Основной упор руководитель и главный бухгалтер делают на бухгалтерский и налоговый учет. Здесь больше рисков, высокая вероятность проверок и значительные штрафы. При этом другим видам учета: например, миграционному и кадровому, не уделяют должного внимания.
А ведь налоговые инспекторы при комплексной выездной проверке могут запросить любые документы. Визит инспекции по труду тоже может быть неожиданным и не меньше ударит по финансам организации.
Какие ошибки чаще всего встречаются в кадровых документах и к чему приводят — расскажем сегодня.
Ошибка № 1: кадровый учет не организован
Недостаточно только подписывать с работниками трудовые договоры, оформлять им больничные или составлять график отпусков (признаемся, что многие организации не делают даже этого). Нужно вести все положенные по закону документы, а еще правильно их хранить и обрабатывать. Допускать ограниченный круг сотрудников к персональным данным.
Что происходит на практике:
- Кадрами никто не занимается. В лучшем случае есть трудовые договоры, заявления на прием и увольнение и некоторые приказы. Никаких соглашений о персданных, положений и других обязательных документов.
- Работу по ведению кадров поручают сотруднику, не обладающему необходимыми экспертными знаниями. Обычно это бухгалтер.
- Хранение документов не соответствует требованиям законодательства, нарушаются сроки хранения и уничтожения.
- Несмотря на применение специальных программ для кадрового учета (например, 1С: Зарплата и кадры), не используется весь функционал, настройки выполнены неправильно, не проводится обновление.
В результате нарушений в системе учета кадров регулярно возникают конфликты с сотрудниками.
К примеру, работодатель не может представить подтверждение заработка бывшей сотрудницы, которая решила заменить годы расчета для выплаты пособия по беременности и родам на новом месте работы. При увольнении ей не были предоставлены нужные справки, а спустя несколько лет документы за тот период просто уничтожили, чтобы не занимали место в офисе.
Начинать создание правильной системы кадрового учета нужно с обращения к профессионалам или найма эксперта. Если же компания не готова сама вести полноценный учет, лучше передать его на аутсорсинг.
Получить консультацию по аутсорсингу от специалистов компании IAS
Штрафы за нарушение трудового законодательства высокие, например, согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП организации грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Такой штраф могут назначить даже за отсутствие штатного расписания или невыдачу расчетных листков.
Ошибка № 2: не проверяется актуальность кадровых документов
Бухгалтеры знают, как часто вносятся изменения в налоговое законодательство, но не меньше их происходит и в кадрах.
В 2021 году в соответствии с приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н обновились правила ведения трудовых книжек, а Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ отменил обязательный выпуск приказов о приеме на работу. Это только два примера важных изменений, на самом деле их гораздо больше. От квот на иностранных сотрудников, которых можно привлекать к работе, до глобальных изменений в электронном кадровом учете.
Даже если вы обратились изначально к юристу и кадровому специалисту, составили все основные документы, разработали совместно формы и бланки, то это не значит, что даже полгода спустя они еще будут актуальными и законными.
Ошибки опасны не только штрафами, они несут неприятности экс-сотрудникам много лет спустя. Часто их обнаруживают уже при оформлении пенсии, когда прежние работодатели давно прекратили свое существование, не сдали документы в архив и нет возможности восстановить сведения.
Ошибка № 3: Не учитывается сфера деятельности
Кроме базовых правил и законов, таких как Трудовой кодекс или закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, существуют особые правовые акты. К примеру, Постановление Правительства № 252 от 28.04.2007 содержит список профессий и должностей творческих работников, на которых распространяется действие отдельных статей ТК.
Кроме того, в зависимости от особенностей деятельности, закон предъявляет требования к квалификации сотрудников, к установлению им доплат или других льгот. О них рядовой бухгалтер может не знать, а при проверке не только придется возместить сотруднику недоплаченное, но и заплатить крупные штрафы (они при длящемся нарушении увеличиваются в несколько раз).
Ошибка № 4: работодатель неверно устанавливает сроки трудового договора или иные его условия
Чаще всего с сотрудником заключается бессрочный трудовой договор. Не все знают, что малые предприятия (численность работников не более 35 человек или 20 человек в розничной торговле или бытовых услугах) имеют право по соглашению с работником заключать срочный договор, даже если принимают его не для выполнения временной работы или обязанностей. А ведь это возможность обезопасить компанию от приема на работу неквалифицированного сотрудника (не всегда спасает при этом испытательный срок, т. к. приходится доказывать некомпетентность).
И наоборот — срочный договор заключают тогда, когда это делать запрещено.
Работодатель, у которого нет в штате грамотного специалиста, может не знать, что его трудовые договоры несут финансовые риски.
Пример: на период строительства объекта организация нанимает бригаду рабочих, с которыми заключает срочные трудовые договоры. При этом в контрактах не указывают привязку к дате окончания строительства, а просто пишут «на срок 3 года». Бригада выполняет работу быстрее — через 2,5 года, но уволить их только потому что объект сдан, нельзя, ведь у них договоры на 3 года, а не на 2,5. Если бы окончание срока трудового договора было привязано к дате завершения стройки и сдаче объекта — другое дело.
Конечно, это только один пример, таких нюансов в оформлении трудового договора гораздо больше.
Ошибка № 5 Работников не знакомят с локальными документами
Очень часто споры с сотрудниками возникают потому, что они не были ознакомлены с какими либо положениями в компании.
Пример: работник из Санкт-Петербурга направляется в командировку в различные города, в каждой поездке он получал суточные в сумме 1 000 рублей в день, а в последней командировке только 500 рублей. Оказалось, что в положении о командировках организации указано, что для всех городов из приложенного к положению списка, суточные установлены в размере 1 000 рублей, а в остальные в размере 500 рублей. Но работник с этими условиями ознакомлен не был. В результате сотрудник имеет право потребовать доплаты, в т. ч. через суд, и шансы, что суд встанет на его сторону очень высокие.
Знакомить сотрудника нужно с составными частями его зарплаты — расчетным листком (статья 136 ТК), с приказами, которые касаются его работы, например, о направлении в командировку, отпуск, а также при изменении условий договора — повышении зарплаты, в т. ч.
Расчетные листки вообще работодатели почему-то не любят выдавать, а ведь за отсутствие этого, казалось бы, незначительного документа также установлены штрафы (от 30 тысяч до 50 тысяч рублей и выше). А чтобы доказать, что работники их получали на руки, нужно иметь подпись сотрудника, например, в реестре выдачи расчетных листков.
Ошибка № 6: неверное установление работнику оклада, заработной платы
Чаще всего ошибки связаны с МРОТ. Большинство руководителей ориентируется на федеральный размер минимальной зарплаты, забывая, что может еще существовать региональное соглашение, которое устанавливает более высокую планку.
Кроме того, на минимум потребуется «накрутить» районный коэффициент и северную надбавку, если они установлены в регионе. В 2022 году МРОТ установлен в сумме 13890 рублей. Если, к примеру, в регионе действует северная надбавка 50%, то минимальная зарплата для него составит: 13890 + (50% * 13890) = 20830.
В сфере торговли или оказания услуг большая часть (до 70%) расходов приходится на зарплату. Доверьте ее расчет и составление отчетов по персоналу экспертам IAS:
- Все виды расчетов с сотрудниками: зарплата, отпускные, компенсации, больничные, командировки и другие.
- НДФЛ, страховые взносы.
- Расчет удержаний (алименты, займы и пр.).
- Регламентированная отчетность в ФНС, ПФР и ФСС.
- Сопровождение налоговых проверок.
- Подготовка управленческих отчетов, справок и сведений.
