто пообещайте себе сделать только один маленький шаг. Например, открыть Google Docs, где вы работаете над статьями. Это ведь ни к чему вас не обязывает, не так ли? Но это незначительное действие позволяет оторваться от бесполезных занятий. В итоге вам уже гораздо проще сделать следующий шаг – продолжить работу над текстом.

2

У вас слишком мало перерывов и отдыха

Вы все-таки смогли преодолеть прокрастинацию и решили дать жару своей работе. Проходит час, другой, третий, но что-то идет не так. Вы все равно не успеваете сделать то, что запланировали. Что происходит?

Люди не могут работать постоянно. Отсутствие перерывов приводит к падению производительности и повышает уровень стресса. Многочисленными исследованиями доказано, что наш ум не может ясно мыслить дольше 90 минут. По истечению этого срока внимание рассеивается и вы просто не способны сфокусироваться на чем-то одном.

Для достижения наилучших результатов делайте перерыв на 15-20 минут на каждые 50-90 минут работы. При этом очень важно действительно оторваться от работы и переключиться на что-то совершенно другое. Если вы заняты сидячим умственным трудом, займитесь физической активностью, к примеру, сделайте зарядку или прогуляйтесь.

3

Вы работаете в режиме мультизадачности

Делать одновременно несколько задач – это кажется таким продуктивным! Но так только кажется. Наш мозг в принципе не способен концентрироваться на двух вещах сразу. Так что вы не делаете много дел сразу – вы просто очень быстро переключаетесь между ними. И если для каких-то несложных задач (вроде уборки квартиры и одновременного приготовления еды) это еще работает, то для сложной умственной работы такой подход уже не подходит.

Исследования показывают, что люди, которые практикуют многозадачность, с большей вероятностью отвлекаются и делают больше ошибок. Наш совет: работайте только над одной задачей в течение одного цикла (между двумя перерывами). Планируйте свой рабочий процесс таким образом, чтобы минимально переключаться между разнотипными задачами.

4

Вы не отслеживаете свое время

Как много драгоценных минут вы тратите на утренний душ, проверку электронной почты в течение дня или пустые поболтушки в соцсетях? А сколько времени вам нужно на совершение того или иного типа повседневной работы? Как часто вы ошибаетесь, планируя слишком мало времени на ту или иную задачу?

Если вы не можете уверенно ответить на эти вопросы, вы тоже подвержены этой ошибке тайм-менеджмента. В результате вы тратите слишком много времени на ненужные дела и чересчур мало на существенные. Отслеживайте свое время и анализируйте полученные результаты. Подумайте, на чем можно сэкономить, а на что нужно выделить больше времени.

5

Вы не умеете ставить приоритеты

Многие люди не осознают важности ранжирования при планировании своего дня. Существуют не только срочные дела или те, что могут подождать, но еще и важные и несущественные. Правильно расставляя приоритеты, вы будете уверены, что тратите время с пользой на то, что реально приближает вас к вашим целям.

Самым простым способом ранжирования дел является матрица Эйзенхауера. Разделите все дела по двум критериям: важности и срочности. После этого расчертите лист бумаги на 4 части и поместите каждую задачу в соответствующую ячейку:Порядок выполнения дел будет следующим:

1. Важные и срочные.
2. Не важные и срочные.
3. Важные и не срочные.
4. Не важные и не срочные.

Действуя так, уже через несколько дней вы заметите, что стали больше успевать, а дела перестали накапливаться.

6

Вы берете на себя слишком много работы

Тайм-менеджмент не означает работать много. Он означает работать, при этом чувствуя себя человеком, а не рабом на галере. К тому же перегруженность снижает производительность. Спешка и постоянный страх не успеть повышают активность симпато-адреналовой системы, которая мешает мыслить ясно и увеличивает уровень стресса.

Не берите на себя слишком много, а если берете, выделяйте для этого достаточно времени. Проанализируйте вашу предыдущую работу. Определите свой уровень комфортной загруженности и не заходите слишком далеко за его рамки. Это как спортивные тренировки: если вы начнете тренироваться день и ночь, то будете выглядеть как узник концлагеря, а не атлет.

7

Вы слишком много отвлекаетесь

Думаем, что не ошибемся, если скажем, что ошибка множества людей состоит в том, что они попросту отвлекаются от каких-то чрезвычайных дел. Хорошо, если эти отвлечения позволяют чему-то научиться, но зачастую мы просто теряем время: на звонки, сообщения, мемы и смешные видео и кучу других вещей. Это не только отбирает время, но еще и снижает продуктивность: мозг переходит в режим многозадачности и фокус внимания сбивается.

Сделайте недоступными отвлекающие факторы: выключите уведомления, отложите телефон в сторону. Если же вдруг обнаруживаете себя листающим ленту инстаграма или занимающимся чем-то другим не менее «полезным», постарайтесь вспомнить, каковы ваши истинные цели, и что нужно делать, чтобы достичь их.

Резюме

Чтобы тайм-менеджмент работал на вас и делал вашу жизнь лучше, возьмите на заметку все, о чем мы поговорили. Резюмировать сказанное можно так:

• Начинайте с малого, чтобы победить прокрастинацию.
• Делайте перерывы не реже чем каждые 50-90 минут.
• Отслеживайте, на что вы тратите свое время, и ищите возможность его сэкономить.
• Планируйте свое время так, чтобы вам не приходилось слишком быстро переключаться между разными задачами.
• В первую очередь делайте самые важные и срочные дела.
• Берите на себя столько работы, сколько вы действительно можете осилить.
• Избавьтесь от всего, что вас отвлекает.

Эти нехитрые правила помогут вам в разы повысить свою продуктивность и перестать терять драгоценные минуты. Начните пользоваться ими сегодня, и уже завтра вы будете довольны собой. Желаем удачи!

В чем сложность? В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Что делать? Грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование рабочего времени

Что подразумевается под планированием рабочего времени? В первую очередь, это:

1. Определение приоритетных направлений.
2. Расстановка задач по значимости.
3. Выбор средства их достижения.
4. Планирование оставшегося времени.

Сегодня, в век многозадачности и современных технологий, нам надо много успевать, чтобы добиваться высоких результатов и быть конкурентоспособным. Поэтому зачастую эффективен не тот, кто больше и (или) быстрее работает, а тот, кто умеет грамотно распоряжаться своим временем. В этом вам и поможет умение планировать рабочий день.

Начинаем с приоритетов. То есть оцениваем весь масштаб работы на ближайшее время и определяемся с тем, что наиболее важно и никак не обойдется без вашего участия. В рамках приоритетных направлений уже стоит расставить задачи по срочности и важности на более короткий промежуток времени: до обеда, до конца рабочего дня и т.д.

Почему мы обратили внимание на то, чтобы заранее определиться с оптимальными способами достижения поставленных целей? Потому что это гораздо эффективней. Вы избавите себя от спешных или импульсивных поступков, а в спокойной обстановке основательно обдумаете, каким образом лучше всего выполнить задачу. И затем вам останется только действовать согласно плану.

Часть незанятого делами рабочего дня можно превратить еще в один ресурс. Раньше уйти, чтобы успеть в спортзал? Взять новый проект? Начать обучение, чтобы повысить профессиональную компетенцию? Ваш выбор качественно отразиться на вашем развитии.

Кому полезно планировать свое время

Правильное распределение своего времени важно абсолютно для всех. Тем не менее, можно выделить два вида занятости и один вид деятельности, при которых умение вести контроль временного ресурса максимально важно. Поговорим о них отдельно.

Фрилансеры. Фрилансеры сами себе начальники. Соответственно, перед ними стоит задача самостоятельно следить за сроками выполнения всех заказов, которые они берут. Важно учитывать поправки на возможные форс-мажоры и не оставлять все на последний момент. Кроме того, если в какой-то момент фрилансер окажется максимально загружен, ему придется отказаться от следующего задания, которое он просто не сможет вместить в столь плотный график.

Бизнесмены. Чтобы добиться хорошего дохода и выжить в постоянной конкуренции, нельзя разрешать себе терять время. Затянувшийся телефонный разговор или обеденный перерыв, позднее начало рабочего дня — этого не позволяет себе ни один человек бизнеса, который ставит перед собой амбициозные цели и уверенно идет к ним.

Руководители. Они не отвечают целиком за жизнеспособность и процветание бизнеса. Но на них лежит ответственность за отлаженную работу всех участников процесса, то есть работников предприятия. Если в каком-то вопросе внимание управленца будет ослаблено, это может грозить срывом производства. Современные руководители должны в совершенстве владеть всеми инструментами планирования рабочего времени, в том числе делегированием полномочий.

28 методов планирования рабочего времени

• Способ 10 минут

Например, вам сложно приступить к делу и вы постоянно откладываете его. Сама мысль о нем вгоняет в тоску. Тогда пообещайте себе, что потратите на него всего лишь 10 минут и ни секундой больше. Это придаст вам сил. Возможно, начав, вы поймете, что все не так и страшно.

• Метод Франческо Чирилло

Его второе название «Метод помидора». С помощью кухонного таймера Франческо Чирилло отводил себе на работу отрезки времени по 25 минут и 5 минут — на отдых. Вы можете выбрать другое удобное для вас соотношение этих временных промежутков. Фокус в том, что вы знаете: надо поработать 15-20-25 минут, а потом можно выйти на воздух, позвонить, выпить кофе и т.д. Но пока не прозвонил таймер, ни на что отвлекаться нельзя!

• Метод Стивена Кови

Всемирно известный эксперт по управлению и саморазвитию, автор бестселлеров, называет несколько правил эффективной работы:

• Везде видеть возможности и браться за их реализацию.
• Никогда не останавливаться и стремиться к развитию.
• Искать выгоду для обеих сторон в любом союзе.
• Создавать такой коллектив, чтобы совместные усилия были более результативны, чем усилия каждого его члена в отдельности.
• На первое место в общении ставить собеседника и желание уяснить его мысль.
• В начале любого дела сформулировать конечную крупную цель.
• Знать, как приступить к делу правильно.

