18.09.2020
С версии 3.1.14.166 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) реализован новый сервис «1С:Кабинет сотрудника». Этот сервис позволяет сотрудникам в любой момент в любом месте, где есть интернет, посмотреть сведения о зарплате, получить справку о заработке, получить расчетные листки, оформить заявление на отпуск, командировку и многое другое.
Содержание
- Подключение и настройка сервиса 1C:Кабинет сотрудника
- Создание кабинетов в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
- Возможности кабинета в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
Бухгалтерии и кадрам сервис позволяет сократить время, которое уходит на предоставление расчетных листков, согласование отпусков, получение справок и других документов. Сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию и кадры, а последним отвлекаться от своих дел.
Сервис пока недоступен пользователям базовой версии.
В версии КОРП ранее уже была предусмотрена аналогичная функциональность «Самообслуживание». Теперь есть и альтернативная возможность. При выборе того или иного варианта следует учитывать ключевые различия (помимо стоимости):
Подключение и настройка сервиса 1C:Кабинет сотрудника
Подключение к сервису
Подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице, либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Рисунок 1
Для работы с сервисом в базе должна быть подключена интернет-поддержка. Если она еще не была подключена, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.
Рисунок 2
Далее необходимо пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения (о настройке на этапе 3 написано в следующем разделе), после чего опять же нажать кнопку Подключить.
Рисунок 3
При высокой нагрузке на сервис подключение может занять продолжительное время. В этом случае на этапе 4 может быть выдано соответствующее сообщение.
Рисунок 4
В случае успешного подключения появится этап 5, в котором будет указана ссылка на сервис (если форма подключения была случайно закрыта до перехода по ссылке, то открыть ее можно по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата).
Рисунок 5
По этой ссылке необходимо перейти указанному ответственному лицу. После перехода на его телефон будет отправлено SMS-сообщение (или письмо на почту) с кодом, который необходимо ввести на открывшейся странице.
Рисунок 6
После чего будет предложено придумать и ввести пароль для входа в сервис. Сложность пароля пока не контролируется, поэтому следует самостоятельно подходить ответственно к его выбору.
Рисунок 7
Теперь можно продолжить работу в сервисе – ознакомиться с его возможностями и создать кабинеты для сотрудников, если они были выбраны на этапе 3 помощника подключения.
Публикация кабинетов
Если на этапе 3 сотрудники выбраны не были, то после подключения их можно указать в форме, открывающейся по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Рисунок 8
Для этого в открывшейся форме нужно перейти по ссылке Изменить настройку публикации.
Рисунок 9
Для выбора публикуемых позиций нужно проставить флажки в колонке Публиковать. По кнопке Публикуемые сотрудники можно просмотреть отобранных в результате сотрудников. Для них должен быть указан адрес электронной почты и/или мобильный телефон. Если это условие не выполнено, строка будет выделена красным.
По кнопке Обновить публикацию информация по выбранным сотрудникам передается в сервис.
Рисунок 10
Обращаем внимание, что для публикации в сервисе ответственного, подключившего сервис, в числе сотрудников, его позиция также должна быть выбрана здесь для публикации.
В сервисе имеется возможность согласования заявлений сотрудников их руководителями. Чтобы ей можно было воспользоваться, укажите руководителей подразделений.
Рисунок 11
Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения публикуется руководитель самой организации (если он задан в ответственных лицах организации и публикуется).
Адресация заявок
Для корректной адресации заявок сотрудников из сервиса необходимо указать исполнителей задач в разделе Администрирование – Органайзер – Бизнес-процессы и задачи – Роли и исполнители задач.
Рисунок 12
По умолчанию все заявки приходят на пользователя, подключавшего сервис (и он может перенаправлять их другим сотрудникам), но гораздо удобней эту информацию указать сразу.
Рисунок 13
Обработка заявок возможна кадровиком, расчетчиком или пользователем с профилем, которым предусмотрена роль Обработка заявок кабинет сотрудника.
Расписание обмена
По умолчанию автоматический обмен информацией между приложением и сервисом выполняется каждые 10 минут. Изменить расписание или запустить обмен вручную можно из раздела Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания – регламентное задание Обмен с сервисом «1С:Кабинет сотрудника».
Рисунок 14
Создание кабинетов в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
После создания сервиса и публикации в нем списка сотрудников нужно создать для них собственные кабинеты и отправить приглашения (если не было включено автоматическое создание – упомянуто далее в конце раздела). Эта возможность располагается в разделе Администрирование, который доступен только администратору сервиса. По умолчанию это ответственный, указанный при подключении, но права также могут быть назначены любому подключенному сотруднику здесь же, в его карточке.
Рисунок 1
В списке слева отображаются опубликованные в сервисе сотрудники. Состояние дел обозначается пиктограммой:
Рисунок 2
Необходимо отметить флажками сотрудников, для которых нужно создать кабинеты, после чего нажать Выполнить – Создать кабинеты. Нажатие на кнопку с пиктограммой над списком сотрудников приводит к отображению сотрудников только с таким статусом. Например, можно отобрать только тех, кому приглашение не отправлялось, проставить все отметки и направить приглашения только им.
После создания кабинетов сотрудникам необходимо отсюда же разослать приглашения на почту и/или по СМС. Сотрудники получат инструкцию по подключению, текст которой задан в форме по кнопке с шестеренкой (при необходимости его можно изменить). После подключения сотрудник получит доступ к своему кабинету, что отобразится соответствующей пиктограммой – зеленым человечком.
По кнопке с шестеренкой можно включить автоматическое создание кабинетов и/или рассылку приглашений. Тогда после публикации сотрудников в сервисе кабинеты для них будут созданы автоматически. А после создания кабинетов автоматически будут отправлены приглашения.
Возможности кабинета в сервисе 1C:Кабинет сотрудника
Просмотр расчетных листков
В кабинетах сотрудников можно опубликовать их расчетные листки. Каждый сотрудник увидит только свои листки. Администратор сервиса листки других сотрудников не увидит.
Публикация листков производится расчетчиком или любым другим пользователем, профилем которого предусмотрена роль Публикация расчетных листков.
Пользователю с полным правами для этого достаточно перейти по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата, в открывшейся форме выбрать месяц и нажать Опубликовать.
Рисунок 1
Здесь же по ссылке Расширенные возможности публикации расчетных листков (или Публикация расчетных листков в разделе Зарплата – эта ссылка доступна пользователю без полных прав) можно выполнить более точечную публикацию листков.
Рисунок 2
После публикации сотрудник увидит в кабинете свои расчетные листки. В целях безопасности при работе с компьютера по умолчанию суммы частично скрываются. Убедившись, что за спиной никого нет, сотрудник может включить полное отображение сумм, нажав на кнопку с изображением глаза в правом верхнем углу.