Ошибка № 7: работникам не предоставляются гарантии и компенсации, не учтены их особенности
При приеме инвалидов существуют определенные квоты, работники на вредном производстве имеют право на получение молока, дополнительных отпусков, беременных женщин нельзя уволить, а некоторых несовершеннолетних принимать на работу без разрешения родителей.
К этим категориям можно добавить предпенсионеров, пенсионеров, студентов, лиц, имеющих детей и т. д.
Бухгалтеру необходимо отслеживать изменения в налоговом и бухгалтерском законодательстве, на то, чтобы вникать в особенности трудоустройства у него просто не будет времени.
Если вы руководитель и рассчитываете, что ваш бухгалтер — высококлассный профессионал и с кадровым учетом справится тоже, то ошибаетесь. Гениальный художник не обязательно отличный механик, так? От него таких способностей даже не ждут. Почему же тогда вы считаете, что такие разные области, как трудовое право, кадры и бухгалтерия это одно и то же?
Совет главбуху и кадровику — включите вопросы об основных особенностях в анкету соискателям:
- Наличие инвалидности.
- Семейное положение, количество детей.
- Проходит ли человек обучение в настоящее время и как учится (очно, заочно) и т.д.
Конечно, это не должно влиять на выбор кандидатов (можно сделать примечание к анкете, что сведения необходимы для предоставления льгот, а вовсе не для дискриминации). Зато у вас уже будет вся базовая информация. Нет нужды говорить, что вопрос, к примеру, гражданства обязательно должен быть отмечен в анкете.
Доверьте аутсорсинг кадров и бухгалтерии компании IAS. Вашим учетом займутся профессионалы с высоким уровнем экспертизы, стоимость обслуживания будет зафиксирована — никаких дополнительных платежей, контроль за работой через мобильное приложение.
Ошибка № 8: Отсутствие графика отпусков и непредоставление отпусков сотрудникам
Отсутствие графика — это очень частая ошибка. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до конца года. По необходимости в него можно вносить изменения в течение года:
- если появляются новые сотрудники;
- если сотрудники просят о переносе отпуска (зависит от статуса работника, для некоторых категорий исполнение такого заявления обязательно);
- вносятся корректировки по согласованию с работодателем и т.д.
Не отпускать работников на отдых или переносить отпуска просто так работодатель права не имеет.
Если более двух лет подряд не давать отпуск сотруднику, то можно получить штраф по статье 5.27 КоАП (30-50 тысяч рублей и выше).
Даже если сам работник согласен работать по несколько лет без длительного отдыха, то при увольнении ему нужно выплатить компенсацию за все дни неиспользованного отпуска. И это могут быть астрономические суммы, особенно если речь о руководителе, главбухе, топ-менеджере или другом высокооплачиваемом специалисте.
Хотя есть и довольно любопытные решения в пользу работодателя. Например, в Определение от 03.11.2020 № 88-17219/2020 Восьмой кассационный суд установил, что руководителю не положена компенсация за 5 лет работы, т. к. он, во-первых, не использовал отпуск для получения в дальнейшем компенсации (злоупотребил своим правом), а во-вторых, нарушил ТК и не обеспечил себе отпуск, хотя обязан был и имел для этого возможность. Доводы, о том, что заменить руководителя на посту было некем, во внимание не были приняты.
Кроме того, т. к. ежегодно заработная плата индексируется, то в результате при увольнении работодатель заплатит сумму большую, чем заплатил бы, предоставляя отпуск ежегодно.
Пример: в 2020 году средний дневной заработок (СДЗ) сотрудника для расчета отпуска составлял 700 рублей, в 2021 году — 1000 рублей. За эти 2 года отпуск сотруднику не предоставлялся, в 2022 году 10 января работник увольняется и получает компенсацию за 56 дней за два прошлых года. В 2022 году СДЗ составляет — 1000 рублей (берем предыдущие 12 месяцев, а это как раз 2021 год).Сумма компенсации 1000 * 56 = 56 000 рублей.
Если бы отпуск сотруднику предоставляли каждый год, то отпускные в 2020 году составили бы:
700 * 28 = 19 600
В 2021 году:
28 * 1 000 = 28 000
Всего — 47 600 рублей.
Разница между суммами — 8 400 рублей. А еще нужно заплатить с нее взносы.
Ошибка № 9: невыдача трудовой книжки, ее задержка или неправильное отправление
Вернуть трудовую книжку сотруднику нужно не только при увольнении, но еще и при переходе на ее электронный вариант. Согласно пункту 35 Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н бумажную книжку нужно выдать сотруднику в течение 3-х дней после перехода на электронную (а точнее, если работник переходит на передачу сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК).
Даже если сотрудник куда-то пропал, ему оформлен прогул, и он уволен заочно (хотя такой вариант мы не рекомендуем, слишком часто сотрудники оспаривают подобные увольнения), то отправить трудовую книжку по почте на адрес регистрации нельзя. Не говоря уже о том, чтобы выбросить.
Бывает, что через какое-то время работник объявляется и сообщает — нашел новую работу, хочу забрать книжку. Обычно работодатель идет навстречу прогульщику и увольняет его по собственному желанию, а книжку или передает лично в руки или пересылает по указанному сотрудником в заявлении адресу.
Если задержать выдачу трудовой книжки, то штраф составит до 50 тысяч рублей на организацию, а на должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, как и при других нарушениях согласно п. 1 статьи 5.27 КоАП.
Ошибка № 10: не заключается дополнительное соглашение при изменении условий трудового договора
Еще одна ошибка — условия труда изменились, но с работником их не согласовали или согласовали, но забыли изменить договор.
Пример: несколько работниц трудились на условиях неполного рабочего дня на 0,5 ставки, а затем попросили работодателя перевести их на полную ставку, руководитель изменил график сотрудницам. Через год налоговая провела выездную проверку и часть расходов по заработной плате сняла с базы по налогу на прибыль. Основание простое — работницы получали полную зарплату, но в их договорах указан тариф 0,5 ставки, все что они получали сверху не предусмотрено договором, а значит эти выплаты нельзя включать в расходы. Работодатель договорился с сотрудницами на словах, а вот допсоглашение с ними не заключил.
Конечно такое решение ФНС можно оспорить, но на это потребуется время, а вот недоимка по налогу может стать причиной не только спора, но еще и блокировки счета.
Поддержка во время проведения выездных налоговых проверок, законная оптимизация, подготовка и выдача необходимых документов сотрудникам.
Оставить заявку на бухгалтерский аутсорсинг
Надеемся, что из этого списка ошибок вы смогли сделать вывод, что кадровый учет нужно соблюдать и для этого несколько причин: выполнение трудового и иного законодательства, соблюдение прав сотрудников, работа без штрафов на организацию и ее руководителя.
Выбирайте удобный вариант работы — наймите грамотного специалиста по кадрам или передайте кадры и расчет зарплаты на аутсорсинг, но не перекладывайте ее на плечи бухгалтера, которому и так есть, чем заняться в 2022 году, когда происходит столько изменений.
Компания IAS
Аутсорсинг бухгалтерии от профессионалов. 30 лет на рынке финансовых услуг
Содержание страницы
- 1. Наличие локальных актов и ознакомление с ними сотрудников
- 2. В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует ответственность работодателя
- 3. Не указана дата получения вознаграждения за труд
- 4. Отсутствует размер заработной платы
- 5. Отсутствует порядок индексации заработной платы
- 6. Отсутствует или неправильно указано место трудоустройства
- 7. Отсутствие информации о социальном страховании человека
- 8. Неправильно распределены дни отдыха
- 9. Отсутствует информация об условиях труда
- 10. Отсутствует пломба на книге учёта трудовых книжек
- 11. Неправильно ведётся табель учёта труда работников
- 12. Работник не расписался в трудовом договоре
- 13. Отсутствует информация в приказах
- 14. Не утверждена форма расчётных листков
- 15. Отсутствует подпись в личной карточке работника
- 16. Неправильно утверждён график отпусков
- 17. Неправильно составлен трудовой договор
Любое предприятие может навестить сотрудник инспекции по охране труда. Даже если к работодателю не имеется претензий со стороны работников, существуют плановые проверки. Для того чтобы на работодателя не был наложен штраф, кадровому инспектору необходимо избегать самых распространённых ошибок, встречающихся при оформлении персонала. Разберём их подробнее.
