Excel типичные ошибки

Microsoft Excel является одним из самых популярных инструментов для работы с таблицами и данных. Однако, несмотря на его широкие возможности, пользователи иногда сталкиваются с сообщениями об ошибках, которые могут привести к неожиданной потере данных или неправильной интерпретации результатов. В этой статье мы рассмотрим некоторые из наиболее типичных ошибок, с которыми можно столкнуться в Excel, и предложим решения для их устранения.

Одной из частых ошибок является сообщение «#NUM!», которое появляется, когда формула содержит недопустимое числовое значение или операцию, которую Excel не может выполнить. Для исправления этой ошибки необходимо проверить формулу и убедиться, что все числовые значения корректны, а операции выполняются над правильными типами данных.

Еще одной распространенной проблемой является сообщение «#DIV/0!», которое появляется, когда формула содержит деление на ноль. Для избежания этой ошибки можно вставить условие, которое будет проверять, не является ли делитель нулем, и возвращать соответствующий результат в зависимости от этого.

Пример:

=ЕСЛИ(B1=0, «Делитель не может быть нулем», A1/B1)

Еще одним распространенным сообщением об ошибке является «#VALUE!». Оно указывает на то, что Excel не может распознать значение или операцию в формуле. Для исправления этой ошибки необходимо проверить, что все значения корректны и соответствуют ожидаемым типам данных.

Типичные ошибки в Microsoft Excel: причины и решение

1. Ошибка #DIV/0!

Проблема: Эта ошибка возникает, когда в формуле происходит деление на ноль.

Решение: Перед выполнением деления, убедитесь, что делитель не равен нулю. Можно использовать условное выражение, чтобы проверить делитель перед выполнением деления.

2. Ошибка #VALUE!

Проблема: Эта ошибка возникает, когда используется неправильный тип данных в формуле или функции.

Решение: Проверьте, что все используемые значения имеют правильный формат. Если у вас есть текстовые значения, убедитесь, что они заключены в кавычки. Если вы используете числа, проверьте, что они записаны в правильном формате.

3. Ошибка #NAME?

Проблема: Эта ошибка возникает, когда Excel не может распознать имя или формулу.

Решение: Проверьте, что вы правильно ввели имя или формулу. Убедитесь, что вы не допустили опечатку. Если вы используете функцию, убедитесь, что имя функции указано правильно и что вы передали все необходимые аргументы.

4. Ошибка #REF!

Проблема: Эта ошибка возникает, когда ссылка на ячейку содержит неверные значения или ссылается на ячейку, которая была удалена.

Решение: Проверьте, что все ссылки на ячейки содержат правильные значения. Если ссылка указывает на ячейку, которая была удалена, внесите изменения в формулу, чтобы использовать другую ячейку или восстановите удаленную ячейку.

5. Ошибка #N/A!

Проблема: Эта ошибка возникает, когда значение не может быть найдено в диапазоне поиска.

Решение: Убедитесь, что вы правильно указали диапазон поиска. Если вы используете функцию поиска, проверьте, что условие поиска указано правильно и что значение действительно находится в указанном диапазоне.

В заключение, Microsoft Excel может иногда вызывать ошибки, но с помощью правильных решений и внимательного анализа проблемы, большинство ошибок можно устранить. Будьте внимательны при работе с программой и применяйте рекомендации, описанные выше, чтобы избежать возникновения ошибок в Microsoft Excel.

Ошибка #1: «Файл не найден»

Возможные причины ошибки включают:

• Неверно указан путь к файлу: Проверьте, правильно ли указан путь к файлу. Убедитесь, что путь содержит правильные имена папок и файлов, а также правильные разделители пути (обычно обратные слэши в Windows).
• Файл был перемещен, переименован или удален: Если файл был изменен или перемещен, возможно, его путь в документе Excel устарел. Проверьте, что файл все еще существует по указанному пути.
• Проблемы с сетью или хранением данных: Если файл находится на удаленном сервере или расположен на сетевом диске, возможно, существуют проблемы с подключением или хранением данных. Убедитесь, что у вас есть доступ к файлу и проверьте подключение к сети.