Рисунок 3
Каждый сотрудник может настроить удобный для себя режим отображения информации в настройках своего профиля.
Рисунок 4
Администратор сервиса в разделе Администрирование может установить настройки, связанные с расчетными листками.
Рисунок 5
Регистрация и просмотр отсутствий
Сотрудник может заявить о своем отсутствии, чтобы согласовать его со своим руководителем и/или кадровой службой, а также чтобы информировать об этом остальных сотрудников.
Рисунок 6
Если зарегистрированное сотрудником отсутствие требует согласования руководителем (сотрудник отметил флажок Требует согласования или это отпуск), то сначала оно появляется в задачах руководителя.
Рисунок 7
Если руководитель согласовывает отсутствие, то пользователю, назначенному ответственным за согласование отсутствий или за заявления на отпуск, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
Рисунок 8
На основании этой информации пользователь может ввести в программу соответствующий документ, регистрирующий отсутствие. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
По некоторым видам отсутствий доступа кнопка Отказать – по ней можно отказаться согласовать заявление сотрудника. Тогда сотрудник увидит отказ в своём кабинете.
Если по какому-то заявлению не предусмотрен отказ, то задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о согласованных отсутствиях других сотрудников доступна для просмотра в области Все отсутствия. В ней предусмотрен отбор по периоду.
Рисунок 9
Информация по отпускам
В разделе Отпуск сотрудник может просматривать информацию по остатку отпуска, а также запросить более подробную справку об отпусках. Также он может подать заявление на отпуск – точно так же, как и из рассмотренного выше раздела Отсутствия.
Рисунок 10
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки об остатках отпусков, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. К задаче автоматически прикрепляется запрошенная сотрудником справка. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника. Если по какой-то причине справка сформировалась неправильно, то по пиктограмме слева от неё её можно удалить и приложить новую взамен.
Рисунок 11
Сотрудник увидит запрошенную справку в разделах Отпуск и Справки своего кабинета.
Рисунок 12
Заказ справок
В разделе Справки сотрудник может запросить и другие справки.
Рисунок 13
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки соответствующего вида, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
При заказе справки с места работы к задаче автоматически прикрепляется справка по реализованной в программе форме. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Если требуется передать справку по другой форме (например, по приложенному сотрудником образцу), то по пиктограмме слева от неё её нужно удалить и приложить требуемую взамен.
Рисунок 14
При заказе 2-НДФЛ к задаче автоматически создается и прикрепляется соответствующий документ программы. Необходимо его открыть, заполнить и провести. После этого достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Рисунок 15
Подача заявлений на вычеты
Сотрудник может направить из кабинета (раздел Зарплата — Вычеты) заявление на предоставление того или иного вычета по НДФЛ. Предполагается, что сотрудник прилагает скан-копии необходимых документов (заявления, уведомления).
Рисунок 16
Пользователю, назначенному ответственным за налоговые вычеты, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит приложенные сотрудником файлы, и на их основании должен ввести в программу соответствующий документ (заявление на вычет, уведомление о праве на вычеты).
После регистрации в программе такого документа задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Рисунок 17
Если какой-то необходимой для регистрации вычета информации в отправленных сотрудником файлах не окажется, задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о структуре компании
В разделе «Компания» сотрудники могут ознакомиться со структурой компании, со списком её сотрудников.
Рисунок 18
Изменение личных данных
Сотрудник может направить заявку на внесение изменений в его личные данные.
Рисунок 19
Пользователю, назначенному ответственным за изменение личных данных, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит измененную сотрудником информацию, и может ввести соответствующие изменения в программу. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Рисунок 20
Для руководителей
Сотрудникам, назначенным руководителям подразделений или организаций, доступен раздел Руководителю, в котором он может согласовывать отсутствия сотрудников, а также просматривать сотрудников, которые еще не ознакомились с расчетными листками (если включена такая настройка).
Рисунок 21
Источник: 1С:ИТС.
Поделиться с друзьями:
Подписаться на комментарии
Отправить на почту
Печать
Написать комментарий
После создания подключения сервиса электронного кадрового документооборота в вашей конфигурации — «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:ERP» или «1С:Бухгалтерия предприятия» — и публикации в ней списка сотрудников, которые будут пользоваться сервисом, нужно создать для них собственные кабинеты и отправить приглашения.
Создание и работа с кабинетами сотрудников
Зайдите на сайт сервиса с данными ответственного сотрудника, указанного при подключении, и перейдите в раздел сервиса «Администрирование». Права администратора сервиса могут быть также назначены любому подключенному сотруднику в его карточке.
Раздел администрирования в кабинете ответственного за работу с сервисом сотрудника
В разделе будут отображены список сотрудников, опубликованных в сервисе и состояние кабинетов. Здесь можно отфильтровать их по статусу, например, отобрать только тех, кому приглашение ещё не отправлялось.
Состояния кабинетов сотрудников
Отметьте сотрудников, для которых нужно создать кабинеты, нажмите кнопку «Выполнить» и в открывшемся меню выберите пункт «Создать кабинеты».
Выбор сотрудников для создания личных кабинетов
Если в процессе создания кабинета возникла ошибка, например, пользователь с такой электронной почтой уже существует, то сервис укажет на это. Нажав на ФИО сотрудника, можно будет узнать причину ошибки.
Вывод причины ошибки создания кабинета
После создания кабинетов разошлите приглашения. Для этого выберите сотрудников и укажите, каким способом — на email или с помощью sms — приглашение будет отправлено. Напротив ФИО сотрудника будет указана дата отправки.
Способ отправки приглашения сотруднику
Когда сотрудник подтвердит подключение — это будет указано в сервисе соответствующей зеленой пиктограммой.
Настройки и администрирование личных кабинетов сотрудников
В разделе «Настройки» можно включить автоматическое создание личных кабинетов и отправку приглашений.
Для этого перейдите в подраздел «Личные кабинеты» и отметьте флажком опции «Создавать кабинеты автоматически» и «Отправлять приглашения автоматически».
По умолчанию логины сотрудников формируются автоматически из фамилии и инициалов сотрудника, например, «ПетровБС». Для того, чтобы можно было выбрать его самостоятельно — поставьте галку в пункте «Запрашивать логин при активации мобильного приложения»
Также в разделе «Настройки» можно:
- Включить возможность использования электронных подписей сотрудников на документах.
- Включить уведомления об ожидании от сотрудника каких-либо действий, например, по расчетным листам или графику отпусков.
- Редактировать текст уведомлений о создании кабинета для сотрудника.
Использование электронной подписи сотрудника в «1С:Кабинет сотрудника»
Рассылка уведомлений о расчетных листах
Рассылки уведомлений сотрудникам
Функция позволяет указать интервал, в течении которого «1С:Кабинет сотрудника» будет отправлять уведомление о новом событии, например, что пришел документ на подпись.