1. Наличие локальных актов и ознакомление с ними сотрудников
На каждом предприятии обязательно наличие актов:
- об оплате вознаграждения за труд;
- командировках;
- личных данных сотрудников;
- внутреннего распорядка организации.
Работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этими документами. Сделать это можно несколькими методами:
- к каждому акту подкрепить специальный листок, в котором сотрудники поставят свои подписи;
- ведётся специальный журнал, в котором работники расписываются;
- сотрудник ставит подпись в конце трудового соглашения, подтверждая своё ознакомление с локальными актами предприятия.
Эти мероприятия являются обязательными для кадровика. В случае отсутствия локальных актов в организации или неознакомления с ними сотрудников на руководителя компании налагается административный штраф. Это необходимо знать кадровику.
2. В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует ответственность работодателя
Отсутствие этого пункта является грубейшим нарушением. В соответствии со статьёй 195 ТК РФ непременно указывается порядок привлечения руководителя предприятия или структурного подразделения к дисциплинарной или материальной ответственности. В соответствии со ст. 37 и 38 ТК РФ указывается и порядок привлечения сотрудника к материальным или дисциплинарным видам ответственности.
3. Не указана дата получения вознаграждения за труд
Ст.136 ТК РФ обязывает кадровика указывать дату выдачи работникам вознаграждения за труд в правилах внутреннего распорядка, индивидуальных и коллективных трудовых соглашениях. Отсутствие даты выдачи заработной платы становится грубейшим нарушением, влекущим штрафы для работодателя.
Важно! Интервал между датами выплат не может быть меньше двух недель. Если же будет указана иная частота, то работодателю будут выписаны штраф и предписание скорректировать этот период.
4. Отсутствует размер заработной платы
Чаще всего, работодатель совершает ещё одну ошибку — не указывает размер заработной платы. Это является грубейшим нарушением. Обязательно указывается размер оклада и прописываются надбавки. Например, северная или региональный коэффициент.
5. Отсутствует порядок индексации заработной платы
Законодательство обязывает работодателя своевременно индексировать заработную плату. Если человек трудится на бюджетном предприятии, то порядок изменения вознаграждения за труд индексируется государством. Коммерческие организации самостоятельно корректируют размер зарплаты сотрудников. Этот порядок прописывается в коллективном или индивидуальном трудовом соглашении. Заработная плата должна индексироваться ежегодно с учётом изменения размера прожиточного минимума и коэффициента инфляции.
Локальные акты и трудовые соглашения изучаются сотрудником Инспекции по охране труда в обязательном порядке. Если в документах не хватает некоторых пунктов, то оформите их в виде дополнительного соглашения.
Важно! Для упрощения проверки заранее распределите все документы по группам. Например: в одну стопку поместите локальные акты, а в другую — трудовые договора.
6. Отсутствует или неправильно указано место трудоустройства
В трудовом соглашении указывается не только название организации, но и её фактическое местонахождение. Если же сотрудник принимается в филиал компании, то этот факт отражается в трудовом соглашении. Обязательно указывается и адрес структурного подразделения, в которое направляется человек.
Важно! Ошибкой считается указание в трудовом договоре сведений о рабочем месте человека. Оно не имеет никакого отношения к реквизитам организации-работодателя.
7. Отсутствие информации о социальном страховании человека
В соответствии с действующим законодательством, работник подлежит обязательному социальному страхованию. Этот пункт обязательно прописывается в трудовом соглашении и локальных актах.
8. Неправильно распределены дни отдыха
В соответствии с ТК РФ работнику ежегодно предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Его длительность составляет 28 календарных дней (для несовершеннолетних — 31 день). По соглашению сторон он может быть поделён на части. Каждая из частей не может быть менее 14 дней. Если же в правилах внутреннего распорядка прописаны другие значения, то исправьте их, ведь они ухудшают положение трудящегося человека.
9. Отсутствует информация об условиях труда
С 2014 года кадровый инспектор обязан включать в трудовое соглашение информацию об условиях труда работника. Они делятся на:
- оптимальные;
- допустимые;
- вредные;
- опасные.
Вредные условия определяются специальной экспертной комиссией. Они бывают четырёх степеней. Вид рабочих условий отражается в договоре и локальных актах.
Если же организация только проходит проверку рабочих мест, то обязательно внесите изменения после вынесения заключения специальной экспертной комиссией.
10. Отсутствует пломба на книге учёта трудовых книжек
Законодательство не предъявляет строгих требований к материалу, из которого изготавливается пломба. Однако книга учёта трудовых книжек должна быть опломбирована. Обязательно запрашивается и приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение этих документов. Он должен обязательно присутствовать на предприятии. Если бумага отсутствует, её необходимо издать.
11. Неправильно ведётся табель учёта труда работников
Грубейшей ошибкой является нарушение учёта рабочего времени. Если работник трудился на предприятии в режиме 2/2, то не нужно записывать это как 8-часовой день и пятидневную неделю. Обязательно отражаются в табеле сверхурочная работа или прогулы сотрудников.
12. Работник не расписался в трудовом договоре
Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Без подписи одной из сторон этот документ считается недействительным. Необходимо устранить эти нарушения до начала проверки.
13. Отсутствует информация в приказах
Этот документ требуется в следующих случаях:
- приём (увольнение) сотрудника;
- перевод на другую должность;
- назначение взыскания;
- иные случаи, предусмотренные законодательством.
Если в приказах нет необходимой информации, то это считается грубейшей ошибкой в кадровом делопроизводстве. Этот факт обязательно необходимо устранить.
14. Не утверждена форма расчётных листков
Перед выдачей заработный платы сотруднику обязательно выдаётся расчётный листок. Работник должен расписаться за его получение.
15. Отсутствует подпись в личной карточке работника
В этот документ вносится вся необходимая информация о сотруднике. На обратной стороне документа он должен поставить свою подпись. Обязательно проверяется наличие подписей в личных карточках перед проверкой. К уволенным сотрудникам направляется курьер, для того чтобы они могли расписаться в документе.
Обязательно внесите в личную карточку информацию о предоставленном работнику отпуске и его продолжительности.
16. Неправильно утверждён график отпусков
Действующее законодательство требует составление графика отпусков не позднее чем за 14 дней до начала следующего года. Составляйте график отпусков в утверждённые сроки.
Если работник выразил просьбу о переносе отпуска на другой период, то отразите это соответствующим приказом. Не забудьте внести коррективы в уже составленный график отпусков.
17. Неправильно составлен трудовой договор
Если с работником заключён гражданский договор, то инспектор выявит правомерность его составления. Если же в документе оговорены условия, присущие трудовым договорам, то необходимо переоформить их на таковые. В противном случае на работодателя и кадровика будут наложены штрафы.
Это типичные ошибки, совершаемые кадровиками во время своей работы. Своевременно устраняйте их, для того чтобы у работодателя и у вас не было проблем.
Любую компанию рано или поздно посетит инспектор ГИТ. Даже если сотрудники не имеют привычки жаловаться на работодателя, плановые проверки никто не отменял. Узнать, придет ли к вам инспектор в этом году, можно на сайте Роструда или трудовой инспекции вашего региона.
