На практике нередко возникают ситуации, когда организация ошибочно выплатила работнику лишние денежные средства. Изначально руководитель или главный бухгалтер стараются договорится с сотрудником о добровольном возврате средств, но не всегда такие переговоры оканчиваются успехом. Если сотрудник не захочет вернуть долг, исправить ситуацию в данном случае будет весьма затруднительно, так как закон в этом случае на стороне работника. Как в таком случае поступить работодателю и бухгалтеру, начислявшему данную сумму?
С чем может столкнуться работодатель
Для начала необходимо обозначить, что к переплате работнику излишних денежных средств может привести ряд случаев и ошибок. Это может быть невнимательность бухгалтера при вводе показателей заработной платы или при формировании ведомости на выплату в банк или кассу. Или главный бухгалтер недостаточно проконтролировал процесс. Также может быть неверно истолковано и применено действующее законодательство. Еще одним распространенным случаем возникновения переплаты по зарплате являются выплаты, произведенные за неотработанные дни, в случае несвоевременно предоставленного табеля учета рабочего времени.
Как посчитать зарплату по всем нюансам и правилам 2023 года? Рассказываем на обновленном курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате».
Мы научим правильно рассчитывать надбавки, пособия, компенсации, отпускные и командировочные, а также предотвращать налоговые, юридические риски и избегать претензий трудовой инспекции. Посмотреть бесплатный урок
Согласно ст. 137 ТК РФ, излишне выплаченная заработная плата может быть взыскана работодателем с сотрудника в определенных случаях:
-
Когда причиной стала счетная ошибка (то есть ошибка, допущенная в арифметических действиях).
-
Когда была признана вина работника (невыполнение норм труда или простой).
-
Когда были установлены судом неправомерные действия сотрудника, что привело к получению «лишних» сумм.
Во всех других случаях работодатель не сможет взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату. Например, если был неправильно растолкован и применен закон или нормативно правовые документы. Если был сбой в расчетной программе, неверно введены показатели расчета или формы начислений зарплатных сумм (такого рода ошибки называются техническими). Если суммы начисления были рассчитаны за неверный расчетный период или произвели повторные выплаты зарплаты, премии или других разовых начислений.
В действующем трудовом законодательстве отсутствует четкая формулировка определения счетной ошибки. За счет этого часто возникает вопрос о том, какая ошибка считается счетной и по каким признакам она определяется. В Письме от 01.10.2012 № 1286-6-1 Роструд пояснил, что счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (например, ошибка при сложении составных частей заработной платы, неверно проставленная запятая или дописанная лишняя цифра). Произошла ли счетная ошибка или нет, определяется только посредством обращения в суд, где работодателю придется доказывать, что ошибка была именно в арифметических действиях.
Из всего перечисленного следует, что если вы ошибочно переплатили заработную плату и при этом причина переплаты не попадает под перечисленные выше исключения, то до тех пор, пока с работником не будет достигнута договоренность о добровольном возврате переплаты, такая сумма не может быть не взыскана, не удержана в счет заработной платы или каких-либо иных выплат. Причем, если сотрудник не захочет добровольно погашать долг, взыскать сумму в добровольном порядке тоже вряд ли удастся.
Добровольный возврат
В случае, когда сотрудник готов самостоятельно вернуть переплаченную сумму, работодатель должен выслать ему уведомление следующего содержания:
«Настоящим письмом доводим до вашего сведения, что 01.09.2018 года вам ошибочно была выплачена премия в двойном размере. Переплата составила пять тысяч рублей. С учетом положений п. 4 ст. 137 ТК РФ работодатель не вправе произвести удержание излишне выплаченной заработной платы. В связи с этим просим рассмотреть вопрос о добровольном возврате излишне выплаченной суммы в кассу или в письменной форме выразить свое волеизъявление об удержании суммы из заработной платы. О своем решении просим письменно сообщить в течение трех рабочих дней».
После этого сотрудник может вернуть денежные средства в кассу по расчетному кассовому ордеру или же написать заявление на удержание, если речь идет о поэтапном возврате сумм. Заявление должно содержать текст следующего характера:
«Я, Иванова Мария Степановна, настоящим прошу с 01.10.2018 удерживать 20% от общей суммы заработной платы для погашения суммы излишне выплаты в размере двадцати тысяч рублей до полного погашения задолженности».
После все этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника. Но не стоит забывать о том, что в силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принимать решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат. Во-вторых, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех ежемесячных удержаний не может превышать 20% от заработной платы.
Отказ от добровольного возврата
Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки. Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.
Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.
Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ. Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Документ должен быть создан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.
Учет переплаты
Заработная плата в бухгалтерском учете отражается на счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». В результате излишней зарплаты образуется сальдо по этому счету. Если сотрудник вернул долг, то счет 70 просто «закроется». Возвращенная сумма не будет облагаться НДФЛ, пенсионными взносами и взносами на травматизм.
Если сотрудник отказался возвращать денежные средства, то необходимо быть готовым к тому, чтобы признать данные суммы в бухгалтерской отчетности в качестве расходов и обязательств. Следовательно, списать переплату на прочие расходы. При этом производится запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» и кредиту по счету 70. В случае такого подхода уменьшаются экономические выгоды организации. Плюсом данного подхода является то, что такая задолженность не находится под контролем организации, и она не может рассчитывать на получение экономических выгод в будущем. Невозвращенная сумма не учитывается при учете налога на прибыль, не облагается пенсионными взносами и взносами на травматизм, но облагается НДФЛ. Окончательное решение при отражении течения денежных средств при излишней выплате сумм принимается за работодателем и главным бухгалтером.