Для решения этой ошибки вы можете:

• Проверить путь к файлу: Проверьте, что путь к файлу правильно указан в документе Excel. Если путь содержит ошибки, исправьте и перезапустите программу.
• Найти перемещенный или переименованный файл: Если файл был перемещен или переименован, найдите его в новом местоположении и обновите путь в документе Excel.
• Проверить сетевое соединение: Если файл находится за пределами вашего компьютера, убедитесь, что у вас есть доступ к сети и проверьте подключение к серверу.
• Восстановить файл из резервной копии: Если файл был удален или поврежден, вы можете попробовать восстановить его из резервной копии, если таковая имеется.

Помните, что точная причина ошибки может зависеть от вашей конкретной ситуации. Если у вас возникли проблемы с определенным файлом, рекомендуется обратиться к специалисту по информационным технологиям для получения дополнительной помощи.

Ошибка #2: «Отказ в доступе к файлу»

Ошибка «Отказ в доступе к файлу» может возникать при попытке открыть файл в Microsoft Excel, если у пользователя нет необходимых разрешений на доступ к нему.

Существует несколько возможных причин, по которым возникает эта ошибка:

1. Файл заблокирован другим приложением или пользователем. Убедитесь, что ни один другой процесс не использует файл, и закройте его перед попыткой открытия в Excel.
2. У вас нет прав на доступ к файлу. Проверьте свои разрешения на файл и убедитесь, что у вас есть достаточные права для открытия и редактирования.
3. Файл поврежден или имеет неправильный формат. В этом случае попробуйте открыть файл с помощью другой версии Excel или восстановите файл из резервной копии.

Для решения проблемы с ошибкой «Отказ в доступе к файлу» вы можете:

• Проверить, что файл не заблокирован другим приложением.
• Проверить свои разрешения на файл и получить необходимые права доступа.
• Попробовать открыть файл с помощью другой версии Excel или восстановить его из резервной копии.

Если вы по-прежнему сталкиваетесь с ошибкой «Отказ в доступе к файлу», обратитесь за помощью к системному администратору или специалисту по Excel. Они смогут помочь вам с решением проблемы и восстановлением доступа к файлу.

Содержание

• Как исправить ошибку #ПЕРЕНОС! в Excel
• Как исправить ошибку #ЗНАЧ! в Excel
• Как исправить ошибку #ПУСТО! в Excel
• Как исправить ошибку #ИМЯ? в Excel

Как исправить ошибку #ПЕРЕНОС! в Excel

Прежде чем рассмотреть ошибку #ПЕРЕНОС! (#SPILL), рассмотрим, что такое перенос. В Excel это означает, что формула возвращает несколько значений (массив), и они автоматически переносятся в соседние ячейки.

Диапазон переноса и значения внутри будут изменяться при обновлении источника данных.

Ошибка #ПЕРЕНОС! возникает, когда формула возвращает несколько значений, но Excel не может вывести один или несколько результатов.

У ошибки может быть множество причин. Поиск решения будет зависеть от используемой версии Excel.

• Веб-версия: наведите мышь на зеленый треугольник в верхнем левом углу ячейки с ошибкой #ПЕРЕНОС!. Появится сообщение с описанием ошибки.
• Десктопная версия: щелкните по ячейке с ошибкой #ПЕРЕНОС!. Нажмите на треугольник, который появится слева от ячейки. Причина ошибки будет указана в верхней части меню справки.

Рассмотрим решения, которые подойдут для наиболее распространенных вариаций этой ошибки.

Диапазон для переноса содержит одну или более ячеек с значениями

Решение: очистить диапазон для переноса.

Диапазон для переноса находится внутри таблицы

Решение 1: преобразовать таблицу в диапазон данных.

Для этого выполните следующие шаги:

1. нажмите на любую ячейку в таблице,
2. в меню в верхней части окна выберите «Конструктор»,
3. выберите команду «Преобразовать в диапазон».

Обратите внимание, что расположение меню и списка команд могут отличаться в зависимости от версии.

Решение 2: переместить формулу за границы таблицы.

Диапазон для переноса содержит объединенные ячейки

Решение: разделить ячейки внутри диапазона.

Как исправить ошибку #ЗНАЧ! в Excel

Ошибка #ЗНАЧ! (#VALUE) возникает в следующих случаях:

• что-то не так с ячейкой (ячейками), на которую ссылается формула,
• что-то не так с самой формулой.