Также можно настроить отложенную отправку, настроив её вплоть до секунды.
Раздел «Полученные документы»
Данная настройка позволяет выбрать частоту уведомлений для сотрудника о наличии неподписанных документов. Она позволяет создавать любое количество сценариев напоминания.
Опция «Показывать руководителям подчиненных, не ознакомленных с полученными документами» передает руководителю, указанному в соответствующем разделе, список его подчиненных, которые не ознакомились с присланными документами, а также наименование соответствующих документов.
Раздел «График отпусков»
В этом разделе можно настроить уведомления для работников и их руководителей о предстоящем очередном отпуске сотрудника.
Раздел «Учет времени»
При активации учета времени у сотрудника появится соответствующий пункт меню в «1С:Кабинет сотрудника» В нем можно будет отметить время начали и окончания работы, а также перерывы. В настоящий момент эти данные не влияют на табель.
Раздел «Сбор статистики»
Для улучшения работы сервиса можно разрешить 1С собирать статистику. Информация обезличена и позволяет разработчику улучшать сервис.
Содержание:
1. Настройка сервиса Кабинет сотрудника
2. Работы с Личным кабинетом через браузер
3. Работа с сервисом Кабинет сотрудника в Рабочей базе 1С
4. Личный кабинет сотрудника на мобильном телефоне
Личный кабинет сотрудника – это удобный инструмент 1С, значительно упрощающий жизнь как сотрудникам, так и их непосредственным руководителям. Через браузер либо с помощью мобильного приложения сотруднику можно отметить отсутствие, заказать справки, подать различные заявления – все это будет автоматически передаваться в программу 1С, в которой ведется кадровый учет и расчет зарплаты.
В данной статье рассматривается пример ведения в 1С 8 ЗУП 3.1, но так же можно подключить в другие базы:
· 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166
· 1С 8 ERP Управление предприятием 2 с версии 2.4.13.46
· 1С 8 Комплексная автоматизация 2 с версии 2.4.13.46
1. Настройка сервиса Кабинет сотрудника
Подключение Кабинета в программе 1С 8 ЗУП простое:
1) Адрес сервиса Вашего предприятия в интернете – вписываете URL, по которой сотруднику смогут заходить в свой кабинет через браузер;
2) Название – это наименование Вашей организации по которой сотрудники службы поддержки будут Вас идентифицировать;
3) Ответственный – это пользователь, который будет создавать Личные кабинеты для сотрудников, у которого будут права администратора в личном кабинете;
4) По кнопке «Подключить» создается личный кабинет пока для одного сотрудника (если не настроено иное в пункте «Настройте, если нужно») – ответственного литца, где публикуются расчетные листы за два предыдущих месяца, предшествующих месяцу регистрации.
5) Далее необходимо по ссылке (настройки которой мы указали в пункте 1.) настроить доступ для Ответственного лица.
Визуализация настроек представлена на рисунке 1.
Рис. 1 Первичная настройка сервиса
При первом входе система 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3, отправляет на указанный в справочнике Физическое лицо (в базе 1С) номер телефона четырехзначный пароль (рисунок 2), после ввода пароля предлагает создать пароль (рисунок 3). После – отправляет запрос на подтверждение электронной почты стандартным письмом.
Рис. 2 СМС с подтверждением учетной записи в личном кабинете
Рис. 3 Создание пароля в личном кабинете
Общая информация о сервисе
Рис. 4 Функционал Кабинета сотрудника
Далее пройдемся по подсистемам Кабинета, обозначенным рисунком выше:
1) Зарплата:
a. видны опубликованные расчетные листки, в которых можно отметить ознакомление (данная информация передается к руководителю сотрудника);
b. можно отправить заявление на получение вычетов.
2) Отсутствия:
a. возможность отметить отсутствия:
Рис. 5 Отсутствия, которые можно отметить в личном кабинете
3) Вопросы, связанные с отпуском, которые можно уточнить в личном кабинете при работе в 1С 8 ЗУП
a. узнать, сколько дней отпуска осталось;
b. запросить справку об использовании дней отпуска;
c. посчитать:
i. к какому числу будет накоплено определенное количество дней отпуска;
ii. сколько дней отпуска будет накоплено к конкретному числу;
d. подать заявление на отпуск.
4) Компания – информация о сотрудниках компании, которые опубликованы в личном кабинете: их занимаемая должность и контактная информация.
5) Руководителю – данный функционал доступен только сотрудникам, которые занимают руководящую должность. С помощью него можно:
a. увидеть данные, какие сотрудники просмотрели, а какие нет свои расчетные листки.
b. согласовать или не согласовать заявления своих подчиненных.
6) Справки – на данной странице хранится информация о запрашиваемых ранее справках (даже если они были запрошены с другой страницы), а также можно создать заявку на получение справок:
a. 2-НДФЛ;
b. Справка с места работы;
c. Справка по использованным отпускам.
7) Профиль – на данной странице содержится как личная информация, так и информация о занимаемой должности. Тут можно подать заявление на смену паспортных данных, регистрации, прописки и так далее.
Рис. 6 Как зайти в профиль личного кабинета
Рис. 7 Информация, которая предоставлена в профиле
Администрирование – на данной странице Ответственное лицо может отправлять приглашения сотрудникам в Кабинет, а также производить необходимые настройки.
2. Работы с Личным кабинетом через браузер
Вкладка Главное
После того как пройдена регистрация, и я как сотрудник вошла в свой личный кабинет через браузер, я попадаю на закладку «Главное». На данной странице показана общая информация о последних расчетных листках, а также о запрашиваемых мною ранее справках и заявлениях.
Рис. 8 Вкладка Главное
Вкладка Зарплата
Рис. 9 Вкладка Зарплата
На странице виден список расчетных листков за год. При нажатии на интересующий меня расчетный листок, слева появляется подробная информация, которую я могу скачать в формате pdf на компьютер. Нажав на кнопку «Ознакомлен», я передаю информацию об ознакомлении с моим расчетным листком моему руководителю.
Также мне видная вся информация о согласованных и примененных ранее вычетах, и я могу создать новое заявление на новый вычет, что и сделаю. Для этого необходимо нажать на кнопку «Получить вычет».
Рис. 10 Виды вычетов, на которые можно отправить заявление в личном кабинете
Я выбрала вычет на квартиру, далее открывается форма для заполнения: необходимо приложить файл с копией заявления. Нажимаю на кнопку «Отправить» и появляется форма об уведомлении отправления заявления, показанная на рисунке 12.
Рис. 11 Форма для подачи заявления на вычет по недвижимости
Рис. 12 Форма об отправлении заявления на вычет по недвижимости
На рисунке 13 показано, что заявление отправлено со статусом «Подготовлен».
