Когда сотрудники ошибаются — это неприятно, а если речь идет об ошибках по вине бухгалтера — еще и дорого. В случае со штатным или приходящим специалистом платить штрафы и пени придется вам, потому что привлечь его к ответственности и заставить компенсировать расходы в полном объеме можно только через суд. Мы знаем сотни историй о безалаберных или недостаточно компетентных бухгалтерах, которые стоили своим работодателям слишком дорого — их рассказывают предприниматели, решившие отдать бухучет на аутсорс. Один интересный кейс описали детально, а типичные ошибки бухгалтерского учета собрали здесь. Прочтите этот обзор, чтобы понимать, что может пойти не так.
Самые распространенные ошибки по вине бухгалтера
Неправильные реквизиты
Бухгалтер может в спешке не проверить, например, код бюджетной классификации, по которому определяется назначение платежа. Одного предпринимателя приходящий специалист таким образом лишил 250 тысяч рублей. Ошибся в платежке, средства зависли в Казначействе и не поступили в налоговую. Когда это стало понятно, уже истек срок, в течение которого можно было бы уточнить реквизиты и исправить ситуацию. Деньги пропали, а задолженность перед налоговой осталась.
Ошибки в первичных документах
Они бывают разными — от банальных опечаток до отсутствия обязательных реквизитов, перечисленных в
статье 9 федерального закона «О бухучете». Если документ оформлен неправильно, проводки на его основании осуществлять нельзя.
Ошибки в расчетах по вине бухгалтера
Иногда бухгалтеру, чтобы осуществить проводки, нужно сначала произвести расчеты, в которых легко ошибиться. Чаще всего это происходит при расчете себестоимости товаров и зарплат сотрудников. Неточности могут привести к доначислению налогов, штрафам, необходимости платить пени.
Неверные проводки
К типичным ошибкам бухгалтерского учета можно также отнести неправильные проводки. Бывает, что в документе и расчетах всё точно, а в итоге сумма записана не туда, куда нужно. Чаще всего сложности возникают при распределении расходов на производство.
Отсутствие первичных документов
Каждая хозяйственная операция должна подтверждаться определенными первичными документами — так называемыми «закрывашками» (актом выполненных работ, кассовым чеком, УПД и т. д.). Если их не окажется, запись в бухгалтерской программе будет недействительной, а ФНС, например, не примет расход к вычету, что приведет к увеличению суммы налога.
Ошибки в отчетах, нарушение сроков подачи деклараций
Если бухгалтер использует устаревшую форму, допустит ошибку при переносе данных или подаст декларацию не вовремя, налоговая оштрафует вас и обяжет оплатить пени за каждый день просрочки.
Ошибки по вине бухгалтера и их последствия для бизнеса
Невнимательность или недостаток знаний у бухгалтера может привести к тому, что вы будете платить больше налогов, чем должны. Или меньше, что повлечет за собой штрафы, пени, в отдельных случаях — блокировку счета. Обязать виновника компенсировать расходы сложно.
Если речь о штатном сотруднике, он в соответствии со
ст. 238 ТК РФ обязан возместить причиненный
прямой действительный ущерб. Если, например, бухгалтер ошибся при расчете зарплат и вы переплатили работникам, имеете право на компенсацию. Но только в пределах среднемесячного заработка сотрудника (
ст. 241 ТК РФ), если с ним не подписан договор о полной материальной ответственности. При этом за налоговые нарушения, например, несвоевременную сдачу отчета, ответственность несет налогоплательщик: ИП или юрлицо. Бухгалтер в этом случае компенсировать расходы
не обязан, даже если виноват.
Привлечь к ответственности приходящего бухгалтера можно только через суд при условии, что есть договор.
Работая с надежной аутсорсинговой компанией, будете застрахованы от ошибок — мы, например, отвечаем перед каждым клиентом за действия своих сотрудников на сумму до миллиона рублей. Любые расходы, связанные с возможными ошибками по вине бухгалтера, будут компенсированы в рамках лимита.
Мы перечислили типичные ошибки бухгалтерского учета, которые встречаются чаще всего. Если хотите разобраться в теме, рекомендуем прочесть также статьи о признаках назревающих проблем в бухгалтерии и том, как исправляются обнаруженные в ходе аудита ошибки.
Если верить известной поговорке, сапер имеет право только на одну ошибку. Бухгалтер в своей работе тоже часто идет по своеобразному минному полю. Но в отличие от действий сапера, ошибки в учете не столь фатальны и в некоторых случаях — исправимы. Но, конечно, это не означает, что к ним можно относиться легкомысленно. Рассмотрим, какие встречаются ошибки в работе бухгалтера и как их исправить.
