Наиболее распространенные ошибки при планировании

Перечень типичных ошибок планирования и их последствия

В ходе планирования проекта могут быть допущены определенные ошибки. Речь идет про действия или бездействие, которые не предусмотрены документально установленным процедурам или предусмотрены, но совершены с нарушением принятой технологии их выполнения, что в конечном итоге привело к неблагоприятным результатам.

В качестве неблагоприятных последствий ошибок, допущенных в ходе планирования, могут выступать потеря времени из-за несогласованности действий исполнителей проекта, перерасход выделенных ресурсов, возникновение конфликта интересов и др. Следовательно, предотвращение ошибок является одной из главных задач, которые должны быть решены на стадии планирования проекта.

Как показывает многолетняя зарубежная и отечественная практика проектного управления, для стадии планирования проекта наиболее типичными являются следующие виды ошибок:

• установлены ошибочные цели;
• используется неполная (фрагментарная) информация;
• к работе по составлению планов привлекаются только плановики;
• предыдущий опыт работы не учитывается;
• не принимается во внимание доступность планируемых ресурсов;
• не рассматривается вопрос координации;
• игнорируется фактор мотивации;
• проектные работы планируются с излишним уровнем детализации;
• не осознается взаимосвязь планирования и контроля.

Далее подробно рассмотрим сущность и содержание наиболее типичных ошибок планирования проекта.

Сущность и содержание типичных ошибок планирования проекта

К существенным ошибкам может привести планирование с использованием ошибочных целей. Напомним, что формулирование целей осуществляется в зависимости от того, какую проблему требуется решить, какую потребность нужно удовлетворить посредством реализации проекта. Ошибки могут быть допущены, если проблема (потребность) непонятна и недостаточно четко сформулирована.

«Типичные ошибки планирования проекта и их последствия» 👇

Довольно часто планирование приходится выполнять в условиях неполноты данных, фрагментарности информации. Ошибка подобного рода характерна, прежде всего, для инжиниринговых проектов, которые базируются на будущих результатах тестирования результатов поисковых работ смежных направлений. От этих результатов, которые будут получены только через некоторое время, зависят работы, начало и ход которых приходится планировать уже на подготовительных этапах проекта.

К существенным потерям может привести такой подход к планированию, который предполагает привлечение к этому процессу только плановиков. В результате неучтенными могут оказаться многие важные факторы. Следовательно, планирование проекта требует привлечение лиц, которые ответственны за выполнение конкретных проектных работ, за финансирование проекта, за поставки и т. д.

Существенным условием успешного планирования проекта является учет предыдущего опыта реализации аналогичных проектов. Если не использовать этот опыт, то даже самая лучшая смета не поможет избежать серьезных ошибок.

Типичной ошибкой считается планирование ресурсов без учета их доступности. Это особенно актуально в отношении трудовых ресурсов, которые должны иметь определенную квалификацией, могут прибыть в указанное место к установленному сроку для выполнения конкретных работ по проекту. Дефицит кадров на рынке труда может в конце концов свести на нет все остальные усилия по проекту.

В случае выполнения достаточно масштабного проекта его следует декомпозировать (разложить) на несколько относительно независимых частей, которые будут реализовывать самостоятельные подразделения. Тогда учету во время планирования подлежит координация усилий этих подразделений. В ином случае они будут преследовать исключительно свои частные, локальные цели. Результатом разрозненных действий станет возникновения хаоса внутри проекта и срыв его реализации в целом.

Проектное управление предполагает, что исполнители работ привлекаются из функциональных подразделений организации, т. е. у каждого исполнителя есть свое руководство, перед ним поставлены свои цели и специфические задачи, для него установлена своя форма оплаты труда, которые, как правило, никак не связаны с целями и задачами проекта, для выполнения которого его привлекли.

