- Что такое объяснительная записка
- Юридическое значение объяснительной
- Психологическое значение объяснительной
- Процедура привлечения к ответственности
- Структура объяснительной
- Как грамотно написать объяснительную записку
- Особенности отдельных объяснительных
- Технический сбой
- Невыполнение плана
- Производственная травма
- Срок хранения объяснительных записок
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это письменный рассказ работника работодателю о каком-либо факте. Работник раскрывает причины отсутствия на работе, опозданий и иных нарушений дисциплины труда, невыполнения рабочих нормативов. Упоминание о письменном объяснении есть в Трудовом кодексе РФ.
По видам записки условно можно разделить на:
- Описательную. Здесь работник описывает конкретную ситуацию, действия других сотрудников. Это напоминает показания свидетеля, которые работодатель учитывает при изучении какого-то инцидента.
- Оправдательную. Здесь работник описывает свои действия и бездействие, раскрывает их причины.
Устали после тяжелого рабочего дня? Подарите себе эмоции и сходите по магазинам! А с помощью карты «Халва» покупки будут особенно выгодными.
Карта «Халва» — универсальный финансовый инструмент. Используйте свои средства, получайте кешбэк с покупок до 10% и доход на остаток собственных средств по карте до 15%, а также открывайте вклады под выгодный процент. Вы можете взять заемные средства и потратить их на покупки в рассрочку до 24 месяцев. Оформите Халву в пару кликов, и курьер привезет ее вам!
Юридическое значение объяснительной
Объяснительная в юридическом смысле — это палочка-выручалочка работника. С ее помощью он может рассказать своему боссу, почему нарушил трудовую дисциплину. Если объяснения будут подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения «по статье».
Если работник не хочет писать объяснительную в течение двух рабочих дней с момента уведомления работодателя, об этом составляют акт.
Важно! Отказ от написания объяснительной записки не влияет на дисциплинарное взыскание: то есть работодатель может объявить замечание, выговор или даже уволить работника. При этом отсутствие или наличие объяснений никак не влияет на решение работодателя.
Объяснительная может спасти от увольнения за прогул.
Валерий ехал на работу. На одной из остановок он увидел женщину, которой было плохо. Он отвез ее в больницу на другой конец города, из-за чего опоздал на работу больше чем на 4 часа. Если работник отсутствует на работе столько времени без уважительной причины, фиксируют прогул.
Работодатель потребовал сотрудника объяснить ситуацию. Валерий все рассказал, а к объяснениям приложил справку из больницы. Работодатель решил не наказывать Валерия, так как он отсутствовал по уважительной причине.
Объяснительная записка — инструмент защиты против произвола работодателя. К примеру, работник опоздал на работу по уважительным причинам. Но работодатель все равно объявил ему замечание. Работник, имея на руках объяснительную, может оспорить действия работодателя в суде, в Комиссии по трудовым спорам или подать жалобу в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру.
Если же работник не предоставит объяснения, то велик риск, что действия работодателя суд признает законными.
Психологическое значение объяснительной
Отсутствие объяснительной многие работодатели расценивают негативно. Так работник показывает, что игнорирует правила, а также не хочет сгладить конфликт.
Если же работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства.
Например, вместо выговора или увольнения работодатель объявит работнику замечание или вовсе ограничится устным неформальным предупреждением.
При этом нужно помнить, что работник вправе не писать объяснительную записку. Подготовка документа — это право, а не обязанность сотрудника. И иногда более правильным решением может быть игнорирование требования работодателя.
Процедура привлечения к ответственности
В отличие от работника работодатель обязан запросить объяснения у работника. Чтобы избежать риск последующего обжалования, лучше сделать это в письменном виде.
Для начала работодатель фиксирует нарушение. Для этого он составляет акт, где подробно описывает обстоятельства того или иного события, например, опоздания работника. С актом о нарушении трудовой дисциплины работодатель обязан знакомить работника под роспись.
Уже потом работодатель предлагает объяснить сложившуюся ситуацию, вручив уведомление работнику лично или направив всеми доступными способами: почтой, e-mail, смс, мессенджерами. Так работодатель покажет свою добросовестность.
Срок на дачу объяснений — минимум два рабочих дня. Дата отправки уведомления не входит в этот срок, надо считать со следующего рабочего дня. Например, если работник уходит в отпуск на следующий день, то он может спокойно его отгулять, а уже потом составить объяснительную.
Если работник не хочет писать объяснения, работодатель фиксирует отказ от дачи объяснений в специальном акте, с которым знакомит работника.
После получения объяснений работодатель решает, привлекать ли работника к дисциплинарной ответственности. Срок на взыскание — месяц со дня обнаружения проступка (6 месяцев, если это неисполнение обязанностей по борьбе с коррупцией и 2 года, если нарушение выявили по результатам ревизии). При этом отпускные и больничные дни работника не входят в данный промежуток времени.
За один проступок работодатель применяет одно взыскание.
Среди работодателей есть расхожее мнение, что можно накопить объяснительные записки и акты о нарушениях, а потом показать их работнику, чтобы убедить уволиться или уволить самому. Однако закон так не работает: если за месяц работодатель не применил взыскание, то даже если работник будет трижды виноват, наказать его не получится. Момент упущен.
Структура объяснительной
К объяснительной закон не предъявляет никаких требований. При этом в локальном нормативном акте работодателя может быть типовой бланк объяснительной. Если его нет, составляйте объяснительную сами. Включайте туда следующие реквизиты:
- Вводную часть
Здесь укажите наименование организации или ИП. Если это фирма, пишите объяснительную на имя ее руководителя, указывая должность и ФИО. Также укажите: ОГРН, ИНН, КПП, адрес организации. У ИП достаточно указать ОГРНИП и адрес.
Напишите, от кого будет объяснительная: ФИО, должность и структурное подразделение. Также укажите контактные данные для связи.
- Описательную часть
Изложите обстоятельства случившегося, когда, что и где произошло по вашей версии. Опишите свои действия, а также последствия от них.
- Мотивировочную часть
Опишите причины, по которым вы совершили нарушение трудовой дисциплины и почему вы считаете себя невиновным.
- Просительная часть
Это необязательная часть, но на практике работники просят не применять к ним дисциплинарное взыскание.
- Иные реквизиты
Зафиксируйте название обращения – «объяснительная». Также укажите дату и место составления документа. Если есть реквизиты акта о нарушении трудовой дисциплины, укажите их как причину составления объяснительной. В конце поставьте подпись и впишите ее расшифровку.
- Приложения
Обычно сюда входят справки, заключения и прочие доказательства, подтверждающие невиновность работника. Для удобства работодателя постарайтесь сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему вы их приложили.
Как грамотно написать объяснительную записку
Составляйте объяснительные с учетом рекомендаций:
- Пишите по существу
Длинные лирические отступления не интересуют работодателя. Излагайте суть и причины произошедшего и просите не применять к вам взыскания. Помните о негласном правиле: «Руководитель не хочет читать больше одной страницы текста».
- Не надо упоминать иные компрометирующие ситуации
Например, не стоит рассказывать о чем-то не сделанном или упоминать, что собирались в бар. Такие упоминания могут выставить работника не в лучшем свете, а еще стать поводом для отдельного разбирательства.
- Не перекладывайте вину
Не стоит винить в случившемся коллег. Если виноваты, возьмите на себя ответственность. Работодатель применит взыскание, но оценит вашу объективность.
- Не допускайте ошибок
Постарайтесь оформить объяснительную грамотно. Если допустили ошибку, не исправляйте ее в текущем тексте. Лучше перепишите его. Руководитель вряд ли оценит исчерканную объяснительную записку.
- Прикладывайте доказательства
Если ссылаетесь на какой-то факт, старайтесь его подтвердить. Доказательством не обязательно должен быть документ. Это могут быть и пояснения свидетелей, фото и видеоматериалы.
- Не указывайте заведомо неуважительные причины
Если вы ходили по личным делам, не стоит об этом писать. Так вы поставите себя в заведомо проигрышное положение и вызовете недовольство работодателя. Лучше признайте в объяснительной факт отсутствия на рабочем месте «по личным обстоятельствам» и пообещайте, что в будущем это не повторится.
Удержание из заработной платы сотрудника: как правильно оформить
Особенности отдельных объяснительных
Есть примеры объяснительных для типовых ситуаций, по которым существуют свои рекомендации.
Технический сбой
Если произошел технический сбой, опишите его подробно: когда и как подвела техника. Также можно запросить подтверждение сбоя компьютера или программы у IT-специалиста организации.
Если причина ошибок — плохая работа программ, то это повод освободить вас от ответственности.
Причем работодатель, скорее всего, войдет в положение, если после сбоя программы вам что-то пришлось делать вручную, например, считать отпускные.
Невыполнение плана
Здесь лучше занимать проактивную позицию и предупреждать работодателя заранее: например, если коллега уволился и вы получили часть его задач на время поиска нового сотрудника, то сразу предупредите работодателя о сложностях при выполнении собственного плана.