Необходимо учитывать, что, если НДФЛ с указанной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате сотруднику, оснований для повторного исчисления и удержания налога в момент признания за работодателем долга безнадежным к возврату по данной сумме нет. Такая же ситуация возникает в случае страховых взносов. Если же работник добровольно возвращает излишне полученную сумму, то производится корректировка НДФЛ и производится перерасчет базы для начисления страховых взносов и имеет право на возврат или зачет суммы излишне уплаченных стразовых взносов и НДФЛ.
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер»
Обязан ли работник вернуть деньги, если ему работодатель за один месяц ошибочно заплатил 2 раза? В вопросе разбирался Шестой кассационный суд общей юрисдикции (определение от 30.04.2020 № 88-10480/2020).
Суть спора
Работнику два раза подряд перечислили заработную плату за один и тот же месяц. Каждый раз зарплата переводилась ему в полном объеме за целый месяц работы.
При этом на следующий месяц он уже был уволен из организации по причине, не связанной с излишней выплатой ему зарплаты. В результате у работника образовался необоснованный доход в сумме месячного заработка, который он не отработал из-за увольнения.
Работодатель потребовал вернуть деньги, ссылаясь на то, что «задвоение» зарплаты произошло в результате ошибки бухгалтера.
Сотрудник возвращать излишне перечисленные ему деньги отказался. Он мотивировал это тем, что не должен нести никакой ответственности за действия работодателя. Выплачивать двойную зарплату он не просил. Его вины в получении излишней зарплаты не было. Работодатель по собственной инициативе и добровольно перевел ему эти деньги на банковскую карту. Поэтому он не обязан их возвращать.
В связи с этим работодатель был вынужден обратиться в суд с иском, в котором потребовал взыскать с бывшего сотрудника излишнее перечисленную ему зарплату.
Что решил суд
Рассмотрев доводы сторон, суд встал на сторону работника. При этом судьи исходили из следующих соображений.
По общему правилу заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него взыскана. Исключение из этого правила составляют случаи:
-
счетной ошибки, допущенной при расчете зарплаты работника;
-
невыполнения работником, получившим зарплату в полном объеме, норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ);
-
получения зарплаты в излишнем размере по вине самого работника.
В указанных выше случаях заработная плата, излишне выплаченная работнику, может быть с него взыскана по требованию работодателя (ст. 137 ТК РФ).
В спорном случае работодатель ссылался как раз на счетную ошибку, допущенную бухгалтерией при расчетах с сотрудниками.
Вместе с тем счетной следует считать ошибку, допущенную исключительно в арифметических действиях. То есть действиях, непосредственно связанных с подсчетом заработной платы. В свою очередь технические ошибки, в том числе технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не являются.
Причиной излишней выплаты послужила не ошибка, допущенная в подсчете зарплаты, а повторное перечисление зарплаты в том же размере и за тот же месяц. При этом нормы ТК РФ не предусматривают оснований для взыскания в судебном порядке суммы задолженности с работника, которому по вине работодателя была излишне начислена зарплата.
В связи с этим суд пришел к выводу, что бывший работник не обязан возвращать организации полученные деньги.
Источник: канал БУХ.1С в Яндекс.Дзен
Можно ли вернуть деньги, если перечислил работнику лишнее?
Можно, если бухгалтер допустил счетную ошибку или работник ввел его в заблуждение
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Можно, если бухгалтер допустил счетную ошибку или работник ввел его в заблуждение
Сергей Скрябин
Эксперт по праву
Поделиться
Андрей спрашивает: «Бухгалтер ошиблась, и сотруднику в конце месяца пришла зарплата больше. Для бизнеса это значительная переплата. Я могу вернуть излишне выплаченную заработную плату? Как это сделать, чтобы не нарушить права работника?»
Проще всего объяснить ситуацию сотруднику, извиниться и попросить его вернуть переплату. Обычно работники идут навстречу и проблем нет.
Сотрудник может вернуть всю сумму сразу. Если он к этому не готов, работодатель может удержать деньги из будущей зарплаты: всю сумму или небольшие части каждый месяц. Для этого нужно издать приказ.
Есть ограничение — удержать можно не более 20% зарплаты в месяц. Если переплата больше, придется растянуть процесс на несколько месяцев.
Сотрудник может отказаться вернуть деньги, потому что ни в чем не виноват и не обязан это делать добровольно. Тогда надо проводить внутреннюю проверку и искать виновного в ошибке. Кто виноват, тот и вернет переплату.
Проводить внутреннюю проверку непросто, она может затянуться на месяцы. За нарушения в процедуре трудовая инспекция может оштрафовать работодателя. ИП и малое предприятие штрафуют на сумму от 1000 до 5000 ₽. Средние и крупные компании — на сумму от 30 000 до 50 000 ₽.
Чаще всего причина переплаты — счетная ошибка бухгалтера или обман со стороны сотрудника.
Есть случай, когда ошибся бухгалтер, а вернуть деньги должен сотрудник: если произошла счетная ошибка. Например, перепутали цифру или плюс с минусом.