Какие действия бухгалтера считаются ошибками бухучета
Все данные бухучета основаны на первичных документах. Поэтому нарушения при заполнении первички, естественно, приводят к искажению учетных данных:
- Технические ошибки (опечатки).
- Ошибочное заполнение из-за незнания правил. На сегодня предприятия имеют право разрабатывать большинство форм первички самостоятельно. Но в любом случае документ должен соответствовать требованиям ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете» от 06.12.11. Если в нем отсутствует один из необходимых реквизитов (например, дата или подпись ответственного лица), то на основании такого документа нельзя делать бухгалтерские записи. Кроме того, некоторые формы по-прежнему строго регламентированы. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам.
- Отсутствие необходимых документов. Для каждой хозяйственной операции нормативными актами предусмотрен необходимый набор первички, подтверждающий ее совершение. Например, для списания командировочных расходов необходимы приказ о командировке и авансовый отчет. Поэтому если любого из этих документов нет, то соответствующая бухгалтерская запись будет недействительной.
Затем данные первичных документов обрабатываются и заносятся в информационную базу. На этом этапе также возникают ошибки:
- Опечатки при переносе данных.
- Ошибки при расчетах. Данные из первички не всегда напрямую переносятся на бухгалтерские счета. Нередко перед этим необходимо провести достаточно сложные расчеты. В первую очередь ошибки здесь возникают при калькулировании себестоимости и начислении заработной платы. В обоих этих случаях специалист должен учесть множество нюансов, чтобы верно определить сумму проводки.
- Неверные проводки. Даже если документ составлен верно, а сумма определена без ошибок, она в итоге может попасть «не туда». Например, нередко возникают ошибки с распределением затрат на производство между 20, 25 и 26 счетами.
Частые ошибки главных бухгалтеров
Главный бухгалтер координирует учетную работу в целом. Также он обычно отвечает и за составление отчетности. На небольших предприятиях главбух часто ведет и какой-либо сложный участок, например, начисление зарплаты.
Ответственность главного бухгалтера с 2019 года
Поэтому ошибки главного бухгалтера могут быть как учетными, подобными рассмотренным выше, так и организационными:
- Неверное распределение обязанностей между сотрудниками. Разные участки бухучета имеют свою специфику и требуют от исполнителей различных качеств. В каких-то случаях необходимы только внимание и скрупулезность, а в других — нужна и способность решать нестандартные задачи. Поэтому, если распределять работу без учета профессионального опыта специалистов, то в дальнейшем неизбежны проблемы.
- Ошибки при формировании учетной политики. Несмотря на то, что бухучет достаточно жестко регламентирован законом, возможность для выбора вариантов его ведения все равно остается. Выбранные методики по всем разделам учета подлежат отражению в учетной политике. Недостаточно продуманный выбор, например, вариантов списания производственных затрат или начисления амортизации, может привести к серьезным финансовым потерям для организации.
- Использование устаревших отчетных форм. Бухгалтерское и налоговое законодательство часто меняется. Это, естественно, отражается и на формах отчетности. Поэтому главбух должен постоянно отслеживать все изменения и всегда использовать актуальные бланки.
- Неверное заполнение отчетности. Даже если все исходные данные собраны верно, ошибки могут возникнуть уже на этапе составления отчетов. Для каждой бухгалтерской или налоговой формы существуют подробные инструкции, которых необходимо строго придерживаться.
Последствия искажения учета
Ошибки бухгалтерии могут повлечь за собой негативные последствия как для самой компании, так и для должностных лиц:
- Административные штрафы за искажение учета. С виновных в этом случае может быть взыскано до 20 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Но если бухгалтер самостоятельно нашел ошибку до утверждения отчетности, то он освобождается от наказания.
- Налоговые санкции. Статья 120 НК РФ предусматривает за искажение учетных данных штраф в сумме от 10 до 30 тыс. руб. Если же ошибки повлекли за собой занижение облагаемой базы, то с налогоплательщика взыщут 20% суммы недоимки, но не менее 40 тыс. руб.
- Санкции за нарушения трудового законодательства. Здесь речь идет в первую очередь о недоплате вознаграждения работникам из-за ошибок в учете. Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает за это штрафы в сумме до 20 тыс. руб. для должностных лиц, до 5 тыс. руб. — для ИП и до 50 тыс. руб. — для организаций.
- Потери, связанные с неверным отображением учетной информации. Например, если ошибочно исчислена себестоимость, то компания будет продавать продукцию с убытком, либо по чрезмерно завышенной цене. Искажение расчетов с контрагентами может повлечь за собой нарушения договорных обязательств. В дальнейшем это может привести к штрафным санкциям или даже к разрыву отношений с партнерами.
Нарушения налогового и трудового законодательства в определенных случаях предусматривают и уголовное наказание. Но рассматривать этот вариант сейчас не будем, т.к. статья посвящена ошибкам, а уголовные санкции за экономические преступления применяются при доказанном умысле.
