Ошибка при пробитии чека вместо безнала пробит нал

Любую ошибку, совершенную при применении ККТ, можно исправить с помощью чека коррекции. Он содержит такие же реквизиты, что и кассовый чек, в том числе и реквизит «предмет расчета» <Приложение N 1 к приказу ФНС от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@>. 

Однако дополнительные реквизиты кассового чека коррекции, с помощью которых возможно исправить любую ошибку при применении ККТ, обязательны для версии форматов фискальных документов (ФФД) 1.1. Это значит, что на кассах с такой версией ФФД ошибки нужно исправлять только с помощью чека коррекции. 

А вот для версий ФФД 1.05 в связи с техническими особенностями указанные реквизиты носят рекомендательный характер. Поэтому если ККТ позволяет пробивать кассовый чек коррекции с таким реквизитом, как «предмет расчета», со всей его структурой, то можно им исправлять любую ошибку, в том числе и указание неверной формы расчета.

Если ККТ не позволяет формировать «новый» кассовый чек коррекции, то исправить ошибку возможно только старым способом. То есть пробить кассовый чек с признаком расчета «возврат прихода» с ошибочными данными и затем пробить чек с признаком расчета «приход» с правильными данными. И неважно, когда кассир обнаружил ошибку – сразу при покупателе или после его ухода. При этом ни товар, ни деньги возвращать не надо.

Допустим, при получении оплаты кассир указал в чеке не ту форму расчета. Тогда ему следует пробить чек с признаком «возврат прихода», в котором нужно полностью повторить информацию из ошибочного чека, а затем пробить новый чек с признаком «приход» с правильными данными.

В исправительном и верном чеках нужно указать ФПД (тег 1192) первоначального, ошибочного чека. Это нужно, чтобы его идентифицировать.

В методичках ФНС по исправлению «чековых» ошибок указано, что нужно заполнить еще один реквизит – «сумма по чеку встречным предоставлением» (тег 1217). Но тогда общая сумма по чеку не сойдется. Ошибку в форме расчета таким способом не исправить. Перенесите все данные из неверного чека в исправительный, в том числе, «сумму наличными». В новом чеке покажите правильную форму расчета.

Собрали популярные ошибки, которые допускают при оформлении кассовых чеков, и рассказали, как их не допустить.

О чем речь. Когда клиент покупает товар, платит за работу или услугу, он расплачивается одним из двух способов: наличными или по безналу. В любом случае продавец обязан выдавать кассовые чеки. В чеке онлайн-кассы кассир должен пробивать признак формы расчета — оплата наличными или безналичными.

В чем проблема. При продаже товаров, работ или услуг кассир неверно пробивает наличку по безналу, и, наоборот, покупатель рассчитался по карте, а кассир провел как продажу за наличку.

Если кассир перепутает признак формы расчета, сумма наличных по отчету не сойдется с количеством денег в ящике ККТ. Как правило, ошибку удается обнаружить в конце смены. Чтобы ее найти, придется изучить чеки за всю смену.

Из-за такой ошибки налоговая получит неверные сведения, а компания может получить штраф.

Как правильно. В чеке должен стоять признак расчета «Наличные», если клиент заплатил наличными, и «Безналичные» — если клиент расплатился картой или электронными деньгами, например через СБП.

О чем речь. Кассы бывают двух видов:

На автоматических кассах в поле «Кассир» должен стоять номер автомата, который выбил чек. А при работе на обычной кассе — ФИО кассира, который принял деньги и сформировал чек.

Кассир — материально ответственное лицо; если на чеке указано его имя, значит, он совершил операцию, то есть он принимал деньги от покупателя или отдавал ему их при возврате.

В чем проблема. На чеках, которые выбивает автоматическая касса, продавцы онлайн-магазинов указывают ФИО кассира. На самом деле этого не было — чек выбил автомат.

При работе на обычной кассе не меняют ФИО кассира при передаче смены или вообще указывают данные директора. Это тоже ошибка.

Ошибка в фамилии кассира может вызвать вопросы у налогового инспектора при проверке. Информация в чеке должна соответствовать действительности.

