Предупреждение работника о нарушении трудовой дисциплины — это один из способов воздействия на нерадивого сотрудника. Однако в Трудовом кодексе для большинства работников не предусмотрен такой вариант привлечения к дисциплинарной ответственности, поэтому важно знать, как правильно оформить наказание подчиненного и при этом ничего не нарушить.
Скачать образец приказа о предупреждении за нарушение трудовой дисциплины
И административное наказание, и дисциплинарное взыскание
Прежде чем сформулировать, как вынести предупреждение сотруднику, уточним: работники, будучи должностными лицами, могут быть привлечены к административной ответственности, и их по решению суда или уполномоченных контролирующих органов могут наказать за допущенные нарушения законодательства. Если совершенный проступок содержит признаки и административного, и дисциплинарного нарушения, работодатель вправе привлечь сотрудника еще и по правилам Трудового кодекса РФ. Также допускается привлечение подчиненного к материальной ответственности, если его действия нанесли ущерб компании.
Образец предупреждения работнику за нарушение служебных обязанностей или дисциплины понадобится, если такой вариант дисциплинарного наказания прописан:
- в федеральном законодательстве (например, для судей — ст. 12.1 Закона РФ от 26.06.1992 № 3132-1);
- в уставах (Дисциплинарный устав таможенной службы РФ, утв. Указом Президента РФ от 16.11.1998 № 1396, общевоинские уставы Вооруженных сил РФ, утв. Указом Президента РФ от 10.11.2007 № 1495, Дисциплинарный устав органов внутренних дел РФ, утв. Указом Президента РФ от 14.10.2012 № 1377);
- в положениях (пока законом предусмотрено только положение о дисциплине работников железнодорожного транспорта РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 25.08.1992 № 621).
Как оформить взыскание
Если допущен проступок, работодатель вправе объявить или вынести предупреждение виновному, но он не обязан этого делать. Администрация вправе ограничиться указанием на недопустимость подобного поведения в последующем. Но для тех, кто трудится по ТК РФ, не предусмотрен такой способ привлечения к дисциплинарной ответственности, как устное предупреждение работнику. Если работодатель не планирует привлекать виновного к дисциплинарной ответственности, но хочет, чтобы подобное не совершали другие подчиненные, ему придется разработать свою собственную систему профилактики нарушений. В рамках такой системы могут быть введены листы предупреждений, журналы бесед, собрания коллективов. Подобная деятельность не противоречит действующему законодательству, но необходимо очень ответственно подойти к вопросу сохранения, распространения персональных данных. Лучше, если персональные данные сотрудников не будут фигурировать в рассылках или обзорах состояния служебной дисциплины, информацию о претензиях достаточно довести до сведения самого нарушителя.
Если закон позволяет предупреждать нарушителей, например, сотрудников таможенных органов, то работодатель должен руководствоваться в этом случае положениями пункта 21 Дисциплинарного устава таможенной службы. Приказ в этой ситуации выглядит практически идентично предыдущему, но будет содержать ссылку на норму дисциплинарного устава.
Однако прежде чем утвердить приказ о предупреждении работнику, дисциплинарное взыскание надо оформить в соответствии с утвержденной законодательством процедурой. Что надо сделать:
- Зафиксировать обстоятельства, которые позволят установить наличие проступка со стороны подчиненного. Это может быть докладная записка, какой-то акт, решение инвентаризационной комиссии, рапорт.
- Запросить разъяснения от провинившегося сотрудника. На подготовку письменных объяснений дается два рабочих дня. Рекомендуем выждать этот срок, даже если вы знаете, что работник не будет писать объяснительную.
- Если объяснительной нет, зафиксируйте этот факт в отдельном акте. Если есть, описанные обстоятельства изучаются специальной комиссией, после чего руководитель решает, виноват ли сотрудник и стоит ли к нему применять дисциплинарное взыскание.
- Если начальство решило, что за проступок следует предупредить, то используется образец приказа о предупреждении работника, утвержденный в конкретной структуре (и придумывать ничего не надо).
- Последнее, что надо сделать, — предоставить готовый документ на ознакомление сотруднику. Человек должен расписаться, чтобы подтвердить, что его уведомили о взыскании.
Приказ о вынесении предупреждения сотруднику. выглядит следующим образом:
Еще раз напоминаем: если ваш сотрудник не относится к вышеназванным категориям, предложенный образец приказа о вынесении предупреждения работнику использовать нельзя, он будет незаконным. Такой документ станет основанием для подачи жалобы в ГИТ или даже судебного иска.
Представьте себе два сценария:
Сценарий А.
Уже неоднократно составлялись разговоры с одним из членов команды о низком качестве его работы.В попытке решить эту проблему было создано соглашение о необходимости повышать результативность. Но спустя несколько недель несмотря на тренировки с коллегами и поддержку со стороны руководителя, не произошло никаких улучшений. Что делать дальше?
Сценарий B.
Один из представителей коллектива в рабочее время был застукан за просмотром фильма. Это напрямую нарушает Интернет-политику компании, и потенциально может привести к расхолаживанию атмосферы в команде. Тем не менее правила говорят, что вы не можете уволить сотрудника немедленно. Какие действия предпринять?
В сценарии А человек не смог продемонстрировать улучшение в исполнении ежедневных задач, не взирая на то, что для этого были созданы все условия. В сценарии B, поведение человека является абсолютно неприемлемым, и это должно быть признано всеми участниками коллектива.
В этих обеих ситуациях, можно выдать официальное предупреждение, являющееся одним из видов дисциплинарных мер, формально сообщающий подчиненному о грозящих последствиях, если поведение не улучшится. Последствия могут включать в себя и увольнение.Если человек не выполняет задачи на должном уровне или ведет себя неподобающе, возможно придется расстаться.
Официальные предупреждения, как правило, являются частью прогрессивной дисциплинарной процедуры организации, в которой руководитель дает людям возможности изменить поведение.
Если решение выдать предупреждение уже принято, необходимо учесть рекомендации, почерпнутые из практики многих менеджеров:
• Очень важно знать трудовое законодательство своей страны.
• Трудовое законодательство часто сложно, имеет много причинно-следственных связей и правильный способ действий не всегда очевиден. Но ошибки могут дорого обойтись, отнимут много времени и плохо сказываются на репутации организации в обществе.
Таким образом, нельзя спешить при рассмотрении дисциплинарных вопросов, важно убедиться, что все процедуры следуют буке закона.
Когда выдавать официальное письменное предупреждение?
Предупреждения, как правило, выдаются после прогрессии методов, придерживаясь которых можно помочь сотруднику понять, что конкретно исправить,и насколько серьезна проблема.
Эффективно показывает себе такая последовательность действий:
• Устное предупреждение;
• Письменное предупреждение;
• Официальное письменное предупреждение;
• Прекращение сотрудничества.
Перед выдачей письменного предупреждения менеджеру важно обратиться к дисциплинарному кодексу организации. И только убедившись, что решение не имеет ни доли субъективной оценки и полностью совпадает с внутренними установками компании, можно начинать подготовку. Важно объективно подходить к такому решению, ведь некоторые вопросы не настолько значимы либо проявились впервые и ситуация может решиться простым устным предупреждением.
Однако некоторые проступкимогут быть весьма серьезными, и требовать сразу жестких мер, минуя устное предупреждение. Например, кража или угроза насилия.
Выдача устного предупреждения
Если устное предупреждение оправданно, оно редко переходит в формальные дисциплинарные процедуры и его достаточно, чтобы достичь желаемого результата. Как и в любой другой ситуации, до выдачи предупреждения, менеджер и все заинтересованные стороны должны действовать справедливо и давать возможность сотруднику разъяснить свое видение ситуации.
Как правило, устное предупреждение выдается в присутствии свидетелей, это дает два эффекта. Первый в том, что есть кому подтвердить сделанное замечание, а второй профилактика для остальных подчиненных.
При выдаче устного предупреждения руководитель должен убедиться, что работник понимает:
— почему оно было выдано;
— какие действия требуются для исправления ситуации;
— будущие последствий, если не принять во внимание предупреждение.
Как пример можно рассмотреть следующий текст.
«Анатолий, как вы знаете, Игорь сообщил мне, что вы обругали его во время чаепития сегодня в столовой (Определены обе стороны, указывается характер и дата, время и место совершенного преступления.) Я услышал ваше видение этой истории, и слышал мнение Игоря. Прекрасно, что вы смогли признать ошибку и извинились. Вместе с тем такое поведение противоречит дисциплинарному кодексу компании. Сейчас я даю вам устное предупреждение в присутствии коллег и напоминаю, что ругать своих коллег по какой-либо причине неприемлемо и недопустимо. Вы предупреждены о необходимости исключить нецензурные или оскорбительные выражения в отношении любого лица в этой компании.(Это говорит виновному, что он должен сделать, чтобы исправить ситуацию.)
Предупреждение действует в течение 3 месяцев,(это обозначает,сколько времени дается на исправление вопроса), и если выне примите во внимание данное предупреждение, то будут применены более строгие дисциплинарные методы. (Это показывает, что произойдет, если инцидент повторится).Как вы поняли, что я имел ввиду, говоря о предупреждении, и что произойдет, если вы не исправите поведение?» (Это гарантирует отсутствие недопонимания со стороны виновного.)
После выдачи предупреждения менеджеру необходимо записать в своем ежедневнике или ином подходящем месте, где информация сохранится на будущее, что предупреждение было выдано, дату и время, причину и срок его действия.
Нет смысла размещать в личном деле информацию об устном предупреждении, так как проступок не настолько важен и решается в рамках коллектива. Если в течение испытательного срока рецидива аналогичного поведения не произойдет, примечания, сделанные менеджером в своем дневнике, могут быть удалены.
Если же устное предупреждение выдавалось и ситуация не поменялась, то пора приступать к более кардинальным шагам и начать подготовку письменного предупреждения.
Подготовка к выдаче письменного предупреждения
Сбор информации о проблеме
Перед тем как создать письменное предупреждение необходимо собрать всю необходимую информацию, касающуюся работника и беспокоящего вопроса. Анализ информации позволит оценить целесообразность такого решения и написать подробное, эффективное предупреждение.
Оценивается информация:
• даты и времени каких-либо нарушений.
• любые разговоры или предыдущие устные предупреждения об этой проблеме.