Ответственность бухгалтера за налоговые правонарушения
Исправление ошибок в учете и возможные трудности
Каковы бы ни были причины — в итоге ошибка выражается в искажении данных отчетности. Порядок ее исправления зависит от того, как быстро удалось найти отклонение (ПБУ 22/2010).
|
Период обнаружения ошибки |
Период исправления |
|---|---|
|
до конца отчетного года |
месяц обнаружения |
|
по окончании отчетного года, но до сдачи отчетности |
декабрь отчетного года |
|
после сдачи отчетности |
текущий год |
Самый безобидный случай — когда ошибка обнаружена до закрытия расчетного периода. Обычно это — месяц. В этом случае на практике часто просто ликвидируют неверный документ и заменяют правильным.
Однако и здесь не все так просто. Во-первых, необходимо проверить, чтобы все внесенные в бумажные документы изменения своевременно попали в информационную базу. Особенно это актуально для крупных компаний со сложной системой обмена данными.
Важно!
Если бухгалтер допустил ошибку в документе, связанном с «внешними» расчетами (например, в отгрузочной накладной), то ситуация усложняется. Тогда необходимо, чтобы изменения были произведены и в учете контрагента. В противном случае при проверке у налоговиков неизбежно возникнут вопросы.
В подобных ситуациях обычно уже не получается ограничиться простой заменой документов. Чтобы исправить ошибку, бухгалтерам приходится производить дополнительные операции, например, обратную реализацию части отгруженного товара.
Если же период был закрыт и отчетность сдана, то проблем у организации будет намного больше. Обычно учетные ошибки приводят и к искажению налогов. Если налог был занижен, то после сдачи исправленной декларации предприятию придется доплатить разницу, а также пени.
Уточненная декларация по НДС
Возможна и ситуация, когда учетные ошибки изначально привели к завышению обязательных платежей. В этом случае новая декларация с уменьшенной суммой неизбежно привлечет внимание проверяющих. Налоговики обязательно проведут «камералку», а возможно — это станет аргументом и для включения компании в план выездных проверок.
Особенно опасны ошибки, допущенные при начислении зарплаты. Здесь работодатель несет потери сразу на нескольких «уровнях»: санкции могут быть применены как по трудовому, так и по налоговому законодательству, кроме того, снижается лояльность сотрудников.
Счетные ошибки при начислении заработной платы
Причем проблемы у компании возникнут не только при занижении, но и при завышении сумм выплат персоналу. Во-первых, в последнем случае занижается база по налогу на прибыль или по УСН. Кроме того, вернуть излишне выплаченные сотрудникам суммы удается далеко не всегда. По закону работодатель имеет на это право только в случае, когда причиной переплаты являются счетная (арифметическая) ошибка (ст. 137 ТК РФ).
Как избежать ошибок в учете
Итак, ошибки бухгалтерской деятельности часто возникают из-за человеческого фактора. И не имеет значения, о ком идет речь — о начинающем специалисте или опытном главбухе — полностью застраховаться от ошибок невозможно.
Но можно существенно снизить их вероятность и смягчить возможные последствия. Учет в 1C-WiseAdvice значительно снижает риски по сравнению с традиционной бухгалтерией:
- Каждый участок ведет сотрудник, специализирующийся в этой области. Все специалисты проходят отбор и регулярно повышают свою квалификацию.
- Сложные моменты и изменения законодательства отслеживают специальные сотрудники.
- Все учетные операции проходят многоуровневую систему контроля, включающую автоматизированную проверку.
- И даже если ошибка все-таки появится — договор предусматривает ее полное покрытие за счет средств нашей компании.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
«Вам не страшно работать бухгалтером?». Такой вопрос — не редкость, особенно после того, как на законодательном уровне утвердили возможность взыскивать налоговую задолженность компании с главного бухгалтера.
Да, работа нервная и ответственная. Хороший бухгалтер должен обладать нечеловеческой внимательностью, повышенными способностями к концентрации и всегда быть в тонусе. Поговорка «не ошибается только тот, кто ничего не делает» тут не работает, потому что цена ошибки бухгалтера слишком высока.
Давайте посмотрим, какие промахи могут стать фатальными для бухгалтера, и, самое главное, как их избежать.
Главные ошибки бухгалтера
1. Неиспользование возможностей минимизации налоговой базы
Не самая критичная, но одна из самых дорогих ошибок бухгалтера. Если специалист досконально знает Налоговый Кодекс, то он может сэкономить компании немалые суммы. Например, если фирма понесла серьезные убытки из-за изменения курса рубля, то бухгалтер может поступить двумя способами: списать полученный убыток в полном объеме, как это многие привыкли делать, или воспользоваться возможностями статьи 141 по переносу убытка на последующие налоговые периоды. За первый способ никто не накажет, зато второй может повысить ценность сотрудника и его репутацию, ведь ему удалось сохранить финансовую привлекательность для инвесторов и кредиторов, не показав убыточный баланс.