Если вы попали в список плановых проверок ГИТ, начинайте готовиться к визиту трудового инспектора. Выясните, на каких кадровых участках есть проблемы. Чаще всего инспекторы находят недочеты в трудовых договорах и локальных актах. Причем за каждый состав нарушения они выписывают отдельный штраф.
Кроме того, каждое нарушение все равно придется устранять в месячный срок. Поэтому чем больше нарушений вы исправите до начала проверки, тем меньше штрафов вы заплатите по ее итогам. Поставьте себе цель пройти проверку без штрафов и предписания. Она вполне осуществима.
Проверьте локальные акты на наличие необходимых сведений
При плановой проверке инспектор запросит у вас копии всех локальных актов. Есть такие акты, которые обязательны для любой компании. Если вы не представите их инспектору, он вас оштрафует. Это: положения об оплате труда, о персональных данных работников, инструкции по охране труда и правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР). Проверьте, есть ли у вас такие документы и в каком они состоянии.
Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты с учетом особенностей своей деятельности. Например, если компания применяет вахтовый метод, она разрабатывает локальный акт, который регламентирует порядок применения этого метода (ч. 4 ст. 297 ТК РФ). Или положение о командировках — если направляет в них работников (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Отсутствие специальных локальных актов обернется для таких компаний штрафом.
Разберем типичные ошибки, характерные для всех локальных актов.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ:
вам нужно предоставить инспектору только те документы, которые относятся к предмету проверки (ст. ст. 11, 12 и 15 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ; далее — Закон № 294-ФЗ). Предмет проверки ГИТ — соблюдение работодателем трудового законодательства (ст. 360 ТК РФ). Поэтому не передавайте инспектору документы по страховым взносам или налогам.
Ошибка № 1: локальные акты не согласованы с профсоюзом. Сначала инспектор проверит, учитывали ли вы мнение профсоюза, когда принимали локальные акты (ч. 1 ст. 372 ТК РФ). Обратите внимание, что если профсоюз объединяет менее половины работников компании, его мнение учитывать не нужно (ст. 37 ТК РФ). Кроме того, учитывать мнение профсоюза по конкретному локальному акту вы обязаны, если закон это оговаривает. Например, правила внутреннего трудового распорядка принимают с учетом мнения профсоюза (ст. 190 ТК РФ). А вот положение о командировках согласовывать с профсоюзом вы не обязаны. Если только вы не оговорили это в коллективном договоре. Насчет обязательных документов: проведите процедуру принятия локального акта заново, если профсоюз не принимал в этом участия.
Ошибка № 2: работники не ознакомлены с локальными актами. Затем инспектор выяснит, ознакомили ли вы работников до подписания трудовых договоров с теми локальными актами, которые связаны с их трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). А если после трудоустройства работников вы вносили в локальные акты изменения или издавали новые, то и с ними (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
На практике компании знакомят работников с локальными актами тремя способами. Способ первый — компания ведет журнал, в котором работники расписываются об ознакомлении с локальными актами. Способ второй — к каждому локальному акту компании подшивают ознакомительный лист. В нем работники расписываются о том, что ознакомились с конкретным локальным актом. Этот способ удобен тем, что позволяет оперативно проверить, кто из работников ознакомлен с локальными актами, а кто нет.
Третий способ заключается в том, что работник в конце трудового договора расписывается об ознакомлении под списком локальных актов. Минус этого способа в том, что инспектор вправе будет затребовать у вас копии всех трудовых договоров. Иначе вы не сможете подтвердить, что ознакомили работников с локальными актами.
Если вы не ознакомили всех или часть работников с локальными актами, исправьте это. Подготовьте к каждому локальному акту ознакомительный лист либо оформите ознакомительный журнал и попросите работников в них расписаться.
Теперь поговорим об ошибках в ПВТР и положении об оплате труда. В этих локальных актах инспекторы находят множество недочетов.
Ошибка № 3: в ПВТР не прописана ответственность работодателя. Трудовой кодекс РФ оговаривает базовые положения, которые работодатели обязаны регламентировать в ПВТР (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Это: порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания.
Обычно компании не прописывают в ПВТР положения о своей ответственности (дисциплинарной, моральной и материальной). Это нарушение инспекторы выявляют в 9 из 10 плановых проверок.
Чтобы исправить нарушение, продублируйте в ПВТР положения глав 37 и 38 ТК РФ о материальной ответственности и ст. 237 ТК РФ о возмещении работнику морального вреда. Также пропишите порядок привлечения к дисциплинарной ответственности руководителя компании, руководителей структурных подразделений и их заместителей (ст. 195 ТК РФ).
Ошибка № 4: в ПВТР не закреплен второй выходной день. Другая ошибка — работодатели не закрепляют в ПВТР второй выходной день при 5-дневной рабочей неделе (помимо общего выходного дня — воскресенья). Это нарушение ч. 2 ст. 111 ТК РФ. Второй выходной день вы вправе установить по своему усмотрению. В 99% компаний это суббота.
Теперь рассмотрим нерабочие праздничные дни. Многие работодатели годами используют одни и те же ПВТР, внося лишь небольшие дополнения и изменения. Но обычно они не учитывают последние изменения о нерабочих праздничных днях в ст. 112 ТК РФ. Последние изменения были в апреле 2012 года. В итоге новые праздники отсутствуют в ПВТР.
Сравните ваши ПВТР с положениями ст. 112 ТК РФ. Если есть разночтения, скорректируйте документ. Кроме того, советуем включите в ПВТР формулировку: «В случае внесения изменений в статью 112 Трудового кодекса РФ в части определения нерабочих праздничных дней применяются положения указанной статьи с внесенными изменениями».
Ошибка № 5: в ПВТР не указаны дни выплаты зарплаты. Закон требует, чтобы работодатели указывали дни выплаты заработной платы в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективных договорах, трудовых договорах (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Поскольку документы перечислены через запятую, следует вывод, что дни выплаты нужно закреплять во всех этих документах. Роструд поддерживает этот вывод.
Цитируем документ
«Часть 6 статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации <…> носит императивный характер и обязывает работодателя устанавливать дни выплаты заработной платы как в правилах внутреннего трудового распорядка и коллективном договоре (при его наличии), так и в трудовых договорах работников» (письмо Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1).
Если вы закрепили дни выплаты зарплаты либо только в ПВТР, либо только в трудовых договорах, исправьте это.
Не забудьте проверить, соответствуют ли дни выплаты заработной платы ч. 6 ст. 136 ТК РФ. Данная норма говорит, что между выплатами частей зарплаты должно пройти не меньше полумесяца. Если вы установите иной период, инспектор оштрафует вас и обяжет скорректировать период.
Также работодатели часто вместо конкретных дней указывают периоды, в которые производится перечисление. Например, что зарплата выплачивается не позднее 20 числа текущего месяца и 5 числа месяца, следующего за отчетным. Это ошибка. Часть 6 ст. 136 ТК РФ требует указывать конкретные дни выплаты зарплаты. Пример безопасной формулировки: «20 числа текущего месяца работникам выплачивается первая часть заработной платы. 5 числа следующего месяца выплачивается окончательный расчет по заработной плате».
КОММЕНТАРИЙ
Трудовые инспекторы считают, что дни выплаты заработной платы надо указывать не только в ПВТР, но и в трудовых, а также коллективных договорах. Они объясняют это тем, что ч. 6 ст. 136 ТК РФ перечисляет названные документы через запятую.
Инспекторы штрафуют тех работодателей, которые закрепляют дни выплаты заработной платы только в одном из документов. Например, только в трудовых договорах или только в ПВТР.
