На практике возникают ситуации, когда бухгалтер по начислению заработной платы допускает ошибки при расчете сумм заработной платы, полагающейся сотрудникам. В этом случае работники могут получить большую сумму или наоборот. В настоящей статье расскажем, что необходимо сделать, чтобы вернуть излишне выплаченную работнику заработную плату.
В начале скажем, что если сотруднику была выплачена заработная плата в меньшем размере, то необходимо просто доплатить ее. При этом нужно составить бухгалтерскую справку и докладную записку руководителю учреждения. Если же сотруднику была выплачена заработная плата в большем размере, могут возникнуть трудности, так как согласно ст. 137 ТК РФ излишне выплаченная заработная плата не может быть взыскана с сотрудника, за исключением ряда случаев.
|
Излишне выплаченная заработная плата в результате: |
|
|
– счетной ошибки; – признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда; – его неправомерных действий, установленных судом. |
– неправильного применения норм трудового законодательства; – неправильного применения иных нормативных правовых актов; – остальных случаев. |
|
Работодатель имеет право взыскать с работника излишне выплаченную ему заработную плату |
Работодатель не имеет права взыскивать излишне выплаченную работнику заработную плату |
Как посчитать зарплату по всем нюансам и правилам 2023 года? Рассказываем на обновленном курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате».
Мы научим правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции. Посмотреть бесплатный урок
Что такое счетная ошибка?
В настоящее время законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Согласно разъяснениям сотрудников Роструда счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (Письмо от 01.10.2012 № 1286‑6‑1). Для более наглядного понимания того, что признается счетной ошибкой, а что нет, приведем таблицу (перечень ошибок, представленных в ней, не является исчерпывающим).
|
Счетные ошибки |
Не счетные ошибки |
|
Арифметическая ошибка, например, при сложении составных частей заработной платы. Примечание: счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом) (Определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17) |
Неправильное применение норм законодательства, например: – оплата отпуска большей продолжительности; – оплата всех часов сверхурочной работы в двойном размере. Неправильное применение нормативно-правовых актов организации, в том числе: – выплата премии в большем размере; – начисление дополнительных выплат, которые не установлены данному работнику |
|
Ошибка в результате сбоя бухгалтерской программы. Примечание: в настоящее время сложилась противоречивая судебная практика: – сбой компьютерной программы – это частный случай счетной ошибки (Определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012); – сбой программы – не счетная, а техническая ошибка (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013) |
Получение работником заработной платы: – дважды; – в большем размере из-за технической ошибки при вводе данных. Примечание: в Определении ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11‑17 сказано, что дважды выплаченные работнику деньги счетной ошибкой не считаются. Кроме того, в этом же документе отмечено, что технические ошибки, совершенные по вине работодателя, не являются счетными |
Порядок действий при возврате излишне выплаченной работнику заработной платы, если произошла счетная ошибка
-
Комиссия учреждения составляет акт, в котором фиксируется факт ошибки. В нем обязательно указывается, является ли эта ошибка счетной. Пример акта см. на стр. 32.
-
Составляется и направляется работнику уведомление, в котором отражается срок удержания переплаты. Пример уведомления см. на стр. 32.
К сведению
Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании сумм из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата неправильно исчисленных выплат, при условии что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
3. Издается приказ об удержании переплаты (только если сотрудник согласен и срок удержания не истек). В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044‑6‑0 сказано, что согласие на удержание сумм из зарплаты должно быть дано работником в письменном виде.
Обратите внимание
Если срок принятия решения истек или работник отказывается в добровольном порядке вернуть излишне полученную им заработную плату, работодателю придется взыскивать ее в судебном порядке.
В заключение этого подраздела отметим, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся сотруднику.
Как взыскать излишне выплаченную заработную плату, если сотрудник уволен?
Для этого необходимо, как и в случае, когда сотрудник продолжает работать в учреждении, составить акт и уведомление, в котором также потребовать вернуть излишне выплаченную сумму заработной платы в добровольном порядке, но дописать, что если работник этого не сделает, то учреждение обратится в суд.