2. Отсутствие привычки проверять все реквизиты
Главным правилом бухгалтера должно быть: «Проверь еще раз». Часто в спешке мы отправляем документы без доскональной перепроверки. Невнимательность — главный враг на рабочем месте. Да, все ошибаются. Но когда ошибается менеджер по продажам — конца света не случается. Когда ошибается бухгалтер — он подставляет под удар и компанию, и себя.
К примеру, бухгалтер морского торгового порта в Одесской области по невнимательности допустила подписание реестров перечисления алиментов с недостоверными сведениями на банковские счета сторонних граждан. Цена этой ошибки — 1,5 млн гривен.
3. Неотслеженные правки других пользователей
«Ой, я забыл тебе сказать, что поправил сумму, мы с клиентом в последний момент передоговорились». Особенно эти «ой» опасны, когда правки вносятся задним числом, а у вас уже все посчитано по старой информации.
Казалось бы, при чем тут тогда ошибка бухгалтера, если правки внес другой человек? Все просто: ошибка бухгалтера была в том, что у него нет ни уведомлений о правках, ни смекалки на то, чтобы эти правки запретить на программном уровне. Не хотите отвечать за чужие ошибки? Не давайте другим ошибаться.
4. Упущенная упрощенка
Распространенная ситуация: компания на УСН отказывается от полноценного учета и ведет бухгалтерию в книге доходов и расходов. Соблазн «не заморачиваться» велик, но по факту он выдает лишь недальновидность финансовой стратегии.
Да, на упрощенной системе налогообложения разрешено учитывать финансы в книге доходов и расходов, но в ней слишком легко упустить момент, когда компания превысит допустимый лимит выручки и потеряет право на УСН. Тогда как при ведении полноценного учета можно заранее увидеть, что, например, крупную сделку из четвертого квартала можно провести в первом квартале нового года и сохранить привилегии упрощенки.
5. Отсутствие первички
Мы все знаем, что операция, проведенная без первичной документации, не имеет никакой силы, но продолжаем верить менеджерами, которые «клянусь, в понедельник принесу» — а в каком месяце и даже году будет этот понедельник, не уточняется.
Ответственность в итоге будет нести не забывчивый менеджер, а персонально вы. Как и в случае правок, легко обвинить другого и сделать вид, что это не ваша вина, но не забывайте о приоритетах и интересах. Менеджер уже заключил сделку и забыл о документах, у него нет мотивации предоставить документы. Ваша задача — эту мотивацию создать. Иначе штраф от 5 до 10 тысяч будет ваш.
6. Неверные проводки, путаница с корреспонденцией счетов
Шуточки про то, как «дебет с кредитом» не сходится смешны только для тех, кто никогда не делал сложные проводки. Неверные проводки смело входят в топ самых распространенных бухгалтерских ошибок. Даже опытные специалисты допускают ляпы в сложных проводках и путаются в корреспондирующих счетах, а новичкам и подавно надо по десять раз все перепроверять и советоваться со старшими коллегами.
7. Слепое выполнение указов руководства
Чтобы сохранить УСН, компания может пойти на многое. Но одно дело — провести крупную операцию в другом квартале, и совсем другое — не провести вообще. Например, компания, которая занимается грузоперевозками, в конце года получила крупное взыскание долгов на 25,5 млн. Чтобы не потерять УСН, директор отдал распоряжение бухгалтеру не учитывать эту сумму. Устное распоряжение.
В суде ничего доказать не удалось. Налоговый долг компании в 5,7 млн будет списан с бухгалтера.
На те же грабли наступил бухгалтер крупного интернет-магазина электроники, которого арестовали за неприменение онлайн-касс. Да, это было решение руководства: и кассы не применять, и налоги не платить. Но отвечать в итоге пришлось бухгалтеру.
За что и как могут наказать бухгалтера?
Бухгалтеру вообще много и часто приходится отвечать. Для этой профессии предусмотрено пять видов ответственности:
- Дисциплинарная
- Материальная
- Административная
- Уголовная
- Гражданско-правовая (субсидиарная нанесение вреда)
Самые распространенные проблемы, за которые приходится отвечать бухгалтеру:
- Отсутствие первичной документации.
- Ошибки в расчетах пособий и отпускных.
- Неполное возмещение НДС.
- Нарушение сроков сдачи отчетности.
- Предоставление документов и отчетов по старой форме.
- Нарушение кассовой дисциплины.
- Ошибки в первичной документации: опечатки, ошибки при расчетах, неверные проводки.