Примеры счетной и технической ошибки
Нюанс в том, что бухгалтеры давно считают в специальных программах, а не на калькуляторе. И счетных ошибок почти не бывает. Но встречаются спорные моменты. Например, Мурманский областной суд отнес сбой в программе к технической ошибке, а Белгородский областной суд — к счетной. Финальное решение — за судом.
Взыскать с сотрудника переплату в случае счетной ошибки можно в течение месяца, позже он не обязан возвращать деньги.
В случае технической ошибки взыскать всю сумму с бухгалтера, скорее всего, получится только через суд. О том, как взыскивать материальный ущерб с сотрудника, разбирали в другой статье. В ней речь о кассире, но с бухгалтером порядок действий такой же.
Бывает, сотрудник сам подстроил переплату. Например, находился в простое — временно не работал по своей вине, но никому об этом не сказал или подправил цифры в отчетности для бухгалтера. Вернуть деньги можно, если сотрудник действовал умышленно.
Если сотрудник неправомерно завысил отработанное время, признался в этом и не оспаривает сумму удержания, взыскать деньги без суда можно так же, как при счетной ошибке. Если же зарплата завышена из-за иных умышленных действий работника, придется обращаться в суд.
Сделать это надо в течение года с момента ошибки, позже суд уже не примет иск.
При удачном исходе дела работодатель взыскивает переплату с сотрудника, в том числе бывшего, на основании исполнительного листа.
Сотруднице по ошибке заплатили лишний миллион рублей, но суд оставил ей переплату
Военнослужащая ушла в декрет. По ошибке два с половиной года ей начисляли и декретное пособие, и денежное довольствие. Затем на службе заметили ошибку и подали в суд на сотрудницу с требованием взыскать излишне выплаченную зарплату — 1 225 364 ₽.
Первые две инстанции постановили, что сотрудница должна вернуть деньги, так как это неосновательное обогащение в результате счетной ошибки.
Верховный суд решил, что счетной ошибки не было. Вопрос в другом: знала ли сотрудница, что ей не положены обе выплаты одновременно, то есть понимала ли, что это неправомерно. Проще говоря, есть умысел в поведении женщины или нет. Верховный суд отправил дело на пересмотр в первую инстанцию.
В первой инстанции вновь рассмотрели дело. Работодатель не смог предоставить документы или привести свидетелей, доказывающих умысел сотрудницы. Поэтому суд оставил миллион рублей женщине.
Решение Белогорского гарнизонного военного суда по делу № 2-42/2021 от 27.07.2021
Если переплату обнаружили после увольнения сотрудника, деньги все равно можно вернуть.
План действий такой же: предложите бывшему работнику вернуть переплату добровольно, а если откажется — идите в суд. Заметить ошибку надо в течение года, позже суд может не принять иск.
Если уволенный сотрудник готов вернуть деньги сам, издавать приказы не надо.
С лишней суммы работодатель уже заплатил НДФЛ с зарплаты и страховые взносы. А бизнес на ОСН и УСН «Доходы минус расходы» учел зарплату и взносы при расчете налога. Но раз нашли ошибку и пересчитали зарплату, надо корректировать и остальное — НДФЛ, страховые взносы и налог на прибыль или налог при УСН.
НДФЛ. Нужно подать уточненные расчеты 6-НДФЛ. В них надо указать верный доход и исчисленный НДФЛ. Если завысили зарплату в предыдущем году, надо дополнительно сдать в налоговую уточненную справку о доходах физлица.
Страховые взносы. Надо скорректировать формы РСВ и 4-ФСС. С 1 января 2023 после объединения ФСС и ПФР РСВ останется, а 4-ФСС станет частью ЕСФ-1. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет работодателя.
Налог на прибыль или налог при УСН. Зарплата и взносы — это расходы бизнеса. На ОСН и УСН «Доходы минус расходы» на эти траты уменьшают налоговую базу. Когда работодатель вернул переплату, надо доплатить налог. В инспекцию нужно будет сдать уточненные декларации по налогу на прибыль.
На УСН надо будет сдать декларацию, если ошибка совершена в предыдущем году.
Внутри года отчетности по УСН нет — уточнять нечего.
Если вернуть переплату не вышло, НДФЛ и взносы пересчитывать не нужно, налог на прибыль или налог при УСН — тоже.
Разбираться с налогами и взносами лучше доверить бухгалтеру. Он же составит документы по удержанию или взысканию.
Содержание страницы
- Как определить характер допущенной в расчетах ошибки
- Какие действия следует предпринять при обнаружении счетной ошибки
- Как доказать счетный характер допущенной в расчете ошибки
- Как отразить возврат денег в бухучете
В ходе исполнения должностных обязанностей работники бухгалтерского подразделения компании выполняют большое количество математических вычислений, при котором неизбежны ошибки.
Арифметические ошибки, полученные при подсчете заработной платы сотрудникам организации из-за недочетов в использовании элементарных математических операций в виде сложения или умножения, вычитания или деления, называют счетными ошибками.
Что понимается под счетной ошибкой для удержаний из заработной платы?
В трудовом законодательстве РФ указанное понятие не раскрывается. Термин встречается в письме Роструда № 1286 (01.10.2012), Определении ВС РФ № 59-В11-17 (20.01.2012), подтверждающим в качестве счетных ошибки, образовавшиеся исключительно в результате выполнения арифметических действий.
Удержание из начисленного гражданину заработка средств, раннее выплаченных ему из-за некорректности в расчетах, предусматривается согласно ст. 137 ТК РФ.