Рис. 13 Статус отправленного вычета
Вкладка Отсутствия
Рис. 14 Вкладка Отсутствия
Нажав на кнопку «Отметить отсутствие», я отправлю своему руководителю 2 заявления: отсутствие по личной причине и командировку.
Отсутствие по личной причине не отмечаю галкой «Требует согласование», что означает, что данное отсутствие не будет перенаправлено на согласование к моему руководителю в личный кабинет. Я добавила замещающего меня сотрудника. В то время, как по командировке была поставлена галка «Требует согласования».
Рис. 15 Заявление на отсутствие по личной причине
Рис. 16 Отсутствие командировка
Зайдем в личный кабинет руководителя:
Рис. 17 Вкладка Руководителю
Нажму на кнопку «Отказать» и запишу причину отказа:
Рис. 17 Отказ в предоставлении командировки
Как только руководитель нажимает на отказ, мне сразу же пришло СМС и статус заявления в личном кабинете поменялся.
Рис. 18 СМС с уведомлением об отказе в командировке
Рис. 19 Статус об отказе в командировке
Вкладка Отпуск
Рис. 20 Вкладка Отпуск
Аналогично другим вкладкам Личного кабинета в 1С 8.3 Зарплата и управление персоанлом, интерфейс здесь понятен на интуитивном уровне. Создам заявление на отпуск за свой счет, поставив необходимую галочку.
Рис. 21 Отправка заявления на отпуск
Руководителю также было отправлено согласование. Пусть руководитель вновь откажет в отпуске.
Рис. 22 Отказ на отпуск
Вкладка Справки
Рис. 23 Вкладка Справки
На данной странице хранится вся информация по ранее заказанным справкам, более того, можно открыть любое заявление в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и повторно скачать справку в формате pdf.
Закажу справку 2-НДФЛ.
Рис. 23 Заказ справки 2-НДФЛ
Вкладка Компания
Рис. 24 Вкладка Компания
На вкладке «Компания» хранится информация обо всех коллегах и их контактная информация.
Вкладка Администрирование
Рис. 25 Вкладка Администрирование
На данной странице можно отправлять приглашения зарегистрироваться в личном кабинете сотрудникам, настраивать отправляемые сообщения и осуществлять ряд настроек для работы в личном кабинете в 1С 8 ЗУП 3.1 (Рисунок 26).
Рис. 26 Как создать личный кабинет сотруднику
Рис. 27 Настройки личного кабинета, текст отправки приглашения
На рисунке 27 показана возможность настраивать текст отправляемого сообщения – приглашения. При отправке приглашения меняется статус напротив коллеги, которому был создан личный кабинет сотрудника в 1С:
Рис. 28 Измененный статус при создании личного кабинета
Сотруднику приходит СМС:
Рис. 29 Текст СМС с информированием о создании личного кабинета
Профиль
Нажимая на кнопку «изменить данные» отправлю в кадровую службу заявление на изменение регистрации:
Рис. 30 Заявление на изменение адреса регистрации
3. Работа с сервисом Кабинет сотрудника в Рабочей базе 1С
Теперь посмотрим, как все заявления были обработаны в программе 1С 8 ЗУП ред. 3. Для того чтобы выполнить необходимые запросы от сотрудника, необходимо зайти в Мои Задачи:
Рис. 31 Мои задачи в 1С:ЗУП
Рис. 32 Задачи, которые появились у пользователя ЗУП 3.1 из Личного кабинета сотрудника
Открою первую задачу: Заявление на вычет. В документе уже сразу прикреплен файл – заявление, ссылка на физическое лицо и с статус выполнения задачи.
Рис. 33 Задача на ввод заявления на вычет сотруднику Харькова Анастасия
Нажав на кнопку «Выполнено» или «Отказано», сотрудник кадровой службы передает статус заявления в кабинет сотрудника. На основании данной задачи вводятся данные о вычете. После изменения статуса данная задача уходит из списка активных. Просмотреть все ранее выполненные задачи возможно, выставив галку в левом нижнем углу «Показывать выполненные».
Для создания справки 2-НДФЛ, необходимо нажать на гиперссылку, указанную на рисунке 34. Программа автоматически создаст документ в базе и сохранит его в pdf формате, который отправит в личный кабинет.
Рис. 34 Создание справки 2-НДФЛ из задачи
Откажем в заявлении на отсутствие, нажав на соответствующую кнопку.
Для того чтобы информация была передана сразу же в Личный кабинет сотрудника, необходимо вручную запустить регламентное задание – Обмен с сервисом 1С:Кабинет сотрудника. Находится он в «Администрирование – Обслуживание – Регламентные и фоновые задания» (рисунок 35).
Рис. 35 Выполнение регламентного задания обмена с сервисом 1С:Кабинет сотрудника
Далее, зайдя в личный кабинет, можно заметить, что данные были переданы.
Рис. 36 Во вкладке «Справки» согласована справка 2-НДФЛ
Рис. 37 Открываем согласованную справку 2-НДФЛ и скачиваем ее в формате pdf
Если перейти к заявлениям на отпуск, то можно увидеть, что в заявлении было отказано, также указано время отказа.
4. Личный кабинет сотрудника на мобильном телефоне
Мобильно приложение полностью идентично с приложением в браузере. Те же функции, те же вкладки, та же информация.
Приложение бесплатно можно скачать с AppStore и GooglePlay. В нем также можно скачать прикрепленные файлы, например, 2-НДФЛ.
Рис. 39 Мобильное приложение 1С кабинет сотрудника
Рис. 40 Справка 2-НДФЛ с приложения
Специалист компании «Кодерлайн»
Анастасия Харькова
Содержание статьи:
Подключение сервиса в 1С:Зарплата и управление персоналом Настройки в приложении 1С:Кабинет сотрудникаНастройка правил обработки заявок и ответственных лиц в 1С Настраиваем обмен сервиса с 1С:ЗУППрочие настройки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника
Подключить сервис может только пользователь с полными правами.
Для начала нужно придумать название Кабинета. Это может быть адрес компании в интернете или любой похожий адрес, если он окажется не занятым другими компаниями, использующими данный сервис.
Ниже введите название информационной базы, к которой подключается сервис. Это может быть любое удобное название вашей организации.
Затем выберите сотрудника, ответственного за подключение и работу в сервисе. Впоследствии при необходимости его можно будет изменить.
Далее настроим сотрудников, которые будут пользоваться сервисом. В открывшейся форме можно отметить организацию (соответственно, если предполагается создавать кабинеты для всех сотрудников), подразделения или позиции штатного расписания.
Далее нажимаем Подключить и ждем завершения подключения.
