Ошибки финансового менеджера

Казалось бы, предприниматели, как никто, должны отлично разбираться в собственных финансах. Цель любого бизнеса — это получение финансового благосостояния. Вместе с тем многие игнорируют мероприятия мониторинга своей деятельности, используя интуицию или предпринимательское мышление, то есть ведут бизнес «по-старинке». Последний кризис показал, что без грамотного учета и контроля финансов, такой бизнес не выживает. Разберем основные ошибки и финансовые боли предпринимателя, где может помочь финансовая грамотность и мониторинг.

1. Финансовая отчетность необходима даже для микробизнеса.

Вести учет «на глазок», становится себе дороже. Ежедневные операции необходимо хранить не только в памяти, но и на бумаге или в электронном формате. На основании первичных документов формируется любая отчетность. Только она покажет истинное положение дел в организации, предприниматель из нее узнает, что его ждет и что ещё можно успеть исправить.

2. Финансовая грамотность поможет проконтролировать деятельность бухгалтера, чтобы вам не бояться за его ошибки или мошенничества.

Думаете такое невозможно? Перечислим только несколько возможных негативных историй и последствий:

• Присвоение денежных средств, если есть доступ к расчетному счету или кассе;
• Афера с наймом «мертвых душ» и оплаты им реальной зарплаты;
• «Перечисление» лишних налогов и взносов;
• Умышленный пропуск первичной документации и исключение ее из бухгалтерского учета;
• Рейдерский захват или увод клиентов.

Чтобы минимизировать риски, обязательно используйте нашу инструкцию:

• Право подписания п/п в клиент-банке должно принадлежать владельцу бизнеса, а в кассе организации хранить только минимальный необходимый остаток. Обеспечьте жесткий контроль за движением денежных средств, чтобы подчиненные не расслаблялись в ваше отсутствие.
• Если нет возможности отделить подписание платежей от их создания, то отдайте доступ ответственному сотруднику и требуйте ежемесячные отчеты. Кроме этого устраивайте внеплановые проверки и запросы о состоянии текущих дел. Ежемесячный анализ доходов и расходов, активов и обязательств, денежного потока, позволит оценить текущее положение. Пока не закончился квартал, вы можете вовремя задать интересующие вопросы, выявить подозрительные моменты и внести коррективы.
• Разбираться в тонкостях налогообложения нет необходимости. Ваша задача задавать нужные вопросы. Например, на ОСН спросите у бухгалтера, какой налог на прибыль ожидается, а до подачи декларации сравните его с минимальной налоговой нагрузкой по отрасли.
• Ежегодная аудиторская проверка поможет отследить качество работы бухгалтера.
• Делегируйте задачи или учитесь разбираться в оформлении первичных документов.
• С помощью профессионального юриста разработайте договор с бухгалтерией, обеспечивающий вашу безопасность и ответственность исполнителя.

Финансовой грамотности можно научиться. Например, на курсе «Управление финансами» в международной бизнес-школе Laba.

3. Головная боль любого бизнесмена — это наличие кассового разрыва или недостаток оборотных средств.

Управленческая и финансовая отчетность именно для этого и созданы. Советуем планировать поступления денежных средств на 1-1,5 месяца. Чем точнее прогноз, тем больше шансов избежать разрывов. Не забывайте создавать резервы. Размер зависит от оборотов, но практика доказала, что стабильную работу позволяет обеспечить запас для покрытия 2–3 месяцев постоянных расходов. Подключите на всякий случай овердрафт к расчетному счету, тогда при острой необходимости и отсутствии средств можно временно уйти в минус.

4. Не путайте доходы и прибыль, потому что не весь остаток денежных средств показывает ваше благосостояние, вам еще нужно отработать все полученные авансы.

Используйте отчет о движении чистого денежного потока (ОДДС), он покажет разницу между полученными средствами и деньгами, которые будут потрачены. Настоящую прибыль вы можете увидеть в Отчете о прибылях и убытках (ОПУ). Он покажет настоящую разницу между ценностью продукта и затратами на его создание. Увидеть превращение денежного потока в прибыль можно в отчете Cash Flow. Если предприниматель начинает расходовать доходы на личные нужды, не дожидаясь появления прибыли, то это может привести к печальным последствиям, таким как банкротство.

