Из статьи вы узнаете, какие ошибки допускают руководители при организации документооборота, к каким негативным последствиям это приводит, как предотвратить и исправить ошибки.
Ошибка 1.
Наличие участков работы, за риски на которых никто не отвечает
Представим себе обычное предприятие, в штате которого есть юристы, бухгалтеры, кадровики, технические специалисты. Когда возникает какая-либо неприятность, руководитель разводит руками и спрашивает: «Почему меня никто не предупредил?» Персонал задает встречный вопрос: «А кто должен был вас предупредить?» Ведь каждый выполнял обязанности согласно своей должностной инструкции (или трудовому договору) и отвечал ровно за то, за что должен был отвечать.
Ситуация 1
Недавно на семинаре мне задали следующий вопрос. В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В организации, где слушатель работал бухгалтером по расчету заработной платы, соблюсти данное требование законодательства не получалось: заявление на отпуск поступало в бухгалтерию слишком поздно, так как работник писал его за пару дней до ухода в отпуск. В результате оплата происходила в день, предшествующий началу отпуска. Бухгалтера интересовало, как их организация может обезопасить себя.
Отвечаю, что в данном случае никак. Что есть диспозитивные нормы законодательства (обязательства, которые они устанавливают, могут быть изменены по договоренности сторон, например, путем подписания дополнительного соглашения между работодателем и работником) и императивные (обязательства по ним скорректировать нельзя, даже если работник тем или иным образом выразит свое согласие на подобные изменения).
В статье 136 ТК РФ прописаны императивные нормы. Штрафы за несвоевременную выплату отпускных установлены ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Судебные решения по поводу наложения данных штрафов легко найти в свободном доступе (Постановление Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2016 № 4а-29/2016).
Такой ответ слушателя не устраивает, он просит найти решение его проблемы. Как выясняется, в организации есть график отпусков, однако довольно часто оплачиваемый отпуск предоставляют по заявлению сотрудника, которое его непосредственный начальник подписывает буквально за день до отпуска. Далее заявление подписывает руководитель предприятия, потом оно поступает в отдел кадров. Кадровики составляют приказ, который передают в бухгалтерию. Работники бухгалтерии возмущаются, что отдел кадров взял заявление, поступившее слишком поздно, а кадровики отвечают, что не могли не оформить приказ, так как на нем стояла подпись директора.
«Раз руководитель предприятия поставил подпись на таком приказе, значит, он принял на себя риски в данном случае. Вы не можете принимать за него решение. Ведь речь не идет об уклонении от уплаты налогов, где бухгалтер тоже может быть привлечен к ответственности. Почему вас это так волнует?» — спрашиваю я бухгалтера. «А вдруг он спросит, почему мы не предупредили его о рисках?» — задает он встречный вопрос.
Безусловно, очередной оплачиваемый отпуск должен оформляться в другом порядке. По общему правилу, работнику отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, и если что-то меняется в порядке его предоставления, то в график должны быть внесены соответствующие изменения. Поэтому если работник обращается к своему руководству и просит предоставить ему отпуск в заранее не согласованное время, то работодатель вправе отказать.
Проблема, которую поднял слушатель, была гораздо шире: кто должен в таком и аналогичных случаях предупреждать работодателя о рисках и подтверждать своей визой, что их нет? Юристы? Они зачастую даже не видят кадровых документов, занимаются договорами, судами и крупными проектами. Кадровики, к которым подобные и иные приказы поступают уже подписанными согласно порядку, установленному в организации? Бухгалтерия, в задачу которой входит оплата отпуска по приказу, а не разматывание клубка проблем, причины которых кроются на предыдущих этапах?
Рассмотренная ситуация — частный случай. На самом деле рисков, связанных с персоналом и кадровыми документами, может быть больше. На многих предприятиях отсутствует лицо, подтверждающее своей подписью безопасность совершения того или иного действия, связанного с персоналом. Риски предприятия, за оценку которых никто на практике не отвечает, не только кадровые. Если речь идет о строительстве, это могут быть юридическо-технические риски.
Если руководитель хочет, чтобы его предупреждали о рисках, он должен понимать, на каких участках они гипотетически могут возникнуть. Ему нужно знать, какой специалист компетентен и может предупредить о рисках. Нужно продумать систему оформления документов, чтобы этот специалист своей визой подтверждал отсутствие рисков по данной операции или писал сопроводительное письмо, обосновывающее, почему данные риски могут возникнуть.
Отсутствие кадровых рисков может подтверждать руководитель кадровой службы, который будет визировать приказ до того, как тот попадет на стол директору; технико-юридических — руководитель технической службы или юрист.
Если руководитель подписал документы, а потом отправил их компетентным специалистам для исполнения, то это означает, что риски на себя он уже принял и пенять потом на других лиц, что его не предупредили, он не может.
Ошибка 2.
Руководитель подписывает договор только при наличии визы юриста
Юрист не руководитель предприятия, чтобы решать, что подписывать, а что нет. И не служба безопасности, чтобы хватать руководителя за руки со словами: «Этого подписывать нельзя».
Ситуация 2
Работая в московском агентстве недвижимости, своей подписью я должна была подтверждать отсутствие гражданско-правовых и налоговых рисков. Мне принесли проект договора, согласно которому для нашего агентства поиск покупателей недвижимости осуществляла другая компания.