К счастью суды придерживаются иной точки зрения. Они считают, что указывать дни выплаты заработной платы во всех документах не нужно. Работодатель вправе выбрать документ, в котором закрепить дни выплаты заработной платы. Этого достаточно чтобы выполнить требование ч. 6 ст. 136 ТК РФ. Такие выводы озвучены в апелляционных определениях Московского городского суда от 20.06.2012 № 11-10960/2012, ВС Республики Татарстан от 24.09.2012 по делу № 33-9875/2012.
Поэтому если вы указали дни выплаты заработной платы только в одном из документов, обратите внимание инспектора на судебную практику по этому вопросу. Если инспектор все же оштрафует вас, идите в суд. Победа у вас в кармане!
Ошибка № 6: в компании не разработан порядок индексации зарплат. Все работодатели должны индексировать заработные платы работников (ст. 134 ТК РФ). Порядок индексации для бюджетных компаний устанавливает закон. Коммерческие компании сами разрабатывают порядок индексации заработных плат. Его закрепляют в коллективном договоре, соглашении или локальном акте. На практике компании прописывают порядок индексации зарплат в положении об оплате труда. Если в вашей компании порядок индексации не регламентирован, исправьте это. Основным показателем индексации советуем выбрать индекс потребительских цен на товары и услуги по данным Росстата. А вторичным — показатель инфляции в процентах и коэффициенты индексации прожиточного минимума. Периодичность индексации советуем установить раз в год.
Дополните трудовые договоры недостающими условиями
После локальных актов инспектор изучит трудовые договоры с работниками. При плановых проверках инспекторы не всегда запрашивают копии трудовых договоров на всех работников. Обычно это происходит, когда в компании трудятся несколько тысяч сотрудников. В таком случае инспекторы запрашивают трудовые договоры выборочно. Например, договоры на 100 работников. А если в вашей компании трудятся несовершеннолетние, инвалиды, иностранцы или иные категории работников, то договоры и на них. Также инспекторы запросят копии трудовых договоров с руководителем компании, его заместителями, главным бухгалтером, начальником отдела кадров и начальником отдела по охране труда.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:
распределите копии документов по группам. Например, трудовые договоры с трудовыми договорами, локальные акты с локальными актами. Затем прошейте и заверьте каждую группу документов. Во-первых, вам не придется заверять каждый документ по отдельности. Во-вторых, вам и инспектору будет проще разобраться в документах.
Проверьте, закрепили ли вы в трудовых договорах необходимые сведения и условия. А именно: место работы, ИНН работодателя, условия оплаты труда и проч. Полный перечень вы найдете в ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Если не хватает сведений, впишите их в трудовые договоры. Недостающие условия укажите в допсоглашениях к ним. Кроме того, проверьте, соответствуют ли положения трудовых договоров закону. Например, беременным нельзя устанавливать испытание при трудоустройстве (ч. 4 ст. 70 ТК РФ). Чтобы признать условие об испытании недействительным, заключите с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору.
Разберем типичные ошибки в трудовых договорах.
Ошибка № 7: неверно указано место работы. Работодатели часто не закрепляют в трудовых договорах место работы сотрудников. Происходит это из-за того, что закон не раскрывает понятия «место работы». На практике под ним понимают конкретную компанию, расположенную в определенном населенном пункте (Обзор Верховного суда РФ от 26.02.2014). Поэтому в качестве места работы в договоре достаточно указать наименование компании.
Некоторые инспекторы требуют указывать в договорах помимо наименования компании и ее местонахождение. Чтобы избежать придирок контролеров, зафиксируйте в договоре название вашей компании и населенный пункт, где она зарегистрирована. Например: «Место работы сотрудника — ООО «Рога и Копыта», город Старгород». Также обратите внимание на трудовые договоры работников обособленных подразделений. Трудовой кодекс РФ требует указывать в качестве места их работы наименование подразделения и его местонахождение (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Например: «Работник принимается в филиал “Дальний” ООО «Рога и Копыта», город Васюки».
Неправильно взамен места работы закреплять в трудовых договорах информацию о рабочем месте сотрудника. Рабочее место — это место, где непосредственно трудится работник (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). Вы не обязаны указывать информацию о нем в трудовом договоре.
Ошибка № 8: не указан размер оклада. Бывает, что работодатели не указывают в трудовых договорах размеры окладов работников. Вместо этого они делают в договоре ссылку на штатное расписание или положение об оплате труда. Такая схема незаконна. Трудовой кодекс РФ требует, чтобы в трудовых договорах присутствовали размеры окладов работников (ч. 2 ст. 57). Например, так: «Работнику установлен оклад в размере 20 000 рублей».
По общему правилу в трудовых договорах не нужно закреплять размеры надбавок, доплат и премий. Поэтому в договорах достаточно обозначить, какие надбавки, доплаты и премии полагаются работникам. Затем сделать ссылку на локальный акт или коллективный договор, который устанавливает размеры и условия их выплаты (письмо Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1).
Обратите внимание, что есть две доплаты, которые указывают в трудовом договоре. Это районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (рекомендации Минтруда от 23.07.1998 № 29).
Ошибка № 9: не указаны условия труда на рабочем месте. С января 2014 года работодатели должны включать в трудовые договоры условия труда работников на их рабочих местах (новое условие ввела ст. 12 Федерального закона от 28.12.2013 № 421-ФЗ). Условия труда бывают оптимальными, допустимыми, вредными и опасными. Вредные условия делятся на четыре степени (ст. 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Эксперты определяют условия труда в ходе специальной оценки рабочих мест (до января 2014 года они определяли их в рамках аттестации рабочих мест).
Проверьте, внесли ли вы в трудовые договоры условия труда на рабочем месте. Если нет, сделайте это. Условия труда вы найдете в картах специальной оценки рабочих мест или в картах их аттестации (в зависимости от того, какая процедура проводилась).
Если ваша компания не проходила аттестацию и еще не завершила специальную оценку, внесите в договоры фразу: «Условия труда определяются по результатам специальной оценки условий труда, которая проводится в установленные законодательством сроки». Внести в трудовые договоры условия труда на рабочих местах вы сможете после того, как эксперты завершат специальную оценку.
Ошибка № 10: в договор не включено условие о социальном страховании работника. Инспектор оштрафует компанию, если не найдет в трудовых договорах условие об обязательном социальном страховании работников. При этом факт уплаты за работников страховых взносов не повлияет на его решение (апелляционное определение Волгоградского областного суда от 02.04.2014 по делу № 33-3367/2014). Чтобы избежать штрафа, впишите в договор фразу: «Работник подлежит обязательному социальному страхованию в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами».
Ошибка № 11: отпуск в договоре разделен на части. Закон позволяет разделять ежегодный оплачиваемый отпуск на части (ст. 125 ТК РФ). Одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней. Продолжительность других частей закон не устанавливает. Но на практике некоторые работодатели закрепляют в трудовых договорах минимальную продолжительность остальных частей отпуска. Например, 7 дней. Такое условие ухудшает положение работника. Поэтому признайте его недействительным в дополнительном соглашении к договору.
Обратите внимание на другую ошибку. Некоторым категориям работников полагается основной удлиненный оплачиваемый отпуск. Например, несовершеннолетние работники отдыхают 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Будет неверно, если вы установите такому работнику только 28 дней отпуска. При этом не сыграет роли, что фактически вы предоставили ему 31 день. Оштрафуют вас за неверную формулировку в трудовом договоре.
Ошибка № 12: работник не расписался в трудовом договоре. Работодатель и работник составляют трудовой договор в двух экземплярах и подписывают их (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). При этом работник расписывается на экземпляре договора работодателя дважды. Первой подписью он соглашается с условиями договора. Второй — подтверждает, что получил на руки свой экземпляр договора.
Часто в трудовом договоре работодателя отсутствует подпись работника о том, что он получил свой экземпляр. Обычно это происходит потому, что в договоре нет графы для подписи работника. Чтобы исправить нарушение, попросите работника написать в конце договора следующую фразу: «Экземпляр трудового договора от _______ № _______ на руки получил». Затем попросите его расписаться рядом с ней.