Иногда найти источник проблемы не просто. Ниже — о самых распространенных случаях и как и их исправить.

Математическая формула ссылается на текст

Формулы с математическими операторами могут вычислять только числа. Если одна или несколько ячеек, на которые ссылается формула, содержит текст, формула будет возвращать ошибку.

Решение: использовать вместо формулы (уравнения, составленного пользователем) функцию (формулу, заранее заданную Excel). Функции по умолчанию игнорируют большую часть текстовых значений и производят расчеты лишь с числами.

Например, на примере ниже функция =СУММ(B2,B11) будет игнорировать текст в ячейке B11.

Скриншот: Zapier.com

Стоит помнить, что эта функция не оповещает автоматически о пропусках ячеек, и ее результат может вводить в заблуждение.

Одна или более ячеек содержат пробелы

В этих случаях ячейка выглядит пустой.

Решение: найти и заменить пробелы. Вот как это сделать:

1. выделите диапазон ячеек, к которому обращается формула;
2. нажмите на иконку с биноклем, нажмите «Найти и выделить»;
3. в окне «Найти и заменить» выберите «Заменить»;
4. в поле «Найти» вставьте пробелы;
5. поле «Заменить на» оставьте пустым;
6. нажмите «Заменить все».

Как исправить ошибку #ПУСТО! в Excel

Ошибка #ПУСТО! (#REF) возникает, когда формулы ссылается на ячейку, которая уже не существует. Разберем наиболее распространенные причины возникновения ошибки и как их исправить.

Ячейка, на которую ссылается формула, удалена

Формула использует прямые ссылки на ячейки (каждая ячейка отделена запятой), но одна или несколько ячеек удалены. Это основная причина, почему Excel не рекомендует использовать прямые ссылки на ячейки.

Решение 1: Если ячейки удалены случайно, отмените это действие.

Решение 2: Обновите формулу, чтобы она ссылалась на диапазон ячеек. В этом случае Excel сможет произвести вычисления, даже если одна из ячеек была удалена.

Формула содержит относительные ссылки

Относительная ссылка означает, что используемые данные привязаны к ячейке, в которую вставлена формула. Например, если формулу =СУММ(B2:E2) скопировать из ячейки G2 в G3, Excel предположит, что должен суммировать все ячейки из колонок B-E в ряду 3.

Каждый раз, когда формула с относительными ссылками переносится в другую ячейку, ссылки автоматически меняются. И если установить связь невозможно, происходит ошибка.

Например, если формулу =СУММ(G2:G7) перенести в ячейку I4, Excel предположит, что пользователю требуется сложить шесть ячеек над клеткой I4. В данном случае это невозможно, так как доступны лишь три ячейки.

Решение: обновите формулу, чтобы включить в нее абсолютные значения. Это позволит созранить исходные ссылки, даже если формула будет перенесена. Для этого вставьте символ $ перед каждой буквой, обозначающей столбец, и номером ряда.

Например, формула =СУММ(G2:G7) с абсолютными ссылками будет выглядеть как: =СУММ($G$2:$G$7).

Как исправить ошибку #ИМЯ? в Excel

Ошибка #ИМЯ? (#NAME) возникает, если название формулы неверно написано. Рассмотрим основные решения проблемы.

Название формулы содержит опечатку

Решение: обновить название формулы. Лучший способ избегать опечаток — использовать встроенный редактор формул Excel. Когда пользователь начинает печатать название формулы, программа автоматически предложит список названий, содержащих те же буквы.

Неверное название формулы

Иногда пользователи вводят название несуществующей формулы или формулы, которая называется иначе (например, ПЛЮС вместо реальной функции СУММ). В этом случае формула вернет ошибку #ИМЯ?.

Решение: найти правильное имя формулы и обновить ее.

Вот как это сделать:

1. выберите в меню раздел «Формулы»;
2. нажмите на «Вставить функцию» в левой части панели инструментов, в открывшемся окне «Вставка функции» просмотрите недавно использовавшиеся функции или полный список всех доступных функций;
3. выберите и вставьте нужную функцию;
4. в редакторе формул обновите ячейки, к которым будет отсылаться формула (поля зависят от выбранной функции).

Эти советы применимы и к ошибкам в Google Таблицах (за исключением #ПЕРЕНОС!, которая часто отображается как #REF).

