Ошибки при формировании личного дела

Личное дело сотрудника представляет собой комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации, учреждения, складывающийся в процессе его деятельности [2].

Технологическая цепочка процесса организации работы с личными делами включает в себя:

— внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

— подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;

— подшивка в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

— получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

— систематизация полученных документов, внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документах;

— валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;

— подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;

— помещение личного дела в закрывающийся шкаф для хранения;

— дополнение по мере получения документов личного дела;

— систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

— внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела. Подшивка документов в личное дело, проверка правильности нумерации листов;

— ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров;

— выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела — проверка наличия и целостности документов;

— ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системой доступа к личным делам;

— внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному делу по учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом;

— закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;

— сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инвентарного учета личных дел;

— регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

— внесение архивного номера личного дела в журнал инвентарного учета личных дел кадровой службы [1].

Но делопроизводитель при работе с личными делами сотрудников может столкнуться с некоторыми трудностями. Вследствие недостатка времени, знаний при формировании и оформлении личных дел допускаются ошибки. Рассмотрим их более подробно:

1. Нарушение состава личного дела сотрудника и правил оформления:

— неверные сроки формирования личного дела – в том случае, если личное дело работника сформировано до заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность);

— несоблюдение порядка и фактического наличия документов в личном деле работника – отсутствуют основные документы, необходимые для личного дела (внутренняя опись документов личного дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; заявление о приеме на работу и др.) или же они расположены в неправильной последовательности;

— несоблюдение порядка ведения личных дел и отсутствие в них дополнительных документов (характеристики, аттестационные листы, заявления работника о переводе, увольнении и др.);

— нарушен порядок оформления личных дел – неверные данные на обложке личного дела;

— отсутствует в наличии или нарушен порядок ведения внутренней описи документов личного дела;

— отсутствует в наличии или нарушен порядок ведения дополнения к личному листку по учету кадров – не отражены данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров;

— отсутствует в наличии или нарушен порядок ведения личного листка по учету кадров;

— отсутствует или не в полной мере описана автобиография;

— отсутствуют или неполный набор документов об образовании – отсутствие аттестата, диплома, свидетельства и др.;

— отсутствие или неправильное оформление заявления о приеме на работу;

— отсутствие или неправильное ведение книги (журнала) учета личных дел сотрудников [5, c.7-8].

2. Ненадлежащее хранение личных дел сотрудников (не в специализированных сейфах или металлических шкафах, совместно с трудовыми книжками, нехронологическое хранение и др.) [5, c.8].

3. Неограниченный доступ к личным делам сотрудников.

4. Нарушение порядка выдачи личных дел сотрудников для ознакомления.

5. Изъятие документов, внесение изменений, дополнений, правок в личное дело сотрудника без необходимых на то оснований или же посторонними лицами [3].

Данный перечень обозначает ряд моментов, которым следует уделять повышенное внимание. Кадровики с большим опытом утверждают, что предвосхищение ошибок способствует качественному выполнению профессиональных обязанностей и исключению судебных разбирательств по трудовым вопросам.

Личное дело сотрудника как систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов характеризует трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства. Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

В свою очередь формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Следует учесть, что ответственные за ведение и хранение личных дел имеют доступ к неограниченному объему, в том числе и конфиденциальной информации [4, с. 60]. Формирование (последующее ведение, оформление и хранение) личных дел сотрудников в РФ возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Литература

1. Делопроизводство. Личное дело [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-2/76.htm

2. ИП-информ.Ру. Как формируется и ведется личное дело работника? [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://ipinform.ru/kadry/kadrovyj-uchet/kak-formiruetsya-i-vedetsya-lichnoe-delo-rabotnika.html

3. Консультант. Особенности ведения и учета личных дел в кадровом делопроизводстве [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://www.nalog2000.ru/article-hr-accounting/personal-employee/

4. Макарова А.К. Этический кодекс архивиста / А.К. Макарова // Документоведение и архивоведение: традиции и перспективы развития : материалы научно-практической конференции (г. Астрахань, 23-25 марта 2010 г.) отв. ред. Р.А. Коканова. – Астрахань : Астраханский государственный университет, Издательский дом Астраханский университет», 2010. – С. 60-64.

