Ошибки при организации мероприятий

Занимаясь организацией живого мероприятия, организаторы, так или иначе, допускают ряд ошибок при работе с информационными партнерами. Чтобы избежать подобные ошибки, о которых вы можете даже не догадываться, читайте нашу новую статью, и вы узнаете, что поможет вам более эффективно работать с партнерами.

Ошибки организаторов живых мероприятий при работе с партнерами

1. Бартер. Одно из заблуждений организаторов состоит в том, что они полагают, что партнерам не нужен бартер, то есть билеты на мероприятие. Но это заблуждение возникло либо из-за отсутствия практики в бартере, либо из-за не правильного подхода к этому вопросу.

Взамен информационной поддержки мероприятия, партнерам можно предложить следующее:

Билеты. Примерно 20-30% об общего количества билетов необходимо выделить для обмена с информационными партнерами.

PR. Инструменты пиара могут быть разными — это и логотип на билетах, слова благодарности со сцены, логотип на сайте с рекламой информационного партнера, буклеты в раздаточных материалах, прокат видеоролика во время перерыва на мероприятии, стойка партнера с его промо-продукцией.

Партнера можно пропиарить как во время рекламной кампании, так и во время проведения самого мероприятия. Так же можно пропиарить партнера и после мероприятия в ваших отчетах о проведенном ивенте. Можно предложить 30-40 вариантов пиара, который способствует узнаваемости компании-партнера, следовательно, приводит клиентов.

Клиенты. Всегда можно предоставить партнерам свои ресурсы для поиска клиентов. Не клиентскую базу как таковую, а площадку, где партнер может найти свою целевую аудиторию, которой интересен товар или услуга вашего партнера.

Самый экономичный способ это проведение партнерами промо акции, либо розыгрыша со сбором визиток взамен на какой-нибудь приз. Чем дороже приз, тем больше лидов они соберут для последующего прозвона. Таким образом, вы предоставляете партнерам не просто клиентов, а целевых клиентов, которые им нужны.

2. Подход в коммерческом предложении «Мне надо». Еще одна распространенная ошибка организаторов мероприятия — это концентрация на себе и своих целях при взаимодействии с партнерами.

Следует избегать подхода «я хороший и мне это надо», а выстраивать коммуникацию в коммерческом предложении, исходя из того, что сам организатор может дать компании-партнеру.

Если коммерческое предложение составлено с посылом, «чем я могу вам помочь», то интерес к предложению будет гораздо выше. Как минимум письмо с предложением будет прочитано до конца.

Соблюдая определенные требования к составлению коммерческого предложения, любой организатор увеличивает шансы получить согласие партнера на участие в рекламной кампании мероприятия.

Поэтому коммерческое предложение должно быть коротким, приятно оформленным по дизайну, с посылом, чем вы можете помочь и пояснением, почему вы обратились именно в эту компанию, а не в другую.

3. Работа с ответом «Нам не интересно». Чтобы минимизировать подобный ответ, важно проконтролировать, что бы коммерческое предложение получил руководитель или лицо, принимающее решение, которые заинтересованы в продажах и новых клиентах.

Важно правильно донести до потенциального партнера ту выгоду, которую он получит — целевых клиентов, PR, продажи. Именно от этого зависит, насколько реже организатор будет слышать фразу «Спасибо, но нам не интересно».

4. Я дам вам столько, сколько и вы мне. С одной стороны вполне справедлив и оправдан подход соразмерного обмена. Но с другой стороны, если организатор планирует завязать долгосрочные отношения с партнерами, почему бы не дать им больше, чем договаривались изначально. Такой подход помогает работать с всегда теплой базой партнеров, к которым в любой момент можно обратиться, а не искать новых.

Отдавая больше, организатор формирует базу лояльных партнеров на долгие годы. Поэтому стоит взять за правило давать больше. Например, организатор договорился за рекламу мероприятия отдать 10 билетов партнеру, то помимо всего можно попросить предоставить логотип компании, чтобы разместить на сайте в качестве информационных партнеров.

Еще один способ дать больше — это поблагодарить компанию-партнера за оказание информационной поддержки непосредственно на самом мероприятии либо в начале, либо в конце. Все эти действия не затратны с финансовой точки зрения, но этими действиями вы даете больше и привязываете партнера к себе.

5. Организаторы обращаются к партнерам перед проведением мероприятия. Подход «я позвоню, когда мне надо» не эффективен. Поэтому встречаться нужно не только тогда, когда вам это нужно непосредственно для организации мероприятия. Можно организовать свой ивент, приуроченный к дню компании, к празднику и пригласить потенциальных партнеров, а так же тех, с кем вы уже работали. Таким образом, наладив дружеские взаимоотношения, всегда можно рассчитывать на взаимовыгодное сотрудничество.