Позже можно будет добавить и других сотрудников в сервис, перейдя по ссылке Изменить настройку публикации.
Для завершения регистрации ответственному лицу необходимо перейти по указанной ссылке.
Настройки в приложении 1С:Кабинет сотрудника
При переходе по ссылке в браузере появится форма для ввода кода подтверждения, который поступит на мобильный телефон ответственного (это требуется только при первом входе в кабинет), затем необходимо придумать и ввести пароль.
Сервис готов к использованию.
Можно приступить к использованию всех возможностей своего кабинета, ознакомиться с подробной информацией в других разделах, а также перейти в раздел Администрирование для создания кабинетов и отправки приглашений другим сотрудникам.
Отмечаем сотрудников и создаем для них кабинеты.
После этого отправляем приглашения сотрудникам для регистрации.
Кабинеты созданы, приглашения отправлены. Далее каждый сотрудник перейдет по полученной ссылке и придумает себе пароль для работы в сервисе (с мобильного телефона и компьютера).
Настройка правил обработки заявок и ответственных лиц в 1С
Вернемся пока в программу 1С:ЗУП для настройки правил обработки заявок и ответственных лиц.
Можно сделать указанную настройку по видам заявок:
Либо с точностью до структуры предприятия.
Например, согласовывать отсутствия и обрабатывать заявления на отпуск будет руководитель кадрового отдела. Остальные заявки будут поступать к бухгалтеру по заработной плате.
Можно настроить, чтобы руководители разных подразделений согласовывали отсутствия своих сотрудников, но для этого соответствующие руководители должны иметь доступ к 1С:ЗУП и права на работу в сервисе.
Настраиваем обмен сервиса с 1С:ЗУП
Настройка расписания обмена 1С:ЗУП и сервиса производится через Администрирование — Обслуживание — Регламентные операции — Регламентные и фоновые задания.
По умолчанию обмен производится с указанного числа каждые 10 минут, настраиваем в соответствии с производственной необходимостью.
Если информация в сервисе сформирована, и ее нужно быстро передать в кабинеты сотрудников, можно не дожидаться регламентной операции, а выполнить обмен в ручном режиме.
Кроме того, со стороны 1C:ЗУП можно настроить напоминания исполнителям задач (поступающих из Кабинетов сотрудников) через Администрирование — Органайзер — Бизнес-процессы и задачи.
Чтобы механизм напоминаний работал, должна быть настроена Системная учетная запись (электронная почта для отправки уведомлений из 1С:ЗУП).
читайте также
Прочие настройки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника
В сервисе необходимо проверить настройки по отражению и исполнению заявок по отпускам сотрудников.
А также дополнительно проконтролировать публикуемые виды контактной информации и настройки публикации по уволенным сотрудникам.
-
Анна Александрова
Специалист отдела сопровождения 1С
Компания «СИТЕК» оказывает услуги внедрения «Кадрового ЭДО в 1С» в любом регионе России.
«1С:Кабинет сотрудника» – это личный кабинет сотрудника, онлайн-сервис, который упрощает взаимодействие сотрудников предприятия и кадровой службы, переводя его с бумажных документов в электронный вид. На сегодняшний день с помощью сервиса можно решать все наиболее важные и частые задачи:
- видеть данные о зарплате, подтверждать получение расчетных листков;
- подавать заявление на отпуск и контролировать остаток отпускных дней;
- отправлять заявление об отсутствии на работе по личным и другим причинам;
- сообщать отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении;
- заказывать различные справки (2-НДФЛ, с места работы, для визы, об использованных отпусках и др.).
Как это работает?
Сервис работает в следующих программах:
- «1С:Зарплата и управление персоналом базовая» ред. 3 с версии 3.1.14.305;
- «1С:Зарплата и управление персоналом» ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166;
- «1С:Комплексная автоматизация 2» с версии 2.4.13.46;
- «1С:ERP Управление предприятием 2» с версии 2.4.13.46.
Необходимые данные из программы 1С выгружаются в «Кабинет сотрудника» при его подключении автоматически и так же автоматически загружаются обратно. Например, из 1С в сервис выгружается расчетный листок, а из сервиса в 1С загружается готовый запрос по справке 2-НДФЛ от сотрудника.
В «Кабинете сотрудника» можно работать как с подключенным «Кадровым электронным документооборотом» (КЭДО), так и без него. КЭДО позволяет подписывать документы на прием, увольнение, отпуска, кадровые перемещения и т. п. квалифицированной подписью. Если КЭДО не настроен, то через «Кабинет сотрудника» можно только заказывать справки и смотреть данные по зарплате.
«1С:Кабинет сотрудника» можно подключить на тестовый бесплатный период сроком 45 дней. При первой настройке сервиса бесплатный период активируется автоматически. Стоимость дальнейшего использования сервиса варьируется в зависимости от того, сколько сотрудников планируется подключить к «Кабинету». Например, базовый вариант на 10 человек обойдется в 280 рублей в месяц, на 50 человек – 1400 рублей и т. д. (цены указаны на начало 2022 года).
Как создать «1С:Кабинет сотрудника»?
Настройка сервиса достаточно проста и занимает минимум времени. Для начала необходимо, в зависимости от использующейся программы 1С, перейди в меню «Кадры» или меню «Зарплата» и выбрать пункт «Сервис 1С:Кабинет сотрудника». Откроется первоначальная форма настройки, в которой необходимо указать адрес, по которому сервис в интернете смогут найти сотрудники предприятия, а также название компании.
Далее в этой же форме указываются данные администратора – человека, который будет осуществлять управление сервисом и создавать личные кабинеты для сотрудников (требуется действующая электронная почта и номер телефона). Также в этой же форме можно сразу создать список сотрудников, для которых в сервисе требуется создать личные кабинеты, либо сделать это позже.
Примечание: далее показаны иллюстрации настройки сервиса в типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» версии 3.1.19.80. В другой программе настройки могут выглядеть несколько иначе. Если у вас возникают трудности с настройкой сервиса, обратитесь к нам за консультацией.
В случае успешного подключения форма обновится – теперь на ней будут указаны возможности настройки кабинета и ссылка на сервис. По этой ссылке необходимо перейти указанному ответственному лицу (администратору). При первом переходе администратору необходимо пройти стандартную процедуру подтверждения номера телефона (на него придет SMS) и проверки адреса электронной почты.
Использование сервиса администратором
При входе в кабинет администратору показывается главная страница с основной информацией:
Вся информация удобно сгруппирована по разделам. Для создания личных кабинетов и отправки приглашений в сервис другим сотрудникам компании необходимо перейти в раздел «Администрирование»:
Для создания кабинета, отправки приглашения или другого действия нужно поставить галочку напротив имени сотрудника, нажать кнопку «Выполнить» и выбрать операцию:
После выбора значок напротив сотрудника изменится:
Как настроить личный кабинет у сотрудника предприятия?
