Как проверить сзв стаж на ошибки

За ошибки в отчете СЗВ-СТАЖ закон предусматривает штрафные санкции. Поэтому перед отправкой форму нужно тщательно проверить. Рассмотрим, как и с помощью какой программы можно убедиться в отсутствии ошибок.

Ошибки в СЗВ-СТАЖ и санкции за них

При заполнении формы работодатель может допустить следующие основные нарушения:

1. Ошибки в формате файла.
2. Неверное указание реквизитов работодателя.
3. Ошибки в ФИО или СНИЛС сотрудника.
4. Не все сотрудники включены в форму либо внесены «лишние» данные об уволенных работниках.

Штраф за нарушения при подаче СЗВ-СТАЖ составляет 500 руб. за каждое застрахованное физическое лицо, включенное в отчет с неполными или недостоверными сведениями. Если ошибки касаются общего формата или данных о компании, то отчет не пройдет в принципе. В этом случае нужно успеть сдать правильную версию до установленного срока (в общем случае — 1 марта). Иначе штраф выпишут по полной программе, опираясь на общую численность застрахованных лиц.

За нарушение порядка заполнения отчета накажут не только компанию, но и ответственное должностное лицо. Обычно это руководитель организации.

Ответственность генерального директора ООО

На что обратить внимание при заполнении СЗВ-СТАЖ

В 2018 году ПФР внес уточнения в форму СЗВ-СТАЖ (постановление от 06.12.2018 № 507п).

Перед отправкой отчета в Пенсионный фонд желательно проверить его с помощью специальной программы.

Программа для проверки СЗВ-СТАЖ

Чтобы проверить файл с отчетом СЗВ-СТАЖ скачайте программу с
сайта ПФР. После скачивания нужно распаковать архив и запустить файл-установщик с расширением .exe.

Сама установка не представляет трудности: в появившемся диалоговом окне следует несколько раз выбрать «Далее».

После запуска программы нужно выбрать путь к проверяемому файлу и дождаться протокола с результатами. Эту процедуру можно назвать репетицией проверки, которую будет проводить ПФР, т.к. он использует ту же методику для анализа отчета.

По итогам проверки отчета СЗВ-СТАЖ могут быть выявлены различные ошибки, обозначаемые в протоколе специальными кодами:

1. Коды 10 и 20 — это ошибки, при которых не обязательно пересдавать отчет, но в некоторых случаях нужно направить в ПФР пояснение. Например, если работодатель указал сведения об особых условиях труда, а взносы по дополнительным тарифам уплачены не были.
2. Коды 30 и 40 означают, что отчет принят частично и нужно направить уточненную информацию по отдельным работникам. Это может произойти, если у работника отсутствует или некорректно заполнен СНИЛС, допущена опечатка в фамилии, неверно указаны периоды работы и т.п.
3. Код 50 говорит о том, что отчет не принят, его нужно пересдать полностью. Причиной может быть некорректный формат файла, ошибка в названии работодателя, его ИНН или регистрационном номере в ПФР.

Подведем итог

1. До отправления СЗВ-СТАЖ проверьте себя, скачав с сайта ПФР специальную программу.
2. Рассмотрите возможность передачи учета на аутсорсинг. Крупная бухгалтерская компания — это профильные специалисты и глубокая автоматизация процессов, которые защитят от ошибок, штрафов и переплат.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Отмена формы СЗВ-СТАЖ с 2023 года

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединили в единый Соцфонд. Это повлекло изменения по отчетности. Сразу пять отчетных форм (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС) заменили одним отчетом ЕФС-1.

По форме СЗВ-СТАЖ последний раз отчитываемся за 2022 год по привычным правилам. Срок — до 1 марта 2023 года. После этого СЗВ-СТАЖ сдавать не нужно. Данные подавайте в составе ЕФС-1.