Источник.

Фото на обложке: Aihr.com

Ошибки в Excel возникают довольно часто. Вы, наверняка, замечали странные значения в ячейках, вместо ожидаемого результата, которые начинались со знака #. Это говорит о том, что формула возвращает ошибку. Чтобы избавиться от ошибки, Вы должны исправить ее причину, а они могут быть самыми разными.

Несоответствие открывающих и закрывающих скобок

Самым распространенным примером возникновения ошибок в формулах Excel является несоответствие открывающих и закрывающих скобок. Когда пользователь вводит формулу, Excel автоматически проверяет ее синтаксис и не даст закончить ввод, пока в ней присутствует синтаксическая ошибка.

Например, на рисунке выше мы намеренно пропустили закрывающую скобку при вводе формулы. Если нажать клавишу Enter, Excel выдаст следующее предупреждение:

В некоторых случаях Excel предлагает свой вариант исправления ошибки. Вы можете либо согласиться с Excel, либо исправить формулу самостоятельно. В любом случае слепо полагаться на это исправление ни в коем случае нельзя. Например, на следующем рисунке Excel предложил нам неправильное решение.

Ячейка заполнена знаками решетки

Бывают случаи, когда ячейка в Excel полностью заполнена знаками решетки. Это означает один из двух вариантов:

1. 1. Столбец недостаточно широк для отображения всего содержимого ячейки. Для решения проблемы достаточно увеличить ширину столбца, чтобы все данные отобразились…

      …или изменить числовой формат ячейки.

1. В ячейке содержится формула, которая возвращает некорректное значение даты или времени. Думаю, Вы знаете, что Excel не поддерживает даты до 1900 года. Поэтому, если результатом формулы оказывается такая дата, то Excel возвращает подобный результат.

В данном случае увеличение ширины столбца уже не поможет.

Ошибка #ДЕЛ/0!

Ошибка #ДЕЛ/0! возникает, когда в Excel происходит деление на ноль. Это может быть, как явное деление на ноль, так и деление на ячейку, которая содержит ноль или пуста.

Ошибка #Н/Д

Ошибка #Н/Д возникает, когда для формулы или функции недоступно какое-то значение. Приведем несколько случаев возникновения ошибки #Н/Д:

1. Функция поиска не находит соответствия. К примеру, функция ВПР при точном поиске вернет ошибку #Н/Д, если соответствий не найдено.
2. Формула прямо или косвенно обращается к ячейке, в которой отображается значение #Н/Д.
3. При работе с массивами в Excel, когда аргументы массива имеют меньший размер, чем результирующий массив. В этом случае в незадействованных ячейках итогового массива отобразятся значения #Н/Д.Например, на рисунке ниже видно, что результирующий массив C4:C11 больше, чем аргументы массива A4:A8 и B4:B8.

   

   Нажав комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter, получим следующий результат:

   

Ошибка #ИМЯ?

Ошибка #ИМЯ? возникает, когда в формуле присутствует имя, которое Excel не понимает.

1. Например, используется текст не заключенный в двойные кавычки:
2. Функция ссылается на имя диапазона, которое не существует или написано с опечаткой:

В данном примере имя диапазон не определено.

1. Адрес указан без разделяющего двоеточия:
2. В имени функции допущена опечатка:

Ошибка #ПУСТО!

Ошибка #ПУСТО! возникает, когда задано пересечение двух диапазонов, не имеющих общих точек.

1. Например, =А1:А10 C5:E5 – это формула, использующая оператор пересечения, которая должна вернуть значение ячейки, находящейся на пересечении двух диапазонов. Поскольку диапазоны не имеют точек пересечения, формула вернет #ПУСТО!.
2. Также данная ошибка возникнет, если случайно опустить один из операторов в формуле. К примеру, формулу =А1*А2*А3 записать как =А1*А2 A3.

Ошибка #ЧИСЛО!

Ошибка #ЧИСЛО! возникает, когда проблема в формуле связана со значением.

1. Например, задано отрицательное значение там, где должно быть положительное. Яркий пример – квадратный корень из отрицательного числа.
2. К тому же, ошибка #ЧИСЛО! возникает, когда возвращается слишком большое или слишком малое значение. Например, формула =1000^1000 вернет как раз эту ошибку.

