Наличие сведений об ответственных лицах организации обнаружены ошибки

Статья будет полезна бухгалтерам, системным администраторам и руководителям.

Наряду с использованием электронных первичных и сводных документов, по‑прежнему сохраняет свою актуальность бумажный документооборот. Линия консультаций «1С‑Рарус» рассмотрит сегодня, как создавать ответственные лица, чтобы в документах проставлялись ФИО и должность конкретного ответственного сотрудника.

В программе «1С:Бухгалтерия 8.3» был создан функционал создания ответственных лиц. Ответственные лица — регистр сведений, то есть место хранения справочной информации о ФИО и должности сотрудников, подписывающих печатные формы определенных документов. Такой функционал может быть полезен организациям, подписывающим документы, полученные из программы «1С:Бухгалтерия».

Как добавить ответственное лицо?

Организация может установить следующие ответственные лица:

• руководитель организации,
• главный бухгалтер,
• кассир,
• ответственные за бухгалтерские регистры,
• ответственные за налоговые регистры,
• уполномоченный представитель.

Для того, чтобы создать ответственное лицо, пользователю необходимо выполнить несколько действий:

1. Перейти в раздел «Главное», затем «Реквизиты организации».

Обратите внимание: если в организации ведется учет по нескольким организациям, то путь будет такой: «Главное», затем «Организации», затем выбрать нужную организацию.

1. На вкладке «Основное» перейти в блок «Подписи».
2. Указать ФИО и должность таких ответственных лиц, как руководитель, главный бухгалтер или кассир.

Обратите внимание: наименование ответственного лица может не совпадать с должностью сотрудника. Например, несколько должностей могут иметь одинаковое наименование ответственного лица.

Где посмотреть остальные ответственные лица?

Чтобы посмотреть остальные ответственные лица, пользователю необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти в раздел «Главное», затем «Реквизиты организации».
2. На вкладке «Основное» перейти в блок «Подписи».
3. Перейти по гиперссылке «Ответственные за подготовку отчетов».

1. В строках с наименованием ответственного лица отображаются ФИО и должность сотрудников, являющихся ответственными за определенные категории документов.

1. Чтобы внести данные об уполномоченном представителе при подаче отчетности, нужно перейти в карточку организации и выбрать блок «Налоговая инспекция».
2. Установить переключатель «Отчетность подписывает» в положение «Представитель».
3. Заполнить открывшуюся форму — сведения о представителе и документе, дающем право представления.

Как поменять ответственное лицо?

Пользователь может изменить ответственное лицо, отредактировав соответствующие данные.

Для этого необходимо:

1. Перейти карточку организации.
2. Перейти в блок «Подписи», затем гиперссылка «История».

1. В открывшемся окне нажать кнопку «Создать», выбрать новое ответственное лицо из справочника «Физические лица».
2. Указать его должность.

1. Указать дату обретения статуса ответственного лица.

Обратите внимание: указанная дата будет использоваться при распечатке документов. Ответственным будет указано то физическое лицо, которое будет действительно на дату печати документа.

1. Программа будет автоматически вести историю изменений ответственных лиц организации.
2. Нажать «Записать и закрыть».

1. Сведения о новых ответственных за подготовку отчетов лиц вносятся в программу аналогично по гиперссылке «История».
2. Готово.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вам также может быть интересно:

• Работа с 1С:Бухгалтерией: Как отражать выплату командировочных
• Как перепровести документы в 1С?
• Работа с 1С:Бухгалтерией: Как выполнить перенумерацию документов?

Где «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 указать сведения об ответственных лицах организации?

Видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» версия 3.1.9.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для автоматического заполнения фамилий и инициалов ответственных лиц для расшифровки подписи в печатных формах документа в таких полях как Руководитель, Главный бухгалтер, Кассир, Руководитель кадровой службы следует выполнить настройку.

В меню Настройка – Организации на закладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Ответственные лица следует указать соответствующее физическое лицо из справочника Физические лица (а не Сотрудники) и должность из справочника Должности, которую следует напечатать.

Эти физические лица не обязательно должны быть сотрудниками организации.

По ссылке История изменения сведений об ответственных лицах можно посмотреть и отредактировать данные об ответственных лицах организации.

Практически во всех отчетах и печатных формах обязательным реквизитом является подпись лица, ответственного за данный документ. Также указывается должность и фамилия сотрудника. Для удобства вся эта информация изначально прописывается в программе и в документ попадает уже автоматически. В данной инструкции мы рассмотрим, где именно нужно прописать все данные ответственных лиц.

Для настройки нам будет достаточно открыть сведения об организации через раздел “Главное” пункт “Настройки”. Переходим в “Организации”, выбираем интересующую нас организацию. В нижней панели развернем пункт “Подписи”. В этом пункте предусмотрены поля: руководитель, главный бухгалтер и кассир. Ниже находится гиперссылка, по которой можно раскрыть раздел для внесения сотрудников, ответственных за отчетность.