• старые документы, которые были подписаны сотрудником, отражающие его согласие с условиями компании, а также иллюстрирующие их нарушение них.
Разговор с работником
Перед оформлением письменного предупреждения проводится конфиденциальная беседа с нарушителем. Встреча позволяет глубже понять ситуацию и справедливо принять решение перед столь важным шагом. Разговор может показать, что этот вопрос был недоразумением, и не требуется никаких дополнительных действий.
Подтверждение ответственного за решение вопроса
Определить, действительно ли выдача предупреждений этому сотруднику входит в непосредственные обязанности. В крупных организациях не всегда ясно кто должен брать на себя эту ответственность, особенно если работник имеет несколько руководителей.
Как правило, подобные «письма» выдает непосредственный руководитель, но в некоторых случаях решение о выдаче предупреждения может быть принято на собрании группы менеджеров.
Написание предупреждения
1. Хоть требования среди организаций могут отличаться, есть ряд общих элементов, входящих в каждое официальное письменное предупреждение. Для создания информативного и эффективного письменного предупреждения важно:
• Включить имена всех участвующих сторон.
• Описать характер проступка.
• Указать дату и время нарушения.
• Разъяснить детали о предварительно выданных предупреждениях, периоде, времени и участвующих сотрудников.
• Включить выданные работнику инструкции для исправления ситуации.
• Прописать озвученные последствия этого нарушения, а также последствия будущих проблем.
2. Изъясняться максимально конкретно. Четкие и краткие детали предупреждения помогут точно передать претензию и позволят сотруднику быстрее исправить поведение, воизбежании правонарушений в будущем.
Предупреждения должны ясно дать понять, что произойдет, если поведение работника не скорректируется. Например: «Если произойдет повторное нарушение, будет выдано последнее предупреждение перед увольнением».
3. Доставить письменное предупреждение лично. Хоть оно и написано, отправлять его электронной почтой или иным способом бессмысленно, так как полностью пропадает серьезность обозначенного происшествия.
Передавая предупреждение во время частной встречи с работником, есть возможность еще раз расставить правильные акценты и ответить на вопросы. Это особенно важно, если сотрудник результативен и есть цель сохранить его в компании.Начав встречу можно указать на положительные моменты его работы, и только потом сосредоточиться на отрицательном ходе событий.
4. Убедиться, что сотрудник понимает предупреждение. После того как предупреждение написано и передано подчиненному, важно обсудить его условия (продолжительность, причину, ожидаемые поведение и срок исправления).
Большинство письменных предупреждений подписываются, а перед этим берется согласие с условиями договоренностей. Гуманно, если работнику разрешают оспаривать такие решения. Как ни крути, невозможно быть застрахованным от изначально неверной трактовки событий и информации.
Пример письменного предупреждения
«Ведущему специалисту службы доставки Артемию Терехову
Ранее с вами проводились беседы для восстановления дисциплины. Ссылки на проведенную работу можно найти в приложении. (Делается ссылка на вышеуказанное дисциплинарное производство, в котором предъявлены обвинения в неподчинении).Вы неоднократно оставляли рабочий грузовик на обочине дороги рядом со своим домом после поздних доставок продукции клиентам. На просьбы и предупреждения о необходимости парковки на охраняемой территории вы не реагировали, аргументируя поведение удаленностью автостоянки и особой значимостью исполняемых заказов.
В ночь на 27 марта 2017 года вы повторно отказались выполнять данное условие работы.В результате в ночное время был украден аккумулятор грузовика, припаркованного во дворе.Этот факт нанес компании финансовый ущерб на покупку новой батареи. (Работник был идентифицирован и дата, время, место и характер преступления четко указано.)
Вы признали свою вину и должны четко понимать, что неподчинение требованию рассматривается как серьезный проступок, и не может допускаться дальше. (Работник проговорил, что считает это серьезным вопросом.) Настоящим вы предупреждаетесь, что при парковке рабочего автомобиля на необорудованных специально для этого местах в течение испытательного срока, вы будете подвергнуты более строгим мерам дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения.
Вы должны воздерживаться от совершения каких-либо актов неправомерных действий в ходе вашей работы на эту компанию. Данное предупреждение действует в течение 6 месяцев с даты составления настоящего документа.
(Сотрудник также рассказал, какие действия от него требуется, чтобы исправить ситуацию.)
Искренне ваш,
Очень Раздраженный Босс.
Я знаю и понимаю содержание этого предупреждения и получил его копию.
Подпись работника ________________________ Дата: ______________
Свидетель Подпись: _________________________________»
Роковые ошибки при оформлении письменных предупреждений
— Выдача письменных предупреждений с помощью текстовых сообщений в чате, почте и по прочим рабочим средствам связи.
Конечно, это тоже способ решения задачи. И многие начинающие руководители, переживая за проведение процедуры, выбирают именно данный формат. Нотакой подход не профессионален. Подчиненный может сделать вид, что сообщения не получал и оспорить предупреждение, не осознав всей важности ситуации, и в результате попросту не исправиться.
— Выдача предупреждения через длительное время после проступка.
Это необходимо сделать сразу же после инцидента, чтобы избежать возможных проблем в будущем.
Выдача предупреждений (неважно, устное оно или письменное) это неприятная процедура для менеджера, она часто сопровождается стрессом или волнением. Но самое важное, что должен помнить управленец – это единственный инструмент, исправляющий систематичные нарушения дисциплины, отношение к работе, утерянную результативность. Если не обозначать сотрудникам того, что в их поведении что-то не так либо затягивать данные процедуры в коллективе формируется образ неверного поведения и данная ложка дегтя портит всю бочку меда. Предупреждения – это путь к исправлению и сохранению персонала, если они выдаются прогрессирующим методом.
[Перейти в раздел Кадровое делопроизводство]
Американский социолог, исследователь профессий и рабочих процессов Эверетт Хьюз в своих работах отмечал, что с ошибками и неудачами неизбежно сталкиваются все люди, независимо от специальности. В чем причины ошибок, что делать руководителю, если подчиненные их совершают, и как не навредить мотивации персонала — читайте в статье преподавателя Русской Школы Управления, консультанта по организационному развитию и HR Анны Мирсковой.
Под ошибками мы понимаем непреднамеренные действия, например, отсутствие результата, невыполнение поставленной задачи. И не берем во внимание ситуацию намеренного противодействия — ее необходимо рассматривать отдельно.
Причины ошибок сотрудников
Как реагировать и что делать, если ваш подчиненный совершил ошибку? В первую очередь разберитесь, что было тому причиной:
- Некорректно поставленная руководителем задача.
- Неправильные действия самого подчиненного при ее выполнении.
На практике встречаются оба этих случая. Иногда руководители сами, обладая гораздо большим объемом информации по сравнению с подчиненным, ставят задачу, не разъясняя некоторые значимые аспекты. Например, менеджер «забывает» уточнить, в каком виде должен быть представлен результат, или какие предполагаются процедуры контроля, или к кому сотрудник может обращаться за информацией во время выполнения работы.
У подчиненных могут возникать психологические сложности с тем, чтобы уточнить стоящую перед ними задачу, обратиться за разъяснениями. Особенно, если починенный — новичок или просто не очень смелый человек.
«Книжная полка РШУ» — подкаст о классике мировой бизнес-литературы.
Слушайте обзоры книг от наших экспертов.
Как избежать ошибок
Чтобы избежать ошибок, можно вспомнить практику, которая существовала во времена парусного флота. Тогда для передачи приказов использовали репетичного (от лат. repetere — повторять) судна. Во время боя оно могло двигаться между другими кораблями и передавать флажками приказы флагмана. Перед тем как этот приказ выполнять, каждый из линейных кораблей должен был его продублировать (так же, флажками), после чего репетичное судно давало знак: приказ понят точно.
Как этот подход можно использовать сегодня в практике компаний:
-
Во-первых, сам руководитель, отдав распоряжение, может уточнить у подчиненного: «Как вы меня поняли?», выслушать ответ и сопоставить корректность восприятия информации.
-
Во-вторых, сам сотрудник, получив задание от руководителя, может спросить: «Правильно ли я вас понял?» и повторяет все сказанное.
Независимо от того, кто выступит инициатором уточнений, задание будет понятно верно.
Что делать, если подчиненный ошибся
Но что делать, если сотрудник все-таки ошибается: наказывать его или нет, разбирать ли с ним промахи? Важно понимать ситуацию, в каком контексте это произошло:
Во-первых, каков уровень личностной зрелости сотрудника — не все люди могут признавать собственные ошибки, часто они психологически к этому не готовы. А на воспитание подчиненного вам потребуется много времени.
Во-вторых, каковы особенности организационной культуры компании или субкультуры подразделения. Ведь отношение к ошибкам закладывается и на уровне организаций. Например, в компании не принято конструктивно говорить об ошибках, обсуждать их, извлекать из них полезный опыт, а принято ошибки скрывать, потому что за них ругают и наказывают. И руководитель, неспособный признавать свои ошибки, задает модель поведения, которую потом копируют подчиненные.
Если вы хотите, чтобы сотрудник правильно принимал критическую обратную связь и после нее был мотивирован исправлять или не допускать ошибки, выполняйте несколько правил:
-
Прежде всего, вы сами, как руководитель, должны быть открыты обратной связи, способны обсуждать с подчиненными результаты не только их, но и своей работы.
-
Обратную связь сотрудникам формулируйте корректно, по существу, без перехода на личности.
-
Анализ и исправление ошибок поощряйте и подкрепляйте (речь идет о нематериальной мотивации и особенностях организационной культуры).
-
Выстраивайте каналы коммуникаций в компании (сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали) и открытую доверительную атмосферу.
Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения
редакции.
Предупреждение работника о нарушении трудовой дисциплины — это один из способов воздействия на нерадивого сотрудника. Однако в Трудовом кодексе для большинства работников не предусмотрен такой вариант привлечения к дисциплинарной ответственности, поэтому важно знать, как правильно оформить наказание подчиненного и при этом ничего не нарушить.
Скачать образец приказа о предупреждении за нарушение трудовой дисциплины
И административное наказание, и дисциплинарное взыскание
Прежде чем сформулировать, как вынести предупреждение сотруднику, уточним: работники, будучи должностными лицами, могут быть привлечены к административной ответственности, и их по решению суда или уполномоченных контролирующих органов могут наказать за допущенные нарушения законодательства. Если совершенный проступок содержит признаки и административного, и дисциплинарного нарушения, работодатель вправе привлечь сотрудника еще и по правилам Трудового кодекса РФ. Также допускается привлечение подчиненного к материальной ответственности, если его действия нанесли ущерб компании.