Поэтому если планирование проекта ведется без учета мотивации исполнителей, то у них не возникает чувства ответственности и важности проектных работ. А менеджер проекта при этом может быть не уполномочен для надлежащего стимулирования исполнителей за результаты их деятельности в проекте (прежде всего, за счет формирования соответствующего бюджета). Тогда серьезно может пострадать качество выполнения работ по проекту.

При слишком детальном планировании проекта возникают проблемы при анализе, планировании и контроле его состояния. Излишнее укрупнение является частой причиной потери управляемости. Это означает, что в проекте должны планироваться только те параметры, которыми можно и нужно управлять.

Самой распространенной ошибкой планирования проекта является составление планов проектных работ только для того, чтобы эти планы были. На самом деле планирование призвано создать основу для проведения контроля и оценки полученных результатов.

Таким образом, перечисленные выше и охарактеризованные ошибки планирования могут стать причиной того, что участники проекта станут негативно относиться плану. В этом случае будет потеряна возможность использовать план как реальный инструмент управления работами по проекту. Следовательно, значительно снизится вероятность успешного достижения всех ожидаемых результатов.

Уровень сложности
Простой

Время на прочтение
7 мин

Количество просмотров 2.3K

Многие из моих клиентов в начале работы не понимают, зачем уделять планированию даже 15-20 минут в день. Некоторые из них используют только календарь. Кто-то вообще никак не организует себя на уровне дня или недели. Ведь если плана нет, то ничто не может пойти не по плану. Так?

Да – но только до тех пор, пока мы не сталкиваемся со сколько-нибудь сложными проектами. Можно ли построить дом без предварительного плана? Такие попытки быстро приводят к конфузам. Укладчики плитки приезжают на объект, хотя фундамента еще нет. И сильно удивляются.

На самом деле правильно составленный план дня может предложить целый ряд бонусов. Но прежде чем говорить о них, нужно узнать, каких ошибок не стоит допускать. О них и поговорим. 

Так что правильно составленный план — это не только повышение «какой-то там эффективности», но и гарантия того, что дело вообще будет выполнено. И чтобы не превратиться в Вовку с картинки, стоит избегать некоторых ошибок планирования.

Эффективный план, какой ты?

Если мы не планируем время на уровне дня-недели, то не можем предсказать, сколько сделаем за конкретный промежуток времени. Чтобы не демотивароваться когда за к концу дня выполнена только четверть плана, чтобы иметь возможность хотя бы приблизительно предсказывать возможные результаты и т. д. Продолжая строительную метафору: никому не нужно, чтобы укладчики фундамента ошиблись на пару недель со сроками. 

Также пока нет плана, не получится и оптимизировать свою работу по времени, что нередко удается сделать в разы. В голове это делать, мягко говоря, сложно. По моей оценке, зная с десяток основных приемов, получится выиграть, как минимум, 50% общих затрат времени.

Кроме всего прочего, тщательно составленный план мощно «разгружает» голову. Уходят навязчивые мысли в стиле «А точно ли у меня нет более срочного дела?», или «А как мне найти время вон на проект по развитию бизнеса?», или «Ох, сколько всего сегодня еще предстоит!». Появляется возможность полностью сконцентрироваться на важных делах.

Ошибки в составлении плана на день

#1. Нет разбора полетов

Есть мнение, будто люди, которые РЕАЛЬНО делают все что запланировали, являются роботами. На самом деле ничего сверхъестественного туту нет. Чтобы дойти до такого уровня, нужно просто постоянно анализировать «сбивки». Что это значит? Каждый раз, когда вам не удалось выполнить задачу, спросите себя: «Почему? Что стало причиной?»

Может быть, вы отвлеклись или устали? А может быть, дело в том, что задача в из списка слишком сложна и вы не понимаете, что делать?

Если подобного анализа нет, одни и те же ошибки будут повторяться раз за разом. Скорее всего, привычка планировать будет заброшена. 

Для анализа сбивок нужно смотреть на следующие составляющие личной эффективности:

• Какие планы удается выполнять, а какие нет.