6. На бесплатном не заработать — еще один распространенный миф при организации мероприятий. На бесплатном ивенте можно продавать спонсорские пакеты. Например, партнер может раздавать бесплатные карты для посещения фитнес-клуба, воспользовавшись услугами которого, клиенты приобретут полноценные карты.

Таким образом, следует предложить партнерам провести какую-нибудь промо-акцию, результатом которой станет сбор контактов, которые в будущем могут стать их клиентами.

7. Все это, конечно, хорошо, но у меня по-другому… Так думают многие организаторы мероприятий, забывая при этом, что не важно, какого масштаба мероприятие, организация проходит определенные этапы — коммерческое предложение, холодные звонки, обсуждение условий сотрудничества. Поэтому обязательно применяйте вышеприведенные советы при общении с потенциальными информационными партнерами .

Таким образом, работая с информационными партнерами при организации мероприятия, следует выстраивать взаимоотношения таким образом, чтобы можно было рассчитывать на долгосрочное сотрудничество.

В бизнесе, как и в жизни, работает подход — чем больше мы отдаем, тем больше получаем. Поэтому занимаясь организацией ивента, стоит подумать о том, что вы можете дать партнерам, чтобы они хотели продолжать сотрудничество.

Хотите узнать, что такое партнерский маркетинг в интернете и как он может помочь вашему бизнесу? Тогда прямо сейчас получите инструкцию «Как зарабатывать на партнерском маркетинге». 

Получите план по созданию онлайн-бизнеса с доходностью 200-500 тысяч рублей за 120 дней. Записывайтесь на открытый онлайн-мастер-класс!

Создание мероприятия с нуля – это глубоко творческий процесс со множеством тонкостей, которые необходимо учитывать организатору. И нередко случается так, что даже из-за мелочей мероприятие идет насмарку – и все затраченные средства не окупаются.

Для того, что избежать этого, или, по крайней мере, снизить количество таких упущений, рассмотрим типичные ошибки, которые совершают «ивентологи» в организации мероприятий. Предупрежден – значит, вооружен.

1. Отсутствие четко поставленных целей и задач

Одна из главных ошибок, о которой я уже упомянул в начале статьи – отсутствие четко поставленных целей и задач для команды. Это вызывает недопонимание, а чего мы, собственно, тут делаем и зачем оно нам нужно? Поэтому цели и задачи должны быть четко определены и прописаны.

2. Не учтены интересы ЦА

Организатор может быть зациклен на проведении ивента и может вкладывать в него по максимуму информации о той ценности, которая несет их компания… забывая или вовсе не учитывая, чего хочет ЦА.

Как итог такого проступка, мероприятие становится скучным, и вместо заинтересованного взгляда участников присутствует лишь зевота и желание поскорее уйти или перейти к финальной части, например, фуршету.

Эта ошибка также может быть связана с тем, что четко не определены цели мероприятия, не прописаны задачи, не отданы понятные указания каждому сотруднику.

3. Неправильно подобранное место

Площадку для ивента нужно искать заранее – и желательно это сделать с личным присутствием. В противном случае можно нарваться на неприятности – даже если на фото помещение выглядело вполне сносно.

К тому же, если место уже объявлено и пропиарено, будет очень сложно переделать всю рекламу, заменить билеты, перенести организацию в другое помещение, зал или на площадку.

На некоторых мероприятиях организаторы намеренно идут на то, чтобы снять зал поменьше и заполнить его плотнее – таким образом визуально создав ажиотаж. В остальных случаях площадка должна подбираться под оптимальное количество людей и не быть чрезмерно большой или слишком маленькой.

4. Нет ориентиров

На самом мероприятии участник должен чувствовать себя комфортно. Чтобы это произошло, ему, как минимум, надо добраться до места Х. Если ивент проходит на открытой площадке, поиски будут проще, чем в случае с маленьким помещением, например, в старом питерском дворике. Поэтому должны быть организованы ориентиры для пешеходов и автомобилистов.

На месте участники должны также легко ориентироваться – где туалет или ванная, где можно купить напитки, продукцию спонсора или организатора.

5. Мало фирменной атрибутики организатора

Если мероприятие проводится для пиара бренда, то на нем просто обязана быть ваша атрибутика – и ее должно быть много. На воздушных шарах, рекламных стендах, майках, кепках, шарфах и т.д.