Выполняя эти советы, вы сможете быть гораздо продуктивней в своей деятельности.

Скачать
файл

• Правило 1-3-5

Вы ставите себе посильные задачи, четко ограничивая их объем, чтобы верно распределять силы. В данном случае 1-3-5 это: одно весомое и сложное дело, три средних и пять совсем простых. С одной стороны, вы планируете день и должны четко следовать плану. С другой, вы не будете хаотично хвататься за все подряд, забыв о приоритетах и времени на отдых.

• Правило трёх

Более простой вариант предыдущего метода. Его описал Крис Бейли в своей книге «Мой продуктивный год». Из списка дел вы выуживаете три самых важных. Это и есть ваша задача на сегодняшний день. Так постепенно вы будете решать все имеющиеся задачи, по порядку значимости. Можно таким же образом определять для себя список целей на более длительный срок: неделю, месяц, год.

• Метод 90/30

Суть метода заключается в четком отведении времени на работу и отдых. По большому счету, это «Метод помидора», но только несколько видоизмененный. Вы работаете 90 минут с максимальной включенностью и сосредоточенностью. После этого даете себе полчаса свободного времени. Отрезок времени, которое будет уделено работе, было выбрано не просто так.

Исследование Перетза Лафи из университета Йеля показало, что полтора часа — это тот временной промежуток, когда человеческий организм способен полностью погрузиться в задачу без потери концентрации.

А полчаса позволит полностью перезагрузить ум и тело для следующего дела. Причем в течение дня следует выполнять задачи по степени важности и сложности. Данного метода в планировании рабочего времени придерживаются предприниматель Томас Оппонг, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай, Лео Видрич, сооснователь ресурса Buffer.

• Метод Дэвида Аллена

Главный принцип созданного этим бизнес-коучем метода: выполнить все важные дела, верно расставив приоритеты, можно, только если они зафиксированы и находятся у вас перед глазами. Подойдут бумажные планинги или стикеры, магнитные доски и т.д. А также специальные приложения для планирования, например, Wunderlist или Trello. Принципиально не просто создать список всех задач на день, неделю и т.д., но также распределить их по важности и срочности и указать срок выполнения для каждой.

• Поедание лягушек

Автор метода Брайан Трейси, мотивационный коуч и автор книг по развитию, придумал девиз «Съешь эту лягушку!» Что это значит? У каждого из нас есть дела, одна мысль о которых отравляет настроение. Трейси назвал такие дела лягушками. Его совет: если есть возможность, «съешьте эту лягушку», то есть выполните эту неприятную для вас задачу в самом начале дня. Тогда дальше вы сможете спокойно работать без камня на души и в приподнятом настроении, довольные собой и предстоящим днем, уже без этого досадного дела.

• Канбан

В основе метода наглядность и визуализация. Создайте список из трех столбиков: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing)и «Сделано» (Done). Можно использовать стикеры и переклеивать их или магнитные доски, на которых удобно стирать. Также для этого подойдет специальный сервис-планировщик, например Trello. Таким образом, вы сможете отслеживать свою продуктивность, контролировать все дела и четко представлять занятость на ближайшее время.

• Метод Айви Ли

Родственник нескольких предыдущих методов. Предлагает заранее планировать день. Автор решил, что оптимальным количеством дел на сутки будет шесть. Набрасывать задачи рекомендуется накануне, начиная с самой приоритетной.

• Правило двух минут

Значит, что дела, на которые вы потратите не больше двух минут, лучше выполнять сразу. Много времени не потратите, зато освободите мозг от перегрузки большим количеством мелких задач, которые надо держать в голове.

• Fresh or Fried

В переводе с английского: свежий или жареный. Автор метода блогер Стефан Ли дает такую характеристику нашему мозгу, состояние которого меняется в течение дня, а вместе с ним и наша продуктивность. То есть с утра вы максимально свежи, но постепенно мозг «поджаривается». Нам остается только выполнить все самое важное, пока мы в наиболее ресурсном состоянии. Как это сделать?

• Перед сном уделите 10-15 минут составлению списка дел на следующий день.
• Все самое сложное и важное, а также неприятное (дела-«лягушки») надо уместить в период «свежего» мозга.
• Все остальное можно оставить на вторую половину дня, когда вы уже менее активны, чуть устали («жареный» мозг) или загружены дополнительными хлопотами.
• Такой порядок следует повторять ежедневно.

Стефан Ли уверен, что использование его методики позволит правильно распределять свои ресурсы и направлять максимальные силы на самые важные задачи.

• Метод айсберга

Как сказал знаменитый немецкий банкир Ротшильд, «Кто владеет информацией, тот владеет миром». Полтора века спустя Рамита Сети, написавшая книгу «Я научу вас быть богатым», привела работающий инструмент работы с большим объемом информацией. Для начала сохраняйте все важные статьи, письма и заметки в одном сервисе (Evernote, Notion или любом удобном) в виде текста и т.д.

Ранжируйте и каталогизируйте их по темам, важности, авторам и т.п. Не забывайте каждый месяц-полтора отводить время на просмотр сохраненных данных и удалять неактуальные. Так важная и нужная для вас информация всегда будет под рукой, что также поможет работать быстрее.

• Автофокус

Автор этого приема планирования рабочего времени— Марк Форстер, специалист по повышению производительности. Метод The Autofocus Time Management System был создан в противовес системе Getting Things Done (GTD), нацеленной на доведение дел до конца путем выстраивания алгоритма решения для каждой из них, пока весь список не будет выполнен.

В отличие от него, «Автофокус» не мотивирует людей разделаться со всеми задачами. Он предлагает тем, кто не привык к жесткой дисциплине, следующее. Собрать все дела в один список. Выбрать из них одно самое важное и решить его. Затем повторить отбор. Когда с самым необходимым покончено, можно приступить к приятным заботам. Оставшиеся пункты можно перенести на следующий день.

• Матрица Эйзенхауэра

Широко распространенный сегодня способ распределения задач. Авторство принадлежит президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он создал матрицу, которая распределяет все дела на четыре категории: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные, но не важные», «Несрочные и неважные». Применив этот метод, вы будете видеть, с чего начать и чему уделить больше внимания.

• Метод 4D

Буквы D в названии метода расшифровываются как Do (сделать), Delegate (делегировать), Delay (отложить) и Delete (удалить). Это те действия, которые вы можете совершить с задачами, стоящими перед вами. Настоящее спасение для тех, кто впадает в панику при виде кучи дел и проблем. За что хвататься? В каком порядке? Хватит ли времени на все? Успокойтесь. Просто распределяйте все пункты по 4 корзинам:

• Do (сделать) — то, что требует вашего непосредственного участия. Настройтесь сделать и забыть.
• Delegate (делегировать) — выполнить необходимо, но необязательно вам. Освободите себя, если есть, кого попросить о помощи.
• Delay (отложить) — дело не безотлагательное и в этот день к исполнению не обязательно. Наметьте другие сроки для него и приступайте к следующему.
• Delete (удалить) — это могут быть задачи, которые не входят в список ваших должностных обязанностей или настолько не важные, что тратить время на них не целесообразно.

Остается только поступить со всеми пунктами списка согласно названию «корзины», в которую он попал.

• Метод Тима Ферриса

В его основе лежит закон Парето, который гласит: 20 % усилий обеспечивают 80 % результата, оставшиеся 20 % достигаются с помощью 80 % усилий. Ставьте перед собой цель и идите к ней, не отвлекаясь на «шелуху» в виде длинных разговоров, бесконечных усовершенствований и т.д. Работайте над главным, а уже в оставшееся время можно заниматься мелочами. Здесь же важно вспомнить закон Паркинсона, согласно которому время на работу и отдых нужно четко планировать, чтобы быть хозяином своей жизни.

• Хронометраж

Этот прием планирования рабочего времени помогает выявить так называемые хронофаги, то есть процессы и явления, на которые вы впустую тратите время. Для этого надо фиксировать абсолютно все, что вы делает в течение дня. Автор методики Глеб Архангельский говорит о необходимости такого контроля на протяжении двух недель. Записывайте все свои занятия и их длительность с точностью до 5-10 минут.

Таким образом, вы наглядно поймете, кто «пожирает» ваше время. Засиделись в интернет-магазине, заболтались с подругой, слишком долго читали новости, часто пили кофе, не можете оторваться от любимой книги или постоянно отвлекаетесь на игры с кошкой. Это научит вас относиться ко времени внимательней и тратить его себе на пользу.

• Метод Райдера Кэрролла

По сути, это не система планирования рабочего времени, а удобная визуализация выполненных дел. Ее автор, дизайнер Райдер Кэролл, предложил удобную таблицу, где графы со списком пересекаются с ячейками конкретного дня недели. Вы планируете задачи на неделю, месяц. Выполнив очередную, закрашиваете обозначающий ее квадратик. Такая наглядность мотивирует, ведь вы понимаете: закрашенная часть таблицы — это ваша продуктивность.

• Хотя бы N минут

Данный прием предложила Джулия Мюллер, профессор Университета из Лейпцига. Он призван помочь людям бороться с прокрастинацией, то есть бесконечным откладыванием начала дела. Часто причиной такого состояния бывает давящее чувство необходимости, принуждения извне, зависимости от обстоятельств. Начав работать и включившись в процесс, вы уже чувствуете себя активным его участником. Это мотивирует и придает сил.