Учреждение имеет право обратиться в суд, так как согласно ст. 1102 ГК РФ лицо, которое неосновательно обогатилось за счет другого лица, обязано возвратить последнему это неосновательное обогащение, за исключением случаев, предусмотренных ст. 1109 данного кодекса. В пункте 3 ст. 1119 ГК РФ сказано, что не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, суммы возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средств к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.
Таким образом, если работодатель выплатил сотруднику заработную плату в большем размере из-за счетной ошибки, на основании гражданского законодательства он имеет право потребовать вернуть эту сумму даже в том случае, если сотрудник уволился.
К сведению
При обращении в суд работодателю необходимо подготовить:
-
трудовой договор с бывшим сотрудником;
-
документы по расчету и выплате заработной платы;
-
акт комиссии о выявленной счетной ошибке;
-
уведомление, которое было направлено сотруднику, с предложением добровольно вернуть излишне выплаченную ему заработную плату.
Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку при расчете?
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть две ситуации: когда с работником заключен договор о материальной ответственности и когда такой договор не заключен. Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. При этом перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы данных договоров утверждаются Правительством РФ.
К сведению
В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.
Кроме того, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовыми договорами, заключаемыми с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером (ст. 243 ТК РФ).
|
Договор о материальной ответственности |
|
|
Заключен |
Не заключен |
|
Работодатель имеет право взыскать с работника излишне выплаченную ему заработную плату |
Работодатель не имеет права взыскивать излишне выплаченную работнику заработную плату |
|
– издать приказ о создании комиссии для установления причин и размера ущерба; – потребовать от виновного сотрудника пояснительную записку; – составить акт об ущербе; – издать приказ о возмещении виновным сотрудником суммы ущерба |
– издать приказ о создании комиссии для установления причин и размера ущерба; – потребовать от виновного сотрудника пояснительную записку; – если сотрудник отказывается давать пояснения, составить соответствующий акт; |
Согласно ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей средний месячный заработок, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
К сведению
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.
Бухгалтерский учет
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы на выплату заработной платы относятся на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ. Учет расчетов по оплате труда ведется на счете 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» (п. 256 Инструкции № 157н[1]). Следовательно, типовые операции по возврату излишне выплаченной заработной платы будут отражаться следующим образом:
|
Казенное учреждение (Инструкция № 162н*) |
Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н**) |
Автономное учреждение (Инструкция № 183н***) |
|||||
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
||
|
Начислена заработная плата |
|||||||
|
1 401 20 211 |
1 302 11 730 |
0 109 60 211 0 109 70 211 0 109 80 211 0 109 90 211 0 401 20 211 |
0 302 11 730 |
0 109 60 211 0 109 70 211 0 109 80 211 0 109 90 211 0 401 20 211 |
0 302 11 000 |
||
|
Перечислена сумма заработной платы с лицевого счета учреждения на банковскую карту сотрудника |
|||||||
|
0 302 11 830 |
1 304 05 211 |
0 302 11 830 |
0 201 11 610 |
0 302 11 000 |
0 201 11 000 |
||
|
Отражена излишне начисленная заработная плата |
|||||||
|
1 401 20 211 |
1 302 11 730 |
0 401 20 211 |
0 302 11 730 |
0 401 20 211 |
0 302 11 000 |
||
|
1 209 30 560 |
1 302 11 730 |
0 209 30 560 |
0 302 11 730 |
0 209 30 000 |
0 302 11 000 |
||
|
Отражены внесенные в кассу суммы излишне полученной заработной платы |
|||||||
|
1 201 34 510 |
1 209 30 660 |
0 201 34 510 |
0 209 30 660 |
0 201 34 000 |
0 209 30 000 |
||
|
Отражено внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными |
|||||||
|
1 210 03 560 |
1 201 34 610 |
0 210 03 560 |
0 201 34 610 |
0 210 03 000 |
0 201 34 000 |
||
|
Отражено зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета |
|||||||
|
1 304 05 211 |
1 210 03 660 |
0 201 11 510 |
0 210 03 660 |
0 201 11 000 |
0 210 03 000 |
||
*
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
**
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
***
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
* *
В заключение еще раз обратим ваше внимание на основные моменты, связанные с возвратом излишне выплаченной сотруднику заработной платы.