Кроме того, включите в шаблон трудового договора графу, где работники смогут расписаться, что получили свой экземпляр договора. Маловероятно, что в этом случае кто-то из них забудет поставить подпись при трудоустройстве.
Ошибка № 13: вместо трудового договора с работником заключен гражданский договор. Кроме трудовых договоров инспектор запросит у вас договоры гражданско-правового характера с работниками. Инспектор выяснит, подменяют ли такие договоры трудовые. Если все в порядке, санкций не последует. В обратном случае инспектор оштрафует компанию и обяжет заключить с работниками трудовые договоры.
Проверьте, нет ли в гражданских договорах с работниками условий, присущих трудовым договорам. Например, что работник ежедневно выполняет трудовую функцию, что ему выплачивают заработную плату, что он подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка или что ему полагается оплачиваемый отпуск. Если в гражданских договорах есть условия, характерные для трудовых, у вас два варианта действий. Первый — переоформите гражданские договоры без этих условий. Второй — заключите с работниками трудовые договоры.
Устраните ошибки в кадровых документах
Вы вправе опломбировать книгу учета движения трудовых книжек свинцовой, пластиковой, голографической или любой другой пломбой
Затем инспектор попросит у вас копии кадровых документов. Надо будет представить штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков, книгу учета движения трудовых книжек, приказы о приеме на работу, личные карточки работников и проч.
Основная проблема с кадровыми документами заключается в том, что работодатели заполняют в них не все графы. Также в них часто забывают расписаться ответственные лица. Например, в табеле учета рабочего времени нет подписи директора об утверждении документа. Или в приказах о приеме на работу нет подписей работников об ознакомлении. Проверьте ваши кадровые документы. Если не хватает данных, впишите. При отсутствии подписей попросите работников расписаться.
Поговорим об ошибках, которые инспекторы находят в кадровых документах.
Ошибка № 14: книга учета трудовых книжек не опломбирована. Проблема с книгами учета движения трудовых книжек, как правило, одна — работодатели не пломбируют их или не скрепляют сургучной печатью. Требование о пломбе или сургучной печати устанавливает п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225; далее — Правила № 225). Этот недочет инспекторы выявляют в 8 проверках из 10.
Требований к форме и материалу пломб нет. Вы вправе опломбировать книгу учета движения трудовых книжек свинцовой, пластиковой, голографической или любой другой пломбой. Пломбы и пломбираторы закажите в интернете или купите в канцелярском магазине. Обратите внимание, что для пластиковых или голографических пломб пломбиратор не нужен. Сургучные печати не используйте. Во-первых, их трудно найти в продаже. Во-вторых, они крошатся, что делает их ненадежными.
Кроме книги, инспектор запросит приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (абз. 2 п. 45 Правил № 225). Обычно такие функции возлагают на кадровика. Но даже если директор сам ведет и заполняет книжки, без приказа не обойтись. Если такого приказа нет, издайте его.
Ошибка № 15: отработанное работниками время не табелируется. Проверьте, правильно ли вы отразили в табелях время, которое отработали работники. Типичная ошибка — работник трудится в режиме «2 дня через 2 дня» по 10 рабочих часов в день. А из табеля следует, что он трудится с понедельника по пятницу по 8 рабочих часов в день.
Другая ошибка — работник трудился в выходной или сверхурочно, но информации об этом в табеле нет. Также часто в табелях не отражают время прогулов и опозданий работников.
Исправьте недочеты в ваших табелях. Для этого сопоставьте информацию в табелях с режимом рабочего времени работников, приказами о привлечении работников к работе в выходные или к сверхурочной работе, о дисциплинарных взысканиях за прогулы и опоздания.
Ошибка № 16: график отпусков утвержден с нарушением срока. Закон требует, чтобы работодатели утверждали график отпусков не позднее чем за 2 недели до начала календарного года, на который он составлен (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Проверьте, когда вы утвердили график отпусков. Если позже крайнего срока, то утвердите график заново.
Разберем другую ошибку. Иногда работники просят перенести отпуск на другой срок. Например, по семейным обстоятельствам или из-за болезни. Перенос отпуска оформляют приказом. Затем корректируют график отпусков. В графе 8 указывают реквизиты приказа, которым перенесен отпуск. В графе 9 — новые даты отпуска. В графе 10 — причины переноса отпуска. Сравните ваш график с приказами о переносе отпусков. Если потребуется, внесите в график изменения.
Кроме того, проверьте, уведомляли ли вы работников за 2 недели о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если нет, подготовьте уведомления и попросите работников расписаться в них.
КОММЕНТАРИЙ
«Вилки» окладов не противоречат закону, если вы можете их обосновать.
Трудовые инспекторы считают незаконными «вилки» окладов в штатном расписании. Вы сможете переубедить инспектора, если обоснуете разницу в окладах работников. Например, у одного работника выше квалификация. У другого больше объем должностных обязанностей.
Квалификацию вы подтвердите документами об образовании работника. Объем обязанностей — трудовым договором и должностной инструкцией. Убедить инспектора будет проще, если у вас есть локальный акт, который подробно регламентирует дифференциацию окладов работников.
Также обратите внимание инспектора на судебную практику о «вилках» окладов. Суды лояльно относятся к таким «вилкам», если работодатель обосновал их (кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 08.08.2011 по делу № 33-2789/11, апелляционные определения Мурманского областного суда от 25.09.2013 № 33-3322, Московского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33-8152/2014 и от 07.05.2014 № 33-9873/2014).
Даже если инспектор вас оштрафует у вас есть все шансы оспорить это в суде.
Ошибка № 17: в штатном расписании предусмотрены «вилки» окладов. Инспекторы всегда обращают внимание на «вилки» окладов в штатном расписании. «Вилка» — это когда вместо точного размера оклада по должности работодатель отражает минимальную и максимальную суммы (например, «15 000 – 25 000 рублей»). Затем работодатель решает, кому платить больше, а кому меньше. Инспекторы считают, что если работники трудятся на одинаковых должностях, то и платить им нужно одинаково. Поэтому если в вашем штатном расписании предусмотрены «вилки», исключите их.
Ошибка № 18: форма расчетного листка не утверждена. Во время проверки инспектор спросит, выдаете ли вы работникам расчетные листки (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Закон не требует выдавать листки под роспись. Поэтому подготовьте письменные пояснения, что листки вы выдаете работникам на руки. Инспекторы принимают такие ответы.
Также инспектор попросит приказ об утверждении формы расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Если такого приказа нет, издайте его тем числом, когда начали использовать последнюю форму расчетного листка. Иначе вам грозит штраф за использование неутвержденной формы (постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3). Если у вас действует профсоюз, учтите его мнение при разработке формы листка (ч. 2 ст. 136, ст. 372 ТК РФ).
Ошибка № 19: в приказах нет нужной информации. Приказы нужны, чтобы принять работников на работу, уволить их, объявить им взыскания, поощрения или перевести на другую работу.
Ошибки в приказах заключаются, в основном, в том, что в них либо нет подписей работников, либо недостает сведений. Например, информация в приказе о приеме на работу должна соответствовать трудовому договору работника (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Часто работодатели забывают указать в приказах испытательный срок и реквизиты трудового договора.
В приказах об увольнении обычно нет реквизитов документа-основания увольнения (заявления, соглашения сторон и проч.). Так же отсутствуют реквизиты мотивированного мнения профсоюза об увольнении работника – члена профсоюза. Другая ошибка — на приказе об увольнении не делают запись о том, почему с ним не ознакомили работника (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).