Образец предупреждения работнику за нарушение служебных обязанностей или дисциплины понадобится, если такой вариант дисциплинарного наказания прописан:
- в федеральном законодательстве (например, для судей — ст. 12.1 Закона РФ от 26.06.1992 № 3132-1);
- в уставах (Дисциплинарный устав таможенной службы РФ, утв. Указом Президента РФ от 16.11.1998 № 1396, общевоинские уставы Вооруженных сил РФ, утв. Указом Президента РФ от 10.11.2007 № 1495, Дисциплинарный устав органов внутренних дел РФ, утв. Указом Президента РФ от 14.10.2012 № 1377);
- в положениях (пока законом предусмотрено только положение о дисциплине работников железнодорожного транспорта РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 25.08.1992 № 621).
Как оформить взыскание
Если допущен проступок, работодатель вправе объявить или вынести предупреждение виновному, но он не обязан этого делать. Администрация вправе ограничиться указанием на недопустимость подобного поведения в последующем. Но для тех, кто трудится по ТК РФ, не предусмотрен такой способ привлечения к дисциплинарной ответственности, как устное предупреждение работнику. Если работодатель не планирует привлекать виновного к дисциплинарной ответственности, но хочет, чтобы подобное не совершали другие подчиненные, ему придется разработать свою собственную систему профилактики нарушений. В рамках такой системы могут быть введены листы предупреждений, журналы бесед, собрания коллективов. Подобная деятельность не противоречит действующему законодательству, но необходимо очень ответственно подойти к вопросу сохранения, распространения персональных данных. Лучше, если персональные данные сотрудников не будут фигурировать в рассылках или обзорах состояния служебной дисциплины, информацию о претензиях достаточно довести до сведения самого нарушителя.
Если закон позволяет предупреждать нарушителей, например, сотрудников таможенных органов, то работодатель должен руководствоваться в этом случае положениями пункта 21 Дисциплинарного устава таможенной службы. Приказ в этой ситуации выглядит практически идентично предыдущему, но будет содержать ссылку на норму дисциплинарного устава.
Однако прежде чем утвердить приказ о предупреждении работнику, дисциплинарное взыскание надо оформить в соответствии с утвержденной законодательством процедурой. Что надо сделать:
- Зафиксировать обстоятельства, которые позволят установить наличие проступка со стороны подчиненного. Это может быть докладная записка, какой-то акт, решение инвентаризационной комиссии, рапорт.
- Запросить разъяснения от провинившегося сотрудника. На подготовку письменных объяснений дается два рабочих дня. Рекомендуем выждать этот срок, даже если вы знаете, что работник не будет писать объяснительную.
- Если объяснительной нет, зафиксируйте этот факт в отдельном акте. Если есть, описанные обстоятельства изучаются специальной комиссией, после чего руководитель решает, виноват ли сотрудник и стоит ли к нему применять дисциплинарное взыскание.
- Если начальство решило, что за проступок следует предупредить, то используется образец приказа о предупреждении работника, утвержденный в конкретной структуре (и придумывать ничего не надо).
- Последнее, что надо сделать, — предоставить готовый документ на ознакомление сотруднику. Человек должен расписаться, чтобы подтвердить, что его уведомили о взыскании.
Приказ о вынесении предупреждения сотруднику. выглядит следующим образом:
Еще раз напоминаем: если ваш сотрудник не относится к вышеназванным категориям, предложенный образец приказа о вынесении предупреждения работнику использовать нельзя, он будет незаконным. Такой документ станет основанием для подачи жалобы в ГИТ или даже судебного иска.
Представьте себе два сценария:
Сценарий А.
Уже неоднократно составлялись разговоры с одним из членов команды о низком качестве его работы.В попытке решить эту проблему было создано соглашение о необходимости повышать результативность. Но спустя несколько недель несмотря на тренировки с коллегами и поддержку со стороны руководителя, не произошло никаких улучшений. Что делать дальше?
Сценарий B.
Один из представителей коллектива в рабочее время был застукан за просмотром фильма. Это напрямую нарушает Интернет-политику компании, и потенциально может привести к расхолаживанию атмосферы в команде. Тем не менее правила говорят, что вы не можете уволить сотрудника немедленно. Какие действия предпринять?
В сценарии А человек не смог продемонстрировать улучшение в исполнении ежедневных задач, не взирая на то, что для этого были созданы все условия. В сценарии B, поведение человека является абсолютно неприемлемым, и это должно быть признано всеми участниками коллектива.
В этих обеих ситуациях, можно выдать официальное предупреждение, являющееся одним из видов дисциплинарных мер, формально сообщающий подчиненному о грозящих последствиях, если поведение не улучшится. Последствия могут включать в себя и увольнение.Если человек не выполняет задачи на должном уровне или ведет себя неподобающе, возможно придется расстаться.
Официальные предупреждения, как правило, являются частью прогрессивной дисциплинарной процедуры организации, в которой руководитель дает людям возможности изменить поведение.
Если решение выдать предупреждение уже принято, необходимо учесть рекомендации, почерпнутые из практики многих менеджеров:
• Очень важно знать трудовое законодательство своей страны.
• Трудовое законодательство часто сложно, имеет много причинно-следственных связей и правильный способ действий не всегда очевиден. Но ошибки могут дорого обойтись, отнимут много времени и плохо сказываются на репутации организации в обществе.
Таким образом, нельзя спешить при рассмотрении дисциплинарных вопросов, важно убедиться, что все процедуры следуют буке закона.
Когда выдавать официальное письменное предупреждение?
Предупреждения, как правило, выдаются после прогрессии методов, придерживаясь которых можно помочь сотруднику понять, что конкретно исправить,и насколько серьезна проблема.
Эффективно показывает себе такая последовательность действий:
• Устное предупреждение;
• Письменное предупреждение;
• Официальное письменное предупреждение;
• Прекращение сотрудничества.
Перед выдачей письменного предупреждения менеджеру важно обратиться к дисциплинарному кодексу организации. И только убедившись, что решение не имеет ни доли субъективной оценки и полностью совпадает с внутренними установками компании, можно начинать подготовку. Важно объективно подходить к такому решению, ведь некоторые вопросы не настолько значимы либо проявились впервые и ситуация может решиться простым устным предупреждением.
Однако некоторые проступкимогут быть весьма серьезными, и требовать сразу жестких мер, минуя устное предупреждение. Например, кража или угроза насилия.
Выдача устного предупреждения
Если устное предупреждение оправданно, оно редко переходит в формальные дисциплинарные процедуры и его достаточно, чтобы достичь желаемого результата. Как и в любой другой ситуации, до выдачи предупреждения, менеджер и все заинтересованные стороны должны действовать справедливо и давать возможность сотруднику разъяснить свое видение ситуации.
Как правило, устное предупреждение выдается в присутствии свидетелей, это дает два эффекта. Первый в том, что есть кому подтвердить сделанное замечание, а второй профилактика для остальных подчиненных.
При выдаче устного предупреждения руководитель должен убедиться, что работник понимает:
— почему оно было выдано;
— какие действия требуются для исправления ситуации;
— будущие последствий, если не принять во внимание предупреждение.
Как пример можно рассмотреть следующий текст.
«Анатолий, как вы знаете, Игорь сообщил мне, что вы обругали его во время чаепития сегодня в столовой (Определены обе стороны, указывается характер и дата, время и место совершенного преступления.) Я услышал ваше видение этой истории, и слышал мнение Игоря. Прекрасно, что вы смогли признать ошибку и извинились. Вместе с тем такое поведение противоречит дисциплинарному кодексу компании. Сейчас я даю вам устное предупреждение в присутствии коллег и напоминаю, что ругать своих коллег по какой-либо причине неприемлемо и недопустимо. Вы предупреждены о необходимости исключить нецензурные или оскорбительные выражения в отношении любого лица в этой компании.(Это говорит виновному, что он должен сделать, чтобы исправить ситуацию.)
Предупреждение действует в течение 3 месяцев,(это обозначает,сколько времени дается на исправление вопроса), и если выне примите во внимание данное предупреждение, то будут применены более строгие дисциплинарные методы. (Это показывает, что произойдет, если инцидент повторится).Как вы поняли, что я имел ввиду, говоря о предупреждении, и что произойдет, если вы не исправите поведение?» (Это гарантирует отсутствие недопонимания со стороны виновного.)
После выдачи предупреждения менеджеру необходимо записать в своем ежедневнике или ином подходящем месте, где информация сохранится на будущее, что предупреждение было выдано, дату и время, причину и срок его действия.
Нет смысла размещать в личном деле информацию об устном предупреждении, так как проступок не настолько важен и решается в рамках коллектива. Если в течение испытательного срока рецидива аналогичного поведения не произойдет, примечания, сделанные менеджером в своем дневнике, могут быть удалены.
Если же устное предупреждение выдавалось и ситуация не поменялась, то пора приступать к более кардинальным шагам и начать подготовку письменного предупреждения.
Подготовка к выдаче письменного предупреждения
Сбор информации о проблеме
Перед тем как создать письменное предупреждение необходимо собрать всю необходимую информацию, касающуюся работника и беспокоящего вопроса. Анализ информации позволит оценить целесообразность такого решения и написать подробное, эффективное предупреждение.
Оценивается информация:
• даты и времени каких-либо нарушений.
• любые разговоры или предыдущие устные предупреждения об этой проблеме.
• старые документы, которые были подписаны сотрудником, отражающие его согласие с условиями компании, а также иллюстрирующие их нарушение них.
Разговор с работником
Перед оформлением письменного предупреждения проводится конфиденциальная беседа с нарушителем. Встреча позволяет глубже понять ситуацию и справедливо принять решение перед столь важным шагом. Разговор может показать, что этот вопрос был недоразумением, и не требуется никаких дополнительных действий.
Подтверждение ответственного за решение вопроса
Определить, действительно ли выдача предупреждений этому сотруднику входит в непосредственные обязанности. В крупных организациях не всегда ясно кто должен брать на себя эту ответственность, особенно если работник имеет несколько руководителей.