1. Учреждение имеет право вернуть излишне выплаченную работнику сумму заработной платы только в строго установленных случаях:
-
если была допущена счетная ошибка;
-
при признании органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;
-
если выплата работнику излишней заработной платы произошла в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
2. В случае обнаружения излишне выплаченных сумм работодатель должен составить акт о случившемся и уведомить об этом сотрудника.
3. Даже если учреждение имеет право вернуть излишне выплаченные суммы, необходимо получить письменное согласие работника на удержание этих сумм (или работник добровольно возвращает их).
4. Удержание излишне выплаченной суммы из заработной платы работника может растянуться на несколько месяцев, поскольку нужно учитывать положения ст. 138 ТК РФ.
5. Если сотрудник отказывается возвращать излишне полученную сумму или срок принятия решения истек, учреждение вправе обратиться в суд.
6. Учреждение может взыскать излишне выплаченную сумму с сотрудника, допустившего не счетную ошибку.
|
Государственное бюджетное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 183» Акт об обнаружении счетной ошибки Бухгалтером по расчету заработной платы В. А. Плаксиной была обнаружена счетная ошибка при выплате заработной платы за июнь 2016 года сотруднику П. Ф. Сорокину. Ошибка произошла из-за арифметического действия (сложения), в результате чего в июне 2016 года заработная плата П. Ф. Сорокину была выплачена в большей сумме, а именно больше на 2 000 руб. Комиссия в составе главного бухгалтера А. М. Лисиной, начальника отдела кадров Е. В. Смирновой и бухгалтера-кассира Е. А. Воробьевой факт обнаружения счетной ошибки подтверждает. Бухгалтер по расчету заработной платы Плаксина В. А. Плаксина Члены комиссии: Главный бухгалтер Лисина А. М. Лисина Начальник отдела кадров Смирнова Е. В. Смирнова Бухгалтер-кассир Воробьева Е. А. Воробьева Государственное бюджетное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 183» Уведомление Учителю физики Уважаемый Петр Федорович! Сообщаем, что в результате счетной ошибки, допущенной бухгалтером по расчету заработной платы В. А. Плаксиной, Вам была излишне выплачена заработная плата за июнь 2016 года. Данный факт подтвержден соответствующим актом комиссии в лице главного бухгалтера А. М. Лисиной, начальника отдела кадров Е. В. Смирновой и бухгалтера-кассира Е. А. Воробьевой. На основании вышесказанного предлагаем Вам добровольно вернуть излишне выплаченную Вам сумму заработной платы за июнь 2016 года в размере 2 000 руб. в срок до 16 августа 2016 года. В противном случае эта сумма будет удержана из Вашей заработной платы. Директор ГБОУ «СОШ № 183» Соколов В. И. Соколов Не возражаю против удержания суммы из заработной платы, Сорокин, 02.07.2016. |
[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Добавить в «Нужное»
Счетная ошибка при начислении заработной платы
Как быть, если при расчете заработной платы была допущена ошибка? Особенно остро вопрос стоит, если переплатили зарплату. Что делать? Как удержать излишне выплаченную зарплату? Расскажем об этом в нашей консультации.
Что такое счетная ошибка
Трудовое законодательство не содержит определения счетной ошибки. В то же время Роструд на эту тему высказывался следующим образом (Письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1): счетная ошибка при начислении заработной платы – это арифметическая ошибка, т. е. ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов.
Это значит, что при вводе исходных корректных данных были неверно рассчитаны те или иные показатели заработной платы из-за технической ошибки или человеческого фактора.
Но возможны и другие причины ошибок. К примеру, предоставление работнику вычетов по НДФЛ в большем размере или неучет отпуска работника за свой счет приведет к тому, что начисленная заработная плата за месяц окажется больше, чем должна была быть по правилам. Или работодатель повторно перечислил заработную плату за один и тот же месяц (Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17). Такие ошибки счетными не являются, т.к. возникли они не в результате неверного сложения, умножения или иного арифметического действия.