• Личные лучшие практики и ошибки – в каких условиях вы работаете лучше всего, а когда контекст вас подводит.

• Существуют ли, в целом, в вашем поведении какие-либо закономерности. (Спойлер: они точно есть!) 

Кстати, о закономерностях – вот еще одна ошибка.

#2. Не анализировать свое поведение и не искать в нем закономерностей

Одного анализа недостаточно. Полученные знания нужно применить на практике, составляя будущие планы. В простейшем варианте это просто файл, где отмечены закономерности вашего поведения. В более сложных вариантах вы можете создавать шаблоны дневного планирования, которые «по умолчанию» страхуют от личных ошибок.

Основной симптом того, что вы игнорируете закономерности поведения, – вы не выполняете поставленные планы. 

Вот, к примеру, типовая связка задач: вернуться домой после рабочего дня → и заняться какими-то личными проектами (исследования, разработки, досуг и т.д.). Для многих эта задача оказывается невыполнимой, и причин тому много, включая банальную усталость. Поэтому следующий шаг после анализа – подобрать и внедрить в план практики переключения из одного состояния (напр., основная работа) → в другое (проекты для саморазвития).

#3. Использовать инструменты, которые вам не подходят

Причем, важен не столько сам инструмент, сколько-то, как вы его используете. Поэтому единственной «фундаментальной» ошибкой можно назвать разве что планирование «в голове» (человеческий мозг вообще ненадежная штука и не умеет хорошо работать сразу со многими элементами).

Проанализировав десятки удачных и не очень кейсов, я составил список обязательных требований к инструменту планирования:

• Возможность планировать задачи разного времени выполнения, вплоть до минут.

• Возможность сохранять историю планов.

• Возможность отмечать выполненные задачи.

• Возможность добавлять теги и пометки к задачам.

• Возможность добавлять прикрепленные и неприкрепленные ко времени задачи.

• Возможность объединять задачи в блоки.

Так, если вы не можете сохранять историю выполненных дел, то не получится и проанализировать «сбивки» дневных планов, а это одна из наиболее мощных точек развития. А, например, без тегов и пометок нельзя будет указать тип задачи или оптимальный контекст для ее выполнения. Например, я знаю крутую возможность с тегом #телефон. С его помощью я могу выполнять задачи стоят на остановке или ожидая в очереди.

Существуют и другие желательные, но не обязательные требования. Например, возможность быстро добавлять задачи в план, диктуя их на телефон.

Используя какой-либо инструмент, проверьте его на эти критерии. Если они не выполняются, найдите другой. 

#4. Планировать все задачи одинаково

Интересная ситуация, которую я наблюдал у одного из участников моего курса. Между встречами в Zoom’е в его плане стоит 20-минутный перерыв, и его нужно чем-то заполнить. Ага, подумал он, есть среди задач большой проект по программированию, который он откладывает вот уже два месяца. 

И он построил план следующим образом:

• Созвон #1 – 1 час

• Проект по программированию – 20 минут

• Созвон #2 – 1 час

«На бумаге» – хорошо, а на деле – как всегда. Оказалось, только чтобы вспомнить, на каком участке проекта он остановился в прошлый раз, пришлось потратить полчаса. Еще и на созвон опоздал. Промежуточная двадцатиминутка была потрачена впустую. Знакомо?

Причина кроется в том, что разные задачи в течение дня нужно планировать по-разному. Подобные промежутки нужно заполнять простыми, рутинными задачами – но никак не крупными проектами.

Частично этот вопрос планирования разных типов задач я затронул в своей трансляции, где также рассказал о 6 основных типах работ:

• Мелочь – небольшие привычные задачи

• Сложные – субъективно сложные или новые задачи

• Креативные – задачи, связанные с порождением чего-то нового

• Монотонные – повторяющиеся задачи

• Обучение – собственно обучение

• И отдых – задачи, увеличивающие способность к выполнению других задач

Каждый из типов требует своего подхода и сценария действий. К примеру, сложные задачи почти всегда требуют большей декомпозиции, требуется какое-то особое действие для старта, которое как бы включает человека в работу. Эти же действия для мелких задач – не более, чем потеря времени. 