6. Где сотрудники?

Представители компании должны выделяться из толпы. Этого можно добиться за счет яркой униформы, специальных стендов, штендеров, указателей в местах, где локализуется представитель компании.

Количество и качество сотрудников играет важную роль. Если во время мероприятия вы занимаетесь продажами своего продукта, то для вас отстутствие или нехватка сотрудников будет фатальной ошибкой, которая приведет к сливу до 90% всех продаж.

Представьте, что на сцене объявляют какое-то «сладкое» предложение: «Сегодня в честь выхода компании на мировой уровень – «дикие скидки». Приобрести продукцию можно у наших сотрудников, количество товара ограничено!».

И тут понеслось. Команда на старт дана, жаждущая толпа ринулась на «халяву», грузовики с товаром ждут своей очереди, а сотрудников или точек продаж не хватает. Как итог – время идет, работа стоит, народ потихоньку расходится. Не потому что не заинтересовался, а потому что с площадки выгоняют, ночь на дворе… Или ждать надоело.

7. Отсутствует «постпродакшен»

Работа остановилась.

Теперь все дело за завершающей стадией. Именно от нее зависит, придут к вам те клиенты, которых вы старались ублажить, или нет.

Совершать повторные продажи лояльным клиентам в 7 раз дешевле, чем искать новых, холодных. Даже те, кто был на мероприятии и ничего не купил, уже знают вас и настроены к вам лояльнее, нежели человек с улицы. Такими клиентами надо дорожить и поддерживать с ними отношения, напоминая о себе через оставленные ими контакты.

Избегая типичных ошибок, можно значительно повысить эффективность и качество мероприятия, получив большую базу лояльных клиентов и создав мощный пиар своей компании.

Заключение

Скажу точно, задавшись целью и составив четкий план задач, а также найдя грамотную команду единомышленников, можно создать любой ивент с максимальным выхлопом.

Цель! Часто про нее забывают, но когда она есть – она как маяк на горизонте, на которой вы направляете свой корабль под названием бизнес.

---

---

Материалы по теме:

3 области, где эффективен «натив»

Три полезные ссылки. Как написать хороший пресс-релиз

6 стилей продаж: как выбрать свой?

Ачивки больше не работают

Фото на обложке: Unsplash.

Плохой организатор или плохая организация мероприятия? Люди разбираться не будут, а вам это будет стоить репутации. Как организовать мероприятие правильно и какие ошибки при проведении мероприятия можно избежать? Подробнее в статье.

Собрали для вас список event-ошибок, которые могут стоить вам репутации в нише организации конференций и форумов. Хотите, чтобы мероприятие прошло по высшему разряду? Постарайтесь не наступать на эти грабли. А еще лучше прочитайте книгу «Event-маркетинг: всё об организации и продвижении событий».

Итак, поехали.

Ошибка 1. С вами сложно связаться

У вас нигде не указан телефон и email для связи. Ни на сайте, ни в социальных сетях. Или оператор чата на сайте постоянно офлайн. Если же контакты указаны, то вы отвечаете на запрос неделю, к телефону подходите строго с 10 до 18 в рабочие дни, на большинство вопросов отвечаете «не знаю». Причем разговариваете максимально незаинтересованным и скучным голосом, сухо отвечая на вопросы и не задавая встречных.

Ошибка 2. Отдел продаж впаривает услуги

Вы наняли навязчивый отдел продаж, который впаривает участие любой ценой. Тот самый, который говорит: «Неужели вы не хотите стать лучшей версией себя?», «Я настоятельно рекомендую вам купить билет в кредит» и «У нас осталось всего 4 билета подходящей вам категории, не советую затягивать, давайте прямо сейчас вместе со мной оформим покупку». Тот самый, где менеджерам скинули общую базу, не разделили её, и участникам названивают каждый день по три раза разные люди с предложением билетов на ваше событие.

Ошибка 3. Вы сэкономили на команде

Ваш выбор — команда немотивированных непрофессионалов и друзей, сидящих без работы (зато дешево!). У вас есть приятель-дизайнер, который давно говорил, что ему не найти заказы; есть подруга жены, которая до декрета работала продавцом и может постоять на регистрации, и есть брат-второкурсник, которому лень учиться и его можно попросить общаться с поставщиками.

Ошибка 4. Меняете программу и не сообщаете заранее

Вы меняете спикеров, отменяете заявленные выступления, но не сообщаете об этом нигде заранее. С кем-то из спикеров не смогли договориться — в нужную дату он занят, а другой попросил слишком большой, по вашим меркам, гонорар. Вы отказываете им, но с сайта убирать не спешите — ведь их имена известны и кто-то купит билет именно ради них.

