Ошибки при оформлении кадровой документации

Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.

ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.

Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.

Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать ­утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.

 При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).

Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.

В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.

 Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].

Начнем с того, что очертим круг обязанностей кадровой службы. Конечно, в первую очередь это документальное оформление всех процедур, связанных с приемом и увольнением работников, оформление кадровых перемещений, учет отработанного времени и отпусков. Кроме того, на предприятиях всех форм собственности должен вестись воинский учет работающих граждан.

Вы приняты!

Порядок оформления и перечень документов, представляемых будущим работником, определен главами 10, 11 Трудового кодекса РФ (далее по тексту – ТК). На что следует обратить пристальное внимание бухгалтеру? Во-первых, это пакет документов, который приносит соискатель. Сегодня существует обязательная отчетность работодателей, представление которой предполагает наличие у работников таких документов, как свидетельство о пенсионном страховании и свидетельство, подтверждающее постановку на налоговый учет (ИНН). При отсутствии у сотрудника этих документов или при их ошибочном оформлении (например, несоответствии с данными паспорта) у бухгалтера возникнут проблемы при сдаче отчетности. Поскольку сроки ее представления (ежеквартальные сведения персонифицированного учета и ежегодные сведения о доходах в налоговую инспекцию) четко определены и за их нарушение работодателю грозит штраф, необходимо заранее позаботиться о том, чтобы претендент на вакантную должность привел документы в норму.

Договорились?

Отсутствие табеля учета рабочего времени грозит бухгалтеру множеством проблем, таких как отказ сотрудников ФСС в возмещении пособий по временной нетрудоспособности или по беременности и родам.

Многие юристы считают, что заключение трудового договора носит рекомендательный, но не обязательный характер. В доказательство этой точки зрения приводится тот факт, что в ТК четко обозначено: в случае когда трудовой договор при приеме новичка на работу не составлен, однако тот фактически приступает к работе с ведома работодателя, трудовые отношения считаются состоявшимися. Безусловно, такая точка зрения имеет право на существование. Однако представляется более логичным не игнорировать подписание трудового договора по следующим причинам. В том же ТК прописано, что основанием возникновения трудовых отношений между сотрудником и работодателем является трудовой договор (ст. 16 ТК РФ), составленный в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). То есть высока вероятность того, что за отсутствие этого документа работодатель может быть привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП ). Стоит отметить, что именно трудовой договор часто оказывается тем документом, который при налоговых проверках помогает подтвердить обоснованность расходов на оплату труда или правомерность начисления тех или иных выплат (например, компенсации за использование личного транспорта). И надо помнить, что данный документ необходим, прежде всего, работодателю – для конкретизации отношений с работником. Ведь на сотрудника даже при отсутствии такого документа распространяются все права и гарантии ТК РФ, а вот компании будет очень сложно доказать, при необходимости, о каких условиях работы он договаривался с работником, какие обязанности соглашался при этом выполнять вновь нанятый сотрудник и на каких условиях. Кроме того, предоставлять трудовые договоры требуют работники Фонда социального страхования при проверке начислений и возмещений выплат, производимых за счет Фонда, а также представители Пенсионного фонда – для проверки правомерности тех или иных выплат. При этом сотрудники официальных госструктур придерживаются той точки зрения, что трудовой договор – документ обязательный, а не рекомендательный, и споров с ними не избежать.

Отдельно следует отметить, что наличие трудового договора в письменной форме не отменяет обязанности работодателя оформить надлежащим образом приказ о приеме сотрудника на работу, с которым тот должен быть ознакомлен под расписку. Необходимо также заполнить трудовую книжку вновь поступившего работника (то есть сделать запись о его приеме на работу со ссылкой на соответствующее распоряжение руководства). Данные правила обязательны не только для юридических лиц, но и для работодателей, имеющих статус ИП.

…Согласно штатному расписанию

Следующий документ, о котором пойдет речь, – штатное расписание. И хотя мнение о том, что этот документ обязателен для работодателя, редко вызывает у кого-либо сомнения, здесь также есть повод для. Наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. О необходимости утвердить штатное расписание упоминается в статье 15 ТК, содержащей определение трудовых отношений, и статье 57 ТК, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно – работа согласно занимаемой должности в соответствии со штатным расписанием.

