Макс Белоусов — маркетолог и сооснователь агентства eventure.pro рассмотрел ТОП ошибок организаторов мероприятий (конференции, семинары, тренинги, концерты) в упаковке, продвижении и подготовке к ивентам, на которых они теряют деньги.
Таймлайн и главные тезисы:
00:40 — 1 ошибка — Жадность и экономия
Многие организаторы экономят на подрядчиках, специалистах, площадке или на всем сразу. Это сильно влияет на конечный результат и удовлетворенность людей от посещения ивента.
03:37 — 2 ошибка — Неправильно спланированные сроки
Масштабные ивенты 1 000 — 5 000 человек и больше нужно готовить минимум за 6 месяцев иначе есть большой шанс сорвать сроки.
05:17 — 3 ошибка — Несоответствие ЦА и Оффера
Предлагаем наш оффер не той аудитории либо наоборот — предлагагаем не тот оффер аудитории. Перед тем как начинать работу над созданием мероприятия нужно четко определиться с позиционированием: Что делаем? Для Кого? Зачем людям это?
06:20 — 4 ошибка — Несоответствие Цены и Ценности
Поставили стоимость билетов, но люди не покупают — самое страшное, что может произойти с организатором. В данном случае у мероприятия нет ценности, она не сформирована через упаковку и маркетинговые касания в рекламе, смм и через другие каналы коммуникации с клиентом.
08:07 — 5 ошибка — Некачественная упаковка мероприятия
Мероприятие должно быть вкусно упаковано, с учетом последних трендов в дизайне, шрифтах, учитывая специфику мероприятия, тематику, сферу, ЦА, интересы аудитории, поп и массмаркет веяния.
09:45 — 6 ошибка — Не учитывается фон и настроение рынка
Вокруг определенного спикера, бренда, компании может быть негативный фон, который если вовремя не учесть, то можно попасть на большие финансовые потери. Если есть негатив вокруг линейки мероприятий — можно сделать ребрендинг, переупаковку. Как например сделал Аяз Шабутдинов с конференциями Концентрат, переименовав их в Поколение. Или Дмитрий Портнягин, переименовавший Клуб Трансформатор в Клуб 500.
12:07 — 7 ошибка — Неправильно выбранная локация ивента
Площадка — это комфорт Ваших клиентов. Продумайте заранее ВСЕ удобства — парковка, еда, удобные стулья, свет, уборные, гардероб. Иначе потраченные деньги на сбор людей улетят в трубу, особенно если Вы рассчитываете на бэк-монетизацию — продажи со сцены.
14:23 — 8 ошибка — Неудачно подобранная дата ивента
При выборе даты мероприятия нужно обязательно учитывать праздники, трауры, выходные, рабочее время, доступность площадки, удаленность от метро и других транспортных узлов.
16:08 — 9 ошибка — Отсутствие анализа конкурентов
Обязательно проводите мониторинг мероприятий, в особенности крупных, которые рядом с Вашим ивентом. Иначе есть риск остаться без продаж, потому что другой крупный конкурент уже спылесосил все деньги с рынка до наступления Вашего мероприятия.
19:10 — 10 ошибка — отсутствие изюминки в мероприятии
В чем фишка Вашего мероприятия? В хедлайнере конференции, в яркой упаковке, в необычной рекламной кампании, в масштабе, в уникальности для рынка. Должна быть изюминка, выделяющая Вас среди сотен других мероприятий. Нужно отстроиться от конкурентов.
Надеюсь, Вам была полезна данная статья. Поставьте лайк и напишите в комментариях — с какими ошибками из данного списка Вы возможно сталкивались или видели у других организаторов.
На какие грабли не стоит наступать, особенно если вы только начинаете работать в сфере организации мероприятий. Разбираем ошибки организаторов.
Вдохновлённый идеей своего ивента, организатор может забыть что-то важное, что-то не учесть, и в результате получить не сбывшуюся мечту, а очередной опыт и шишки.