5. В нестабильном бизнесе, так и в только что созданном, сложно спрогнозировать прибыль и рентабельность, но можно планировать цели и способы их достижения.

Процесс планирования можно разбить на следующие этапы:

• Установление цели, например объем продаж. Нет смысла становиться предпринимателем без конкретно заданной цели.
• Определившись с желаемым результатом, рассчитайте сколько нужно ресурсов и расходов для реализации.
• Помимо расходов, непосредственно связанных с производством товаром или оказанием услуг, отдельно определяются постоянные затраты, такие как аренда офиса, курьерские или почтовые услуги, оплата сервисов и программ (например, по сдаче отчетности или электронному документообороту) и т.п.
• В результате вы получите планируемую прибыль и финансовый план по ее достижению. На данном этапе, ещё не начав работать, вы можете скорректировать цели и способы их реализации без финансовых потерь.

Если вам хочется чего-то большего, а финансы стали для вас профессией — повысьте свою квалификацию на курсе «Финансовый директор». Расскажем, как выйти за рамки составления финансовой отчетности и стать инициатором качественных перемен в бизнесе.

Раз уж начали планировать, то планируем до конца и составляем возможные сценарии развития бизнеса в условиях нестабильности: реалистичный, оптимистичный и негативный. Рассчитываем, как достигнуть поставленной цели при изменении суммы продаж, постоянных и переменных расходах. Из названий сценариев понятно, в каких условиях какой может пригодиться.

Таким образом, при наличии плана действий вы будете готовы к любым условиям и ударам судьбы. Значит сможете оперативно среагировать и адаптироваться.

Мы перечислили только самые очевидные финансовые ошибки, так сказать верхушку айсберга, поэтому лишний раз не пренебрегайте финансовым мониторингом и повышайте свое финансовое образование.

Для грамотного финуправления компанией сегодня есть все — курсы, консультации, софты, инструкции. Не разобраться почти невозможно, но иногда финансисты и собственники допускают элементарные оплошности. 

Что это за ошибки и как их избежать, рассказывает Валентин Воробьев — лектор Laba, ех-CFO в «Будинок Іграшок» и UPG, специалист в области финансов и автоматизации с 20-летним опытом в таких компаниях, как «Нова Пошта», Vodafone, Beeline, Ukrtelecom.

Ошибки, связанные с бюджетом компании

#1. Не вести платежный календарь

Платежный календарь — это краткосрочный план компании и понятная система координат. Если у бизнеса его нет — непонятно, куда и зачем двигаться.

В календаре с разбивкой по дням или неделям отображаются приходы и расходы компании. Он помогает управлять движением средств, предвидеть кассовые разрывы и контролировать дебиторские задолженности. 

Во время пандемии я работал CFO в «Будинок іграшок» — крупнейшей в Украине сети магазинов игрушек (64 в 18 городах). Именно платежный календарь помог пройти кризис, когда перестали работать все офлайн-магазины. С помощью этой таблицы, которую мы вели ежедневно, удалось структурировать потоки денег, правильно планировать поступления, оперативно следить за расходами, делать планы погашений текущих долгов и сообщать о них нашим партнерам.

Платежный календарь — простой и важный инструмент. Но чтобы он «работал», его нужно вести системно. Если планировать на несколько месяцев сейчас сложно, внедрите календарь на 4 недели вперед и еженедельно делайте апдейт. 

Если не знаете, как использовать инструмент в своей компании, — подготовили для вас пошаговую шпаргалку и шаблон, который поможет разобраться с календарем.

#2. Не пересматривать мелкие расходные части

Только ленивый не сказал, что во время кризиса нужно отказаться от всего, без чего компания сможет существовать. Все верно — нужно пересмотреть затраты и понять, где возможна оптимизация. Но как показывает практика — урезают только очевидные и крупные расходы. Например, маркетинг. Но в перспективе он дает доход. 