Согласно другой точке зрения, работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, утвержденная форма штатного расписания (Т-3) является рекомендуемой к использованию. Во-вторых, упоминание о штатном расписании в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69), в частности, в пункте 3.1 приводится с оговоркой «как правило» («…записи о наименовании должности… производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации»). Иными словами, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя оформить штатное расписание. Заметим, что на практике организации с небольшой численностью работников заменяют штатное расписание штатной расстановкой, иначе называемой «замещением должностей» или «штатным списком». Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности: он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

В единственном лице

Рассмотрим теперь документы, оформление которых необходимо даже при наличии единственного работника. Прежде всего это табель учета рабочего времени. Он нужен для правильного исчисления текущих выплат, для расчета компенсаций за неиспользованный отпуск, для расчета отпускных, пособий по временной нетрудоспособности. Отсутствие данного документа может повлечь для бухгалтера множество проблем, таких как отказ сотрудников ФСС в возмещении пособий по временной нетрудоспособности или по беременности и родам, ошибки при расчете различных пособий (например, при увольнении), соответственно ошибки в исчислении страховых взносов в Пенсионный фонд, фонды ОМС и т. д. Кроме того, в табеле учитывается переработка часов (трудовым законодательством за это предусмотрены доплаты). Ответственность за то, что дополнительные деньги исчисляются неправильно или не начисляются совсем, предусмотрена в КоАП.

Обеспечиваем права и гарантии

Часто работодатели практикуют выплату заработной платы один раз в месяц. Это безусловно нарушение норм ТК. Штраф, который ожидает компанию и ее руководителя как должностного лица, за это деяние предусмотрен статьей 5.27 КоАП. Чтобы уберечься от претензий проверяющих, достаточно оговорить в трудовом договоре, что выплата заработной платы производится дважды в месяц, и при этом ее авансовая часть выдается работнику по заявлению.

Не менее часто встречается такое распространенное нарушение, как невыдача работнику расчетного листка. Согласно ТК это входит в обязанности работодателя, значит, проверяющие могут наказать компанию за пренебрежительное отношение к этому требованию.

Отдельно остановимся на вопросе об отпусках. Порядок их предоставления и все, что с ними связано, регламентирует ТК. Каждый сотрудник имеет право на отпуск и должен его использовать. Непредоставление отпуска (отсутствие графика отпусков, невыплата отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск) – это также грубое нарушение трудового законодательства.

Короткий день – по всем правилам

Довольно часто работникам не выдают расчетные листки, однако согласно ТК РФ соблюдение этого условия является обязанностью работодателя.

Отдельный вопрос – это введение работодателем неполного рабочего дня для сотрудников. В соответствии с этим выплата заработной платы производится пропорционально отработанному времени. Необходимо помнить, что все действия работодателя, ухудшающие положение работника, могут быть осуществлены только с письменного согласия сотрудника. Табель-график обязательно должен быть согласован, если человек работает в режиме неполного рабочего дня. Не забудьте, что это все влияет на расчет не только текущих выплат (т. е. непосредственно заработной платы), но и различных пособий. Помните: часовая тарифная ставка не может быть меньше минимальной (размер минимальной оплаты труда устанавливается законодательно).

Военнообязанный бухгалтер

Еще одним направлением кадровой работы является работа по воинскому учету работающих граждан. Такой учет регламентирован пунктом IV Положения о воинском учете (утверждено постановлением правительства от 25 декабря 1998 г. № 1541). Контроль ведения такого учета в организациях осуществляют военные комиссариаты совместно с органами местного самоуправления. На сегодня ответственность за отсутствие воинского учета не предусмотрена. Кроме того, в Положении нет указания на то, что такой учет обязаны вести работодатели, имеющие статус индивидуальных предпринимателей.

В заключение можно отметить, что кадровая работа – это отдельное направление, которое должно существовать в любой компании и у ИП. Правильное оформление кадровых документов является обязанностью работодателя. Исходя из специфики работы предприятия и небольшой среднесписочной численности персонала от оформления части документов можно отказаться (например, от оформления лицевых счетов работников или ведения воинского учета). Но часть документов, тем не менее, является необходимым условием нормального функционирования предприятия, даже при наличии единственного работника. Напомним, что прежде всего это документы, связанные с учетом отработанного времени, начислением и выплатой заработной платы и пособий.