#5. Неясные, многозначные формулировки задач

Если наш внутренний планировщик плохо сформулировал задачу, то внутреннему исполнителю приходится размышлять, что же стоит за этой формулировкой. Многозначность и неясность создает серьезный барьер, ведь на обдумывание уходит время и силы. 

Вот несколько примеров неясной постановки (взяты из реальной практики):

• «Наладить работу программы (по работе)»

• «Обдумать, как планировать свой день на уровне алгоритма»

• «Попробовать составить регламент на каком-нибудь процессе»

Согласитесь, так и хочется спросить: «А что конкретно это означает?» Из формулировки задачи должно быть понятно: (а) какое действие или цепочку действий нужно выполнить, (б) с каким материалом и (в) каким способом это нужно сделать.

«Вишенка на торте» появится, если в план вы также добавите ссылки на сайт, документ, чат или другой ресурс, с которым связана задача. Например, номера телефонов, адреса мест или веб-сайтов.

#6. Несколько инструментов для планирования

Одно из преимуществ планирования состоит в том, что в каждый момент времени мы знаем: выполняемая задача – именно то, что сейчас нужно делать. Но это приятное чувство может быть утеряно, если человек ведет несколько списков дел. Например, в ежедневнике и в заметках на смартфоне. В таком случае никто не застрахован от навязчивой мысли: «А что если самую важную задачу я все-таки записал на стикер и наклеил на рабочий монитор?..» Ни о какой концентрации речи теперь и быть не может!

#7. В плане отражены не все дела, поэтому задачи всегда возникают «внезапно»…

…хотя вы могли их продумать! 

Вот несколько причин, почему люди допускают эту ошибку:

• Множество разных списков TODO или «Сделать потом».;

• Отсутствует инструмент, который бы привязывал задачи ко времени (либо он есть, но человек его не использует).

• «Зачем мне вносить в список всё?»

• При планировании дня не учитываются планы на неделю, месяц, квартал и далее.

• Человек попросту не отслеживает дедлайны.

#8. Смешаны режим планирования и режим исполнения

В работе над повышением личной эффективности нужно развивать, как минимум, два поведенческих сценария: Исполнитель и Планировщик. Это разные задачи, и выполнять их нужно по отдельности, не смешивая. (Кстати, время для того, чтобы составить план, тоже нужно запланировать!)

Даже если вы понимаете, что какую-то задачу можно выполнить буквально за минуту, не торопитесь делать это. Возможно, стоит использовать ее как «трамплин», для разгона к задачам более высокого уровня или, чтобы переключаться с одного вида деятельности на другой. 

#9. Ценность планирования стремится к нулю

Это наиболее распространенная причина, почему люди «расстаются» с привычкой планировать. Она проявляется, когда план перестает приносить пользу. Зачем тратить на что-то время, если не видно отдачи?

Звучит логично, но отдачи не видно потому, что человек не знает или не использует приемы оптимизации. Вот как, например, может деградировать дневной распорядок:

● Блок 1

• Работа

• Отдых с эспандером

● Блок 2

• Работа

• Отдых – перекус

● Блок 3

• Отдых – просмотр сериала

Прописанный отдых – это, конечно, уже полдела, но общая ценность такого плана низка. Как минимум потому, что он не конкретен. В чем заключается эта загадочная «работа»? Без деталей мы не можем применить ни различные сценарии планирования, ни инструменты для уменьшения издержек времени и ресурсов.

Хороший план всегда можно сделать еще лучше. Хотя бы потому, что с его помощью человек достигает качественно новых результатов. А за ними приходят и новые цели. 