Если не сделали этого заранее, то данное обстоятельство стоит изложить в объяснительной.
А вообще, если такая ситуация происходит, работник не должен исполнять чужие обязанности. Он выполняет только то, что есть в его трудовом договоре и должностной инструкции.
Вам удается сохранять часть зарплаты каждый месяц? Вы можете открыть вклад в Совкомбанке и разместить деньги под выгодный процент.
Заставьте свои сбережения работать и приносить вам пассивный доход! В Совкомбанке есть линейка вкладов с гибкими условиями — вы сможете подобрать подходящий вариант. Высокая ставка убережет деньги от инфляции и поможет быстрее накопить на крупные покупки. Подайте заявку онлайн!
Производственная травма
Это тот случай, когда объяснительная записка описательная, а не оправдательная. При этом составить ее необходимо, иначе человек рискует не получить выплату.
Часто документ нужен для установления несчастного случая на производстве: работник и свидетели случившегося подробно описывают произошедшие события.
На основании их позиции специальная комиссия принимает решение о выплате работнику: ее размер 100% среднего заработка на период временной нетрудоспособности до момента выздоровления или пока не будет признана стойкая утрата профессиональной трудоспособности.
Важно! Несчастный случай должен произойти в рабочее время и при исполнении должностных обязанностей. Если что-то случилось дома, что отражено в объяснительной записке, выплату не начислят.
Срок хранения объяснительных записок
Про срок хранения непосредственно «объяснительных записок» в приказе Росархива ничего не пишут. Зато есть докладные и служебные записки:
- о нарушениях трудового распорядка хранят 1 год;
- о дисциплине труда хранят 3 года.
Что такое рабочее время и нормированный рабочий день
Резюмируем:
- Объяснительная записка — рассказ работника работодателю о произошедшем событии и его причинах (например, неявке на работу).
- Документ бывает двух видов: описательный и оправдательный.
- Составлять объяснительную записку — это право сотрудника. А вот работодатель обязан запросить письменные объяснения, чтобы потом привлечь работника к ответственности.
- Работнику на подготовку ответа дают не меньше двух рабочих дней, а взыскание применяют в течение месяца. Перед запросом объяснений сотрудника знакомят с актом о нарушении трудовой дисциплины.
- Объяснительная записка помогает работнику, особенно если он не виноват в нарушении.
- Закон не предъявляет требований к структуре объяснительной записки. Такие требования могут быть в ЛНА организации. Обычно структура документа включает вводную, описательную, мотивировочную и просительную части и приложения.
- При составлении объяснительной записки пишите по существу, излагайте достоверные сведения, не перекладывайте вину и не допускайте ошибок в оформлении.
По личному опыту автора, организации редко запрашивают объяснительные. В основном вопросы с опозданиями и другими нарушениями решают с помощью устных замечаний. А еще не надо бояться говорить руководителю, что не справляетесь со своими обязанностями по не зависящим от вас причинам. Лучше работодатель будет понимать, что вы не успеете сдать проект в срок, заранее, чем потом в экстренном порядке искать выход из сложившейся ситуации.
Ну и в заключение мы предлагаем для наших читателей образец объяснительной записки.
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 4
Основные языковые ошибки и недочеты, опускаемые в расписках и объяснительных
«Писать безграмотно — значит посягать
на время людей, к которым мы адресуемся»
Л.В. Щерба
Порой, прочитывая документы, сталкиваешься со всевозможными ошибками, которые допускают их составители. Безусловно, русский язык — один из самых сложных. В нем множество трудных случаев, каверзных правил, исключений из них и спорных положений. Думается, что работники кадровой службы часто сталкиваются с подобными «муками творчества»:
— как правильно написать ту или иную фразу;
— оправдано ли употребление того или иного слова в данном контексте;
— как грамотно построить предложение, избежав в то же время излишеств и т.д.
Возможно, анализ ошибок, приведенный в данной статье, поможет вам в дальнейшем избежать трудностей при составлении текстов различных документов.
Расписка
Для начала рассмотрим фрагмент одной из расписок (см. пример 1). Во-первых, излишним здесь является словосочетание «для удовлетворения потребности…». Оно загромождает предложение существительными родительного падежа, а также перегружает его излишней информацией. «Нанизывание» слов родительного падежа ведет к потере смысла сказанного или написанного. Надо отметить, что аналогичные фразы довольно часто встречаются в документах, когда смысл прочитанного трудно установить (см. пример 2). Во-вторых, при составлении расписки, равно как и других документов, лучше избегать устаревших канцеляризмов. В данном документе таким канцеляризмом является фраза «настоящая расписка дана в том…». Смысл документа не изменится, если он будет начинаться со слов «Я, житель села…».
Пример 1. Настоящая расписка дана в том, что я, житель села Тимофеевка Б.А. Солянников, получил от кассира строительного объединения «Вираж» 8000 руб. для удовлетворения потребности проведения природного газа в жилой дом.
Пример 2. Истечение сроков исполнения обязанности переоформления прав.
Объяснительная записка
При написании объяснительных записок также встречается немало ошибок. Рассмотрим фрагмент текста одной из таких записок (см. пример 3). Причина опоздания на службу работником объясняется, но текст документа далек от идеала.
Пример 3. Вчера, 24.02.2006, я опоздала на работу на один час, т.к. опоздала на рейсовый автобус, следующий из поселка Михайловка, в котором я живу, а следующий автобус приходит через 40 минут.
Тавтология
Типичной ошибкой является употребление одних и тех же слов в пределах небольшого контекста. В данном случае это слова «опоздала» и «следующий». В подобных ситуациях нужно использовать слова-синонимы, которыми так богат русский язык, и тогда текст объяснительной будет вполне «читабельным» (удачную формулировку объяснительной см. в продолжении примера 3).
Продолжение Примера 3. Вчера, 24.02.2006, я опоздала на работу на час, т.к. не успела на рейсовый автобус Михайловка — Зеленодольск, а следующий автобус приходит через 40 минут.
Плеоназм
Часто в различных текстах встречается такой недочет, как плеоназм, т.е. употребление слова, ничего не добавляющего к смыслу сказанного. В данном случае (см. пример 3) это слово «один» в сочетании со словом «час».
Приведем примеры плеоназмов, которые встречаются достаточно часто.
Пример 4. Август месяц (но ведь и так понятно, что август — это месяц).
Подняться наверх (ясно, что нельзя подняться вниз).
Спуститься вниз (очевидно, что невозможно спуститься наверх).
Оглянуться назад (естественно, что нельзя оглянуться вбок).
Более передовой (передовой не может быть передовым более или менее).
Более худший (и худший — по тем же причинам, что и «передовой»).
Ведущие лидеры (лидеры и так ведущие).
Вернуться назад (вернуться вперед, как известно, нельзя).
Главная суть (суть предполагает, что она главная).
Главный лейтмотив (то же происходит и с лейтмотивом).
Демобилизоваться из армии (кроме, как из армии, демобилизоваться больше ниоткуда нельзя).
Жестикулируя руками (жестикулировать ногами невозможно).
Маршрут движения (маршрут обязательно предполагает движение по нему).
Моя автобиография (автобиография — это описание своей жизни).
Неиспользованные резервы (раз они в резерве, значит, их еще не использовали).
Перспектива на будущее (представить перспективу на прошлое достаточно сложно).
Приснилось во сне (а где еще может присниться?!).
Простаивает без дела (раз что-то или кто-то простаивает, значит, нет дела).
Свободные вакансии (если место вакантно, значит, оно свободно).
Поверьте, если вы научитесь избегать описанных нами ошибок в составлении документов, человек, к которому вы обращаетесь, это по-настоящему оценит.
Л.С.Лотош
Филолог
Подписано в печать
22.03.2006
Типичные ошибки в написании объяснительных записок и как их избежать
Объяснительные записки – это документы, которые могут быть написаны в различных сферах, таких как работа, учеба, личные нужды. Они служат для объяснения причины определенных действий или отсутствия действий. Однако, часто бывает, что такие записки содержат ошибки, что может привести к неприятным последствиям. В этой статье мы рассмотрим типичные ошибки в написании объяснительных записок и как их избежать.
Орфографические ошибки
Орфографические ошибки – это самые распространенные ошибки в написании объяснительных записок. Они могут включать в себя опечатки или ошибки в написании слов. Для избежания таких ошибок, необходимо использовать исправление орфографических ошибок с помощью специальных программ, таких как Microsoft Word.
Грамматические ошибки
Грамматические ошибки – это другая распространенная ошибка в написании объяснительных записок. Они могут включать в себя неправильное использование глаголов, существительных, прилагательных, а также неправильное использование времени глаголов. Чтобы избежать грамматических ошибок, необходимо использовать правильную грамматику и пунктуацию, а также проходить курсы повышения квалификации в этой области.