• Метод Бенджамина Франклина

Цель этого метода — придать смысл и вектор вашей деятельности на всю жизнь, как бы масштабно это ни звучало. Все-таки речь идет об одном из основателей США Франклине, который во всем стремился к серьезным достижениям. По его мнению, опираясь на собственные жизненные приоритеты, надо составить пирамиду задач на всю жизнь, начиная с самой широкой. Это выглядит следующим образом:

• Цель на жизнь.
• Путь реализации главной цели.
• Задачи на 3-5 лет.
• Планирование года и месяца.
• Дела на ближайшую неделю и день.

Расписав все ступени этой пирамиды, вы поймете, к чему хотите прийти, что поможет вам этого добиться, а от чего лучше избавиться. А также, какие конкретные шаги вам надо предпринять.

• Подготовка с вечера

Для многих из нас утро чаще бывает не очень добрым. Рабочий день должен начаться по расписанию, а нам хочется немного понежиться в кровати и не спеша совершить все утренние ритуалы. Таким людям психолог Ник Уигнал предлагает все возможное для начала дня готовить накануне вечером. Расписать все задачи на день, первые к выполнению можно разбить на более мелкие и написать, что именно надо сделать. Также можно подготовить одежду, собрать с собой сумку и собрать еду.

• Дедлайны

Когда у человека есть четкий срок выполнения дела, он не может бесконечно откладывать его и постоянно отвлекаться. Понимая, что так он просто не успеет. Это прекрасно организует и стимулирует. Внешние дедлайны могут досадовать и раздражать, но именно они лучше всего работают, когда речь идет о результативности и продуктивности. Срок выполнения можно ставить себе самому.

Например, убраться до 12 дня, найти все документы для сделки к 11 и так далее. Чтобы соблюдать дедлайны, установленные самостоятельно, можно просить родных или коллег контролировать вас первое время, пока в вас не разовьется самодисциплина.

• Одна задача в один промежуток времени

Миф о многозадачности как секрете высокой продуктивности был развеян в последнее десятилетие. Немалый вклад в это вложили ученые Стэнфордского Университета. Если вы полагаете, что справитесь с большим количеством дел, берясь одновременно за 2-3, то заблуждаетесь. Сделать-то вы их сделаете, но вот насколько качественно?

Одновременно вызывая мастера по ремонту труб и просматривая черновик доклада, вы не сможете на 100 % уловить информацию и там и там. То есть ни одно дело не будет сделано до конца. Вывод: выполняйте задачи по очереди, полностью погружаясь в каждое из них.

• Тайм-менеджмент по хронотипу

Майкл Бреус, клинический психолог, кандидат медицинских наук, выдвинул теорию, согласно которой наша производительность зависит не только от разумного планирования рабочего времени, но и от того, к какому хронотипу мы относимся. Физиология диктует свои законы. Если в какой-то период дня у нас снижена активность, рассчитывать на многое не приходиться. И наоборот, все самые важные дела правильно выполнить в часы наивысшего прилива сил и энергии.

Какие же хронотипы выделяет психолог?

«Медведи». Готовы проснуться с 7 до 11 утра без будильника. С 11 утра до 6 вечера они максимально производительны. Лечь спать им лучше до 23 часов.

«Львы». Эти «ранние пташки» готовы к подъему с пол шестого утра, но могут проспать и до 10. С 10 утра до 5 вечера им лучше решить все важные вопросы. Отправиться на боковую они захотят раньше «медведей», лучше всего до 22:30.

«Волки». Утро для них будет добрым, если они встанут попозже. Золотое время подъема с 7:30 и до полудня. Но и активность сохраняют до 8 вечера, ложась спать только около полуночи.

«Дельфины». У них нет четкого режима, и многое зависит от других дополнительных факторов. Начать день могут в период с 6 утра до 10. Но если поймут, что не выспались, захотят опять лечь. Активность длится с 10 утра до 6 вечера. Засыпают примерно к полуночи, при этом не всегда легко. Им важно заботиться о гигиене сна и оставлять все шумные развлечения часа за 2 до ночного отдыха.

Приложения для планирования времени

Во многих методах планирования рабочего времени мы упоминали специальные приложения. Вот некоторые из них.

• Todoist — многофункциональный планировщик, на котором также можно применять матрицу Эйзенхауэра.
• Focus To-Do — объединяет таймер Pomodoro («Помидор») и таск-менеджер.
• Trello — применяется для метода Канбан, когда дела распределяются по категориям в зависимости от уровня их готовности.
• Notion — применим для метода «Айсберг», цель которого централизованное хранение всей имеющейся у вас информации, представляет из себя базу данных.
• Forest — помогает вам концентрироваться на работе, не отвлекаясь на телефон. Дерево, растущее на экране смартфона, погибает, когда вы включаете устройство.
• SingularityApp — таск-менеджер, составляющий вам список задач, ориентируясь на письма на электронной почте.

Мы рассмотрели несколько эффективных методик планирования рабочего времени. Многим, чтобы начать действовать, важно не только узнать, как надо, но и понять, как не надо, в чем его ошибки. Для этого приводим список самых частых помех в грамотном распределении своего ресурса.

• Отсутствие точной даты выполнения дела

Написать список дел не так уж и сложно. У многих после этого наступает настоящее облегчение. Все зафиксировано, ничего не забыто, все перед глазами. Но один вопрос остается открытым: когда? Когда слова на бумаге превратятся в выполненные задачи? Особенно это касается долгосрочных планов, не подразумевающих реализацию в ближайшие часы.

• Не лучший момент для данной задачи

Все сделано «по уму». Есть список задач и точные сроки их выполнения. Но вы не спешите ставить галочки в этом перечне. В чем же дело? Причина может быть простой, но не очевидной: сейчас не лучшее время.

Например, на вечер после работы вы запланировали собрать обзор цен на уличные качели в вашем городе. Вы поработали с информацией на сайтах производителей и продавцов, но остались вопросы для уточнения. А у многих фирм нет колл-центров, и сотрудники отвечают только в рабочее время. Сейчас вам уже никто не ответит.

• Неверный расчет времени, отведенного на дела

«Надо – так надо» говорите вы себе и беспощадно заполняете всю страничку планинга на день. Но реальность такова, что человеческие возможности не безграничны. Нам надо есть, отдыхать, время уходит на общение с родными, разрешение неожиданных проблем и т.д. К вечеру ваш список остается на месте. Вы недовольны собой и ситуацией. А это не лучший мотиватор.

Жалеть себя и планировать на весь день пару несложных дел, потом отдыхать от них у телевизора – тоже не вариант. Старайтесь быть с собой честным. Берите на себя столько, сколько сможете вынести. И про отдых не забывайте.

• Дело превышает ваши возможности

Масштабная задача не разбитая на несколько этапов превращается в неподъемный камень, который так и останется на месте просто потому, что вы не знаете, как к нему подступиться. Например, «Купить ребенку велосипед». Где? Какой? По каким критериям выбирать? Как проверить его качество? Гораздо лучше разбить задачу на несколько подпунктов. И если позволяет время, на несколько дней.

• Рады бы сделать, но не помните, что именно

Дела крутятся в голове, мы ждем вечера или выходного дня, чтобы наконец этим заняться. Но как только время X наступает, все забывается. Наваливаются новые задачи, что-то отвлекает. Во избежание таких казусов, пишите все в наглядные списки.

• Ваше рабочее пространство не организовано должным образом

Выражение «иметь что-то под рукой» не зря так прочно вошло в нашу повседневность. Рабочее место должно быть организовано таким образом, чтобы вы точно знали, куда протянуть руку, чтобы достать тот или иной документ, ручку, ножницы и т.д.

• Данное занятие не для вас

Речь может быть о вашем функционале на работе или домашних обязанностях. Кому-то скучно мыть посуду, а другой это обожает. Если ваши рабочие задачи постоянно вгоняют вас в тоску и грусть, задумайтесь, что не так. С ними или с вами.

• Вы переоценили свои возможности

Подумайте хорошенько, прежде чем за что-то браться. С одной стороны, вера в себя и преодоление страхов – это похвально. Но с другой, взваливать на себя дело, в успехе которого вы очень сильно сомневаетесь, не только глупо, но и безответственно по отношению к людям, которых вы можете подвести.

• Продолжаете работать, несмотря на плохое самочувствие

К сожалению или счастью, человеческий организм – не вечный мотор. Если и мотор, то требующий профилактики и ремонта. Не стесняйтесь болеть. Если другие хотят играть в супергероев – это их выбор. Давайте себе паузы на время болезни. В противном случае, вы и задачу не решите как следует, и здоровье еще больше подкосите.

• Новые условия – новые правила

Предположим, вы успешны на работе и эффективны не только в офисе, но и на домашнем семейном поприще. У вас продумана логистика, распланировано рабочее время и отдых. И тут в вашей семье рождается второй ребенок. Меняется все. Нагрузка, обстановка в семье, эмоциональное состояние и т.д. Жить как раньше уже не получится. Признайтесь в этом себе и перекроите вашу нагрузку, стратегию решения вопросов и т.д.

• Планирование без учета форс-мажора

В жизни каждого из нас случаются непредвиденные обстоятельства. Но есть профессии, в которых стресс и непредвиденные условия – часть работы. Это менеджеры по работе с клиентами, врачи, учителя, брокеры и т.д. Как им удается эффективно работать? Планируя день, они закладывают в его распорядок люфт на эти ситуации и стараются оставлять время на небольшие перерывы в одиночестве.

• Ненадежный партнер или коллега

Если вы не можете положиться на того, с кем выполняете общую задачу, не стоит впадать в гнев или уныние. Если это родной человек, вы же не расстанетесь с ним только потому, что он забывает важные дела и медленно собирается. Коллегу тоже не всегда легко сменить. Так что, лучше всего спокойно поговорить, посоветовать приемы планирования рабочего времени, поделиться личным опытом.