Как не нажить себе проблем?
1. Ограничивать доступ к документам
Например, сервис «Контроль данных» позволяет разрешить доступ к редактированию только ответственным лицам или вовсе запретить правки для всех, кроме вас.
2. Следить за изменениями в законодательстве
Золотое правило: начинайте каждое рабочее утро не с болтовни с коллегами и не с котиков в интернете, а с чтения профессиональных новостей. Законодательство сейчас меняется с такой скоростью, что без регулярного отслеживания изменений вы наверняка заполните какую-нибудь форму по старому образцу, не сдадите новую отчетность, допустите ошибку и подведете компанию под штраф.
3. Вести журнал первичной документации
Когда сотрудники знают, что подача документации регистрируется в журнале «под подпись», они понимают, что будут нести ответственность за ее отсутствие лично. Если бухгалтеру зададут вопрос: «где первичка по этой операции?», он может смело отправить в журнал и показать, что сотрудник ее не сдал.
Увы, многим такая мера кажется чрезмерной или обременительной, особенно в небольших коллективах с теплой атмосферой, но вся эта теплота быстро остывает, когда дело доходит до судебных разбирательств. Так что лучше показаться занудой сейчас, чем потом отвечать за чужие промахи. Отражайте операции без первички в учете только при письменном согласовании с директором (или собственником) и с определением предельных сроков, устанавливайте дедлайн предоставления документов.
Если вы уверены, что у вас попросту нет времени на журнал, не торопитесь с выводами. Лучше сэкономить это время при помощи автоматизации другой операции — к примеру, сервис Fasta освободит вам немало временных ресурсов на вводе первички. Но журнал должен быть — это ваша безопасность.
4. Хранить письменные распоряжения руководства и другие важные документы
Еще один пункт к вопросу об ответственности. Сегодня вы с пеной у рта убеждаете директора, что не надо так делать, или что надо внести какие-то изменения, а он бьет кулаком по столу — я так решил. А завтра не будет никакого «я вас предупреждала», при первой же возможности руководитель в опасной ситуации скинет ответственность на бухгалтера.
Именно поэтому важно, чтобы у вас всегда была возможность доказать, что опасное решение или некорректную операцию вы исполняли по распоряжению начальства.
Например, одного бухгалтера уволили в связи с принятием необоснованного решения по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Причинами увольнения назвали ошибку в указании КБК при перечислении торгового сбора и нарушение кадрового учета. Бухгалтер подала на компанию в суд с требованием отменить решение, заменить запись в трудовой, выплатить заработную плату за период простоя и моральную компенсацию. И она выиграла дело, потому что предоставила суду письмо в ИФНС за подписью директора, в котором значилось, что КБК верен, и компания не согласна с требованием налоговой о назначении штрафа, и трудовой договор, в котором нет обязанностей ведения кадрового учета.
5. Досконально знать свои служебные обязанности по договору
Из предыдущего примера плавно вытекает следующий пункт. Если любой другой сотрудник может просто пробежать глазами договор и убедиться, что ему не придется пасти единорогов на поле цветущих папоротников, то бухгалтер обязан изучить и запомнить каждый пункт, чтобы знать, за что именно он будет нести ответственность.
Никто не запрещает делать вам сверх своих служебных обязанностей, но вы будете знать, что в случае чего вы за это не понесете наказания.
6. Не брать доступ к печати и клиент-банку с правом подписи
Часто директора с легкостью скидывают на бухгалтеров всю ответственность, в том числе право подписи, доступ к печати и клиент-банку. А сотрудники на это так же часто соглашаются, потому что «приятно, значит, доверяет». Но стоит помнить, что такие доступы — не только привилегия, но еще и дополнительная ответственность. Множество дел в суде было выиграно только потому, что доступ к печати и клиент-банку был только у генерального директора, что автоматически снимало ответственность с бухгалтера.
7. Проверять себя
Чтобы быть уверенным в собственных знаниях и понимании актуальной ситуации в законодательстве, бухгалтеру стоит периодически — хотя бы раз в год — проходить сертификацию, чтобы убедиться в собственной компетентности и получить дополнительную уверенность и для себя, и для компании.
Не стыдно обнаружить у себя пробелы в знаниях. Стыдно считать, что ты и так все знаешь, и поплатиться за свои ошибки или заставить платить за них других.
8. Не полагаться только на себя и пользоваться инструментами-помощниками
Самое частое оправдание, которое используют бухгалтеры, чтобы объяснить свои ошибки, звучит как «не хватает времени на доскональную проверку». Невнимательность, усталость, плохое настроение — все это снижает концентрацию и увеличивает вероятность ошибки.
