Ошибки при оформлении путевого листа

Автор: Марина Климова – профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

I. Обновление правил оформления путевых листов с 01.09.2023

С 1 сентября 2023 г. Минтранс уже второй раз за текущий год меняет правила оформления (формирования) путевых листов.

Главные нововведения для организаций и ИП, эксплуатирующих автотранспорт, таковы:

Кроме того, в новой редакции Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 описаны особенности оформления путевого листа физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, осуществляющим деятельность по перевозке пассажиров и багажа легковым такси (п. 4, 5 Состава сведений путевого листа, п. 14 Порядка оформления (формирования) путевого листа). Эти новации связаны с вступлением в силу с 1 сентября 2023 г. Федерального закона от 29.12.2022 № 580-ФЗ «Об организации перевозок пассажиров и багажа легковым такси в Российской Федерации, о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации».

За год это уже вторая волна нововведений. Выходит, что первые два месяца года (с 1 января по 28 февраля 2023 г.) следовало руководствоваться старыми правилами оформления путевых листов согласно ранее действовавшему Приказу Минтранса от 11.09.2020 № 368. Затем полгода (с 1 марта по 31 августа 2023 г.) нужно было придерживаться правил первоначальной редакции нового Приказа Минтранса № 390. А с 1 сентября – снова переучиваться. Немудрено начать допускать ошибки при оформлении путевых листов.

Давайте разберемся, какие из них могут привести к штрафным санкциям и какие органы контроля уполномочены их налагать.

II. Выпуск машины на линию без путевого листа

Согласно п. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта путевой лист подлежит оформлению собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Если осуществляется именно такая перевозка, но водитель не имеет при себе путевого листа, его оштрафуют на 500 руб. или ограничатся предупреждением (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Составить протокол об административном правонарушении уполномочен сотрудник ГИБДД (пп. 1 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ).

Работодателя непосредственно за сам факт отсутствия у водителя путевого листа не наказывают, но в глазах ГИБДД и Минтранса (см. Письмо Минтранса России от 02.02.2021 № Д3-194-ПГ) это нарушение неразрывно связано с нарушениями требований обеспечения безопасности перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом, предусмотренными ч. 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ. Так, Минтранс считает, что путевой лист является документом, в том числе подтверждающим прохождение медицинского осмотра водителем транспортного юридического лица, несут административную ответственность как юридические лица. Если путевого листа нет, штрафы по ч. 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ для водителя, организации, ИП становятся практически неизбежны.

III. Перевозки с нарушением требований медосмотров водителей и технического контроля состояния ТС

Вышеназванная статья КоАП РФ за эти два вида нарушений устанавливает следующую ответственность:

• за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ);
• за осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств административный штраф налагается на граждан в размере 3 000 рублей; на должностных лиц – 5 000 рублей; на юридических лиц и ИП – 30 000 рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Важно обратить внимание, что в силу примечания к этой статье ИП несут административную ответственность как юридические лица.

Успешное прохождение процедур медосмотра и контроля технического состояния ТС перед рейсом сопровождается соответствующими отметками в путевом листе. Если их нет (в том числе, по причине отсутствия самого путевого листа), штраф обеспечен.

КС РФ в своем Определении от 29.01.2019 № 234-О пояснил, что к ответственности по ч. 2 и ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ должны привлекаться не только работодатель, его должностные лица, но и сам водитель, которого контролерам надлежит рассматривать как одного из субъектов правонарушения: он не должен был выходить в рейс не только не пройдя медосмотр, но и не удостоверившись в положительных результатах предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.

Указанные санкции вправе налагать (в пределах своей компетенции) ГИБДД (за исключением легковых такси), органы Ространснадзора и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие региональный государственный контроль в сфере перевозок пассажиров и багажа легковым такси (в части легковых такси) (ст. 23.3, 23.36, 23.36.1 КоАП РФ).

Напомним, что обязанности по организации и проведению медосмотров водителей и технического контроля ТС перед рейсом возложены ст. 20 (п. 2) и 23 (п. 3-5) Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» на работодателей – организации и ИП. Причем обязательные периодические медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства и обязательность их прохождения распространяется также на ИП, самостоятельно управляющих автотранспортом, осуществляющим перевозки; предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств должен проводиться юридическими лицами и ИП, осуществляющими коммерческие перевозки пассажиров и (или) грузов, а также перевозки пассажиров и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями для собственных нужд.