• Вы не понимаете, к чему хотите двигаться

Часто бывает, что вы постоянно чем-то заняты, но не тем. При этом остаетесь не довольны собой и своей жизнью. Кажется, что много работаете, сильно устаете, а результата нет. Разобраться в ситуации поможет простой вопрос «Чего я хочу добиться в жизни?» Возможно, ваша неосознанная цель – переезд в другой город или к морю. А вы, вместо того, чтобы изучать информацию о продаже жилья и жизни в новом месте, бесконечно убираетесь в квартире и скупаете тонны одежды, чтобы унять стресс.

• Вам лучше всего работается накануне дедлайна

Конечно, приближение дедлайна всех нас стимулирует и заставляет думать только о работе. Но это не лучший способ дрессировки своей воли. Лучше все-таки научиться грамотно распределять время. Помните, что стресс изнашивает организм.

• Страх прослыть бездельником

Ритм современной жизни заставляет нас постоянно что-то делать. Мода описывать в соцсетях, сколько дел вы успели закрыть за утро или день – тому подтверждение. Общественной похвалы и восхищения заслуживает только высоко продуктивный человек.

Есть люди, которых родители воспитали в мысли, что безделье – порок. Другие просто бояться остановиться и остаться наедине с собой. В любом случае, рано или поздно организм даст сбой, и вам все-таки придется сбавить обороты.

• Жизнь ради других

По той или иной причине, некоторые люди получают удовольствие от того, что занимаются не своей жизнью, а делами других людей. Даже когда их не просят об этом. Но стоит лишь намекнуть или поделиться проблемой, они тут же летят на помощь. С какой точки зрения ни посмотри, это не совсем здорово. Стоит подумать, почему вам нравится быть благодетелем для других, а не для себя.

• Страх провала

Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Видимо, из этой логики и действуют люди, которые настолько бояться сделать не так, что предпочитают не делать вовсе. Можно пожелать им смотреть на мир оптимистичней и почитать биографии великих ученых и изобретателей, которые приходили к открытиям спустя десятки и сотни неудачных попыток.

• Страх успеха

Как ни странно, и такое бывает. Кого-то страшат перемены, связанные с определенным достижением или приобретением чего-то. Других с детства приучили «жить скромно», «не высовываться», и им кажется неуместным и не подобающим то, чего они добились. Помните, что главное – оставаться собой. А привыкнуть человек может почти ко всему. И уж тем более, к хорошему.

• Страх перед новым

Вы поставили перед собой большую цель и уверенно к ней идете. Но в какой-то момент вдруг осознаете, что очень боитесь перемен. Например, новой должности или получения прав и вождения машины. Чтобы не отступить и не саботировать реализацию плана, помогайте себе привыкать маленькими шажками.

• Вы не хотите завершать дело

Некоторые люди получают такое удовольствие от процесса, что не хотят или бояться его заканчивать. У кого-то это связано со страхом не найти новую работу, кто-то, возможно, слишком сентиментален. Но подумайте, что полное удовлетворение вы получите, лишь увидев готовый результат. Не лишайте себя этого удовольствия. А новые проекты не заставят себя ждать.

• Перфекционизм

Это злейший враг продуктивности. Стремление сделать лучше всех, без малейшей ошибки, приводит к тому, что человеку сложно даже начать новое дело. Он застопориться на тексте письма или названии проекта. Каждая деталь будет многократно переделываться, в то время как процесс продвигаться не будет. За перфекционизмом прячется страх критики, установка о том, что ошибки не допустимы. Все наоборот. Без ошибок прожить нельзя. А критика (конструктивная) призвана нам помогать.

• Погоня за вдохновением

Работа не по расписанию, следование за своими сиюминутными желаниями часто оправдывается творческими людьми тем, что они ждут вдохновения. А дисциплина и принуждение, напротив, его убивают. Надо признать, что это не так. Планирование рабочего времени и трудолюбие также необходимы для успеха в творчестве, как и вдохновение. К слову, многие знаменитые писатели и музыканты рассказывали, что садились работать строго по графику, а вдохновение к ним присоединялось.

Книги по планированию времени

Из этих книг вы сможете узнать больше секретов планирования рабочего времени и почитать об упомянутых методах подробнее.

1. «Джедайские техники», Максим Дорофеев.
2. «Сделай это завтра», Марк Форстер.
3. «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел», Тео Компернолле.
4. «Канбан. Альтернативный путь в Agile», Дэвид Андерсон.
5. «Всегда вовремя», Майкл Бреус.

Каким бы разумными и прокаченными в планировании людьми мы бы себя ни считали, любой мозг попадает в ловушки — когнитивные искажения. Одно из таких вредоносных искажений — ошибка планирования.

Что такое ошибка планирования и как она работает

Как бороться с ошибкой планирования

1. Делить проект на маленькие отрезки и оценивать именно их,

а не всю картину целиком. Разделив задачу на этапы, ты на самом деле понимаешь, что она не может уместиться в нереалистично короткий срок из-за своей многосоставности.

Набросаем в планировщике список задач, которые нужно закрыть автору, чтобы закончить эту статью:

2. Найти способ измерить результат

Если кажется, что статью можно написать за день, то оцени, сколько примерно страниц в ней должно быть, а потом прикинь, сколько ты способен выдать за час/сутки. Такой способ помогает вычислить неверные прогнозы на ранних стадиях.

3. Вести учет затрат времени

Отличный способ трезво оценивать свою работоспособность в будущем — включать таймер во время выполнения текущих типичных задач. Узнай, сколько обычно отрезков времени по 20-30 минут уходит на черновик, на сбор информации, на вычитку.

Измерив и записав результат несколько раз, ты в будущем уже будешь прикидывать эти цифры и без дополнительных замеров. Главное — не думать, что в этот раз каким-то магическим образом получится сделать все быстрее. Опирайся на прошлые данные и верь только цифрам, а не собственным ощущениям.

4. Добавлять искусственно по 20−30% времени к сроку

Это может вызвать у тебя почти физическое сопротивление — «зачем мне увеличивать срок, если я точно уверен, что сделаю все именно за столько»?

Но с таким подходом проигравших нет: не уложишься в заранее спланированные рамки — получишь запас времени. А если уложишься — то приятно удивишь руководство или просто сможешь отдохнуть в оставшийся до дедлайна отрезок.

Пользоваться этим приемом стоит не только для самостоятельной оценки сроков, но и если у тебя уже есть четкий дедлайн и нужно распределить время, чтобы в него уложиться. Если кажется, что получится выполнить задачу за три дня, добавляй для страховки еще один день и начинай заранее.

5. Попросить других оценить задачу

Если ты уже совсем не доверяешь себе и слишком много раз становился жертвой ошибки планирования, то пора просить об оценке коллег. Со стороны в данном случае действительно виднее. Только не проси об оценке руководителя — он явно захочет получить результат побыстрее

6. Посмотреть на задачу с трех позиций

Оценить задачу объективнее поможет взгляд на нее со стороны реалиста, оптимиста и пессимиста.

• Сначала используй позитивный подход (в нем обычно и кроется ошибка планирования): прикинь, сколько времени уйдет на задачу в лучшем случае. К примеру, позитивная персона подсказывает, что уйдет всего два дня.
• Теперь обращаемся к пессимисту — сколько придется работать, если все пойдет не так и максимально затянется? Предположим, что 10 дней.
• Дальше смотрим на все реалистично, с упором на данные и цифры. План — примерно 5 дней.

Сложи эти три показателя и возьми за основу среднее: если округлить, то получим 6 дней. С таким сроком уже можно работать.

Основные ошибки в планировании рабочего дня

Не секрет, что успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего дня. Посмотрите сами, некоторые успевают решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Первые бегут по карьерной лестнице, а вторые еле плетутся в хвосте. И дело тут не только в профессионализме, но и в грамотном планировании рабочего дня.

Существует три типа ошибок в планировании:

• Технические ошибки.Вы просто не знаете, как можно изменить планирование рабочего дня, и вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план рабочего дня на листе бумаги.
• Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать ваши планы.
• Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…

Технические ошибки:

1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.

Конечно, самый первый шаг – это составить список важных дел на сегодня/перечень задач на месяц/целей на ближайший период жизни. Этим, правда, многие и ограничиваются, не задают себе вопрос «Когда же я буду это делать?». Традиционное «начну с понедельника» явно не прокатывает.

2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.

Если вы чётко определили саму задачу и время её выполнения, но дело так и не сдвинулось с мёртвой точки, возможно, выбранное время не самое удачное. Например, мы все делимся на «жаворонков», «сов» и «соловьёв» в зависимости от того, в какое время суток мы наиболее активны. Если вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы. Начало вашего рабочего дня явно должно быть попозже, вы обязательно всё наверстаете вечером.

3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.

Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует. А в конце рабочего дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного. Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях (например, играем в компьютерные игры, бродим по социальным сетям).

4. Задача чрезмерно сложна.

Большие сложные задачи просто пугают нас, мы не знаем, с какого боку к ним подступиться. Наверняка, каждый хотя бы раз в своей жизни оказывался в подобной ситуации: вы открываете шкаф, переполненный вещами, которые следует привести в порядок, и в ужасе захлопываете его, говоря себе «в следующий раз».

5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.

Как часто мы рассчитываем «В перерыве рабочего дня/в выходной обязательно сделаю то-то». И забываем. Нельзя полагаться только на свою память, обязательно используйте ежедневник, где будете фиксировать все свои дела.

6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

Проиллюстрировать эту ошибку можно всего одним статистическим наблюдением: обычный американский руководитель ежегодно тратит в среднем 6 недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, в архивах и папках. И применение электронных баз данных, к сожалению, при неумелом использовании не уменьшает проблему.

7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.

А может вы просто не тот?! Признаться в этом не всегда означает признание в слабости и некомпетентности. Избавившись от скучных, сложных или просто неприятных занятий, вы сможете посвятить себя тому, что вы действительно умеете и любите.