О чём надо помнить, если вы начинаете работать в сфере организации событий, чтобы ваш ивент получился фееричным и прибыльным. Вот ошибки организаторов мероприятий, которые лучше не совершать.
Ошибка 1. Не заключать договоры
Чем грозит: договорились с кейтеринг-компанией на словах – остались без кейтеринга. Или без площадки, без оборудования и т.д.
Что делать?
Заключайте договоры со всеми поставщиками, партнёрами, некоммерческими партнёрами и членами команды, если это нужно.
Не стесняйтесь обсуждать эти моменты. Все мы мечтаем сотрудничать с ответственными партнёрами и ждём от людей порядочности, но увы, на деле так получается не всегда. Люди могут передумать, изменить цену, условия аренды и т.д.
Оформляйте договорённости письменно и до начала работы. Тем более не вносите предоплату до заключения договора. Никаких денежных отношений до официальных соглашений с прописанными правами, обязанностями и сроками быть не должно.
Даже если работаете по бартеру — подписывайте договор, как если бы работали за деньги.
Ошибка 2. Не вести документацию и не собирать данные в табличку
Чем грозит: подрядчик утверждает, что предоплаты не было, а вы не можете найти чек, т.к. не сохранили в папку. Или не назначили ответственного за организацию видеозаписи – судорожно ищете исполнителя за день до ивента.
Организатору надо очень многое держать в голове, и вы обязательно о чём-то забудете, так что не полагайтесь полностью на свою память.
Что делать?
Чтобы не совершить эту ошибку организатора, для каждого подрядчика заведите отдельную папку, в которую будете складывать договоры, акты, счета и все нужные документы.
Все данные по ивенту вносите в гул-таблицы. Записывайте в них:
- базу партнёров
- списки задач
- ответственных по каждой задаче
- расходы
- условия от партнёров и т.д.
В таблицах также удобно вести командную работу.
Ошибка 3. Не просчитывать экономику ивента
Чем грозит: останетесь в долгах перед подрядчиками.
Что делать?
Не нужно надеяться, что у вас мигом раскупят все билеты и вы сразу выйдете в плюс.
Просчитайте все обязательные и возможные расходы в гугл-таблице:
- аренда площадки
- аренда оборудования
- аренда конструкций — стульев, столов
- дизайн мероприятия — полиграфия, баннеры
- создание сайта
- реклама
- видео- и фотосъёмка, трансляция
- трансфер, питание, проживание спикеров
- зарплата команды, налоги
- канцелярия
- телефония и связь
- юрист
- грузоперевозки и т.д.
Исходя из затрат, посчитайте, сколько вам нужно продать билетов и по какой цене, чтобы выйти в плюс.
Ошибка 4. Не вести соцсети
Чем грозит: упустите большую часть аудитории, т.к. она о вас просто не узнает или не будет достаточно мотивирована, чтобы прийти.
Что делать?
Социальные сети мероприятия нужны для прогрева аудитории, для сбора обратной связи, для повышения мотивации прийти на ваше событие. Это база для следующих мероприятий и бесплатный трафик — лояльная аудитория сама будет распространять информацию о вас и делиться отзывами.
В вашем сообществе должна быть информация о событии — дата, место, время, о спикерах, возможность купить билет. Если спикеров несколько, расскажите о каждом, идеально, если добавите от них личное приглашение на ивент. Укажите контакты организатора, кому можно задать вопросы.
Напишите подробное описание встречи. Если есть отзывы о прошлых мероприятиях, публикуйте их, добавляйте фото, видео. Напоминайте о грядущем повышении цен.
Ошибка 5. Экономить на мелочах
Чем грозит эта ошибка организатора: поставили самый дешёвый кофе и пластиковые стаканчики — посетители решили, что вы на них сэкономили. И будьте уверены, они запомнят именно это. Или скажут: да, было хорошо, но вот на кофе сэкономили!
Что делать?
Не бывает мелочей и незначительных нюансов. Из них складывается ваше большое событие.
Пространство для кофе-брейка, бесплатная вода на мероприятии, возможность припарковаться, соблюдение расписания, достаточное количество пространств, гримёрок, навигация по площадке — всё это и ещё тысяча мелочей — вовсе не мелочи.
Как только о чём-то вспомнили, увидели классную идею, занесите себе в табличку. И если уж решили реализовать мелочь, то делайте хорошо.
Если печатаете бейджи с должностями команды, то печать должна быть чёткой и качественной. И так во всём. Держите планку и задавайте уровень своего мероприятия.
Ошибка 6. Не контролировать презентации и выступления спикеров заранее
Чем грозит: сидите в последний день и вычитываете презентации – в суматохе можно что-то не заметить, пропустить, а потом на выступлении придётся краснеть за другого человека.
Что делать?
Вы отвечаете за качество своего мероприятия, и если вы приглашаете на него спикеров, то отвечаете и за то качество, которое выдают они. Отсматривайте все презентации и требуйте присылать их заранее, а не в последний день.
Можно даже попросить спикера сделать финальный прогон своего выступления на видеовстрече. Максимально минимизируйте в выступлении информацию о продажах, т.к. ваши слушатели вряд ли хотят заплатить деньги за рекламу, они идут за полезной информацией.
Попросите спикера соблюдать ваш фирменный стиль или хотя бы разместить ваш брендовый слайд в начале и конце презентации.
Ошибка 7. Менять программу в последний момент и не следить за таймингом
Чем грозит: за одним опоздавшим спикером позже начнёт другой — задержится пост-пати, а это уже может повлечь неустойку за аренду и т.д.
Что делать?
Тайминг мероприятия необходим не только вашим посетителям, но и вам, т.к. один сдвиг по времени может повлечь за собой хаос во всех остальных действиях.
На что важно закладывать время, чтобы не допустить ошибку организатора:
- Регистрация участников и рассадка. Позаботьтесь, чтобы на входе не было очередей, приглашайте людей ко времени начала регистрации.
- Перерывы между выступлениями. Людям важно переключиться, отдохнуть, перекусить.
- Обеденный перерыв.
О любых изменениях в программе обязательно сообщайте людям, ведь им важно планировать своё время.
Ошибка 8. Завышать цифры: количество участников, масштаб мероприятия
Чем грозит: люди приходят с завышенными ожиданиями и получают намного больше разочарований, предвзято относятся уже ко всему мероприятию и начинают выискивать в нём другие минусы.
Что делать?
Конечно, очень хочется привлечь людей на своё мероприятие. Но если оно масштабное пока только в вашей голове, не озвучивайте цифр, которых нет.
Полупустой зал сразу создаст негативное впечатление. Плохо, когда люди приходят с завышенными ожиданиями. Лучше, наоборот, пусть будут приятно удивлены и увидят аншлаг, о котором расскажут своим друзьям.
Ошибка 9. Не набирать на крупный деловой ивент волонтёров
Чем грозит эта ошибка организатора: участники будут долго искать стойку регистрации, разыскивать нужный зал, раздражаться, и это скажется на общем впечатлении от мероприятия.
Что делать?
Волонтёры на мероприятиях — это люди, которые искренне влюблены в ваш проект, верят в него и готовы помогать на всех этапах без оплаты.
Они могут:
- встречать и провожать гостей до их мест
- регистрировать участников
- проверять билеты
- отслеживать тайминг
- следить за порядком на площадке
- помогать гостям, улыбаться им и помогать в незнакомой обстановке.
Накануне события проведите общее собрание с волонтёрами, расскажите ещё раз об идее, концепции события, распределите обязанности — кто, кому и зачем подчиняется. Каждый волонтёр на мероприятии должен быть в курсе тайминга, организации и всех мелочей, чтобы он мог помочь людям даже по неожиданным вопросам.
Ошибка 10. Нарушать логичную последовательность действий
Чем грозит: анонсировали площадку для мероприятия, на которой сами бывали 5 лет назад, поехали смотреть её – увидели, что она не подходит под ваш формат, т.к. забыли о некоторых нюансах.
Что делать?
Вам может казаться, что вы уже наверняка договорились о площадке, но не начинайте продавать билеты, пока не закрепили свои договорённости на бумаге.
Сначала отсмотр и бронь площадки — потом открытие продаж билетов.
Сначала утверждение всей программы — потом печать полиграфии с программой.
Сначала подписанная договорённость со спикером — потом анонс его выступления. Даже если вы с ним лично всё обсудили.
Занимаясь организацией живого мероприятия, организаторы, так или иначе, допускают ряд ошибок при работе с информационными партнерами. Чтобы избежать подобные ошибки, о которых вы можете даже не догадываться, читайте нашу новую статью, и вы узнаете, что поможет вам более эффективно работать с партнерами.
Ошибки организаторов живых мероприятий при работе с партнерами
1. Бартер. Одно из заблуждений организаторов состоит в том, что они полагают, что партнерам не нужен бартер, то есть билеты на мероприятие. Но это заблуждение возникло либо из-за отсутствия практики в бартере, либо из-за не правильного подхода к этому вопросу.
Взамен информационной поддержки мероприятия, партнерам можно предложить следующее:
Билеты. Примерно 20-30% об общего количества билетов необходимо выделить для обмена с информационными партнерами.
PR. Инструменты пиара могут быть разными — это и логотип на билетах, слова благодарности со сцены, логотип на сайте с рекламой информационного партнера, буклеты в раздаточных материалах, прокат видеоролика во время перерыва на мероприятии, стойка партнера с его промо-продукцией.
Партнера можно пропиарить как во время рекламной кампании, так и во время проведения самого мероприятия. Так же можно пропиарить партнера и после мероприятия в ваших отчетах о проведенном ивенте. Можно предложить 30-40 вариантов пиара, который способствует узнаваемости компании-партнера, следовательно, приводит клиентов.
Клиенты. Всегда можно предоставить партнерам свои ресурсы для поиска клиентов. Не клиентскую базу как таковую, а площадку, где партнер может найти свою целевую аудиторию, которой интересен товар или услуга вашего партнера.
Самый экономичный способ это проведение партнерами промо акции, либо розыгрыша со сбором визиток взамен на какой-нибудь приз. Чем дороже приз, тем больше лидов они соберут для последующего прозвона. Таким образом, вы предоставляете партнерам не просто клиентов, а целевых клиентов, которые им нужны.
2. Подход в коммерческом предложении «Мне надо». Еще одна распространенная ошибка организаторов мероприятия — это концентрация на себе и своих целях при взаимодействии с партнерами.
Следует избегать подхода «я хороший и мне это надо», а выстраивать коммуникацию в коммерческом предложении, исходя из того, что сам организатор может дать компании-партнеру.
Если коммерческое предложение составлено с посылом, «чем я могу вам помочь», то интерес к предложению будет гораздо выше. Как минимум письмо с предложением будет прочитано до конца.
Соблюдая определенные требования к составлению коммерческого предложения, любой организатор увеличивает шансы получить согласие партнера на участие в рекламной кампании мероприятия.
Поэтому коммерческое предложение должно быть коротким, приятно оформленным по дизайну, с посылом, чем вы можете помочь и пояснением, почему вы обратились именно в эту компанию, а не в другую.
3. Работа с ответом «Нам не интересно». Чтобы минимизировать подобный ответ, важно проконтролировать, что бы коммерческое предложение получил руководитель или лицо, принимающее решение, которые заинтересованы в продажах и новых клиентах.
Важно правильно донести до потенциального партнера ту выгоду, которую он получит — целевых клиентов, PR, продажи. Именно от этого зависит, насколько реже организатор будет слышать фразу «Спасибо, но нам не интересно».
4. Я дам вам столько, сколько и вы мне. С одной стороны вполне справедлив и оправдан подход соразмерного обмена. Но с другой стороны, если организатор планирует завязать долгосрочные отношения с партнерами, почему бы не дать им больше, чем договаривались изначально. Такой подход помогает работать с всегда теплой базой партнеров, к которым в любой момент можно обратиться, а не искать новых.
Отдавая больше, организатор формирует базу лояльных партнеров на долгие годы. Поэтому стоит взять за правило давать больше. Например, организатор договорился за рекламу мероприятия отдать 10 билетов партнеру, то помимо всего можно попросить предоставить логотип компании, чтобы разместить на сайте в качестве информационных партнеров.
Еще один способ дать больше — это поблагодарить компанию-партнера за оказание информационной поддержки непосредственно на самом мероприятии либо в начале, либо в конце. Все эти действия не затратны с финансовой точки зрения, но этими действиями вы даете больше и привязываете партнера к себе.
5. Организаторы обращаются к партнерам перед проведением мероприятия. Подход «я позвоню, когда мне надо» не эффективен. Поэтому встречаться нужно не только тогда, когда вам это нужно непосредственно для организации мероприятия. Можно организовать свой ивент, приуроченный к дню компании, к празднику и пригласить потенциальных партнеров, а так же тех, с кем вы уже работали. Таким образом, наладив дружеские взаимоотношения, всегда можно рассчитывать на взаимовыгодное сотрудничество.
6. На бесплатном не заработать — еще один распространенный миф при организации мероприятий. На бесплатном ивенте можно продавать спонсорские пакеты. Например, партнер может раздавать бесплатные карты для посещения фитнес-клуба, воспользовавшись услугами которого, клиенты приобретут полноценные карты.
Таким образом, следует предложить партнерам провести какую-нибудь промо-акцию, результатом которой станет сбор контактов, которые в будущем могут стать их клиентами.
7. Все это, конечно, хорошо, но у меня по-другому… Так думают многие организаторы мероприятий, забывая при этом, что не важно, какого масштаба мероприятие, организация проходит определенные этапы — коммерческое предложение, холодные звонки, обсуждение условий сотрудничества. Поэтому обязательно применяйте вышеприведенные советы при общении с потенциальными информационными партнерами .
Таким образом, работая с информационными партнерами при организации мероприятия, следует выстраивать взаимоотношения таким образом, чтобы можно было рассчитывать на долгосрочное сотрудничество.
В бизнесе, как и в жизни, работает подход — чем больше мы отдаем, тем больше получаем. Поэтому занимаясь организацией ивента, стоит подумать о том, что вы можете дать партнерам, чтобы они хотели продолжать сотрудничество.
Хотите узнать, что такое партнерский маркетинг в интернете и как он может помочь вашему бизнесу? Тогда прямо сейчас получите инструкцию «Как зарабатывать на партнерском маркетинге».
Получите план по созданию онлайн-бизнеса с доходностью 200-500 тысяч рублей за 120 дней. Записывайтесь на открытый онлайн-мастер-класс!
Создание мероприятия с нуля – это глубоко творческий процесс со множеством тонкостей, которые необходимо учитывать организатору. И нередко случается так, что даже из-за мелочей мероприятие идет насмарку – и все затраченные средства не окупаются.
Для того, что избежать этого, или, по крайней мере, снизить количество таких упущений, рассмотрим типичные ошибки, которые совершают «ивентологи» в организации мероприятий. Предупрежден – значит, вооружен.
1. Отсутствие четко поставленных целей и задач
Одна из главных ошибок, о которой я уже упомянул в начале статьи – отсутствие четко поставленных целей и задач для команды. Это вызывает недопонимание, а чего мы, собственно, тут делаем и зачем оно нам нужно? Поэтому цели и задачи должны быть четко определены и прописаны.