5. Янковская В.Ф. Опись дел по личному составу. Оформляем без ошибок / В.Ф. Янковская / Справочник кадровика. — 2011. — №5. – С.7-10.

3.1. Формирование дел

Формированием дел называется группировка  исполненных документов в дела.

Документы по личному составу формируются в дела по видам документов.

Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год. Исключение составляют дела, формирование которых изначально  не связано  с рамками одного календарного года – личные дела рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные дела, истории болезней, пенсионные дела, а также многие учетные документы.

Окончательное формирование личных дел рабочих и служащих производится после их увольнения; учащихся, студентов, аспирантов после окончания  учебного заведения, аспирантуры;  судебных – после окончания судебного процесса и вынесения решения, истории болезней – после выписки больного,  пенсионных дел –  после прекращения выплаты пенсии.

Личные дела уволенных работников и лиц, окончивших учебное заведение, при подготовке к архивному хранению  целесообразнее объединять в наряды личных дел, не превышающих  250 листов.  Возможно индивидуальное личное дело  формировать в обособленную единицу хранения, как правило,  это личные дела постоянного срока хранения.  

При формировании личных дел необходимо учитывать различные сроки  их хранения. Дела постоянного  и долговременного сроков хранения формируются раздельно, включаются в разные описи

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.

Внутри дела (в том числе в личном деле) документы систематизируются в хронологической последовательности (от начала года к концу года) по дате их регистрации, утверждения, составления. Строго в алфавитном порядке систематизируются наряды личных дел, дела, сформированные из личных карточек, лицевых счетов и трудовых книжек.  При систематизации дел по буквам  алфавита необходимо проводить уточнение до третьей буквы в фамилии лиц, на которых заведено дело.

3.2. Описание дел

Описание дел – это раскрытие состава и содержания документов каждого дела.

Описание дел заключается в  выявлении информационных характеристик дела и в письменном обозначении их на обложке дела.

Информационными характеристиками дела являются:

– название учреждения с указанием вышестоящего ведомства в тот период, за который включены в дело документы;

– название структурного подразделения;

– номер тома;

– заголовок дела;

– крайние даты дела;

– количество листов;

– архивный шифр;

– срок хранения дела.

При описании значительного объема дел  удобно использовать карточный способ описания. Карточный способ помогает оперативно исправлять неточности в описании дел, облегчает систематизацию дел в описи. Все информационные характеристики  дела заносятся предварительно на карточку. Каждой карточке присваивается порядковой номер, он же является временным рабочим номером дела до окончательной систематизации дел. После завершения систематизации, все сведения  с карточек переносятся  на обложку дел и в опись.

Описание отдельных элементов информационных характеристик дела:

– наименование  организации  на обложке указывается полное, в именительном падеже, с указанием ведомства, в систему которого она входит, (если оно имеется) после полного наименования в скобках дается официально принятое сокращенное наименование организации.  При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке  указывается последнее наименование организации, затем  прежнее, которое заключается в скобки.  При передаче  дел в другую организацию на обложке дописывается новое наименование организации, прежнее также заключается в скобки.

– название структурного подразделения,  вынесенного на обложку дела, помогает проведению классификации дел внутри фонда.

– крайние даты дела, которые проставляются на обложке дела арабскими цифрами, определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Крайними датами дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы), являются даты  регистрации, утверждения (или дата заседания) первого и последнего документа, включенного в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело, в случае отсутствия точных сведений о приеме и увольнении дело не датируется или указывается год увольнения. На делах, сформированных в наряды, указывается год увольнения.

Крайними датами журналов (книг) регистрации, учета являются точные календарные даты  первой и последней записи в журнале (книге).

Если дата или ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа документов, дата или ее элементы заключаются в квадратные скобки.