Ошибка 5. Неудобная площадка

Площадку вы выбираете, исходя из возможности сэкономить, а не из того, какая бы идеально подошла. Если цена вас устроит, вы готовы будете мириться с тем, что вход в зал через катакомбы цехов и коридоры без ремонта, за стеной будут штробить, а оборудование вы будете брать самое дешевенькое, которое заглючит или сломается в самый неподходящий момент. Но устроит ли это людей, заплативших вам деньги?

Ошибка 6. Работаете без сметы

Бюджет вы не планируете, смету в глаза не видели, оптимистично уповаете на деньги спонсоров. Нельзя планировать то, чего пока нет — такая мысль посещает многие команды организаторов, и они вписывают в табличку только то, что фактически потрачено/заработано. Ну и ждут, когда, наконец, придёт щедрый партнёр и закроет расходы, которых становится все больше.

Ошибка 7. Цена по принципу «сколько хочется заработать»

То есть вы не делаете анализ рынка и его реалий. Вы хотите миллион — поэтому билет будет стоить в три раза дороже, чем у конкурентов. И вы надеетесь, что люди ценят дорогой продукт и обязательно его купят. Но часто это оказывается не так.

Ошибка 8. Не выполняете обязательства по платежам перед подрядчиками

Потому что считаете, что они никуда не денутся, приедут и отработают. «Деньги будут позже», «деньги будут завтра», «мы вам обязательно заплатим», «вот вам гарантийка» — мантры организаторов, которые допустили ошибку номер 6 и многие другие.

Ошибка 9. Вы экономите на материалах, оборудовании и подрядчиках

Или берёте самое дешевое. Это возможно ровно до первого фейла — когда к вам не приедут, или не выполнят условия по договору, или привезут не то, или привезут неисправное, или привезут не туда и не тогда, когда нужно. То же и с материалами — можно не сделать бейджи, думая, что это простимулирует людей подходить друг к другу и узнавать имена.. но это так не работает.

Ошибка 10. Много платных докладов в программе

Вы ставите побольше платных докладов, потому что считаете, что деньги важнее контента (и вообще, какая разница, платный доклад или нет). Аудитория готова слушать платные доклады, только если они очень, очень полезные. Как правило, коммерческому спикеру нужно помогать намного больше, чтобы его хотели слушать — да даже просто чтобы на его доклад захотели прийти. А представьте, что будет, если у спикера, заплатившего вам деньги, будет пустой зал?

Ошибка 11. Не модерируете презентации

Вы считаете, что «пусть спикеры сами постараются». Вам может быть лень, вы можете быть не компетентны в теме доклада — и думать, что передали ответственность за качество контента спикеру, а он эту ответственность принял. Но есть нюансы…

Ошибка 12. Не проверяете оборудование и площадку заранее

Вы считаете, что севшие батарейки и неработающий проектор ещё никого не убили, плавающий звук будет вашей фишкой, а нехватка стульев скажет всем, что событие популярное (а не правду — что у вас на больше стульев денег не хватило). Приехать заранее и всё перепроверить — нафиг. Прийти на площадку накануне и всё настроить, чтобы избежать косяков — нафиг. Вы не хотите платить дополнительную аренду.

Ошибка 13. Сбитый тайминг

Вы сбиваете тайминг мероприятия, потому что не видите в этом проблемы. Что с того, что человек пришёл на конкретного спикера, а он уже выступил раньше, потому что предыдущий не пришёл и вы их местами поменяли? И что с того, что кто-то выступает намного дольше заявленного — он же хэдлайнер.

Ошибка 14. Нет еды и воды

Вы не даёте людям воду и еду — ни бесплатно, ни за деньги. Не заложили в бюджет, не спланировали кофе-точку за деньги — подумаешь, разве это настолько важно? А людям всегда нужна вода, как это ни странно.

Ошибка 15. Планируете обойтись без участия волонтеров в мероприятиях

Вы уверены, что люди сами разберутся со всеми вопросами, они взрослые и самостоятельные. Им нужно найти зал? Уточнить расписание? Получить закрывающие документы? Пусть найдут кого-то, кто им поможет, незачем привлекать дополнительно волонтёров. 

Ошибка 16. Нет перерывов

Вы делаете доклады сплошным потоком без перерывов. Те, кому кому надо отлучиться, сами найдут для этого возможность. Люди сидят в центре зала, чтобы выйти, им нужно поднять других. Люди не могут пообщаться или отойти покурить — зато какая динамика, ни минуты впустую.