«Такском» предлагает организациям-перевозчикам выбрать оптимальное решение для электронного документооборота и готов оказать экспертную поддержку при переходе к обмену электронными документами с контрагентами.

IV. Допуск водителя к работе без обязательного медосмотра

Инспекторов труда заинтересует допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров и обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены), а также при наличии медицинских противопоказаний (ч. 1 ст. 23.12). За такое нарушение ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц и ИП в размере от 15 000 до 25 000 рублей; на юридических лиц – от 110 000 до 130 000 рублей.

При повторном нарушении такого рода, допущенном лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, штраф на должностных лиц вырастает до 30 000 – 40 000 рублей (нарушитель также может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет). ИП может быть оштрафован на такую же сумму; организация поплатится штрафом в размере от 100 000 до 200 000 рублей. Альтернативное наказание юрлица или ИП — административное приостановление судом деятельности на срок до девяноста суток (ч. 5 ст. 5.27.1, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Повторным нарушением будет считаться деяние, совершенное в период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию, т. е., в течение 1 года со дня окончания исполнения постановления о назначении административного наказания за предыдущее аналогичное нарушение (пп. 2 ч. 1 ст. 4.3, ч. 1 ст. 4.6 КоАП РФ).

V. Нарушение порядка проведения обязательных предварительных, периодических, предрейсовых или послерейсовых медосмотров водителей

Статья 11.32 КоАП РФ предусматривает за нарушение установленного порядка проведения обязательных медосмотров водителей штраф для должностных лиц в размере от 2 000 до 3 000 рублей; для юридических лиц и ИП (с учетом примечания к статье) – в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Составить протокол об административном правонарушении, предусмотренном этой статьей, может орган Росздравнадзора (ст. 28.3 КоАП РФ, Положение о Федеральной службе по надзору в сфере здравоохранения, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 № 323), а дело будет рассматривать судья (ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ). При этом субъекты нарушения – лица, проводящие медосмотры, т. е., медицинские организации, а также работодатели, в штате которых состоят медработники, занятые проведением указанных медосмотров.

VI. Сроки давности

Сроки давности привлечения к административной ответственности по перечисленным правонарушениям таковы (ст. 4.5 КоАП РФ):

* Здесь и далее – при длящемся административном правонарушении сроки давности начинают исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения. Длящимся является такое административное правонарушение, которое выражается в длительном непрекращающемся невыполнении или ненадлежащем выполнении предусмотренных законом обязанностей. Днем обнаружения длящегося административного правонарушения считается день, когда должностное лицо, уполномоченное составлять протокол об административном правонарушении, выявило факт его совершения (ч. 2 ст. 4.5 КоАП РФ, п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2005 № 5 (ред. от 23.12.2021) «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении КоАП РФ»).

VII. А как же налоговый контроль?

Как видим, если речь идет о привлечении к ответственности за нарушения в оформлении путевых листов и непосредственно им сопутствующие, то это вне компетенции налоговых органов. Тем не менее, рассматривая путевые листы как первичные учетные документы, налоговые инспекторы не упускают возможности указать налогоплательщикам на ошибки в них, по мнению проверяющих, свидетельствующие о неправомерности учета связанных с эксплуатацией автотранспорта расходов, в том числе, и на отсутствие отметок о медосмотре водителя и о результате контроля технического состояния самого автомобиля.

Такой подход сомнителен, ведь эти огрехи не могут сами по себе свидетельствовать о налоговых правонарушениях, но это суровая реальность, с которой приходится сталкиваться бухгалтеру.

Отсутствие путевых листов (если они должны были оформляться) будет рассматриваться контролерами как отсутствие первичных учетных документов, что считается грубым нарушением правил налогового учета расходов и может повлечь штраф, предусмотренный п. 3 ст. 120 НК РФ в размере 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, а также административный штраф в отношении виновных должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

Компании, которые используют автотранспорт в служебных целях, должны учитывать траты на приобретение ГСМ в составе налоговой базы по налогу на прибыль, уплаченным контрагентам НДС в составе налоговых вычетов. Если путевые листы не соответствуют требованиям, то компанию ждут доначисления налога на прибыль.