Разграничение счетной ошибки и ошибки, которая счетной не признается, важно с точки зрения взыскания излишне выплаченных сумм. Ведь вопрос с недоплатой работнику решается одинаково – недостающую сумму ему нужно выплатить в любом случае. А как произвести удержание излишне выплаченной заработной платы?
Переплатили зарплату: что делать при счетной ошибке
Если при выплате заработной платы была допущена счетная ошибка, излишне выплаченные средства можно удержать (абз. 4 ч.2 ст. 137 ТК РФ).
Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель может принять при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержаний, а с момента совершения счетной ошибки прошло не более 1 месяца (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
Это значит, что от работника нужно получить письменное согласие на удержание в произвольной форме и после этого издать приказ об удержании.
Согласие работника может выражаться и в виде подписания им приказа об удержании, где будет указано, что с приказом он ознакомлен и с удержанием согласен. В таком случае отдельное согласие на удержание с работника не требуется.
Надо помнить, что размер такого удержания не может превышать 20% от выплаты работнику после удержания из нее НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).
При этом если работник не согласен с самим фактом удержания или с суммой, которую он должен вернуть, работодатель может обратиться в суд (ст. 248 ТК РФ).
Если ошибка не является счетной
Если заработная плата была выплачена излишне не в связи со счетной ошибкой и в этой излишней выплате нет вины работника, взыскать эту сумму с работника нельзя даже через суд (ч. 4 ст. 137 ТК РФ). Если, конечно, работник сам не согласится добровольно вернуть работодателю лишнее.
Можно ли вернуть деньги, если перечислил работнику лишнее?
Можно, если бухгалтер допустил счетную ошибку или работник ввел его в заблуждение
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Можно, если бухгалтер допустил счетную ошибку или работник ввел его в заблуждение
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Андрей спрашивает: «Бухгалтер ошиблась, и сотруднику в конце месяца пришла зарплата больше. Для бизнеса это значительная переплата. Я могу вернуть излишне выплаченную заработную плату? Как это сделать, чтобы не нарушить права работника?»
Проще всего объяснить ситуацию сотруднику, извиниться и попросить его вернуть переплату. Обычно работники идут навстречу и проблем нет.
Сотрудник может вернуть всю сумму сразу. Если он к этому не готов, работодатель может удержать деньги из будущей зарплаты: всю сумму или небольшие части каждый месяц. Для этого нужно издать приказ.
Есть ограничение — удержать можно не более 20% зарплаты в месяц. Если переплата больше, придется растянуть процесс на несколько месяцев.
Сотрудник может отказаться вернуть деньги, потому что ни в чем не виноват и не обязан это делать добровольно. Тогда надо проводить внутреннюю проверку и искать виновного в ошибке. Кто виноват, тот и вернет переплату.
Проводить внутреннюю проверку непросто, она может затянуться на месяцы. За нарушения в процедуре трудовая инспекция может оштрафовать работодателя. ИП и малое предприятие штрафуют на сумму от 1000 до 5000 ₽. Средние и крупные компании — на сумму от 30 000 до 50 000 ₽.
Чаще всего причина переплаты — счетная ошибка бухгалтера или обман со стороны сотрудника.
Есть случай, когда ошибся бухгалтер, а вернуть деньги должен сотрудник: если произошла счетная ошибка. Например, перепутали цифру или плюс с минусом.
Примеры счетной и технической ошибки
Нюанс в том, что бухгалтеры давно считают в специальных программах, а не на калькуляторе. И счетных ошибок почти не бывает. Но встречаются спорные моменты. Например, Мурманский областной суд отнес сбой в программе к технической ошибке, а Белгородский областной суд — к счетной. Финальное решение — за судом.
Взыскать с сотрудника переплату в случае счетной ошибки можно в течение месяца, позже он не обязан возвращать деньги.
В случае технической ошибки взыскать всю сумму с бухгалтера, скорее всего, получится только через суд. О том, как взыскивать материальный ущерб с сотрудника, разбирали в другой статье. В ней речь о кассире, но с бухгалтером порядок действий такой же.
Бывает, сотрудник сам подстроил переплату. Например, находился в простое — временно не работал по своей вине, но никому об этом не сказал или подправил цифры в отчетности для бухгалтера. Вернуть деньги можно, если сотрудник действовал умышленно.