Ошибка 17. Нет нетворкинга

Вы не продумываете нетворкинг и не даёте людям возможностей знакомиться и общаться. Все взрослые, кому надо — найдут возможность познакомиться. Не будут знакомиться — значит, им это не нужно. А между тем сделать зону для общения недорого и несложно.

Ошибка 18. Вы не ставите навигацию

Вы полагаете, что взрослые и самостоятельные люди спросят или найдут всё сами. На площадке всего два этажа и 6 залов, плюс люди будут видеть, куда идут другие. Заодно познакомятся, пока ищут зал — так даже интереснее.

Ошибка 19. Приглашаете любых партнёров

Вы подписываете любых партнеров и ставите в фойе хоть ставки на спорт, хоть MLM — главное, чтобы вам заплатили за это. Если не думать о репутации, она напомнит вам о себе сама. Есть очень мало аудиторий, которые будут рады таким стендам и найдут на них для себя что-то полезное.

Ошибка 20. Не привлекаете фотографов

У всех участников есть телефоны, пусть снимают сами. Фотографии на фоне прессвола, друг с другом, с брендированным микрофоном? Ах да — вследствие ошибки No 9 у вас ничего этого нет. Значит и правда, снимать практически нечего.

Ошибка 21. Вы не рассылаете обещанные записи докладов и презентации

Ведь их всё равно никто не смотрит. А может, из-за ошибок 9 и 12 у вас нет этих материалов, так как техника дала сбой?

Ошибка 22. Забываете о конференции на утро после её проведения

Не делаете посты в соцсетях, не благодарите участников и партнёров, не планируете рассылку с материалами.

Мы регулярно видим десятки ошибок, которые допускают организаторы событий, и решили запустить в Telegram-канале ещё серию постов об этом. Подписывайтесь и изучайте.

Макс Белоусов — маркетолог и сооснователь агентства eventure.pro рассмотрел ТОП ошибок организаторов мероприятий (конференции, семинары, тренинги, концерты) в упаковке, продвижении и подготовке к ивентам, на которых они теряют деньги.

Таймлайн и главные тезисы:

00:40 — 1 ошибка — Жадность и экономия

Многие организаторы экономят на подрядчиках, специалистах, площадке или на всем сразу. Это сильно влияет на конечный результат и удовлетворенность людей от посещения ивента.

03:37 — 2 ошибка — Неправильно спланированные сроки

Масштабные ивенты 1 000 — 5 000 человек и больше нужно готовить минимум за 6 месяцев иначе есть большой шанс сорвать сроки.

05:17 — 3 ошибка — Несоответствие ЦА и Оффера

Предлагаем наш оффер не той аудитории либо наоборот — предлагагаем не тот оффер аудитории. Перед тем как начинать работу над созданием мероприятия нужно четко определиться с позиционированием: Что делаем? Для Кого? Зачем людям это?

06:20 — 4 ошибка — Несоответствие Цены и Ценности

Поставили стоимость билетов, но люди не покупают — самое страшное, что может произойти с организатором. В данном случае у мероприятия нет ценности, она не сформирована через упаковку и маркетинговые касания в рекламе, смм и через другие каналы коммуникации с клиентом.

08:07 — 5 ошибка — Некачественная упаковка мероприятия

Мероприятие должно быть вкусно упаковано, с учетом последних трендов в дизайне, шрифтах, учитывая специфику мероприятия, тематику, сферу, ЦА, интересы аудитории, поп и массмаркет веяния.

09:45 — 6 ошибка — Не учитывается фон и настроение рынка

Вокруг определенного спикера, бренда, компании может быть негативный фон, который если вовремя не учесть, то можно попасть на большие финансовые потери. Если есть негатив вокруг линейки мероприятий — можно сделать ребрендинг, переупаковку. Как например сделал Аяз Шабутдинов с конференциями Концентрат, переименовав их в Поколение. Или Дмитрий Портнягин, переименовавший Клуб Трансформатор в Клуб 500.

12:07 — 7 ошибка — Неправильно выбранная локация ивента

Площадка — это комфорт Ваших клиентов. Продумайте заранее ВСЕ удобства — парковка, еда, удобные стулья, свет, уборные, гардероб. Иначе потраченные деньги на сбор людей улетят в трубу, особенно если Вы рассчитываете на бэк-монетизацию — продажи со сцены.

