Какие основные ошибки в закупочной деятельности совершают новички? Как правило, основную массу ошибок в закупочной деятельности совершают поставщики. Закупщики обычно имеют гораздо больше опыта и возможностей в организации закупочных процедур.
Это, прежде всего, связано с тем, что большинство поставщиков относятся к категории малого и среднего бизнеса и не имеют возможности нанимать в штат опытных специалистов тендерного отдела, юристов, и так далее.
Выходом в подобной ситуации может стать привлечение таких специалистов на аутсорсинг — например, услуга «Тендерный консалтинг»
Основные ошибки в закупках поставщиков:
Думают, что самая низкая цена автоматически обеспечивает победу в тендере
На самом деле, цена является решающим критерием далеко не во всех типах закупок. Более того, только торги обязывают заказчика заключить с победителем договор, в других случаях заказчик не обязан выбирать победителя и заключать договор, у него нет обязательств перед поставщиками. Цена является решающим критерием в запросах цены/котировок. А, например, в запросах предложений заказчик выбирает лучшее предложение по совокупности всех параметров, обозначенных в закупочной документации. К сожалению, многие поставщики верят только в ценовой фактор, не обращая внимание на другие параметры, а потом удивляются, что из «самое дешевое» предложение было отвергнуто заказчиком, не верят, что сами совершили ошибки при участии в закупках, а винят «коррупцию» и «сговор». Подробнее о видах закупок — ЗДЕСЬ.
Не изучают закупочную документацию
Если вы приняли решение участвовать в закупке, то, прежде всего, должены внимательно изучить закупочную документацию. Нужно определить, соответствует ли ваше предложение условиям участия в закупке, обладаете ли вы необходимой квалификацией и ресурсами, в состоянии ли выполнить условия контракта, сможете ли вы предложить конкурентоспособную цену, при этом не выйдя за пределы экономической эффективности вашего бизнеса.
Делают ошибки в документах
В закупочной документации важна каждая деталь! При подаче заявки поставщиков часто «срезают» из-за незначительных отступлений от условий, указанных в закупочной документации. Надо аккуратно исполнять то, что написано в тендерной документации, прикладывать каждый требуемый документ, не допуская ни малейшей ошибки. В ваших документах не должно быть ошибок, перепутанных названий и дат, и тому подобного.
Не обращают внимание на требования и сроки
Обращайте внимание на требования к формату и объему документов, сроков их действия, названию файлов, возможности использования архивирования, читаемости сканов, не задерживайте внесение обеспечения, если оно требуется.
Не общаются с заказчиком
Если что-то в документации вызывает ваши сомнения, следует обратиться к заказчику за разъяснениями. Как правило, делается официальный запрос через ЭТП, на которой проходит закупка. Обращение поставщика анонимно. Если торги в бумажном виде, то запрос подается на фирменном бланке нарочным по месту нахождения заказчика. Заказчик обязан ответить на запрос в течение трех дней.
Не обжалуют действия заказчика
Если заказчик ограничивает конкуренцию или нарушает законодательство, для начала вы можете указать ему на нарушения. Помните, что общение поставщиков с заказчиком на стадии подачи заявок анонимно. Если заказчик игнорирует ваши законные требования и не собирается устранять нарушения, вы можете обжаловать его действия в ФАС.
Стоит ли поставщику спорить с заказчиком? Да, при соблюдении следующих условий:
- Вы полностью уверены в своей правоте и готовы доказывать ее в любой инстанции
- Ваши требования опираются на Закон №135-ФЗ «О защите конкуренции»
- Закупщик нарушил требования к организации закупочной деятельности по законам №44-ФЗ или №223-ФЗ
- Вы понимаете, что коммерческий заказчик может включить вас в свой «черный список», и тогда вы не сможете принимать участие в его торговых процедурах
Закупки — это не только участие в тендерах, но и просто покупка необходимых для бизнеса товаров. Отделы закупок или менеджеры играют важную роль в бизнес-процессах компании. И для этого направления нужно стратегическое планирование. Решили перевести материал европейских закупщиков про самые распространенные ошибки этой отрасли. Информация будет полезна и российским предпринимателям.
- Выход за рамки бюджета
На самом деле предприниматели довольно часто превышают лимиты для закупок. Чаще всего это происходит в начале бюджетного года. Из-за того, что когда начинается год, то много затрат, а затем на это накладывается общее неэффективное руководство закупками.
Проще всего решить проблему с помощью планирования бюджета на месяц. Так проще держать себя в рамках, постоянно контролировать затраты и где-то сокращать закупки.
- Отсутствие отношений с поставщиками
Поставщики регулярно обновляют бизнес-процессы, предлагают новые продукты и решения для пользы клиентов. Если не вести диалог, то ваша компания пройдет мимо этого. Понятно, если у вашего поставщика не так много клиентов, то менеджеры найдут способ с вами связаться.
Но если клиентов сотни, то старайтесь самостоятельно узнавать про новые условия, следите за рассылкой и соцсетями поставщиков.