Интересуюсь у менеджера, какой объект (свой или чужой) мы продаем (хотя понимаю, что своих объектов нет и продавать в общем-то нечего) и почему наша фирма обратилась в стороннюю организацию, если в московском подразделении компании работает 300 человек, каждый из которых был бы рад выполнить подобную работу. Выясняется, что был заказчик, который хотел, чтобы часть работы по проекту выполнило одно агентство недвижимости, другую часть — другое. Все деньги, полагающиеся обоим агентствам, вначале перечислят нам, а потом мы перечислим второму агентству по тому договору, который мне принесли.
Спрашиваю, почему нельзя заключить договор, в котором фактические отношения будут соответствовать его тексту: один заказчик, два соисполнителя, четко прописанные действия каждого, права, обязанности, выплачиваемое вознаграждение (тем более непонятно, зачем нам принимать участие в расчетах между заказчиком и вторым агентством).
После моего вопроса у менеджера отдела маркетинга начинается истерика, смысл которой состоит в том, что так никак сделать нельзя, но почему, он рассказать не может. Объясняю, что завизировать такой договор не могу: налоговики могут счесть расходы необоснованными, так как для работы, выполнить которую может любой из 300 наших специалистов, мы зачем-то согласно договору привлекаем третьих лиц.
Истерика менеджера становится еще больше. Попытки объяснить, что я не руководитель организации и если последний захочет, то подпишет оное творение, не помогают. Получить внятное объяснение, почему нельзя должным образом оформить данный договор, мне так и не удалось.
Миссию юриста в процессе документооборота многие воспринимают несколько странно. Недавно на «Фейсбуке» я прочла мнение одного менеджера (привожу здесь, так как полагаю, что он выражает представление о юристах значительного количества людей): «Юрист в отличие от нас, менеджеров, не передовик… Написать правовое заключение, скомпилировав части законов, — много ума не надо! Юрист должен на любую мою хотелку менеджера придумать, как это сделать. А если делать так, как говорят юристы, можно вообще закрывать фирму и не работать».
Во-первых, внутренний юрист вообще не должен ничего придумывать. На юридическом факультете учат другому: оценивать договоры, разбираться в судебном процессе и т. д.
Конечно, есть специалисты, которые могут что-то придумать, но, как правило, это специалисты консалтинга очень высокой квалификации. Они специализируются именно на такой работе и берут за нее столько, что оплата мозговой деятельности подобного специалиста может стоить во много раз больше, чем барыши, которые гипотетически можно получить от реализации априори нецелесообразной прихоти менеджера, если таковые вообще будут (пишу как руководитель консалтинговой компании, занимающейся поиском нестандартных решений).
Во-вторых, юрист не может давать советы, что делать, так как внутренний юрист нужен прежде всего для того, чтобы объективно рассказать собственнику о рисках. Представим, что вашему юристу поступил конкретный договор. Некоторые риски он может устранить самостоятельно путем переговоров с уполномоченными лицами контрагента; некоторые — с помощью менеджера, который ведет данный проект и обсуждает условия работы с контрагентом.
Может случиться, что отдельные риски не будут устранены, так как юрист не вправе принимать решения за вашего контрагента, диктовать коммерческие условия менеджерам с обеих сторон. Тогда руководитель предприятия может сказать: «Да, условия рискованные, но мы на них пойдем, так как этот клиент нам очень нужен» или «Нет, пусть они принимают наши условия или сделки не будет». Чтобы принять решение, руководитель должен знать, какие риски не устранены после всех согласований. Эти риски юрист должен ему объективно описать.
Представьте себе, что стоит, как в сказке, столб и на нем написано: «Направо пойдешь — коня потеряешь, налево пойдешь — себя потеряешь». Вы же к столбу не станете предъявлять претензии за то, что он вам указывал, куда идти, тем более что куда идти, он и не говорил.
Что происходит на предприятиях? Очень часто пытаются переложить ответственность за риски предприятия с его руководителя на эксперта. Многие считают, что хороший юрист тот, который оперативно визирует все документы. Однако в большинстве случаев так поступают юристы, которые не видят рисков из-за низкой квалификации или потому, что им просто лень разбираться в том или ином вопросе. Нередко юрист не указывает риски в силу того, что не хочет конфликтовать с не очень умными людьми, пытаясь рассказать им, с какими неприятностями они могут столкнуться, если совершат те или иные действия.
Так и хочется сказать: «Уважаемые инфантильные руководители и менеджеры, если вы не можете воспринимать объективную оценку ситуации, сделайте факсовую подпись якобы существующего на вашем предприятии юриста, ставьте ее на каждый документ самостоятельно до того, как его подписать, если факт ее наличия вас успокаивает. Взрослые люди должны понимать, что не на каждом договоре будет поставлена виза. При ее отсутствии, зная риски, руководителю придется взять на себя ответственность и подписать договор или отказаться от него».
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 2, 2017.
Любой первичный документ отражает какой-либо факт хозяйственной жизни организации и подтверждает либо доходы, либо расходы. А значит, первичные документы напрямую влияют на формирование итоговых финансовых показателей работы организации и на налогооблагаемую базу при расчете налогов. Из-за неправильно оформленных первичных бухгалтерских документов компания может исказить финансовые показатели итоговой бухгалтерской и налоговой отчетности.