Как правило, подобные «письма» выдает непосредственный руководитель, но в некоторых случаях решение о выдаче предупреждения может быть принято на собрании группы менеджеров.
Написание предупреждения
1. Хоть требования среди организаций могут отличаться, есть ряд общих элементов, входящих в каждое официальное письменное предупреждение. Для создания информативного и эффективного письменного предупреждения важно:
• Включить имена всех участвующих сторон.
• Описать характер проступка.
• Указать дату и время нарушения.
• Разъяснить детали о предварительно выданных предупреждениях, периоде, времени и участвующих сотрудников.
• Включить выданные работнику инструкции для исправления ситуации.
• Прописать озвученные последствия этого нарушения, а также последствия будущих проблем.
2. Изъясняться максимально конкретно. Четкие и краткие детали предупреждения помогут точно передать претензию и позволят сотруднику быстрее исправить поведение, воизбежании правонарушений в будущем.
Предупреждения должны ясно дать понять, что произойдет, если поведение работника не скорректируется. Например: «Если произойдет повторное нарушение, будет выдано последнее предупреждение перед увольнением».
3. Доставить письменное предупреждение лично. Хоть оно и написано, отправлять его электронной почтой или иным способом бессмысленно, так как полностью пропадает серьезность обозначенного происшествия.
Передавая предупреждение во время частной встречи с работником, есть возможность еще раз расставить правильные акценты и ответить на вопросы. Это особенно важно, если сотрудник результативен и есть цель сохранить его в компании.Начав встречу можно указать на положительные моменты его работы, и только потом сосредоточиться на отрицательном ходе событий.
4. Убедиться, что сотрудник понимает предупреждение. После того как предупреждение написано и передано подчиненному, важно обсудить его условия (продолжительность, причину, ожидаемые поведение и срок исправления).
Большинство письменных предупреждений подписываются, а перед этим берется согласие с условиями договоренностей. Гуманно, если работнику разрешают оспаривать такие решения. Как ни крути, невозможно быть застрахованным от изначально неверной трактовки событий и информации.
Пример письменного предупреждения
«Ведущему специалисту службы доставки Артемию Терехову
Ранее с вами проводились беседы для восстановления дисциплины. Ссылки на проведенную работу можно найти в приложении. (Делается ссылка на вышеуказанное дисциплинарное производство, в котором предъявлены обвинения в неподчинении).Вы неоднократно оставляли рабочий грузовик на обочине дороги рядом со своим домом после поздних доставок продукции клиентам. На просьбы и предупреждения о необходимости парковки на охраняемой территории вы не реагировали, аргументируя поведение удаленностью автостоянки и особой значимостью исполняемых заказов.
В ночь на 27 марта 2017 года вы повторно отказались выполнять данное условие работы.В результате в ночное время был украден аккумулятор грузовика, припаркованного во дворе.Этот факт нанес компании финансовый ущерб на покупку новой батареи. (Работник был идентифицирован и дата, время, место и характер преступления четко указано.)
Вы признали свою вину и должны четко понимать, что неподчинение требованию рассматривается как серьезный проступок, и не может допускаться дальше. (Работник проговорил, что считает это серьезным вопросом.) Настоящим вы предупреждаетесь, что при парковке рабочего автомобиля на необорудованных специально для этого местах в течение испытательного срока, вы будете подвергнуты более строгим мерам дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения.
Вы должны воздерживаться от совершения каких-либо актов неправомерных действий в ходе вашей работы на эту компанию. Данное предупреждение действует в течение 6 месяцев с даты составления настоящего документа.
(Сотрудник также рассказал, какие действия от него требуется, чтобы исправить ситуацию.)
Искренне ваш,
Очень Раздраженный Босс.
Я знаю и понимаю содержание этого предупреждения и получил его копию.
Подпись работника ________________________ Дата: ______________
Свидетель Подпись: _________________________________»
Роковые ошибки при оформлении письменных предупреждений
— Выдача письменных предупреждений с помощью текстовых сообщений в чате, почте и по прочим рабочим средствам связи.
Конечно, это тоже способ решения задачи. И многие начинающие руководители, переживая за проведение процедуры, выбирают именно данный формат. Нотакой подход не профессионален. Подчиненный может сделать вид, что сообщения не получал и оспорить предупреждение, не осознав всей важности ситуации, и в результате попросту не исправиться.
— Выдача предупреждения через длительное время после проступка.
Это необходимо сделать сразу же после инцидента, чтобы избежать возможных проблем в будущем.
Выдача предупреждений (неважно, устное оно или письменное) это неприятная процедура для менеджера, она часто сопровождается стрессом или волнением. Но самое важное, что должен помнить управленец – это единственный инструмент, исправляющий систематичные нарушения дисциплины, отношение к работе, утерянную результативность. Если не обозначать сотрудникам того, что в их поведении что-то не так либо затягивать данные процедуры в коллективе формируется образ неверного поведения и данная ложка дегтя портит всю бочку меда. Предупреждения – это путь к исправлению и сохранению персонала, если они выдаются прогрессирующим методом.
[Перейти в раздел Кадровое делопроизводство]
Американский социолог, исследователь профессий и рабочих процессов Эверетт Хьюз в своих работах отмечал, что с ошибками и неудачами неизбежно сталкиваются все люди, независимо от специальности. В чем причины ошибок, что делать руководителю, если подчиненные их совершают, и как не навредить мотивации персонала — читайте в статье преподавателя Русской Школы Управления, консультанта по организационному развитию и HR Анны Мирсковой.
Под ошибками мы понимаем непреднамеренные действия, например, отсутствие результата, невыполнение поставленной задачи. И не берем во внимание ситуацию намеренного противодействия — ее необходимо рассматривать отдельно.
Причины ошибок сотрудников
Как реагировать и что делать, если ваш подчиненный совершил ошибку? В первую очередь разберитесь, что было тому причиной:
- Некорректно поставленная руководителем задача.
- Неправильные действия самого подчиненного при ее выполнении.
На практике встречаются оба этих случая. Иногда руководители сами, обладая гораздо большим объемом информации по сравнению с подчиненным, ставят задачу, не разъясняя некоторые значимые аспекты. Например, менеджер «забывает» уточнить, в каком виде должен быть представлен результат, или какие предполагаются процедуры контроля, или к кому сотрудник может обращаться за информацией во время выполнения работы.
У подчиненных могут возникать психологические сложности с тем, чтобы уточнить стоящую перед ними задачу, обратиться за разъяснениями. Особенно, если починенный — новичок или просто не очень смелый человек.
«Книжная полка РШУ» — подкаст о классике мировой бизнес-литературы.
Слушайте обзоры книг от наших экспертов.
Как избежать ошибок
Чтобы избежать ошибок, можно вспомнить практику, которая существовала во времена парусного флота. Тогда для передачи приказов использовали репетичного (от лат. repetere — повторять) судна. Во время боя оно могло двигаться между другими кораблями и передавать флажками приказы флагмана. Перед тем как этот приказ выполнять, каждый из линейных кораблей должен был его продублировать (так же, флажками), после чего репетичное судно давало знак: приказ понят точно.
Как этот подход можно использовать сегодня в практике компаний:
-
Во-первых, сам руководитель, отдав распоряжение, может уточнить у подчиненного: «Как вы меня поняли?», выслушать ответ и сопоставить корректность восприятия информации.
-
Во-вторых, сам сотрудник, получив задание от руководителя, может спросить: «Правильно ли я вас понял?» и повторяет все сказанное.
Независимо от того, кто выступит инициатором уточнений, задание будет понятно верно.
Что делать, если подчиненный ошибся
Но что делать, если сотрудник все-таки ошибается: наказывать его или нет, разбирать ли с ним промахи? Важно понимать ситуацию, в каком контексте это произошло:
Во-первых, каков уровень личностной зрелости сотрудника — не все люди могут признавать собственные ошибки, часто они психологически к этому не готовы. А на воспитание подчиненного вам потребуется много времени.
Во-вторых, каковы особенности организационной культуры компании или субкультуры подразделения. Ведь отношение к ошибкам закладывается и на уровне организаций. Например, в компании не принято конструктивно говорить об ошибках, обсуждать их, извлекать из них полезный опыт, а принято ошибки скрывать, потому что за них ругают и наказывают. И руководитель, неспособный признавать свои ошибки, задает модель поведения, которую потом копируют подчиненные.
Если вы хотите, чтобы сотрудник правильно принимал критическую обратную связь и после нее был мотивирован исправлять или не допускать ошибки, выполняйте несколько правил:
-
Прежде всего, вы сами, как руководитель, должны быть открыты обратной связи, способны обсуждать с подчиненными результаты не только их, но и своей работы.
-
Обратную связь сотрудникам формулируйте корректно, по существу, без перехода на личности.
-
Анализ и исправление ошибок поощряйте и подкрепляйте (речь идет о нематериальной мотивации и особенностях организационной культуры).
-
Выстраивайте каналы коммуникаций в компании (сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали) и открытую доверительную атмосферу.
Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения
редакции.
В российском бизнесе распространены случаи, когда сотрудника, который ошибся, увольняют на следующий день. Однако от ошибок не застрахован ни один руководитель, вне зависимости от сферы работы. Важнее понять, как реагировать на промахи и какие выводы делать после. За годы работы на руководящих постах управляющий директор Diebold Nixdorf Михаил Рыбчинский вывел собственные правила «эффективных ошибок» — в материале он делится своим опытом.
Откуда возникает страх ошибки
Страх не свойственен только маленьким детям — они просто не знают, что это такое. Но взрослея, ребенок обучается, и именно реакция страха позволяет ему выживать. Благодаря ей мы не переходим улицу на красный свет, не берем провода мокрыми руками и не делаем другие очевидно опасные вещи.
Но этот же механизм для выживания может сильно ограничивать взрослого и опытного человека при решении бизнес-задач. Именно страх быть непонятым, осмеянным или маргинальным является серьезным психологическим блоком, ограничивающим фактором на карьерном пути менеджера.
Страх не позволяет пробовать новые методы, делать что-то впервые. В связи с этим иногда английское слово Fear расшифровывают как False Evidence Appearing Real — «Ложное доказательство, которое кажется реальным». Событие не произошло и вообще непонятно, произойдет ли — но человек уже меняет поведение.