Ксения Гуляева, эксперт Аудиторской фирмы «Бизнес- студио»

Даже самые безобидные ошибки и просчеты в работе кадровой службы грозят работодателю значительными штрафами. Рассказываем о самых распространенных нарушениях ТК РФ и как кадровикам и бухгалтерам их избежать.

Трудовой договор: урегулированы не все вопросы

Как правило, проверка работодателя начинается с ознакомления с содержанием заключаемых им трудовых договоров. Поэтому к их составлению необходимо подходить с особой осторожностью. Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие данные:

• Ф.И.О. работника, наименование работодателя и его ИНН;
• место работы и трудовая функция;
• дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия;
• размер должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты;
• режим рабочего времени и времени отдыха;
• условия труда на рабочем месте и др.

Отсутствие какого-либо из вышеперечисленных условий не повлечет признание договора незаключенным. Однако это будет являться основанием для привлечения работодателя к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Чтобы избежать штрафа, в договоре с работником необходимо перечислить все существенные условия, которые указаны в качестве таковых в ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ.

Размер зарплаты и доплат не указан

Трудовой договор должен устанавливать конкретный размер зарплаты (оклада, тарифной ставки), а также всех полагающихся работнику доплат и надбавок. Вознаграждение за труд в части его величины должно прямо оговариваться в трудовом договоре.

Разного рода отсылки к локальным актам запрещены. Например, в договоре нельзя просто указать, что «работнику устанавливается оклад согласно штатному расписанию» или «премии за добросовестную работу устанавливаются в соответствии с коллективным договором». Подобные формулировки грозят штрафом. Поэтому величину зарплаты и премии следует прописать в самом договоре.

Размер зарплаты указывается в рублях (ч. 1 ст. 131 ТК РФ). Если зарплату установить в иностранной валюте, то при колебании курса права работников могут быть нарушены. Они могут получить оплату в меньшем размере. На данное обстоятельство обратил внимание Роструд в письме от 20.11.2015 № 2631-6-1. Чтобы у инспекторов ГИТ не возникло претензий, величину зарплаты нужно указывать строго в российских рублях.

Важно, чтобы величина зарплаты была не ниже установленного минимального размера оплаты труда (МРОТ). Месячная зарплата работника не может быть ниже МРОТ, если он полностью отработал за этот период норму рабочего времени и выполнил нормы труда (ст. 133 ТК РФ).

Следовательно, если получаемая сотрудником зарплата меньше МРОТ (скажем, по причине постоянного пересмотра минимальной зарплаты), трудовой договор должен устанавливать соответствующие доплаты до данного минимума.

Что касается авансов, то их также нельзя выплачивать в произвольном размере. Величина аванса должна быть пропорциональна отработанному времени. И если аванс выплачивается за половину отработанного сотрудником месяца, то его величина должна составлять половину месячной зарплаты.

Отсутствует положение об индексации зарплаты 

По закону работодатели обязаны проводить индексацию заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги (ст. 134 ТК РФ). Конституционный Суд РФ в Определении от 19.11.2015 № 2618-О признал, что работодатель, не относящийся к бюджетной сфере, в любом случае обязан индексировать зарплату своим сотрудникам.

Работодатели, которые не отнесены к госорганам, органам местного самоуправления, а также учреждениям, проводят индексацию в порядке, установленном коллективным договором и локальными нормативными актами.

Чтобы у сотрудников ГИТ не возникало претензий, положение об индексации необходимо прописать либо в трудовом, либо в коллективном договоре. 

Отсутствие в актах положения об индексации может быть расценено в качестве нарушения трудовых прав работников (Определение КС РФ от 17.07.2014 № 1707-О).

Сроки выплаты зарплаты не соблюдаются

Другим частым нарушением, на которое обращают внимание проверяющие, является неправильное указание в трудовых договорах (правилах трудового распорядка, коллективных договорах) срока выплаты зарплаты.

Следует учитывать, что в договоре указывается конкретная дата выплаты, а не период, в течение которого работодатель обязуется выплачивать зарплату. Такие условия, как «заработная плата за месяц выплачивается с 1 по 10 число месяца, следующего за оплачиваемым», лучше исключить из текстов локальных актов.

