Время на прочтение
4 мин
Количество просмотров 10K
Наука написания писем подвластна не всем. Тут нет строгих законов и поэтому можно сравнить её с гуманитарной наукой. Но мы хотим поговорить о том, какие ошибки нелепые иногда совершаем. И их можно исправить очень легко. Начнём с примера!
Косяки на работе, о которых надо сообщить коллегам или ещё кому-то — это всегда стресс. Вот, смотрите, как могут выглядеть письма-примеры.
1. Уважаемая Светлана!
Спешим сообщить Вам, что мы не успеваем сегодня подписать договор, который мы обещали отправить. Дело в том, что мы решили тщательно его проработать и не успели обсудить все детали. Мы постараемся закончить работу над ним на этой неделе и отправить вам на подписание.
Иван,
менеджер компании «X».
2. Уважаемая Светлана Евгеньевна!
В связи с задержкой и обсуждением всех пунктов договора, который касается завершения оформления сделки с компанией «Y», мы продлеваем процесс подписания договора.
Сообщим об изменениях в течение недели.
С уважением,
Иван Вячеславович Укроп,
менеджер компании «X»
Компания «X» является лидером на рынке технологий выращивания зелени и регулярно поставляет в страны СНГ 135 тонн петрушки…
8(999)0008888
3. Светлана, здравствуйте!
Мы сегодня должны были прислать вам все материалы, которые касаются договора, но не успеваем закончить обсуждение сегодня.
Приносим извинения. Все материалы будут готовы к пятнице, 2-му октября.
Позвоню Вам чуть попозже. Мой телефон: 899999999
Всего доброго!
Иван,
менеджер компании «X»
Сравним?
Итак, если мы сравним эти письма, то найдём в каждом из них недочёты. Излишние канцеляризмы в письме №2, какая-то всплывающая «неправда» в письме №1, третье выглядит хорошо. Но лучше всего было бы конечно позвонить. И просто с человеком это обсудить. Так что это просто демонстрация того, что стоит иногда отказываться от писем. И просто общаться 
Но третье письмо ничего — просто и всё понятно, согласитесь!
/Ловите 30+ примеров отличных сопроводительных писем!/
// Нетикет
1. Многоуважаемый, Уважаемый, Дорогой — так может начинаться любой тост на свадьбе, но не каждое письмо. Приветствие обязательно, но лучше начать с “Добрый день / вечер”, а в идеале с “Привет!”.
2. “Напоминание о необходимости создания команды для обсуждения вопросов…”. На слове “необходимость” мы уже потеряли нашего адресата и наше письмо отправилось бороздить просторы спама или просто кануло в вечность непрочтения.
3. “Важно” — это пометка, которую ставить не стоит ввиду её бесполезности. Абсолютной.
4. Письма — это форма коммуникации не такая стремительная, как телефонный разговор. Не ждите, что ответят сразу и не пишите следом “Очень жду комментарии / ответа”.
5. Вы тоже ошибаетесь, когда нажимаете на “Reply ALL” вместо “Reply”. Это эпично, так что лишний раз проверяем.
6. Вежливость не должна быть излишней. Пожелать хорошего дня, всего наилучшего или сказать “спасибо” нужно только в тех случаях, когда это необходимо. Не злоупотребляем. Спасибо.
7. Скорее включите свои контакты в подпись, если пока там их нет. С другой стороны, если ваша подпись содержит в себе ещё и перечисление вашей должности, обязанностей и прочего — воу, воу, сократим!
8. Структура письма должна быть выверена: кто, зачем, что получит адресат, вопрос, контакты и “всего наилучшего”.
9. Вычитывайте письмо и сокращайте нещадно, меняйте сложные конструкции на простые. Глаголы!
10. Письма не должны провоцировать дискуссии — задаём вопрос конкретно. Никаких “сю-сю!”.
11. Проверяйте свою грамотность (ещё один плюс в пользу сокращения и упрощения).
12. ПОЖАЛУЙСТА, ОТВЕТЬТЕ СРОЧНО! — Caps Lock вряд ли кому-то когда-то помогал лучше донести своё сообщение и подходить только для ссор в социальных сетях.
13. Если пишете коллеге или по поводу встречи, то можно прям в теме письма писать “Ланч в час?” — ваше письмо гарантированно откроют и тоже так быстро ответят!