Не забывайте, что Excel поддерживает числовые величины от -1Е-307 до 1Е+307.

1. Еще одним случаем возникновения ошибки #ЧИСЛО! является употребление функции, которая при вычислении использует метод итераций и не может вычислить результат. Ярким примером таких функций в Excel являются СТАВКА и ВСД.

Ошибка #ССЫЛКА!

Ошибка #ССЫЛКА! возникает в Excel, когда формула ссылается на ячейку, которая не существует или удалена.

1. Например, на рисунке ниже представлена формула, которая суммирует значения двух ячеек.

   Если удалить столбец B, формула вернет ошибку #ССЫЛКА!.

   

2. Еще пример. Формула в ячейке B2 ссылается на ячейку B1, т.е. на ячейку, расположенную выше на 1 строку.

   Если мы скопируем данную формулу в любую ячейку 1-й строки (например, ячейку D1), формула вернет ошибку #ССЫЛКА!, т.к. в ней будет присутствовать ссылка на несуществующую ячейку.

   

Ошибка #ЗНАЧ!

Ошибка #ЗНАЧ! одна из самых распространенных ошибок, встречающихся в Excel. Она возникает, когда значение одного из аргументов формулы или функции содержит недопустимые значения. Самые распространенные случаи возникновения ошибки #ЗНАЧ!:

1. Формула пытается применить стандартные математические операторы к тексту.
2. В качестве аргументов функции используются данные несоответствующего типа. К примеру, номер столбца в функции ВПР задан числом меньше 1.
3. Аргумент функции должен иметь единственное значение, а вместо этого ему присваивают целый диапазон. На рисунке ниже в качестве искомого значения функции ВПР используется диапазон A6:A8.

Вот и все! Мы разобрали типичные ситуации возникновения ошибок в Excel. Зная причину ошибки, гораздо проще исправить ее. Успехов Вам в изучении Excel!

Ввод данных

05.12.2013 70476

Хитрости »

7 Сентябрь 2015              26038 просмотров

---

Помню себя, когда только начал осваивать Excel — спросить не у кого, интернет не так распространен да и информация вся была на английском, с которым у меня тогда были проблемы. И как любой начинающий я конечно совершал классические ошибки начинающего изучать Excel. И в этой статье я решил собрать «топ 10 как делать не надо«:

1. Выделение целого столбца/строки и закрашивание выделенного(при помощи соответствующей кнопки на панели — «Цвет заливки»). Почему так лучше не делать: при таком методе закрашиваются все ячейки столбца или строки. А это, в случае с 2007 Excel и выше — больше миллиона ячеек для столбца и более 16 тысяч для строки. Немало? И я так думаю. Тоже самое относится и к другим свойствам: границы ячеек, цвет шрифта, стили. И когда все эти свойства назначаются постоянно для целой строки или столбца форматы копятся, для каждой ячейки начинает храниться свой «багаж» разных комбинаций свойств и значений. Файл начинает «распухать»(как можно «запухнуть» файл обратно я писал в статье: Как уменьшить размер файла). А потом виснет. А потом может вообще отказаться открываться.
Как делать правильно: выделять надо только ячейки внутри рабочей таблицы. Чтобы делать это быстро(не прокручивая лист мышкой по две-три минуты) можно использовать комбинации клавиш для перемещения по таблице:

Сочетание клавиш	Выполняемое действие
CTRL+→←↑↓(стрелки на клавиатуре)	Перемещение до первой пустой ячейки в заданном направлении. Если при этом удерживать SHIFT — то выделение от активной ячейки до первой пустой
CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ	Перемещает курсор в ячейку в текущем столбце, после которой идет пустая ячейка
CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ	Перемещает курсор в ячейку в текущем столбце, которой предшествует первая пустая ячейка
CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО	Перемещает курсор в ячейку в текущей строке, после которой идет пустая ячейка. Если все ячейки пустые — будет выделена ячейка последнего столбца на листе
CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО	Перемещает курсор в ячейку в текущей строке, которой предшествует первая пустая ячейка. Если все ячейки пустые — будет выделена ячейка последнего столбца на листе
CTRL+END	Перемещает курсор в последнюю ячейку рабочей таблицы

