Дешевые цены командированные расходы представить отпуск это ошибки

Командировки: учитываем новшество и не забываем старые правила

К командировочным расходам налоговики проявляют особый интерес, поскольку довольно часто им удается найти, к чему придраться. Пристальнее всего изучают счета из гостиниц. Чтобы расходы не сняли, нужно помнить и прямые нормы НК о том, что запрещено учитывать в расходах, и проявлять профессиональный подход к оценке обоснованности затрат.

Синтаксис языка деловых документов

Грамматика языка деловых документов

К грамматическим нормам делового стиля, представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосочетания, словоформы.

Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста.

Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном надеже — «кому?», а затем «что исполнить?»:

1. Начальнику технического отдела Волкову М.Ю. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.96 г. по 10.02.96 г.

2. Гл. бухгалтеру Славину О.Г. подготовить предложение по оплате сверхурочных дней.

При этом особенно важно учитывать закрепленность производных предлогов за определенной падежной формой. Как правило, они употребляются либо с родительным, либо с дательным падежом. Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога «согласно» с родительным падежом вместо дательного.

Ошибочно согласно приказа согласно положения

Правильно согласно приказу

Употребление предлогов и предложных сочетаний

Употребляются с Р.п. (чего?) в отношении, в сторону, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду, в силу, в сопровождении, за счет, касательно, насчет, независимо от, относительно, по мере, по причине, при посредстве, со стороны.

Употребляются с Д.п. (чему?) благодаря, в отношении, к применительно, к сообразно, согласно, соответственно, вопреки.

Исходя из (чего?) имеющейся потребности, в заключение (чего?) отчета, сообразно (с чем?) с принятым ранее решением, согласно (чему?) принятому ранее решению, включая (что?) начисления (пени) за непогашенную задолженность, впредь (до чего?) до особого распоряжения и тому подобные канцеляризмы, представляющие собой клишированные фразы, закреплены за одной грамматической падежной формой. Наряду с канцеляризмами- фразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование, принимать меры, довести до сведения и т.п.) такие словосочетания создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения. Так, в клишированном предложении Договор вступает в силу со дня подписания трудно выделить сказуемое и второстепенные члены предложения — настолько слова слиты в единое смысловое целое. На самом деле, нельзя написать «Договор вступает» и поставить точку, тем самым мы разрываем сказуемое «вступает в силу». «Договор вступает в силу» — с правовой и лингвистической точек зрения тоже незаконченное предложение: непременно нужно указать, с какого момента. Вот и выходит, что предложение в языке документов становится неразложимым, легко воспроизводимым в определенной ситуации, знаком ситуации.

Таких предложений в тексте документа бывает немного, однако конструктивная, текстообразующая роль их велика. На это указывает тот факт, что, как правило, они начинают и завершают текст договора, приказа, распоряжения и других типов документов.

Синтаксис языка деловых документов

1. В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. За счет чего это достигается?Безусловно, за счет большей длины и семантической емкости предложения. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения.

По обоюдному согласию возможны изменения условий договора, которые являются неотъемлемой частью данного договора = если будет достигнуто обоюдное согласие.

При неуплате налога до указанного срока плательщик лишается права повторно выставлять свою кандидатуру на получение кредита. = Если налоги не будут уплачены до указанного срока.

Как видно из примеров, словосочетание с легкостью заменяет предложение, становясь номинацией события. Вместе с тем подобные словосочетания не просто уплотняют, конденсируют информацию, занимая меньший объем, чем предложение, они создают жесткую структуру высказывания, в которой один компонент зависим от другого.

В случае задержки оплаты. Для принятия решения. С целью скорейшего принятия решения Они мотивируют действие, являясь неразложимым и необходимым компонентом высказывания.

2. Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда — страницы, т.е. до нескольких сотен слов.

Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление). Таблица также представляет собой предложение особой структуры: подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся в боковиках, а сказуемое — переменную информацию, располагающуюся в вертикальных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную.

3. Порядок слов предложения в официально-деловом стиле отличается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается . ); определения — по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова — по отношений к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны. Так, например, несогласованное определение, выраженное именем существительным в косвенном падеже, должно стоять после определяемого слова. Для языка деловой письменности характерны цепочки родительных падежей: распоряжение Главы администрации города.

В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения. Комиссией устанавливается ответственность и размеры компенсации за причиненный ущерб.