14. Длинные параграфы вне зависимости от того, насколько важна в них информация, никто не будет читать.
15. Скажите громко “нет” разным шрифтам, которые иногда кажутся интересными. Arial или Times New Roman — таков этикет.
// Помоги себе сам
16. Приложения, которые весят как фильм с вашей свадьбы, очень туго поддаются открытию. Лучше залить их куда-то, чем отправлять бедному коллеге, который потом их с помощью мобильного интернета откроет и всё.
17. Напоминайте о том, как продвигается проект регулярно — не пропадайте надолго, прям систематизируйте информацию о вашей работе и отчитывайтесь тогда, когда есть продвижения или наоборот (сразу!!!). Но, конечно, тут чувство меры тоже может сыграть злую шутку.
18. Не пытайтесь решить срочный вопрос с помощью письма. Звоните!
19. Не отправляйте письма коллеге, который сидит через стол от вас — общайтесь 
20. Вместо написания огромной инструкции или информационного письма с кучей важных фактов сделайте запись в блоге, Википедии, в конце концов в документе для общего пользования.
21. Не ругайтесь в письмах. Это навсегда останется в памяти почтового сервера и будет использовано против вас.
22. Не забывайте, что все письма и цепи, которые они представляют из себя (иногда кандалы) могут стать причиной того, что вы чего-то не увидели или упустили, поэтому пролистать надо всё.
23. Не задавайте вопросы, ответ на который можно загуглить.
24. Пишите, что вам нужно от адресата. Лучше в первой же строчке.
25. Не ведите любовной переписки с того же ящика. Ох, грозит вам это рано или поздно провалом. (Как история, которую мы как-то рассказывали, помните? Парень в ответ на сообщение от HR о том, что его берут на работу, случайно отправил селфи голышом. Полицию вызвала бедная девушка!)
// Вопрос профессионализма
26. Всегда. Всегда отвечайте на письма босса.
27. Не мешайте бизнес, работу и личное.
28. Желательно не отвечать на вопросы вне рабочего времени — вы сами пожалеете об этом, когда письма посыплются в 3 утра.
29. Прежде чем отправить письмо стоит протрезветь.
30. Короткие письма могут казаться слишком грубыми, а длинные слишком сладкими — чертим чёткую грань и вычитываем их!
31. Клиенты и члены команды — разные люди, не мешайте их и не отправляйте одни и те же письма.
32. Не отвечайте на письма, когда вы злитесь. Считаем до 10.
33. Никогда не врите, если вы накосячили.
// Продуктивность
34. Вырубите все бесполезные рассылки и избавьтесь от “1200 непрочитанных”.
35. Лучше не использовать приложения, которые показывают, что пришло письмо. Это отвлекает. Просто проверяйте почту в начале каждого часа. И будет вам радость.
36. Email — это не способ затормозить работу.
// Безопасность
37. Вы всё ещё отправляете пароли по почте? Ох, садитесь, “два”!
38. Никакой информации о деньгах, зарплате…
39. Попросите в конце концов установить себе AdBlock. Или сделайте что-нибудь.
40. Пересылать базы по почте — это тоже плохая мысль.
41. Email-менеджмент
42. Всегда стоит перепроверять адрес, на который вы отправляете письмо, не надейтесь на автозаполнение.
43. Не закрывайте Outlook до того, как письмо отправится (если, конечно, используете такой способ).
44. Проверяйте, можно ли открыть приложения, которые вы отправляете.
45. Вы забыли, что и в какой папке у вас лежит.
46. Письмо — не искусство. Пишите проще!
Продукт
>
Учет клиентов (CRM)
>
Новости управления организацией
>
Ноябрь 2017
>
3 распространенные ошибки при написании электронных писем
- Ошибки в персонализации. Персонализация в продажах очень важна. Вы можете начать письмо с приветствия: «Добрый день, Александр!». Проблема заключается в копировании и вставке текстов для рассылок: часто при этом продавцы забывают изменить имена людей и компаний в теле письма. Отправка электронной почты Александру и обращение к Марии будет прямым путем к проблемам с клиентом. При использовании инструментов электронного маркетинга убедитесь, что ваш HTML-код работает правильно, чтобы в итоге вы не обращались к своему клиенту по фамилии или номеру телефона.