Поэтому, кроме больших затрат, проанализируйте маленькие и «незаметные» — например, хозтовары или неактуальные подписки. Подобные мелкие статьи в сумме дают большие расходы. Вспомним авиакомпанию American Airlines, которая, убрав одну оливку из греческого салата, сэкономила $40 тыс. за год. 

Пройдитесь по каждой строке затрат и проанализируйте, что без потерь можно сократить. 

#3. Не делать «план-факт» 

Подобную ошибку часто можно было встретить и до войны, а с 24 февраля, когда вокруг хаос и неразбериха, — многие совсем забыли о таком инструменте. А ведь во время кризисных периодов фокусировка должна быть на 1000%.

На старте карьеры финансовым аналитиком я работал в дочерней компании Intel, которая вложила $20 млн в строительство интернет-станций по всей Украине. Сперва я не понимал, куда уходят деньги. Когда внедрил ежедневный cash flow и «план-факт» — стало понятно, на что и в каком размере расходуются финансы. Это помогло увидеть пути улучшений — например, вовремя запрашивать дополнительное финансирование, чтобы предупреждать задержки выплат и вести строительство согласно срокам.

Чтобы автоматически отслеживать все показатели компании, рекомендую делать ежедневные дашборды. Для этого можно воспользоваться моим шаблоном — его несложно автоматизировать
и связать с вашей IT-системой.

«План-факт» помогает вовремя заметить и снизить расходы, если планируемые поступления снижаются. Это касается как финансов компании, так и личных. Если прогнозируемый доход уменьшается — нужно пропорционально сократить затраты. 

Ошибки, связанные с управлением деньгами

#4. Прятаться от кредиторов

Мы переживаем сложное время, но даже если вам хочется кричать «А-а-а! Не хочу этим заниматься, потом заплатим, они и так все понимают — война в стране», — сделайте шаг и выйдите на контакт с кредитором первыми. 

В таком вопросе всегда нужно идти на опережение. Если вы знаете, что должны, но не можете заплатить, — выходите на связь и предлагайте решение. Это помогает «сгладить углы» и найти компромисс. Потому что если кредиторы свяжутся с вами первыми, то решение у них, скорее всего, уже будет не в вашу пользу. 

В скором времени война закончится — Украина и рынок восстановятся, а люди и репутация останутся. Как репутация компании, так и финдира, который либо прятался, либо шел на контакт. 

#5. Не анализировать портфель продаж и маржу

Если не считать маржинальность и не анализировать портфель продаж — это может вылиться в большую проблему. 

У многих компаний сейчас остался вал продуктов — допустим, 10 тыс. наименований. Но из них, по классике, примерно 20% товара — те, что дают основной доход. Проанализируйте эти 20% и поймите, есть ли там маржа. Если нет — сконцентрируйтесь на продуктах, которые дают заработок сейчас. 

При анализе маржи валовой прибыли обращайте внимание на то, чтобы месячные отклонения были не больше 1–2%. Если маржа «скачет» — значит, что-то не так с себестоимостью или есть проблемы в ценообразовании. 

Возможно, придется отказаться от продуктов, которые работают в ноль или минус, потому что их необходимо саппортить, а для этого нужны ресурсы.

Если у вас все товары работают в ноль, значит, надо повышать цены. Опыт «Будинок іграшок» показал, что бояться подобного не стоит. Конкуренты всегда следят за вами, и если цены не увеличите вы, то поднимут они. Это особенно актуально сейчас, когда растет чек на топливо. Вы не можете работать в ноль, иначе бизнес придется закрыть через один-два месяца. 

#6. Делать скидки бесцельно

Прежде чем понижать цены на товар или услугу, задайте себе вопрос: «чтобы что?».

Прогнозы говорят, что НБУ в скором времени перестанет регулировать курс гривны и «отпустит» его. Это чревато тем, что в стабильной валюте (например в долларе) мы начнем зарабатывать меньше, чем могли бы получить сейчас. 