Публикация актуальна специалистам, проходящих обучение на курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовки по направлениям:

• Специалист, ответственный за БДД
• Консультант по вопросам безопасности перевозки опасных грузов
• Контролёр — механик технического состояния автотранспортных средств
• Контролер технического состояния городского наземного электрического транспорта
• Транспортная безопасность
• Техника и технологии наземного транспорта (с присвоением квалификации «Контролер технического состояния автотранспортных средств»)
• Менеджмент в организации

Путевой лист, как первичный документ учета, обязаны вести все компании не зависимо от формы собственности, использующие в своей коммерческой деятельности автомобильный транспорт. Оформление и учет путевых листов является способом отслеживания за движением служебного транспорта, фиксации расходов на ГСМ, определения амортизации автомобиля, методом расчета зарплаты водителям.

Как правильно заполнять путевые листы?

Обязанность оформлять путевые листы на любой наземный транспорт, оказывающий населению услуги по перевозке пассажиров, багажа, грузов установлена «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.07. Позже Верховный суд РФ в своем Определении №302-КГ14-529 от 01.09.14 расширил перечень лиц, обязанных заполнять и вести учет путевых листов. Требованию об оформлении «путевок» должны следовать все коммерческие и некоммерческие юридические лица, выполняющие перевозки для нужд компании и своих сотрудников.

Компании, основной деятельностью которых является эксплуатация средств автомобильного транспорта, должны заполнять путевые листы утвержденной формы. Остальные предприятия имеют право разработать и утвердить в учетной политике свою форму, при включении в нее всех необходимых реквизитов.

Путевой лист с ошибками может обойтись штрафом и доначислениями

Компании, использующие автотранспорт в служебных целях, траты на приобретение ГСМ учитывают в составе налоговой базы по налогу на прибыль, уплаченным контрагентам НДС в составе налоговых вычетов. В таких случаях, как показывает судебная практика (дело №А40-76951/2017), все документы первичного учета должны отвечать установленным требованиям и содержать необходимую информацию для обоснования произведенных расходов.

Ошибки в оформлении путевых листов — основание для доначисления налогов

Так, одно из столичных акционерных обществ в период 2013-2015 гг. учитывало в расходах и заявляла вычеты со стоимости ГСМ. В ходе выездной проверки налоговых органов было установлено, что компания указывала в «путевках» недостоверную или неполную информацию:

• Отсутствовали точные сведения о маршруте передвижения автомобиля. Общие формулировки «по городу», «по городу и области» не раскрывали содержания хозяйственной информации.
• Не заполнены или заполнены некорректно такие обязательные реквизиты «путевки», как «движение горючего»: марка, литраж выданного ГСМ, остаток топлива при выезде и по возвращению, расход по норме, фактические показатели расхода.
• В отдельных «путевках» не заполнен реквизит «Работа водителя и автомобиля»: время отбытия из гаража и время возвращения в гараж.

В ходе проверки налогового органа были выявлены расхождения в показаниях спидометров, установлен факт одновременного нахождения водителя в нескольких рейсах.

По результатам проведенных мероприятий ИФНС доначислила налог на прибыль, НДС, пени и штраф. Позицию налоговой о неправомерности внесения акционерным обществом в состав расходов затраты на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль и завышения налоговых вычетов НДС по операциям приобретения топлива признали суды всех инстанций.

Читайте также:

• Изменения в закон «О безопасности дорожного движения»
• Изменения в Положении о ГИБДД с 15 сентября 2018 года
• Правила охраны труда на автотранспорте с 28 сентября 2018 года
• Изменения в правила противопожарного режима
• Нормы труда и отдыха водителей с 5 июня
• Охрана труда водителей: новые штрафы
• Порядок проведения проверок организаций по ремонту транспортных средств
• Приказ Минтранса России от 07.11.2017 N 476: Порядок оформления путевых листов
• Часто задаваемые вопросы по охране труда
• Изменения в Оценке условий труда водителей
• Технический осмотр транспортных средств с фотографированием
• В 2017 году было оштрафовано более 700 транспортных компаний
• Штрафы за СОУТ с 1 января 2019 года