Именно по этой причине, необходимо внимательно относится к первичным документам и грамотно выстроить документооборот в организации. Также требуется используемые в организации формы документов закрепить учетной политикой, а новые формы утвердить приказом руководителя. Рассмотрим основные ошибки по работе с первичными документами, которые нужно найти вовремя и исправить.
Ошибка 1. Формы первичных документов не утверждены приказом руководителя и учетной политикой организации
В 2013 году было отменено обязательное применение форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм. Организация теперь вправе самостоятельно разрабатывать формы документов, применяемые в документообороте за исключением некоторых.
Разработанные самостоятельно формы документов могут быть выполнены на основе унифицированных с добавлением или удалением отдельных строк и колонок. Такие формы первичных документов утверждаются приказом руководителя и закрепляются Учетной политикой организации.
Обязательными для применения без права самостоятельно их изменять и дополнять остаются три формы первичных документов:
- по учету кассовых операций (п.4.1.,4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88);
- по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1);
- по учету услуг по перевозке грузов (Уставы и Кодексы соответствующих видов транспорта, Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Письма Минфина России от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014, от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36).
Отмечу, что для упрощения документооборота многие организации продолжают применять формы, которые содержатся в альбомах унифицированных форм.
Рекомендация: следите за тем, чтобы первичные учетные документы соответствовали формам, утвержденным Учетной политикой организации. Не забывайте утверждать новые формы первичных документов приказом руководителя, иначе у вас появляется риск признания расходов неподтвержденными документально. Кроме того, нарушение п.4 ПБУ 1/2008 ведет к административной ответственности руководителя (ст.15.11 КоАП РФ)
Ошибка 2. Документы оформляются без печати, подписей, указания должностей и документов, подтверждающих полномочия подписантов
На основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен Документом. Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то на следующий день после его свершения. Основные требования к обязательным реквизитам при составлении документа содержатся в пункте 2 вышеуказанной статьи ФЗ № 402-ФЗ. Список является закрытым и не содержит упоминания о печати организации или ИП.
Печать
Применять или не применять печать для организаций, имеющих статус ООО или АО — это право, а не обязанность (п. 7 ст. 2 Федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 г.). Сведения о наличии или отсутствии печати должны быть закреплены в Уставе организации. ИП также вправе вести упрощенный бухгалтерский учет и не использовать печать в своей финансово-хозяйственной деятельности.
Ответственность за ведение учета и необходимые реквизиты составителей документа
В соответствии с п.3 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов по свершившимся фактам хозяйственной жизни.
В июле 2019 года федеральный закон N 247-ФЗ дополнил статью 9 «Первичные учетные документы» новым абзацем. Теперь письменные требования главного бухгалтера или иного должностного лица, на которое возложено ведение бухучета, либо лица, с которым заключен договор об оказании бухгалтерских услуг в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников организации.
Таким образом, главными и необходимыми в первичном учетном документе являются подписи, должности и расшифровки подписей тех лиц, которые составили документ.
Доверенность
В доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения, при отсутствии даты — такая доверенность ничтожна (п.1 ст. 186 ГК РФ). Доверенность без указания конкретного срока ее действия — действует в течение одного года со дня ее совершения. По нотариально заверенным доверенностям существует реестр, в котором публикуются сведения о доверенностях, отозванных или прекративших свое действие.
Рекомендации: налоговые инспекторы не принимают расходы по документам, оформленным с нарушением законодательства. Поэтому:
- Следите, чтобы первичные учетные документы организации содержали не только подписи лиц их составивших, но и должности и расшифровки подписей. Кроме этого, должны в наличии быть документы от контрагента, подтверждающие право этих лиц составлять и подписывать данные документы (это могут быть приказы или доверенности).
- Если контрагент не использует печать, то обязательно запросите заверенную копию его Устава, где этот пункт про неиспользование печати закреплен.
- Обратите внимание на даты в доверенностях или актах. Несуществующая дата, например, 31 сентября 2019 в акте или 99.01.2019 в доверенности подписанта приводят к ничтожности документа, а значит, расходы в таком случае документально не подтверждены и не могут быть учтены при налоговом учете.
Ошибка 3. Первичные документы составляются с нарушением положений договора
Любой хозяйствующий субъект для уменьшения налогооблагаемой базы по НДС и прибыли имеет право применять универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры»).
Кроме того, форма УПД носит рекомендательный характер и на основании письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322 ее можно дополнять. Однако, некоторые контрагенты отказываются до настоящего момента работать с УПД и предусматривают в договорах отдельными положениями счет-фактуру и акт.
Согласно ст.309 ГК РФ договорные обязательства должны исполняться в соответствии с условиями заключенного договора. Особенно, это касается взаимоотношений с государственными заказчиками.
Рекомендации: следите, чтобы первичные документы составлялись в соответствии с требованиями положений заключенных договоров во избежание спорных ситуаций с контрагентом.
Ошибка 4. По ТОРГ-12 или акту транспортные расходы принять нельзя
Часто на практике при получении товара по заключенным договорам поставки отдельной строкой выделены транспортные расходы. На основании п.1-3 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, утвержденного 259-ФЗ от 08.11.2007 г. перевозка груза подтверждается таким первичным документом, как транспортная накладная. Без транспортной накладной груз к перевозке не принимается. Форма транспортной накладной содержится в Приложении № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272.