При этом, прописывая дату выплаты зарплаты, нельзя забывать об ограничениях, установленных ТК РФ. Крайний срок выплаты зарплаты – не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (ст. 136 ТК РФ). Поэтому в договоре нельзя указать в качестве даты выплаты зарплаты, например, 20-е число месяца.

Другое ограничение связано с периодичностью выплат в пользу работников. По закону работодатель обязан выплачивать работникам зарплату не реже, чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если проверяющие установят, что в договорах и локальных актах установлена иная периодичность (раз в месяц), работодателя могут оштрафовать за нарушение трудовых прав (Постановление Верховного Суда РФ от 29.01.2016 N 20-АД16-1).

Графики отпусков не составляются

Немало претензий со стороны инспекторов ГИТ вызывает работа кадровиков в части составления графиков отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. 

Порядок его составления регламентирован ст. 123 ТК РФ.

График отпусков в обязательном порядке должен быть утвержден работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года. Отсутствие графика неминуемо повлечет штраф (Решение Московского городского суда от 18.08.2017 № 7-9931/2017).

При этом о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее, чем за две недели до его начала. 

Если у работодателя отсутствуют подписи сотрудников об ознакомлении их с графиком отпусков, работодателя также могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Штрафы за кадровые ошибки

Работодатели несут ответственность за нарушение норм трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ. Нарушение ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, влечет наложение штрафа на ИП в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а на юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей.

Повторное совершение данного нарушения грозит ИП штрафом в размере от 10 до 20 тысяч рублей, а для организации – от 50 до 70 тысяч рублей.

Самые большие штрафы установлены за невыплату зарплаты. Согласно ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы влечет наложение штрафа на ИП в размере от 1 до 5 тысяч рублей, на юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей.

Повторная невыплата зарплаты увеличит штрафы для ИП до 30 тысяч рублей, а для организаций – до 100 тысяч рублей. 

Бадмаева Марина

Юрист практики «Интеллектуальное право. 

Трудовые отношения и споры»

Кадровый учет в организации представляет собой целый комплекс мероприятий, связанных с приемом, увольнением сотрудников, предоставлением отпусков, формированием штатного расписания и других документов, связанных с личным составом организации. Кадровая документация представляет собой сложную и упорядоченную систему, поэтому законодательством к ней выявлены особые требования. 

Часто организации относятся к оформлению кадровой документации достаточно формально, большинство компаний не имеют в своей структуре кадровой службы или сотрудника, который имеет соответствующие знания и опыт ведения кадрового учета.   Следует помнить, что оформление и ведение кадровой документации требует от уполномоченных сотрудников четкого соблюдения норм трудового законодательства, ведь в случае выявления Государственной инспекцией труда нарушений, организация может столкнуться со штрафными санкциями. 

Следует отметить, что все несоответствия в оформлении и ведении кадровой документации в компании могут выявлены исключительно в процессе проведения комплексного кадрового аудита, однако типичные ошибки можно исправить даже без глубокого погружения в документацию компании. 

1. Ошибки в хранении кадровой документации. Как театр начинается с вешалки, так ведение кадровой документации в компании начинается с организации места ее хранения. Обеспечение сохранности кадровых документов – это важная задача для организации в связи с тем, что такая документация служит подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Большинство кадровых документов имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. 

Текущее хранение кадровых документов должно осуществляться с использованием специальных запирающихся шкафов или сейфов. Особое внимание должно уделяться хранению трудовых книжек работников – работодателем должны быть предприняты меры по предотвращению хищения, утраты, порчи трудовых книжек. Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ) утрата трудовой книжки сотрудника грозит юридическому лицу штрафом от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, следует помнить о сроках хранения кадровой документации — обязанность организаций и ИП обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, установлена ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Штрафы за нарушение правил хранения кадровых документов весьма существенны – согласно ст. 13.20 КоАП РФ такие правонарушения наказываются предупреждением или наложением административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц – от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей. 

Так, согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, в случае если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Штатное расписание нужно хранить постоянно. Срок передачи дел в архив организации — по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством. 

Таким образом, организация ведения кадровых документов требует строго соблюдения сроков хранения таких документов, а также правил передачи документации в архив. Кадровые документы нельзя уничтожать ранее установленных сроков хранения, в случае ликвидации или банкротства компании, все кадровые документы, у которых не истек срок хранения, должны быть переданы на государственное архивное хранение. 