14:23 — 8 ошибка — Неудачно подобранная дата ивента

При выборе даты мероприятия нужно обязательно учитывать праздники, трауры, выходные, рабочее время, доступность площадки, удаленность от метро и других транспортных узлов.

16:08 — 9 ошибка — Отсутствие анализа конкурентов

Обязательно проводите мониторинг мероприятий, в особенности крупных, которые рядом с Вашим ивентом. Иначе есть риск остаться без продаж, потому что другой крупный конкурент уже спылесосил все деньги с рынка до наступления Вашего мероприятия.

19:10 — 10 ошибка — отсутствие изюминки в мероприятии

В чем фишка Вашего мероприятия? В хедлайнере конференции, в яркой упаковке, в необычной рекламной кампании, в масштабе, в уникальности для рынка. Должна быть изюминка, выделяющая Вас среди сотен других мероприятий. Нужно отстроиться от конкурентов.

Надеюсь, Вам была полезна данная статья. Поставьте лайк и напишите в комментариях — с какими ошибками из данного списка Вы возможно сталкивались или видели у других организаторов.

О чём Вы узнаете в статье:

— Этапы проведения мероприятий, основные ошибки

— Рейтинг распространенных ошибок

— Тонкости выбора ивент-компании

— Определение задач и целей мероприятия

— Ошибки в планировании бюджета

— Статьи расхода бюджета

— Грамотный расчет времени для подготовки

— Выбор и мотивация команды, ее организованность

— Количество участников мероприятия, интересы ЦА

— Подбор оптимальной площадки, лучшего времени

— Эффективность рекламы

Для успешного и прибыльного ведения бизнеса необходимо постоянно заботиться о поддержании рейтинга компании, лояльности к ней клиентов, партнеров, инвесторов, заниматься продвижением существующих брендов и знакомить целевую аудиторию с новыми продуктами, услугами. Решить данные задачи можно проведением мероприятия различной направленности. Часто незначительный промах в планировании, организации, проведении события приводит его организаторов к полному краху. Специалисты агентства Doctor Team перечислят наиболее распространенные ошибки в данной области и расскажут, как их избежать.

«Те, кто не учится на своих ошибках, обречены на их повторение…» (Джордж Сантаяна).

Этапы проведения мероприятий, основные ошибки

Перед проведением любого события необходимо тщательно его спланировать: разработать индивидуальную концепцию с учетом задач и целей, воплотить ее. Когда мероприятие закончится, нужно обязательно проанализировать его результативность. На каждом из этапов могут случиться непредвиденные ошибки. Часто они случаются из-за неопытности организаторов, реже причиной становятся форс-мажорные ситуации.

Рейтинг распространенных ошибок:

• неправильно выбранная компания-подрядчик;
• неграмотное определение задач и целей;
• ошибочный расчет бюджета;
• слишком сжатые сроки для подготовки;
• некомпетентная команда;
• не соответствующее реальности количество участников;
• не учтены интересы целевой аудитории;
• неудачный выбор площадки;
• плохая, неэффективная реклама.

Тонкости выбора ивент-компании

Данный этап – основа, фундамент всей организационной работы. Вы можете проводить мероприятие самостоятельно, но без определенной профессиональной подготовки сделать это будет крайне сложно. Существует множество нюансов, которые могут учесть лишь опытные специалисты. Все-таки, лучше обратиться к профессионалам.

Здесь также можно легко ошибиться, доверив судьбу бренда недостаточно подрядной организации, сотрудники которой недостаточно квалифицированы, чтобы провести мероприятие необходимого для вас масштаба или формата. Сложности часто начинаются уже на первых порах взаимодействия подрядчиков с заказчиком. Они заключаются в отсутствии взаимопонимания, неспособности наладить коммуникацию, ответить на ваши вопросы. Если подрядчик не прислушивается к вашим предложениям и рекомендациям – проект заведомо обречен на провал.

Выбирайте для организации мероприятия event-агентство, с которым вы уже имеете положительный опыт сотрудничества. Если это ваш первый контакт, стоит остановиться на компании со значительным временем присутствия в этой нише рынка. Изучите отзывы ее клиентов, просчитайте соотношение цены и качества. Лучше выбрать вариант с комплексным предоставлением услуги. Так вы сэкономите время на подготовку события и деньги.

«Основная задача успешной фирмы заключается в том, чтобы лояльные к ней клиенты сами инициировали перемены» (Саймон Мэйваринг).