- Шрифты. Еще одна распространенная ошибка – сочетание множества разных шрифтов в письме. Независимо от того, является ли это ошибкой при создании вашего шаблона или вы копируете и вставляете другие электронные письма из Интернета, но если ваша электронная почта содержит множество разных шрифтов (и размеров) – это плохо читается. Вряд ли вам ответят на сообщение. Перед отправкой сбрасывайте чужое форматирование со скопированных текстов.
- Длина. У вас есть только минута или две, чтобы поймать внимание ваших клиентов, поэтому, если вы не можете сделать свое сообщение коротким и ярким, не отправляйте его! Если вы хотите привлечь внимание клиента и вызвать его интерес, пишите короткие письма – от четырех до пяти предложений.
Бонус!
Не забудьте задать вашему клиенту короткий вопрос, который заставит его ответить. Пусть это будет ваш «крючок», ваш твердый призыв к действию, на который ваши потенциальные клиенты не смогут не ответить.
Для выстраивания эффективных коммуникаций с клиентами полезно использовать специальные решения для продаж, например, CRM-систему «Простой бизнес».
Комментарии
Светлана — 29.11.2017Признаюсь, с персонализацией в наших рассылках «не очень», часто мы просто не знаем имен наших адресатов. Пишем просто «Здравствуй, дорогой читатель», ну и тому подобное. Чтобы обращаться к каждому по имени, а лучше по имени отчеству, должна быть хорошая база, где все нужные поля четко заполнены. А если представить себя на месте получателя письма, по мне так лучше будет написано Друг (читатель, товарищ…), чем неправильное имя. Ответить
Влас — 29.11.2017Да, такая досадная оплошность случалась у каждого, хотя бы раз. И хорошее грамотное письмо составлено, и повод для рассылки отличный. Но все может быть испорчено за мгновение — не тот столбец, не та строка.. Открыв письмо с ошибочным обращением, человек лишь ухмыльнется, подумав, что только несерьезная компания может допустить путаницу в именах, читать письмо дальше, скорее всего, не будет. Обидно. Поэтому лучше несколько раз все перепроверить и только потом отправлять. Спешка в этом деле может стоить больших потерь. Ответить
Вы случайно нажали «ответить всем»
Вместо того чтобы ответить конкретному человеку, вы разослали всем в офисе приглашение на обед или свое мнение о викторине, проводимой в соседнем пабе. Это очень неловкая ситуация, и вы можете исправить ее, если сразу же сообщите, что совершили ошибку.
В особенно крупных компаниях такая массовая рассылка может доставить множество неприятностей. Например, в ноябре 2016 года все сотрудники Национальной службы здравоохранения Англии (1,2 миллиона человек) получили тестовое письмо. Некоторые из них нажали «ответить всем», чтобы спросить, что происходит.
Вы назвали получателя чужим именем
Назвать кого-то другим именем это смертный грех. А хуже всего, если до этого в письме вы указали имя получателя правильно, считает Эмили Гортон, HR-специалист турагентства Powder Byrne.
«Я считаю, что такая ошибка показывает отсутствие интереса и внимания к деталям. На ранних этапах переговоров из-за нее у вас может сорваться сделка, — сказала Гортон. — Она серьезно влияет на мнение о собеседнике».
В такой ситуации вам лучше всего признать свою ошибку. Постарайтесь извиниться как можно быстрее, даже если для этого вам придется отправить еще одно письмо. И впредь не забывайте перед отправкой тщательно проверить письмо на наличие ошибок.
Фото: Flickr/jazbeck
Вы отправили письмо слишком рано
Такое случалось с каждым из нас. Иногда получатель это понимает, но порой у него складывается впечатление, что вы недалекий человек. Найджел Парслоу, управляющий директор рекрутингового агентства Harvey Nash, считает, что чаще всего люди допускают такую ошибку, когда торопятся ответить.
«В основном, такая ошибка возникает, если вы торопитесь, отвечаете на ходу или печатаете сообщение во время тряски в общественном транспорте», — пояснил он.
Если вы допустили такую ошибку, сразу же отправьте письмо с извинением и продолжением своей мысли.
«Все мы совершаем ошибки, — сказала Гортон. — Лучше отправить одно сообщение, чем сначала прислать письмо с извинениями, а затем еще одно с тем, что вы забыли сказать. Подумайте, может быть ваш собеседник и так получает сотню писем за день, а тут вы присылаете ему сразу несколько подряд».