Внешние факторы:

1. Вы взяли на себя слишком много.

Зачастую нам только кажется, что задача, за которую мы хотим взяться, непомерна. Стоит лишь освоить приёмы эффективного планирования времени. Но иногда задача действительно слишком тяжела и нереальна.

2. Вы устали или заболели.

Все мы – от официанта до генерального директора – живые люди, с которыми случаются перепады настроения, депрессии, различные болезни. Необходимо учитывать это и не работать «на износ». При таком стечении обстоятельств рекомендуется отгородиться от дел на день (или на тот период, что требуется вам), не бойтесь, вы всё наверстаете, когда почувствуете себя хорошо.

3. Внимание – перемены!

У каждого из нас в жизни бывают переходные моменты: вступление в брак, рождение ребёнка, окончание института, переезд и т.д. Эти ситуации могут сильно сбивать с толку, и нужно время, чтобы приглядеться к ним и выработать новый стиль своей жизни. Всегда приступайте с установки «якорей», поймите, что на данный момент самое важное, и начните с этого.

4. Непредсказуемость.

Многие специалисты, особенно в сфере услуг, работают в обстановке высокой непредсказуемости (брокеры и трейдеры, врачи, менеджеры по сбыту и т.д.). Как с этим справиться?

Стоит попытаться оставить в своём расписании наряду с четко запланированными делами достаточно времени для непредвиденных задержек и экстренных вопросов. Это простой совет, который работает. Также стоит выделить промежуток времени в течении дня, когда вы сможете побыть с самим собой (включить автоответчик, попросить коллег подменить вас).

5. Неорганизованный партнёр / коллега.

Иногда четкому исполнению всех наших планов мешает наше ближайшее окружение. Например, неорганизованный супруг, с которым вы обустраиваете дом. Или недисциплинированные коллеги, от которых зависит результат и вашей работы.

Самый главный совет здесь – не злиться на партнера, не таить обиду. Человека, с которым у вас хорошие взаимоотношения, вполне можно обучить основным принципам тайм-менеджмента. Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е. объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.

Психологические препятствия:

1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.

Не имея перед собой четко сформулированных глобальных целей, вы не можете ставить перед собой более мелкие цели и задачи, а значит, и не знаете, чем именно и в каких пропорциях должна быть заполнена ваша повседневная жизнь.

2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.

Вы оставляете всё на крайние сроки, чувствуете себя лучше всего в ситуации цейтнота, именно тогда вы наиболее эффективны. Но зачем держать себя в постоянном стрессе?! Лучше заполнить свой график таким количеством интересных и сложных задач, чтобы и при выполнении «в срок» вам жилось интересно.

3. Вы боитесь бездействия.

Некоторые люди не любят оставаться без дела, это вызывает у них лишь негативные эмоции: тревогу, раздражение и даже чувство вины. Часть таких «трудоголиков» боятся остаться без дела, т.к. считают бездействие пустой тратой времени. Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию. Иначе они рискуют «сгореть на работе».

И ещё одна часть «вечных двигателей» просто боятся остаться наедине с самими с собой, ведь тогда появится время подумать над тем, о чём думать не хочется (например, о смысле собственной жизни или о несчастном браке, который пора разорвать).

4. Вам нравится жертвовать собой ради других.

Возможно, вы из тех людей, что живёт исключительно для других и задвигает собственные потребности на второй план. вы гордитесь тем, что можете и готовы помочь каждому страждущему. Или просто не умеете говорить «нет». Из-за этого ваши цели так и остаются только на бумаге. Научитесь и сами принимать помощь от окружающих и говорить при необходимости «нет».

5. Вы боитесь неудачи.

Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать. В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?». Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.

6. Вы боитесь успеха.

В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей. Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше. Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.

7. Вы боитесь нововведений.

Это одна из разновидностей страха успеха: уклад жизни, который есть сейчас, устраивает вас настолько, что вы методично избегаете всего, что может его нарушить. Боязнь перемен можно преодолеть, если к достижению своих целей идти более размеренно, постепенно перестраиваясь и привыкая к новому в вашей жизни.

8. Вы боитесь завершения.

Некоторые люди постоянно работают сразу над несколькими проектами, перескакивая от одного к другому, редко доводя до конца хотя бы один из них. Они не получают удовольствия от завершения задачи. В таком случае советую напоминать себе, что у вас всегда будут новые возможности и новые проекты, что завершение одного из них означает лишь возможность взяться за другой.

9. Вы – перфекционист.

Перфекционист – это человек, стремящийся к совершенству во всём. Если вы по-перфекционистски относитесь ко всем задачам, что стоят перед вами, вы просто не сможете сделать всё, что задумали.

За потребностью делать всё в совершенстве часто скрываются потребности в одобрении и принятии. Или же это страх быть раскритикованным. Возможно, вы выросли в семье, где твердили «Ты должен быть лучшим!» и очень огорчались, если среди годовых оценок была хоть одна «четвёрка».

10. Вы боитесь упустить вдохновение.

Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения. Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам. Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным.

Читайте также:

• • Chronodex: визуализируйте свое время и задачи
  • Прокрастинация и как с ней справиться
  • Bullet Journal: управлять временем проще, чем кажется
  • Как за несколько часов подготовиться к выступлению?
  • Как сохранить работоспособность сотрудников

• Кажется, будто времени на то, чтобы закончить всё необходимое, попросту нет.
• Многие люди обращаются за помощью к определённым техникам тайм-менеджмента, но некоторые из них лишь усугубляют проблему отсутствия времени.
• Вот несколько ловушек тайм-менеджмента, в которые вы можете попасться, а заодно способы их избежать.

Вы испытываете чувство, словно вы постоянно работаете, но это не приносит результатов, которых вы хотите? Вы не одиноки. Это проблема, которую должны преодолеть практически все талантливые предприниматели. К сожалению, многие люди в отчаянии пытаются применять техники тайм-менеджмента, которые лишь усложняют проблему отсутствия времени.

Избегайте следующих 11 распространённых ловушек тайм-менеджмента, в которые попадается большинство предпринимателей. Узнайте способы, которые помогут вам решить проблему плохого управления временем, и вы избавитесь от этой головной боли навсегда.

1. Отрицание факта, что у вас есть проблемы, связанные с тайм-менеджментом

Порой я говорил себе: «Будь у меня больше времени, я бы справился с X, Y и Z». Разумеется, мы не можем иметь в своём распоряжении больше 24 часов в сутки, так зачем тратить нашу ментальную энергию на пустые жалобы?

«Жалобы на то, что времени всегда не хватает, никак не смогут добавить вам времени. Они лишь на момент заставляют вас почувствовать себя лучше», — пишет Джон Машни в своей статье на Medium. «Но это чрезвычайно вредная тактика. Жалоба на недостаток времени не даёт вам осознать реальность: что-то работает неправильно».

Перестаньте говорить о том, что у вас недостаточно времени на завершение ваших задач. Вместо этого признайте, что вам необходимо лучше управлять своим временем и начать экспериментировать с техниками, которые помогут вам в достижении своих целей.

2. Пренебрежение планированием

«Важно планировать ваш день для максимальной эффективности. Не обязательно расписывать каждую минуту своего времени, но постарайтесь установить ежедневные цели, включая задачи, которые вы хотите завершить, а затем расположите их в порядке важности», — предлагает Шонсе Мэддокс из Calendar, которая рекомендует подготовку и мозговой штурм для экономии времени и энергии.

Потратьте несколько минут своего вечера на то, чтобы выложить свою одежду и приготовить еду на завтра. Просмотр календаря подготовит вас психически, сэкономит время утром и снизит усталость от решений. Вне зависимости от того, используете ли вы специальное приложение-календарь или сами набрасываете на бумаге список дел, планирование вашего дня предоставляет вам структуру, которая позволяет избавиться от постоянных мыслей о том, что делать дальше.

3. Позволять «срочному» взять верх над «важным»

Проведение границы между «срочным» и «важным» — это вызов для большинства предпринимателей. Как вы можете тушить пожар, если спешите на встречу с инвестором?

Я использую матрицу Эйзенхауэра, чтобы помочь себя расставить задачи в порядке приоритета, чтобы я не позволял срочности захватить контроль над моим распорядком. Возьмите все свои задачи и расположите их в четырёх квадратах:

• Сделать первым делом. Это самые важные обязанности, с которыми вы должны закончить сегодня или завтра.
• Запланировать. Важные задачи, которые не требуют срочности, поэтому вы можете разместить их в своём календаре.
• Делегировать. Если у вас есть необходимые задачи, которые вам не важны, то вы можете поручить их другим людям.
• Не делать. Какие задачи не важны и не требуют срочности? Удалите их из своих списков и добавьте их в список «можно заняться, если будет возможность».

4. Неправильный подход к делегированию

Предприниматели гордятся званием мастеров на все руки, но вам не обязательно участвовать в каждом этапе своего бизнеса. Будьте в курсе происходящего, но оставьте своё эго за дверью и делегируйте нужные задачи подходящим для этого людям.

Если у вас нет персонала, отдайте определённую работу фрилансерам на аутсорс. Например, вы можете нанять личного ассистента, чтобы он управлял вашим календарём, электронной почтой, профилями в социальных сетях или блогом. Личные ассистенты также могут позаботиться о личных поручениях, рекрутинге, бронировании билетов на самолёты и номеров в отелях для грядущих деловых поездок.

5. Необходимость рано просыпаться

Уделите время тому, чтобы прочитать другие статьи о тайм-менеджменте. Вы обнаружите, что один из самых распространённых советов, которыми делятся их авторы – просыпаться пораньше. Как человек, который сам практикует эту привычку, я полностью понимаю её смысл. Давайте представим, что вы проснулись на час раньше. Вы можете использовать это время для работы со своим календарём, для занятий спортом, здорового завтрака, чтения или очистки вашей электронной почты, не отвлекаясь на внешние факторы.