Такая смена может сыграть злую шутку. Исследование австралийских психологов Эндрю Мартина и Герберта Марша показало: студенты, которые боялись ошибиться, могли добиваться высоких результатов. Однако когда они претерпевали неудачи, ошибки становились для них доказательством собственной несостоятельности. Более того, в ответ на страх студенты часто даже саботировали шансы на успех: оттягивали выполнение задач до последнего или прикладывали к ним меньше усилий.
При этом промахи неизбежны. Мы можем работать с одинаковой эффективностью все время только в случае выполнения одинаковых рутинных процедур. Чем более креативная работа, тем выше вероятность наделать ошибок. Когда инвесторы или Private equity фонды оценивают стартапы, они более лояльны к тем компаниям, которые уже наделали большое количество ошибок, научились на них, нежели к компаниям, с самого начала демонстрирующим впечатляющие результаты, руководство которых не совершило ни одной ошибки.
Я выделяю два подхода, которые сложились у руководителей в работе с ошибками.
Первый — это жесткий супервайзинг, когда управленец не дает сотруднику ошибаться самому. Такой путь минимизирует количество ошибок, но и не дает работникам развиваться. Если руководитель-ментор сменится, то специалист, приученный к готовым решениям, вряд ли возьмет на себя инициативу. Для нового менеджера он останется таким же «белым листом». А если такого сотрудника повысят, у него за спиной не будет опыта своих ошибок и, соответственно, методов их исправления.
Второй — управление с возможностью ошибаться, но по правилам. Да, польза от ошибок не столь очевидна, как краткосрочные негативные последствия, которые прямо влияют на результаты и реноме управленца. Однако я нахожу этот способ наиболее эффективным, поскольку он учитывает природу человека и в перспективе помогает развивать кадры. Сделав ошибку на проекте, где цена вопроса — $100, вы можете избежать такой же ошибки на проекте в $1 млн, при этом вы учитесь и развиваетесь, становитесь более квалифицированным специалистом. Недостаток системы в том, что правила должны соблюдать и сам руководитель, и сотрудники, иначе она не будет работать.
Опытным путем я вывел для себя четыре таких правила.
Правила эффективных ошибок
- Ошибки не так критичны на ранних этапах. Всевозможные поиски решений, тестирование допустимы именно в начале проекта. Чем ближе к финалу, тем тщательнее должна быть проверка и тем более устойчивыми должны быть решения.
- Ошибки допустимы, если они не повторяются. Не так страшно, если в новой для себя роли руководитель рискнул и выбрал менее эффективное решение по стратегии продаж. Если оно не принесло катастрофического результата для бизнеса, все можно исправить. Хуже, если он следует этому подходу, совершая все те же ошибки. Тогда это сознательное игнорирование или неумение делать выводы по обратной связи.
- Чем опытнее сотрудник, тем меньше промахов он должен совершать в принципе. Поэтому, кстати, существует возрастной ценз для руководителей. Понятно, что есть вундеркинды, которые заканчивают школу в 14, а в 20 уже руководят проектами. Однако во время найма таких самородков я бы рекомендовал смотреть на их трек рекорд, чтобы выяснить опыт работы с негативными ситуациями. Одаренностью нельзя компенсировать недостаток опыта — его можно получить только в процессе самостоятельной работы. Поэтому, когда руководители корпораций ставят на ответственные позиции неопытного менеджера, они стараются нанимать профессиональных тьюторов, менторов или коучей, чтобы снизить цену ошибок на первых порах.
- Об ошибках нужно сразу сообщать руководству и вместе с этим предлагать решения проблемы. Герман Греф, выступая перед командой Сбербанка, как-то заявил, что если человек сделал ошибку, то ему это можно простить. Но если специалист попытался избежать ответственности и скрыть факт ошибки, то такое поведение может привести только к увольнению. Я согласен, что умалчивание проблемы должно приравниваться к попытке обмана и нести серьезные последствия. Люди склонны умалчивать свои промахи, опять же из-за страхов. Но можно добиться лучшего эффекта и для себя, и для компании, если показать заинтересованность в устранении последствий, а не в их сокрытии.
Как минимизировать количество ошибок
Самое большое количество ошибок «первого уровня» совершается из-за несовершенства бизнес-процессов. Полноценный ритм бизнеса и «бесшовное» взаимодействие позволит компании свести количество такого рода ошибок к нулю. Гораздо сложнее решить проблему ошибок руководителей.
Мне импонирует идея «песочницы» для руководителей или молодых специалистов — тренировочного пространства, в котором ошибки имеют минимальный негативный эффект. Идея не нова: девелоперы уже несколько десятилетий обкатывают свои разработки на искусственных сценариях, прежде чем запустить решение в производство. Эту же идею, но в применении к персоналу, используют все Big Tech компании. Например, в Microsoft есть программа раннего развития молодых специалистов MACH (Microsoft Academy of College Hires), такая же есть в Amazon. Их прелесть в том, что они позволяют вчерашним студентам ошибаться под присмотром опытных наставников и получать профессиональное развитие.
Кроме того, можно периодически устраивать классы как для новых сотрудников, так и для «старичков» с разыгрыванием лучших бизнес-кейсов и практик. Благодаря им можно не только «проиграть» ситуации успеха, но и выяснить, какие стратегии могут стать неудачными. В одной такой бизнес-игре наша команда заняла второе место. Мы вложились в долгосрочную стратегию и, в конце концов, могли бы выиграть, но игра имела ограничение по времени и выиграла команда, которая использовала больше тактических инструментов. Это поражение помогло мне понять, что иногда фокус на среднесрочную перспективу может быть более оправданным, чем длинные инвестиции и стратегическое развитие.
Понятно, что сферы бывают разные. Если отдел продаж рискует только деньгами и репутацией компании, то на производстве, в лечебном деле, атомной и космической отрасли от решений зависит сохранность дорогостоящего имущества и жизни людей. Поэтому чем более серьезная ответственность возлагается на специалиста, тем дольше должен быть период такой «песочницы», когда инструкции заучиваются наизусть. А к реальной практике допускаются только те, кто выучил их применение до автоматизма.
Сейчас много внимания уделяется цифровой трансформации, когда бизнес-процессы улучшают с помощью искусственного интеллекта. К сожалению, пока нейросети и близко не подошли к решению задач среднего уровня. Искусственный интеллект может проанализировать планы по продажам и даже построить прогноз, учитывающий кучу факторов, включая геополитическую ситуацию, но он пока не может заменить интуицию и жизненный опыт руководителей со стажем.
Главные мысли
- Ошибки в работе, в том числе управленца, неизбежны;
- Страх перед провалами может усугубить их последствия;
- Главное не то, сколько ошибок совершил управленец, а то, исключает ли он их повторы и как справляется с последствиями;
- Эффективный метод сокращения числа ошибок — система «песочницы» с наставничеством и разыгрыванием кейсов в режиме бизнес-игры или тренировки.
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:
«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и
«Пользователь» –
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
Р/с 40702810600001004854
В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222
Электронная почта: contact@ekam.ru
Контактный телефон: +7(495)133-20-43
Ошибки сотрудников всегда критически отражаются на работе склада. Эффективность снижается, что вызывает негативную реакцию клиентов. Большинство ошибок возникает из-за влияния “человеческого фактора”. Инструкции и технологии работы нередко нарушаются по причине того, что исполнители пытаются оптимизировать процессы под себя, не согласовав возможность оптимизации с руководством. Ошибки на складе зачастую возникают из-за низкого уровня автоматизации.
Сергей Мироненко, первый в мире эксперт по автоматизации
Робот-кладовщик отличается от сотрудника, выполняющего названную функцию, тем, что он не способен реагировать на окружающую среду. К примеру, если робот “наблюдает” хаос и абсолютный беспорядок на складе, у него не получится идентифицировать продукцию. Машина лишь умеет реализовывать чётко установленные алгоритмы действий. Человек, напротив, мыслит абстрактно. Для идентификации разбросанного по складу товара он может задействовать все органы чувств. Однако сотрудники нередко ошибаются.
Эффективнее всего работает то производство, где порядок: в процессах, оборудовании, товарах. Если все операции организованы чётко, работы выполняют привычные алгоритмы действий без ошибок. Именно поэтому их стоимость выше, чем стоимость ручного труда.
В любом проекте есть бизнес-процессы, без автоматизации которых — при условии применения лишь ручного труда — нельзя избежать ошибок.
Чтобы уменьшить число ошибок на складе, устанавливаются терминалы, которые обеспечивают сбор данных. Чтобы они работали эффективно, важно вывести производственную культуру на высокий уровень: подготовить персонал, выверить рабочие процессы и всегда планировать складскую деятельность. Каждому ресурсу, имеющему место на складе — техническим сооружениям, сотрудникам, продуктам, упаковке, — должно присваиваться обозначение, которое будет распознавать компьютер. Стратегию функционирования автоматически выстраивает WMS, система управления складом. Терминал сбора данных бесполезен, когда ресурсная составляющая склада не оцифрована, а процессы производства не налажены. Хаос нельзя автоматизировать!
Нарушение СМК
К возникновению управленческих ошибок приводит нарушение международного СМК. Менеджер должен грамотно организовать процесс. В чётко выстроенной системе управления эффективность деятельности на 80% зависит от руководства и на 20% — от подчинённых. Один топ-менеджер может курировать работу пяти исполнителей.
За нарушением ИСО 9001:2015 следуют грубейшие ошибки топ-менеджмента:
- При принятии решения руководитель обращает внимание на чьи-то мнения, а не на объективные факторы.
- Он старается исправить ситуацию, однако не видит и не анализирует причин, которые привели к ней.
- Он делегирует задачи сотрудникам, не обладающим соответствующей квалификацией.
Топ-менеджер может допускать и другие ошибки. Одной из наиболее распространённых является нарушение порядка в процессе принятия решения, если алгоритм насчитывает не менее 20 действий. Например, руководитель поставил задачу, не уточнив у исполнителя, понял тот её или нет, не обеспечив нужные ресурсы и контроль исполнения.
Менеджер работает в условиях неопределённости и ограниченности ресурсов. Риск “оступиться” присутствует всегда. Чтобы свести количество ошибок к минимуму, рекомендуется придерживаться СМК 9001:2015. Также для руководителя важна оценка собственной эффективности. Она состоит из таких элементов:
- Как много поставлено задач?
- Как часто приходилось возвращаться к уже поставленным задачам.