Именно поэтому, если вы пишете длинное и важное письмо, лучше сначала укажите в качестве получателя самого себя.
Автокоррекция заменила нужное слово на нечто странное
И опять: сразу же извиняйтесь.
«Как рекрутер я бы не советовала соискателям отправлять письма с телефона, — сказала она. — Когда вы отправляете резюме по телефону, ваш собеседник может подумать, что вы параллельно занимаетесь чем-то еще и не особенно стараетесь. О вас может сложиться плохое первое впечатление, ведь обычно попытки устроиться на работу требуют сил и внимания соискателя».
По мнению Гортон, отправка писем без проверки орфографии также говорит о том, что вы не обращаете внимание на детали.
Вас не так поняли
Эту ошибку можно избежать, если вы хорошо обдумаете то, что пишете, и прочтете свое письмо хотя бы дважды.
«Когда люди торопятся, они часто пренебрегают точностью и качеством подбора слов, — считает Парслоу. — Потратьте несколько минут на то, чтобы обдумать содержимое письма и тон, в котором оно написано. Тогда получатель поймет его именно так, как надо».
Любую онлайн-переписку всегда можно перечитать, поэтому важно заметить, что ваш собеседник не так вас понял
«Если вы поняли, что уже отправили письмо, но хотели сказать в нем совсем другое, лучше извиниться и исправить свою ошибку», — советует Парслоу.
Фото: Shutterstock
Вы отправили начальнику смайлик с поцелуем
Все зависит от ваших отношений с начальником и общей рабочей обстановки. Иногда такое поведение может быть вполне приемлемым. Но так бывает не всегда.
Издание The Telegraph советует в таком случае отшутиться или же притвориться, что ничего не произошло. Многие пользуются этим смайликом, так что вряд ли ваш начальник обидится или вообще обратит на это внимание.
Если же босс прислал такой смайлик в ответ, лучше всего его проигнорировать (если только вы не хотите завоевать его личную симпатию). А еще стоит подумать, в чьи руки еще может попасть ваше сообщение.
«Такое письмо могут легко переслать нежелательным лицам, из-за чего может подорваться репутация вас и вашего бренда», — считает Парслоу.
Вы прикрепили к письму не тот файл
Эта ошибка наверняка знакома людям, которые дают свои файлам непонятные названия. Так, в 2015 году одна женщина отправила потенциальному работодателю кулинарный рецепт вместо своего резюме.
Как выкрутиться из такой ситуации, зависит от того, что именно вы отправили: простой текстовый документ или свою фотографию в обнаженном виде. Обычно достаточно просто извиниться, но если вы прислали нечто совсем неуместное, лучше сразу же объяснить ситуацию по телефону.
«Я считаю, что лучше всего сразу признать ошибку — отправить объяснительное письмо или позвонить, — сказала Гортон. — Иногда из-за какой-нибудь простой ошибки вы можете получить отказ в трудоустройстве. Часто люди пишут у себя в резюме, что у них есть такое качество, как внимание к деталям — что ж, если вы указали такое качество, вы должны следить за тем, что вы прикрепляете к письму».
Фото: Elaine with Grey Cats / Flickr
Вы пытаетесь устроиться на несуществующую должность
По словам Гортон, люди зачастую рассылают сразу кучу резюме, причем даже на несуществующие вакансии. Если в теме письма вы неправильно написали название должности, на которую претендуете, у нас для вас плохие новости.
«Дважды проверяйте свои письма перед отправкой, — советует Гортон. — Так вы покажете, что вы организованный и пунктуальный человек. Разумеется, все делают ошибки, но как только вы заметили свой промах, признайте его и постарайтесь больше так не делать».
В Gmail есть функция отмены, но на то чтобы найти и исправить ошибку, дается всего 30 секунд, так что вам придется действовать быстро.
Если вы сделали ошибку, не стоит воспринимать это как конец света. Главное — не игнорировать, а признать и исправить ее.
«Если вы устраиваетесь на работу в новую компанию, лучше не игнорировать свои ошибки, — считает Гортон. — Если вы сделаете вид, что ничего не произошло, работодатель может подумать, что вы не замечаете своих ошибок, из-за чего у него сложится о вас дурное впечатление. Иногда даже этого бывает достаточно для отказа».