Проверьте, нет ли в ваших кадровых приказах ошибок. Если не хватает информации, впишите ее. А если нет подписей работников, попросите их расписаться. Если кто-то из работников уже уволился, отправьте к ним курьера или кадровика с приказом.
Ошибка № 20: в личных карточках нет подписей работников. Обычно кадровики вносят в личные карточки работников всю необходимую информацию. Но не всегда они знакомят работников под роспись там, где это нужно сделать. Наиболее проблемный момент — в разд. III карточек нет подписей работников о том, что они ознакомлены с записями в трудовых книжках о приеме на работу и переводах. А в разд. XI нет подписи об ознакомлении с записью об увольнении.
Если в личных карточках ваших работников нет подписей, попросите работников расписаться. К уволенным работникам направьте курьера или кадровика.
Обратите внимание на другую типичную ошибку. На практике кадровики иногда не вносят в разд. VIII карточек сведения о предоставленных работникам отпусках (основного, дополнительного, неоплачиваемого). Если в ваших карточках разд. VIII не заполнен, внесите данные. Вам помогут графики отпусков и приказы о предоставлении отпусков.
СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ:
20 044 — столько плановых проверок трудовые инспекторы проведут в 2016 году (это на треть меньше, чем в прошлом году).
СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ ПЛАНОВЫХ ВЫЕЗДНЫХ ПРОВЕРОК
15 часов в год — для микропредприятий
50 часов в год — для малых предпринимателей
20 рабочих дней — для остальных компаний.
Сроки проверок устанавливает ст. 13 Закона № 294-ФЗ.
10 РАБОЧИХ ДНЕЙ — столько времени будет у вас, чтобы ответить на запрос инспектора по плановой документарной проверке (ч. 5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).
ИМЕЙТЕ В ВИДУ:
инспектор оштрафует вас за каждое нарушение, выявленное в рамках одной проверки (ч. 1 ст. 4.4 КоАП РФ). Например, первый штраф — за недочеты в ПВТР, второй — за недочеты в трудовых договорах, третий — за нарушение сроков выплаты заработной платы и т. д. Верховный суд РФ подтверждает правомерность наложения нескольких штрафов (постановления от 15.08.2014 № 60-АД14-11, № 60-АД14-12, № 60-АД14-13).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:
инспекторы часто штрафуют работодателей за отсутствие инструкций по охране труда для пользователей персональных компьютеров. Дело в том, что инструкции по охране труда нужны по всем видам работ и существующим в компании профессиям и должностям (п. 5.1 Методических рекомендаций, утв. постановлением Минтруда РФ от 17.12.2002 № 80). Если у вас такой инструкции нет, разработайте ее.
Мы достаточно часто встречаем случаи, когда бухгалтер негласно выполняет помимо своих должностных обязанностей еще и функции HR-менеджера. До поиска персонала, конечно, дело доходит не всегда, но ведение трудовых книжек, оформление договоров и прочую работу другого сотрудника приходится выполнять. Насколько это правомочно в принципе рассуждать не станем – это тема другой беседы. Однако, бухгалтера в большинстве своем не учились на кадровиков и им приходится непосредственно на своем рабочем месте осваивать азы профессии
По нашим сведениям, около одной трети работников бухгалтерии по стране остро нуждаются в кадровых консультациях. Сегодня мы пишем, в первую очередь, для вас, для тех, на кого возложили «святые» обязанности рассчитывать отпускные, читать профстандарты, оформлять больные, принимать на работу и увольнять с нее
Пойдем по следам трудовой инспекции и расскажем, как не упасть в грязь лицом и пройти проверку государственной инспекции по труду (ГИТ) с достоинством
Сразу обозначим, на что инспекторы подчеркнуто обращают внимание. В данном случае речь идет о трудовых договорах и внутренних локальных актах. Именно они в большинстве своем приносят «доход» в государственную казну в виде всевозможных штрафов. Далее по списку более подробно о каждой ошибке, но сначала…
Важно!
Проверьте все локальные акты вашей компании
Под локальными актами подразумеваются, к примеру, положения об оплате труда, о персональных данных работников, инструкции по охране труда и правила внутреннего трудового распорядка. Нередко руководство компании составляет эти документы полностью в соответствии с ТК РФ, но на практике их не применяет
Причиной для этого может стать элементарная экономия денежный средств (в договоре прописан минимальный должностной оклад, а по факту большая часть заработанных денег выплачивается «в конверте» или трудовой договор работника не предполагает служебных командировок, а на деле они есть и т.п.)
Мы понимаем, что бухгалтер не всегда может повлиять на это положение дел, однако предупредить свое начальство о возможных проблемах в связи с этим он может и должен. Если до приезда трудового инспектора сохраняется возможность исправить это положение дел – тем лучше только вам. Меньше штрафов – больше уважения
В этом случае потребуется повторная процедура согласования. Согласно ч. 1 ст. 372 ТК РФ кадровый отдел компании обязан поставить профсоюз в известность о выпускаемых локальных актах. Однако, это касается не всех документов. К примеру, правила внутреннего трудового распорядка в обязательном порядке должны быть согласованы, а положение о командировках – не обязательно, если это не прописано в коллективном договоре
Более того, вам потребуется более детально ознакомиться со ст. 372 ТК РФ, которая гласит следующим образом: «Работодатель в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников».
Из этого вполне логично следует, что если профсоюзная организация охватывает меньшее, чем половину, число сотрудников, то ее мнение учитывать не стоит. Рекомендуем дополнительно прочитать ст. 371, ст. 373 и 374 ТК РФ
Ошибка №2 Работники не ознакомлены с локальными актами
Незнание закона, как говорится, не освобождается от ответственности. Эта правило применимо и к локальным актам. Инспектор ГИТ уполномочен осуществить проверку, выходящую за рамки кабинета бухгалтера-кадровика и задать штатному сотруднику вопрос из разряда «А знаете ли Вы?..»
Избежать штрафа на этом участке можно заблаговременным оповещением сотрудников обо всех тонкостях их трудовой деятельности, и будет весьма кстати, если они на деле совпадут с содержанием описываемых нами документов. Напечатайте листки оповещения и пусть работники их подпишут – так у вас на руках будет доказательство проведенной работы
Ошибка №3 Что у вас сказано в правилах внутреннего распорядка?
Если в правилах внутреннего распорядка не прописана или прописана не полностью ответственность работодателя перед работником, штрафа от инспектора будет избежать трудно. Речь идет о правилах приема и увольнения сотрудников, обязанности сторон трудового договора, продолжительности рабочего времени и тд
Другими словами, этот тот базис, на котором должны быть основаны трудовые отношения в принципе. Рекомендуем детально ознакомиться со статьей 189 ТК РФ – там очень интересно описана ответственность сторон. Между прочим, компании «не любят» писать в трудовом договоре о материальной или иной ответственности перед работником в случае нарушения ими условий трудового договора. Не выгодно все-таки…
Ошибка №4 Не прописан второй выходной день при пятидневной рабочей неделе
Общий для всех выходной день – воскресенье, можно встретить почти в каждом трудовом распорядке, а как же второй? Если он не указан, то автоматически возникают разночтения в документе, следовательно, его необходимо отредактировать
В большинстве случаев, работодатели предпочитают выбирать вторым выходным днем субботу. Если в вашем случае это также приемлемый вариант, то всячески его вам рекомендуем. Данный вопрос тесно сопряжен с праздничными днями, положение о которых было изменено в апреле 2012 года
Прошло уже 4 года, а многие наши коллеги до сих пор не сделали поправки в свои правила внутреннего распорядка, оставив устаревшую информацию. Инспектор обязательно обратит на это внимание, т.к. это регламентируется статьей 112 ТК РФ, которую рекомендуем к прочтению
Ошибка №5 Не указаны дни выплаты заработной платы
Эта информация должна содержаться в ПВТР. Перед приездом трудового инспектора по возможности внесите эти данные в документ. Желательно, чтобы указанные даты совпадали с действительными
Напоминаем, что согласно ч. 6 ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже, чем каждые полмесяца. При этом в локальном нормативном акте, трудовом договоре можно зафиксировать положения о выплате заработной платы чаще, чем два раза в месяц (Письмо Минтруда России от 28.11.2016 N 14-1/В-1180)
Ошибка №6 Не предусмотрен порядок индексации зарплат
Это достаточно распространенная ошибка многих работодателей. Согласно статье 134 Трудового Кодекса РФ, все работодатели обязаны разработать порядок индексации заработных плат. Коммерческие организации в отличие от «бюджетников» указывают его самостоятельно, но быть он должен в любом случае. Советуем переговорить с вашим руководством и исправить данную ошибку. Если же наш читать – директор организации, то дайте соответствующее распоряжение своим сотрудникам на устранение этого недочета.