- Понимают ли руководителя подчинённые?
Ресурсная недостаточность
Нехватка ресурсов является типичной причиной ошибок. В этом отношении известно 2 теории. В СМК 9001:2015 сказано, что на первое место нужно ставить достижение результата, а экономию ресурсов — на второе. Теория повышения эффективности с самого начала приучает к экономии ресурсов. Руководители, которые следуют этому правилу, рискуют потерять эффективность.
Мы преодолеваем ошибки через улучшение бизнес-процессов
В Tablogix применяется алгоритм действий (action timing plan), отрабатываются предложения персонала, проводятся кружки качества, используются методики lean-менеджмента, а также способ анализа Парето. Развитие названных инструментов включается в зону ответственности Tablogix Center of Excellence (Центр передового опыта), объединяющего работников следующих отделов:
- Управления качеством.
- Проектный.
- АСУ.
- Складской аналитики.
Давайте рассмотрим названные инструменты подробнее.
GEMBA (Zero Tolerance Depot Walk)
Данную методику мы взяли у японцев. Чтобы понимать ситуацию, нужно прийти на “гемба”, площадку реализации процесса. Факты, полученные на этом месте, следует проанализировать и принять решение. Менеджер должен знать, на каком этапе работы создаётся добавочная стоимость. Обычно это производство, в нашем случае — склад. Именно в этом месте нужно контролировать рабочий процесс.
К примеру, вы заметили хаос в определённой зоне. Этот беспорядок рано или поздно повлечёт за собой снижение производительности в процессе комплектации заказа. Чтобы выявить “уязвимые” места, применяется Zero Tolerance, то есть фиксация замечаний. Руководитель делает фото в тех местах, где сотрудники ошибаются. Далее согласовываются мероприятия по устранению недоработок. Результат проверяется в конкретный день, определённый заранее. Чтобы устранить замечания, используется система 5S. О данной методике организации рабочего пространства читайте ниже.
Система 5S: как обеспечить бережливое производство?
Как создать оптимальные условия для реализации производственных алгоритмов и поддержания порядка? Важно усвоить 5 шагов, прохождение которых позволит сэкономить временной и энергетический ресурс:
- Сортируем продукцию, выбрасываем ненужное.
- Уделяем время самоорганизации. Для каждого товара и производственного инструмента находим свое место.
- Соблюдаем чистоту, систематически делаем уборку.
- Стандартизируем процессы.
- Совершенствуем дисциплину, поддерживаем порядок.
Планируем действия
Следующий инструмент контроля — План действий (Action and Timing Plan). Это свободный, но последовательный алгоритм действий с конкретными ответственными и ресурсами, которые у них есть. В план входит достаточное количество деталей, чтобы достичь цели. За использованием названного инструмента стоят серьёзные организационные усилия со стороны руководства. Если топ-менеджер не готов придерживаться обозначенного алгоритма, этого не будут делать и подчинённые.
Улучшаем процессы и результаты
Разберёмся с Предложениями по улучшениям. Работник вносит предложение в форме структуры: предпосылки, непосредственно предложение, шаги по его реализации, планируемая выгода. Если цель реализована, то есть выгода получена, специалисту начисляются бонусы.
Существует такой инструмент, как Лист непрерывных улучшений. Это упрощённый вариант Предложений по улучшениям. Данный лист необходимо прикрепить на стенд. В соответствующих его полях сотрудники должны указывать, как реализовывать рабочие процессы лучше всего и уменьшать риски совершения ошибок. В свою очередь, менеджер обязан делать замечания по предложенному.
Если предложение получает оценку со знаком “+”, руководитель оставляет свои комментарии по поводу исполнения. Если оценка имеет знак “-”, последнее слово остаётся за менеджером следующего уровня, то есть финальное решение выносит он.
Контролируем качество
Кружок качества (Quality Team Circles) — инструмент, который впервые появился в Японии. Он призван обеспечивать доверие и взаимопонимание между представителями топ-менеджмента и подчинёнными, а также подпитывать интерес к рабочему процессу и получению конечных результатов. В кружках качества принимают участие специалисты всех уровней. Каждую неделю по пятницам, как правило, во второй половине дня рабочая группа организуется в комнате размышлений (think room) на полчаса. Сотрудники обсуждают результаты недели, которая подходит к концу, и выясняют, какие процессы можно улучшить. Задача супервизора — выслушать каждого и сделать соответствующие заметки. Следующая встреча планируется для того, чтобы выработать план действий.
Оцениванием данные и факты
Слышали ли вы о таком инструменте, как Шесть сигм (Six Sigma)? Концепцию разработал специалист компании Motorola в 1980-х. Это методика улучшения процессов, которая работает. В её основе — статистическая оценка исходной информации и следствий.
Здесь используется набор инструментов качества. Среди них следующие:
- Статистическое управление БП на основании карт контроля.
- FMEA-анализ.
- Диаграммы Парето и Исикавы.
Применяем диаграммы
Метод 4-х диаграмм (QOS Methodology) базируется на следующих элементах:
- Определите цель и будьте в тренде. Используйте соответствующую диаграмму и каждый месяц сверяйте результаты с KPI.
- Проанализируйте проблемы по Парето. Эта диаграмма позволяет распределить энергетические ресурсы для эффективного решения проблем. С её помощью можно выявить ключевые причины просчётов. Ведь невозможно исправить ошибку, если не знать причин её возникновения. Диаграмма Парето показывает, какие просчёты вносят максимальный вклад в неблагоприятную тенденцию.
- Постройте алгоритм корректирующих действий. Для каждой ошибки определите действия по её исправлению.
- Обеспечьте контроль выполненных действий. Улучшения, которых вы достигли, соответствуют вашим ожиданиям? Если нет, вернитесь к п.1.
Анализ отказов. Метод 8D
Чтобы контролировать качество выпускаемой продукции, используется Анализ видов и последствий отказов.
Для поиска базовых причин ошибок, разработки решений с целью недопущения их повторения применяется Метод решения проблем 8D. Если клиенты не довольны качеством продукции или услуг, 8D служит первым и самым правильным шагом на пути к улучшению качественных характеристик.
Отчёт о корректирующих действиях
Ключевой целью отчёта является исследование проблемы через анализ базовых причин и нахождение соответствующих решений с целью предотвратить её повторение. Это своеобразная ответная реакция на проблему. Исправление ошибок — это сдерживание, а корректирующее действие — ключевая причина.
Бенчмаркинг
Бенчмаркинг нужен, чтобы предупредить множество ошибок, которые были допущены кем-то ранее. Рекомендуем посещать производства конкурентов и смежных предприятий, запоминать интересные идеи, возникающие в процессе работы, и конечно, реализовывать лучшие из них.
Предотвращаем ошибки с помощью коммуникации
Разместите наглядные инструкции для работы на информационных стендах. Там же транслируйте KPI и результаты работы. Делайте это через простые индикаторы, к примеру, весёлый или грустный смайл, зелёный или красный цвет. Отражение актуального статуса — отличная мотивация для сотрудников. Это поможет им сконцентрироваться на работе и совершать как можно меньше ошибок.
Больше статей и контента в наших социальных сетях и мессенджерах:
ВКонтакте: сообщество «Реальная автоматизация бизнеса»
Facebook: сообщество «Эксперты об автоматизации бизнеса»
Telegram: канал «Реальная автоматизация бизнеса»
Заказать консультацию эксперта по автоматизации можно на нашем сайте: www.aviant.ru
А еще у нас появился чат в Telegram, где вы сможете задать любой вопрос и получить ответ от специалистов по Б24 или 1С. И все это без регистраций и смс 
Хотите пообщаться? Ждем вас здесь: Чат про Битрикс24 и 1С
29.11.2021
Автор: Academy-of-capital.ru
Из этого материала вы узнаете:
- Природа и виды конфликтов
- 7 стандартных способов разрешения конфликтов в организации
- 5 методов предотвращения конфликтов в коллективе
- 10 рекомендаций руководителю по предотвращению конфликтных ситуаций
-
Шаблон расчета 5 ключевых показателей
Скачать бесплатно
Любой разумный руководитель обязан четко представлять себе, какие существуют способы разрешения конфликтов. Дело в том, что хочется нам того или нет, но в любой сфере человеческой деятельности иногда происходит столкновение интересов разных сторон, что и порождает конфликтные ситуации. А их нужно уметь разрешать.
Более того, опытный лидер способен не только нормализовать ситуацию, но даже извлечь из нее определенную выгоду для компании. Если же это изначально не представляется возможным, то существуют методы предупреждения конфликтов, которые также следует уметь применять на практике.
Природа и виды конфликтов
Конфликт (с латинского conflictus – столкновение) – ситуация, при которой сталкиваются противоположные по направленности, несовместимые между собой интересы и мнения, сопровождающаяся возникновением острых отрицательных эмоций и переживаний. Конфликты между различными людьми возникают довольно часто вследствие каких-либо организационных перемен, спорных вопросов, при рабочих и межличностных отношениях. И каждый человек воспринимает все это субъективно, серьезно переживая данные моменты на психологическом уровне.
Как правило, причиной возникновения конфликта в различных ситуациях является столкновение интересов. К примеру, ссора могла произойти между руководителем и сотрудником из-за неначисленной премии, между коллегами по школе из-за разницы в точках зрения о воспитании детей, с административным отделом в вопросах бюджета и так далее. Все перечисленное является самым часто встречающимся межличностным типом противостояний.
Существуют также конфликты между группами людей (руководителями и сотрудниками отдела, бездельниками и работягами, консерваторами и новаторами и так далее) – такой тип называется межгрупповым и является наиболее сильным и разрушительным.
Встречаются и внутренние конфликты у одной конкретной личности – к примеру, в ситуации, когда уже куплены билеты и собраны вещи в семейное путешествие, но внезапно возникает потребность присутствовать на работе для решения срочных вопросов.
Каждый конфликт имеет объекты (причины), субъекты (действующие стороны), главных и косвенных участников, при этом может происходить смена ролей.
Любое противостояние может быть деструктивным или конструктивным. При первом варианте ждать хорошего исхода бессмысленно, во втором случае важно адекватно оценивать ситуацию, стремиться к открытому общению и созданию доверительной атмосферы и сотрудничества.
Каждый человек применяет в конфликтных ситуациях выбранные для себя стратегии и тактики. Для успешного управления происходящим следует определить линию поведения и установки других участников конфликта, а также вносить коррективы в собственную тактику.