Рекомендации: следите, чтобы в пакете первичных документов на поставку товаров при выделении в них транспортных расходов отдельной строкой обязательно была транспортная накладная. При ее отсутствии транспортные расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по прибыли и НДС не принимаются.
Ошибка 5. Юридические лица и ИП проводят кадастровые и инженерные работы без лицензии и СРО, монтажные и демонтажные работы по пожарной сигнализации без лицензии МЧС
Геодезические работы
Важным этапом строительства объекта являются геодезические работы. При заключении договора на данные виды работ во исполнение своей добросовестности для соблюдения требований ст. 54.1 НК РФ необходимо проверить своего контрагента на право осуществлять такой вид деятельности и запросить у него необходимую разрешительную документацию.
Проведение геодезических работ — лицензионный вид деятельности (ст.21 Гл. 5 Федерального Закона 431-ФЗ от 30.12.15 «О геодезии и картографии»). Согласно п.4 Положения о лицензировании геодезической и картографической деятельности, утвержденной Постановлением Правительства № 1099/28.10.99, этот вид работ могут осуществлять как юридические лица, так и ИП.
Исполнители геодезических работ должны иметь в собственности высокоточное специализированное поверенное оборудование для замеров, а также обладать соответствующем образованием. Поверку оборудования должны осуществлять аккредитованные специализированные центры.
Установка систем пожарной сигнализации
Если при проведении подрядных работ в техническом задании и смете предусмотрены работы по демонтажу и монтажу противопожарной сигнализации, то у контрагента на выполнение данного вида работ должна быть лицензия МЧС. Это также лицензируемый вид деятельности (Постановление Правительства РФ № 1225 от 30.12.2011 г.) Обязанность получить официальное разрешение на проведение этого вида работ также прописана в пп.15 п.1 ст. 12 Федерального закона 99-ФЗ от 04.05.2011 г. «О лицензировании отдельных видов деятельности».
Рекомендации: Следите за тем, чтобы в пакете документов при формировании досье на контрагента, с которым заключается договор на оказание лицензионных видов услуг, в реквизитной части договора указывались реквизиты лицензий и СРО, а также запрашивайте заверенные копии данных документов для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ.
При заверении копий документов проконтролируйте, чтобы обязательно была указана дата заверения, иначе заверенная копия документа юридически ничтожна. При отсутствии лицензий на данные виды деятельности у контрагентов или их приостановке у вас появляется серьезный риск непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Ошибка 6. Работа спецтехники на объекте не оформлена первичными документами
Часто при проведении строительных работ в аренду берется необходимая строительная техника с экипажем. Согласно п.1 ст. 609 договор аренды, по которому одна из сторон является юридическим лицом, заключается в письменной форме независимо от срока и предмета аренды.
Если одной из сторон по договору аренды является ИП, который применяет упрощенную систему налогообложения, то бухгалтерский учет он может не вести и в таком случае возникают проблемы с первичными документами. Как быть в такой ситуации?
Учитывая, что договор заключается в письменной форме, то в договоре вы можете отдельными положениями предусмотреть необходимый для подтверждения расходов организации, пакет первичных документов.
Как правило, для такого вида расходов, это акт оказания услуг и копии путевых листов (форма типовая межотраслевая ЭСМ-2) или копии рапортов о работе спецтехники (форма типовая межотраслевая ЭСМ-3). Но поставщик услуг может использовать и иные формы первичных документов.
Если вы используете общую систему налогообложения, то для оптимизации своей налоговой базы лучше привлекать контрагентов-поставщиков услуг с аналогичной вашей системе налогообложения.
Рекомендации: следите, чтобы в пакете документов при формировании договора с контрагентом, с которым заключается договор на аренду спецтехники с экипажем, спецтехника, предусмотренная в договоре, и необходимые специалисты для этой работы, были у него в наличии, и это подтверждалось документально.
Для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ запросите копии ПТС и штатного расписания. При отсутствии в штате контрагента-поставщика необходимого специалиста и в собственности или аренде спецтехники — возрастают ваши риски непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (осн. п.1 ст. 252 НК РФ).
Ошибка 7. Внесение изменений в бухгалтерскую отчетность
С 1 января 2020 года обязательный экземпляр бухгалтерской отчетности будет представляться в электронном виде по ТКС в налоговый орган для размещения в специальном ресурсе ГИР БО (государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности), за который будет отвечать ФНС (такие изменения в закон о бухучете внес Федеральный закон от 28.11.2018 № 444-ФЗ).
В случае исправления ошибки в уже сданной бухгалтерской отчетности, исправленная бух.отчетность представляется в ИФНС в виде электронного документа по ТКС не позднее, чем через 10 рабочих дней со дня, следующего за днем внесения исправления, либо за днем утверждения годовой бухотчетности, если федеральными законами или учредительными документами фирмы предусмотрено утверждение бух.отчетности.
Рекомендации: не забывайте, при внесении изменений в бухгалтерскую отчетность, своевременно передать в ИФНС ее уточненные данные. Ответственность за нарушение правил бухучета предусмотрена ст.120 НК РФ и ст.15.6 КоАП РФ в виде денежных штрафов.
Отправим материал Вам на почту
Ошибки в документации: как исправлять? Два способа внесения правок в первичку
Ни один человек не может быть абсолютно уверенным в том, что делает все безошибочно. Даже бухгалтер. Каким бы щепетильным, аккуратным и педантичным он бы ни был. Иногда по воле коварного случая неточности могут возникать неожиданно без какого-либо умысла. Как показывает практика, ошибки в документообороте- не редкость. Оплошность может произойти даже при использовании специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации документооборота, подготовки первичных документов, на которых, собственно, и основывается весь бухучет.