В чем проблема. Проблема в том, что продавцы часто выбивают только один чек — полного расчета. Иногда сложно найти предоплатный чек, а иногда просто ленятся. Это нарушение закона № 54-ФЗ и грозит штрафом.

Как правильно. Чеков должно быть два: предоплаты — при приеме платежа от покупателя и полного расчета — при передаче заказа.

Есть два исключения, когда можно обойтись одним чеком полного расчета:

В чеках коррекции указывают, какой чек исправляют. Для этого в чек коррекции нужно вписать фискальный признак документа — ФПД исходного чека.

В чем проблема. Продавцы часто выбивают один чек — чек коррекции с правильными данными, а отмену или возврат не делают. Это ошибка.

Для налоговой работает так: чек коррекции сообщает об ошибках в данных по операции. Получается, что чек коррекции «Приход» без отмены исходной операции прибавляет сумму, которая указана в чеке, к общей сумме поступлений.

Как правильно. При исправлении ошибок вне зависимости от ФФД работает такая логика: отмена исходной операции → корректная операция. То есть чеков всегда должно быть два. При этом в каждом чеке желательно указать ФПД расчета, который исправляют.

Если у магазина несколько заказов в день, несложно их отследить и выбить по два чека, а если заказов сотни или тысячи — это становится проблемой. К каждому чеку предоплаты выбивать чек полного расчета — рутинно и утомительно.

Работает это так: продавец выделяет все операции, по которым надо сделать чеки полного расчета, например за какую-то дату, и нажимает на кнопку. Система проверяет, чтобы в выборку не попали лишние чеки, например чеки возврата, а потом формирует чеки полного расчета по всем чекам предоплаты из выборки.

Групповая обработка чеков поможет и при исправлении ошибок — отмене исходных операций и формировании чеков коррекции. Например, при ФФД 1.05 выбирают неправильные чеки и делают возврат для всей группы. Система сформирует чек возврата для каждого чека в выборке. А потом также группой можно создать чеки коррекции.

Планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» определено, что для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в ККТ предназначен счет 50 «Касса». Счет 51 «Расчетные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денег в валюте РФ на расчетных счетах компании, открытых в кредитных организациях. Счет 57 «Переводы в пути» предназначен для обобщения информации о движении средств, внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленных по назначению. Счет 57 «Переводы в пути» используется, если компания получит информацию о таких оплатах от покупателей. Оприходование выручки будет отражаться проводками:

Дебет 50 «Касса»   Кредит 90-1 «Продажи»
— на сумму выручки, полученной наличными средствами от покупателей в кассу организации (в день поступления денег);

Дебет 51 «Расчетный счет»   Кредит 90-1 «Продажи»
— на сумму выручки, полученной от покупателей на расчетный счет (в день поступления денег).

Суммы выручки, о которых стало известно до поступления на расчетный счет, отражаются с применением счета 57 «Переводы в пути»:

Дебет 57 «Переводы в пути»   Кредит 90-1 «Продажи»
— на сумму выручки на основании сообщения покупателя о произведенной оплате;

Дебет 51 «Расчетный счет»   Кредит 57 «Переводы в пути»
— на сумму, поступившую на расчетный счет на дату зачисления.

Следовательно, при применении онлайн-кассы для отражения приема средств применяются счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и 57 «Переводы в пути».

При применении ККТ необходимо пробивать кассовый чек, в котором в соответствии с пунктом 1 статьи 4.7 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» должны содержаться, за исключением случаев, установленных Законом № 54-ФЗ, обязательные реквизиты, в частности, форма расчета (оплата наличными деньгами и (или) в безналичном порядке), а также суммы оплаты.

По окончании проведения кассовых операций и на основании чеков могут оформляться кассовые документы. Поступающие в кассу наличные учитываются в кассовой книге на основании приходных ордеров, денежные средства, полученные от покупателей в безналичном порядке – не отражаются.

Читайте также «Кассовый чек в электронной форме»

Ошибка в форме расчета

Вроде бы все ясно и понятно, но что делать, если кассир совершил ошибку и, пробивая чек, выбрал форму расчета «наличные деньги» вместо безналичного порядка?

В конце смены кассир сформировал z-отчет и сдал его вместе с деньгами бухгалтеру. Бухгалтер, ответственный за оприходование средств в кассу, обнаружил ошибку, и при заполнении приходного кассового ордера и кассовой книги помарка была учтена, в кассовой книге были отражены правильные суммы по счету 50 «Касса».

Бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов, проводки по счету 50 «Касса» формируются на основании кассовой книги, счет 51 «Расчетный счет» – на основании выписки банка, счет 57 «Переводы в пути» – данных, полученных от покупателей.

В этот день иных поступлений, кроме выручки от физических лиц, полученных как наличными, так и в безналичном порядке, отправленных с помощью электронных средств платежа, не было и при формировании проводок бухгалтер взял за основу z-отчет кассира, в котором содержались ошибки.

Исправление ошибок в учете регулируется Приказом Минфина России от 28 июня 2010 года № 63н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету “Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности” (ПБУ 22/2010)». Соответственно, выявив ошибки, бухгалтер либо вносит исправления в проводки сторнировочной записью, либо делает обратную проводку и переносит ошибочную сумму с наличных на безналичные Дебета 51 «Расчетный счет» Кредита 50 «Касса». Исправление ошибок в учете оформляется бухгалтерской справкой.

Чек коррекции

С бухгалтерскими проводками разобрались, а что делать кассиру, когда ошибка в чеке есть и ее нужно исправлять? Напомню, для покупок, оплачиваемых наличными денежными средствами, применяется форма расчета «Сумма по чеку наличными», для покупок, поступивших на расчетный счет с применением электронных средств платежа (банковских платежных карт, электронных кошельков, банковских переводов через онлайн-банкинг, переводов со счетов мобильных телефонов) применяется форма расчетов «Сумма по чеку электронными». Любые ошибки в чеке нужно исправить.

Письмо ФНС России от 6 августа 2018 года № ЕД-4-20/15240@ «Об особенностях формирования кассового чека коррекции» содержит информацию об исправлении таких неточностей. Если ККТ позволяет формировать чек коррекции, то ошибка в форме расчета должна будет исправлена именно чеком коррекции, это обязательно для версии форматов фискальных документов (ФФД) 1.1. Для остальных ФФД (1.0 и 1.05) в связи с техническими особенностями указанные реквизиты носят рекомендательный характер. Если ККТ не позволяет формировать кассовый чек коррекции, то исправить ошибку возможно путем создания кассового чека с признаком расчета «возврат прихода».

Читайте также «Кассовый чек дополнят новым реквизитом»

Объяснительная записка

В соответствии с пунктом 4 статьи 4.3 Закона № 54-ФЗ при выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее, печатается кассовый чек коррекции после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены.

За нарушение порядка применения ККТ предусмотрена административная ответственность, однако лицо, заявившее в налоговый орган в письменной форме об ошибках в чеках ККТ, может быть освобождено от ответственности на основании статьи 14.5 КоАП РФ.

В чеках коррекции содержатся реквизиты: тип коррекции, основание для исправления, описание коррекции, дата совершения корректируемого расчета.

Как ранее, так и сейчас при обнаружении ошибок, в том числе в кассовых чеках, дополнительно к отчетам, используемым при применении ККТ, кассиром составляется объяснительная записка. Эта бумага не является обязательным первичным документом, но тем не менее должна быть заполнена.

Объяснительная записка может быть написана в форме заявления на имя генерального директора организации, содержать подпись лица, его написавшего, и дату составления. В записке указывается сотрудник, совершивший ошибку, называются дата и время формирования неверного чека с указанием номера применяемой ККТ, также должна присутствовать информация с описанием самой ошибки и указанием причины ее совершения.

Таким образом, ошибки в чеках в реквизите формы расчетов можно исправить с применением чека коррекции. Кассир должен составить объяснительную записку, и если ошибки возникли в проводках, то они должны быть исправлены по правилам бухгалтерского учета. В то же время, если при формировании проводок бухгалтер в качестве оснований будет использовать кассовые документы, банковские выписки, то ошибок в бухгалтерском учете возникнуть не должно.

Читайте также «Чеки ККТ при выплатах по ГПД и подотчетных сумм»