Но вот в чём загвоздка. Одной установки будильника на четыре утра недостаточно для тайм-менеджмента. Весь секрет здесь в том, чтобы достигнуть пиковой продуктивности и выделять временные блоки для концентрации на приоритетных задачах. Думайте об этом именно так. Если вы сова, вы будете несчастны, если начнёте просыпаться в какое-то невероятное время.

Планируйте свои дни так, чтобы работать над самыми важными задачами, когда у вас есть максимум энергии и концентрации. Если ваш пик приходится на закат, то вы должны выделять это время для концентрации на самых важных задачах. Это куда более эффективная стратегия, чем пустая борьба с внутренними часами вашего организма.

6. Отсутствие гибкости

Вне зависимости от того, насколько тщательно вы планируете свой день, вас обязательно будут отвлекать. Вот почему так важно, чтобы ваш календарь оставлял место для гибкости. Например, в какой-то день всё идёт точно по плану, пока после обеда перед вами не появляется важный клиент, сообщающий о технической проблеме с их программным обеспечением.

Мне и моей команде пришлось бы перестать работать над тем, чем мы занимались, но, к счастью, обычно у меня есть свободный час после обеда – и он всегда чем-то заполняется. В большинстве случаев работа на этот час находится во время чтения электронных писем, разговоров с командой или для того, чтобы втиснуть в этот час важного клиента, который не назначал встречу. Так или иначе, благодаря этому свободному времени в моём календаре я способен реагировать на проблемы клиентов, не перестраивая своё расписание и задачи в моём списке дел.

7. Быть «идеальным»

Все мы стремимся делать свою работу качественно, но постоянное стремление к идеальности – это нереалистично. Очень часто давление, которые мы оказываем на себя в попытке «быть идеальными», приводит нас к тому, что мы давим на других людей из-за их проблем. Оно того не стоит.

Приведём в пример Стива Джобса. Хотя его перфекционизм позволил ему создать одни из самых культовых продуктов в современной истории – это также приводило к тому, что на разработку продуктов уходило больше времени, а споры с сотрудниками возникали чаще. Будучи предпринимателем, вы уже знаете, что вы не можете позволить себе оттягивать разработку продуктов или услуг безгранично. Если вы будете откладывать выполнение работы, то будьте уверенны, что рано или поздно найдётся тот, кто вас обойдёт.

8. Чрезмерное и недостаточное выделение времени

Мы склонны неверно оценивать время, требуемое нам для выполнения задачи. Мы оцениваем, что какая-то задача займёт лишь час, в то время как эта цифра оказывается ближе к двум часам. Порой происходит наоборот, но в любом случае это вносит сумятицу в наш распорядок. Всё, что предполагалось сделать сегодня, должно быть отложено до завтра.

Не всегда легко определить, сколько замёт завершение той или иной задачи – но обычно она занимает больше времени, чем вы могли бы подумать. Лучшее решение в этой ситуации – вести учёт времени хотя бы в течение недели, чтобы увидеть, на что вы тратите своё время. Вы можете заниматься этим вручную, используя блокнот, или воспользоваться программами для отслеживания времени.

9. Ежедневно очищать ваше рабочее пространство

Значит ли это, что вы должны оставлять обёртки от еды у себя на столе? Нет. Должны ли вы брать файл или какой-то инструмент, а затем никогда не возвращать его на место? Разумеется, нет. Первое – это просто негигиенично, в то время как отказ возвращать вещи на свои места приводит к постоянному поиску нужных вещей там, где им быть не положено.

Что я имею в виду, так это то, что вполне нормально иметь лёгкий беспорядок на рабочем столе. Одно исследование обнаружило, что неубранный стол способен приводить к росту креативности. Поэтому, если у вас нет времени, нет необходимости напрягать себя из-за небольшого беспорядка. Лично я выделяю последний послеобеденный час пятницы для очистки и организации своего рабочего пространства. Конец недели обычно утомляет, а эта простая продуктивная задача позволяет мне заканчивать свою рабочую неделю на высокой ноте.

10. Работать без остановки

Масса предпринимателей гордится собой за то, что они работают невероятное количество часов в своих стартапах. Например, Илон Маск известен тем, что работает по 80 часов в неделю. Истина заключается в том, что, сколько бы вы не пытались на себя взвалить, всем людям необходимы перерывы для восстановления. Мне и самому приходилось отрабатывать 80 часов в неделю. Это жёстко и для вас, и для всех остальных.

Ваш перерыв может быть 10-минутной прогулкой, но старайтесь отсоединяться и проводить часы вне работы. Серьёзно, заставляйте себя брать перерывы и отсоединяться – купите подвижный стол и двигайте его туда и обратно по паре раз в день. Ходите на прогулки, пока вы проводите совещания по телефону – здесь всё будет полезным.

11. Никогда не искать систему тайм-менеджмента, которая работает лично для вас

Недостатка стратегий и хитростей тайм-менеджмента явно нет, но нет никакого универсального подхода для управления временем. Что работает для одного предпринимателя, может оказаться неподходящим для вас.

Экспериментируйте с разными техниками тайм-менеджмента, пока вы не найдёте систему, которая работает лучше всего для вас. Это потребует ряда проб и ошибок, но пока вы эффективно управляете своим временем, вы способны победить часы.

Time-менеджмент, планирование рабочего времени или управление рабочим временем – важный навык делового человека. Успех чаще всего воспринимается как высокая результативность и как достижение значимых целей. Но не стоит забывать: время, потраченное с большой отдачей, – еще один ключевой критерий успешности.

Цели time-менеджмента

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни.

Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

Закон Паркинсона был сформулирован историком Сирилом Норткотом Паркинсоном статье, напечатанной в британском журнале «The Economist» в 1955 году.

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

Принципы планирования

Планирование всегда состоит из нескольких уровней:

• стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
• стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
• тактическое планирование на месяц и на неделю,
• тактическое планирование на день.

К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.

36 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу приоритетов, чтобы оптимизировать свое загруженное рабочее время. Он понял: все дела, которые необходимо выполнить человеку за день, можно условно разделить на важные и неважные, срочные  и не срочные.  В результате образуется следующий квадрат с 4 зонами:

Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год.

Первый квадрат в идеале должен быть свободным, потому что если он занят, то это говорит, что важные дела не выполнялись в срок и наступил цейтнот.

Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры и т.п.) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться на важных и несрочных, занимая в графике рабочего дня им ключевое место.

Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение коллегам или подчиненным.

Принцип Парето

Второй важный принцип согласуется с матрицей Эйзенхауэра и был назван в честь социолога Вильфредо Парето. Второе название принципа – принцип 20 /80, Парето еще в XIX в. заметил: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». С этим действительно трудно спорить: большая часть усилий не дает желаемых результатов.

Однако принять этот факт как данность и применять его не только к результатам, но и к потраченному времени, окажется весьма эффективным. Главное – найти эти 20% важной информации из письма или деловой беседы, которые принесут эти 80% результата. В течение дня среди круговорота дел вычленить эти 20% своих планов, выполнение которых принесет 80% успеха.

Следствие закона Парето: Обычно слишком сложно и утомительно разбираться в том, что происходит, а часто это и не нужно — необходимо лишь знать, работает ваша идея или нет, и изменять её так, чтобы она заработала, а затем поддерживать ситуацию до тех пор, пока идея не перестанет работать.

Еще один принцип time-менеджмента основывается на физиологии человека и учете его биоритмов. В течение дня человеческий организм функционирует неравномерно, кривая биоритмов выглядит примерно следующим образом:

Планируя рабоч ий день, важно учитывать время высокой работоспособности и обязательно оставлять время для отдыха и возможности расслабиться и отключиться, это позволить избавиться от отрицательных последствий дневного стресса.

Четвертый принцип планирования  может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку.

План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями.

Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел.

Одним словом, продуктивность и занятость нельзя смешивать, планирование позволит избежать ситуаций нехватки времени и грамотно выстроить приоритеты, от чего продуктивность рабочего дня существенно увеличится.

10 правил планирования рабочего времени

На самом деле правил может быть столько, сколько каждый человек может выбрать из предложенного ниже списка.

• Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве: для этого закрыть двери, установить неприемные часы, включить автоответчик, попросить секретаря о тишине. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.
• Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.
• Правило небольших частей – правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократным приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.
• Правило делегирования обязанностей. Умение делегировать полномочия – тоже часть time-менеджмента.
• Правило регламента и  правило дедлайна. Установить четкие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы – значит сознательно и продуктивно нарушить закон Паркинсона, сделать его своим соратником. Вольтер: Время довольно длинно для того, кто им пользуется; кто трудится и кто мыслит, тот расширяет его пределы.
• Правило расстановки приоритетов. Постепенно можно выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное — несрочное, важное – неважное. Тогда приоритеты выстроятся автоматически.
• Правило учета времени суток и биоритмов. Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будут создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов и коучеров, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.

• Правило ведения записей: «Думай на бумаге». Записи необходимы: они организуют сознание, формируют наглядную картинку в голове, помогают контролировать себя в течение дня.
• Правило итогов. Резюме в конце рабочего дня может создать ощущение успешности, продуктивности, поможет скоординировать свои действия и планы дальнейших дней.

Методы планирования рабочего времени

Основными методами time-менеджмента является ведение записей, календарей, карт рабочего дня. В этом случае за основу берётся один или несколько принципов time-менеджмента: создается общая схема, шаблон, который может быть адаптирован, использован конкретным человеком для своего распорядка и режима дня.

Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные.

Если внимательно и сознательно проанализировать планы на день, то обязательно найдутся дела, которые выполнять не хочется (их условно можно назвать лягушками или жабами).