Источник.
Материалы по теме:
Самые распространенные ошибки в резюме – и как их лучше исправить
12 способов выглядеть умнее в электронной переписке
15 непрофессиональных email-привычек, из-за которых вас могут отправить в спам
Как ответить на электронное письмо, о котором вы когда-то забыли
Первые недели карантина для многих были самыми тяжелыми. Даже для нашей команды, хотя работать онлайн нам не привыкать. Мы начали проводить вебинары и многие другие активности в сети — и получать обратную связь и множество запросов. На наши онлайн-события регистрируются более 2000 человек каждый раз. На самом деле — это 2000 коммуникаций. Ежедневно мы получаем более 200 писем и сообщений в мессенджер. И 70% можно было бы сделать более эффективными и позитивными. Понимаем, что для многих учителей такой формат общения и работы новый, необычный, незнакомый. Усталость от карантина и дистанционного обучения тоже сказывается. Поэтому сделали для вас подборку типичных ошибок, избежание которых улучшило бы нашу коммуникацию.
В теме письма указывают основную мысль, то, на что получатель должен обратить внимание в первую очередь. Можно также указать срочность письма, если дело очень спешное.
У нас был недавно милый и забавный случай: одна учительница проходила тестирование для подтверждения полученных знаний во время просмотра вебинара. Но неправильно сдала тест. Как оказалось, она его даже не успела открыть, как это сделал ее внук. О чем она нам и написала в таком виде:
История, конечно, подняла нам настроение, и мы отправили новую ссылку, однако текст письма все же мог бы быть в теле письма, а не теме:)
Если темы вообще нет, то получатель не понимает, о чем пойдет речь в письме, насколько оно важное, срочное и т.д. Даже когда отправляется один файл или ссылка, следует указать в теме ключевые слова. Потом, при необходимости, гораздо удобнее искать такие письма в почтовом ящике.
Особенно озадачивает, когда в письме без темы в тексте написано одно предложение, без конкретики, чего именно это касается. Бывает очень сложно понять, как на такие письма отвечать и как можно лучше помочь человеку.
Вот, например, мы часто получаем такие письма:
Из этого письма мы не можем понять, о каком событии идет речь. Коммуникация затягивается, человек получает решение своего вопроса позже, а энергии тратиться больше.
Так часто происходит, когда e-mail указан как контактный к какому-то проекту или мероприятию. Однако при написании обращений следует учитывать, что таких событий и проектов у владельца почты может быть несколько. Поэтому догадаться о содержании неконкретизированных запросов бывает очень сложно. Иногда стоит всего лишь отметить соответствующую тему.
В приведенном примере это могло бы быть название вебинара, фамилия и имя участника тоже пригодились бы. Приводите максимально все возможные нужные детали, чтобы ваш адресат не спрашивал об этом отдельно.
Мы часто получаем письма без темы и текста внутри, но с прикрепленным документом. В этом документе содержится само письмо. Каждый раз стараемся понять — зачем? Ведь это неудобно и требует дополнительных действий: создать документ в Word, написать текст, сохранить его, прикрепить к письму… Тогда как есть специальное место для темы и «тела» (текста) письма. При необходимости есть встроенные редакторы текста, которые помогают его структурировать и оформить так, как вам нужно.
Дополнительные файлы без необходимости письмо просто утяжеляют. Кроме того, файлы часто могут содержать вирусы. Или получатель может просто не увидеть документ, или тот может не открываться по техническим причинам: телефон, слабый интернет, не поддерживается форма.
Это не касается случаев, когда человек ждет от вас именно этот документ. Например, электронный сертификат о прослушанном вебинаре в приложении к письму. Но все же советуем отправлять какую-то особо важную информацию в формате pdf — такие файлы открываются с большинства устройств, а еще это немножко защищает от нечестного поведения. А письма стоит писать в письмах.
Здесь действует старый добрый принцип «Лучше поздно, чем никогда». Когда-то в университете на курсе дипломатического этикета нас учили неписаному правилу, что каждое письмо должно получить ответ. Правда же, приятно, когда на отправленное вами письмо, в которое были вложены определенный ресурс, время, а может и эмоция, приходит ответ? Даже если это обычное «Спасибо». В общем, желательно дать знать отправителю о получении письма, потому что бывают разные случаи — письма попадают в спам и т.д., и ваш собеседник может не знать, доставлено ли сообщение. А еще, даже если вопрос для вас неактуален, об этом тоже лучше сообщить — тогда другого ответа не будут ждать.