2. Не учтены интересы ЦА
Организатор может быть зациклен на проведении ивента и может вкладывать в него по максимуму информации о той ценности, которая несет их компания… забывая или вовсе не учитывая, чего хочет ЦА.
Как итог такого проступка, мероприятие становится скучным, и вместо заинтересованного взгляда участников присутствует лишь зевота и желание поскорее уйти или перейти к финальной части, например, фуршету.
Эта ошибка также может быть связана с тем, что четко не определены цели мероприятия, не прописаны задачи, не отданы понятные указания каждому сотруднику.
Если сотрудник не знает, что ему делать, он будет делать все что угодно, но не то, что нужно.
3. Неправильно подобранное место
Площадку для ивента нужно искать заранее – и желательно это сделать с личным присутствием. В противном случае можно нарваться на неприятности – даже если на фото помещение выглядело вполне сносно.
К тому же, если место уже объявлено и пропиарено, будет очень сложно переделать всю рекламу, заменить билеты, перенести организацию в другое помещение, зал или на площадку.
На некоторых мероприятиях организаторы намеренно идут на то, чтобы снять зал поменьше и заполнить его плотнее – таким образом визуально создав ажиотаж. В остальных случаях площадка должна подбираться под оптимальное количество людей и не быть чрезмерно большой или слишком маленькой.
4. Нет ориентиров
На самом мероприятии участник должен чувствовать себя комфортно. Чтобы это произошло, ему, как минимум, надо добраться до места Х. Если ивент проходит на открытой площадке, поиски будут проще, чем в случае с маленьким помещением, например, в старом питерском дворике. Поэтому должны быть организованы ориентиры для пешеходов и автомобилистов.
На месте участники должны также легко ориентироваться – где туалет или ванная, где можно купить напитки, продукцию спонсора или организатора.
5. Мало фирменной атрибутики организатора
Если мероприятие проводится для пиара бренда, то на нем просто обязана быть ваша атрибутика – и ее должно быть много. На воздушных шарах, рекламных стендах, майках, кепках, шарфах и т.д.
6. Где сотрудники?
Представители компании должны выделяться из толпы. Этого можно добиться за счет яркой униформы, специальных стендов, штендеров, указателей в местах, где локализуется представитель компании.
Количество и качество сотрудников играет важную роль. Если во время мероприятия вы занимаетесь продажами своего продукта, то для вас отстутствие или нехватка сотрудников будет фатальной ошибкой, которая приведет к сливу до 90% всех продаж.
Представьте, что на сцене объявляют какое-то «сладкое» предложение: «Сегодня в честь выхода компании на мировой уровень – «дикие скидки». Приобрести продукцию можно у наших сотрудников, количество товара ограничено!».
И тут понеслось. Команда на старт дана, жаждущая толпа ринулась на «халяву», грузовики с товаром ждут своей очереди, а сотрудников или точек продаж не хватает. Как итог – время идет, работа стоит, народ потихоньку расходится. Не потому что не заинтересовался, а потому что с площадки выгоняют, ночь на дворе… Или ждать надоело. 
Обученный персонал, который находится на своих, заранее продуманных местах, в яркой униформе, которую можно разглядеть в толпе, повышает уровень продаж на 40-70%.
7. Отсутствует «постпродакшен»
Работа остановилась.
Теперь все дело за завершающей стадией. Именно от нее зависит, придут к вам те клиенты, которых вы старались ублажить, или нет.
Если в завершение всего вы не собрали базы данных клиентов, фото- и видеоотчеты с журналистов, не выложили отчет на сайт и в социальные сети, не написали пост-релиз в СМИ – то все, работа прошла впустую. Да, даже если само событие получилось прибыльным.
Совершать повторные продажи лояльным клиентам в 7 раз дешевле, чем искать новых, холодных. Даже те, кто был на мероприятии и ничего не купил, уже знают вас и настроены к вам лояльнее, нежели человек с улицы. Такими клиентами надо дорожить и поддерживать с ними отношения, напоминая о себе через оставленные ими контакты.