В каких случаях и за какой период производится перерасчет заработной платы при обнаружении счетной ошибки?
Как определить характер допущенной в расчетах ошибки
Для того чтобы установить тип расчетной ошибки, следует выяснить, в результате каких действий она образовалась.
Счетной будет признана ошибка при осуществлении расчета заработной платы сотруднику предприятия, произошедшая из-за неверного исполнения математических действий или сбоя, случившегося в компьютерной программе в ходе проведения расчета.
Как произвести удержание из зарплаты сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок?
Другие варианты ошибок не признаются в качестве счетных, в том числе если:
- на счет работнику повторно произвели перечисление любой выплаты;
- при проведении расчета оказалось неучтенным время неоплачиваемого отдыха сотрудника;
- сумма подоходного налога, удержанная из заработка сотрудника, оказалась больше требуемой;
- премиальные и иные поощрительные выплаты, включая надбавки, выплачены работнику при отсутствии соответствующего распоряжения руководства организации.
Как в бухгалтерском учете исправить ошибки, связанные с излишне выплаченной заработной платой?
Причиной несчетных ошибок являются случаи двойного начисления средств, неправильное использование законодательных норм или правил внутреннего трудового распорядка компании.
Недочеты, связанные с некорректным вводом данных в компьютерную программу, отнесены к техническим.
К сведению! В некоторых ситуациях ошибки, возникшие по причине небрежности в работе или недостаточной квалификации сотрудника предприятия, по решению суда могут быть отнесены не к счетным, а к техническим нарушениям.
Какие действия следует предпринять при обнаружении счетной ошибки
В случае обнаружения в организации счетной ошибки, образовавшейся при выплате заработка служащему, излишек выплаченных денег подлежит возврату путем удержания (ст. 137 ТК РФ).
Как вернуть излишне выплаченную зарплату?
Удержание допустимо, если сотрудник не имеет возражений против причины и размера подлежащих возврату средств, а с момента образования несоответствия прошло не больше 30 дней.
Удерживаемая сумма не может составлять больше 20% от полагающейся гражданину выплаты после удержания НДФЛ (ст. 138 ТК РФ).
Согласие сотрудника должно выражаться письменно в виде заявления на имя руководства предприятия или в виде собственноручной подписи об ознакомлении с текстом приказа по удержанию средств, подписанного руководителем работодателя.
Если работник возражает против списания с его заработка некоторой суммы или против списания средств вообще, то работодатель может разрешить спорную ситуацию, обратившись с заявлением в суд (ст. 248 ТК РФ).
Как доказать счетный характер допущенной в расчете ошибки
При обращении в суд предприятие должно представить документальные доказательства допущенной исполнителями счетной ошибки и подробно описать алгоритм выполненного расчета.
Если обнаружена ошибка в используемой организацией расчетной программе, специалист отдела информационных технологий должен зарегистрировать сбой программы и отразить в подготавливаемом отчете, в результате каких неполадок операции по расчету показателей оказались неверными.
Кроме отчета ОИТ, в суд следует предоставить объяснение бухгалтера с математическими расчетами, демонстрирующими фрагмент, ставший причиной неточности итогового значения.
При обнаружении допущенной бухгалтером описки или опечатки (к примеру, в виде 10000 руб. вместо 1000 руб.) организация имеет шанс взыскать сумму переплаты. Но программный сбой или двойная выплата заработной платы будут отнесены к техническим или математическим нарушениям, не подпадающим под законодательные нормы.
Техническое нарушение может возникнуть из-за:
- неправильного выставления коэффициента при подсчете заработной платы;
- оплаты за один расчетный период по нескольким (разным) основаниям;
- некорректного заведения в программу исходных параметров для расчета;
- применения налоговых льгот, не имеющих отношения к конкретному сотруднику.
Если организация не сможет доказать опосредованную связь между счетной ошибкой и программным сбоем, суд не поддержит требование по возврату средств.
К сведению! Если организация произведет возврат средств без согласия сотрудника, последний вправе обратиться с заявлением о нарушении его прав в суд. По судебному решению работодатель будет обязан вернуть взысканную сумму и компенсировать причиненный работнику моральный вред даже в случае, когда у компании имелись основания для требования возврата излишне выданной суммы.
Как отразить возврат денег в бухучете
Излишняя сумма денег может взыскиваться предприятием из начисленного заработка сотрудника при наличии его согласия или работник самостоятельно вносит средства.
Если сотрудник лично сдает деньги в кассу работодателя, выполняется операция:
Дебет сч. 50 / Кредит сч. 70.
Если работник перечисляет средства на расчетный счет компании в банке, проводка выглядит так:
Дебет сч. 51 / Кредит сч. 70.
Когда действительно имела место арифметическая ошибка при расчете зарплаты, необходимы следующие операции:
- Дебет сч. 20, 26, 23 / Кредит сч. 70 (сторно избыточного начисления);
- Дебет сч. 73 / Кредит сч. 70 (списание начисленного излишка на прочие расчеты с работниками).
При наличии заявления сотрудника или его подписи на приказе предприятие производит удержание излишне выплаченных средств:
Дебет сч. 70 / Кредит сч. 73 (удержание суммы из работной платы служащего).
В случае отказа суда в удовлетворении иска предприятия к гражданину или окончания срока исковой давности невозвращенная сумма средств списывается операцией:
Дебет сч. 91(2) / Кредит сч. 70.