Определение задач и целей мероприятия

Неправильная постановка задач события не позволит предусмотреть его конечные результаты. Перед началом подготовки необходимо определить, какие задачи и проблемы нужно решить, как оценивать итоги мероприятия. Заказчик должен точно знать, чего он ожидает от его проведения, на какую целевую аудиторию рассчитывает, какие видит итоговые результаты. Поставленные цели помогут понять, в каком направлении нужно двигаться, какой выбрать формат и какие технологии лучше использовать.

«Планы – ничто. Планирование – все» (Дуайт Эйзенхауэр).

«Цель без плана является обычной мечтой» (Антуан де Сент-Экзюпери).

Ошибки в планировании бюджета

Правильный расчет расходов входит в число наиважнейших моментов в организации мероприятия. Если допустить хотя бы небольшую неточность, можно нанести немалые убытки собственному бизнесу или репутации, что также немаловажно. Статьи бюджета выделяются в зависимости от формата и масштаба события. Наиболее затратными из них являются аренда площадки, банкетное обслуживание, праздничная программа.

Статьи расхода бюджета:

• PR-сопровождение;
• обслуживающий персонал;
• логистика;
• трансфер;
• фото/видеосъемка;
• охрана;
• приглашение знаменитостей;
• расселение гостей и другие услуги.

«Экономия состоит не в сбережении, а в отборе» (Эдмунд Берк).

«В конечном счете, вся экономия сводится к экономии времени» (Карл Маркс).

На итоговый бюджет влияет много факторов, но будет лучше, если вы заранее определитесь с суммой, которую готовы выделить. Определите для компании-разработчика граничную стоимость контракта, в которую они должны будут «вписать» мероприятие. Отлично, если вы сразу огласите им задачи события, приблизительное количество участников и сумму выделенного бюджета.

Обязательно нужно учесть непредвиденные расходы, так как от форс-мажорных ситуаций не застрахован никто. Всегда существует возможность, что при расчете бюджета и реализации события появятся ситуации, нуждающиеся в выделении дополнительных средств. Вы можете забыть о покупке призов для победителей викторины, сувениров для инвесторов, случайно окажется, что у спикера конференции сломался автомобиль и ему нужно оплатить такси.

Такие вещи стоит предусмотреть еще на начальном этапе планирования, добавив дополнительно 10-20% от общей суммы. Экстремальные ситуации нужно определить и указать во время составления договора с ивент-агентством.

«Наиболее полезный пункт договора – форс-мажорные обстоятельства – уберег множество компаний от незапланированных расходов и даже убытков. Если его не предусмотреть, неприятная ситуация может обернуться крахом…» (Марина Суткович).

Грамотный расчет времени для подготовки

Организация любого проекта, независимо от его масштаба, требует определенного количества времени. Важно позаботиться об этом заранее, расставив адекватные сроки для периода планирования, подготовки. Ни одна ивент-компания не согласится организовать событие за слишком короткое время, так как от этого пострадает качество проведения, а конечные цели не будут достигнуты. Сроки нужно рассчитывать с запасом, вдруг в каких-либо действиях потребуется превысить лимит времени. Постоянно будьте на связи с агентством-организатором и требуйте, чтобы они ориентировали вас по срокам относительно каждого этапа подготовки.

«Если ты не станешь спешить, то все будет у тебя ясным и надежным; торопливый человек опрометчив и слеп» (Тит Ливий).

«Каждый, кто торопится, демонстрирует, что дело, которое он взялся выполнить, ему не по зубам» (Филипп Д.С.Честерфилд).

Выбор и мотивация команды, ее организованность

Организация ивента – работа для команды, в которой каждый выполняет свои обязанности. Ошибка одного человека может стать полным провалом всего мероприятия. Если вы самостоятельно выбираете людей, которым поручите подготовку события, доверяйте это дело только ответственным сотрудникам. Лучше, если у них будет опыт в таких мероприятиях, умение организовать подобную работу. Сразу узнайте, смогут ли они составить сценарий, определить правильный тайминг, учесть все нюансы, продумайте способы мотивации, поощрения.

Если у вас впереди BTL-мероприятие, то необходимо подобрать промоперсонал, который будет осуществлять связь между потребителями и вашей компанией. Важна результативность их работы, которую можно повысить с помощью жесткого контроля или мотивации, стимулирующей самоконтроль и желание выполнять, перевыполнять план.

Чтобы не тратить время и нервы, защитить свое мероприятие от неприятных неожиданностей, лучше доверить подготовку мероприятия проверенной компании-организатору. Заказав услугу «под ключ», вы избавите себя и своих сотрудников от возможных конфликтов, сохраните их и свои временные, эмоциональные ресурсы.