Согласно нормам российского законодательства, любой документ с недостоверными сведениями теряет свою юридическую значимость. Следовательно, организация не имеет права использовать его в качестве подтверждения факта ведения своей финансовой деятельности в дальнейшем.
Однако, совсем не все реквизиты «неприкосновенны».
В соответствии с разъяснениями Минфина существенная ошибка – это недостоверные данные, содержащиеся в первичном документе в названии, содержании, дате составления, должности и ФИО исполнителя или подписанта, величинах (натуральных и денежных). Другими словами, любые описки/просчеты в перечисленных выше сведениях дают полное основание считать тот или иной документ недействительным с точки зрения закона до исправления ошибок в первичных документах.
Наиболее распространенными и часто выписываемыми первичными документами являются:
- Акты об оказании услуг;
- Авансовые отчеты;
- Накладные.
Исправление ошибок в документах, перечисленных выше, возможно, но делать это надо строго в соответствии с нормами.
Самые распространенные ошибки документооборота
Чтобы не допустить случаев потери тем или иным документом его легитимности, рекомендуем учитывать перечисленные ниже аспекты при заполнении различных первичных документов.
Акты
Эти первичные документы должны обязательно иметь название, которое может быть определено на организационном уровне. Также необходима дата составления, т.к. многие ошибочно считают, что, указав в содержании акта период, в течение которого выполнялись работы или услуги, они снимают с себя ответственность проставлять дату составления документа.
Обязательно проверяйте ИНН своего контрагента. Сверку следует делать не только с регистрационной карточкой организации, но и с данными, содержащимися в ЕГРЮЛ. Наименование услуг должно быть прописано подробно и не вызывать вопросов у налоговой. Если акт заверяется подписантом по доверенности, надо обязательно указать реквизиты доверенности и приложить к документу ее копию.
Узнать всю информацию про контрагентов вам позволит СБИС Проверка контрагента. СБИС покажет вам юридический адрес, ИНН предприятия, ФИО директора, а также выявит аффилированных лиц, покажет данные по финансовой стабильности организации, а еще выдаст заключение о добросовестности контрагента. Узнайте у наших специалистов о бесплатном тест-дайве сервиса!
Накладные
В накладной должны быть обязательно прописаны такие сведения, как дата и номер, а также указаны должность и ФИО подписантов.
Авансовые отчеты
В этих документах строгой отчетности обязательными реквизитами являются дата, сведения о подотчетнике (ФИО, должность) и о статьях расходов с пояснениями.
Два способа исправления ошибок в документах
Утвержденным приказом № 62н от 16.04.2021г. Минфин определил отдельный стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», в рамках которого содержится отдельный раздел, регламентирующий правила исправления ошибок в документах.
При обнаружении ошибки в документе, следует, в первую очередь, классифицировать, является она существенной или нет. Если неточность отменяет легитимность документа, тогда следует ее оперативно исправить. Существуют правила, регламентирующие корректировки в первичке, согласно которым необходимо обязательно указывать дату, когда изменение было внесено, а также сведения о сотруднике (ФИО, должность), которые внес эти правки.
Законом предусмотрена два основных пути, по которым можно пойти при необходимости исправлений в первичной документации:
- Правки в первоначальном документе;
- Создание и отправка корректирующего документа.
Остановимся подробнее на каждом из них.
Исправления в первоначальном документе
Первым способом исправления ошибок в документе является непосредственная правка данных. С одной стороны, это самый простой вариант из всех возможных, ведь требуется только откорректировать неверные данные. Однако, есть определенные сложности, например:
- Если ошибка документооборота комплексная, тогда придется вносить правки в большее количество бумаг. Это неудобно и, более того, может породить новые неточности;
- Также в случае нескольких правок в одном документе он просто-напросто становится малочитабельным. Контрагент может не разобраться в исправлениях и не понять, каким данным стоит доверять. Те же вопросы может задать налоговый инспектор, который будет проверять эти первичные документы;
- Неприменимость для электронных документов, ведь в этом случае произойдет нарушение целостности контейнеров и криптографической подписи, что автоматически сделает бумагу не легитимной;
- Сложности в двусторонних правках – если ошибки в документообороте были обнаружены уже после взаимного обмена экземплярами с контрагентом, то необходимо будет точно проконтролировать, что исправления ошибок в документах были точно внесены. В этом случае можно еще попросить контрагента уничтожить имеющуюся версию и направить ему новую бумагу с внесенными в нее от руки исправлениями.
Как видите, у первого способа есть много ограничений, которые не удобны с операционной точки зрения, отнимают много времени и ресурсов и, что самое главное, могут породить новые неточности и несоответствия.
Корректирующие документы
Наиболее современным, удобным, прозрачным способом исправления ошибок документооборота является второй способ: создание нового, правильного документа. На законодательном уровне этот способ четко не регламентирован, следовательно, каждое предприятие может самостоятельно выработать правила для этой процедуры и закрепить их в нормах и учетных политиках.
Существует лишь одно ограничение – вносить исправления в системе электронного документооборота может только сторона, которая выписала первичную документацию даже если неточность была выявлена контрагентом.