Если сотрудник неправомерно завысил отработанное время, признался в этом и не оспаривает сумму удержания, взыскать деньги без суда можно так же, как при счетной ошибке. Если же зарплата завышена из-за иных умышленных действий работника, придется обращаться в суд.
Сделать это надо в течение года с момента ошибки, позже суд уже не примет иск.
При удачном исходе дела работодатель взыскивает переплату с сотрудника, в том числе бывшего, на основании исполнительного листа.
Сотруднице по ошибке заплатили лишний миллион рублей, но суд оставил ей переплату
Военнослужащая ушла в декрет. По ошибке два с половиной года ей начисляли и декретное пособие, и денежное довольствие. Затем на службе заметили ошибку и подали в суд на сотрудницу с требованием взыскать излишне выплаченную зарплату — 1 225 364 ₽.
Первые две инстанции постановили, что сотрудница должна вернуть деньги, так как это неосновательное обогащение в результате счетной ошибки.
Верховный суд решил, что счетной ошибки не было. Вопрос в другом: знала ли сотрудница, что ей не положены обе выплаты одновременно, то есть понимала ли, что это неправомерно. Проще говоря, есть умысел в поведении женщины или нет. Верховный суд отправил дело на пересмотр в первую инстанцию.
В первой инстанции вновь рассмотрели дело. Работодатель не смог предоставить документы или привести свидетелей, доказывающих умысел сотрудницы. Поэтому суд оставил миллион рублей женщине.
Решение Белогорского гарнизонного военного суда по делу № 2-42/2021 от 27.07.2021
Если переплату обнаружили после увольнения сотрудника, деньги все равно можно вернуть.
План действий такой же: предложите бывшему работнику вернуть переплату добровольно, а если откажется — идите в суд. Заметить ошибку надо в течение года, позже суд может не принять иск.
Если уволенный сотрудник готов вернуть деньги сам, издавать приказы не надо.
С лишней суммы работодатель уже заплатил НДФЛ с зарплаты и страховые взносы. А бизнес на ОСН и УСН «Доходы минус расходы» учел зарплату и взносы при расчете налога. Но раз нашли ошибку и пересчитали зарплату, надо корректировать и остальное — НДФЛ, страховые взносы и налог на прибыль или налог при УСН.
НДФЛ. Нужно подать уточненные расчеты 6-НДФЛ. В них надо указать верный доход и исчисленный НДФЛ. Если завысили зарплату в предыдущем году, надо дополнительно сдать в налоговую уточненную справку о доходах физлица.
Страховые взносы. Надо скорректировать формы РСВ и 4-ФСС. С 1 января 2023 после объединения ФСС и ПФР РСВ останется, а 4-ФСС станет частью ЕСФ-1. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет работодателя.
Налог на прибыль или налог при УСН. Зарплата и взносы — это расходы бизнеса. На ОСН и УСН «Доходы минус расходы» на эти траты уменьшают налоговую базу. Когда работодатель вернул переплату, надо доплатить налог. В инспекцию нужно будет сдать уточненные декларации по налогу на прибыль.
На УСН надо будет сдать декларацию, если ошибка совершена в предыдущем году.
Внутри года отчетности по УСН нет — уточнять нечего.
Если вернуть переплату не вышло, НДФЛ и взносы пересчитывать не нужно, налог на прибыль или налог при УСН — тоже.
Разбираться с налогами и взносами лучше доверить бухгалтеру. Он же составит документы по удержанию или взысканию.
Расчет зарплаты, особенно при внушительной численности персонала – весьма трудоемкий процесс, при котором случаются и досадные ошибки, например, начисление и выплата излишней суммы.
Если работнику переплатили заработную плату, порядок возврата переплаты зависит от причин, по которым она возникла. В одних случаях излишне выплаченную зарплату можно удержать из выплат сотруднику, в других – переплату придется доказывать в суде. Еще одна сложность – может возникнуть необходимость пересчета налогов и взносов. Обо всем по порядку – в нашей статье.
Когда переплату можно удержать
Законодатели стоят на страже интересов персонала компаний и достаточно строги к вопросу взыскания излишне выплаченных сумм заработка.