Отметим в заключение несколько тезисов

а. Планирование дня – необходимый навык для человека, который хочет повысить свою результативность.

б. Тщательное планирование уменьшает «головняк» по поводу вороха задач, снижает издержки  на выполнение задач, повышает предсказуемость и ритмичность личных результатов.

в. При планировании можно столкнуться с рядом ошибок – о них, собственно, и была статья. Избегайте их. 

г. Большая часть ошибок фиксится с помощью правильного алгоритма для составления плана. 

Для того чтобы не пропускать новые материалы вы можете подписаться на мой телеграм канал по теме продуктивности и профессионального развития.

Сводный чек-лист ошибок

• #1. Нет анализа обратной связи

• #2. Не анализировать собственное поведение и не искать в нем закономерностей

• #3. Использовать инструменты, которые вам не подходят

• #4. Разные типы задач требуют разных подходов

• #5. Неясные, многозначные формулировки задач

• #6. Несколько инструментов для планирования

• #7. В плане отражены не все дела, поэтому задачи всегда возникают «внезапно»…

• #8. Смешаны режим планирования и режим исполнения

• #9. Когда ценность планирования стремится к нулю

Саморазвитие

10 ошибок планирования

17 октября 2022
21 558 просмотров

Брайан Моран и Майкл Леннингтон в своей книге «12 недель в году» рассказывают о 10 ошибках, которые чаще всего совершают при составлении плана.

Ошибка 1. Ваш план не соответствует долгосрочным целям

Очень важно, чтобы ваши 12-недельные цели соответствовали долгосрочной картине будущего. Когда вы ставите цели, убедитесь, что они связаны с вашим видением и приближают вас к долгосрочным целям.

Ошибка 2. Вы не сосредоточены на выполнении плана

Концентрация на достижении целей очень важна. Если вы ставите много целей сразу, то есть вероятность, что вы не сможете правильно расставить приоритеты и выбрать необходимые действия. «Всё» не может быть приоритетным. Вы должны научиться отказываться от многих дел в пользу немногих — но самых важных.

Ошибка 3. Вы непоследовательны в выборе действий

Часто для достижения одной цели люди выбирают 8, 10 или более действий (тактических шагов). Вы правда думаете, что это необходимо?

Ошибка 4. Вы всё усложняете

Если вы хотите успешно завершить свой 12-недельный год, не усложняйте очевидное. Выберите только самые важные направления и разумно минимальный набор действий, которые приведут к достижению ваших целей.

Ошибка 5. Вашему плану не хватает целенаправленности

Ваш план должен охватывать самые важные цели и средства их достижения, иначе он не будет эффективным. Часто люди строят планы на основе подсказок со стороны. Убедитесь, что вы сосредоточены только на главном — том, что важнее всего для вас.

Ошибка 6. Вы не составляете план каждую неделю

Энергичное начало недели позволяет сохранить бодрость и эффективно работать в течение всей недели. Но говорят, понедельник — день тяжелый. Часто приходится заниматься всем понемногу, отвлекаться на электронную почту, звонки и разные непредвиденные дела.

Ошибка 7. Вы включаете в свой план абсолютно всё

Еженедельный план не должен отражать всю вашу работу. Нужно записывать только стратегически важные действия из 12-недельного плана. Если вы хотите составить дополнительный список дел или перечень звонков — запишите их на отдельном листе. В плане же указывается только главное — его нельзя «разбавлять» отвлекающими занятиями.

Ошибка 8. Вам кажется, что все недели проходят одинаково

Еще одно распространенное заблуждение. Многие думают, что одна неделя похожа на другую, поэтому постоянно копируют свои планы. Возможно, некоторые недели и похожи друг на друга, но не бывает так, чтобы в течение всех 12 недель вы выполняли одинаковые задачи. Даже если вы исключение, то все равно потратьте 5–10 минут в неделю на написание плана — это окупится, поверьте!