Для эффективной работы с документами в организации, повышения скорости оборота и согласования бумаг, сокращения числа ошибок рекомендуем вам воспользоваться системой СБИС Электронный документооборот. Для работы в нем вам потребуется электронная цифровая подпись, приобрести которую можно в нашем Центре ЭЦП.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
Анна Берлина, партнер, руководитель практики трудового и миграционного права «Пепеляев Групп», выявила пять ошибок, которые совершают работодатели при работе с электронным документооборотом. Ошибки влияют на результаты споров с работниками в суде. В статье — советы, как минимизировать риски.
Электронный документооборот (ЭДО) — это удобный и современный способ взаимодействия между работниками и работодателями. Но при переходе на ЭДО работодатели нередко допускают ошибки или не учитывают отдельные важные моменты, что приводит к спорам с работниками или ослабляет позицию работодателя. Мы собрали топ-5 распространенных ошибок работодателей, которые стоит учесть, чтобы не попасть в аналогичную ситуацию и минимизировать свои риски.
Ошибка 1. Не провели разъяснительную работу среди работников
При переходе на ЭДО нужно провести разъяснительную работу среди работников, чтобы они понимали порядок идентификации, подписания документов электронными подписями. Недостаточное понимание процедур ЭДО может привести к судебным спорам с работниками. В качестве примера можно привести следующие кейсы.
Работодатель и работник подписали ученический договор посредством ЭДО. Когда работодатель попытался взыскать с работника расходы на обучение, работник стал оспаривать заключение ученического договора, утверждая, что подпись не его, ученический договор носил ознакомительный характер, а оригинал подписанного договора отсутствует. Аргументы работника убедили суд первой инстанции, однако апелляция и кассация поддержали работодателя. Доводы работника были признаны несостоятельными, ведь ученический договор был подписан усиленной квалифицированной электронной подписью и имел обязательную силу для обеих сторон.
Исходя из аргументов работника, можно предположить, что он плохо понимал, что подписывает юридически значимый документ. Полагаем, что, если бы работодатель разъяснил ему до подписания договора то, что подписание договора электронной подписью приравнивается к собственноручной подписи, спора можно было бы избежать (определение СК по гражданским делам Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.03.2021 по делу № 8Г-3951/2021 [88-4827/2021]).
Другой пример. Сотрудницу привлекли к уголовной ответственности по ч. 1 ст. 293 УК (халатность). Одним из нарушений было то, что сотрудница неоднократно передавала другим сотрудникам свой токен с ЭЦП для подписания документов от ее имени, а также оставляла его без присмотра на длительное время в течение рабочего дня. В свое оправдание сотрудница среди прочего заявляла, что она не имела опыта и достаточного уровня знаний и квалификации для работы с системой электронного документооборота. Однако суд признал ее виновной в халатности и оштрафовал на 10 тыс. руб. (постановление Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 16.02.2022 по делу № 77-1025/2022).
Как исправить. Перед тем как перейти на ЭДО, проведите разъяснительную работу среди сотрудников по всем нюансам электронного документооборота. Опыт показывает, что сотрудникам сложно воспринимать обучение ЭДО на слух, то есть в ходе семинара или вебинара. Чтение инструкций также неэффективно, мы уже давно привыкли осваивать такие вещи эмпирически. Оптимальный вариант — краткая презентация, инструкция с картинками и задание оформить документ в ЭДО (например, заявление на отпуск). Не забудьте собрать с сотрудников подписи о прохождении тренингов и об ознакомлении с локальными актами, регулирующими ЭДО. Во-первых, это поможет донести всю необходимую информацию до сотрудников. Во-вторых, в случае споров с каким-то из сотрудников о том, что он не понимал какие-то детали ЭДО, у вас будут дополнительные доказательства того, что работодатель объяснял ему эти требования, а работник должен был их соблюдать.
Ошибка 2. Не настаивали на соблюдении правил ЭДО
Сотрудницу уволили по соглашению сторон, которое было заключено путем обмена документами по электронной почте. Однако по условиям трудового договора взаимодействие между работником и работодателем должно было осуществляться путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, тогда как соглашение о расторжении трудового договора не было подписано усиленной квалифицированной электронной подписью сотрудницы. В связи с этим суд не увидел оснований полагать, что работник согласился расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон (апелляционное определение Московского городского суда от 20.07.2021 по делу № 33-29002/2021).
Как исправить. Если компания переходит на ЭДО, то придерживаться установленных правил постоянно необходимо. Отступление от этих правил может привести к спорным ситуациям и проигрышу в суде.
Ошибка 3. Не обеспечили доступность систем
Компания перешла на ЭДО при взаимодействии с работниками с использованием «1С:Документооборот». Один из сотрудников при подготовке объяснений для руководства обнаружил, что ему закрыли доступ к документам в системе «1С:Документооборот» и в результате он не может получать служебные приказы. Несмотря на просьбу в адрес внутренней службы безопасности предоставить работнику доступ к системе, в доступе ему было отказано. В суде, куда обратился работник, ограничение доступа к документам системы «1С:Документооборот» были признаны препятствием исполнения трудовых обязанностей и конкретных поручений руководства, оформленных приказами одновременно с созданием препятствий для их исполнения. Данные действия работодателя в отношении работника суд признал созданием неравных, неблагоприятных условий труда и дискриминацией работника по признакам, не связанным с его деловыми качествами (определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 12.04.2021 № 88-7246/2021).