В случае, когда работник недополучил причитающуюся ему заработную плату (получил в меньшем размере), в бухгалтерском учете выполняют запись:
Дебет счета учета затрат / Кредит сч. 70 (доначисление заработка).
Корректировка расчета НДФЛ
По недоплаченной заработной плате должны проводиться корректировки суммы страховых взносов и налога по прибыли, доначисление НДФЛ с перечислением в бюджет.
Соответствующие проводки выглядят следующим образом:
- Дебет сч. 70 / Кредит сч. 68 (удержана недостающая сумма НДФЛ);
- Дебет сч. 68 / Кредит сч. 51 (перечисление разницы по НДФЛ в бюджет);
- Дебет счета учета затрат / Кредит сч. 69 (доначисление взносов по страхованию);
- Дебет сч. 99 / Кредит сч. 68 (сторно излишка начисления по налогу по прибыли).
При оплате заработка сверх положенного выявленный излишек удержанного с сотрудника НДФЛ может быть учтен при расчете оплаты за будущие периоды (ст. 226 НК РФ).
Иногда при увольнении работника образуется излишне удержанный налог, когда подлежащая сторнированию сумма НДФЛ превышает начисленную в следующие периоды. По заявлению сотрудника предприятие производит возврат денег (ст. 231 НК РФ) в течение 3 месяцев от даты письменного обращения.
Ошибочный излишек по заработной плате не признается нарушением для расчета взносов по ПФР, поэтому вносить коррективы в отчет (РСВ) не требуется.
К сведению! Получение работником превышения размера заработка из-за счетной ошибки нельзя считать его материальной выгодой или беспроцентным займом и облагать налогом по повышенной ставке (35%).
В случае увольнения сотрудника или его несогласия с удержанием денег из заработка, приведшего к длительному судебному процессу, организация уведомляет ФНС о невозможности взыскания налога с выплаченного (работнику) дохода.
Сотруднику «заплатили лишнего». Или недоплатили. Кто виноват, конечно, выяснить не помешает. Но и медлить с ответом на вопрос «Что делать?» тоже не стоит.
Для начала поговорим о таком достаточно популярном случае, как перерасчет зарплаты после увольнения. Перерасчеты по зарплате работников после увольнения случаются часто, и для бухгалтера это всегда связано с целым комплексом проблем: проводки, корректировки по страховым взносам и НДФЛ, «уточненки» и прочее. Все это бывает как в случае переплаты, так и при занижении зарплаты, допущенных до увольнения работника.
Чаще всего переплата зарплаты вызвана перерасходом отпуска или неотработанными авансами.
В первом случае работнику был предоставлен отпуск за неотработанный период. На момент увольнения период, за который были выплачены отпускные, остался неотработанным, а отпускные стали излишне выданной зарплатой.
Второй случай – когда работник в середине месяца получил деньги, после чего уволился, а фактически начисленная зарплата за данный месяц оказалась меньше полученного аванса.
Выйти из ситуации с переплатой зарплаты можно тремя путями.
Просим работника добровольно возвратить долг
Если возвращен аванс, корректировок по страховым взносам делать не придется, поскольку с сумм аванса страховые взносы не начисляются. То же и с НДФЛ, если работодатель не удерживает налог с выплаченных авансов.
Если удерживает, то перечисленный налог придется возвращать на расчетный счет или засчитывать в счет будущих платежей в бюджет, а по сотруднику делать уточненную справку 2-НДФЛ, если налоговый период, в котором произошла переплата, истек.
При добровольном возврате переплаты никаких взаиморасчетов с сотрудником по НДФЛ делать не нужно, поскольку он возвращает деньги, из которых НДФЛ уже удержан, то есть за минусом налога.
При возврате отпускных бухгалтер должен сторнировать проводку по их начислению и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете.
Образуется переплата по страховым взносам. За текущий период нужно учесть корректировки по их начислению, а переплату отрегулировать дальнейшими платежами.
Если в связи со снятием начисления отпускных в персонифицированном учете в ПФР по сотруднику образуются отрицательные значения, отчет у компании не примут. Поэтому корректировать придется не текущий, а предыдущий период. Образуется переплата по НДФЛ, удержанного из суммы отпускных и перечисленного в бюджет.
Если справка 2-НДФЛ за соответствующий год сдана, нужно сделать уточненную справку – текущей датой со старым номером. Проводка по начислению НДФЛ с отпускных сторнируется. Образовавшуюся переплату по налогу можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.
ПРИМЕР 1. КАК ОТРАЗИТЬ ПЕРЕРАСХОД ОТПУСКНЫХ И ИХ ДОБРОВОЛЬНЫЙ ВОЗВРАТ
В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных – 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (10 000 руб. × 13%) удержан и перечислен в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб.).
Бухгалтер сделал проводки:
Дебет 20 Кредит 70
— 20 000 руб. – начислены отпускные Белову;Дебет 70 Кредит 68
— 2600 руб. – начислен НДФЛ;Дебет 68 Кредит 51
— 2600 руб. – перечислен НДФЛ;Дебет 70 Кредит 50
— 7 400 руб. – отпускные выданы Белову.Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные были возвращены в кассу.