– архивный шифр – это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи,  № дела по описи. Архивный шифр,  как правило, проставляется после включения дела в опись. На делах, передаваемых в государственные архивы Санкт-Петербург,  архивный шифр проставляется в виде штампа работником   государственного архива.

– заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание документов дела.

Заголовок дела должен соответствовать заголовку дела в номенклатуре дел. При необходимости в заголовок вносятся уточнения.

В заголовках дел, содержащих приказы, протоколы, указываются крайние номера документов, включенных в дело.

В заголовке дела  указывается дата, отражающая за какой или на какой период времени сформировано дело.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложке указывается общей заголовок, номер тома  и заголовок каждого тома.

 В заголовках дел, содержащих личные дела, личные карточки и лицевые счета указываются крайние буквы алфавита фамилий лиц, документы которых внесены в дело. При повторяемости букв алфавита в заголовках дел уточнение заголовка необходимо проводить до третьей буквы фамилии. Заголовком индивидуального личного дела является фамилия, имя и отчество лица, на которое заведено дело.

При всем единообразии и унификации заголовков, тем не менее, для повышения их информативности возможно включение в заголовки дополнительных сведений.

При описании личных дел уволенных работников постоянного срока хранения в заголовке целесообразно указывать должность, звание, ученую степень,  выборную должность лица, личное дело которого передается на государственное хранение. Исключением являются личные дела государственных служащих, которые в соответствии с правилами ведения личных дел государственных служащих при их увольнении передаются на новое место государственной службы.

Необходимо отметить, что заголовки судебно-следственных дел, историй  болезней, подлежащих государственному хранению, также имеют специфику описания. В заголовки данной категории дел нужно   включать дополнительные элементы,  полнее раскрывающие содержание документов.

– срок хранения дела: документы по личному составу имеют различные сроки хранения, поэтому данный элемент описания обязательно выносится на обложку дела.

3.3. Оформление дел

Оформление дел, подлежащих постоянному и долговременному хранению,  заключается в  переплете дел, вынесении на обложку дел его информационных характеристик, нумерацию листов в деле, составление листа- заверителя дела и, в случае необходимости,  внутренней описи документов дела.

В делах по личному составу, основой систематизации которых является алфавитный порядок, составление внутренней описи документов рекомендуется, но в случае нарушения алфавитного порядка систематизации документов составление внутренней описи обязательно.

Пример оформления обложки дела, листа-заверителя и форма внутренней описи дела приведены в приложениях №№ 2, 3, 4.

Наверх

Личные дела рождаются и живут в отделе кадров, а потом уходят на пенсию в архив. Если кадровик с архивистом договорятся правильно оформлять личные дела работников, они смогут существенно облегчить друг другу работу.

На примере личного дела логиста Евдокима Фунтикова разберем, нужно ли вести личные дела, какие документы можно и нельзя включать в дело, как правильно оформить личное дело уволенного работника для передачи в архив на длительное хранение, как оформить архивные описи, в которых учитывают личные дела.

Главные вопросы о личном деле

Личное дело – это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Прежде чем перейти к жизнеописанию личного дела, ответим на четыре вопроса, которые часто возникают у ответственных за кадровую работу.

1. Обязательно ли нашей организации вести личные дела работников? 

Ведение личных дел не является обязательным для всех организаций.

Так, например, личные дела обязательно формируются в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих. В личные дела госслужащих помещают соответствующие документы, содержащие персональные данные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом законодательства[1].

Большинство работодателей вправе сами решить вопрос о необходимости ведения личных дел работников. Многие негосударственные организации ведут личные дела, поскольку это позволяет систематизировать и упорядочить документы по каждому работнику, что, в свою очередь, обеспечивает быстрый поиск необходимой информации.

2. Я слышала, что мы должны формировать личные дела, потому что обязаны обеспечить сохранность документов по личному составу. А при ликвидации организации мы сдаем эти документы в архив? 

Любая организация должна обеспечить сохранность документов по личному составу, в том числе и личных дел работников, если они ведутся, в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ[2]):

• законченные делопроизводством до 1 января 2003 г. хранятся 75 лет;
• законченные делопроизводством после 1 января 2003 г. хранятся 50 лет.