СЗВ-СТАЖ: когда и кому готовить

СЗВ-СТАЖ — сводный отчет, в который работодатели включают информацию обо всех работниках, с которыми подписан трудовой или договор ГПХ и различные лицензионные договоры. Этот отчет сдают все без исключения работодатели по итогам года (до 1 марта года, следующего за отчетным периодом) либо ранее, если необходимо подать сведения на застрахованное лицо, которое собирается уходить на пенсию. Бланк и требования к его заполнению в этом году не изменятся. При подготовке отчетности ориентируйтесь на Постановление правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

Как проверить отсутствие ошибок

Поскольку Пенсионный фонд не дал никаких контрольных соотношений, чтобы компании понимали, как проверить правильность заполнения СЗВ-СТАЖ за 2021 год, предлагаем несколько выверенных правил, которые помогут не ошибиться:

• посмотрите на количество застрахованных лиц в отчете. Оно должно совпадать с количеством указанных работников в форме СЗВ-М;
• разделы 4 и 5 заполняют, только если подают документ с типом «Назначение пенсии». Тем не менее, о работниках, которые ушли в прошлом году на пенсию, необходимо сообщить в общей форме по итогам отчетного периода. Не исключено, что такую неточность проверка СЗВ-СТАЖ онлайн на сайте ПФР не выявит, но сотрудники Фонда ее обнаружат быстро и накажут за то, что компания передала неполные сведения;
• до отправки окончательного варианта отчета рекомендуем проверить документ. Для этого разработана бесплатная программа проверки, и последняя версия проверочной программы СЗВ-СТАЖ от ПФР всегда доступна на официальном сайте ведомства. Кроме того, некоторые территориальные отделения разработали собственные сервисы контроля сведений, ими тоже не запрещено пользоваться.

Коды ошибок, которые выдает программа

Если вы собираетесь проверить СЗВ-СТАЖ онлайн бесплатно на сайте ПФР, то должны приготовиться, что система выдаст определенные ошибки. Как объяснили сотрудники ПФР, существуют 5 типов уведомлений, на которые страхователю необходимо обратить внимание. Разберемся, что они означают.

Коды 10 и 20

Если проверка сведений выдала ошибку с кодом 10 или 20, это говорит о наличии незначительных недочетов. Если вы сначала подали документ и только потом разобрались, как проверить правильность отчета СЗВ-СТАЖ, то необходимо исправить неточности, подав в Фонд форму СЗВ-КОРР. Не забудьте, что она должна сопровождаться описью ОДВ-1.

Код 30

Проверка иногда выдает ошибку с кодом 30. Он сигнализирует о наличии более грубых недочетов. В частности, если система обнаружила некорректное указание имени, отчества или фамилии работника, неверный СНИЛС.

Отлично, если вы сначала решили проверить данные, обнаружили неточности, исправили их и отправили отчет в идеальном состоянии. Но если проверка состоялась после того, как вы подали сведения, то при наличии ошибки с кодом 30 необходимо направить в ПФР еще один СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая» и уточнить неверную информацию.

Код 40

Этот код для работодателя означает, что программа проверки отчета СЗВ-СТАЖ в 2022 году выявила ошибки, с которыми ПФР принимает форму, но понадобится внести ясность в некоторые данные. Например, исправить некорректный код должности работника, который претендует на льготный стаж.

Для исправления неточностей придется подготовить и сдать СЗВ-КОРР на тех работников, данные на которых были неверными. Избежать подачи корректирующего отчета удастся, если проверить правильность данных до отправки исходной формы.

Код 50

Отчет подготовлен неправильно, и ПФР его не примет. В этом случае работодателю надо заново формировать форму с типом «Исходная». Но предварительно следует проверить все данные, поскольку ошибки иногда элементарные, к примеру, неверный регистрационный номер страхователя в ПФР.

СЗВ-СТАЖ за 2022 год сдается по-старому в последний раз. За 2023 год данные сведения будут представляться по форме ЕФС-1.

Направить отчет следует не позднее 01.03.2023.

Построчный алгоритм заполнения и готовый образец СЗВ-СТАЖ — 2022 смотрите в «КонсультантПлюс». Сделать это можно бесплатно, оформив пробный доступ к системе.

Перед отправкой СЗВ-СТАЖ рекомендуем проверять ее на наличие ошибок. Бесплатную проверочную программу «ПО ПД» можно скачать на сайте СФР. Сейчас доступна версия 2.0.104 от 09.01.2023. Это оптимальный вариант, так как сам фонд использует ее при приеме документов от страхователей.

Программа «ПО ПД» поддерживает в том числе:

• проверки соответствия файлов XSD-схеме в соответствии с электронным форматом;

Что такое XSD-схема и какие в ней бывают ошибки, узнайте из нашей статьи.

• проверки форматно-логического контроля;
• пакетную проверку XML-файлов.

О типах ошибок в СЗВ-СТАЖ и порядке их исправления мы тоже рассказывали у нас на сайте.

См. также наш чек-лист заполнения СЗВ-СТАЖ за 2022 год.