Ошибка №7 Не указано конкретное место работы
Такое понятие, как «Место работы» понимается по-разному не только компаниями, но и самими инспекторами. Кому-то будет вполне достаточно название организации, а кто-то, не увидев в ПВТР точного адреса, может счесть вашу формулировку ошибочной. Гораздо лучше указать место работы вплоть до дома или корпуса – тогда будет сложно к чему-то придраться.
Ошибка №8 Не установлен фиксированный размер оклада
И не важно – работает ли ваш сотрудник менеджером по продажам, чей доход напрямую зависит от количества привлеченных в компанию клиентов, или же секретарь, который, скорее всего, получает зарплату по фиксированной ставке
Должностной оклад должен существовать как «на бумаге», так и на деле. Недобросовестный работодатель, предпочитающий выплачивать заработную плату своим подчиненным «в конверте» должен помнить, что обойти стороной этот закон нельзя. Более того, «смешные» оклады в виде 1500 рублей, например, прописать в трудовом договоре тоже не получится. Прочтите отдельно статью 195.1 ТК РФ «Понятия квалификации работника, профессионального стандарта».
Ошибка №9 Не дана оценка условиям труда
В Трудовом Кодексе РФ прописаны 4 категории условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные. К примеру, штатную работу в офисе принято считать оптимальными условиями. Заблаговременно до проверки инспектором ГИТ проконсультируйтесь с юристом в области трудового права и дайте объективную оценку условий труда каждого из ваших работников
Ошибка №10 О социальном страховании ни слова
Вам, как сотруднику кадрового отдела, бухгалтеру или руководителю организации должно быть хорошо известно, что любое юридическое лицо обязано выплачивать страховые взносы за каждого работника в установленном российским законодательством порядке. Скажем более – условия выплат социального страхования должны быть прописаны в локальных актах компании
Ошибка №11 Ежегодный оплачиваемый отпуск разделен не равномерно
Получается следующее: Согласно статье 125 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск работника равный 28 календарным дням может быть разделен на две части, одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней. Вторая же часть – не нормирована, однако, быть менее 14 дней она также не может
Некоторые работодатели прописывают вторую часть в меньшем размере, например 7 календарных дней. При сложении дней отпуска получится не 28, а 21, что является прямым ущемлением прав работников, а значит, и нарушением трудового законодательства. Трудовые инспекторы не обходят без внимания этот вопрос
Ошибка №12 Работник не поставил подпись в трудовом договоре
Здесь речь идет об экземпляре работодателя. Обратите внимание, что принятый на работу сотрудник ставит свою подпись в трудовом договоре дважды. Первый раз – когда соглашается с условиями. Второй – когда подтверждает факт получения своего экземпляра трудового договора. Эта графа не таит в себе каких-то скрытых смыслов и все же ее попусту забывают указать в договор
Ошибка №13 Вместо трудового договора заключен договор ГПХ
Если инспектор выяснит, что с работником заключен договор ГПХ, в котором прописаны элементы трудового договора (должностной оклад, оплачиваемый отпуск и т.д.), то за обнаружением этого нарушения последует штраф и обязательство переоформить договоры с сотрудниками. Подобная практика может встретиться в «молодых» компаниях, где руководство только начинает знакомиться с особенностями предпринимательской деятельности и трудовых отношений
Ошибка №14 Книга учета трудовых книжек не опломбирована
Важный момент: в ходе проверки инспектор может случайно не обнаружить этого недочета, однако, по общепринятой статистике 8 из 10 проверок выявляют эту проблему. Для того, чтобы ее устранить, вам потребуется найти пломбы и пломбиратор. Материал пломб здесь не принципиален, вы вправе выбрать любой из подходящих вам вариантов (свинец, сургуч, голографические пломбы и т.п.)
Ошибка №15 Некорректные записи в табеле отработанного времени
Основа основ кадрового делопроизводства. Здесь встречается популярная ошибка: работник трудится по графику «2 через 2» по 12 часов. Складываем отработанные часы за неделю и получаем 48 часов, а из документа выходит, что он работает 5 дней в неделю подряд по 8 часов, т.к. получается 40.
Подводим итоги и приходим к трем важным выводам:
-
Львиная доля всех кадровых ошибок кроется в правилах внутреннего трудового распорядка и том, насколько правильно они прописаны;
-
Трудовые договоры должны быть оформлены строго в соответствии с трудовым законодательством;
-
Реальные условия труда ваших сотрудников должны в полной мере соответствовать локальным актам компании.
Желаем нашим коллегам заблаговременно готовиться к трудовым проверкам и проходить их на высоком уровне!
Никто не совершенен, и кадровики в своей повседневной работе допускают разного рода ошибки при оформлении документов. Несмотря на то что алгоритмы внесения исправлений в кадровые документы (приказы, распоряжения, трудовые книжки, договоры и т. д.) имеются, на сегодняшний день эта тема остается актуальной, тем более что неверно оформленные кадровые документы могут быть признаны недействительными. Кроме того, работодателю не избежать судебных издержек в случае, если работник предъявит претензии и обратится в суд в связи с такими документами.
ЕСЛИ ОШИБКА ОБНАРУЖЕНА В ПРИКАЗЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Конечно же, ошибки в приказах следует исправлять на стадии проектов. Но если это не было сделано своевременно, то можно издать новый приказ об отмене ошибочного и приказ с исправленным содержанием.
Как известно, приказы относятся к организационно-распорядительным документам. Порядок внесения изменений в такого рода документы подробно описывается в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (далее — Инструкция № 44)[1], на которую мы можем ориентироваться.
Если приказ полностью или частично отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка к тексту. Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу», «Отменить» или какой-либо аналогичной формулировкой. Соответственно, заголовок такого приказа будет начинаться со слов «О признании утратившим силу» или «Об отмене» и т. п.
При оформлении изменений без отмены документа желательно (но не обязательно) указать основания или причины изменений, а вот ссылки на дату, номер, заголовок изменяемого приказа необходимы (пример 1 ).
Часто в текст приказа при внесении изменений включают пункт «Приказ довести до сведения…». Есть ли необходимость в таком пункте? Для ответа на этот вопрос обратимся к Приказу № 44.
В случае, если был отменен ошибочный и издан новый приказ о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу либо об увольнении работника (пример 2), в трудовую книжку и личную карточку работника следует внести новые реквизиты.
Важно помнить, что от правильного оформления приказов иногда зависит чья-то судьба. Из-за неверных формулировок, например, в приказе о дисциплинарном взыскании не конкретизировано, какое именно нарушение совершено, не указана дата проступка, суд может отменить приказ[2].
[1] Утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (далее — Приказ № 44).
[2] Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 10.09.2015 по делу № 33-9290.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 12, 2019.