Удержать их без письменного согласия работника можно лишь в случаях, перечень которых представлен в статье 137 ТК РФ:
- излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки бухгалтера.
Важно
Под счетной ошибкой понимается именно арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17);
- сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое. При этом вина работника должна быть доказана. То есть, установлена комиссией по трудовым спорам или судом;
- ошибка в расчете зарплаты вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. К примеру, если работник подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ. Эти обстоятельства также должны быть подтверждены судом.
Дополнительно отметим, что статья 137 ТК РФ предусматривает также случаи взыскания и других сумм, которые формально зарплатой не являются. Так, произвести удержания из зарплаты сотрудника можно для погашения его задолженности перед работодателем:
- по неотработанному авансу, выданному в счет зарплаты;
- по неизрасходованному авансу, выданному на командировку или в связи с переводом на работу в другую местность;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
- по отпускным, выплаченным за неотработанные дни отпуска (при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск).
Когда переплату удержать нельзя
В случаях, не предусмотренных статьей 137 ТК РФ, удержать переплату без согласия работника нельзя. Так, не получится взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если, например:
- переплата возникла из-за технической ошибки (сбоя в компьютерной программе). Такой вывод следует из определения Верховного суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17;
- работнику ошибочно выплатили зарплату за один и тот же месяц дважды. К примеру – один раз перечислили на карту, а другой – выдали из кассы.
В подобных случаях возместить переплату работник может только по собственному желанию. То есть, работодатель вправе предложить сотруднику вернуть излишне полученные деньги добровольно. При этом целесообразно попросить работника оформить свое согласие письменно. Если же сотрудник отказывается возместить переплату, организация может обратиться в суд. Доказательствами в суде в этом случае могут быть:
- справки от ИТ-специалистов, свидетельствующие о том, что сбой компьютерной программы действительно имел место;
- справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена на карту;
- ведомость (расходный кассовый ордер) получения зарплаты в кассе с подписью сотрудника;
- документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).
В 85% случаев неправильный расчет зарплаты происходит из-за счетных ошибок бухгалтеров или технических сбоев. Чтобы избежать проблем, передайте расчет зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice. Мы внедрили ряд контрольных процедур, поэтому ошибки в расчете и перечислении зарплаты практически исключены. И даже если ошибемся, компенсируем ущерб за свой счет – это предусмотрено договором на обслуживание.
Сроки удержания
Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой порядок предусмотрен статьей 137 ТК РФ.
Какие документы оформить
Обнаружив переплату, бухгалтер может составить докладную записку на имя руководителя. Например, так:
Затем руководитель организации издает приказ о взыскании излишне выплаченной зарплаты (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).
В случае, если для удержания переплаты требуется согласие работника, лучше также оформить его письменно, в произвольной форме. Самый удобный вариант – если сотрудник поставит свою подпись на приказе. Например, так:
Как рассчитать сумму удержаний
Размер взысканий переплаты по заработной плате ограничен. При каждой выплате зарплаты (то есть ежемесячно) с работника можно удержать не более 20%. Это установлено статьей 138 ТК РФ.
Пример 1
При расчете зарплаты сотрудника за май 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за май была выдана 1 июня 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 июня. Согласно приказу руководителя, удержания из зарплаты решено производить, начиная с зарплаты за июнь.
Ежемесячный оклад работника составляет 27 000 руб. Вычеты по НДФЛ ему не положены.
Сумма НДФЛ с оклада составила:
27 000 руб. Х 13% = 3510 руб.
Максимальная сумма, которую можно удерживать ежемесячно, составляет:
(27 000 руб. – 3510 руб.) × 20% = 4698 руб.
Сумма зарплаты, которую излишне выплатили сотруднику за май, равна:
11 000 руб. – (11 000 руб. Х 13%) = 9570 руб.
Таким образом, зарплата работника за июнь, которую он должен получить за вычетом удержаний, составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за июль «на руки» составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за август, за минусом удержаний, равна:
27 000 руб. – 3510 руб. – (9570 руб. – 4698 руб. – 4698 руб.) = 23 316 руб.