Как исправить. Не привлекайте работника к дисциплинарной ответственности, если он не мог исполнить обязанность ввиду отсутствия доступа в системы, если, конечно, работник сам виновно не сломал этот доступ.
Ошибка 4. Не регламентировали порядок действий при технических проблемах
Рекомендуем регламентировать порядок действий при технических проблемах с электронными системами. С одной стороны, это позволит оперативно узнавать о возникающих проблемах, а с другой — лишит работников возможности ссылаться на технические неполадки при невыполнении поручений.
Как исправить. Пропишите конкретно в регламентах:
- при отсутствии доступа в систему — звони в IT;
- при отсутствии мобильной связи — пиши по электронной почте в IT и руководителю;
- проверяй работоспособность систем, обеспечивай заряд, свободную память, своевременные обновления и т. п.
Ошибка 5. Не оплатили расходы
ЭДО часто используется вместе с дистанционной работой. В таком случае у работодателя возникает обязанность компенсировать работнику расходы, связанные с дистанционной работой. Игнорирование этой обязанности может быть расценено судом как нарушение трудового законодательства.
Приведем пример из судебной практики. Работнику предложили подписать дополнительное соглашение к трудовому договору о дистанционной работе. В дополнительном соглашении было указано, что работник должен за свой счет обеспечить наличие высокоскоростного доступа к сети Интернет, оплату электроэнергии и иных расходов; в случае выхода из строя оборудования или отсутствия доступа к сети Интернет в течение одного рабочего дня осуществить за свой счет замену оборудования на работоспособное и обеспечить альтернативный доступ к сети Интернет для надлежащего исполнения своих трудовых обязанностей.
В ответ работник направил работодателю письмо с вопросом, как будут компенсироваться расходы за использование его личного имущества в служебных целях. Работодатель на этот вопрос не ответил, другую редакцию дополнительного соглашение не согласовал, и работник отказался подписать дополнительное соглашение. Далее работник был уволен за прогул и обратился в суд. В ходе судебного разбирательства отказ работодателя возмещать расходы работника на использование личного имущества в служебных целях при дистанционной работе суд расценил как намеренные действия по увольнению истца и злоупотребление правом. Этот эпизод послужил одним из оснований для удовлетворений требований работника об изменении формулировки увольнения, взыскания среднего заработка за время вынужденного прогула, компенсации морального вреда (определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 09.11.2021 по делу № 88-25472/2021).
Как исправить. Если работодатель не обеспечивает условия для дистанционного труда (и для ЭДО), то суд может квалифицировать это как воспрепятствование трудовой деятельности. А в случае подтверждения данных фактов может быть основой решения суда в пользу работника. Работодатель должен компенсировать все дополнительные расходы сотрудника, которые связаны с ЭДО.
Комментарий Романа Жеребцова, ведущего юриста «Пепеляев Групп»:
Электронный документооборот, дистанционное взаимодействие неразрывно связаны с темой защиты информации. Работодателю необходимо принимать дополнительные меры, чтобы не только защищать свои системы от несанкционированного копирования, но и чтобы обязать сотрудников сохранять все результаты своего труда не где-то у себя на компьютере, а на системах работодателя. Возможно, к каким-то системам компания предпочтет не давать электронного доступа. Интересный кейс рассмотрел Четвертый кассационный суд (см. определение от 16.09.2021 по делу № 8Г-17089/2021) — работник сам организовал себе дистанционный доступ и зашел в систему в выходной день. Суд подтвердил, что выговор за такое «творчество» правомерен.
Еще один важный аспект — право работников на отключение. Чтобы сотрудник не требовал сверхурочных за то, что в ночи ему поступил целый поток писем, например, из-за разницы часовых поясов, укажите в локальном нормативном акте, что после окончания рабочего дня можно отключаться от систем.
Источник:
«Корпоративный юрист»
В данной статье перечислены основные проблемы документооборота предприятий среднего и малого бизнеса: использование контрафакта, отсутствие стандартов оформления документов, слабые сотрудники.
Чаще всего проблемы с документами и документооборотом возникают в компаниях, продающих услуги. Связано это со слабой формализацией рабочих процессов. В компаниях, продающих товары, дела обстоят несколько лучше: учёт товаров и использование 1С или подобных систем заставляет компании уделять время созданию информационной системы.
Часто нам приходится сталкиваться с проблемами получения исходной информации от наших Заказчиков. Просим дать нам логотип компании в электронном виде, а получаем напечатанную визитку. Прайсы, описание компании, реквизиты — всё это очень часто попадает к нам в печатном виде. Вторая проблема — неумение пользоваться электронной почтой, архивированием информации, флэш-картами и бесплатными в Томске интернет-сервисами.
Типовая ошибка №1. Использование контрафактного программного обеспечения
Сейчас по российскому законодательству директор компании отвечает за использование нелицензионного программного обеспечения. Если ваш сотрудник самостоятельно поставит контрафакт, то оштрафуют вас.
Правило № 1. В компании должен быть принят общий стандарт — список программ, которыми пользуются сотрудники. Это означает, что ваш сотрудник не может самостоятельно, без вашего ведома, установить «очень нужную и прикольную программку».
Правило №2. Все сотрудники должны пользоваться одинаковым набором программного обеспечения.