Есть определенный набор-минимум в переписке, которым почему-то часто пренебрегают:
- Письмо начинается с приветствия или вежливого обращения. Не употребляйте фразу «Доброго времени суток».
- Затем излагается основная мысль (в целом может быть по принципу эссе с завязкой, основным текстом и развязкой). Главное — донести, что же вы хотите.
- Между первым и вторым пунктом в деловой переписке принято также спросить о делах или выразить какую-то комплиментарную мысль относительно проектов, деятельности и т.п. Если же это письмо впервые, то стоит, конечно же, представиться и рассказать о своем проекте или организации.
- В конце можно пожелать удачного дня, недели и т.д., сказать «до встречи» или «на связи». Если ответа очень ждете, это стоит вежливо подчеркнуть.
- Завершается письмо подписью, перед которой можно написать «С уважением» или «Искренне». Желательно также в конце указать свое имя и фамилию, должность, место работы и контакты. Последнее можно сделать автоматическим к каждому письму — эта функция есть в настройках.
- Всегда перечитывайте письмо. Избегайте грамматических и орфографических ошибок. Грамотность — это тоже проявление вежливости.
Если ваше письмо длинное, то конечно стоит выделять основные моменты. Почти во всех почтовых сервисах есть функция подчеркивания, выделения жирным или изменения размера текста. Использовать Caps Lock (большие буквы) в переписке равноценно крику. Учитывайте это.
Оповещение от письма среди ночи может изрядно раздражить. В почте теперь есть прекрасная функция — планирование отправки писем. По крайней мере, в Gmail она уже есть. Можно запланировать письмо на любой день и время, даже на период своего отпуска, или отправить себе как напоминание о чем-то важном. И таким образом не беспокоить лишний раз и уважать личное время, а иногда и сон, коллег, организаторов, партнеров и др. Тем более, если вопрос не требует мгновенного ответа.
Это особенно актуально в условиях дистанционной работы, когда все границы и режимы стерлись. Часто слышу от учителей, что теперь их работа продолжается почти круглосуточно, потому что родители могут писать и в полночь. На самом деле, мы это очень хорошо понимаем, потому что иногда наш smm-щик получает сообщения со страницы Facebook в три часа ночи.
Поэтому у нас есть предложение ко всем, от которого невозможно отказаться: давайте все договоримся о правиле: работа из дома не означает, что у рабочего времени нет границ — вечером и на выходных все люди имеют право на отдых. Это нужно, чтобы быть эффективными в рабочий период и сохранять хорошие отношения. Отложите письмо лишний раз на понедельник после 9:00, если вопрос «не горит» именно воскресным утром. Разве что вы точно уверены и знаете, что коллега не читает почту в нерабочее время и не получает громких уведомлений о вашем письме среди ночи.
Мессенджеры — вообще отдельная тема. Они, безусловно, упростили и ускорили коммуникации, но одновременно разбаловали нас и увеличили количество коммуникаций до невиданных масштабов. Не стоит отправлять важные файлы или запросы в мессенджерах. Деловая переписка все еще эффективнее и структурированнее — по почте. Особенно в групповых чатиках важные сообщения могут очень быстро потеряться, потому что часто параллельно ведется несколько разговоров, или же кто-то из участников захочет сбросить смешной мемчик о коронавирусе. Завязывается разговор, и все уже забывают, что где-то выше была ссылка на суперкрутое исследование или какой-то важный файл. Поэтому советуем возвращать всех с рабочими вопросами в почту. Мессенджеры — только для насущных потребностей, личных сообщений и смешных картинок:)
Несколько советов от экспертов мира современных коммуникаций:
- Новое явление — аудио- и видеосообщения. Однако эксперты не советуют использовать их в рабочих переписках — часто может не быть времени и возможности для прослушивания в течение рабочего дня, или не вся информация запомнится и сохранится. Текст всегда надежнее. Оставьте видео и аудио для личных сообщений близким и друзьям.