Именно эти дела нужно сделать в первую очередь: отбросить брезгливость и метафорически «съесть это дело-лягушку в первую очередь».

• Брайан Трейси: Наконец, такое наблюдение: если вам надлежит «съесть» живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее.
• Путь к достижению высокого уровня профессионализма и продуктивности труда лежит через приобретение устойчивой привычки решать самые важные задачи с самого утра, не тратя времени на другие проблемы.
• Вам необходимо научиться «съедать лягушку» первым делом, не пускаясь в предварительные, нередко праздные, рассуждения.

Интересная методика планирования рабочего дня предложена Александром и Дмитрием Цыглиными, представителями школы Франклина:

Бенджамин Франклин, автор известно афоризма «Время – деньги», отмечал и следующее: Богатство зависит главным образом от двух вещей: от трудолюбия и умеренности, иначе говоря — не теряй ни времени, ни денег и используй и то и другое наилучшим образом.

Современная форма составления планов на день – специальные программы для смартфонов и КПК (органайзеры), которые за основу берут календарь или возможности электронной таблицы, что позволяет отражать дату, время, указывать временные рамки каждого события, оставлять записи и комментарии, а также создавать не только тактические планы на день, но и видеть стратегическое движение к главной цели. Они мобильны, удобны и главное – эффективны в современных условиях жизни.

Примерные программы

Объединяя несколько методик и учитывая как можно больше принципов и правил time-менеджмента, можно создать шаблон программы.

Важно понять главное: перечень дел – это еще не план. Планом он станет только тогда, когда он сможет соответствовать правилу Брайана Трейси: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».

Если потратить несколько минут, то будет ясно, какие дела можно объединить в блоки, какие дела слишком глобальны, но важны и несрочны (их, наоборот, разделить на «ровные ломтики»), какие дела можно считать «лягушками», какие станут приятным и вкусным «десертом». Можно изобразить их в виду схем или диаграмм, можно выкрасить в различные цвета.

• 9:00 – важные дела + дела-лягушки
• 10:40 – деловая переписка + важные и срочные дела
• 11:04 – совещания, планерки
• 11:34 – деловые переговоры по телефону, собеседования
• 13:34 – деловой обед
• 14:00 – буферная зона + важные и срочные дела
• 15:30 – важные дела + дела-десерты
• 17:00 – деловой ужин

Правила планирования рабочего времени

О тайм-менеджменте и правилах планирования рабочего времени написано сто тыщ статей. Мы решили написать сто тыщ первую, но без глупых советов и навязываний мнения.

Изучайте популярные методики планирования, полезные приложения, книги и опыт успешных людей и выбирайте свой путь сами.

В виде вступления — наша статья с говорящим названием «Как начать планировать, если я ненавижу это делать».

Какой метод планирования рабочего времени выбрать

При планировании и анализе рабочего времени важно выбрать подходящую именно вам методику. Любимая техника друга может вам не подойти, но вы об этом не узнаете, пока не попробуете. Собрали вам для изучения самые популярные правила планирования рабочего времени.

Метод Айви Ли

Эту методику еще в начале ХХ века придумал американский журналист и основатель такой области как PR.

Суть в том, что в конце рабочего дня вы намечаете 6 главных дел на завтра, обязательно располагая их по степени важности — от самого важного к менее.

На следующий день вы беретесь за выполнение первого в списке дела и не бросаете его, пока не выполните. Недоделанные задачи переносятся на следующий день.

Плюс метода в его простоте — вы наглядно видите, что нужно делать и в какой последовательности действовать. Но если в вашей работе постоянно происходят непредвиденные ситуации и задачи поступают хаотично, метод можно не сработать на все 100%. К тому же, на наш взгляд, число задач может быть и меньше и чуть больше 6 — навряд ли оно имеет магическую силу.

Метод оценок

Еще одна методика для эффективного планирования рабочего времени, которая основана на сортировке задач по важности. Нужно выписать все задачи на день в список и выставить им баллы. Авторы метода предлагают такую систему: 2 балла — самые важные задачи; 1 балл — те дела, которые можно выполнить позже; 0 баллов — мелкие задачи и повседневные дела.

В конце дня предполагается подсчет своих успехов. Мы считаем, что повседневные дела тоже должны оцениваться, поэтому предлагаем немного изменить систему: 3 балла — за важные задачи, 2 балла — за дела средней важности, 1 балл — за мелкие задачки.

Метод оценок хорошо подойдет тем, кто сильно зависел от оценок в школе — у таких людей будет мотивация «зарабатывать» как можно больше баллов за день.

Метод 1–3–5

• Следующая методика рационального планирования рабочего времени подходит людям, которые боятся слова «многозадачность».
• Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют сокращать все дела до 9 задач: одна самая важная задача, 3 дела, которые нужно решить в течение рабочего дня, 5 мелких задач, которые выполняются по возможности.
• Авторы методики считают, что мелкие задачи могут переноситься на следующий день, а вот самая важная задача и 3 средних — нет.

Источник: https://kmb-chr.ru/franshizy/planirovanie-vremeni-rabochego-dnya-pravila-metody-i-oshibki.html

Основные ошибки в планировании рабочего дня

Не секрет, что успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего дня. Посмотрите сами, некоторые успевают решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Первые бегут по карьерной лестнице, а вторые еле плетутся в хвосте. И дело тут не только в профессионализме, но и в грамотном планировании рабочего дня.

Существует три типа ошибок в планировании:

• Технические ошибки.Вы просто не знаете, как можно изменить планирование рабочего дня, и вам нужно освоить пару приёмов и методов. Например, самый простой совет – каждое утро набрасывать план рабочего дня на листе бумаги.
• Внешние факторы. Наша жизнь зависит не только от нас самих, но и от множества внешних моментов. Возможно, сам по себе вы очень дисциплинированный человек, но окружение как будто только и существует, чтобы нарушать ваши планы.
• Психологические препятствия. Здесь придётся покопаться в себе. Возможно, вы не делаете что-то только потому, что считаете это занятие бессмысленным, скучным, ненужным…

Технические ошибки:

1. Для выполнения задачи не отводится конкретного времени.

Конечно, самый первый шаг – это составить список важных дел на сегодня/перечень задач на месяц/целей на ближайший период жизни. Этим, правда, многие и ограничиваются, не задают себе вопрос «Когда же я буду это делать?». Традиционное «начну с понедельника» явно не прокатывает.

2. Для выполнения задачи отводится неподходящее время.

Если вы чётко определили саму задачу и время её выполнения, но дело так и не сдвинулось с мёртвой точки, возможно, выбранное время не самое удачное.

Например, мы все делимся на «жаворонков», «сов» и «соловьёв» в зависимости от того, в какое время суток мы наиболее активны. Если вы «сова», то естественно, не стоит назначать решение важных вопрос на утренние часы.

Начало вашего рабочего дня явно должно быть попозже, вы обязательно всё наверстаете вечером.

3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задачи.

Большинство людей стараются втиснуть в свой день слишком много дел, которые просто нереально выполнить за то время, пока человек бодрствует.

А в конце рабочего дня мы бываем сильно разочарованы и даже демотивированы тем, что не успели и половины намеченного.

Впрочем, бывает и обратное – мы быстро справляемся с запланированным, а потом «убиваем» оставшееся время в бессмысленных занятиях (например, играем в компьютерные игры, бродим по социальным сетям).

4. Задача чрезмерно сложна.

Большие сложные задачи просто пугают нас, мы не знаем, с какого боку к ним подступиться. Наверняка, каждый хотя бы раз в своей жизни оказывался в подобной ситуации: вы открываете шкаф, переполненный вещами, которые следует привести в порядок, и в ужасе захлопываете его, говоря себе «в следующий раз».

5. Вы не можете вспомнить, что должны сделать.

Как часто мы рассчитываем «В перерыве рабочего дня/в выходной обязательно сделаю то-то». И забываем. Нельзя полагаться только на свою память, обязательно используйте ежедневник, где будете фиксировать все свои дела.

6. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.

Проиллюстрировать эту ошибку можно всего одним статистическим наблюдением: обычный американский руководитель ежегодно тратит в среднем 6 недель на поиск пропавшей информации и материалов на своем рабочем столе, в архивах и папках. И применение электронных баз данных, к сожалению, при неумелом использовании не уменьшает проблему.

7. Вы – неподходящий человек для выполнения задачи.

А может вы просто не тот?! Признаться в этом не всегда означает признание в слабости и некомпетентности. Избавившись от скучных, сложных или просто неприятных занятий, вы сможете посвятить себя тому, что вы действительно умеете и любите.

Внешние факторы:

1. Вы взяли на себя слишком много.

Зачастую нам только кажется, что задача, за которую мы хотим взяться, непомерна. Стоит лишь освоить приёмы эффективного планирования времени. Но иногда задача действительно слишком тяжела и нереальна.

2. Вы устали или заболели.

Все мы – от официанта до генерального директора – живые люди, с которыми случаются перепады настроения, депрессии, различные болезни. Необходимо учитывать это и не работать «на износ». При таком стечении обстоятельств рекомендуется отгородиться от дел на день (или на тот период, что требуется вам), не бойтесь, вы всё наверстаете, когда почувствуете себя хорошо.

3. Внимание – перемены!

У каждого из нас в жизни бывают переходные моменты: вступление в брак, рождение ребёнка, окончание института, переезд и т.д. Эти ситуации могут сильно сбивать с толку, и нужно время, чтобы приглядеться к ним и выработать новый стиль своей жизни. Всегда приступайте с установки «якорей», поймите, что на данный момент самое важное, и начните с этого.

4. Непредсказуемость.

Многие специалисты, особенно в сфере услуг, работают в обстановке высокой непредсказуемости (брокеры и трейдеры, врачи, менеджеры по сбыту и т.д.). Как с этим справиться?