- Покупать и не торговаться
Ошибочно думать, что цены в каталоге выбиты на камне. Ведите переговоры и пытайтесь договориться о стоимости, которая включает ваши расходы на доставку и получение товаров.
Если собираетесь установить долгосрочные отношения с поставщиками, то ищите способы снизить цену, благодаря повторным заказам или пообещайте ранние платежи. Но старайтесь не торговаться для каждого заказа, а предлагать поставщикам взаимовыгодные условия.
- Импульсивные покупки
Да такие покупки есть и в деловом мире, а не только у посетителей супермаркетов. Иногда руководителям кажется, что такая покупка хороша в данный момент, но они забывают про стратегическое планирование. В перспективе такое приобретение может нарушить баланс.
Рассматривайте общую картину, потому что импульсивная покупка не позволит рассмотреть все стороны бизнеса. Например, цена окажется лучше, а качество нет. Не спешите, а выстраиваете процесс закупок так, чтобы учитывать все интересы бизнеса.
- Отказ от инноваций
Очень часто даже самые старательные менеджеры забывают узнавать, есть ли у поставщиков возможности упростить процессы закупок. Поэтому важно регулярно общаться с поставщиками и овузчивать свои «хотелки». На той стороне могут прислушаться и предложить удобные решения.
- Нет технического соответствия
Покупатели оплачивают в том числе и затраты на производство. Поэтому специалисты должны делать закупки после того, как все процессы приведены к техническому соответствию.
Например, производство планирует выйти на новые объемы, которые реально только на новых станках. В такие моменты нежелательно закупать комплектующие для старых станков, если скоро на них уже не будут работать.
- Несоблюдение коммерческих условий
Отдел закупок всегда должен соблюдать коммерческие интересы своей компании. К сожалению, это не всегда происходит. У бизнеса есть банковские гарантии, кредиты, издержки и все они влияют на цены для клиентов. Потому надо закупаться так, чтобы цены соответствовали бюджетной политике компании.
- Нет политики комплаенса
Мы писали, что в России комплаенс воспринимается несколько иначе, чем на западе. Но в целом все процессы лучше выстроить так, чтобы контролирующие органы не имели претензий к ценам, отчетам и контрагентам. То есть придется разработать принципы работы, которые этичны на всех этапах сделки.
- Нет командной работы
В некоторых компаниях отделы самостоятельно закупаются для своей работы. Может случиться так. что покупка скажется на работе другого отдела, хотя это было неочевидно.
Поэтому все участники закупки должны уточнять мнение коллег при своих закупках. Это поможет избежать конфликтов внутри компании и неравномерного распределения бюджета.
- Игнорирование ПО
Сегодня программное обеспечение действует практически для любого направления бизнеса. Если начнете использовать ПО для закупок, то сократите сроки сделки и научить оптимизировать цены на товары и услуги. Все это в сумме сократит ваш бюджет, которые уходит на покупку всего необходимого для бизнеса.
Избегайте эти ошибки, если хотите оптимизировать затраты компании и сделать закупки максимально эффективными.
С чем сталкиваются поставщики (подрядчики, исполнители) при участии в закупках? Ошибки участников закупочного процесса. Обзор правоприменительной практики.
От того, насколько грамотно и отлажено построен закупочный процесс на предприятии, зависит его хозяйственная деятельность и успешная реализация на рынке своих товаров, работ и услуг (далее-ТРУ). При проведении закупочных процедур не только заказчики, но и поставщики (подрядчики, исполнители) нередко допускают ошибки, которые препятствуют участию в закупках, а в последующем и заключению договоров (контрактов) согласно 223-ФЗ, 44-ФЗ. Рассмотрим подробнее, с чем сталкиваются участники при подаче заявок и на что им следует обратить внимание.
Содержание:
- Практика по 223-ФЗ:
- Технический сбой ЭТП
- Предквалификационный отбор. Отсутствие сведений об аккредитации при выполнении работ
- Непредставление всех копий о внесении изменений в Устав
- Противоречивые сведения о цене и арифметические ошибки
- Несоответствующая банковская гарантия
- Практика по 44-ФЗ:
- Несоответствие сертификата электронной подписи для ЭТП
- Непредставление документов о принадлежности к СМП или СОНО
- Присутствие участников при вскрытии конвертов и открытии доступа к поданным в форме электронных документов заявкам
- Сбой почтового сервера при направлении уведомления о подписании контракта
- Отсутствие уполномоченных сотрудников для подписания контракт
- Обращение в антимонопольную службу
Практика по 223-ФЗ:
Технический сбой ЭТП
Несмотря на полную готовность участника подать заявку в той или иной закупке, может возникнуть непредвиденная ситуация, связанная с техническим сбоем ЭТП. Такие казусы возникают не так часто, однако участник должен это заранее предусмотреть и серьезнее подойти к выбору ЭТП. Во избежание производственных сбоев при реализации ТРУ, поставщики (подрядчики, исполнители), к примеру, могут принимать участие одновременно в нескольких закупках.