Да, мы не роботы и можем ошибаться. Так, может, стоит взять в помощники робота? Или хотя бы умный сервис. К примеру, «Контроль данных», благодаря которому вы сможете проверять номенклатуру, настроить обязательное заполнение реквизитов, разграничить права сотрудников, проверять корректность ввода документов, назначить ограничения для папок номенклатуры и т.п.
Если вы работаете в облачной 1С, не бойтесь лишний раз обратиться в техподдержку или созвониться с консультантом 1С. Лучше потратить немного времени — а в 42Clouds техподдержка отвечает в течение минуты — и разобраться с моментом, в котором вы сомневаетесь, чем потом нести ответственность за ошибку.
Будьте бдительны, спокойны и осмотрительны. Не забывайте, что «дружба дружбой, а служба службой» — не позволяйте личным симпатиям подставлять вас подл опасность. И высыпайтесь! Недосып — худший враг внимательности. Так вы сведете вероятность ошибки к минимуму, обезопасите себя и будете спать спокойно.
Помните!
Если вы предоставили ведение бухучета организации новому сотруднику, то за ошибки бывшего бухгалтера он ответственности не несет. В случае обнаружения каких-либо правонарушений за все будет отвечать предыдущий работник, но есть четкие сроки давности привлечения к ответственности. Они установлены в статье 15.5 КоАП РФ. Срок давности за несвоевременное представление налоговых деклараций и расчетов по страховым взносам составляет 1 год.
С момента обнаружения нарушения прошло меньше года? Бухгалтер все равно получит штраф, даже если уже давно не работает в вашей компании.
Как исправить ошибку в бухгалтерии и избежать негативных последствий?
За просчеты и оплошности специалист бухгалтерской сферы может понести дисциплинарную, административную, материальную, гражданско-правовую и даже уголовную ответственность.
Ошибки в работе бухгалтера влекут за собой пересчет налогов и других обязательных платежей в соответствии с правилами бухгалтерского и налогового законодательства. Существует специальный порядок исправления ошибок, а их выявление и ликвидация — сложный и трудоемкий процесс, поэтому это проще доверить сторонней
аутсорсинговой компании. Ваши штатные бухгалтеры не будут отвлекаться от ведения текущих задач, в то время как наши специалисты проведут аудит существующих проблем и исправят их в короткие сроки.
Примеры бухгалтерских ошибок:
- Не использованы возможности минимизации налоговой базы.
За это не накажут, но непредусмотрительность сотрудника дорого обойдется директору. Например: курс рубля изменился — это принесло компании убытки вместо прибыли. Что сделает бухгалтер, который хорошо разбирается в законодательстве? Он не будет списывать ущерб в полном объеме, а распределит убытки на следующие налоговые периоды.
- Не учтены последние изменения в законодательстве, сдана отчетность по старой форме.
В законодательстве сейчас все быстро меняется. Именно поэтому так важно отслеживать все новые отчеты и их формы, сроки предоставления данных, не забывать своевременно обновлять базу отчетов. В противном случае вы можете получить штраф от федеральных органов власти.
- Ситуация с упрощенной системой налогообложения.
Если организация придерживается УСН, то можно ограничиться книгой расходов и доходов, а не вести бухгалтерский учет полноценно. Да, это удобно, но в этом кроется опасность. Бухгалтер может не заметить, что компания превысила лимит по годовому доходу в рамках упрощенки, а в таком случае организация теряет доступ к использованию этого режима.
- Не приняты во внимание правки других пользователей.
Можно настроить уведомления о том, какие правки внесены другими коллегами, либо запретить их совсем. Ведь иногда бывает так: менеджер в последний момент договорился с клиентом о другой сумме и изменил ее, а бухгалтерию предупредить об этом забыл.
- Нарушение кассовой дисциплины.
Все безналичные расчеты, а также прием, выдача, хранение наличных денежных средств должны строго учитываться. Правила, по которым следует вести кассу, установлены в российском законодательстве. Ведение кассовой дисциплины контролирует налоговая служба и, в некоторых случаях, банк. Даже незначительные недочеты чреваты штрафами.
Самые распространенные из них: неправильный расчет остатков, превышение лимита расчета, отсутствие кассовой книги или пренебрежительное ее ведение.
- Внимательно не проверены реквизиты, неверный расчет отпускных и прочих пособий.
В этом случае необходима внимательность, неторопливость и точный контроль данных во время подсчета и перед отправкой. Так вы сможете избежать путаницы и спорных ситуаций. Если в платежке были указаны неправильные реквизиты, то это нужно исправить как можно скорее — иначе денежные средства пропадут, а задолженность останется.
- Беспорядок, потеря и порча документов.