Недостаточность информации
Еще одна ошибка в написании объяснительных записок – это недостаточность информации. Она может быть связана с тем, что автор записки считает, что все мысли и смысл понятны, что не всегда так. Чтобы избежать таких ошибок, необходимо давать детальные объяснения о причинах, по которым вы пишете записку и какие действия вы предприняли или не предприняли.
Неуважительный или агрессивный тон
Некоторые записки могут содержать неуважительный или агрессивный тон, что может привести к разногласиям и конфликтам. Чтобы избежать таких ошибок, необходимо использовать уважительный тон и избегать обвинений и неуважительных комментариев в адрес получателя записки.
Несоблюдение форматирования
Несоответствие форматирования – это еще одна ошибка в написании объяснительных записок. Несоблюдение форматирования может включать в себя использование неправильных шрифтов, размеров шрифта, отступов, выравнивания и др. Чтобы избежать таких ошибок, необходимо использовать правильное форматирование, которое соответствует стандартам и правилам написания документов.
В заключение, объяснительные записки – это важный документ, который может играть ключевую роль в различных сферах жизни. Однако, чтобы они были эффективными и предотвращали ошибки, необходимо внимательно следить за правильным написанием и форматированием.
С каждым может случиться история, когда происходят непредвиденные наказания или незначительные нарушения дисциплины. В таких случаях работодатель требует от сотрудника объяснительные записки.
Правильное написание такой записки позволит сохранить и хорошие взаимоотношения с руководителем, и рабочее место.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — официальная бумага, нужная для того, чтобы сотрудник доложил начальнику причины различных ситуаций на рабочем месте. Такими ситуациями могут быть прогулы, опоздания, потери особо важных документов и так далее. Ещё часто объяснительные записки требуются, когда были просрочены сдачи отчетов, не предоставлена требуемая информация и часто есть прогулы. Объяснительная записка нужна для руководства, чтобы понять истинные причины и виновников. Поэтому особенно важно грамотно и правильно составлять ее для избегания или смягчения ответственности.
Отказ писать объяснительную записку приравнивается к тому, что сотрудник признаёт свою вину и карается дисциплинарным взыванием или же увольнением.
Юридическое значение
Трудовой кодекс строго регулирует взаимоотношения работника и работодателя: сразу же наказывать сотрудника нельзя, в первую очередь нужно требовать объяснения в письменном виде, то есть — объяснительную записку. Ст. 193 трудового кодекса Российской Федерации устанавливать срок для ее написания в течение двух рабочих дней.
Когда работник не подготовил записку в течение двух дней, составляется акт. Только после этого работник может быть наказан. В качестве санкций используются замечания, выговоры, увольнения. Можно сделать вывод, что объяснительная записка прямо связана с взысканиями и отказ от ее написания не спасёт от них.
После получения руководителем объяснительной или отказа есть два возможных исхода. В первом случае можно понять причины проступка и забыть данную ситуацию, ведь дисциплинарное наказание не обязанность, а право.
Во втором случае нужно издать приказ о взыскании в связи с проступком в течение месяца. Этот приказ должен быть представлен работнику в течение трёх рабочих дней после выпуска. Если же сотрудник отказывается ознакамливаться с ним, то приказ все равно сохраняет своё действие. Работники могут либо согласиться с приказом, либо обжаловать его в суде. Также он может обратиться с обжалованием в государственную инспекцию труда.
Каждая организация должна иметь отдельную папку, где складируются все объяснительные записки.
Зачем пишут объяснительную записку
Объяснительная записка — возможность объяснить свои действия перед руководством. Записка может помочь даже в самых сложных ситуациях. Здесь представлено несколько примеров.
К примеру, менеджер Иванов прибыл на работу позже всего на пару минут, а работодатель потребовал написать объяснение. Иванов может отказаться от написания объяснительной — за отказ от дачи показаний нет наказаний. Однако по истечении двух рабочих дней он будет наказан выговором или замечанием за наказание. Нельзя будет убедить суд, что наказание произошло без объяснений, ведь у сотрудника была возможность это сделать, а личный отказ не писать — не веская причина.
В большинстве случаев, отказ выражает конфронтацию сотрудника и работодателя. В этом случае у начальника могут возникнуть вопросы по поводу причины инцидента и дальнейших действий работника — будут ли его проступки продолжаться.
В этой ситуации Иванов мог поступить по-другому и написать объяснительную. В качестве причины опоздания можно было указать даже не уважительную причину, например, «проспал». При наличии объяснительной работодатель видит, что сотрудник признаёт свою ошибку и заинтересован в исправлении ситуации, а не заинтересован в дальнейшем конфликте.
Объяснительная записка может выглядеть следующим образом: Уважаемый Виталий Сергеевич, я опоздал на работу, так как не услышал будильник и не смог встать вовремя. Такая записка покажет руководителю, что работник не планирует и в дальнейшем опаздывать на работу. Это побуждает больше уважения, чем игнорирование ситуации.
Объяснительная записка может содержать и уважительную причину, например, когда опоздание произошло по независящим причинам — прорвало трубу отопления и так далее. Можно также прикрепить справку, подтверждающую причину проступка и тогда руководитель не сможет наказать работника, так как нет оснований.
Например, 15.11.2020 года я пришла на работу, опоздав на 60 минут. Причиной опоздания стала лопнувшая в подъезде моего дома труба. Это стало причиной затопления горячей водой, из-за чего многие жильцы, включая меня, не могли выйти из своих квартир. Я опоздала по причине, которая не зависела от меня, поэтому прошу не применять ко мне наказания в виде дисциплинарных взысканий. К объяснительно записке прикладывают справку из УК о том, что была прорвана труба.
Это тот самый случай, когда работодатель будет неправ, если всё же накажет работника. Ему нужно сразу проверить всю изложенную информацию и только потом делать выводы. Если написанное в записке будет оправдано, значит у работодателя нет оснований для административных взысканий.
Бывают ситуации, когда работодатель не принимает объяснительную записку сотрудника и все равно назначает наказание. Однако при наличии объяснительной можно обжаловать приказ в суде или трудовой инспекции.
Когда могут потребовать объяснений от сотрудника
Писать объяснительную или нет — это право выбора сотрудника, а требовать ее — обязанности руководства, от которых нельзя отказаться. Без требований написать объяснительную невозможно выпустить приказ о взыскании или удержании денег в связи с дисциплинарным проступком. Приказ будет незакончен без попытки получить такую объяснительную записку.
Как показывает практика, объяснительная требуется во всех случаях нарушений на работе. Требовать записку могут и с того, кто был виновным, и со свидетелей случившегося, и с начальника виновного.
Примером такой ситуации является случай, когда водитель вернулся в гараж на сломанном автобусе. Объяснительные будут собраны у водителя, пассажиров и начальника. Даже если происшествие произошло по вине других лиц, объяснительные нужны для подтверждения правоты водителя и освобождения его от денежного взыскания.
Объяснительные пишутся до вынесения наказания сотрудника. Объяснительная дает надежду, что человека не накажут. Это происходит, когда работодатель допускает объяснения, указанные в записке и не издаёт приказ о взыскании.
У всех сотрудников есть право отказаться от дачи объяснений, и ни один руководитель не может обязать его давать письменные объяснения. Руководитель не является следователем, а объяснительная записка, это не показания на допросе.
Виды объяснительной
Существует два вида объяснительных записок. Это не закреплено законодательно. Первый тип — оправдательная. В ней необходимо обосновать причины своих поступков.
Второй тип — записка с описанием действий других людей. Она нужна для прояснения ситуации и поиска виновного. Все участники происшествия пишут свой взгляд на произошедшее, их слова анализируют и в качестве итога получают вывод о виновности или невиновности участников.
Уведомление работника о даче объяснения
Существует определённый порядок уведомления работника. В случае его несоблюдения он может оспорить взыскание в суде.
Процедура назначения взыскания обозначена в кодексе, но она имеет много формальностей, которые очень важно соблюдать. В случае их несоблюдения легко можно обжаловать приказ.
Однако происходит редко: начальники часто исходят из дисциплинарного наказания. Это работает, пока кто-то из подверженного наказания не обратится за проверкой.
Они начинают проверять все, в том числе и то, соответствует ли процедура формальным требованиям трудового кодекса. И если работодатель что-то упустил — велик шанс, что гонорар будет отменен, а работник получит право на компенсацию.
Поэтому в интересах каждого сотрудника быть в курсе всех формальностей. Если босс делает что-то вне закона, вероятность оспорить гонорар возрастает.