2. «Боевой» окрас своих рабочих таблиц: приход зеленым цветом, расход красным, коммерческий отдел синей заливкой и белым шрифтом, производство коричневым и т.п. Это может и наглядно, но в дальнейшем неизбежно возникают ситуации, когда приходится вычислять суммы по приходу и расходу отдельно да еще и в разрезе отделов. А в Excel до сих пор нет встроенных средств для подсчета и суммирования ячеек по цвету заливки и шрифта. Можно, конечно, использовать сторонние разработки и макросы(например: Подсчитать сумму ячеек по цвету заливки, Подсчитать сумму ячеек по цвету шрифта, СчетЯчеек_Заливка, СчетЯчеек_Шрифт, СуммаЯчеек_Заливка, СуммаЯчеек_Шрифт). Но куда проще делать правильно.
Как делать правильно: завести отдельные столбцы для названия отделов, операции(приход и расход) и т.п. Иначе говоря сразу в отдельный столбец выводить признак, по которому можно будет подсчитать суммы встроенными функциями, вроде СУММЕСЛИ.

3. Создание для каждого дня/месяца отдельного листа. Возможно удобно для каждого отдельного месяца вести учет продаж на отдельном листе: можно быстро перемещаться на нужный день/месяц и смотреть записи только по нему. Но в какой-то момент возникает необходимость анализировать данные за весь период(год, квартал, недели). И тут начинаются сложности.
Как делать правильно: вести весь учет на одном листе. А для дат и месяцев завести отдельный столбец. В дальнейшем можно будет легко проанализировать данные за любой период при помощи хотя бы сводных таблиц(Группировка данных в сводной таблице).

4. Вместо дат записывать названия месяцев: «Апрель 2014», «Май 2014» и т.д. В дальнейшем сложно будет проводить анализ таких данных за несколько лет.
Как делать правильно: записывать даты в привычном для Excel виде: 01.04.2014, 01.05.2014(для англ.локализации 4/1/2014, 5/1/2014) и т.д. Для наглядности ячейкам с датами можно присвоить формат практически любого вида, в том числе и вида «Апрель 2014″(правая кнопка мыши на ячейке с датой -Формат ячеек -вкладка Число). Но обрабатывать в дальнейшем данные с правильными датами куда проще: в фильтре они группируются сами по годам и месяцам, а при помощи сводных таблиц можно делать группировки практически по любому периоду времени.

5. Использование объединенных ячеек в рабочих таблицах. Почему так лучше не делать: при объединении нескольких ячеек в одну данные сохраняются только в левой верхней ячейке, а остальные очищаются, т.е. не содержат никаких данных. Часто ячейки объединяют в заголовках и впоследствии это мешает создать сводную таблицу, т.к. все ячейки заголовков должны содержать значения. Иначе сводная таблица просто не будет создана. Так же часто ячейки объединяют в строках с одинаковыми значениями

Это наглядно, но в рабочих таблицах совершенно неудобно для обработки данных и создания различных отчетов. Т.к. впоследствии ни сводные таблицы, ни формулы вроде СУММЕСЛИ, СУММПРОИЗВ и им подобные не смогут просуммировать/подсчитать все нужные значения, т.к. значения будут только в верхней ячейке. Остальные строки формула посчитает пустыми(что справедливо, т.к. они и есть пустые).
Как делать правильно: в рабочих таблицах следует оставлять значение в каждой ячейке и прибегать к объединению исключительно в отчетах, которые уже не будут обрабатываться.

6. Создание нескольких рабочих таблиц на одном листе. Порой пользователи создают несколько таблиц с различными данными(одна для северного направления, одна для южного, одна для восточного и т.д.) на одном листе. Впоследствии с таким набором таблиц на одном листе практически невозможно работать стандартными средствами: нет возможности воспользоваться фильтром для одной таблицы, не затронув при этом другие. Скрытие строк, группировки — везде какая-то из таблиц будет мешать другим.
Как делать правильно: создавать по одной таблице на листе. Файл от этого не станет весить больше, а удобство работы повысится. Несколько таблиц на одном листе можно располагать только если эти таблицы предполагается использовать как справочники и анализировать их данные в дальнейшем не надо будет.
Так же можно применить уже описанный выше подход: вести все и на одном листе, но создать дополнительный столбец для обозначения направления. В дальнейшем можно будет все той же сводной без проблем вывести нужный отчет.