Пример:
В ФАС России поступила жалоба на действия заказчика и оператора ЭТП при проведении аукциона на право заключения договора на покупку головок делительных и прочих специальных приспособлений для станков (извещение № 31604276502). По мнению заявителя при проведении закупки оператор ЭТП не обеспечил надежность функционирования программных и технических средств, используемых при осуществлении аукциона, вследствие чего поставщик не смог подать ценовое предложение. При рассмотрении данного дела представитель оператора пояснил, что произошел технический сбой на ЭТП, который помешал участнику принять участие в закупочной процедуре. По результатам рассмотрения данной жалобы комиссия ФАС признала жалобу обоснованной исходя из системного толкования 223-ФЗ, в том числе, ст. 3, 4 Закона о закупках, определив, что ответственность за нарушение порядка проведения закупки ТРУ несет заказчик. Комиссия ФАС России пришла к выводу, что действия организатора закупки, выразившиеся в нарушении установленного Положением о закупке порядка проведения аукциона, противоречат п. 2 ч.1 ст.3 223-ФЗ и нарушают ч. 1 ст.2 223-ФЗ. Данную правовую позицию в дальнейшем поддержал арбитражный суд, оставив без удовлетворения заявление заказчика об оспаривании решения ФАС России. Судом было также отмечено, что вопросы, связанные с информационно-техническим обеспечением проведения закупок оператором ЭТП регулируются ее регламентом. (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 15.08.2017 по делу № А40-55835/17-147-482)
Предквалификационный отбор. Отсутствие сведений об аккредитации при выполнении работ
При закупке сложных видах работ заказчик должен удостовериться о способности участника надлежащим образом выполнить весь запланированный объем работ. Для этого организатор процедур может проводить предварительные отборы, являющиеся дополнительными элементами закупочного процесса, для определения квалифицированных подрядчиков.
Пример:
В антимонопольный орган поступила жалоба подрядчика на действия заказчика при проведении предварительного отбора на право включения в реестр квалифицированных подрядных организаций, имеющих право принимать участие в электронных аукционах, предметом которых является выполнение работ по оценке технического состояния и проектированию капитального ремонта общего имущества многоквартирных домов, в том числе по замене лифтового оборудования, признанного непригодным для эксплуатации . При рассмотрении жалобы подрядчика комиссией УФАС было установлено, что в составе его заявки отсутствуют приложения, определяющие область аккредитации, которая позволяет определить перечень выполняемых работ, связанных с проверками, испытаниями, измерениями при проведении обследования лифтов в соответствии с требованиями технического регламента Таможенного союза, таким образом, в данном случае не представляется возможным определить вид проверок, измерений и работ, которые может осуществлять подрядчик. (Решение по делу № 81-ОВ-17 от 31.05.2017 г. Барнаул)
Непредставление всех копий о внесении изменений в Устав
Чем подробнее и внимательнее будет изучена документация о закупке, тем правильнее участники подготовят свою заявку. Необходимо помнить о том, что каждая закупка и участие в ней отличается от предыдущих, поскольку требования заказчиков к содержанию заявок, как правило, разнятся. Поэтому в каждом случае участия поставщика (подрядчика, исполнителя) в процедуре следует готовить отдельный пакет документов в строгом соответствии с закупочной документацией.
Пример:
В антимонопольную службу поступила жалоба поставщика на действия заказчика при проведении электронного аукциона (извещение № 31604403776) на поставку металлорежущего инструмента и оснастки для токарных обрабатывающих центров и вертикально-фрезерного обрабатывающего центра. Комиссией УФАС было установлено, что одним из требований заказчика к составу заявки участника является наличие копий не только учредительных документов, но и сведений о внесении в них изменений. Поставщик представил не все копии необходимых свидетельств и решений из налогового органа об имеющихся изменениях учредительных документов предприятия. По итогам рассмотрения дела жалоба поставщика была признана необоснованной (Решение Новосибирского УФАС от 10.01.2017)
Противоречивые сведения о цене и арифметические ошибки
При подготовке пакета документов для подачи заявки никто не застрахован от ошибок, особенно, если времени остается совсем немного. Выбрав соответствующую закупку, участнику следует определиться с ценовым предложением и правильно произвести сметный расчет.
Пример:
В УФАС России обратился участник закупки на при проведении заказчиком открытого запроса предложений в электронной форме на право заключения договора оказания услуг по техническому обслуживанию и ремонту кондиционеров и холодильных агрегатов (извещение №31604306051). Комиссия УФАС, рассмотрев представленные материалы дела, установила, что заявителем было представлено несколько писем о подаче оферты с отличающимися друг от друга ценами. Также было выявлено, что участник допустил арифметические ошибки в сметах и не приложил сметный расчет на ремонт кондиционеров и холодильных агрегатов. Антимонопольный орган признал правомерными действия заказчика, отклонившего заявку такого потенциального исполнителя. (Решение Ханты-Мансийского УФАС от 13.01.2017 по делу № 2264)
Несоответствующая банковская гарантия
При изучении закупочной документации участникам процедуры следует особое внимание уделить способам и условиям обеспечения заявок (договоров/контрактов). Полное соответствие БГ установленным требованиям позволит поставщикам (подрядчикам, исполнителям) принять участие в закупке и (или) заключить в дальнейшем договор (контракт).