7 стандартных способов разрешения конфликтов
Существует великое множество различных способов избежать конфликтных ситуаций. И применение каждого из них будет результативным в определенных условиях. Дадим характеристику основных способов разрешения конфликтов.
Метод соперничества
Суть в том, чтобы навязать оппоненту выигрышное для себя решение. Применять метод соперничества целесообразно в следующих случаях: выбранное решение точно является конструктивным; результат будет полезным для целой группы или фирмы, а не отдельных ее участников или микрогруппы; итог противостояния должен быть важен тому, кто принимает выбранную стратегию; невозможность прийти к соглашению с другой стороной ввиду отсутствия времени.
Прибегать к соперничеству оправданно при возникновении экстремальных или принципиальных ситуаций, при недостатке времени, а также в случае, когда исход конфликта может привести к опасным последствиям.
Метод избегания
Способ избегания подразумевает попытку выйти из конфликтной ситуации путем уклонения от решения возникших проблем, при этом получив минимальные потери. Главное отличие от активной поведенческой стратегии во время противостояния в том, что соперник выбирает ее после нескольких неудавшихся попыток добиться признания своих интересов другими способами. По сути, в данном случае конфликтная ситуация не будет решена, а попросту угаснет.
Такой способ применим в случае затянувшегося конфликта. Также этот метод может быть выбран при недостатке времени и сил для того, чтобы устранить разногласия; при желании выиграть время; если имеются сложности в выборе своей тактики; при полном отсутствии стремления найти решение проблемы; а также при попытке обойти ловушки и подводные камни, созданные соперником.
Метод принуждения
При таком способе преобладающими являются попытки убедить оппонента согласиться со своей позицией любой ценой. Принуждающую сторону не интересуют мнения других людей, поведение, как правило, становится агрессивным, и повлиять на соперника человек пытается, прибегая к власти. Такой способ может принести желаемые результаты в случае, когда начальник обладает властью над сотрудниками, при этом не может перебороть излишнюю инициативность своего персонала.
Применяя метод принуждения, нужно быть готовым к тому, что итоговое решение может оказаться неверным вследствие ориентирования на единственную точку зрения. Такой способ также способен привести к недовольству и возмущению персонала – особенно в случае молодых сотрудников и специалистов, имеющих больше опыта.
Переговоры как способ разрешения конфликта
Переговоры являются одним из наиболее эффективных способов разрешения конфликтов, при котором стороны взаимодействуют друг с другом, четко обозначая свои требования, но соглашаясь на компромиссные решения. Метод переговоров отличается от остальных в силу следующих особенностей:
- способ подразумевает, что стороны равноправны и готовы открыто взаимодействовать друг с другом;
- при переговорах исключено применение силы или обращение в суд с целью разрешения конфликта;
- стороны имеют контроль над процессом, возможность изменения условий на основании взаимного соглашения, а также могут определять временные границы;
- процесс переговоров проходит в соответствии с обозначенными сторонами правилами;
- решение, принимаемое в результате переговоров сторон, является неформальным.
Можно использовать различные стратегии переговоров, ориентируясь на поставленную цель взаимодействия. Первой стратегией является позиционный торг – поведение основано на конфронтации сторон, при этом в попытке добиться максимально выгодного для себя результата интересы оппонента не учитываются. Согласно второй стратегии процесс переговоров основывается на взаимных интересах, то есть поведение является партнерским, учитываются мнения и цели каждой из сторон.
Процесс переговоров делится на следующие этапы: озвучивание позиций оппонентов, выявление интересов и целей, открытое обсуждение проблемы и спорных моментов, достижение договоренности по возникшему конфликту.
Резюмируя, отметим, что чаще всего целью переговоров является полное или частичное удовлетворение претензий каждой из сторон конфликта. Но случается, что к переговорам прибегают в качестве негативного способа устранения конфликта.
Метод компромисса
Разрешение конфликта способом взаимных уступок подразумевает определенные встречные шаги оппонентов, нацеленные на достижение результата, устраивающего всех. То есть стороны должны будут взаимно отказаться от некоторых интересов и амбиций на пути к достижению максимально полезного для всех исхода конфликта.
При выработке решения участники используют различные стратегии и способы, идут на разного рода взаимные уступки. Компромисс может быть:
- добровольным – решение каждой из сторон пойти на уступки принимается без давления друг на друга;
- вынужденным – при таком компромиссе оппонентам приходится идти на взаимные уступки вследствие определенных факторов.
Способность пойти на уступки говорит о реализме и высокой культуре общения. Но использовать метод компромисса стоит в том случае, если другие испробованные способы не смогут удовлетворить интересы по максимуму.
Метод посредничества
Посредничество при переговорах также является одним из способов разрешения конфликта интересов. Подразумевается, что устранение разногласий будет достигнуто при участии в переговорах третьей стороны. Разумным будет прибегнуть к помощи посредника в следующих ситуациях:
- Оппоненты готовы уступить и начать поиск компромиссного решения, но не смогли достигнуть общего интереса, прийти к единому мнению.
- Отсутствует возможность прямого общения участников спора между собой.
- Необходимо проконтролировать исполнение согласованного сторонами решения.
- Помощь компетентного посредника необходима с целью сохранения имиджа каждой из сторон.
- Для решения спорных вопросов необходима конфиденциальность.
Соответственно, задачами посредника являются: организовать процесс общения оппонентов; предложить варианты разрешения конфликта; помочь разработать итоговые документы; проконтролировать принятое сторонами решение.
Важно правильно подобрать посредника, который серьезно подойдет к разрешению конфликтной ситуации. Независимый эксперт должен отвечать следующим требованиям: быть компетентным в вопросе, иметь навыки посреднической работы; быть беспристрастным, то есть сохранять нейтралитет по отношению к любой из сторон конфликта; быть авторитетным – иметь некоторый вес в обществе для того, чтобы суметь повлиять на участников спора при поиске решения и обоюдного соглашения.
Метод сотрудничества
Сотрудничество является одним из конструктивных способов разрешения конфликтов. Данный способ требует погружения всех участников в спорную ситуацию для поиска решения, которое будет максимально отвечать интересам каждой из сторон. Сотрудничество имеет следующие отличительные черты:
- Конфликтующие стороны являются не врагами, а союзниками, вместе стараясь найти устраивающее всех решение.
- Обе стороны максимально вовлечены в процесс решения возникшей проблемы.
- Оппоненты обоюдно заинтересованы в поиске выигрышных для всех способов разрешения конфликта.
- Применение данного метода решения конфликтной ситуации принесет пользу каждой из сторон.
- Для сотрудничества необходимо большее количество времени.
- Метод раскрывает тайные и внутренние причины возникшего спора обеих сторон, что позволяет найти эффективный способ разрешения конфликта.
Но следует разумно прибегать к сотрудничеству как одному из способов разрешения конфликтных ситуаций. В первую очередь найденное решение проблемы должно быть важно каждой из сторон. Также должны иметься прочные связи и перспективы на последующее взаимодействие с соперником. Кроме того, времени на проработку проблемных моментов и поиск выгодных путей их решения должно быть достаточно.
Следующее условие – наличие готовности оппонентов высказать свое отношение к происходящему и со всем вниманием выслушать друг друга. Также очень важно, чтобы участники конфликта имели равные права и были способны проигнорировать различия между собой для поиска решения в спорной ситуации.
Сотрудничество следует считать одним из дружеских способов разрешения конфликтов, но также и одним из наиболее сложных, ведь действовать нужно, основываясь не только на своих интересах, но и на потребностях стороны оппозиции. При таком методе взаимодействия конфликтующие стороны должны быть способны выслушать оба мнения и найти обоюдовыгодное решение.
5 методов предотвращения конфликтов в коллективе
С целью предупреждения конфликтов следует прибегать к определенным действиям, которые будут нацелены на недопущение их возникновения и негативного влияния на любую из сторон, любой из элементов общественной системы. Деятельность по предотвращению конфликта – это активное вовлечение управляющих субъектов (одной или каждой из сторон надвигающегося конфликта) в настоящий процесс отношений в обществе, во взаимодействие людей в различных жизненных сферах. В данном случае будет пресечен бесконтрольный ход процесса, если произойдет разумное вмешательство, целесообразное по отношению к интересам общества.
Тактика предупреждения конфликтной ситуации основана главным образом на способности поддерживать и укреплять сотрудничество, а также быть готовым к взаимовыручке. Эта тактика подразумевает комплексный подход, при котором используются методы социально-психологического, морально-этического и организационно-управленческого характера. Среди социально-психологических способов разрешения конфликтов наиболее важными, призванными изменить мысли, чувства и настроения людей, являются следующие:
- Метод согласия
- Метод доброжелательности к оппоненту
- Метод сохранения репутации партнера
- Метод взаимодополнения
- Метод исключения дискриминации людей
В соответствии с данным методом проводятся определенные мероприятия, целью которых является привлечение к общему делу потенциальных противников. В процессе общей деятельности у них может образоваться относительно большое количество общих интересов, лучшее понимание друг друга, привычка к сотрудничеству и совместному решению возникающих проблемных ситуаций.
Метод эмпатии, или доброжелательности, заключается в выработке способности сопереживать и сочувствовать другим, понимать их внутренние настроения. Он подразумевает умение выражать требуемое сочувствие коллеге по работе или партнеру, оказывать ему содействие. При данном методе следует избегать необоснованной враждебности, агрессии и невежливости во взаимоотношениях. Применять метод эмпатии наиболее эффективно будет в кризисные моменты, при которых особенно важно выразить сочувствие и сострадание, оперативно донести важную информацию о происходящем.
В случае появления каких-либо спорных ситуаций, которые могут закончиться конфликтом, для его предупреждения особенно важным является метод, при котором оппонент будет способен признать достоинства соперника и выразить необходимое уважение к его личности. Если одна из сторон признает достоинство и авторитет партнера, это приведет к развитию ответного аналогичного отношения к достоинству и авторитету первой стороны. Являясь одним из эффективных способов разрешения конфликтов, данный метод применим также в процессе межличностного общения любой формы.