7. Запись информации разного типа в один столбец. Например, есть ФИО, есть Должность, Номер телефона контакта и e-mail. Часто эту информацию записывают в одну ячейку(зачем плодить столбцы, если можно всю информацию в одну наглядно закинуть?): Иванов Иван Иванович, Коммерческий директор, 1(111)111-11-11, mail@mail.ru. Да, наглядно. Вся информация в одной ячейке. Но если когда-то понадобится выбрать те же e-mail для какой-нибудь поздравительной рассылки(с Новым Годом, например) — придется неплохо поморочиться и потрудиться. А если бы e-mail был отдельно можно было бы сходу использовать массовую рассылку писем по адресам.
Или еще классический пример: запись Типа документа и его Даты в одной ячейке: Товарная накладная ТОРГ-12 №45 от 25.08.2015г. В будущем весьма сложно будет выбрать накладные только за определенный период, ведь сначала надо будет еще даты от текста отделить.
Как делать правильно: записывать информацию разного типа и данные разного типа(даты, суммы, текст) в разных столбцах. В дальнейшем это значительно упростит анализ информации и выполнение различных действий с данными.

8. Создание разрывов в виде полностью пустых строк внутри рабочих таблиц. Часто так разделяют месяца в таблице, отделы, регионы или еще какие-то данные, относящиеся к определенной группе. Вдобавок такие строки часто закрашивают. Почему так лучше не делать: во-первых если потребуется создать сводную таблицу, то в ней появятся не эстетичные «(пусто)»(blank); во-вторых если фильтр на таблицу устанавливается выделением только первой строки таблицы, то в 90% случаев фильтр будет видеть данные в таблице до первой пустой строки, а данные дальше в фильтр уже не попадут; в-третьих многие удобные действия с таблицей сделать не получится(например, автозаполнение ячеек, перемещение по таблице горячими клавишами и т.п.).
Как делать правильно: использовать разрывы в виде пустых строк только в итоговых отчетах. Если очень хочется, разделение строк на группы визуально можно жирными или цветными границами. Но лучше в отдельном столбце завести признак, по которому можно определить к какой группе относится строка. Тогда можно будет и сортировать, и фильтровать, и группировать в любом виде.

9. Выравнивание текста в ячейках при помощи пробелов. Частая ошибка тех пользователей, которые создают в Excel иерархические списки. Чтобы каждый уровень был отделен отступами часто при этом в начале ячейки ставят 4 и более пробелов. Иногда так еще делают просто для наглядности, отделяя текст как сноску. Однако в дальнейшем это может значительно усложнить процесс сравнения, поиска и анализа информации в таких данных(т.к. текст » привет» будет отличаться от текста «привет» и Excel посчитает эти строки разными).
Как делать правильно: использовать возможности форматирования. Вкладка Главная -группа Выравнивание —Увеличить отступ. Или правая кнопка мыши на ячейке —Формат ячеек -вкладка Выравнивание -из списка по горизонтали выбираем «по левому краю(отступ)» и в окошке правее ставим количество отступов. Один отступ равен примерно двум пробелам. Чем такой подход лучше: визуально эффект тот же. Однако данные в самих ячейках не изменяются, что не мешает производить с ними привычные действия без танцев с бубном.

10. Занесение всей информации вручную. Здесь имеется ввиду ведение каких-либо данных, когда вся информация заносится поячеечно руками. Даже те данные, которые из раза в раз повторяются(названия отделов, фамилии ответственных сотрудников, номер регламентов и т.п.). Например, ежедневно заносятся данные по инкассации. Работают всего три смены, соответственно три старших, которые сдают смену. И каждый день вбивается фамилия одного из старших. В какой-то момент в любом случае будет допущена ошибка в написании(вместо Иванов — Иванев) и эта строка уже не попадет вместе со всеми в поиск, фильтр, отбор функции и любой другой вид аналитики.
Как делать правильно: использовать для постоянных данных выпадающие списки. Такой подход не только избавляет от ошибок, но и значительно упрощает процесс занесения данных. Ну а если надо еще и другие данные контролировать(числа, длина текста и т.д.) — то в Excel есть отличный инструмент — Проверка данных.

---

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

---

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика