ОШИБКА 1
ОТСУТСТВИЕ ГРАФИКА ОТПУСКОВ КАК ТАКОВОГО
График отпусков должен быть у каждого работодателя в обязательном порядке. Это требование ст. 123 ТК РФ. График отпусков может отсутствовать только у работодателей, которые относятся к микропредприятиям, если они отказались от принятия локальных актов и заключают трудовые договоры с работниками по типовой форме в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ.
Отсутствие графика отпусков или его неправильное ведение (то есть наличие нижеперечисленных ошибок) является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность. В соответствии с ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях данное нарушение наказывается штрафом:
• для должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• для организаций — в размере от 30 000 до 50 000 руб.
ОШИБКА 2
В ГРАФИК ВКЛЮЧЕНЫ ЛИШНИЕ РАБОТНИКИ
График отпусков устанавливает очередность ухода работников в отпуск за второй и последующие годы работы[1]. Если работник недавно принят и еще не использовал отпуск за первый рабочий год, его не нужно включать в график. Такой работник имеет право (но не обязан) уйти в отпуск по истечении шести месяцев работы у данного работодателя по заявлению. Жесткая фиксация начала отпуска за первый рабочий год в графике отпусков не совсем отвечает нормам законодательства.
Не имеет смысла включать в график работников, которые по объективным причинам не воспользуются ежегодным отпуском в следующем календарном году. Например, нецелесообразно планировать отдых работникам, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком и не планируют выходить на работу в ближайший год. Не воспользуются отпуском за второй рабочий год и те, с кем заключены срочные (до одного года) трудовые договоры.
Если вы включили таких работников в график:
• вы будете обязаны отправить их в отпуск, потому что утвержденный график станет обязательным как для работника, так и для работодателя;
• либо инспектор ГИТ посчитает, что график составлен формально, а организация не собиралась ему следовать.
Остальных работников обязательно включаем в график отпусков.
Не забываем:
• про льготников, имеющих право уйти в отпуск в удобное время;
• внешних и внутренних совместителей;
• руководителя организации (генерального директора).
ОШИБКА 3
В ГРАФИКЕ ЗАПЛАНИРОВАНЫ НЕ ВСЕ ОТПУСКА
В графике отпусков мы планируем не только основной отпуск работника, но и дополнительные отпуска, если они есть. Кроме того, практически в каждой организации есть отпуска, не использованные работниками за прошлые рабочие годы. Их тоже нужно запланировать в графике, чтобы не было нарушений срока (за каждый рабочий год отпуск должен быть предоставлен в этом же рабочем году).
В график отпусков не включают:
• дополнительные отпуска в связи с обучением (учебные);
• отпуска по уходу за ребенком;
• отпуска по беременности и родам;
• отпуска без сохранения заработной платы.
ОШИБКА 4
ЗАПЛАНИРОВАНА НЕПРАВИЛЬНАЯ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ОТПУСКА
По закону продолжительность ежегодного основного отпуска не может быть меньше 28 календарных дней. Но есть категории работников, которым полагается удлиненный основной отпуск. Кроме педагогов и госслужащих, удлиненный основной отпуск нужно предоставить несовершеннолетним (31 календарный день) и инвалидам (30 календарных дней). Сверить продолжительность основного отпуска для различных категорий работников можно в таблице 1.
Статья 120 ТК РФ предусматривает, что основной и дополнительные отпуска предоставляются вместе, суммируются. Поэтому в графике к количеству дней основного отпуска обязательно добавляем дни дополнительного.
Продолжительность дополнительного отпуска легко определить, если он предоставляется за работу в режиме ненормированного рабочего дня, стаж работы или выслугу лет.
Совсем другая ситуация с отпуском за работу во вредных или опасных условиях труда. Он предоставляется работнику только за фактически отработанное в таких условиях время, поэтому не всегда можно точно спланировать, сколько дней дополнительного отпуска «заработает» работник на момент предоставления основного отпуска. В этом случае можно указать в графике предварительно рассчитанное количество дней дополнительного отпуска, а в графе «Примечания» сделать оговорку о возможном изменении количества дней в зависимости от фактически отработанного времени.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2019.
Подборка наиболее важных документов по запросу Ошибка в графике отпусков (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
<Письмо> Минтруда России от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784
<О направлении ответов на вопросы по представлению в Социальный фонд России с 1 января 2023 года ежемесячной отчетности по форме ЕФС-1>Ответ: при подаче сведений по форме подраздела 1.3 за отчетный месяц необходимо представить информацию о выплатах, начисленных «ЗА» отчетный месяц (при подаче сведений за январь 2023 года необходимо отразить данные о заработной плате, начисленной за январь 2023 года, т.е. содержащиеся в «расчетном листке» за соответствующий месяц). При этом, если согласно ЛНА определенные выплаты начисляются в более поздние периоды (например, годовая премия работнику начисляется «за» февраль и отражается в «расчетном листке» за февраль), то соответствующие выплаты необходимо отразить в отчете за февраль, вне зависимости от того, как они названы. Если сотрудник уходит в очередной отпуск (по графику), а выплаты ему выплачены в предыдущем месяце и начислены согласно «расчетному листку» ЗА предыдущий месяц, то соответствующие выплаты должны быть отражены в отчете за предыдущий месяц.
Ошибки при оформлении отпусков…
…которые выливаются в конфликты с сотрудниками и судебные разбирательства
Я помогаю малому и среднему бизнесу. Как правило, на этих предприятиях нет службы управления персоналом, потому часто возникают проблемы при оформлении отпусков, которые могут привести к разногласиям с сотрудниками и судебным тяжбам.
Работодатель обязан соблюдать установленные законодательством процедуры утверждения и предоставления отпуска, изменения отпускных дат. Разберем четыре ошибки, которые я постоянно встречаю в своей практике, особенно в летний период.
Несоблюдение процедуры утверждения отпуска
Если организация нарушает процедуру утверждения отпуска, в случае спора судья поддержит работника.
Так, сотрудник обратился в суд и заявил, что должен был отправиться в ежегодный оплачиваемый отпуск, но получил дисциплинарное взыскание за прогул.
Вот как это произошло: он написал заявление о предоставлении отпуска, а работодатель ответил, что графика отпусков в организации нет и приказ на отпуск не издан. Сотрудник все же позволил себе отпускной день, однако, узнав о назначении дисциплинарного взыскания за прогул, вернулся на работу.
В суде работодатель отрицал существование графика отпусков. Он настаивал на том, что день, когда сотрудник не явился на рабочее место, был не отпуском, а прогулом. Но работник опроверг его слова, представив копию графика отпусков.
Суд признал действия работодателя незаконными1.
Чтобы организации не попасть в такую ситуацию, необходимо утвердить график отпусков и следовать ему. Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который работодатель утверждает с учетом мнения профсоюза не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Несоблюдение процедуры уведомления работника о начале отпуска
Уведомление работника о предстоящем отпуске не менее важно, чем утверждение графика отпусков. Несмотря на ознакомление его с этим графиком, работника нужно известить об отпуске под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Неисполнение данной обязанности грозит организации административным штрафом в размере от 50 000 до 80 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Поэтому не забывайте просматривать график отпусков и письменно предупреждать сотрудников о предстоящем отдыхе. Такое уведомление можно вручить и за месяц до отпуска.
Несоблюдение процедуры переноса отпуска по инициативе работника
Чтобы не нарушить право работника на перенос ежегодного оплачиваемого отпуска, нужно знать, в каких случаях закон позволяет ему этим правом воспользоваться.
1. Невыплата отпускных или несвоевременное уведомление об отпуске (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
В такой ситуации работник вправе решать, отгулять отпуск или перенести его. Если он выбрал перенос, то работодатель обязан согласовать с работником новые отпускные даты.
Что делать работодателю:
- получить письменное заявление сотрудника о переносе отпуска;
- издать приказ о переносе отпуска;
- отразить изменения в графике отпусков и личной карточке сотрудника (если она ведется).
2. Болезнь или травма работника во время отпуска (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
Если отпускник оказался на больничном, то его ежегодный отпуск автоматически продлевается на период нетрудоспособности. Либо отпускные дни, совпавшие с днями болезни, могут быть перенесены на будущее с согласия работника.
Например, сотрудник ушел отдыхать на 21 день, но в последние 7 дней заболел. Тогда отпуск можно продлить на неделю или перенести эти 7 дней, чтобы сотрудник смог их отгулять в другом месяце.
Если работник не сообщил о желании перенести отпускные дни, то считается, что он согласен на продление отпуска. При этом в трудовом законодательстве не сказано, нужно ли издать приказ в таком случае. Я все же рекомендую оформлять приказ на продление отпуска – хотя бы потому, что так проще не допустить ошибки при заполнении табеля и расчете зарплаты.
Что делать работодателю:
- получить подтверждение нетрудоспособности сотрудника в период отпуска;
- получить от сотрудника заявление, если тот решил перенести дни отпуска, в которые болел;
- издать приказ о переносе или продлении отпуска;
- отразить изменения в графике отпусков и личной карточке сотрудника (если она ведется).
3. Семейные обстоятельства.
Работодатель обязан перенести ежегодный отпуск в связи с семейными обстоятельствами:
- если такой перенос предусмотрен локальным нормативным актом организации (ч. 1 ст. 124 ТК РФ);
- по просьбе работника, имеющего право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для него время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). Например, такое право есть у родителя, воспитывающего ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ).
В остальных случаях работодатель может сам решать, переносить ли отпуск по просьбе работника.
Что делать работодателю:
- получить от сотрудника заявление о переносе отпуска и подтверждающие «семейные обстоятельства» документы, если они есть;
- издать приказ о переносе отпуска;
- отразить изменения в графике отпусков и личной карточке сотрудника (если она ведется).
Изменение графика отпусков без уведомления работника
Внезапное изменение графика отпусков или отказ от уже согласованных отпусков может стать причиной недовольства работников и возникновения споров.
В 2018 г. Советский районный суд Владивостока рассмотрел такой спор: сотрудник подал заявление о предоставлении ежегодного отпуска. Работодатель ему отказал, так как по графику отпуск был запланирован на другое время. Однако сотрудник посчитал это нарушением, ведь работодатель без его ведома внес изменения в график отпусков, поставив другие даты.
Суд признал приказ об изменении графика отпусков незаконным, поскольку работодатель не учел мнение сотрудника об этих отпускных поправках2.
При внесении изменений в утвержденный график отпусков работодатель должен согласовать их с работником и принять во внимание его пожелания о дате, продолжительности отпуска и разделении его на части (ст. 125 ТК РФ).
Если у вас остались вопросы, вы можете задать их адвокатам, заполнив форму на нашем сайте. Ответ поступит на указанный вами адрес электронной почты.
1 Решение Охинского городского суда Сахалинской области от 29 сентября 2020 г. по делу № 2-652/2020.
2 Решение Советского районного суда г. Владивостока Приморского края от 20 сентября 2018 г. по делу № 2-2046/2018.
Фото: фотобанк Freepik/@vectorjuice