Пример:
В ФАС России поступила жалоба исполнителя услуг на действия заказчика при проведении открытого аукциона в электронной форме на право заключения договора на оказание услуг по уборке внутренних помещений и прилегающих территорий (извещение № 31705562623). Из жалобы следует, что при проведении закупки заказчик принял неправомерное решение об отказе заявителя в допуске на участие в аукционе. На рассмотрении дела организатор торгов сообщил, что заявитель в качестве обеспечения заявки на участие представил банковскую гарантию не соответствующую требованиям ч.4 ст. 368 ГК и закупочной документации. В тоже время, инициатор жалобы не представил доказательств, однозначно свидетельствующих о соответствии банковской гарантии требованиям закупочных документов. На основании изложенного, действия заказчика, отклонившего заявку заявителя, не противоречат 223-ФЗ, Положению о закупке и документации. (Решение ФАС России № 223ФЗ-951/17 от 03.11.2017)
Практика по 44-ФЗ:
Несоответствие сертификата электронной подписи для ЭТП
Многие поставщики (подрядчики, исполнители) зарегистрированы одновременно на разных ЭТП, что, несомненно, позволяет им эффективнее реализовывать свои ТРУ на рынке. Правила работы и участия в закупках утверждаются, как правило, регламентом ЭТП. Для того, чтобы участвовать в закупочном процесс, необходимо иметь действующий сертификат ЭЦП именно для той площадки, где будет проходить интересующая закупка.
Пример:
В антимонопольный орган поступила жалоба поставщика на действия заказчика и оператора ЭТП при проведении электронного аукциона на право заключения договора на поставку установки электрического контроля с летающими пробниками. Из жалобы заявителя следует, что по причине технического сбоя на ЭТП он не смог подать ценовое предложение. В ходе рассмотрения дела УФАС установило, что сертификат ЭЦП участника был отозван и выдавалась ошибка его проверки. Антимонопольный орган признал жалобу заявителя необоснованной. Арбитражный суд, рассматривая заявление поставщика, поддержал выводы УФАС, поскольку электронный аукцион проходил на другой площадке, нежели той, что отображена на представленных скриншотах заявителя. Суд отметил, что представленные документы участника не подтверждают, что сертификат ЭЦП заявителя являлся действующим, поскольку имеющиеся в деле скриншоты персонального кабинета и владелец сертификата ключа не относятся к аукциону и ЭТП, где он проводился. (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 22.04.2015 по делу № А40-3298/2015)
Непредставление документов о принадлежности к СМП или СОНО
Заказчики вправе осуществлять закупки необходимых ТРУ среди определенных участников рынка . При проведении закупок для СМП и СОНО поставщики (подрядчики, исполнители) должны представить доказательства о своей принадлежности к таким субъектам хозяйственной деятельности. Насколько потенциальные участники отвечают таким требованиям, им следует определить непосредственно перед подачей заявок.
Пример:
В УФАС России поступила жалоба исполнителя на действия единой комиссии заказчика при проведении электронного аукциона по уборке зданий и территорий (извещение № 0366100004117000065). По мнению заявителя отклонение заявки по причине непредставления декларации о соответствии участника требованиям п.3-9 ч.1 ст. 31 закона о контрактной системе и декларации о принадлежности участника к СМП или СОНО является незаконным. Изучив материалы дела, антимонопольный орган пришел к выводу, что данную закупочную процедуру заказчик проводил для СМП и СОНО. Требование о предоставлении отсутствующих документов установлено и 44-ФЗ, и закупочной документацией, в связи, с чем заявка участника обоснованно признана организатором торгов несоответствующей. (Решение УФАС г. Тулы по делу №04-07/348-2017 от 12.01.2018)
Присутствие участников при вскрытии конвертов и открытии доступа к поданным в форме электронных документов заявкам
Не все участники закупок пользуются возможностью присутствовать на процедуре вскрытия конвертов с заявками. Однако следует не забывать о некоторых законодательных нюансах закупочного процесса. К примеру, в 44-ФЗ четко прописано право участников присутствовать при вскрытии конвертов с заявками и открытии доступа к поданным в форме электронных документов заявкам (см. ст. 52, ст. 78, ст.83 Закона о контрактной системе).
В 223-ФЗ данное право никак не регламентировано. В положении о закупке и закупочной документации заказчик может прописать возможность присутствия поставщиков (подрядчиков, исполнителей) при вскрытии конвертов и открытии доступа к поданным в форме электронных документов заявкам. Если участники проявят желание наблюдать за подведением итогов закупки, то заказчик вполне обоснованно может им отказать, если данное право не предусмотрено положением. Насколько правомерно данное решение — будет определять контролирующий орган в сфере закупок в случае возникновения вопросов.
В любом случае, участникам закупок следует подробно изучить закупочную документацию закупки, при необходимости уточнить порядок и условия присутствия при открытии заявок. В противном случае по собственной халатности можно пропустить такую процедуру.
Пример:
В ФАС России поступила жалоба заявителя на действия заказчика при проведении конкурса на выполнение работ по реконструкции и перепланировке административного здания (извещение № 0173100013914000152). По мнению участника, заказчик неправомерно препятствовал присутствию его представителей на процедуре вскрытия конвертов с заявками на участие в закупочной процедуре. Комиссия УФАС установила, что в здании, действует пропускной режим и для участия в процедуре проведения вскрытия конвертов с заявками участник закупки должен в установленном порядке сообщить заказчику информацию о своем представителе. При несоблюдении таких условий организатор торгов не несет ответственности за невозможность присутствия участника закупки (его представителя) на процедуре проведения вскрытия конвертов с заявками. Вместе с тем, заявитель не представил доказательств, свидетельствующих о создании заказчиком препятствий присутствию его представителей на вышеуказанной процедуре. В своем решении антимонопольный орган признал данный довод заявителя необоснованным. (Решение ФАС России от 02.02.2015 по делу № К-74/15)
Не стоит пренебрегать правом присутствовать на процедуре вскрытия конвертов и открытии доступа к поданным в форме электронных документов заявкам. Участники закупки могут воочию увидеть, как проходит проверка заявок на соответствие установленным требования, что является несомненным плюсом для них, поскольку недостоверные сведения, отсутствие информации или неправильно оформленные бумаги могут служить поводом для отклонения заявки.
Сбой почтового сервера при направлении уведомления о подписании контракта
У участника закупки, ставшего победителем процедуры, на практике нередко возникают технические неполадки электронных серверов при подписании договора (контракта) с заказчиком. В таких ситуациях не стоит полностью полагаться на систему оповещения, которая порой дает сбой.
Пример:
Победитель закупки, не согласившись с решением УФАС, направившего сведения о нем в РНП по причине уклонения от подписания контракта, обратился в апелляционную инстанцию. Суд установил, что оператором ЭТП было направлено уведомление победителю закупки о том, что контракт поступил для подписания. Однако почтовый сервер распознал такое уведомление как спам и автоматически направил его в нужную папку. В связи с этим договор не был подписан победителем в срок. К тому же, победитель предоставил подписанные бумажные экземпляры контракта заказчику. Апелляционный суд признал незаконным решение УФАС, так как в действиях участника отсутствовало намерение уклониться от заключения контракта по итогам закупочной процедуры. (Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 16.02.2015, дело № А79-4223/2014 г.)
Отсутствие уполномоченных сотрудников для подписания контракта
Планируя участие в закупках, поставщик (подрядчик, исполнитель) должен максимально предусмотреть все возможные непредвиденные ситуации, в том числе связанные с личными обстоятельствами своих сотрудников. В некоторых случаях контролирующие органы считают отсутствие уполномоченных на то работников уважительной причиной неподписания договора (контракта).
Примеры:
Участник закупочной процедуры, включенный антимонопольной службой в РНП, обратился в суд по причине несогласия с таким решением контролирующего органа. Арбитражным судом было установлено, что у участника закупки отсутствовала техническая возможность подписать контракт, о чем был оповещен заказчик (это, по мнению суда, исключает в действиях заявителя признаки недобросовестности). Контракт не подписан в установленные сроки из-за того, что работник, имеющий право электронной подписи, отсутствовал по объективным причинам. Кроме того, изменилась нормативная база, которая регулирует оказание услуг, являвшихся предметом контракта (Решение Самарского арбитражного суда от 19.03.2015 по делу № А55-30210/2014).
Иная позиция:
Победитель электронного аукциона обратился в суд по причине несогласия с решением антимонопольного органа, включившего сведения о нем в РНП в связи с тем, что срок подписания контракта был нарушен. Проект договора не подписан по причине госпитализации работника победителя. Участник аукциона ссылался на то, что сотрудники, которые имеют доверенность от имени победителя закупки на право подписи контрактов ЭЦП, отсутствовали. Апелляционный суд решение УФАС оставил в силе, аргументируя тем, что, принимая решение участвовать в закупочной процедуре и подавать заявку, предприниматель несет риск наступления неблагоприятных последствий. Кроме того, победитель сообщил организатору торгов о готовности отказаться от заключения контракта из-за трудностей, связных с его исполнением. (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.04.2015 г., дело № А 53-29468/2014 г.)
Обращение в антимонопольную службу
В ст. 3 223-ФЗ перечислены случаи, когда участник закупки, корпорация развития малого и среднего предпринимательства, органы исполнительной власти субъектов РФ или созданные ими организации вправе обжаловать в ФАС в порядке, установленном антимонопольным органом, действия (бездействие) заказчика при закупке товаров, работ, услуг. В соответствии с позицией ВС РФ (Определение ВС от 11.04.2017г. № 304-КГ16-17592), данная норма 223-ФЗ носит императивный характер и приведенный в ней перечень оснований для обжалования действий (бездействий) заказчика в антимонопольную службу является исчерпывающим, соответственно, положения ст. 18.1 135-ФЗ «О защите конкуренции» должны применяться с учетом такой нормы.