Бухгалтер сделал проводки:
Дебет 20 Кредит 70
— 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;Дебет 70 Кредит 68
— 2600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ;Дебет 50 Кредит 70
— 17 400 руб. – возвращены Беловым излишне выплаченные отпускные.В налоговом учете расходы по заработной плате в сумме 20 000 руб. аннулированы. Переплата НДФЛ в размере 2600 руб. будет зачтена в счет предстоящих платежей в бюджет после принятия налоговой инспекцией соответствующего решения на основании заявления налогового агента.
Подаем судебный иск в случае отказа
Если вопрос возврата переплаченных сумм решается через суд, эти суммы (без НДФЛ) нужно со счета 70 перевести на счет 73. В случае успешного исхода для работодателя и возврата денег бывшим работником сумму следует списать в корреспонденции со счетами 50 или 51. Если выиграет работник, сумму нужно будет вернуть со счета 73 на счет 70.
В случае победы работника расходы в виде отпускных нужно отразить на счете 91, в налоговом учете эти расходы аннулировать. Если победит работодатель, расходы следует аннулировать и в бухгалтерском, и в налоговом учете.
Что касается страховых взносов, они будут считаться правомерно уплаченными в случае победы бывшего работника и невозврата переплаченной суммы. Корректировки в учете не потребуются.
При победе бывшего работодателя и возврате долга взносы будут являться переплатой и их нужно будет отразить в текущей отчетности как задолженность фонда.
По НДФЛ – в случае победы компании учетное решение аналогично случаю добровольного возврата денег работником. В случае победы работника налог считается удержанным и уплаченным правомерно и корректировки не нужны.
ПРИМЕР 2. КАК ОТРАЗИТЬ ПЕРЕРАСХОД ОТПУСКНЫХ И ИХ ВОЗВРАТ ПО СУДУ
В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных – 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (10 000 руб. × 13%) удержан и перечислен в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. – 2300 руб.).
Бухгалтер сделал проводки:
Дебет 20 Кредит 70
— 20 000 руб. – начислены отпускные Белову;Дебет 70 Кредит 68
— 2600 руб. – начислен НДФЛ;Дебет 68 Кредит 51
— 2600 руб. – перечислен НДФЛ;Дебет 70 Кредит 50
— 17 400 руб. – выплачены отпускные Белову.Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные возвращать отказался. Компания подала иск в суд.
Бухгалтер сделал проводку:
Дебет 73 Кредит 70
— 17 400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб.) – отражена претензия по излишне выплаченным отпускным.Вариант 1
Суд выиграл Белов.
Бухгалтер сделал проводки:
Дебет 70 Кредит 73
— 17 400 руб. – отражен отказ по претензии;Дебет 20 Кредит 70
— 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;Дебет 91 Кредит 70
— 20 000 руб. – отпускные Белова списаны на прочие расходы.В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.
Вариант 2
Суд выиграла компания.
Бухгалтер сделал проводки:
Дебет 50 Кредит 73
— 17 400 руб. – отпускные возвращены Беловым по решению суда;Дебет 20 Кредит 70
— 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;Дебет 68 Кредит 70
— 2600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ.В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.
Прощаем долг
Это самый простой выход – прощать всегда легко и приятно. Хотя и накладно – но воздастся же. Если долг возник из-за неотработанного аванса, дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до моменты списания. Если долг возник из-за перерасхода отпуска, нужно сторнировать проводку по начислению отпускных и исключить сумму из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 также останется «висеть» до момента списания.
Страховые взносы с суммы отпускных являются правомерно уплаченными. Никакие корректировки в учете и отчетности не нужны. НДФЛ с суммы отпускных удержан и перечислен в бюджет обоснованно. Поэтому повторно начислять и удерживать НДФЛ при прощении задолженности за неотработанные дни отпуска не нужно (письмо УФНС России по г. Москве от 28.06.2018 № 20-15/138129). Как и не нужно делать никаких корректировок.
Если же с неотработанного аванса компания не удержала НДФЛ, нужно после списания долга сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог, предоставив справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».
Обратите внимание! Списать задолженность нужно по истечении трехгодичного срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ). При списании бухгалтер должен сделать проводку:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70
— списана задолженность в связи с истечением срока давности.
Работа над ошибками – счетными
Зарплаты, как известно, много не бывает… Работнику выплатили меньше, чем он желал бы в своих тайных мечтах, но больше, чем ему полагается в реальности. Одно из оснований, которые позволяют взыскать с сотрудника лишние выплаты, – это счетная ошибка (ст. 137 ТК РФ). Но вам потребуется аргументировать свою позицию в случае возникновения спора.
Роструд и суды неоднократно указывали на то, что под счетной ошибкой нужно понимать неверные арифметические вычисления (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, Определение Верховного суда РФ 20.01.2012 № 59-В11-17). Например, когда бухгалтер по ошибке вместо сложения применяет умножение или вычитание. Если из-за подобной ошибки работник добровольно отказывается вернуть переплату, взыскивайте ее через суд.
Неверные математические действия
Доказать в суде счетную ошибку вам поможет объяснительная записка бухгалтера с математическими формулами и пошаговым алгоритмом вычислений. Из объяснений должно быть понятно, какие арифметические действия привели к переплате. В суде подтвердите, что бухгалтер не только неверно подсчитал выплату, но и фактически ее перечислил. В этом помогут расчетные листки и ведомости, платежные поручения.