Пересчет налогов и взносов
Необходимость пересчета налогов и взносов зависит от того, по какой причине переплатили заработную плату.
Переплата заработной платы произошла в результате ошибочных действий бухгалтерии в прошлых отчетных (налоговых, расчетных) периодах
В этом случае придется скорректировать налоговую базу по:
- НДФЛ;
- взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
- налогу на прибыль
В результате исправления ошибки возникнет переплата по НДФЛ за прошлые периоды – ведь зарплата была излишне выплачена. Соответственно, НДФЛ – излишне удержан. Значит, нужно будет подать уточненные расчеты по форме 6-НДФЛ. Кроме того, если ошибка была совершена в прошлом году, придется сдать в налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ – на того сотрудника, которому переплатили зарплату. Такой вывод следует из положений пункта 6 статьи 81 НК РФ.
По взносам на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование переплата возникнет, если зарплата в прошлом отчетном или расчетном периоде была излишне начислена. Соответственно – была завышена облагаемая база по взносам. Ее придется корректировать, и в этом случае нужно будет подать в инспекцию уточненный расчет взносов (ЕРСВ). Такой вывод следует из Письма ФНС России от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@.
При расчете налога на прибыль начисленную зарплату и суммы взносов включают в состав расходов. Значит, излишние начисления увеличивают сумму затрат. Соответственно – уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. Поэтому по налогу на прибыль в данном случае возникнет недоимка, и в инспекцию нужно будет сдать уточненную декларацию. Основание – пункт 1 статьи 81 НК РФ.
Пример 2
При расчете зарплаты сотрудника за июнь 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за июнь была выдана 1 июля 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 августа.
Бухгалтер пересчитал налоги и взносы с суммы излишне выплаченной зарплаты.
Так, за июнь были излишне начислены:
- пенсионные взносы – 2420 руб. (11 000 руб. Х 22%);
- взносы на социальное страхование – 319 руб. (11 000 руб. Х 2,9%);
- взносы на медицинское страхование – 561 руб. (11 000 руб. Х 5,1%);
- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 22 руб. (11 000 руб. Х 0,2%).
Также был излишне удержан НДФЛ в сумме 1430 руб. (11 000 руб. × 13%).
Бухгалтер сдал в налоговую инспекцию уточненный ЕРСВ и уточненную форму 6-НДФЛ за первое полугодие 2019 года.
В составе расходов по налогу на прибыль были ошибочно учтены суммы зарплаты и взносов. «Излишние» затраты составили:
11 000 руб. + 2420 руб. + 319 руб. + 561 руб. + 22 руб. = 14 322 руб.
В результате образовалась недоимка по налогу на прибыль за первое полугодие.
Сумма недоимки равна:
14 322 руб. Х 20% = 2864 руб.
Бухгалтер сдал уточненную декларацию по налогу на прибыль за первое полугодие 2019 года, перечислил в бюджет недоимку (2864 руб.) и пени за каждый день просрочки платежа.
Излишняя выплата зарплаты не связана с ошибками бухгалтерии
Это возможно, если переплата произошла:
- из-за того, что сотрудник не выполнил нормы труда или виновен в простое (что установлено комиссией по трудовым спорам или судом);
- в результате неправомерных действий сотрудника (например, он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты по НДФЛ). Это подтверждено судом.
В подобных случаях пересчитывать налоги (взносы) и подавать «уточненки» не нужно. Ведь здесь не идет речи об исправлении ошибок прошлых периодов. Взыскание излишне выплаченной зарплаты – это удержания по инициативе администрации, которые она произвела в положенное время (после комиссии или суда). Значит, такие удержания участвуют в расчете налогов и взносов текущего, а не прошлых периодов.
***
Избежать сложностей, связанных с перерасчетом налогов и взносов, подачей «уточнёнок», вполне возможно, если передать расчёт зарплаты на аутсорсинг.
Мы автоматизировали все рутинные операции, благодаря чему удалось практически исключить риск совершения ошибки при расчете заработной платы.
Кроме того, точность работы каждого нашего специалиста гарантирована многоуровневой системой контроля. Но даже если случится форс-мажор – при расчете зарплаты будет допущена ошибка – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.