Поэтому, решая, как поступить со скидками и остатками, руководствуйтесь понятной логикой — чего вы хотите в итоге добиться: 

• распродать залежавшийся товар с меньшей маржой, но обеспечить денежный поток компании
• разгрузить склад и платить меньше аренды
• покрыть задолженность
• вытеснить конкурентов
• распродать все как можно быстрее по себестоимости и перевести полученную прибыль в стабильную валюту

Чтобы назначать человеку лечение, нужно провести чекап организма. То же касается компаний — решение необходимо принимать исходя из общей картины. Тогда скидки сыграют на руку, а не обрушат рынок. 

#7. Не работать с дебиторкой

Каждому финансисту во время кризиса нужно быть немного «продажником» и выстраивать коммуникацию с контрагентом так, чтобы он заплатил вам, а не кому-то другому. 

Во время мирового локдауна, когда все остановилось, «Будинок іграшок» имел 30% дебиторки в транснациональных корпорациях. Часть из них — в компании Lego. Для них сумма была незначительной на общем фоне долга, а для нас это существенные поступления. Поэтому мы провели переговоры, Lego оплатили свою задолженность, что помогло нам еще несколько недель поддерживать компанию.  

При работе с дебиторкой важно:

• идти от макро к микро, то есть акцент сначала на самых крупных должниках
• общаться с ними по возврату, поскольку большие компании могут даже не заметить своего долга вам в общем объеме — и заплатят только потому, что вы позвонили

Кроме того, важно структурировать и анализировать дебиторку, чтобы понимать, сколько денег вам вернется в этом месяце, сколько — в следующем, а о каких средствах можно забыть. Например, с началом войны в некоторых компаниях, чьи финансы я веду, около 30-40% дебиторки пришлось вычеркнуть, поскольку бизнесы закрылись, люди разъехались или в тех регионах идут активные боевые действия и компании не в состоянии выплачивать долги. 

Ошибки, связанные с финансированием

#8. Не работать с банками

Около 90% финансистов не работают с банками и не пользуются кредитами. Они сконцентрированы на сегодняшних выплатах и не думают о «завтрашнем» развитии. 

Украинские банки с мая 2022 года возобновляют кредитование — и этим нужно пользоваться. Не связываться с банками — ошибка, которая может стоить компании роста.

Когда я только начинал работать в сфере финансов, считал, что все государственные программы вроде беспроцентных кредитов, доступного жилья или программ лояльности — либо для избранных, либо какая-то «лажа». 

На деле все оказалось иначе, и сейчас я активно пользуюсь возможностями, которые дает государство. Да, для оформления понадобится время, усилия и соответствие критериям, но получить кредит на развитие бизнеса — проще, чем вытащить деньги из оборотного капитала, особенно когда их и так не хватает. 

Основные программы, на которые стоит обратить внимание: 

• кредитная программа 5-7-9%
• льготные беспроцентные кредиты для малого бизнеса

Для любой компании, которая собирается развиваться, кредитование — отличная возможность. Но стоит сказать, что, кроме «желания» расти, у вас должно быть понимание, как эти деньги приумножить. Иначе вы просто наберете долгов.  

#9. Не делать резервы или подушки

Если у вас все деньги «работают» и нет резерва, то это наверняка стало большой проблемой с началом войны. Потому что как только падает доход — брать средства на оплату аренды, зарплаты, кредитов становится неоткуда. Поэтому всегда нужно делать резерв — и это касается как личных финансов, так и компании. 

Благодаря резервам бизнесы остались на плаву, а сегодня уже выходят в плюс и возвращают команды к полноценной работе. А вот те, кто жил «от получки до получки», к сожалению, не смогли пережить и первые недели войны в Украине.

Если вы раньше не откладывали деньги, можете начать с простых шагов: 

• ежемесячно выводите на депозит фиксированную сумму от чистой прибыли
• ежемесячно выплачивайте себе % от прибыли в виде дивидендов — пусть это будет вашей «подушкой» 

Даже если вы начнете с небольших сумм, через год у вас будет хороший резерв.