ПРИМЕР 3. ОШИБКА НА СЛОЖЕНИЕ
В компании средний заработок для оплаты учебного отпуска временно рассчитывали вручную. Бухгалтер должна была рассчитать несколько сумм для оплаты сотруднику отпускных. Работодатель представил расчеты, из которых следует, что по отдельности она все рассчитала верно. Но когда складывала составные части выплат, допустила ошибку в арифметических подсчетах. Поэтому работнику существенно переплатили. Суд посчитал это счетной ошибкой и обязал работника вернуть лишние деньги (апелляционное определение Московского городского суда от 08.04.2016 № 33-7119/2016).
Сбой программы
Бывает, что ошибку в расчетах выплат совершает уже не сам бухгалтер, а программа, которую используют в компании. В этом случае у судов нет единой позиции, считать ли такую переплату счетной ошибкой или нет. Важно убедить суд в двух моментах. Первое – лишняя выплата произошла в результате неверных математических действий, которые допустила программа (апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.08.2014 № 33-10640/ 2014). Второе – бухгалтер не допустил неправильного применения норм, когда вводил данные в компьютер. Например, использовал действующий коэффициент или применил формулы для расчета, которые соответствуют требованиям нормативных актов.
Некоторые суды признают ошибку в результате программного сбоя счетной. Это происходит, если работодателю удалось доказать факт некорректной работы программы. Для этого представьте суду отчет или заключение IT-службы, которые подтвердят проблемы в работе программы. Акта или объяснительной записки бухгалтера в этом случае недостаточно (апелляционное определение Верховного суда Чувашской Республики от 19.01.2015 № 33-99/2015). Нужно показать с технической стороны, как неправильная работа программы привела к ошибке. Такой отчет может предоставить как внутренний специалист компании, так и приглашенный со стороны.
ПРИМЕР 4. ОШИБКА НА ВЫЧИТАНИЕ
Работодатель при увольнении сотрудника ошибочно выплатил компенсацию за неиспользованный отпуск в большем размере. Добровольно вернуть лишнюю сумму сотрудник отказался. В суде он сослался на то, что бухгалтер не приложил расчеты к письму с предложением о возврате переплаты.
Работодатель представил суду акт обнаружения счетной ошибки, который составили сотрудники бухгалтерии, за подписью главного бухгалтера. В акте указали, что работнику произвели излишнюю выплату в результате программного сбоя. Ошибка выразилась в том, что программа не вычла НДФЛ из общей суммы начисленного дохода работника при увольнении. Суд согласился с тем, что эту ошибку можно квалифицировать как счетную, поэтому работника обязали вернуть переплату (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 25.03.2016 № 33-1060/2016).
Не все суды признают программный сбой счетной ошибкой. Есть и противоположная практика. Суды указывают на то, что это техническая ошибка, которая не связана с арифметическими расчетами. Поэтому удерживать с работника переплату работодатель не вправе.
ПРИМЕР 5. КОМПЬЮТЕР НЕ ПРОСТИЛИ
Во время проверки ФСС обнаружил, что работодатель переплатил сотруднице пособие по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет. Работница отказалась возвращать деньги добровольно. Поэтому работодатель обратился с иском в суд. Однако суд принял сторону сотрудницы и указал следующее. Бухгалтер допустил ошибку в размере пособия не из-за арифметических действий, а по причине сбоя в работе компьютерной программы. Поэтому такую ошибку посчитал технической, а не счетной (апелляционное определение Свердловского областного суда от 21.04.2016 по делу № 33-7642/2016).
Если программа правильно рассчитала суммы, но сотрудник получил переплату, можете взыскать ее при одном условии. Придется доказать, что сначала бухгалтер ошибся в предварительных расчетах, а уже потом неверные суммы занес в компьютер. В суде работодателю помогут объяснительная бухгалтера с подробным расчетом, а также показания свидетелей (апелляционное определение Липецкого областного суда от 30.11.2015 № 33-3443/2015).
Повторное перечисление
Суды дают разную оценку ситуации, когда работодатель по ошибке дважды перечисляет выплату работнику.
Есть решения, в которых сотрудников обязывают вернуть лишние деньги. В качестве причины указывают, что работодатель допустил счетную ошибку. Однако суды в решениях не дают пояснений, почему пришли к такому выводу. В качестве аргумента в пользу работодателя указывают одно обстоятельство: «в связи с тем, что работник уволен, у работодателя нет причин перечислять ему заработную плату или другие выплаты».
ПРИМЕР 6. ДУБЛЬ ДВА
Работодатель дважды перечислил сотруднице пособие по беременности и родам. Вернуть его добровольно она отказалась. Компания обратилась в суд, чтобы признать переплату счетной ошибкой и взыскать ее с работницы. Третьим лицом в деле выступал ФСС. Представитель ведомства и сама работница указали, что нет причин возвращать переплату, так как ошибку допустил бухгалтер работодателя. Поэтому нет оснований считать ошибку счетной. Однако суд с этими доводами не согласился. Работницу обязали вернуть переплату (апелляционное определение Тюменского областного суда от 25.02.2015 по делу № 33-1279/2015).
Другие суды признают вину работодателя в переплате. Поэтому считают, что работник не должен возвращать деньги. Суды полагают, что если в действиях сотрудника нет виновных и недобросовестных действий, то нет оснований считать ошибку счетной (апелляционное определение Курганского областного суда от 12.05.2016 по делу № 33-1593/2016).