В том случае, если закупка проводилась по 44-ФЗ, заявителю жалобы следует изучить гл. 6 закона о контрактной системе, где прописан порядок обжалования действия (бездействия) заказчика, уполномоченного органа, уполномоченного учреждения, специализированной организации, комиссии по осуществлению закупок, ее членов, должностного лица контрактной службы, контрактного управляющего, оператора электронной площадки. Главное — не пропустить срок подачи жалобы на действия организатора закупочной процедуры.
Также участники закупок вправе обжаловать в судебном порядке действия (бездействие) заказчика при закупке товаров, работ в соответствии с п. 9 ст. 3 223-ФЗ. Такое право не ограничено какими-либо условиями, как это предусмотрено при подаче жалобы в антимонопольный орган.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что не только у заказчиков, но и у поставщиков (подрядчиков, исполнителей) возникают различные трудности закупочного процесса. Особое внимание участникам следует уделять требования документации каждой закупочной процедуры. Ошибки, которые допускаются поставщиками (подрядчиками, исполнителями) должны учитываться ими в дальнейшем во избежание повторения неудачных последствий. При этом участникам следует всегда помнить о том, что свои законные права и интересы они могут отстоять в контролирующих и судебных органах.
Ошибка № 1. Незнание основ законодательства
Первое, с чем сталкивается предприниматель, который планирует участвовать в закупках — это нормы, регулирующие торги. Мне часто приходится помогать начинающим участникам торгов в вопросе выбора видов закупок.
Если вы только начали или планируете начать участие в торгах, то я вам рекомендую обратить внимание на процедуры по 44-ФЗ:
- Желательно пройти курсы по работе с государственными закупками — это избавит вас от «шишек», которые вы гарантированно набьете, если будете работать без минимальных знаний.
- Для начала начните участвовать в «запросе котировок», такие процедуры проходят до 500 тысяч рублей и помогут вам освоиться.
- Потом переходите к работе с электронными аукционами. Здесь вам уже потребуются знания об обеспечениях заявок и контрактов, а также некоторые из норм законодательства, которые регулируют данные торги.
Начинающие участники часто допускают ошибку, когда пытаются выиграть сразу торги на несколько миллионов, при этом не понимая, какими статьями законодательства регулируются эти закупки, какие штрафные санкции могут грозить участнику, если тот не исполнит контракт.
Совет. Не бегите за большими цифрами, если только начали участвовать. Начните с малого, вы в любом случае наберетесь опыта для серьезных торгов.
Ошибка № 2. Неправильные параметры поиска закупки
Начинающие участники торгов часто ошибаются при поиске закупок — неправильно задают параметры поиска, из-за чего им приходится просматривать огромное количество бессмысленного материала, а найти подходящую закупку так и не удается. Обычно предпринимателю рассказывают «знатоки» в этой области, что в закупках все сложно, нужно сделать десяток действий, чтобы вообще начать искать торги. Но это не так.
Для того чтобы участвовать в запросе котировок вам потребуется только открытое ИП, компьютер, принтер, интернет. И уже завтра вы можете выиграть свой первый контракт.
Что вам нужно сделать?
- Зайти на официальный сайт zakupki.gov.ru
- Перейти в раздел «поставщикам»
- Потом в раздел «реестр заказов и закупок 44-ФЗ и 223-ФЗ
- Нажать на кнопку «расширенный поиск»
- Выбрать «запрос котировок»
- Выбрать по «44-ФЗ»
- Выбрать «подача заявок»
- Выбрать регион поставки.
- Нажать на кнопку «найти»
После этих простых действий вы можете начинать просматривать закупочные процедуры без «мусора». Если вы ищете торги по конкретному направлению, в котором работаете, то просто в строке поиска напишите ключевое слово. Поиск закупок — самый трудоемкий процесс, требующий внимательности и усидчивости.
Совет. Не пожалейте средств на курсы по работе с государственными закупками. Сейчас это обучение предлагает большое количество компаний, стоят такие курсы относительно не дорого, и на любых из них вы получите базовые знания.
Ошибка № 3. При расчете закупки
Мне часто приходится помогать предпринимателям в решении вопросов, когда они неправильно просчитали закупку и должны поставить товар ниже себестоимости. В законодательстве есть статьи, которые даже в таких ситуациях помогают выйти из положения.
В декабре того года я столкнулся с несерьезным отношением предпринимателя при просчете закупки. Был тендер, в котором необходимо было проложить высоковольтный кабель, установить столбы и камеры видеонаблюдения, подключить государственное учреждение к системе МВД, чтобы у ведомства была возможность контролировать камеры видеонаблюдения.
Предприниматель, который выиграл эту закупку, решил полностью не просчитывать ее. Он посчитал только объем работ по установке камер, а на остальное просто не обратил внимание, из-за чего в процессе исполнения контракта понял, что выполнить эти работы физически не сможет.
Начали рассматривать возможность субподряда и оказалось, что эти работы стоят в разы дороже, чем сумма контракта. Если бы эту закупку выиграла компания, которая непосредственно занимается данными работами, то она была бы для них выгодна, но в нашем случае — это было фиаско.