Согласно закона, работодатель должен придерживаться следующего алгоритма:
- составление правонарушения. В законе зафиксируйте время нарушения и его суть — что именно произошло. А также список всех участников акций;
- требовать от сотрудника написания объяснительной записки. Есть два способа сделать это. Первый — это издание приказа или распоряжения, требующего от сотрудника объяснения обстоятельств. Однако обычно это происходит, если ситуация может привести к судебному разбирательству или крупному конфликту. Второй способ — устно предложить сотруднику написать объяснительную записку. Этот метод проще, но в случае конфликта доказать свою позицию в суде будет сложнее;
- дайте сотруднику не менее двух рабочих дней после этого на написание объяснительной записки. За это время он может ознакомиться с вашими должностными инструкциями, приказами или даже проконсультироваться с юристами. Невозможно одновременно торопить сотрудников. В течение этих двух дней также невозможно издавать приказы или распоряжения о наказании — они могут быть оспорены именно из-за нарушения процедуры;
- если сотрудник подготовил объяснение — руководитель рассматривает его;
- после рассмотрения пояснительной записки выдается распоряжение о взыскании или нет. Это зависит от руководителя организации. Если сотрудник отказался писать объяснение, из акта об отказе. Но даже тогда обязательно нужно подождать два рабочих дня;
- с момента разработки закона о мелком правонарушении до даты издания приказа может пройти не более 30 дней. Этот период не включает отпуск или болезнь виновника. Если прошло более 30 дней, приказ о взыскании также может быть оспорен.
Если хотя бы один пункт этого алгоритма будет пропущен, вероятность не успеха увеличивается.
Не всегда легко привлечь внимание работника к необходимости дать объяснение. Обычно процедура выглядит так: в приказе или поручении о проведении внутреннего аудита прописывается уведомление о подаче объяснения, и сотрудник его подписывает. С этого момента он был знаком и все формальности были соблюдены.
Однако бывают ситуации, когда сотрудник знает, что его накажут или уволят, и всячески избегает этого знания. А потом, когда его все—таки выпускают — он идет в суд и заявляет, что его права нарушены.
Такая тактика не всегда срабатывает. В этом случае работодатель имеет право проинформировать работника любым доступным способом: телеграммой, SMS, сообщением или заказным письмом с уведомлением о доставке.
Рассмотрим один из ярких примеров судебного дела. Работник не явился на рабочее место, из-за чего его уводили с работы. Он решил обратиться в суд. Он считал, что, поскольку работодатель не потребовал от него объяснений, можно требовать возобновления работы и оплаты за вынужденный прогул. А также потребовал компенсацию за моральный ущерб.
В суде выяснилось, что спустя время после прогула человек решил и вовсе не появляться на работе. После чего организация всячески пыталась его оповестить о том, что нужно дать пояснения. Использовалось сразу несколько вариантов для оповещения и связи с ним. Правда, ответа от недобросовестного работника не поступало.
Суд решил, что работодатель все сделал правильно. В трудовом кодексе сказано, что уведомлять сотрудника обязательно, а вот в какой форме это исполнять — не сказано. И если личность на рабочее место не приходит — дозволено совершить оповещение телеграммой или иными доступными методами. А то, что он не захотел ее получать, не проблема работодателя. Свои функции он выполнил. Сокращение рабочей единицы в лице такого сотрудника приняли законным путем, никакой компенсации естественно он не получил.
Правила составления объяснительной
Форма. Общей формы для юридического заполнения пояснительной записки не существует. Вы можете зависеть от ситуации. Но, повторяю, кратко и сухо, ограничиваясь изложением фактов и обстоятельств.
Структура текста
Рекомендуется, чтобы пояснительная записка к тексту имела вот такие пункты:
- конкретное или полное наименование должности руководителя и название организации (например, ОАО «Масленка» руководителю Еременко В.В.);
- конкретный автор пояснительной записки — укажите полное имя, фамилию, отчество и занимаемую в организации должность;
- название документа будет «Объяснительная»;
- в некоторых случаях вы можете указать локальный формат или скомпилированный документ. Иногда это действительно важно — например, если сотрудник имеет медицинскую лицензию и пишет объяснительную записку не по месту работы, а в домашних условиях;
- укажите обстоятельства нарушения и причины, по которым оно произошло, район и точное время. Лучше отметить максимально точные подробности;
- указать последствия нарушения. Это важно: иногда отсутствие последствий смягчает суровость наказания. Например, если важный документ считается безвозвратно утерянным, он также может привести к серьезным потерям. И если этот документ был утерян, а затем быстро найден, то это не имело никаких последствий, а значит и применять дисциплинарные взыскания не имеет смысла;
- описать, к чему привел ваш поступок (какие последствия);
- в самом конце нужно в обязательном порядке указать фамилию и инициалы и подтвердить своей подписью.
В итоге вы получите документ, похожий на этот:
По такой объяснительной шаблонной записке сотрудник не получил наказания.
Формулировка причины
Пояснительные пишут не только за нарушения.
Например, в тексте работник может указать так:
Мною было написано объяснение, руководствуясь инструкциями менеджера производственного отдела на устной основе.
Если санкция, которая будет наложена после такого объяснения, будет оспорена в суде, работодатель может оказаться в неприятной ситуации. Особенно, если он не можете подтвердить, что уведомили сотрудника в письменной форме о необходимости написания объяснения.
В том случае, когда объяснение было написано иначе, то все в порядке. Например, объяснение было подготовлено на основании приказа директора предприятия о проведении официальной проверки.
Обязательные реквизиты
Закон не перечисляет обязательные детали пояснительной записки. Но это не значит, что вы все равно можете писать, что вздумается. Документ составляется в соответствии с общими правилами работы вашей организации. Самый простой способ изучить эти правила в отделе кадров, секретариате или кабинете министров.
Несмотря ни на что, в пояснительной записке должны быть указаны данные, описанные ниже.
Адресат объяснительной – чаще всего, это руководитель организации либо лицо, которое в соответствии со своими служебными обязанностями может решать вопросы по дисциплинарным взысканиям и наказаниям.
Адрес – нужно указать конкретное название организации.
Приложения — все документы, подтверждающие доводы работника, совершившего проступок. Можно использовать, например, подтверждающие о болезни, травме или несчастном случае разные справки, заверенные врачами. В некоторых случаях это докажет то, что опоздание или отсутствие работника не было его виной.
Кроме того, это может быть приказ о возбуждении уголовного дела либо справка от врача травматолога — стал ли сотрудник жертвой преступления. В этом случае работник также может избежать дисциплинарного взыскания.
От работника не требуется прилагать к отправке документы, подтверждающие или оправдывающие его поступок.
Сроки написания
Чтобы написать объяснительную записку, работодатель, как правило, дает два рабочих дня. В эти дни не входят отпуск и больничные.
Чтобы понять, как на практике это происходит, лучше разобрать на одном из примеров. Допустим, сотруднику было предложено написать заявление сегодня, а с завтрашнего дня он находится в отпуске по штатному расписанию. Тут не обязательно бросать все свои дела и бежать писать объяснительную. Можно со спокойной душой уезжать в отпуск, хорошенько отдохнуть все свои законные выходные, а после приезда будет еще один день, в который можно будет написать объяснительную.
У некоторых людей такая ситуация: пребывая в законном отпуске, начальник просит своего сотрудника срочно вернуться, чтобы написать объяснительную записку. Чтобы закон не был нарушен, начальник должен хотя бы на один день вызвать сотрудника из отпуска в приказном порядке.
Это можно осуществить только в том случае, когда сам сотрудник не против. Затем от работника, отдыхающего в отпуске, пишется согласие от руки. После этого он возвращается с отдыха на этот один день и пишет объяснительную. Пропущенный день отпуска начальник обязан выдать в иной день в качестве выходного
А вот если сотрудник находится на больничном, в этом случае руководитель не имеет права вызвать его, так это будет уже незаконно. По законодательству невозможно вызвать человека из отпуска во время больничного, чтобы тот написал объяснительную. Придется выждать, пока не закончится отпуск по болезни этого сотрудника.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ позволяет не давать показания против себя. И это касается не только преступлений и административных правонарушений. Тот же принцип применим и к трудовому законодательству.
Если человек считает необходимым оправдать себя, он может использовать для этой цели любые юридические методы и приводить любые пояснительные аргументы.
В том случае, когда работник полагает, что его пояснения могут ему навредить или он вовсе не имеет к этому желания, то он не обязан писать объяснительную записку.
Последствия отказа от составления объяснительной. Работник имеет право отказать писать объяснительную на любом этапе. Но вот не возникнет ли вопрос, что сотрудник что-то скрывает? Руководитель в первую очередь подумает о том, что работник всё же виновен. Ведь объяснений не поступало. В любом случае, право на защиту и объективный процесс предоставляется работнику.
Это можно истолковать так, как если бы сотрудник совершил серьезный проступок специально. И наказание в этом случае может быть более суровым, чем когда преступление было совершено правильно и без злого умысла.
Работники должны понимать, что их работодатели не могут знать, что с ними происходит, пока они не говорят об этом. Объяснительный документ — одна из форм этого исключения. Это официально, не всегда приятно и часто заканчивается назначением дисциплинарных мер. Однако серьезность этих мер зависит от предоставленных причин. И разница здесь от устного замечания до понижения в должности или увольнения.