В практике встречаются случаи, в которых суды рассматривают двойной перевод денег как неосновательное обогащение. Применяют к таким случаям нормы гражданского права (ст. 1102 ГК РФ). Переплату признают незаконным обогащением. По этому основанию обязывают сотрудника вернуть денежные средства работодателю (апелляционное определение Московского городского суда от 12.08.2016 по делу № 33-27074).
Удерживаем переплату
Если допущена счетная ошибка в арифметических действиях и сотрудник продолжает работать, можете удержать суммы переплат из его заработка (ст. 137 ТК РФ). Действовать нужно по следующему алгоритму. Прежде всего зафиксируйте переплату документально. Это можно сделать по выбору в одном из документов: объяснительной записке бухгалтера по расчету зарплаты, докладной записке главбуха, бухгалтерской справке-расчете или акте об обнаружении счетной ошибки. Формы этих документов компания разрабатывает и утверждает самостоятельно. Отразите факт излишней выплаты зарплаты, премии, отпускных пособий, опишите причину, которая привела к переплате. Любой из этих документов нужно оформить в тот же день, когда обнаружили счетную ошибку.
Убедитесь, что не истек месячный срок для возврата переплаты вследствие счетных ошибок и работник не оспаривает основание и размеры удержаний (ч. 3 ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Затем уведомьте его письменно о наличии задолженности из-за счетной ошибки.
Обратите внимание
При добровольном возврате переплаты никаких взаиморасчетов с сотрудником по НДФЛ делать не нужно, поскольку он возвращает деньги, из которых НДФЛ уже удержан, то есть за минусом налога.
Укажите сумму переплаты и срок для погашения. Можете привести расчет, чтобы у работника не осталось сомнения в том, что ему действительно переплатили из-за счетной ошибки. Предусмотрите место для отметки работника о его согласии/несогласии с фактом переплаты, а также способом ее возврата. Например, работник может внести наличные в кассу компании или согласиться на удержание при очередной выплате заработка.
Издайте приказ об удержании, если работник согласен с тем, чтобы переплату удержали из заработка. Требований к форме приказа нет, поэтому можете утвердить собственную и ее применять. Ознакомьте работника с приказом под подпись. Сделать это нужно в течение месяца со дня, когда обнаружили и зафиксировали счетную ошибку (ч. 3 ст. 137 ТК). Если пропустите этот срок, удерживать деньги из зарплаты работника нельзя. В этом случае, если он не вернет их добровольно, взыскать долг можно только через суд.
Соблюдайте очередность удержаний. Сначала нужно удерживать НДФЛ, затем задолженность работника по исполнительным документам (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852, письмо Роструда от 28.12.2006 № 2261-6-1). После этого погашается задолженность перед организацией по излишним выплатам.
Удерживайте задолженность из зарплаты работника с учетом ограничений, которые предусматривает закон. Общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20 процентов, а в некоторых случаях, которые предусматривают федеральные законы, – 50 процентов (ст. 138 ТК РФ). При этом размер удержаний из зарплаты работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания НДФЛ (п. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852). Выдайте работнику расчетный листок с размерами и основаниями произведенных удержаний (п. 3 ч. 1 ст. 136 ТК РФ).
Виновата недоплата
На всякий случай рассмотрим «зеркальную» ситуацию. После увольнения работника в некоторых случаях заработную плату приходится доначислять. Причинами могут быть прошлая ошибка или премирование за прошлые периоды.
Недоплата по ошибке
В этом случае нужно:
- доначислить зарплату, НДФЛ и страховые взносы. Рассчитаться с бюджетами. Отразить расходы в налоговом учете. Учет (налоговый и бухгалтерский) аналогичен учету обычной зарплаты;
- рассчитать и выплатить работнику компенсацию за задержку зарплаты в размере не ниже 1/150 действующей ставки рефинансирования Банка России от невыплаченной в срок суммы за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ, действует с 3 октября 2016 года). Эта компенсация НДФЛ не облагается и в налоговые расходы не включается.
Что касается страховых взносов, то компенсацию работнику за задержку зарплаты эксперты квалифицируют как «спорные расходы», в отношении которых у чиновников имеется жесткая позиция о том, что на эти суммы страховые взносы начислять нужно, а у судей – противоположная.
Запоздавшая премия
Если некоторые премии в компании начисляются после окончания периода премирования (годовые, квартальные), сотрудник может получить деньги после увольнения.
Датой получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Таким образом, запоздавшую премию нужно включить в доходы работника за квартал или год, по итогам которого она назначена. Значит, если годовая отчетность уже сдана, придется подавать уточнения.
Страховые взносы на сумму такой премии можно отразить в отчетности текущего периода (письмо Минздравсцразвития РФ от 28.05.2010 № 1376-19).
Если премия годовая, то нужно будет пересчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, которая рассчитывается исходя из среднего заработка. Запоздавшая премия в момент увольнения в средний заработок не вошла. А вознаграждение по итогам года учитывается в среднем заработке независимо от времени начисления (п. 15 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Обратите внимание: если премия квартальная, то пересчитывать компенсацию за неиспользованный отпуск уволившемуся сотруднику не нужно, так как премии, начисленные за пределами расчетного периода, в средний заработок не входят (письмо Роструда РФ от 03.05.2007 № 1263-6-1), кроме, как мы уже отметили, годовых.
Карина Кислова, главный бухгалтер ООО «РОСТ кадастр»