4. Формально-логический тип текстовой организации проявляется в рубрикаций простого предложения, т.е. в членении текста на составные части графически. Как правило, рубрикацией разбиваются однородные члены предложения, нередко они осложняются причастными и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, вводными словами:

Посредник своевременно предупреждает Заказчика: о непригодности или недоброкачественности товара, полученного от Заказчика; о том, что соблюдение указаний Заказчика в процессе выполнения работ, обусловленных договором, приведет к порче товара; о наличии иных, не зависящих от Посредника обстоятельств, грозящих ухудшением качества товара или невозможностью выполнения условий настоящего договора. Рубрикация на текстовом уровне связана с делением текста на пункты и подпункты, которые в документах обозначаются только арабскими цифрами: 1.1.1.1.1.1. 2.1.2.1.1.2. 3.1.3.1.1.3.

В зависимости от сложности деления выбирается одно-, двух- или трехзначное обозначение пункта, подпункта. Подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер (что свойственно для текстовой организации контрактов, договоров, соглашений).

5. В качестве логических текстовых скреп в тексте документа выступают вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документов выступают указательные местоимения и причастия, которые замещают в тексте номенклатурные наименования, термины: указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т.п.

Подрядчик обязан приступить к выполнению работ не позднее трехдневного срока после перечисления оплаты. Указанный срок необходим для приобретения материалов по данному заказу.

В текстах контрактов (договоров) эту же функцию выполняют ролевые обозначения контрагентов (Заказчик — Исполнитель, Заказчик — Подрядчик, Арендатор — Арендодатель, Покупатель — Продавец, Поставщик — Покупатель и т.д.), замещающие развернутые номинации юридических лиц.

6. Текст объединяет логика развития темы, которая дробится на микротемы, каждая из которых рассматривается самостоятельно. При этом неизбежным оказывается использование параллельных синтаксических конструкций.

1. Предмет договора

1.1. Поставщик обязуется.

2. Ответственность сторон

2.1.В случае невыполнения.

2.2.В случае отступления от условий договора.

2.3. За несвоевременную оплату.

2.4. За нарушение обязательств.

7. Особенность текстовой организации постановлений, распоряжений, резолюций заключается в том, что этот текст — одно развернутое предложение директивного характера с инфинитивными конструкциями в качестве однородных членов.

Нанизывание этих конструкций создает открытый ряд. Открытость для добавлений создает своеобразие текстовой организации ОДС:

Для подготовки предложений по реализации актуальных экономических проблем перспективного и текущего развития города постановляю:

1. Считать утратившим силу распоряжение Главы администрации города от 25.06.92 г. № 381-р.

2. Создать финансово-экономический совет при Главе города.

3. Утвердить Положение о финансово-экономическом совете при Главе города.

Текстовая организация деловых писем, служебных записок отличается большей свободой, меньшей каноничностью, однако регламентированные письма приближаются по степени стандартизации к текстам ОРД. Несмотря на своеобразие, все рассмотренные выше жанры деловой письменности объединяет высокая степень стандартизации, которая охватывает все уровни языка — лексику, морфологию, синтаксис и текстовый уровень. В итоге складывается определенный тип языка, отличающийся консерватизмом, замкнутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, для проявления индивидуального стиля автора. Безличность изложения выражается в отказе от интерпретаций, оценки событий, эмоциональных реакции.

8. Деловая речь накопила огромное количество проверенных многолетней практикой речевых формул, шаблонов, идиом, знание которых помогает создавать новые деловые тексты.

Формула «типовая ситуация — стандартизованная речевая манера» обусловливает использование стандартных средств и помогает обеспечить ту степень точности, которая отличает документ от любой другой бумаги. Стандартизация облегчает восприятие и обработку информации, держащейся в документе. Таким образом, официально-деловой стиль и те жанры, которыми он представлен в деловом общении, имеют ряд характерных черт, которые предполагают достаточно высокий уровень лингвистической подготовки составителя документа.

Составитель документа должен знать: доминанту и основные черты официально-делового стиля (т.е. требования, предъявляемые к языку документа); арсенал устойчивых формул и правила их использования в том или ином жанре деловой письменной речи; характеристики жанров и их привязанность к той или иной ситуации делового общения. Составитель документа должен уметь: адекватно использовать речевые средства в тексте при соблюдении языковых норм; грамотно составить проект документа и (или) отредактировать его.

9. Рекомендации по записи цифровой информации. Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная записть которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной лексики, состоящей из цифр и слов. Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой, например: Дефектных изделий должно быть не более трех.

Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды,

например: Испытания должны продолжаться три-пять дней.