2. Ошибки при оформлении трудовых отношений с работником. Практика показывает, что оформление сотрудника в штат организации также порождает множество ошибок и нарушений требований трудового законодательства со стороны работодателя. 

По общему правилу трудовые отношения между работником и работодателем оформляются подписанием трудового договора. Организации зачастую используют шаблоны трудовых договоров, скачанные из Интернета, которые содержат в себе массу ошибок. 

Самыми распространенными являются следующие ошибки, допускаемые в трудовых договорах с работниками:

• Не указывается место работы. Согласно ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) в трудовом договоре обязательно должно быть указано место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. В трудовом договоре обычно указывают наименование юридического лица, его организационно-правовую форму, место нахождения (место государственной регистрации).

• Не указывается дата начала работы. Если в самом трудовом договоре нет прямого указания на дату начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу. При этом, днем вступления договора в силу является день его подписания работником и работодателем.

• Не указывается трудовая функция. Часто работодатели в трудовом договоре указывают только наименование должности без минимальной конкретизации должностных обязанностей. Можно перечислить должностные обязанности прямо в договоре или же сделать ссылку на утвержденную в компании должностную инструкцию. 

• Неправильно определен срок договора. По общему правилу с работниками заключается трудовой договор на неопределенный срок (то есть бессрочный договор). Для оформления срочного трудового договора должна быть причина (обстоятельство), которая упомянута в статье 59 ТК РФ (например, прием на работу сотрудника взамен ушедшей в декрет и в отпуск по уходу за ребенком работницы). Поэтому важно не просто прописать причину (обстоятельство) для заключения срочного трудового договора, а дополнить это ссылкой на положение Трудового кодекса РФ. 

• Неправильно отражены условия оплаты труда. Недостаточно включения в трудовой договор общих фраз об оплате труда в соответствии со штатным расписанием. Согласно ст. 57 ТК РФ трудовой договор должен содержать указание на непосредственный размер заработной платы (оклада) либо четкий порядок определения зарплаты работника (к примеру, если его принимают не на повременную оплату труда, а на сдельную). При сдельной системе оплаты труда в трудовом договоре прописываются сдельные расценки за единицу продукции.

Необходимо помнить, что работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Так, в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ поставить подпись работник должен под: правилами внутреннего трудового распорядка; иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью; коллективным договором.

Существует несколько способов ознакомления с локальными нормативными актами «под роспись»: проставление работниками подписей и даты ознакомления в листе ознакомления с локальным нормативным актом, сшиваемом вместе с ним; проставление работниками подписей и даты ознакомления в специальном табеле или журнале, содержащем перечень локальных нормативных актов; проставление работниками подписей в листе ознакомления с локальными нормативными актами, прилагаемом к трудовому договору (с указанием в тексте договора, что до подписания трудового договора работник был ознакомлен со всеми локальными нормативными актами, указанными в приложении к нему). 

Также не все работодатели знают, что с 01.09.2021 года были внесены изменения в порядок ведения и хранения трудовых книжек, также был изменен сам бланк трудовой книжки. Обязанность работодателя по оформлению трудовой книжки работникам, принятым на работу впервые, отменена. Сведения об их трудовой деятельности формируются в электронном виде согласно ст. 66.1 ТК РФ (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

3. Ошибки при определении и выдаче заработной платы.

В соответствии с положениями ст.135 ТК РФ, заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Работодатель должен правильно рассчитать зарплату и своевременно ее выплатить сотрудникам в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Как было указано выше, в трудовом договоре нужно обязательно указывать или размер оклада (фиксированной заработной платы за отработанный месяц), или размер тарифной ставки (фиксированной оплаты труда за каждый отработанный день или час). Если размер оплаты труда в трудовом договоре не указан, то при рассмотрении спора с работником суд может установить размер заработной платы, используя иные кадровые документы работодателя (штатное расписание, приказы, ведомости, расчетные листки) или статистику по средней зарплате применительно к виду деятельности.

Работодателям не следует забывать про выдачу расчетных листков при выплате заработной платы. При этом сложилась практика, что работники получали расчетные листки один раз в месяц перед выплатой зарплаты за вторую половину месяца. Однако Специалисты Роструда дали разъяснения на портале «Онлайнинспекция.рф», что одного итогового листка недостаточно, работник должен получать расчетный листок на зарплату и аванс.