Когда могут уволить? Уволить сотрудника за отказ написать объяснительную записку невозможно. Такие работники могут быть уволены или наказаны только за сам проступок, иными словами, за неисполнение или некорректное исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. И сотрудник не обязан писать объяснительную записку. Но тем не менее, наказания за тот или иной проступок не избежать.
Акт об отказе
Бывает и такое, что работник принципиально может не писать объяснительную по своим причинам. Такой факт, как правило, фиксируется в акте об отказе.
Этот документ дает возможность руководителю доказать, что работнику было дано право оправдаться, но тот принял решение отказаться от пояснений. Но по закону составляется акт об отказе только по прошествию двух рабочих суток. За это время работник может и поменять свое решение.
Данный документ создаётся сгруппированной комиссией, в состав которой входят трое: представитель администрации и еще два сотрудника. Это должны быть незаинтересованные личности, в противном случае законность такого поступка может быть поставлена под сомнение.
В акте должно быть указаны следующие моменты:
- наименование организации;
- название документа — акт отказа от объяснения;
- дата и место написания данного документа;
- коротко расписать совершенное работником нарушение, о чем отказался написать сам сотрудник;
- причины, по которым поступил отказ: они записываются со слов сотрудника. Если у работника нет желания разъяснять причины, можно написать, что тот не хотел объяснять причину отказа;
- подписи всех членов комиссии включая руководителя, составлявших акт;
- номер регистрации документа.
Сотрудник, который не хочет объясняться, должен ознакомиться с актом, оставив свою подпись.
Сроки хранения объяснительной
Как только руководитель получает объяснительную записку, он проставляет номер регистрации и указывает дату, когда она была принята. Как долго будет храниться данный документ, будет зависеть от содержания внутри. При наличии информации о нарушении внутреннего трудового распорядка, объяснительная записка отправляется на хранение до года.
Когда в объяснительной есть информация об обвинениях в отношении сотрудников, нарушивших трудовую дисциплину, по делам о служебном поведении или разрешении конфликта интересов, то такой документ храниться до пяти лет.
Самое сложное — это когда дело касается гражданских либо муниципальных сотрудников. Всё, что касается фактов выявления коррупции, не соблюдения служебных обязанностей, не разрешения конфликтов интересов или официальной проверки государственных служащих — хранится в организации на постоянной основе.
Не соблюдение всех этих сроков может сослужить руководителю плохую службу, когда нужно будет доказывать правоту своих действий и законность примененных дисциплинарных взысканий.
Большая часть руководителей различных фирм и организаций полагают, что если хранить все объяснительные записки в одной куче, то это дает им право уволить того или иного сотрудника по желанию, предъявив скопом все дисциплинарные взыскания.
Однако так это не работает. Руководитель должен в течение одного месяца назначить дисциплинарные взыскания. Позднее этого срока он не сможет ни уволить своего работника за нарушение, ни оформить штрафные взыскания.
Образцы объяснительных записок
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Лучше всего следователь таким правилам:
- писать кратко. Длинные рассказы могут ввести в заблуждение. Часто бывает, что длинные истории влекут за собой длинные приказы о дисциплинарных взысканиях;
- писать лучше всего лишь актуальную информацию, касающуюся строго определенного случая, чтобы руководителю не пришлось читать лишнюю предысторию, не относящуюся к делу. Сразу переходите к сути дела, т.е. к моменту совершения проступка;
- постарайтесь максимально разъяснить всю ситуацию своему руководителю. Никто не запрещает вам доказывать свою невиновность;
- объективность тоже должна быть учтена. Не стоит снимать с себя вину, если, например, вы не были на работе из-за того, что переборщили со спиртным. Если для защиты нет объективных аргументов, легче признать вину;
- во время написания объяснительной записки не стоит уделять внимание красоте, лучше сделать упор на простоте. Чем сложнее предложения, тем хуже будет текст для восприятия;
- хорошее пояснение — краткое пояснение. Все просто, понятно и без бессмысленных слов;
- грамматические и стилистические ошибки, кляксы, перечеркивания, неразборчивое написание и даже испачканная бумага навряд ли помогут руководителю принять нужное вам решение.
В пример можно привести несколько видов объяснительных, чтобы видеть разницу.
Объяснительная насчет происшествия. Как бы не хотелось признавать, но по статистике, слишком много случаев нарушения трудовой дисциплины из-за спиртного, в частности распитие на рабочих местах.
Живой пример: сотрудники решили выпить на рабочих местах. Их заприметил руководитель, после чего сказал им написать объяснительные записки. В итоге получаются следующие объяснительные от них:
Сотрудники действительно приложили много усилий, чтобы подробно расписать причину распивания на рабочих местах алкогольных напитков. Но неправильно изложенные причины и огромное нагромождение лишней информации привели к тому, что сотрудники доказали, что должны понести наказание.
Если рассматривать именно этот пример, то можно было опустить некоторые подробности, компрометирующие сотрудников. Лучше всего указать на то, что сотрудники признают свою вину и обещают больше так не делать.
Например:
Факт появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии признаю. Обещаю, что больше такого не повторится.
Такая записка будет более убедительна для руководителя, что ситуация больше не повторится.
Часто дисциплинарные взыскания встречаются из-за опозданий и прогулов. Зачастую такие нарушения несут оправданный характер. К примеру, сотрудник мог заболеть, почувствовать недомогание, из-за которого не смог прийти, попасть в больницу, столкнуться с дорожно-транспортным происшествием и многие другие причины.
Если сотрудник может доказать, что отсутствовал или опоздал по уважительной причине, то руководитель не имеет законного права применить дисциплинарные взыскания.
Объяснительная такого рода, как на фото выше, доказывает лишь об умышленном проступке, где сотрудник осознанно пошел платить кредит, оставив рабочее место. Для уточнения, банки хоть и работают до 5 часов, но банкоматы и на крайний случай мобильные приложения всё же функционируют круглосуточно. Исходя из объяснительной записки, сотрудник поставил свои личные вопросы выше работы. Руководителю это явно не понравится.
Это тоже тот самый случай, когда подробности будут излишними и даже ухудшающими ситуацию. Если всё же можно обозначить иные причины отсутствия, то лучше вписать именно их.
За несоответствие должностной инструкции, если произошла ошибка, согласно жалобе клиента. Данный случай, конечно, будет сложнее, чем предыдущие.
В такой ситуации есть следующий вариант написания объяснительной записки:
- укажите характер ошибки;
- объясните причины. Объективными они бывают в редких случаях, но всё же, стоит об этом написать;
- опишите, что случилось из-за допустимой оплошности. Если ее там не будет, есть шанс на смягчение наказания;
- при наличии у вас варианта исправить ситуацию, обязательно стоит об этом сообщить на данном этапе;
- в обязательном порядке укажите, что подобного больше не будет.
Пример подобной объяснительной записки: Мною была допущена ошибка в расчетах из-за сломанного рабочего компьютера. Пришлось проводить расчеты вручную и это повлекло определенные ошибки с моей стороны. Виноват в просчетах, поэтому готов принять дисциплинарное наказание. Обещаю, что подобного больше не повторится. При возникновении подобных проблем с компьютером, буду обращаться сразу к мастеру.
О невыполнении плана, о невыполнении поручения, о нарушениях после проверки
Один из ярких случаев, один из сотрудников поручил дело другому сотруднику. Как только начало подходить дело к проверке, выясняется, что порученное задание не выполнено. Такое случается, конечно, но это придется как-то объяснять руководителю. Здесь может быть несколько вариантов.
При наличии объективной причины, не забываем расписать именно её. К примеру: Из-за отсутствия финансирования, запланированную закупку продукции пришлось отложить. Вынужден просить о переносе данного мероприятия на другое время.
Такая подача объяснения будет верной, так как есть причина и предложенное решение образовавшейся проблемы.
Плохо, когда не получается объяснить причину или объяснений и вовсе нет, тогда придется терпеть наказания.
При производственной травме
В случае с производственными травмами всё гораздо проще, так как здесь достаточно будет без ошибок расписать всю ситуацию.
Если сотрудник просто болен, размер временных пособий по нетрудоспособности зависит от стажа работы. Когда страховая история составляет 8 лет и более, выплачивается 100% от средней заработной платы. При страховании 5-8 лет — 80% от средней зарплаты. При страховом оформлении менее 5 лет — только 60% от средней зарплаты.
Но размер выплаты может быть уменьшен, если болезнь или травма стали результатом употребления алкоголя, наркотиков, токсического отравления или действий, связанных с подобным.
В случае травмы, связанной с работой, это еще сложнее. В случае несчастного случая на производстве, стаж уже не будет играть роль, начисляется 100% среднего заработка.
Чтобы безошибочно рассчитать, работники кадрового отдела часто просят сотрудников объяснить не только травмы на работе, но и травмы дома. Логика проста: если что-то произошло, сотрудника просят объяснить, где и как это произошло. На основе пояснений будут сделаны межвременные расчеты.