Со стороны сотрудника никаких дополнительных настроек не требуется. Как только администратор создаст для конкретного сотрудника кабинет и отправит приглашение, он получит соответствующее уведомление с ключом активации. Все, что ему требуется сделать – зайди в сервис и ввести этот ключ при первом входе в кабинет:
После этого система отправит SMS с кодом подтверждения (только при первом входе в кабинет), далее предложит установить собственный пароль:
После того как сотрудник вошел в систему, он может приступить к использованию всех возможностей своего кабинета. Например посмотреть свой расчетный лист:
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» – очень удобный инструмент для любого современного предприятия. Он значительно ускоряет кадровый документооборот, а также упрощает взаимодействие сотрудников с бухгалтерией по любым вопросам. Наиболее эффективно сервис работает при подключении «Кадрового электронного документооборота» (КЭДО), о котором мы расскажем в следующей статье.
Закажите создание личного кабинета сотрудника и настройку кадрового ЭДО в компании СИТЕК, и мы поможем вам организовать работу «под ключ».
____________________________________
Автор статьи: Александрова Анна — специалист отдела сопровождения 1С.
Дата публикации статьи: 10.01.2022 г.
Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!
По мере публикации статей, но не чаще
одного раза в неделю.
Приложение 
Добрый день! Пока непонятна причина ошибки.
Написала в техподдержку сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
Они просят выслать им для анализа журнал регистрации по инструкции:
Просим прислать журнал регистрации по инструкции ниже
1. Запустите информационную базу в режиме «Конфигуратор». В разделе «Администрирование — Настройки журнала регистрации» убедитесь, что в журнале регистрации будут регистрироваться все события, при необходимости измените настройки как на рисунке ниже.
2. Запустите информационную базу в режиме «1С:Предприятие». Необходимо зафиксировать время перед началом подготовки журнала регистрации (запомнить или записать).
3. В меню функций для технического специалиста найти и включить константу «Регистрировать в журнале событий запросы».
4. Перейти в раздел «Администрирование — Обслуживание — Регламентные операции — Регламентные и фоновые задания». На вкладке «Регламентные задания» найти задание «Обмен с сервисом 1С:Кабинет сотрудника», выделить его и нажать кнопку «Выполнить сейчас». Дождаться, когда выполнение задания будет завершено. Зафиксировать дату и время в колонке «Дата окончания» (записать или запомнить).
5.Перейти в раздел «Администрирование — Обслуживание — Журнал регистрации». Нажать кнопку «Установить отбор». Заполнить, как описано на рисунке ниже, нажать ОК, нажать «Применить и закрыть».
6. В форме журнала регистрации нажать кнопку «Выгрузить в файл». Прислать полученный файл.
7. В меню функций для технического специалиста найти и выключить константу «Регистрировать в журнале событий запросы».
8. Если были изменены настройки регистрации событий в журнале регистрации, их можно вернуть в прежнее состояние.
Как удобнее, можете прислать файл сюда, или написать им напрямую на support@1c-cabinet.ru
Идентификация пользователя не выполнена в 1С
Сотрудники, имеющие персональные учетные записи, могут столкнуться с ошибкой при входе в 1С: «Идентификация пользователя не выполнена». Варианты ее устранения зависят от причин возникновения. Рассмотрим вопросы в нашей статье.
Пользователь ИБ не идентифицирован 1С 8.3 — как исправить
Проблемы с ошибкой «Идентификация пользователя не выполнена» при входе в программу 1С у пользователей возникают, если:
- некорректно указан логин;
- пароль не прошел проверку;
- вход в программу давно не осуществлялся;
- база данных повреждена.
Неверное имя пользователя
В окне настройки учетной записи параметр Имя (для входа) — это логин, который пользователь выбирает в выпадающем списке при входе в систему. Оно может не совпадать с Полным именем и иметь произвольное обозначение. Полное имя выступает в качестве наименования учетной записи, которое программа подставит в поле Ответственный при создании документов, в поле Пользователь в журнале регистрации и т. д.
Все действующие логины перечислены в окне идентификации при входе в 1С. Вводить имя пользователя вручную не рекомендуется, т. к. есть вероятность допустить опечатку. Регистр букв логина программа не учитывает.
Возможно, учетная запись изменена. В окне идентификации в поле Пользователь программа автоматически сохраняет имя последнего, кто совершал вход. Эта запись может быть устаревшей, поэтому выбирайте пользователя из предложенного выпадающего списка.
Если логин отсутствует в перечне, то могут быть следующие варианты вопросов:
- пользователь помечен на удаление;
- выставлен флаг Недействителен — альтернатива удаления, когда пользователь больше не работает в программе, но в базе есть связанная с ним информация;
- отключен параметр Показывать в списке выбора, если аутентификации производится средствами 1С:Предприятия;
- не установлен флаг Вход в программу разрешен.
Неверный пароль
Верхний и нижний регистры букв программа 1С распознает как разные символы. Язык ввода тоже имеет значение. Если пароль задавался на английской раскладке клавиатуры, то при входе следует проверить текущий язык операционной системы.
Например, FghtH и Fghth — это разные пароли. Поэтому при входе требуется внимательность в вопросе пароля и точный ввод всех символов. Если ошибка «Идентификация пользователя не выполнена» повторяется, проверьте, что на клавиатуре не включен индикатор клавиши Caps Lock, он имеет значение только для букв, на числа и символы не влияет.
Когда пользователь забыл пароль, сделать новый может администратор 1С в настройках учетной записи пользователя по кнопке Установить пароль.
При аутентификации средствами операционной системы решить вопрос замены пароля пользователю может только администратор компьютеров.
Длительный перерыв
Если работа 1С организована в клиент-серверном варианте, то при большом перерыве между текущей и предыдущей авторизациями (например, после отпуска) пользователь может столкнуться с вопросом и ошибкой «Идентификация пользователя не выполнена» из-за устаревшего кэша программы 1С. Очистка временных файлов кэша такая же, как при появлении сообщения «Поле объекта не обнаружено». А также рекомендуется перезагрузить сервер.
Файл базы данных поврежден
Некорректное завершение работы программы, компьютера, перебои с электроэнергией могут привести к повреждению файлов, хранящихся на жестких дисках, в т. ч. файла базы данных 1С. Если в «сломанной» части базы оказалась информация о пользователях, то программа 1С при проведении идентификации не сможет ее прочитать и выдаст ошибку «Идентификация пользователя не выполнена». Проблема может коснуться только части сотрудников, у остальных сбоев в работе 1С не будет.