Стоит попытаться оставить в своём расписании наряду с четко запланированными делами достаточно времени для непредвиденных задержек и экстренных вопросов. Это простой совет, который работает. Также стоит выделить промежуток времени в течении дня, когда вы сможете побыть с самим собой (включить автоответчик, попросить коллег подменить вас).

5. Неорганизованный партнёр / коллега.

Иногда четкому исполнению всех наших планов мешает наше ближайшее окружение. Например, неорганизованный супруг, с которым вы обустраиваете дом. Или недисциплинированные коллеги, от которых зависит результат и вашей работы.

Самый главный совет здесь – не злиться на партнера, не таить обиду. Человека, с которым у вас хорошие взаимоотношения, вполне можно обучить основным принципам тайм-менеджмента.

Например, разъяснить подчинённому, как лучше планировать свой день. В остальных случаях необходимо попробовать просто договориться, т.е.

объяснить, что вы движетесь к одной и той же цели, рассмотреть пути её достижения.

Психологические препятствия:

1. Вы не прояснили свои жизненные цели и приоритеты.

Не имея перед собой четко сформулированных глобальных целей, вы не можете ставить перед собой более мелкие цели и задачи, а значит, и не знаете, чем именно и в каких пропорциях должна быть заполнена ваша повседневная жизнь.

2. Вам нравится работать на пределе своих возможностей.

Вы оставляете всё на крайние сроки, чувствуете себя лучше всего в ситуации цейтнота, именно тогда вы наиболее эффективны. Но зачем держать себя в постоянном стрессе?! Лучше заполнить свой график таким количеством интересных и сложных задач, чтобы и при выполнении «в срок» вам жилось интересно.

3. Вы боитесь бездействия.

Некоторые люди не любят оставаться без дела, это вызывает у них лишь негативные эмоции: тревогу, раздражение и даже чувство вины. Часть таких «трудоголиков» боятся остаться без дела, т.к. считают бездействие пустой тратой времени.

Часть из них «держат марку», т.к. очень деятельные люди неизменно восхищают окружающих. И тем, и другим стоит тщательно сбалансировать свою жизнь и уделять внимание и работе, и семье, и развлечениям, и самосовершенствованию.

Иначе они рискуют «сгореть на работе».

И ещё одна часть «вечных двигателей» просто боятся остаться наедине с самими с собой, ведь тогда появится время подумать над тем, о чём думать не хочется (например, о смысле собственной жизни или о несчастном браке, который пора разорвать).

4. Вам нравится жертвовать собой ради других.

Возможно, вы из тех людей, что живёт исключительно для других и задвигает собственные потребности на второй план. вы гордитесь тем, что можете и готовы помочь каждому страждущему. Или просто не умеете говорить «нет». Из-за этого ваши цели так и остаются только на бумаге. Научитесь и сами принимать помощь от окружающих и говорить при необходимости «нет».

5. Вы боитесь неудачи.

Психологи называют этот феномен «мотивом избегания неудач». Иногда страх перед возможным провалом настолько сковывает нас, что нам проще вообще ничего не делать.

В данном случае часто может помочь честный ответ на вопрос «А что самого худшего может случиться со мной?».

Кроме того, очень полезно научиться воспринимать неудачи как дополнительную возможность, как ещё одну ступень на пути к цели, а не как тупик.

6. Вы боитесь успеха.

В психологии есть и противоположное понятие «мотив избегания успеха». Да-да, многие подсознательно боятся достижения своих целей.

Ведь, например, такая желанная руководящая позиция может в то же время означать отдаление от семьи, а также зависть друзей, которые добились в жизни гораздо меньше.

Преодолеть данное препятствие можно, общаясь с другими успешными, на ваш взгляд, людьми, это поможет прочувствовать атмосферу успеха и заразиться ею.

7. Вы боитесь нововведений.

Это одна из разновидностей страха успеха: уклад жизни, который есть сейчас, устраивает вас настолько, что вы методично избегаете всего, что может его нарушить. Боязнь перемен можно преодолеть, если к достижению своих целей идти более размеренно, постепенно перестраиваясь и привыкая к новому в вашей жизни.

8. Вы боитесь завершения.

Некоторые люди постоянно работают сразу над несколькими проектами, перескакивая от одного к другому, редко доводя до конца хотя бы один из них. Они не получают удовольствия от завершения задачи. В таком случае советую напоминать себе, что у вас всегда будут новые возможности и новые проекты, что завершение одного из них означает лишь возможность взяться за другой.

9. Вы – перфекционист.

Перфекционист – это человек, стремящийся к совершенству во всём. Если вы по-перфекционистски относитесь ко всем задачам, что стоят перед вами, вы просто не сможете сделать всё, что задумали.

За потребностью делать всё в совершенстве часто скрываются потребности в одобрении и принятии. Или же это страх быть раскритикованным. Возможно, вы выросли в семье, где твердили «Ты должен быть лучшим!» и очень огорчались, если среди годовых оценок была хоть одна «четвёрка».

10. Вы боитесь упустить вдохновение.

Среди людей искусства и творческих профессий очень распространена любовь к беспорядку, они даже считают его источником собственного вдохновения.

Однако беспорядочная профессиональная и личная жизнь приводит к сильнейшим стрессам.

Стоит отметить, что выдающиеся писатели, художники и музыканты зачастую творили ежедневно в одно и то же время – причем вдохновение было каждый день самым разным.

Источник: https://donskih.ru/2016/10/oshibki-v-planirovanii-rabochego-dnya/

Планирование рабочего времени: правила, методы, ошибки

Из этой статьи вы узнаете:

• Почему так важно планирование рабочего времени
• По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
• Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
• Какие методы применяются при планировании рабочего времени
• Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности.

В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально.

Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.

Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.

Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Управление репутацией компанииа

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

1. Личные качества начальника.
2. Действия руководителя.
3. Независимые причины.

Личные качества начальника, которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

1. Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
2. Систематическая спешка.
3. Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

1. Отсутствие мотивации у персонала.
2. Разрушение межличностной коммуникации в организации.
3. Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
4. Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

1. Длинный перечень заданий, поручений, дел.
2. Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.

В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Техника НЛП: секретное оружие в руках успешного бизнесмена

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

• С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
• С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
• Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
• С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
• К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
• Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
• При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

• Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
• Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
• Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
• Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
• Руководитель не должен быть импульсивным.
• Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
• Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
• Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
• Умейте пользоваться временными промежутками.
• В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
• Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

• К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
• Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
• После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Как увеличить уверенность в себе

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

1. Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
2. Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
3. Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
4. Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
5. Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
6. Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
7. Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
8. Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

• 20 % потребителей (продукции) приносят 80 % дохода;
• 80 % потребителей (продукции) дают 20 % дохода;
• 20 % просчетов приводят к 80 % убытка;
• 80 % просчетов приводят к 20 % убытка.

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности.

Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C.

Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.

В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:

• К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
• К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
• К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.

По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.

Метод Эйзенхауэра

Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.

Задайте себе вопросы:

• Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
• Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?

Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.

Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:

1. Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
2. Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
3. Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
4. Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.

Корпоративные тренинги

Как документировать планирование рабочего времени

Скрупулезная запись плана рабочего времени и постоянный контроль его выполнения являются предпосылкой планирования. Выделяют следующие виды планов: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

Долгосрочное планирование необходимо для того, чтобы поставить перед собой глобальную цель и идти к ней постепенно, иногда несколько лет или даже десятилетий. Например, получение образования, карьерный рост и многое другое. Среднесрочное планирование – обычно план на год, где мы распределяем свое рабочее время для решения более конкретных задач.

Краткосрочное планирование используют для решения задач, определяющих долгосрочные и среднесрочные планы. Это планы на квартал, месяц, декаду, неделю и день. В плане на месяц мы уже смело можем ставить определенное количество часов для выполнения того или иного пункта плана.

Но самым важным является план на день. В него мы включаем не больше десяти пунктов, третья часть которых – это важные, первоочередные проблемы. Их принято писать на первую половину дня, чтобы к вечеру уже завершить.

Лучше однотипные задачи группировать в блоки, чтобы сэкономить время и силы.

Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.

Обязательно запланируйте себе перерывы исходя из вашей работоспособности и прошедшего с начала дня времени. С каждым часом усталость все более дает о себе знать, а значит, снижается ваша производительность.

Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Эффективность планирования рабочего времени сотрудников можно проанализировать с помощью простой математики. Для расчета примените коэффициент экстенсивного использования времени:

Кэ = (общий фонд времени — перерывы в работе)/общий фонд времени.

Если при подсчете коэффициент будет равен единице, то сотрудники используют рабочее время наиболее эффективно. Чем больше коэффициент экстенсивного использования времени, тем менее эффективно используется рабочее время.

Аналогичным способом можно вычислить коэффициенты потери и пустой траты времени в зависимости от того:

1. виноват работник или причины, от него не зависели;
2. потрачено ли время на личные дела.

Для расчета данных коэффициентов в числитель формулы ставим нужное значение (в минутах), а в знаменатель – общий фонд времени. В этом случае, чем ближе полученное значение к единице, тем неэффективнее расходуется рабочее время.

KPI для менеджеров: как разработать и внедрить

6 типичных ошибок при планировании рабочего времени

Ошибки при планировании рабочего времени можно не совершать, правильно используя накопленный опыт. Приведем наиболее популярные ошибки менеджеров при планировании своего рабочего времени и времени своих сотрудников.

1. Отсутствие систематичности.
2. Отсутствие основательного, глубокого отношения.
3. Нет целей на день и, соответственно, первоочередных дел.
4. Отсутствие конкретных сроков для выполнения каждой задачи.
5. Отсутствие в рабочем графике времени на срочные дополнительные дела (так называемый форс-мажор).
6. Не запланированы перерывы и время на обед.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

Источник: https://practicum-group.com/blogs/stati/planirovanie-rabochego-vremeni/