Например, сотрудник получил больничный лист — у него перелом. Поэтому сотрудника просят написать объяснение, чтобы разложить все по полочкам.
У работника есть следующие варианты:
- не писать объяснительную, где была получена травма и её подробности. В таком случае, если была оформлена страховка, руководитель может не выплатить всё до копейки, а заплатит лишь по стажу;
- написать объяснительную и указать там, что получил травму в домашних условиях (это не производственная травма, поэтому нет нарушений);
- получение травмы на рабочем месте (в этом случае нужно будет проводить расследование).
Получить травму на работе можно по любым причинам. Например, если сотрудник в это время был пьян, то и объяснительная должна быть соответствующая. В процессе выяснения всех причин в любом случае будут выявлены нарушители. В таком случае можно даже не рассчитывать на страховые выплаты.
Выше были разобраны многие случаи, когда нужно правильно писать объяснительные записки. Ведь, к примеру, получить рабочую травму можно и от оборудования, здесь понятно. А вот когда объяснительная становится похожа на сочинение, которая ещё и «топит» вас, это уже другое. В идеале избегать острых подробностей, которые могут повлиять на размер дисциплинарного взыскания.
Как писать объяснительную
- Объяснительная записка пишется по собственному желанию, но отказ от ее написания не освобождает от ответственности.
- Отказ от написания не наказывается. Объяснение в большинстве случаев помогает смягчить или вовсе избежать дисциплинарного взыскания.
- Руководитель должен в письменной форме осведомить сотрудника, что у него есть право писать объяснительную. При отсутствии сотрудника на рабочем месте, могут использовать любые доступные способы оповещения.
- Не следует придумывать причины проступка, лучше признать вину и указать, что дальнейшие действия будут направлены на не повторение данной ситуации.
- Писать следует кратко. Лишняя информация может лишь ухудшить ситуацию.
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей
Никто не застрахован от ошибок при выполнении своей работы. Но иногда цена рабочих ошибок может оказаться слишком высокой – авария или несчастный случай. В таких ситуациях или для их профилактики начальство потребует от провинившегося объяснений в письменном виде.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Стандартизированной формы объяснительной записки не существует. В свободной форме работник должен изложить:
- предпосылки совершения своей ошибки;
- причины невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей;
- все сопутствующие обстоятельства;
- последствия нарушения;
- то, что работник сочтет нужным дополнительно сообщить в связи с данной ситуацией;
- какие он собирается приложить усилия для того, чтобы исправить последствия нарушения, а также, чтобы подобное не повторялось впредь.
ВАЖНО! Привлечь работника за невыполнение должностных обязанностей к дисциплинарной ответственности работодатель вправе только при наличии подписи работника об ознакомлении с должностной инструкцией.
Оформление объяснительной записки подчиняется общим правилам делопроизводства:
- адресация руководителю («шапка» в правом верхнем углу);
- ФИО и должность работника;
- название документа «Объяснительная записка» посередине листа;
- обязательное указание даты проступка и даты написания объяснительной;
- собственноручная подпись работника.
Пример объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
Генеральному директору
ООО «ИнформСервис»
Демурову Г. Е.
секретаря канцелярии
Ласточкиной Д. М.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
о невыполнении должностных обязанностей
Уважаемый Георгий Евгеньевич!
Признаю обоснованность претензий к моей работе 19.09.2017 года заведующей канцелярией Л.Д. Матрехиной. В этот день я несвоевременно обработала входящую корреспонденцию, из-за чего задержались дальнейшие дела канцелярии. Причина задержки – в поломке компьютера, заявка на ремонт которого была подана мной с опозданием, в тот же день, 19.09.2017 г. в 12:30. Опоздание вызвано тем, что сначала я пыталась наладить работу компьютера самостоятельно, что не привело к положительным результатам и только усугубило задержку.
Признаю свою вину в нарушении режима работы канцелярии. Я всегда стараюсь придерживаться инструкции по делопроизводству в своей работе, и впредь буду стремиться исполнять свои должностные обязанности, вовремя информируя соответствующие службы о независящих от меня обстоятельствах.
Как правильно писать объяснительную записку? Примеры (образцы)
Объяснительная записка – официальный документ от сотрудника, написанный им собственноручно. В нем излагаются обстоятельства дела или проступка, совершенного работником.
На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о виде дисциплинарного взыскания, поэтому писать записку нужно правильно!
Смотрите, как правильно писать официальную объяснительную записку по ГОСТу, (по закону).
Об отсутствии на работе
Отсутствие человека на рабочем месте – серьезное нарушение трудового договора. Проступок считается прогулом, если нет уважительной причины.
В трудовом кодексе не обозначен конкретный список, поэтому руководитель самостоятельно принимает решение, каким образом воздействовать на работника, исходя из объяснительной записки.
«Генеральному директору ООО «Электроприбор»
Касательно невыхода на работу ___.___._______ года
Я, Игнатюк Валентин Семенович, не вышел на работу ___.___._______ года по причине резкого ухудшения самочувствия. Накануне был день рождения супруги, где я не рассчитал собственные силы по употреблению спиртных напитков. Тем же вечером лег спать пораньше и собирался выйти на работу, но ночью меня несколько раз тошнило, а с утра не смог физически подняться с кровати. Скорую помощь не вызывал, поэтому медицинской справки об ухудшении здоровья предоставить не могу. Не отношусь к категории запойных граждан, что подтверждается моим выходом на работу ___.___._______ года в отличном внешнем виде. Понимаю, что совершил серьезный проступок. Гарантирую, что больше такого не повторится.
___.___._______ г. ________Игнатюк В.С.
Отсутствие на рабочем месте предполагает ранний уход с работы или отлучение в середине рабочего дня на период до 4 часов.
Об отсутствии на рабочем месте
«Директору продовольственной базы «Свежие овощи»
от заведующей складом
Касательно отсутствия на рабочем месте ___.___._______ года
Я, Румянцева Ольга Петровна, покинула склад в 15 часов по причине срочной необходимости. Мне позвонили из детского садика и сказали, что сегодня короткий день и дочку необходимо забрать до 16 часов. Я пыталась предупредить директора базы Хлынцеву Н.И. и звонила ей несколько раз по рабочему номеру телефона, но никто не отвечал. Мобильного номера у меня нет. Вместо себя я оставила старшую помощницу Имаеву И.А. Учитывая, что это был предпраздничный день и поставок больше не ожидалось, я верно думала, что Имаева справится с поставленной задачей. Признаю свою ошибку и готова понести адекватное наказание с учетом того, что ничего внепланового не произошло, а дочь, кроме меня, забрать некому.
___.___._______ г. ________ Румянцева О.П.
Об опоздании на работу
Опоздание – это отсутствие человека на рабочем месте менее 4 часов.
В противном случае такой поступок расценивается как прогул и влечет за собой увольнение. Опоздание не подразумевает крайней меры наказания, если ситуация не повторяется многократно.
Пример, если человек проспал
«Директору магазина «Продукты»
Согласно опоздания на работу ___.___._______ года
Я, Медведева Лариса Ивановна, опоздала на работу ___.___._______ года на 40 минут. Случившееся могу объяснить тем, что проспала из-за несработавшего будильника. Такое случилось впервые. Часы остановились в 6:30. Видимо, села батарейка. Самостоятельно я проснулась в 7:30. К сожалению, мне не хватило времени, чтобы успеть вовремя к открытию магазина. Приношу свои извинения и уверяю, что такое больше не повторится.
___.___._______ г.________ Медведева Л.И.
Если заболел ребенок
«Генеральному директору ООО «Стройсервис»
Касательно опоздания на работу ___.___._______ года
Я, Кудрявцева Валентина Васильевна, опоздала на работу ___.___._______ года на 2 часа. Причина – заболел сын. Утром разбудила его в садик, но заметила повышение температуры. При измерении она оказалась 37.9. Вызвала скорую помощь и одновременно позвонила своей маме, чтобы она приехала посидеть с ребенком. Учитывая, что живет она в другом конце города, на это потребовалось время. Оставить одного ребенка в 5 лет я не могла. Скорая сделала укол и посоветовала вызвать участкового педиатра. Прилагаю справку от врачей, что ребенок действительно нуждался в помощи.
___.___._______ г.________ Кудрявцева В.В.
Пробки на дорогах
«Директору ООО «Техпластинвест»
Касательно опоздания на работу ___.___._______ года
Я, Давыдов Геннадий Петрович, опоздал на работу по причине внезапно образовавшейся пробки на улице Носовской. Я ежедневно езжу на работу по этому маршруту, поэтому рассчитываю время на возможный затор и знаю примерную обстановку. На этот раз пробка образовалась из-за крупной аварии нескольких машин, которые полностью блокировали движение. Всем водителям пришлось разворачиваться и искать пути объезда. Учитывая, что поток был плотный, движение в обратном направлении осуществлялось медленно. В качестве доказательств прилагаю фото с места ДТП, что удалось заснять, а также ситуацию на дороге.