Финансовые операции необходимо подкреплять документами: собирать чеки, бланки, накладные, акты и сохранять старые платежки, даже если у вас совсем небольшая организация, а вы индивидуальный предприниматель на УСН. Когда документация в порядке, то при налоговой проверке вам будет проще подтвердить расходы и доходы компании. Переход на электронный документооборот значительно упрощает работу бухгалтера и помогает быстро найти нужную информацию за 1 минуту.
- Ошибки в проводках, первичной документации, опечатки.
Начисление зарплаты, расчет себестоимости товаров — в этих моментах чаще всего возникают неточности. Иногда даже опытным бухгалтерам не всегда легко выполнить сложную проводку и не растеряться в корреспондирующих счетах. Специалисты, которые работают не так давно, должны уточнять спорные моменты у более опытных коллег и все перепроверять много раз. «Первичка» — это то, на что в первую очередь смотрят налоговые органы при проверке, поэтому вести ее нужно корректно и грамотно.
Почему так важно исправлять ошибки в бухгалтерском учете вовремя?
КоАП РФ, статья 15.11 определяет следующие штрафы:
- Административный штраф для должностных лиц от 5 тыс. до 10 тыс. рублей за грубое нарушение финансовой отчетности и требований к бухучету.
- Если административное нарушение совершено повторно, то компанию могут дисквалифицировать сроком до 2-х лет, или выписать штраф от 10 тыс. до 20 тыс. рублей для должностных лиц.
Компания «Информаудитсервис» восстановит ваш бухгалтерский учет, исправит все ошибки главного бухгалтера и подскажет, как не совершать их в будущем. Мы найдем, когда была сделана ошибка (до или после отправки годовой отчетности), в каком именно документе (в отчетности или в первичке). Для любой компании очень важно регулярно проводить аудит бухгалтерского учета, так как это сэкономит деньги и время, а также поможет избежать разных неприятностей с контролирующими инстанциями.
Любой начинающий бухгалтер может совершить ошибки, начиная карьерный путь. Эксперты бухгалтерских курсов РУНО в ходе продолжительной практической деятельности выяснили, что многие ошибки повторяются. Поэтому они составили цикл полезных статей для начинающих бухгалтеров, чтобы разобрать наиболее распространенные ошибки, а также уберечь от потенциальных последствий.
Такие вопросы, как:
-
какие бывают ошибки в бухгалтерском учете,
-
как вести бухгалтерию с нуля,
-
что нужно знать начинающему бухгалтеру,
-
что считается искажением бухгалтерской отчетности,
-
что такое существенная ошибка в бухгалтерском учете,
станут более понятными после цикла статей. Также данные вопросы подробно рассматриваются на курсах бухучета для начинающих, например, Бухучет и налогообложение для начинающих + 1С 8.3. Практикум
А в данной статье рассмотрим самые часто встречающиеся примеры ошибок от наших практиков. За дополнительной информацией обращайтесь к продолжению статьи Начинающим бухгалтерам. Примеры ошибок и их последствия. Часть 2
Экспресс-курс для вас!!!
На простом языке и в короткие сроки
Бухучет для начинающих
Узнаете, как:
-
составлять бухгалтерские проводки
-
«читать» оборотно-сальдовую ведомость
-
вести учет денежных средств (банк, касса, онлайн-касса)
-
отражать НДС
-
принимать сотрудника на работу, вести расчет зарплаты НДФЛ
-
вести учет запасов и основных средств
-
рассчитывать финансовый результат
-
понимать значение показателей бухгалтерского баланса
Получить доступ Учебная программа
Содержание:
- Принятие документов к учету. Ошибки в реквизитах
- Автоматическое копирование платежек
- Неправильное отражение операций на счетах бухгалтерского учета
- Отрицательные остатки на счетах
Принятие документов к учету. Ошибки в реквизитах
При принятии документов к учету важно удостовериться в правильности их заполнения. Как вы думаете, что не так с этим документом?
Проверив его должным образом, можно обнаружить существенные ошибки.
- Нет реквизитов, идентифицирующих продавца, кроме названия.
- Отсутствуют реквизиты покупателя.
А ведь в п.5 ст. 169 НК РФ они упомянуты как обязательные.
Что это означает? Такие ошибки в реквизитах как раз препятствуют установлению участников сделки. Соответственно, в данном случае, не выполняется условие п. 2 ст.169 НК РФ. Поэтому при проверке налоговыми инспекторами в вычете НДС было отказано. Принятие к учету таких документов привело к доначислению НДС, штрафам и пени. И все бы еще ничего, но таких счетов-фактур было несколько, и все на существенную сумму НДС. Думаю, не стоит говорить о том, какие чувства охватили бухгалтера из-за такой невнимательности.
Профессиональный совет эксперта!
Даже если у вас мало времени, чтобы проверить все входящие документы сразу при поступлении. Например, вы поздно получили документы, отчетная кампания, и у вас полный цейтнот.