Избегая типичных ошибок, можно значительно повысить эффективность и качество мероприятия, получив большую базу лояльных клиентов и создав мощный пиар своей компании.
Заключение
Скажу точно, задавшись целью и составив четкий план задач, а также найдя грамотную команду единомышленников, можно создать любой ивент с максимальным выхлопом.
Цель! Часто про нее забывают, но когда она есть – она как маяк на горизонте, на которой вы направляете свой корабль под названием бизнес.
Материалы по теме:
3 области, где эффективен «натив»
Три полезные ссылки. Как написать хороший пресс-релиз
6 стилей продаж: как выбрать свой?
Ачивки больше не работают
Фото на обложке: Unsplash.
Всем нам приходилось бывать на мероприятиях, которые проходили «как по маслу» – четко и слаженно. И мало кто задумывался над тем, что им предшествовала большая организационная работа, благодаря которой у нас складывалось ощущение праздника: будь то утренник в детском саду, школьный вечер, банкет, свадьба, пикник на природе или просто поездка в отпуск.
Любопытно, что когда мероприятие проходит отлично, без сучка и задоринки, то об организаторе никто и не вспоминает: складывается впечатление, что все идет само собой.
Но бывает и по-другому: наше ожидание праздника не оправдывается, и настроение грозит испортиться, потому что организатор не продумал как следует все нюансы. Например, приехавшим на свадьбу родственникам негде переночевать, так как впопыхах забыли забронировать гостиницу. На детском утреннике заболел главный выступающий, и его некем заменить. Во время банкета на природе неожиданно началась гроза, а все залы и веранды в ресторане поблизости заняты. Подобных ситуаций в нашей жизни сколько угодно.
И вот тут присутствующие начинают искать ответственных: кто виноват и с кого можно спросить за испорченный день, вечер, отпуск и пр.? Ведь из всех этих форс-мажорных ситуаций можно было бы выйти с минимальными потерями или же вообще их избежать, если бы организаторы не совершили некоторые ошибки.
Так как же, взявшись за организацию какого-то мероприятия, не попасть впросак? Ведь выступать в роли организатора хоть раз в жизни приходится каждому из нас (взять хотя бы тот же отпуск или день рождения, на который мы приглашаем друзей-родственников!). А организатор, отвечающий за проведение больших публичных мероприятий, должен обладать умением невидимо управлять значительной группой людей, которые обычно незнакомы и видят друг друга впервые.
Что такое ивент-бизнес
В русском языке слово «ивент» появилось относительно недавно. Его заменяло выражение «культурно-массовое мероприятие». Сейчас оно становится все более употребляемым, особенно в сочетании со словами «проект», «менеджмент», «бизнес»: ивент-проект, ивент-бизнес, ивент-менеджмент. И под ним понимаются мероприятие, церемония, событие и т. п. В переводе с английского event так и означает – событие.
Ну а человека, который управляет ивент-проектом и отвечает за него перед заказчиком от начала и до завершения, называют ивентором. Любопытно, что на Западе существует целая сфера деятельности, посвященная планированию и организации как частных, так и общественных мероприятий и событий. Причем они могут носить как государственный, так и международный характер. Например трансляцию свадьбы испанского наследника престола Фелипе и принцессы Летиции в 2004 г. смотрели чуть ли не 100 млн человек во всем мире.
В настоящее время во многих странах даже созданы соответствующие учебные заведения, где готовят организаторов-профи масштабных (и не только) мероприятий.
Какие ошибки чаще всего совершают организаторы мероприятий
1. Стремятся все сделать сами
Быть «Фигаро здесь, Фигаро там», то есть одновременно в нескольких местах и пытаться решить все вопросы самому и сразу, означает упустить из виду что-то важное. Хороший организатор должен иметь команду, которой он доверяет, и распределять задачи между всеми ее членами, назначив ответственных за определенные участки работы. При этом самому лишь направлять действия каждого, оставив за собой основные организационные моменты.