___.___._______ г. ________Давыдов Г.П.
В случае инцидента – ДТП
«Директору магазина «Автозапчасти»
Касательно опоздания на работу ___.___._______ года
Я, Свиридов Сергей Владимирович, опоздал на работу ___.___._______ года потому что попал в ДТП. Авария случилась на перекрестке К. Маркса и Советской, когда я поворачивал налево на зеленый, а мне на встречу ехала машина на желтый сигнал светофора. Несмотря на то, что сильных повреждений нет, ушло много времени на оформление документов, посещение ГИБДД и страховой компании. Все процедуры нужно было сделать в этот же день.
___.___._______ г. ________ Свиридов С.В.
В полицию (МВД)
Начальнику отд. МВД РФ, г. Москва
подполковнику Кондратьеву В.Н.
от Козлова Анатолия Степановича,
1968 г.р., проживающего в г. Москва
работающего: ООО «Стокман»,
сборочный цех, сборщик металлоконструкций
Поясняю, что 01.03.2021 г. около 23-00 час. я с моим сыном и его женой возвращался из гостей пешком. На перекрестке ул. Макарова и пр. Космонавтики в нашем присутствии произошла авария, столкновение 2-ух автомобилей. Из одного вышел неизвестный мужчина и начал вытаскивать водителя второго транспортного средства. При этом он высказывал угрозы и бил водителя, наносил удары по его автомобилю.
Я направился к столкнувшимся машинам и призвал прекратить безобразие, сказал, что необходимо вызвать сотрудников ГИБДД. Тогда неизвестный мужчина попытался напасть на меня, но я оказал сопротивление, и никто из нас двоих не пострадал.
После этого появился экипаж ДПС и инцидент прекратился.
Написано собственноручно, Козлов А.С. 02.03.2021 г.
По болезни
Если человек серьезно заболел, то нужно оформлять листок нетрудоспособности. Объяснительная записка в таком случае не требуется. Остальные варианты предполагают письменное объяснение «прогула»:
«Директору спорткомплекса «Антей»
Касательно невыхода на работу ___.___._______ года
Я, Ледовских Алексей Константинович, не вышел в свою смену ___.___._______ года, потому что утром почувствовал себя плохо. У меня кружилась голова и немного тошнило. Вызвал скорую помощь и участкового врача. Больничный лист оформлять не стал, решив самостоятельно поправиться к следующему дежурству. Заблаговременно позвонил напарнику Семенову В.В. и попросил его меня подменить. Медицинские справки прилагаю.
___.___._______ г. ________ Ледовских А.К.
По состоянию здоровья, (бытовая травма)
Начальнику автоколонны №23
от механика Сапармуратова Салыма Эльдар-оглы
18 сентября 2023 г. я, находясь у себя дома, помогал жене с генеральной уборкой квартиры. Убирая вещи на антресоль, я случайно пошатнулся и уронил тяжелую коробку с вещами себе на голову. От удара потерял сознание и упал на пол с табуретки.
Жена вызвала скорую помощь, которая зафиксировала у меня сотрясение головного мозга и легкие ушибы. Была предложена госпитализация, но я от нее отказался.
Из-за плохого самочувствия и по указанию врача скорой помощи я соблюдал, в течение следующих двух суток – постельный режим и полный покой, поэтому на работу в ночную смену 18.09.23 г. выйти никак не мог.
На 22.09.23 г. у меня назначен прием у участкового терапевта по поводу бытовой травмы.
20.09.23 г. Сапармуратов С.Э.
О невыходе на работу по семейным обстоятельствам
Директору ДЮСШ «Восток»
от тренера Соловьева Алексея Сергеевича
25 февраля 2021 г. я не смог выйти на работу, т.к. у меня заболел ребенок, сын Ярослав 5 лет. У него поднялась температура и началась тошнота. Обычно в таких случаях с ребенком остается моя супруга, но на тот момент она была в отъезде, в другом городе. Я планировал отвезти ребенка в детский сад и выйти на работу к первой тренировке с детьми, но оказалось, что сын болен и в д/с его везти нельзя.
Я вызвал на дом врача и принял меры для снижения температуры, но так как она продолжала повышаться, вызвал еще и скорую помощь.
Из-за сильного беспокойства за ребенка я забыл своевременно оповестить о причине невыхода на работу своего начальника, старшего тренера Дзюбу С.С. и, видимо, по этой же причине пропустил его звонки. В этом свою вину признаю, и прошу учесть, что сын был действительно сильно болен.
Документы, подтверждающие факт болезни сына в этот день, прилагаю.
27.02.21 г. Соловьев А.С.
О невыполнении обязанностей (задания) в срок
При составлении документа не стоит переваливать вину на другого человека или группу людей, если имеется тот, кто отвечает за производство в целом.
К примеру, такой тест «План не был выполнен, потому что Иванов А.А. и Петров И.Е. медленно работают» недопустим.
Текст объяснительной записки о невыполнении задания в срок должен содержать объективные причины:
«Генеральному директору ООО «ЖБИ-2»
от мастера цеха по производству силикатного кирпича
Служебная объяснительная записка
Касательно невыполнения плана по производству силикатного кирпича за январь _____ года
Я, Григолец Дмитрий Иванович, могу пояснить следующее. Во-первых, план на январь _____ года на наш цех мной лично не утверждался, о чем была написана соответствующая докладная. Объем был установлен на основе прошлогодних показателей, которые не соответствуют нынешней ситуации на заводе – снижение количества поставок и производства в целом по сравнению с прошлым годом. Во-вторых, из строя вышел станок ЧПУ №2, который до сих пор не починили. Об этом также была подана докладная. К другим факторам можно отнести уменьшение количества работников. За последнюю неделю уволились 2 человека (Ансимов Р.К. и Герасимов С.М.), а оператор ЧПУ №1 Мишин С.Л. находится на больничном с ___ _________ _____ года. Прошу проанализировать ситуацию еще раз и никого из работников нашего цеха не наказывать за невыполнение плана.
___.___._______ г. ________ Григолец Д.И.
Об ошибке по невнимательности (должностная)
«Генеральному директору ООО «Стройдепо»
Касательно ошибки в маршруте
Я, Никитин Владимир Николаевич, ___.___._______ года должен был следовать по маршруту Москва-Мытищи с доставкой товара. Учитывая, что мой основной маршрут последние полгода предполагал поездки только в Красногорск, то я по ошибке поехал именно в этот город. В маршрутный лист заглянул, когда прибыл в город для уточнения первого адреса для разгрузки. Понимаю всю нелепость ситуации и обязуюсь возместить расходы на горючее.
___.___._______ г. ________ Никитин В.Н.
В университет (институт) о пропуске занятий в ВУЗе
«Декану биологического факультета МГАУ
от студентки 314 группы
Касательно пропуска занятий с 6 по 9 февраля _____ г.
Я, Дьякова Анна Александровна, пропустила все занятия с 6 по 9 февраля _____ года по причине болезни мамы. Она живет в с. Семеновка Саратовской области, что находится в 200 км от места нахождения нашего института. По телефону она мне ничего конкретного не сказала, поэтому я думала, что это займет меньше времени. На деле пришлось ехать в районный центр, где был поставлен диагноз «ОНМК» под вопросом. Врачи дали направление в областную больницу Саратова. Я не могла оставить маму и поехала с ней. Сейчас она прооперирована и ее жизни ничего не угрожает. Копии медицинских документов прилагаю. Все пропущенные занятия обязуюсь отработать в полном объеме.
___.___._______ г. ________ Дьякова А.А.
Пояснительная о неявке на экзамен
Декану факультета политологии
ИУВО им. Александрова
от студента 4 курса гр. 46
Потапова Леонида Антоновича
Я, Потапов Л.А. не явился 18.01.22 г. на экзамен по политическому анализу, т.к. уехал на время подготовки к экзамену на дачу к однокурснику Соловьеву А.И. в деревне Апанасовка и не смог вернуться к моменту начала экзамена. Это произошло из-за перекрытого автомобильного движения ввиду сильных снежных заносов. 16-17 января сильно испортились погодные условия, но я рассчитывал, что дорогу успеют расчистить, поверив словам местных жителей. Но к вечеру 17-го января дорога так и осталась непроезжей, и по этой причине мне не удалось утром 18-го попасть на экзамен.
Когда я приехал, было уже 15-30 и экзамен закончился, а преподаватель ушел.
Обязуюсь сдать экзамен, как только мне будет назначено время.
Потапов Л.А. 20.01.22 г.
Коменданту в общежитие за беспорядок (бардак) в комнате
Коменданту общежития ЕГУПС №1
от студента 2-го курса ф-та ИК
Сорокобаткина Анатолия Станиславовича
Из-за большой загруженности перед зачетной неделей и подготовки к сессии, я и мои соседи по комнате не наводили своевременно порядок, выполняли только необходимые бытовые дела. Поэтому на момент проверки 22.12.24 г. у нас в комнате были обнаружены лежащие в беспорядке вещи, пол был не вымыт несколько дней, на столе были остатки от вчерашнего ужина, а возле двери стояли коробки от заказанной еды.