Ошибка 9. Вы не используете свой план ежедневно

Подготовив план на неделю, необходимо в него заглядывать каждый день, чтобы выполнять все действия, способствующие продвижению к цели. Сверяйтесь с планом по утрам, пару раз в течение рабочего дня и не забывайте проверить его вечером до ухода с работы.

Ошибка 10. Ваш план не стал неотъемлемой частью обычного рабочего процесса

У нас есть обычный распорядок дня и рабочие процессы, к которым мы привыкли. Правильная организация рабочего процесса ведет к успеху. Чем быстрее вы установите для себя правила, по которым будете работать каждый день, тем лучше. А еще лучше — подумать об этом прямо сейчас.

По материалам книги Брайана Морана и Майкла Леннингтона.

Обложка поста: unsplash.com.

Каким бы разумными и прокаченными в планировании людьми мы бы себя ни считали, любой мозг попадает в ловушки — когнитивные искажения. Одно из таких вредоносных искажений — ошибка планирования.

Что такое ошибка планирования и как она работает

Как бороться с ошибкой планирования

1. Делить проект на маленькие отрезки и оценивать именно их,

а не всю картину целиком. Разделив задачу на этапы, ты на самом деле понимаешь, что она не может уместиться в нереалистично короткий срок из-за своей многосоставности.

Набросаем в планировщике список задач, которые нужно закрыть автору, чтобы закончить эту статью:

2. Найти способ измерить результат

Если кажется, что статью можно написать за день, то оцени, сколько примерно страниц в ней должно быть, а потом прикинь, сколько ты способен выдать за час/сутки. Такой способ помогает вычислить неверные прогнозы на ранних стадиях.

3. Вести учет затрат времени

Отличный способ трезво оценивать свою работоспособность в будущем — включать таймер во время выполнения текущих типичных задач. Узнай, сколько обычно отрезков времени по 20-30 минут уходит на черновик, на сбор информации, на вычитку.

Измерив и записав результат несколько раз, ты в будущем уже будешь прикидывать эти цифры и без дополнительных замеров. Главное — не думать, что в этот раз каким-то магическим образом получится сделать все быстрее. Опирайся на прошлые данные и верь только цифрам, а не собственным ощущениям.

4. Добавлять искусственно по 20−30% времени к сроку

Это может вызвать у тебя почти физическое сопротивление — «зачем мне увеличивать срок, если я точно уверен, что сделаю все именно за столько»?

Но с таким подходом проигравших нет: не уложишься в заранее спланированные рамки — получишь запас времени. А если уложишься — то приятно удивишь руководство или просто сможешь отдохнуть в оставшийся до дедлайна отрезок.

Пользоваться этим приемом стоит не только для самостоятельной оценки сроков, но и если у тебя уже есть четкий дедлайн и нужно распределить время, чтобы в него уложиться. Если кажется, что получится выполнить задачу за три дня, добавляй для страховки еще один день и начинай заранее.

5. Попросить других оценить задачу

Если ты уже совсем не доверяешь себе и слишком много раз становился жертвой ошибки планирования, то пора просить об оценке коллег. Со стороны в данном случае действительно виднее. Только не проси об оценке руководителя — он явно захочет получить результат побыстрее

6. Посмотреть на задачу с трех позиций

Оценить задачу объективнее поможет взгляд на нее со стороны реалиста, оптимиста и пессимиста.

• Сначала используй позитивный подход (в нем обычно и кроется ошибка планирования): прикинь, сколько времени уйдет на задачу в лучшем случае. К примеру, позитивная персона подсказывает, что уйдет всего два дня.
• Теперь обращаемся к пессимисту — сколько придется работать, если все пойдет не так и максимально затянется? Предположим, что 10 дней.
• Дальше смотрим на все реалистично, с упором на данные и цифры. План — примерно 5 дней.

Сложи эти три показателя и возьми за основу среднее: если округлить, то получим 6 дней. С таким сроком уже можно работать.