- Обмениваясь контактами, отправляйте адрес своей электронной почты отдельным сообщением — так удобнее его копировать в почтовый сервис.
- Не стоит пересылать сообщения в виде снимков экрана (скриншотов), если из них нужно использовать какую-то информацию, например, контакты. Для вас это может быть немного быстрее выделения текста и копирования, но собеседнику доставит хлопот.
- Если делаете рассылку на какую-то базу контактов — добавляйте их в «скрытую копию» письма — вдруг получатели не хотят обмениваться своими мейлами с другими?
- Не пишите письма в очень плохом настроении.
- Помните: некоторые важные, слишком радостные или плохие новости человек заслуживает услышать лично, а не узнать из письма.
Мир и технологии движутся быстро, и все меняется. Однако кое-что точно остается вечным — это Вежливость. Если в онлайн-переписке мы всегда будем учитывать, что по ту сторону экрана тоже Человек, то и меньше будет возникать недоразумений и конфликтов.
Ошибки в рассылках – неприятное явление, от которого не застрахованы как крупные компании, так и новички в email-маркетинге. Чаще всего ошибки допускаются из-за банальной невнимательности или незнания определенных нюансов. В этой статье мы рассмотрим 8 ошибок, с которыми сталкиваются при создании email-рассылок, и разберем пути их решения.
Ошибка 1: Работа с устаревшей базой
Иногда случается такое, что компания годами собирает базу подписчиков и никак с ней не взаимодействует. Спустя некоторое время она решается запустить рассылку, но оказывается, что тем пользователям, которые когда-то подписались, уже не очень-то это интересно. А кто-то просто не пользуется почтой, указанной во время подписки. В результате многие письма уходят в спам, а репутация домена падает – сообщения перестают доходить в папку «Входящие».
Как решить
Следует предварительно проверить базу и удалить недействительные адреса. Для этого можно воспользоваться любым валидатором, который проанализирует базу подписчиков и поможет избавиться от несуществующих адресов. Таким образом вы не только сохраните свою почтовую репутацию, но и повысите эффективность всей email-кампании.
Стоит учитывать, что валидаторы, как правило, платные, поэтому потребуется дополнительный бюджет для коррекции базы. Если средств нет, то можно воспользоваться другим способом – плавным наращиванием подписчиков. Сначала выберите самые свежие контакты и проведите первую рассылку. Затем проанализируйте итоговую статистику и удалите некорректные адреса. После этого добавьте к очищенной базе более старые адреса и запустите рассылку еще раз. И так далее.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Ошибка 2: Неправильно подобранная тема
Тема письма – один из ключевых элементов любой рассылки, который напрямую влияет на конверсию. Если он не будет хорошо продуман, то пользователи попросту не станут открывать входящие сообщения либо окажутся разочарованы тем, что содержимое письма не соответствует его теме.
Как решить
Несколько решений проблем, с которыми вы можете столкнуться при составлении темы письма:
-
Тема раскрыта не полностью либо вводит в заблуждение. Избегайте таких формулировок, как «Гарантирую результат», «Улучшаю доверие клиентов» и так далее. Лучше писать конкретнее.
-
Слишком длинная тема. Старайтесь не делать тему письма больше 30-35 символов, иначе она будет не полностью отображаться на устройствах.
-
Некорректное название. Многие компании используют необычные и креативные темы в своих рассылках – и это их фишка. Однако такой вариант подходит не всем и не для любой аудитории. Пробуйте добавлять креатив только в тех случаях, когда вы действительно уверены в его эффективности.
-
Тема оформлена в виде спама. Такое содержимое точно не будет привлекать подписчиков, а сами письма с большой вероятностью станут уходить в спам и игнорироваться.
Ошибка 3: Отсутствуют акценты
Какой бы ни была рассылка, у нее всегда должна быть четкая цель, например, чтобы привлечь аудиторию для вебинара или продать товары. Для подобных случаев следует добавлять призыв к действию, при этом важно создать определенный акцент.
Как решить
-
Выделяйте кнопку с призывом контрастным цветом, чтобы ее было хорошо видно среди остальных элементов рассылки.
- Используйте абзацы с главной информацией в начале письма – в таком случае пользователь поймет о чем текст, даже если не прочитает его полностью.
- Разместите в начале письма баннер и добавьте в него самую важную информацию, которая привлечет читателя.