Для решения проблемы:
- сделайте резервную копию базы;
- в конфигураторе перейдите в меню Администрирование — Тестирование и исправление;
- окно с предупреждением проигнорируйте, нажав Продолжить;
- в окне Тестирование и исправление информационной базы отметьте режимы:
- Проверка логической целостности информационной базы — анализ структуры и целостности данных, поиск ошибок в базе сайта;
- Проверка ссылочной целостности информационной базы — проверка объектов на наличие несуществующих ссылок на сайте;
- Реструктуризация таблиц информационной базы — перезапись основных таблиц базы, процесс занимает длительное время;
- поставьте флаг у пункта Тестирование и исправление, чтобы при проверке программа исправила выявленные ошибки;
- при наличии ссылок на несуществующие объекты оставьте Не изменять — в случае обнаружения ссылок на несуществующие объекты никаких исправлений в базе произведено не будет, но они отразятся в результате проверки;
- при частичной потере данных объектов выберите Создать объекты — при отсутствии необходимых объектов программа создаст временные, которые можно будет заполнить данными после входа в 1С;
- запустите тестирование и исправление базы, нажав Выполнить.
Когда ошибка «Идентификация пользователя не выполнена» возникает при открытии конфигуратора, исправление ошибок в базе проводится через утилиту 1С chdbfl.exe. Она устанавливается вместе с платформой 1С, расположена в папке bin рабочего каталога программы.
Перед началом проверки скопируйте файл 1Сv8.1CD из каталога БД в любое другое место, чтобы сохранить первоначальный вариант базы.
Запустите утилиту chdbfl.exe из папки bin. В поле Имя файла БД укажите путь до файла поврежденной базы 1Сv8.1CD, он прописан в нижней части окна запуска 1С.
Отметьте флаг Исправлять обнаруженные ошибки и нажмите Выполнить. По окончании процедуры все выявленные и исправленные ошибки отразятся в окне утилиты.
На практике для «лечения» баз применяют оба способа вместе: сначала проверяют физическую целостность, затем ошибки исправляют через конфигуратор. Если исправить ошибку не удалось, и в программе 1С настроено автоматическое резервное копирование, то можно восстановить последнюю копию базы. Но хотим предупредить, что часть последних введенных данных будет потеряна.
Процесс идентификации
В программу 1С:Предприятие встроен механизм, выполняющий идентификацию пользователей при входе. Идентификация — это процедура «распознавания» персоны, пытающейся получить доступ к информационной базе, с помощью проверки соответствия данных, вводимых при входе, с параметрами, сохраненными в системе. В качестве параметров выступают логин и пароль.
Логин — имя, присвоенное пользователю в 1С, пароль — любая произвольная комбинация символов. Разграничивать полномочия сотрудников в программе с помощью учетных записей — распространенная практика, позволяющая:
- предотвратить открытие и использование информационной базы сторонними лицами;
- настроить интерфейс под каждого пользователя;
- установить ограничения на действия, например, изменение проведенных документов;
- вести журнал операций, совершаемых пользователем в программе.
Аутентификация пользователей в 1С
Аутентификации в 1С — это процедура сравнения логина и пароля, введенных пользователем, с теми, что хранятся в базе. В процессе аутентификации программа опознает пользователя либо выдает сообщение «Идентификация пользователя не выполнена».
Для создания новых пользователей и настройки их параметров необходимы права администратора, путь в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3: Администрирование — Настройки пользователей и прав — Пользователи.
Чтобы программа 1С при входе в систему проводила проверку пользователей, в индивидуальных настройках на вкладке Главное выберите вариант аутентификации:
- Аутентификация 1С:Предприятия — программа 1С выполняет идентификацию пользователей самостоятельно, имеет параметры:
- Потребовать установку пароля при входе — при следующем запуске программа выдаст пользователю окно для смены пароля, а после задания нового пароля флаг в этом поле автоматически снимется.
Проигнорировать окно смены пароля нельзя, иначе произойдет завершение работы программы. По кнопке Установить пароль администратор может самостоятельно назначить пользователю постоянный или временный пароль. Информационное поле рядом с кнопкой показывает наличие пароля (Пароль установлен) или его отсутствие (Пароль пустой). - Пользователю запрещено изменять пароль — запрет на смену пароля пользователем самостоятельно. Если флаг отсутствует, поменять пароль можно в разделе Главное в персональных настройках учетной записи.
- Показывать в списке выбора — устанавливается для всех работающих в программе пользователей. Если учетная запись используется только для идентификации, например, документов при их загрузке из другой базы, то отображать ее в списке выбора пользователей не требуется, флаг не ставят.
- Аутентификация по протоколу OpenID — протокол OpenID позволяет использовать одну учетную запись для входа на разные системы, ресурсы и т. д.
- Аутентификация операционной системы — идентификация в фоновом режиме без отображения окна с логином и паролем. При запуске 1С запрашивает у операционной системы имя текущего пользователя ОС и сопоставляет его с указанным в поле Пользователь. При их «одинаковости» вход в программу выполняется. В противном случае проводится аутентификации 1С:Предприятием, но если она не отмечена в настройках пользователя, его логина не будет в списке выбора и открыть программу не получится.
Заказать консультацию
По этой или иной ошибке Вы можете обратиться к нашим специалистам, мы Вам поможем решить Вашу проблему.
В кабинете сотрудника проблема с подразделениями, при выборе подразделения нет сотрудников в публикации, следовательно опубликовать расчетный листок невозможно.
229
Решение вопроса:
Добавление в список публикуемых сотрудников происходит не по ФИО физлиц, а по должностям (позициям штатного расписания). Рабочее поле Кабинета сотрудника делится на две части — в верхней осуществляются настройки, в нижней отображается состав сведений. При настройке в верхней части кабинета нажать кнопку Изменить публикацию — отобразится по умолчанию главная папка с названием организации, разворачиваем ее — попадаем в подразделения, открываем их — видим должности, активные — черный шрифт, неактивные — бледный. Устанавливаем галочку напротив ДОЛЖНОСТИ — в перечень публикуемых сотрудников попадают все, кому присвоена эта должность, проверить — наверху справа кнопка Публикуемые сотрудники. Если строка красная — провалиться в карточку сотрудника и внести номер телефона и (или) имейл.
Информация
Комментировать статьи на сайте возможно только в течении 31 дней со дня публикации.
Любой пользователь 1С может подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника» бесплатно на 45 дней. Для этого необходимо будет просто активировать сервис в программе и настроить неограниченное количество кабинетов сотрудников.
Подключение к сервису
Попробуем самостоятельно настроить сервис «1С:Кабинет сотрудника» в программе «1С:Бухгалтерия 8». Сделать это может только сотрудник с полными правами. Заходим в раздел «Сотрудники» — «Еще» — в списке выбираем «Сервис 1С:Кабинет сотрудника».