Более детально сроки хранения документов определены в Перечне 2019[3].

Рекомендуем вести личные дела работников и оформлять на хранение личное дело уволившегося работника по всем правилам. Хотя бы для того, чтобы в случае ликвидации организации передать оформленные дела в государственный или муниципальный архив (ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ). Учитывая современные реалии, вряд ли компания будет вести свою деятельность в течение 50/75 лет в том статусе и структуре, как была создана или существует сейчас. И при ликвидации либо серьезной реорганизации (присоединение, укрупнение)[4] документы по личному составу, в том числе личные дела сотрудников, необходимо передать в государственный, муниципальный архив или правопреемнику. В противном случае, несмотря на сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД), есть риск, что работавшие в организации (особенно до введения СЗВ-ТД) не в полной мере смогут подтвердить факты своей трудовой деятельности при реализации своих пенсионных прав или получении иных социальных гарантий.

3. Нужно создавать локальный нормативный акт по ведению личных дел? 

Работодатель должен утвердить локальный нормативный акт (далее – ЛНА), устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ)).

Если руководство организации приняло решение вести личные дела работников, это надо зафиксировать. Для этого можно либо разработать отдельный ЛНА, либо включить информацию в общий документ по обработке персональных данных, например, в Положение об обработке персональных данных. И уже в нем установить правила и требования к оформлению и содержанию личных дел, порядок их ведения и хранения, в том числе после увольнения работников, должностных лиц, ответственных за это.

Виды документов, включаемых в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – решением работодателя.

Состав документов личного дела может быть установлен как приказом руководителя организации, так и ЛНА. Удобно издать отдельный приказ, устанавливающий порядок работы с личными делами и регламентирующий состав личного дела.

4. Какие документы можно, а какие нельзя собирать и хранить в личном деле действующего работника организации (то есть до его увольнения)? 

Можно 

К документам, однозначно разрешенным для помещения и хранения в личном деле, относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью, например, трудовой договор, оригиналы или копии приказов (о приеме на работу, переводах, увольнении, совмещении и т.п.), соглашение о неразглашении сведений, докладные и объяснительные записки, акты о нарушении дисциплины и другие документы кадрового делопроизводства.

Нельзя 

Иногда в личное дело подкладывают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС), свидетельства об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН), дипломов и т.д. Все они содержат персональные данные работника. Даже анкета соискателя с фотографией относится к документу, содержащему персональные данные. Поэтому хранить их, не имея установленной или разрешенной законом цели обработки (даже при наличии согласия работника), в том числе в составе личного дела, поскольку это удобно, нельзя.

При трудоустройстве обязательно нужно получить от работника согласие на обработку персональных данных с указанием конкретной цели их использования (ст. 86 ТК РФ). И хотя в докладе Роструда[5] отмечено, что работодатель может хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных, мы рекомендуем отказаться от практики помещения копий личных документов в личное дело.

Эти документы при оформлении можно проверить (ст. 65 ТК РФ), внести данные в личную карточку и возвратить работнику[6].. В личную карточку вносятся сведения из тех документов, которые нельзя хранить в личном деле (паспорта, военного билета, свидетельства о рождении ребенка). Также в карточке повторяют все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении и т.д.

Необоснованное хранение копий личных документов может грозить потенциальными штрафами за нарушение работы с персональными данными при проверках Роскомнадзора[7].

Для юридических лиц:

• от 60 до 100 тыс. рублей – за первое нарушение;
• от 100 до 300 тыс. рублей – за повторное нарушение (ст. 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Что делать, если Пенсионный фонд, военкомат запрашивают копии документов, содержащих персональные данные? 

Какие-то кадровики, фактически нарушая законодательство, хранят в не доступном для проверяющих месте копии паспортов, военных билетов, свидетельств о рождении ребенка и др. Какие-то оспаривают запрос этих сведений и ничего не отправляют.

Наш совет. После запроса официального органа затребуйте у работника соответствующий документ, сделайте копию для однократного использования и направьте ее по запросу. Таким образом вы не нарушите закон.