Ошибка 4: Неправильная персонализация
При заполнении формы пользователи часто указывают свое ненастоящее имя либо вводят его с опечаткой. Некоторые маркетологи берут эти данные и без изменений используют в рассылках. В результате персонализированное письмо становится похоже на плохую шутку.
Вот один из таких примеров, где к Владимиру обращаются так, как он указал свое имя в форме подписки.
Как решить
Перед проведением персонализированной рассылки убедитесь, что в поле с именем указаны корректные данные, а теги в письме работают без ошибок.
Ошибка 5: Отсутствие сегментации
Сегментация – это процесс, когда база подписчиков разделяется на несколько групп. В данном случае ошибка случается, когда рассылки отправляются всем подряд и не учитываются индивидуальные характеристики пользователей. Конечно, отправлять письма всей аудитории можно, но желательно это делать в редких случаях, например, когда нужно пригласить на мероприятие или провести распродажу товаров. В большинстве же случаев лучше разделять аудиторию на несколько групп – такая рассылка с высокой вероятностью попадет в интересы пользователей и окажется наиболее эффективной.
Как решить
- Изучите аудиторию и разделите ее на несколько сегментов.
- Делайте сегментированные рассылки, например, подписчиков можно разделить по демографическим признакам – полу, возрасту и местоположению.
- Используйте сервисы email-рассылок для автоматизации рассылок, например, Cheapsender.
Ошибка 6: Дизайн письма
Хорошо оформленная рассылка – это неотъемлемая часть любой успешной email-кампании. Если допускать типичные ошибки дизайна, то можно не только усугубить всю рассылку, но и снизить доверие к самой компании. Вот что может входить в понятие «плохой дизайн рассылки»:
- опечатки, орфографические и пунктуационные ошибки;
- некорректная верстка, например, когда в письме неверно выровнены элементы, отсутствуют правильные отступы, а сам контент читается сложно из-за плохой типографики;
- использование большого количества шрифтов, цветов и различных дизайн-элементов;
- фотографии в плохом качестве.
Как решить
- Перед запуском рассылки всегда проверяйте письмо на орфографию через специальные сервисы, например, Главред и Text.ru.
- Тестируйте верстку: смотрите, как письмо выглядит в мобильной и десктопной версии.
- Не делайте шрифт слишком большим: для контентного текста будет достаточно 14-16 пикселей.
- Придерживайтесь единого фирменного стиля во всех рассылках.
- Используйте простой стиль оформления рассылок, например, минимализм со сдержанными шрифтами, где нет «кричащих» фотографий и есть много свободного пространства.
Ошибка 7: Неправильный прехедер
Прехедер – это небольшой фрагмент текста, который идет сразу же после темы. Он дополняет ее так, что подписчик сразу понимает содержимое письма без его открытия.
Ситуация с прехедером похожа на ту, что мы рассматривали в примере с темами. Если описание не будет соответствовать действительности или вводить в заблуждение, то пользователи станут отписываться и добавлять рассылку в спам.
Как решить
- Предоставляйте читателям дополнительную информацию, например, размер скидки или время окончания акции.
- Включите в прехедер персонализацию – добавьте в него имя получателя.
- Используйте призыв к действию для привлечения внимания.
Ошибка 8: Нельзя отписаться от рассылки
Отписка от рассылки – это всегда неприятно, однако избежать таких действий пользователей не получится. Даже если ваша рассылка будет проработана на 100%, это не гарантирует того, что от нее никто не отпишется. Поэтому намеренно усложнять процесс отписки мы не рекомендуем. Напротив, если в ваших письмах не будет кнопки по типу «Отписаться», то пользователи станут отправлять письма в спам.
Как решить
- Разместите внизу письма ссылку с понятным текстом – «отписаться», «рассылка не интересует» и так далее.
- Сделайте ссылку заметной.
- Упростите процесс отписки, чтобы у пользователей не возникало никаких проблем.
Выводы
От ошибок в рассылках полностью избавиться нельзя, так или иначе они будут возникать в разных email-кампаниях. Но все это можно минимизировать, если перед отправкой проводить соответствующие тесты и опираться на рассмотренные выше решения проблем. Главное – быть внимательным, а с остальным вам поможет онлайн-сервис рассылок Cheapsender.
Читайте также