Мы признаем, что запустили за эти дни доверенное нам помещение, но просим принять во внимание что это первый такой случай, и что после сделанных замечаний мы в тот же день частично навели порядок, а на следующий вымыли пол и окна изнутри.
Обещаю, что это больше не повторится, будем следить за порядком более тщательно даже в такие напряженные периоды.
Сорокобаткин А.С. 23.12. 24 г.
В школу – учителю от родителей (пропуск, отсутствие)
Пример письменного объяснения, когда ребенок пропустил занятия, но родители об этом не знали
«Директору МАОУ СОШ № 31
от мамы ученика 5 «Ж» класса Клинова Жени
Касательно пропуска занятий ___.___._______ года
Я, Клинова Анастасия Петровна, мама Клинова Жени, не знала о том, что мой сын пропустил посещение школы ___.___._______ года. Утром он ушел из дома как обычно. Вернулся не знаю во сколько, потому что мы с мужем приходим с работы вечером. На вопрос «Как дела в школе?» сын ответил, что все нормально. Обязуюсь разобраться, в чем дело, а также гарантирую, что больше подобного не повторится.
___.___._______ г. ________ Клинова А.П.
Пример записки об отсутствии ученика на занятиях (заблаговременно)
«Директору МАОУ СОШ № 31
от мамы ученика 5 «Ж» класса Клинова Жени
Я, Клинова Анастасия Петровна, мама Клинова Жени, прошу освободить моего ребенка от занятий с ___.___._______ года по ___.___._______ года по семейным обстоятельствам. Мы уезжаем всей семьей в другой город на похороны свекрови.
___.___._______ г. ________ Клинова А.П.
Или можете написать записку классному руководителю, если того требует школьная субординация в данном учебном заведении.
Записка учителя (преподавателя) на жалобу родителей
Директору школы №13
от учителя географии
Лебедева Игоря Леонидовича
Сообщаю по существу инцидента, произошедшего 29.04.2024 г. на третьем уроке, который я вел у 9-го «Б» класса. Во время урока ученик Евгений Сидоров пожаловался на плохое самочувствие и попросил разрешения выйти из класса. Но я не дал разрешения, т.к. в течение апреля другие ученики трижды отпрашивались по разным поводам с урока и каждый раз это заканчивалось недопустимыми выходками (курение, шум в коридоре, самовольный уход из школы). Полагая, что Сидоров также намерен просто прогулять урок, я сказал, что больше в этом месяце никто с урока не уходит.
Спустя примерно 10 минут Сидорову стало действительно плохо, пришлось прекратить урок и обратиться за медицинской помощью.
Признаю, что ошибочно счел слова заболевшего ученика притворством, но прошу принять во внимание, что это в некотором роде оправдано поведением учеников из этого класса. Постараюсь больше не допускать подобных ситуаций и намерен провести с учениками беседу о недопустимости притворных жалоб на самочувствие.
Лебедев И.Л. 29.04.2024 г.
Пояснительная бухгалтера, недостача (к авансовому отчету)
Главному бухгалтеру ОАО «КирилловСанФаянс»
Иванченко Алины Сергеевны
Служебная объяснительная записка
об ошибке при составлении авансового отчета
25 мая 2023 г. я составляла авансовый отчет и не заметила случайного изменения третьего субконто, в результате чего в суммах аванса возникла ошибка, выглядящая, как недостача.
Вероятно, ошибка связана в тем, что я имею недостаточно опыта в работе с 1С: Предприятие и до сих пор не составляла такой ответственный документ в данной программе. Но вины с себя не снимаю, т.к. мне следовало быть более внимательной.
Прошу учесть мое искреннее раскаяние и тот факт, что мои действия материального урона не нанесли.
Бухгалтер Иванченко А.С. 26.05.2023 г.
В налоговую о несвоевременном предоставлении документов отчетности
Руководителю ИФНС России по г. Балашиха
От ИП Соломин А.В.
Служебная объяснительная записка
ИП Соломин А.В. был несвоевременно предоставлен расчет по форме № РСВ-1 за 2020 г.
Согласно законодательству, срок предоставления – не позже 15.02.21 г., а расчет был предоставлен 16.02.21 г.
Это произошло в связи с тем, что 15.02.2021 бухгалтер Петрова А.Н. почувствовала себя плохо, нуждалась в срочной медицинской помощи и завершить работу по подготовке и отправке расчета смогла только на следующий день.
В качестве смягчающих обстоятельств прошу учесть, что вся отчетность ИП Соломин А.В. до сих пор предоставлялась в срок, страховые взносы уплачиваются своевременно, а задержка предоставления расчета составила одни сутки.
Соломин А.В. 17.02.21 г.
За ошибочно пробитый чек
Директору магазина бытовой техники «Кондит»
Платоновой Марины Викторовны
Служебная объяснительная записка
Я, Платонова М.В., 25 ноября 2021 г. в 19-30 работая за кассой №2 магазина «Кондит» ошибочно пробила чек №456123 на сумму 3585 рублей за покупку, не обратив внимания, что штрих-код был прочитан сканером неверно. На самом деле, покупка имела другую стоимость, о чем мне сразу же напомнил покупатель.
Прошу принять во внимание, что в этом не было моего умысла, а только невнимательность к поврежденному или запачканному штрих-коду на товаре, и что инцидент был сразу же решен – пробит возвратный чек на данную сумму. Затем я пробила правильный чек за покупку и товар был продан.
Платонова М.В. 26. 11. 2021 г.
О проблемах проведения инвентаризации
Начальнику АХО ОАО «Сивермебель»
от кладовщика Саниной Елены Евгеньевны
Служебная объяснительная записка
10 марта 2025 г. при проведении инвентаризации склада мной была обнаружена недостача двух упаковок двухкомпонентного лака для столешниц V33 в коробке, которая была вскрыта мной в присутствии моей сменщицы Олиферовой Г.И. Об этом факте мной была составлена пояснительная записка на имя заведующего складом Громадского В.В.
Коробка с лаком завезена на склад после обеда 07 марта 2025 г., и в этот день проверить весь приход не было возможности. Недостача обнаружена в первый же рабочий день в ходе инвентаризации. Поставщик – ИП Семиренко А.Ю. о факте нехватки товара уже извещен и обещал разобраться со своей стороны.
Копию пояснительной записки прилагаю.
Санина Е.Е. 10 марта 2025 г.
Объяснительная врача (медсестры) на жалобу пациента
Главному врачу СПбГУЗ№5
от медсестры процедурного кабинета
Елькиной Анны Артемьевны
19 октября 2022 г. примерно в 11:20 я закрыла кабинет на санобработку, т.к. на тот момент пациентов возле кабинета не было, а уборка в связи с эпидемиологической ситуацией занимает больше времени, чем раньше.
Сначала я вышла в туалет, а затем планировала заняться уборкой кабинета. Но когда я вернулась, возле кабинета ожидал пациент неврологического отделения Саврасов В.И. Он стал требовать, чтобы я открыла кабинет и поставила ему уколы, в чем ему было отказано, т.к. уже было 11:28, а по расписанию с 11:30 до 12:00 предусмотрен перерыв.
Медсестра процедурного кабинета Елькина А.А.
20 декабря 2022 г.
В детский сад от родителей ребенка
Заведующей детским садом №150
г. Курск, ул. Планетарная, д.5
Настоящим сообщаю Вам, что мой сын Власов Геннадий с 01 февраля по 05 февраля 2021 года не посещал детский сад в связи:
- с поездкой в Санкт-Петербург для обследования в детской клинической больнице;
- с болезнью ОРВИ, справка о состоянии здоровья после выздоровления прилагается;
- со сложившимися семейными обстоятельствами.
Бланк (шаблон) объяснительной записки для заполнения
Можете скачать (скопировать) и заполнить следующий шаблон (бланк) объяснительной записки. Его можно составить и оформить в word самостоятельно.
Если у Вас нет желания что-то объяснять письменно, то руководством организации может быть составлен акт об отказе работника писать объяснительную.
Акт об отказе писать объяснительную записку
Используя образец следующей формы можно оформить акт об отказе в написании объяснительной.
Как составить объяснительную записку (пошаговая инструкция, примеры)
Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.
Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.
Затребование письменных объяснений
Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.
Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.
От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).
Письменное требование объяснений у работника
Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись
Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка
Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:
- 03.09.2014 – 1-й день,
- 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
- 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.
Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.
Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.
Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.
На чье имя пишется объяснительная записка?
Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.
Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.
От руки или на компьютере?
Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.
Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:
- должность,
- личный росчерк и
- И.О. Фамилия.
Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.
Реквизиты объяснительной записки
Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.
Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.
«Шапка» объяснительной записки
Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки
Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».
Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.
Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.
Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.
Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:
Оцените статью:
[Всего голосов: 0 Средняя оценка: 0]