Обязательно найдите время позже и перепроверьте все документы, чтобы вовремя найти ошибку, пока это за вас не сделали контролирующие органы.
Все о налогообложении для начинающих можно найти в курсе Налоговый практикум. Уровень 1. Практика по учету НДС: от проводок до отчета. Решение задач
Автоматическое копирование платежек
Автоматическое копирование платежек тоже является распространенной ошибкой и часто встречается. Рассмотрим ситуацию.
Бухгалтер в спешке копировала платежки по уплате НДС.
За основу она брала платежки предыдущего налогового периода, в котором НДС к уплате составлял 123 000 руб. за квартал.
НДС уплачивался ежемесячно по 1/3 части.
Сумма каждой платежки составляла 41 000 руб.По истечении нового налогового периода сумма НДС к уплате по итогам отчетности за квартал составила 248 800 руб.
Но, бухгалтер скопировала и уплатила по 41 000, то есть всего 123 000 рублей. Нетрудно догадаться, что по истечении времени компания получила требование об уплате недоимки по НДС и пеней.
Неправильное отражение операций на счетах бухгалтерского учета
Неправильное отражение операций на счетах бухгалтерского учета и некорректные проводки являются следующим блоком распространенных ошибок начинающих бухгалтеров.
В практике экспертов центра РУНО были случаи, когда бухгалтеры пренебрегали рекомендациями по использованию Плана счетов в бухучете.
Вот один из примеров:
Компания занимается продажей мебели под заказ.
Сама компания ничего не производит, но в соответствии с заказом клиента, закупает необходимые материалы, которые отдает в производство другой компании, а затем уже готовую продукцию продает заказчикам.
Бухгалтер использовала для учета готовой продукции счет 41, и все затраты списывала на счет 44. Но, в Инструкции по применению Плана счетов сказано:
Счет 41 “Товары” предназначен для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, а также предметов проката.
Этот счет используют в основном снабженческие, сбытовые и торговые предприятия, а также предприятия общественного питания.
На промышленных и других производственных предприятиях счет 41 “Товары” применяют в случаях, когда какие-либо изделия, материалы, продукты приобретаются специально для продажи или когда стоимость готовых изделий, приобретаемых для комплектации, не включается в себестоимость выпускаемой продукции, а подлежит возмещению покупателями отдельно.
В конкретном случае налицо изготовленная продукция, а значит должен применяться счет 43 «Готовая продукция». Поэтому себестоимость продукции должна учитываться уже не на 44 счете, а на 20 «Основное производство».
Что грозит компании в данной ситуации?
Налоговики имеют право применить статью 120 НК РФ, в которой есть понятие грубого нарушения методологии ведения бухгалтерского учета. Итак, согласно статье 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:
-
отсутствие первичных документов, счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета,
-
систематическое (2 раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.
Наказание:
если нарушали в течение одного налогового периода, то 10 000 руб.,
если нарушения продолжались более одного налогового периода, то 30 000 руб.
Если в результате этих ошибок выяснится, что занижена налоговая база, то штраф будет 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
Согласитесь, что суммы не такие уж и маленькие!
Отрицательные остатки на счетах
Другая распространенная ошибка — это отрицательные остатки на счетах. Чаще всего приходится сталкиваться с такой картиной. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.01
Или вот такой
Почему это происходит?
Обычно такое случается на счетах учета материально-производственных запасов. И происходит это либо из-за пересортицы, как в этом примере.
Бухгалтер по ошибке списала в производство не тот материал — вместо номенклатуры «Стекло 8мм, была списана номенклатура «Стекло 8 мм просветленное — 4 шт». В итоге и образовался отрицательный остаток.
Другая причина — не оприходованы МПЗ. Такое как раз часто бывает с товаром на счете 41. Бухгалтеру нужно срочно отгрузить товар, который по какой-то причине еще не оприходован. Или документ оприходован на склад 1, а реализация осуществляется со склада 2.
Какова бы ни была причина — это ошибка, которая влечет за собой неверный расчет себестоимости. А это значит, что прибыль тоже будет рассчитана неверно.
Постоянно контролируйте остатки на счетах в конце каждого месяца и своевременно исправляйте их. Чтобы избежать допущения появления отрицательных остатков, рекомендуется воспользоваться настройками программы 1С.
Другие ОПАСНЫЕ ошибки мы разберем в следующей статье.
Наш профессиональный совет!Пройдите тест и узнайте свой уровень знаний основ бухгалтерского учета. Если вы поймете, что в ваших знаниях есть пробелы, то сейчас самое время их устранить! Пройти обучение на курсе Бухучет и налогообложение для начинающих + 1С 8.3. Практикум по самой эффективной методике, работая с документами компании на сквозном примере! ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:
Получить доступ Учебная программа |