Как результат: невыполненные работы, штрафные санкции, РНП (реестр недобросовестных поставщиков, в который вносят всех предпринимателей, которые не исполнили свои обязательства. Если вы находитесь в РНП, то участвовать в закупках вы не можете в течение 2 лет). Не ленитесь просчитывать закупки, если устали, то отложите это на другой день.
Совет. Внимательно просматривайте документацию, никто вас не торопит в просчете процедуры (в документации всегда указан срок, до которого необходимо подать заявку), если вы не успеваете просчитать закупку — лучше не участвуйте. Помните, что неисполнение обязательств по контракту на вас скажется хуже, чем неучастие в тендере.
Ошибка № 4. При подаче заявки на участие
После того как вы нашли подходящий запрос котировок, останется только внимательно прочитать контракт, техническое задание, рассчитать стоимость поставки и заполнить 2-3 формы которые требуются аукционной документацией, распечатать их, запечатать в конверт и привезти заказчику.
На этом этапе предприниматели также допускают ошибки, из-за чего их заявки отклоняют. Очень часто ко мне обращаются ИП с таким вопросом. В марте этого года проходила закупка на поставку стульев для государственного учреждения. Участник запроса котировок заполнил все необходимые формы документов, но его отклонили. Формулировка заказчика: «Не предоставлена выписка из ЕГРИП (единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей)».
В документации о закупке всегда есть инструкция, в соответствии с которой нужно подготовить заявку.
Совет. При подаче заявки внимательно читайте документы, которые должны входить в состав заявки на участие. Выписка из ЕГРИП легко скачивается с официального сайта налоговой, после чего вы можете записать ее на диск и приложить в составе заявки.
В этом случае у заказчика не будет оснований для отклонения. Не забывайте, что закупки проходят в формате редукциона (понижение цены, кто предложит самую низкую цену, тот и победит).
Ошибка № 5. Предприниматель подал не все документы
Многие предприниматели, когда начинают исполнять государственные контракты, не готовы к бюрократической составляющей. Что это значит? Государственный заказчик подтверждает все действия со стороны поставщика документально!
Недавно ко мне обратился предприниматель с жалобой на заказчика, что ему не оплачивают выполненную работу в указанные сроки (15 рабочих дней). После небольшого общения с заказчиком я понял, что единственное, из-за чего задержана оплата — это не предоставленный предпринимателем акт выполненных работ по форме, приложенной к контракту. После составления этого акта, поставщик получил оплату.
Бюрократическая часть в закупках положительно сказывается как на поставщиках, так и на заказчиках. В случае трудностей в работе с заказчиком переводите всю работу в бумажную плоскость — это вам гарантированно поможет.
Совет. Обязательно проверяйте документацию, которую нужно предоставить заказчику. Если вы поставляете товар, то счет, товарная накладная по форме ТОРГ-12 должна быть обязательно. Если поставляете услуги или работы, то счет, акт выполненных работ (не поленитесь проверить акт, приложенный в контракте, если он есть, то его нужно составить) должны быть обязательно. Иногда нужна еще техническая документация (при ремонте автомобилей, например, нужен заказ-наряд). Заказчик в документации о закупке всегда указывает список закрывающих документов.
***
Государственные закупки не такая сложная тема, как многие думают, но к ней нужно относиться очень серьезно, быть усидчивым и знать нормы законодательства. Удачи на торгах!
Материалы по теме:
«Внедрение блокчейна в госзакупках поможет победить коррупцию»
5 главных проблем при участии в госзакупках
«С госорганами работать проще, чем с частными компаниями»
5 шагов IT-бизнеса в госзакупках
Чем крупнее контракт, тем суровее условия – 3 кейса с тендерами
Что такое управление закупками, какие цели и задачи решаются при формировании закупочной политики, как оптимизировать эти процессы, расскажем в статье. Также поделимся распространенными типами ошибок, которые допускают руководители.
Управление закупками: понятие и необходимость
Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании.
Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.
Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.
Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.
Цели и задачи управления
- Обеспечить постоянные поставки сырья для непрерывного производства. Простои оборудования и персонала увеличивают издержки компании и снижают выручку за счет уменьшения объемов производства.
- Создать небольшой объем запасов сырья, который позволит продолжать производство товаров некоторый период при отсутствии поставок. Например, если ваши поставщики удалены территориально, поставки бывают редко, возможны срывы сроков по вине поставщика или в результате форс-мажорных ситуаций.
- Искать, анализировать и выбирать поставщиков с минимальными ценами при соблюдении требований по качеству сырья.
Важно понимать, что управление закупками не преследует только цель найти поставщика, способного предложить сырье по минимальным ценам среди конкурентов. Закупки сырья низкого качества с высокой долей вероятности не приведут к производству качественного продукта, что вызовет падение спроса на товар. Вы произведете конечный продукт, который не захотят купить, а это приведет к убыткам.
Задачи управления закупочной деятельностью
Для каждого предприятия руководство ставит свои задачи при управлении закупками, исходя из особенностей производства и специфики деятельности. Мы же собрали наиболее распространенные:
- анализ рынка цен на сырье;
- приобретение товаров для производства по приемлемой цене;
- контроль качества закупок;
- непрерывная работа с поставщиками (план поставок, логистика, документальное сопровождение);
- поиск новых партнеров;
- организация механизма размещения заказов исходя из современных нужд (интернет-заказы, электронный документооборот, удаленный формат работы) и т.д.