Однако нередко «главный по мероприятию» считает, что лучше него никто не сделает, поэтому берет все на себя. Порой он даже гордится своей незаменимостью, и, подобно римскому императору Юлию Цезарю, развивает бурную деятельность, делая сразу несколько дел. Итак, стремление все организовать самому грозит тем, что где-то обязательно случится «прокол», так как очень трудно держать все под контролем и быть одновременно «и швец, и жнец, и на дуде игрец». Кроме того, такое поведение «главного» дает повод расслабиться остальным членам команды, принимающим участие в организации мероприятия, и они начинают менее ответственно относиться к своей задаче.
2. Выбирают «неправильный» день
Как бы хорошо ни было организовано мероприятие, но если для его проведения выбран неудачный день, есть риск, что на него почти никто не придет. Подобное наверняка произойдет, если мы, например, запланируем веселую вечеринку на день решающего матча сборной по хоккею.
Не стоит рассылать приглашения слишком рано или слишком поздно. В первом случае о ней могут забыть, а во втором приглашенные наверняка уже будут иметь другие планы на предложенное нами число. Лучшего всего это сделать за две недели до начала мероприятия: наши гости не успеют о нем забыть, а также запланировать что-то другое. К тому же в течение двух недель мы можем несколько раз напомнить о нашем мероприятии.
3. Неправильно выбирают место
Выбирая место для проведения мероприятия, нужно иметь представление о количестве людей, которые его посетят. Причем стоит учитывать, что некоторые, даже заплатившие за вход, прийти не смогут. То есть количество гостей в любом случае будет меньше, чем мы рассчитываем. Поэтому не нужно выбирать слишком большой зал или аудиторию: пусть лучше они будут полностью забиты, чем наполовину пусты, ведь тогда у гостей может заранее сложиться впечатление, что наше мероприятие больше никому не интересно. При выборе площади помещения советуют от предполагаемого количества участников мероприятия отнять примерно 30% тех, кто не придет.
4. Не уделяют должного внимания рекламе мероприятия
Каким бы замечательным и грандиозным мы не запланировали мероприятие, никто этого не узнает, если мы не позаботимся о его рекламе. И вот на ней экономить не стоит: наши приглашения должны стать лицом мероприятия, и именно по ним наши будущие гости составят о нем первое впечатление.
Проинформировать о событии мы можем с помощью рекламных листков, писем, открыток, которые раздают на улице, рассылают по почте, в т. ч. электронной. Рекламные листки не должны быть слишком маленькими и иметь мелкий шрифт. Текста должно быть немного, а ярких красочных картинок побольше. Важно проверить, чтобы были указаны точный адрес и время проведения мероприятия.
Не нужно забывать и о популярных социальных сетях вроде Facebook и Twitter. Именно поэтому одно из важнейших качеств организатора – харизматичность и коммуникабельность. Один из хороших организаторов считает, что секрет его успеха – в друзьях. Он информирует о событии с десяток своих друзей, они в свою очередь обзванивают как минимум столько же своих, а те – своих. Таким образом информация о мероприятии расходится молниеносно, собирая необходимое количество участников.
5. Не имеют запасного плана Б
Большая ошибка организаторов, которая нередко приводит к ненужным стрессам, – составление только плана А. Ведь нередко события развиваются совсем не так, как планировалось, и возникают те самые форс-мажорные обстоятельства. Например, неожиданно сгорел провод в электрооборудовании, фокусник застрял в пробке, приз предусмотрен для одного победителя, а их оказалось двое и т.п.
Хороший организатор должен иметь запасной план Б, предусматривающий выход из сложившейся ситуации. То есть на каждое «а что если…» он должен быть готов дать ответ: «тогда мы сделаем так…». У него всегда при себе записная книжка с сотнями нужных контактов: если подведет кто-то один, всегда можно найти того, кто выручит.