Или можно перейти в раздел «Зарплата и кадры» — «Сервис» — «Сервис 1С:Кабинет сотрудника».
При этом программа обязательно должна быть на официальной поддержке, и в ней должен быть настроен доступ к Порталу 1С. Для этого заходим в меню «Администрирование» — «Интернет-поддержка и сервисы», нажимаем «Подключить», вводим свой логин и пароль. Данное действие необходимо для обновления программы 1С и для работы всех остальных сервисов.
Затем возвращаемся к подключению сервиса «1С:Кабинет сотрудника». Необходимо будет пройти все этапы, в том числе «Публикация кабинетов» (об этом поговорим далее) и нажать кнопку «Подключить».
В случае успешного подключения появится 5-й этап, в котором будет указана ссылка на сервис. По ней необходимо будет перейти указанному ответственному лицу. На его телефон или электронную почту будет отправлено сообщение с кодом, который необходимо будет ввести на открывшейся странице.
Если форма подключения Кабинета сотрудника была случайно закрыта, то ее можно открыть заново через раздел «Сотрудники» — «Еще» — «Сервис 1С:Кабинет сотрудника»
Как только ответственный подтвердит свой телефон, ему необходимо будет придумать и ввести пароль для входа в сервис. Рекомендуется придумывать пароль как можно сложнее с использованием латинских букв.
Теперь можно знакомиться с сервисом и создать кабинеты для сотрудников.
Если при подключении сервиса не были указаны сотрудники, то можно указать их в открывшейся форме по ссылке «Изменить настройку публикации».
Далее нужно будет проставить флажки в колонке «Публиковать». А по кнопке «Публикуемые сотрудники» можно посмотреть список всех сотрудников, для которых должны быть указаны мобильный номер и электронная почта. Если условие не выполнено, то строка будет подсвечена красным. По кнопке «Обновить публикацию» данные будут переданы в сервис.
В сервисе есть возможность настроить согласование заявлений сотрудников с руководителями. Для этого необходимо будет выделить руководителей с указанием их должности. Если руководители не будут заданы, то все согласования будут автоматически отправляться директору компании.
Кроме того, отдельно в сервисе можно настроить правила обработки заявок сотрудников. Для этого в форме настройки сервиса переходим по ссылке «Настроить правила обработки заявок сотрудников». Как правило, все заявки приходят сотруднику, ответственному за сервис, но удобнее сразу указать необходимую информацию. Обрабатывать заявки может кадровик, расчетчик или любой другой сотрудник.
Создание кабинетов для сотрудников
Как только мы зарегистрировались в сервисе и опубликовали в нем сотрудников, необходимо создать им личные кабинеты и отправить приглашения. Такая возможность есть в меню «Администрирование», но доступно оно только ответственному за сервис.
В списке отражаются все сотрудники, для каждого пиктограммой отображается состояние его кабинета (конверт, сообщение, зеленый человечек и т.д.)
Далее необходимо выполнить следующие действия:
- Отметить флажками сотрудников и нажать «Выполнить»
- В открывшемся меню выбрать «Создать кабинеты»
- Разослать приглашения сотрудникам по смс или на электронную почту
При этом отбор сотрудников можно делать по пиктограммам. Отправить приглашения можно вручную или автоматически в разделе «Настройки». Найдите раздел «Личные кабинеты». Поставьте галочки напротив «Создавать кабинеты автоматически», «Отправлять приглашения автоматически». Также можно давать возможность сотруднику самостоятельно придумывать логин, для этого поставьте галочку напротив «Запрашивать логин при активации мобильного приложения». Как только сотрудник примет приглашение, рядом с его ФИО появится пиктограмма зеленого человечка.
Если в процессе создания кабинетов возникла ошибка, напротив сотрудника появится пиктограмма с красным человечком. В этом случае щелкните на ФИО, чтобы узнать, в чем заключается ошибка.
Особое внимание стоит обратить на раздел «Настройки». В нем вы можете:
- Включить/отключить использование ЭП сотрудников
- Включить уведомления (например, ожидание действия сотрудников по расчетным листам или по графикам отпусков)
- Разрешить фирме «1С» собирать статистику по сервису с целью его улучшения
- Редактировать текст уведомлений о создании кабинета сотрудникам
Переходим к подключению кадрового электронного документооборота.
Подключение кадрового ЭДО
Прежде чем начать обмен документов с сотрудниками, необходимо подключить в настройках возможность кадрового ЭДО. Кроме того, работодатель должен иметь усиленную квалифицированную электронную подпись, которую можно получить только у аккредитованных удостоверяющих центров, также можно приобрести сервисы «1С-Подпись» или «1С-ЭТП» в нашей компании. Сотрудники могут получить бесплатные усиленные неквалифицированные подписи в своем кабинете.
Приобрести усиленную квалифицированную ЭП можно в нашей компании, купив сервисы 1С-Подпись и 1С-ЭТП.
Заходим в раздел «Настройки» — «Общие настройки» — раздел «Подпись и электронное шифрование», ставим галочку напротив «Электронная подпись».
Затем в том же разделе переходим в «Настройки электронной подписи» и подключаем электронную подпись. Нужно нажать кнопку «Добавить» и далее выбрать, откуда мы хотим установить электронную подпись, выбрав пункт «Из установленных в облачных сервисах или на компьютере».Если нажать на вариант «Заявление на выпуск сертификата», то можно будет сформировать сертификат на получение подписи через сервис 1С:Подпись.
Как только настройка использования электронной подписи в программе будет завершена, переходим в раздел «Сотрудники» — «Еще» — «сервис 1С:Кабинет сотрудника». В разделе «Настройки» ставим галочку «Использовать кадровый ЭДО».
Дальнейшую настройку КЭДО продолжим в браузере в кабинете ответственного сотрудника, где мы создавали кабинеты для всех. Заходим в раздел «Администрирование», переходим на закладку «Настройки» и ставим галочку напротив в «Использовать кадровое ЭДО». После появится подробное описание и инструкция о дальнейших шагах по работе с подписями в сервисе.
Теперь сотрудники смогут создавать электронные подписи в своих кабинетах и использовать их для подписания документов.
Получение подписи для сотрудника
Создать электронную подпись в личном кабинете просто. Необходимо зайти в «Профиль»
Затем в разделе «Электронная подпись» нажимаем на кнопку «Создать». Система попросит придумать пароль электронной подписи, создаем и нажимаем на кнопку «сохранить». Электронная подпись создана, вы увидите сроки ее действия.
Если сотрудник вдруг забудет пароль, можно будет заново создать электронную подпись по кнопке «Обновить».
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» подключен, можно пользоваться им в полной мере.
Если у вас остались вопросы по подключению, вы всегда можете задать их нашим специалистам по телефону 8 (495) 846-73-90 или электронной почте [email protected]