Для торговых компаний, которые занимаются перепродажей товаров в розницу, важно помимо прочего, анализировать конечный спрос потребителя, и своевременно корректировать ассортимент закупаемого товара.
Процесс организации закупки
Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.
Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.
Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.
Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.
Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.
Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.
Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.
Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.
Принципы управления закупками
Закупочная деятельность на любом предприятии должна строиться на 6 принципах.
Принцип планомерности
Не нужно покупать товары хаотично – есть риск приобрести товар, который будет лежать мертвым грузом на складе. Закупайте товар по специально разработанному плану поставок – так не будет допущен его переизбыток или недостаток на складе, что в одинаковой мере влияет на рост издержек на хранение или простои производства.
Принцип оперативности
Товары закупаются с учетом изменения спроса на конечный продукт. Предполагается ориентация на спрос и потребность конечного потребителя.
Принцип экономичности
Выбор поставщика и организация поставок производятся с учетом расходов на транспортировку, минимизации сроков поставки.
Принцип технологичности и автоматизации
Применение современных методов организации и сопровождения закупок в значительной мере сокращает издержки компании.
Принцип периодичности
Закупки товаров проходят на периодической основе, так формируются оптимальные условия компании, цеха и складских помещений.
Принцип централизации
Закупочная деятельность должна реализовываться и контролироваться специальным отделом. Децентрализация означает неправильный выбор поставщика, отсутствие контроля за поставками и отсутствие ведения претензионной работы.
Оптимизация процесса: как повысить эффективность
Чтобы оптимизировать процесс управления закупками, придерживайтесь нескольких нехитрых правил:
- Пошаговый процесса организации закупки. Пропуск того или иного этапа может отразиться на увеличении расходов. Так, например, если при выборе поставщика не был проведен анализ качественных характеристик закупаемого продукта, есть риск приобрести некачественное сырье, что существенно отразится на качестве конечного продукта.
- Автоматизация внутренних процессов. Применение различных программных продуктов при взаимодействии с поставщиками увеличивает экономию на расходах, способствует более быстрому оформлению заявок на поставки, упрощает контроль и складской учет при приемке товара. Ручной учет ведет к потере бумажной документации, неконтролируемым расходам и ошибкам при оформлении.
- Улучшение взаимодействия с поставщиками. Как правильно управлять взаимоотношениями с поставщиками, мы рассказали в статье [ссылка на статью Взаимоотношение с поставщиками]. Квалификация поставщиков как делового партнера, кооперация для совместного производства – ключ к успеху для большинства новичков на рынке. Слаженная работа, взаимовыгодные условия позволяют расти и наращивать объемы производства как поставщикам, так и производителям.
- Стандартизация договора и этапов его согласования и подписания. Создавайте шаблоны контракта чтобы сократить цикл заключения контракта и свести к минимуму возможные разногласия с партнером. Контролируйте сроки действия, настраивайте уведомления при ведении автоматизированного учета – для своевременного продления.
Ошибки при управлении закупками
Ошибка 1. Отсутствие новых подходов к оптимизации управления
Отдел закупок – инструмент компании, который призван не только обеспечивать необходимым сырьем для производства товаров, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать его стоимость. Работа по регламенту, устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупки – все это тормозит деятельность отдела. Не бойтесь автоматизировать часть процессов – так вы сократите сроки организации поставок.
Ошибка 2. Отсутствие мотивации
Обычно отдел логистики работает по плану закупок – это рутинный процесс, не привязанный к конечным показателям эффективности деятельности. Установите для них определенные цели в привязке к KPI – так вы замотивируете их на улучшение работы.
Ошибка 3. Нет разделения ответственности между отделами
Отсутствие регламента работы, разграничения ответственности между сотрудниками усложняет работу – работники опираются на собственные навыки и привычки, допускают ошибки при работе с поставщиками.
Ошибка 4. Закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов
Когда служба закупок не принимает участия в выборе поставщика либо в организации и контроле закупок, велика вероятность роста затрат.
Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок
Отсутствие знания тонкостей закупаемого сырья рынка, услуг, умения и способностей к анализу поставщиков может быть критичным при организации закупочной политики и построении логистической цепочки.
Ошибка 6. Отсутствие закупочной стратегии
В этом случае основные силы положены на развитие направления реализации, поскольку руководство компании, в первую очередь, интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие. Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании. И это большая ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на формирование финансовых показателей.
Ошибка 7. Длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства
При выборе поставщика согласование с руководителем является обязательным, поскольку положения контракта влияют на формирование себестоимости продукта, его качественные характеристики. В крупных компаниях согласование может занимать несколько месяцев, что существенно тормозит проведение закупок и обеспечение производства сырьем.
Перечень возможных ошибок не является исчерпывающим. Важно все время совершенствовать закупочную политику, работать над ее оптимизацией. Процесс формирования закупок и работы с поставщиками постоянные, требует ежедневной работы и контроля.