Для небольшой компании достаточно использовать небольшой набор платного (или бесплатного) программного обеспечения:
| # | Группы | Задача | Платное | Бесплатное |
| 1 | Операционная система | Для работы компьютера «в принципе» |
MS Windows | Linux, FreeBsd и т.д. |
| 2 | Приложения для основного документооборота |
Создание договоров, прайсов | MS Office | Sun OpenOffice.org |
| 3 | Приложение для отправки/получения электронной почты (e-mail) |
Обмен письмами с клиентами, поставщиками и партнёрами |
The Bat | Mozilla ThunderBird, MS Outlook Express* |
| 4 | Приложение для Интернета | Поиск информации. Использование бесплатной почты |
Mozilla FireFox, Internet Explorer* |
|
| 5 | Файловый менеджер | Удобная работа с файлами | Total Commander | Explorer*, FAR |
| 6 | Специализированное программное обеспечение для основного бизнес-процесса |
Например, программа для ведения Базы предложений Агентства недвижимости |
Отраслевое решение |
|
| 7 | Приложение для просмотра графических изображений |
Для просмотра буклетов компании (и фотографий с корпоративных вечеринок) |
ACDSee | Google Picasa, IfranView, Imagine, и т.д. |
| 8 | Приложения для обмена сообщениями в режиме онлайн |
Для общения с клиентами, партнёрами, поставщиками в режиме онлайн |
ICQ, Skype | |
| 9 | Приложение для печати документов | Печать документов | Программа от производителя принтера |
|
| 10 | Антивирус | Не пропустить вирусы извне | Kaspersky, E-Set NOD32, продукты Norton, Dr.Web и т.д. |
Clam Antivirus + ClamWin |
| 11 | Карта города | Приложение — справочник города | ДубльГис | ДубльГис |
Символом * помечены «условно бесплатные» программы, входящие в стандартный набор Microsoft Windows. Их цена входит в цену операционной системы.
Все остальные программы могут радовать ваших сотрудников, но к работе никакого отношения иметь не будут.
Типовая ошибка №2. Отсутствие единых шаблонов и базы документов
Часто шаблоны документов хранятся на разных компьютерах. Бывает так, что один и тот же договор существует в пяти разных вариациях и никто не знает, какой из вариантов верный.
Правило №1. Задать стандарт для обозначения папок и документов, например:
Поставщики
01 Типовые договоры
1 Договор-шаблон.doc
2 Акт-шаблон.doc
02 Заключенные договоры
Правило №2. Создать шаблоны документов и назначить одного ответственного за их изменения. Если в вашей компании нет сервера, на котором вы храните все документы, запишите все шаблоны на CD-диск.
Правило №3. Удалить на компьютерах все не относящиеся к работе старые документы.
Типовая ошибка №3. Привлечение на работу «по дружбе» системного администратора
Чаще всего на работу системным администратором приглашают знакомого или «знакомого знакомых». В обязанности этого сотрудника входят установка программного обеспечения, заправка картриджей принтера, настройка почты и куча мелких дел.
Системный администратор будет иметь доступ ко всем компьютерам вашей компании, т.е. к финансовым документам, базам данных и прочей информации. Проверить его работу вам будет крайне сложно. Быть уверенным в том, что вся информация поздним вечером (это любимое время для работы сисадминов) не скопирована на флэшку и не вынесена за пределы предприятия — невозможно.
Очень часто системный администратор в небольшой компании за неимением работы целый день проводит в Интернете, высокомерно посматривает на других сотрудников, побеспокоивших его «элементарным вопросом».
Правило №1. При приеме на постоянную работу подпишите с системным администратором контракт с подробным описанием понятия «Конфиденциальность» для вашей компании.
Правило №2. Если в вашей компании пара компьютеров и один принтер, вам не нужен системный администратор на целый день. Заключите договор на обслуживание со сторонней организацией.
Правило №3. Системный администратор вовсе не программист или дизайнер сайта компании. Программист и дизайнер — это другие должности и требуют совершенно других навыков.
Типовая ошибка №4. Отсутствие буклетов, визиток, прайсов в электронном виде
Что вы должны получить, если вы заказываете буклет или визитку в рекламное агентство? Чаще всего Клиенту отдают результат в непонятном для него графическом формате.
Правило №1. Исполнитель должен сохранить результат в нескольких вариантах: и в графическом, и в текстовом. Рассмотрим на примере создания буклета. В этом случае вы должны получить:
| # | Что содержит файл? | Формат | Пример названия файла |
| 1 | Окончательный текст буклета. Текст может править сотрудник |
Текстовый | Текст_буклета.doc |
| 2 | Буклет может изменять другой дизайнер | Графический | Буклет.cdr |
| 3 | Буклет можно печатать, но изменять нельзя |
Графический в кривых | Буклет_в_кривых.cdr |
| 4 | Шрифты, которые используются в этом буклете |
Специализированные файлы | OfficinaSansSerif.ttf |
Если для буклета были использованы фотографии, они должны быть записаны в отдельной папке и иметь внятные названия файлов.
Правило №2. Результат должен быть записан на CD/DVD-диск. К диску должна прилагаться инструкция с описанием файлов. Из этого описания ваш сотрудник должен понимать, как эти файлы использовать.
Приведенные выше рекомендации минимальны, но их выполнение помимо относительного порядка поможет вам не зависеть от «программистов».
15 Августа 2008