В трудовом законодательстве отсутствуют требования о способе передачи расчетных листков сотрудникам. Работодатель вправе сам выбрать как предоставлять их сотрудникам — на бумаге или в электронном виде. Расчетные листки можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на корпоративном сайте организации, если такой есть. Минтруд не запрещает электронные методы выдачи расчетных листков при условии, если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Кроме того, не советуем устанавливать пониженный размер заработной платы в период испытательного срока. Установление работнику на время испытания меньшего оклада, чем предусмотрено штатным расписанием, рассматривается как дискриминация по той причине, что работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Выдача зарплаты персоналу должна производиться с учетом требований ст.136 ТК РФ: не реже чем каждые полмесяца, в точности в установленный Правилами трудового распорядка или трудовым договором день, а также не позднее 15 календарных дней с момента окончания периода, за который она начислялась. На практике работодатели зачастую не соблюдают установленный законом интервал между выплатами или не указывают в правилах внутреннего распорядка, индивидуальных и коллективных трудовых соглашениях конкретные даты выдачи заработной платы. 

Также важно не забывать про индексацию заработной платы. Проведение индексации заработной платы — не право, а обязанность работодателя. Для целей предотвращения претензий со стороны Государственной инспекции труда, а также исков работников организации, необходимо прописать механизм, критерии и периодичность индексации зарплат в коллективном договоре или в локальном нормативном акте и в дальнейшем проводить индексацию согласно предусмотренному порядку. Следует отметить, что индексация заработной платы женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, должна осуществляться одновременно с остальными работниками, то есть в период указанного отпуска.

4. Ошибки при предоставлении отпусков. Право на отдых в виде отпуска — одно из базовых прав работника, гарантированных ему ТК РФ. Нередко работодатели при предоставлении отпусков своим сотрудникам допускают ошибки, нарушая при этом трудовое законодательство.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). При этом ст. 125 ТК РФ позволяет по соглашению между работником и работодателем делить ежегодный оплачиваемый отпуск на части. Закон устанавливает, что одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Оставшаяся часть отпуска делится в рамках достигнутого соглашения между работником и работодателем. 

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков устанавливается ежегодно графиком отпусков — данное правило, установленное ст. 123 ТК РФ, знает большинство работодателей и чаще всего в декабре компании имеют уже утвержденный график отпусков на следующий год. Но в большинстве случаев утвержденный график исполняется совершенно иным образом из-за просьб работников о переносе отпуска или иных факторов.

Перенос отпуска сам по себе не является нарушением, но для оформления данных изменений в график отпусков работодателю нужно иметь заявление от работника о предоставлении отпуска раньше, чем он предусмотрен по графику, либо о переносе на более поздний срок. Если изменение дат отпуска связано с производственной необходимостью, то для этого обязательно получить письменное согласие работника на перенос отпуска. 

Также часто у работодателей вызывает вопросы предоставление отпуска работникам, принятым в середине года или в его второй половине. Согласно ч. 2 ст. 122 ТК РФ право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Таким образом, в графике отпусков работникам, которые к моменту начала нового календарного года уже отработали шесть месяцев, отпуск следует предусматривать в полном объеме.

Некоторые категории работников могут требовать отпуск раньше шести месяцев, и работодатель не имеет права им отказать:

• Женщины — до отпуска по беременности и родам и после него. При этом их мужья обладают такими же гарантиями;

• Родители трех и более детей в возрасте до восемнадцати лет до достижения младшим из детей возраста четырнадцати лет;

• Работники в возрасте до 18 лет;

• Усыновители детей до трех месяцев;

• Совместители, если им предоставлен отпуск на основной работе;

• Родители, опекуны или попечители ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет. 

Таким образом, ведение кадровой документации в организации имеет множество нюансов и требует четкого соблюдения правил, установленных трудовым законодательством. Работодателю при организации кадрового делопроизводства нельзя полагаться на сотрудников, не имеющих достаточных знаний и квалификации. Последствиями такого небрежного отношения могут явиться проверки и штрафы со стороны Государственной инспекции труда, а также факты обращения работников в суд для восстановления своих прав. Подобные разбирательства негативно отражаются на репутации компании, а также могут ощутимо «ударить по кошельку» работодателя.