Напротив каждого сотрудника есть ссылка на “Историю”, мы имеем возможность просмотреть изменения для данной подписи, кто ранее был ответственным по этому пункту. В этом же пункте через кнопку “Создать” можем и сами внести изменения.

Указав сотрудника и его должность, нажимаем “Записать и закрыть” — и с текущей даты у нас сменится ответственный по Бухгалтерским регистрам. Таким же образом мы можем изменять и другие подписи (кассир, руководитель, бухгалтер и т.д.)

Материально ответственные лица

Очень важным является установка материально ответственных по складу. Это можно сделать через “Справочники” — “Товары и услуги” — “Склады”. Выбираем нужный склад — в его карте указано ответственное лицо, изменить его можно так же через “Историю”, как и в предыдущем примере. Эти данные будут автоматически установлены во всех складских документах

Изменение ответственных лиц через «Функции технического специалиста»

Также просмотреть и изменить ответственных можно через “Функции технического специалиста”. Для начала настроим нашу программу, так как чаще всего эта опция не выведена в меню: переходим в “Настройки” — “Параметры” и ставим флаг на “Функции технического специалиста”, теперь данный пункт у нас отражается в том же меню.

Открываем регистр сведений, с помощью поиска находим нужный, а именно — “Ответственные лица”.

Выделив должность, мы можем ей задать новое значение

Готово!

Во всех печатных формах документов и отчетов обязательным реквизитом является подпись лица, за отображение должности и фамилии которого отвечают определенные регистры сведений. В печатную форму они попадают автоматом, что не только оптимизирует работу пользователя, но и обеспечивает точность их заполнения в документах и формах отчетности.

Рассмотрим, где можно добавить ответственное лицо в программе «1С:Бухгалтерия 3.0», созданной на платформе 1С Предприятие 8.3.

Ответственные лица в 1С 8.3

Откроем сведения об организации через «Главное-Настройки» и перейдем в пункт «Реквизиты организации». В нижней части окна развернем раздел «Подписи». В нем предусмотрены поля для заполнения данных о руководителе, главном бухгалтере и кассире. Под ними находится гиперссылка, по которой раскрывается раздел для внесения информации об имеющих ответственность за бухгалтерские и налоговые регистры, а также статистическую отчетность.

Важно, что наименование лица и должность – не одно и то же: формулировка должности, к примеру, руководителя может быть руководитель, директор, генеральный директор, начальник отдела, председатель, глава КФХ и т.п. В роли кассира может выступать главный бухгалтер, бухгалтер, специалист.

У каждой строки имеется кнопка «История», где хранятся сведения об изменении этих данных.

Изменение данных о лице в форме автоматом отобразится в истории на текущую дату. Указать лицо можно и непосредственно в окне «История подписи…», нажав кнопку «Создать».

Выбрав физическое лицо, сохраняем запись. Результат – с установленной (текущей даты) подпись ответственного будет указываться в документах.

Дата действия имеет значение, особенно в ситуациях смены ответственных лиц. До определенного числа в документах будет выводиться подпись одного лица, а при его смене, с указанной даты, подпись другого.

Откроем любую форму налоговой отчетности. При заполнении автоматически заполняется данные руководителя.

Для примера, сформируем печатную форму документа «Счет-фактура» (раздел меню «Продажи»). В соответствии с настройками подписи, автоматом заполняются соответствующие поля в документе, что отображается в строках «Ф.И.О. руководителя/главного бухгалтера» в печатной форме.

Некоторые формы отчетов имеют настройку установки подписи. Например, откроем отчет «Главная книга» (раздел меню «Отчеты-Стандартные отчеты»). Подписи, формируемые в отчете, включаются и отключаются установкой галочки по кнопке «Показать настройки».

Установленная галочка «Подписи» на закладке «Оформление» управляет видимостью подписей в отчете.

Материально ответственные лица

Для документов складского учета и отчетах материально ответственных лиц необходимо указать данные последних. Заполняются эти данные в разделе меню «Справочники-Товары и услуги-Склады».

Открыв данные склада, мы видим поле «Ответственное лицо», у которого также имеется гиперссылка «История изменения».

Заполненные сведения автоматом будут установлены в печатных формах складских документов. Например, в форме «Расходной накладной» в строке «Отпустил» появятся сведения об этом лице.

Регистры сведений. Панель «Все функции»

Кроме рассмотренных вариантов интересующие нас сведения можно посмотреть, используя панель «Все функции», в узле «Регистры сведений».

Открыв регистр сведений «Ответственные лица», мы видим тот же список значений, который хранится общим списком.

Выделив строку, можно задать сведения об ответственных лицах, заполнив открывшуюся форму.

Заполненные данные об ответственных лицах хранятся в регистрах сведений, откуда попадают в нужные формы документов и отчетов. Все изменения сведений хранят историю изменения этих данных, а дата управляет отображением нужного ответственного лица в определенный временной период. Внесенные единожды, эти данные автоматом отображаются в печатных формах, тем самым оптимизируя и облегчая его работу.