При нем следует опираться на такие способности и умения партнера, которые отсутствуют у нас самих. К примеру, творческим людям очень тяжело даются монотонные и рутинные действия, работа технического характера. Но для того, чтобы добиться успеха в делах, необходимы как творческие, так и технические и прочие навыки. Метод взаимного дополнения наиболее актуален при наборе рабочей группы, которая при соблюдении этих условий будет очень сильной и прочной.
Для того чтобы повысить взаимное доверие, вызвать уважение и готовность к сотрудничеству, не доводя до конфликтных ситуаций, важно учитывать и с умом пользоваться не только способностями тесно связанных людей, но и их недостатками.
Данный метод не допускает акцентирования внимания на превосходстве кого-либо из партнеров над вторым, в идеале следует игнорировать вообще какие-либо различия между ними. Для этого в управлении нередко практикуются элементы материального поощрения, которое сможет уравнять всех сотрудников компании, – таким образом действуют многие японские организации.
С одной стороны, метод уравнивания можно посчитать несправедливым и предвзятым, противоречащим методу индивидуального поощрения. Но в качестве одного из способов разрешения конфликта интересов можно выделить явные достоинства уравнительного метода распределения – возможность избежать негативных эмоций, среди которых зависть и чувство обиды, ведь именно они могут стать причиной конфликтной ситуации.
По этой причине с целью повышения антиконфликтного потенциала компании разумно будет распределять награды и разделять заслуги на всех сотрудников, пусть даже подавляющая их часть будет принадлежать только одному из них.
Такой метод весьма распространен в повседневной жизни. К примеру, рыболовные или охотничьи организации уже давно делят улов и добычу поровну, без учета того, насколько удачлив был конкретный рыболов или охотник. Существует древняя японская пословица, которая акцентирует внимание на ценности такого принципа: «Даже если вы делаете работу лучше других, не ведите себя как победитель».
Повышение сразу после обучения
10 рекомендаций руководителю по предотвращению конфликтных ситуаций
Перечислим основные способы разрешения конфликтов на предприятии, которые помогут руководителю избежать их возникновения и развития.
- Следует осуществлять подбор и распределение сотрудников по должностям в соответствии с их профессиональными и личностными психологическими качествами.
- Ни в коем случае не позволяйте нарушать свое единоначалие.
- Выступайте на защиту своих сотрудников в случае возникновения угрозы извне.
- Определите четкие корпоративные правила, а также систему поощрений и наказаний сотрудников в результате их выполнения или непризнания. Следует развивать и поддерживать корпоративные стандарты и ценности.
- Разработайте регламент, согласно которому должны строиться взаимоотношения работников компании.
- Обращайте внимание на характер и поведение людей с целью выявить среди них способных к конфликтам. Они могут иметь не совсем адекватную самооценку; стремиться доминировать над окружающими; отказываться от попыток преодолеть прежние, ставшие неактуальными, традиции; также такие люди зачастую являются слишком прямолинейными и эмоциональными.
- Важно избегать перехода на личности, не пользоваться такими запрещенными приемами: «Я требую от вас…», «Вы обязаны…», «Вы не способны этого понять…», «Это последнее мое предупреждение…», «Чем вы в данный момент заняты?» и так далее.
- Следует оставаться спокойным в любых ситуациях, вести себя в соответствии с должностным статусом. Нужно соблюдать нейтралитет в случае возникновения разногласий между сотрудниками и выступать в роли третьей стороны, помогая разобраться в фактах и найти конструктивное решение в спорной ситуации.
- Важно создать и поддерживать в рабочем коллективе доверительную атмосферу.
- Необходимо признавать собственные ошибки и быть способным отменить неверные решения.
Подводя итог, обратим внимание на очень важный момент. Для того чтобы суметь предупредить конфликтную ситуацию, важно уметь ее спрогнозировать. Под прогнозом понимается предположение вероятности будущего конфликта с некой возможностью определить место и время его развития. Прогноз будет иметь свою научную и практическую ценность, если в его основе лежит обоснованность и достоверность.
К главным способам прогнозирования конфликта относятся: умение экстраполировать имеющиеся обстоятельства на будущее состояние всей системы; способность смоделировать предполагаемую спорную ситуацию; статистический метод и опрашивание экспертов. По возможности всеми этими способами рекомендуется пользоваться на постоянной основе.
Страх ошибаться заложен в нас самой жизнью. В детстве нас ругали за плохие оценки, в подростковом возрасте – за скверное поведение. Как только мы стали взрослыми и самостоятельными, каждая ошибка – это риск лишиться работы, денег или уважения. Важно не забывать, что все люди совершают промахи и только так учатся чему-то новому. Поэтому направьте усилия на исправление сложившейся ситуации, а не избегайте всяческих огрехов и недочетов в принципе. А мы расскажем, как остаться в глазах руководителя профессионалом, даже если вы совершили ошибку.
Почему ошибаться – это страшно
Несмотря на то что ошибки – естественный процесс познания, это не означает, что на рабочем месте допустимо постоянно давать маху. Ни один руководитель не потерпит рядом с собой сотрудника, который приносит больше вреда, чем пользы. Поэтому так легко компании расстаются с работниками, которые:
- постоянно опаздывают;
- не соблюдают дедлайны;
- забывают присылать отчеты;
- не справляются с программами или технологиями;
- допускают грамматические ошибки;
- путаются в расчетах и документах и пр.
В начале карьеры ошибки станут вашими постоянными спутниками, но чем дольше вы находитесь в рабочей среде, тем меньше должно быть недочетов. И в зависимости от серьезности проступка любой сотрудник может столкнуться со следующими последствиями.
1. Эмоциональные последствия: чувство неловкости и стыда.
Из-за врожденного страха ошибаться в первые секунды после прокола вы будете ощущать себя крайне дискомфортно. Такие эмоции, как стыд, страх, угрызения совести, позор, замешательство и пр., приводят к временной потере мотивации. Малейшие промахи могут надолго выбить вас из рабочей колеи, что приводит к еще большим ошибкам.
2. Репутационные последствия: снижение доверия.
Ситуация, в которой коллеги узнают о допущенной вами ошибке, может негативно повлиять на вашу репутацию. Работодатель начнет сомневаться в ваших умственных способностях. Встанет вопрос: а можете ли вы справляться с непростыми ситуациями и решать проблемы? В будущем вас не станут привлекать к работе над сложными и крупными проектами, общению с прибыльными клиентами или выполнению срочных поручений.
3. Дисциплинарные последствия: предупреждение и устный/письменный выговор.
Работодатели имеют право сделать вам устное предупреждение, если совершенная ошибка не нанесла большого урона компании (Пример). В случае когда ваш прокол был серьезнее, не удивляйтесь, увидев в своем личном деле запись о вынесении выговора. Это не значит, что вас сразу же уволят, но лучше не доводить до того, чтобы такая пометка «украсила» ваш документ.
4. Карьерные последствия: увольнение и сложности в поиске работы.
Если ваша ошибка нанесла непоправимый ущерб компании и ее имиджу, вас могут лишить работы. Это не только негативно скажется на вашем финансовом положении, но также усложнит поиск нового места службы: вам придется объяснять произошедшую ситуацию будущему работодателю.
Как мы видим, ошибки вносят в нашу жизнь немало сложностей, но правильная реакция на прокол в некоторых случаях может принести пользу. Например, своими действиями вы способны произвести впечатление на работодателя, показать свою уникальность и креативность, исправить ситуацию с выгодой для компании. Но обо всем по порядку.
О.М. Зимина,
помощник директора
30.05.2023, 09:48
Приказ о предупреждении за нарушение трудовой дисциплины — документ с таким названием в коммерческих компаниях не встречается. Из материала вы узнаете, каким приказом оформляется наказание за дисциплинарный проступок и как его составить.
Приказ о дисциплинарном наказании за нарушение трудовой дисциплины
Трудовой кодекс РФ жестко регламентирует вопросы дисциплинарных наказаний работников и не позволяет налагать на них иные наказания, кроме законодательно предусмотренных.
ВАЖНО! По ст. 192 ТК РФ за нарушение трудовой дисциплины к работнику можно применить только три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор и увольнение.
В исключительных случаях, предусмотренных федеральными законами или дисциплинарными уставами, к отдельным категориям работников могут применяться иные виды дисциплинарных взысканий. К примеру, предупреждение о неполном служебном соответствии применяется к госслужащим наряду с указанными в ст. 192 ТК РФ видами наказаний (закон «О государственной гражданской службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
Во всех остальных случаях при оформлении приказа о дисциплинарном наказании за нарушение трудовой дисциплины необходимо придерживаться законодательно определенной процедуры и применять только предусмотренные в ст. 192 ТК РФ виды взысканий, предупреждения среди которых нет.
Издание приказа о наказании за нарушение трудовой дисциплины должно послужить нарушителю сигналом о том, что работодатель исчерпал все устные формы воздействия и вынужден перейти к официальной фиксации фактов неподчинения работника правилам, действующим внутри компании.
Итогом такого шага работодателя может стать последующий письменно оформленный выговор, а затем и увольнение злостного нарушителя (ст. 192 ТК РФ).
Как привлечь к ответственности за невыполнение работником должностных обязанностей, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
Подробнее о процедуре увольнения вы сможете узнать из нашего материала «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».
Что учесть при оформлении приказа?
Чтобы оформить приказ о наказании за дисциплинарный проступок работника, работодателю необходимо не только определиться с видом взыскания, но и четко сформулировать причину, побудившую его издать этот документ.
Не следует забывать, что наказать работника можно, только доказав его вину или неправомерные действия. При этом на руководство компании ложится обязанность по установлению причинной связи между поведением работника и нарушением возложенных на него трудовых обязанностей.
Структура приказа должна в полной мере позволить работодателю мотивированно наложить на работника взыскание. Приказ может состоять из 3 частей:
- описание ситуации (краткое изложение обстоятельств дисциплинарного проступка);
- обоснование наложения наказания (ссылка на документы: раздел должностной инструкции, служебные записки, акты и др.);
- заключительная часть приказа (резолюция работодателя о виде наказания).
Оформить приказ о наказании за дисциплинарный проступок вам поможет статья «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк».
Итоги
Обычный предприниматель не вправе объявить своему работнику предупреждение — такой вид взыскания за дисциплинарный проступок не предусмотрен трудовым законодательством.
Выбрать вид наказания можно только из указанных в ст. 192 ТК РФ. В приказе следует кратко описать нарушение, привести документы-обоснования и в заключение наложить резолюцию о виде наказания.