У ивент-агентств есть базы надежного обслуживающего персонала для мероприятий различного типа. Промоутеров, супервайзеров, чекеров для BTL-событий, за работу которых будут нести ответственность организаторы. С профессиональным подходом вся команда будет придерживаться утвержденного сценария для достижения поставленных целей.

«Лучшая командная работа – люди, работающие в унисон для достижения одной цели» (Дж.С.Пенни).

«Ключ к успешному лидерству сегодня – влияние, а не авторитет» (Кен Бланшар).

Количество участников мероприятия, интересы ЦА

При планировании масштабного мероприятия вам нужно будет просчитать определенное количество гостей, которые должны его посетить. Это станет одним из определяющих факторов формирования выделенного бюджета. Если, например, ожидается посещаемость платного события – 2 тысячи человек, а в реальности его посетят лишь 500, заказчик не сможет получить прибыль, на которую рассчитывал. Вследствие этого, могут быть проблемы в финансовом плане, что скажется на репутации компании. Конечно, точно знать количество посетителей можно лишь при проведении закрытого ивента. Поэтому бюджет формируется с учетом расходов, а не возможных доходов.

Важно знать, чего хочет аудитория, без этого мероприятие обречено на провал. Не стоит акцентировать внимание на вопросах формального, технического плана, кейтеринге. Самое главное – программа ивента должна быть интересной, понятной, близкой и захватывающей для гостей. Чем ярче будут вызванные эмоции, тем сильнее окажется влияние на существующих и потенциальных потребителей продуктов, услуг вашей компании. Участники должны запомнить мероприятие надолго.

«Удача – то, что происходит, когда возможность встречается с планированием» (Томас Эдисон)

Подбор оптимальной площадки, лучшего времени

Правильно выбранная локация обеспечивает успех в проведении мероприятия. Никому не захочется сидеть в душном зале с недостаточной вентиляцией, стоять из-за недостаточного количества посадочных мест, добираться до площадки по улицам с пробками в час пик. Событие должно проводиться на технически оснащенной локации, способной вместить оптимальное количество участников, чтобы они себя комфортно чувствовали. Если до локации не слишком удобно добираться личным или общественным транспортом, стоит обеспечить трансфер для гостей.

К этому же пункту можно отнести невозможность игнорирования погодных условий. При проведении мероприятия на открытом воздухе нужно учитывать прогноз погоды на весь выбранный день. Если масштабный event планируется за несколько месяцев до даты проведения, лучше предусмотреть наличие зонтов, навесов, палаток, плащей-дождевиков.

Важно правильно определить оптимальное время, в которое большая часть представителей целевой аудитории сможет посетить мероприятие. Для семейных акций стоит выбрать выходной день или вечер рабочего. Домохозяйки смогут присутствовать на мероприятии без привязки ко времени. Представляемый на БТЛ-акции сезонный продукт или услуга должны соответствовать сезону востребованности и популярности.

Эффективность рекламы

Чем больше людей посетит мероприятие, тем результативнее оно окажется. Обидно, когда затрачены колоссальные силы и ресурсы, реализован отличный сценарий, а количество участников не оправдало ожиданий и надежд. Очень важно заранее позаботиться о PR-акции, рекламе события, планомерных и регулярных анонсах. Для этого используются традиционные способы в виде рекламы, размещенной в интернет-изданиях, роликов по телевидению. Отличный эффект дает сотрудничество с общественными лидерами, знаменитостями. Они могут создавать посты о вашем запланированном мероприятии, упоминать о нем в блогах, во время интервью. Это – особый тип нативной рекламы, который помогает обрести новую аудиторию. Даже открытая реклама станет эффективной для интернет-аудитории, привлекая на событие большое количество потенциальных участников.

Ежегодно в мире расходы на рекламу составляют более 500 млрд. долларов США.

Самая дорогая реклама в мире – Chanel – 33 млн. долларов.

Самая древняя реклама – надпись, высеченная на каменном столбе руин Мемфиса, за 500 лет до нашей эры.

Американские фармацевтические компании тратят на рекламу в два раза больше средств, чем на исследования.

В рекламе наручных часов стрелки всегда указывают на 10 часов 10 минут, создавая имитацию улыбки, которая позитивно влияет на подсознание.

Чтобы избежать страха провала мероприятия, обращайтесь в агентство Doctor Team. Наши квалифицированные опытные специалисты разработают, организуют и проведут мероприятия любого формата и масштаба, разной направленности «под ключ». Вы гарантированно получите желаемый конечный результат.