Ошибки, связанные с командой

#10. Скрывать реальное положение дел в компании

Молчать о том, как обстоят дела, не рассказывать о планах и не выводить команду в единое инфополе — большая ошибка. Да, может быть страшно, да, есть риск нарваться на недовольство. Но если скрывать, то негатив всего коллектива обеспечен. Сегодня у каждого из нас жизнь — сплошная неопределенность. Мы не знаем, где будем завтра жить, что будем есть, какой будет обстановка в стране. Поэтому работа должна давать хоть какую-то ясность. 

Если вы максимально открыты, делитесь цифрами, показываете реальную картинку и объясняете сложности, с которыми сталкивается компания, то, вероятнее всего, команда поймет задержку или сокращение выплат. Более того, будет делать все, чтобы помочь бизнесу выйти на прежний уровень. 

#11. Не планировать фонд оплаты труда

Может показаться странным, но многие компании во время кризиса не планируют ФОТ наперед, а смотрят на ситуацию постфактум, после чего принимают решение, сколько смогут выплатить. Это не только финансовая ошибка, но еще и большие риски нарваться на демотивацию команды, что в итоге повлияет на финпоказатели. 

Запланировать ФОТ в военных условиях можно двумя способами: 

• проанализировать финансовое состояние компании, определить допустимую сумму в ФОТ и разделить между отделами, а руководители сами распределят процентное соотношение в зависимости от загрузки, выполнения плана и т. д.
• проанализировать план-факт и пропорционально снижению дохода уменьшить зарплаты, объяснив команде, почему сейчас не можете платить больше

Такие подходы помогают заранее обозначить свои затраты на ФОТ и дать понять людям, какая ситуация у них будет с деньгами.

Ошибки, связанные с перспективами

 #12. Не работать над развитием 

Любой кризис — это толчок. Если не смотреть в сторону развития, а только сокращать операционные расходы, останавливать проекты и не думать, как развиваться, — будущего у бизнеса не будет. 

Во все кризисные времена — революции, пандемия, война — в компаниях, где я работал, удавалось внедрять лучшие IT-решения и качественно автоматизировать процессы. Потому что именно кризис вынуждает все максимально оптимизировать и смотреть на вещи под новым углом. 

Взять ту же автоматизацию. Во-первых, это не так дорого, как кажется. Во-вторых, сейчас на многие IT-услуги скидки. В-третьих, это дополнительно сокращает операционные затраты. И как результат — оказывается не расходом, а инвестицией, которая быстро окупится. 

Поэтому, даже если у вас снизился доход и вы считаете, что какие-то улучшения «не на часі», то посчитайте всю экономику и сравните. Может, сейчас самое время. 

#13. Концентрация на проблеме и неготовность к растущему рынку 

В ближайшее время Украина станет страной возможностей, европейцы захотят вести здесь бизнес. Иностранцы уже узнают об условиях, налоговых ставках и рынках в Украине.

Многие компании захотят инвестировать в нашу экономику и быть причастными к развитию Украины. Страны уже поделили города, которые будут восстанавливать, так что вливания будут большими — и к этому нужно готовиться. 

С одной стороны, необходимо уже сейчас становиться «компанией будущего» и выстраивать процессы так, чтобы инвесторам было интересно работать с вами. С другой — готовиться к компенсациям на восстановление. «Все, что разрушено — будет возмещено»: недвижимость, склады, испорченный товар и самое важное — упущенная выгода. Формулу государство еще не утвердило, но доходы, которые вы потеряли, будут компенсированы. 

Этим нужно заниматься уже сейчас. Если у вас разрушена недвижимость, пропал товар или сгорел склад — фотографируйте, составляйте акты, оформляйте документацию и подавайте заявления сейчас, потому что в ближайшее время таких заявок будет в сотни раз больше — и время на рассмотрение тоже увеличится в разы.