Если однозначное число сопровождается обозначением меры, оно пишется цифрой, например: Требуется 2 кг гвоздей. Многозначные числа принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение,

например: Двадцать пять изделий было забраковано (но Было забраковано 25 изделий).

Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы, например: 10 000т.

Записть порядковых числительных отличается от записи количественных. Если она ведется арабскими цифрами, порядковые числительные вводятся в текст с указанием падежных окончаний, например: Шероховатость поверхности – по 6-ому классу точности.

При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз, например: 1,2 и 3-его сорта. Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами. С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающим некоторые формы числительных, например: 100-процентный. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-км, 5- мм.

-записать тезисы лекции

Укажите ошибки в управлении, связанные с употреблением синонимов. Как возникли эти ошибки? 1. Не приходится доказывать о том, как важно вовремя провести снегозадержание. 2. Прошу дать разъяснение о том, положен ли двухмесячный отпуск административным работникам техникумов. 3. Выступавшие не раз отмечали о том, что мастерские не обеспечивают качественного ремонта машин. 4. Один из отделов магазина предназначен изделиям местной промышленности. 5. Хочется предупредить от ошибок, которые допускаются на отдельных предприятиях. 6. Назовём основные показатели, за которые спорят спортсмены области. 7. Оплата за руководство производственной практикой производится в соответствующем проценте к месячному заработку. 8. Старший преподаватель Иванов был прикомандирован в одногодичную аспирантуру.

Особенности языкового оформления документов

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

• • соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, характерных для официально-делового стиля, обеспечивающих точность и ясность изложения;
• • однозначность используемых слов и терминов;
• • нейтральный тон изложения и др.

Невыполнение этих требований затрудняет работу с документами и тем самым снижает их эффективность.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы. Например: представить — предъявить, показать, представить отчет, справку, но предоставить — дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо, предоставить отпуск, квартиру; проводить — осуществлять что-либо, проводить совещание, но производить— вырабатывать, изготавливать, производить товары.

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска — высокое), соорудить (создать нечто технически сложное), воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Например, словосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку составлены правильно, в то время как сочетания возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.

Следует обращать особое внимание на употребление слов с эмоционально-оценочной окраской. Например, в предложении «Суд принял решение о дележе имущества» допущена стилистическая ошибка. Слово дележ относится к разговорному стилю речи, означает неодобрительную оценку и поэтому неуместно в официально-деловом тексте. Следовало написать: «Суд принял решение о разделе имущества».

Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Например: пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др. Область применения профессионализмов — как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства; незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет.

Термины, употребляемые в документной коммуникации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует дать пояснение либо заменить термин общеупотребительным словом. Например: факторинг — продажа права на взыскание долгов; невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом).

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка — немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже известных, давно существующих в языке для обозначения одних и тех же понятий, например: паблисити вместо реклама; известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем’, не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт составлен.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а если есть указание меры — цифрой (пять рейсов, 9 кг). Количественные числительные от одного до девяти записываются словами, а от десяти и выше — цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения («Комиссия забраковала пять объектов»; «С конвейера сошло 100 комбайнов», но «Сто наименований компакт-дисков»). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний («до 16-го разряда»). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т.д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам, перечисленным ниже.

• 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом — сокращенно.
• 2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
• 3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.
• 4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных.

Например: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «вы предлагаете», а «вами предложено». Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности более предпочтительной является форма действительного залога. Например: «Завод „Металлист» срывает поставку сырья». «Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности».

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов:

• 1) глагольные сочетания: приказ — издается; контроль — возлагается; цена — устанавливается; задолженность — погашается; рекламация (претензия) — предъявляется; платеж — производится; счет — выставляется (оплачивается); оплата — производится (гарантируется);
• 2) именные сочетания: доводы — веские; цены — низкие, высокие; скидки — значительные, незначительные; необходимость — настоятельная; сотрудничество — взаимовыгодное, плодотворное, успешное и т.п.

Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окраски воспринимается как лексические и стилистические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появляться такие словосочетания, как дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представить справку (лексические ошибки). Недопустимы в текстах документов сочетания дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.

При выборе устойчивого языкового оборота необходимо учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи.

Следует обращать внимание на употребление прилагательных в формах сравнительной и превосходной степеней. Предпочтительными являются сложные формы сравнительной степени: более важный, более сложный (а не важнее, сложнее). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой паи-: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря, из-за и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога — общеупотребительны, с предлогом — характерны для деловой речи. Например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту. Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке. Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога для. Так, грамматическая ошибка допущена в предложении: «На заводе немало сделано по улучшению качества продукции». Следовало написать: «На заводе немало сделано для улучшения качества продукции».

Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого- либо. Например, неправильно построено предложение: «Указание не выполнено по нераспорядительности администрации». Следовало написать: «Указание не выполнено из-за нераспорядительности администрации». Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине.

Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за, например: «Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне». Но: «Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок».

Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким падежом управляет предлог. Так, с родительным падежом употребляются предлоги в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, касательно, вследствие’, с дательным — благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно, по.

Типичным для официально-деловой письменной речи является употребление деепричастных оборотов, служащих средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. С помощью деепричастного оборота можно передать различные оценочные характеристики: внимание, оказанное затронутому в письме вопросу; заинтересованность в скорейшем завершении работы и т.д. Например: «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает. » Как отмечают специалисты, деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: учитывая. ; считая. ; принимая во внимание и т.д. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Ошибка в употреблении деепричастного оборота допущена в следующем предложении: «Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха». Правильнее сказать: «Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха».

Одно из проявлений унификации деловой речи — широкое употребление языковых моделей — устойчивых (шаблонных, стандартных) оборотов, используемых в неизменном виде: «Сообщаем, что. », «Считаем целесообразным», «Просим вас рассмотреть вопрос о. » Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Итак, выбор языкового оборота из числа возможных при составлении деловой бумаги определяется следующим:

• • степенью употребительности;
• • практикой употребления;
• • правильностью с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);
• • степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.

Синтаксис языка деловых документов

1. В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. За счет чего это достигается? Безусловно, за счет большей длины и семантической емкости предложения. Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения.

По обоюдному согласию возможны изменения условий договора, которые являются неотъемлемой частью данного договора = если будет достигнуто обоюдное согласие.

При неуплате налога до указанного срока плательщик лишается права повторно выставлять свою кандидатуру на получение кредита. = Если налоги не будут уплачены до указанного срока.

Как видно из примеров, словосочетание с легкостью заменяет предложение, становясь номинацией события. Вместе с тем подобные словосочетания не просто уплотняют, конденсируют информацию, занимая меньший объем, чем предложение, они создают жесткую структуру высказывания, в которой один компонент зависим от другого.

В случае задержки оплаты.

Для принятия решения.

С целью скорейшего принятия решения

Они мотивируют действие, являясь неразложимым и необходимым компонентом высказывания.

• 2. Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда — страницы, т.е. до нескольких сотен слов. Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление). Таблица также представляет собой предложение особой структуры: подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся в боковиках, а сказуемое — переменную информацию, располагающуюся в вертикальных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную.
• 3. Порядок слов предложения в официально-деловом стиле отличается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается . ); определения — по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова — по отношений к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны. Так, например, несогласованное определение, выраженное именем существительным в косвенном падеже, должно стоять после определяемого слова. Для языка деловой письменности характерны цепочки родительных падежей: распоряжение Главы администрации города.

В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения.

Комиссией устанавливается ответственность и размеры компенсации за причиненный ущерб.

4. Формально-логический тип текстовой организации проявляется в рубрикаций простого предложения, т.е. в членении текста на составные части графически. Как правило, рубрикацией разбиваются однородные члены предложения, нередко они осложняются причастными и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, вводными словами:

Посредник своевременно предупреждает Заказчика:

о непригодности или недоброкачественности товара, полученного от Заказчика;

о том, что соблюдение указаний Заказчика в процессе выполнения работ, обусловленных договором, приведет к порче товара;

о наличии иных, не зависящих от Посредника обстоятельств, грозящих ухудшением качества товара или невозможностью выполнения условий настоящего договора.

Рубрикация на текстовом уровне связана с делением текста на пункты и подпункты, которые в документах обозначаются только арабскими цифрами:

В зависимости от сложности деления выбирается одно-, двух- или трехзначное обозначение пункта, подпункта. Подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер (что свойственно для текстовой организации контрактов, договоров, соглашений).

5. В качестве логических текстовых скреп в тексте документа выступают вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документов выступают указательные местоимения и причастия, которые замещают в тексте номенклатурные наименования, термины:

указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т.п.

Подрядчик обязан приступить к выполнению работ не позднее трехдневного срока после перечисления оплаты. Указанный срок необходим для приобретения материалов по данному заказу.

В текстах контрактов (договоров) эту же функцию выполняют ролевые обозначения контрагентов (Заказчик — Исполнитель, Заказчик — Подрядчик, Арендатор — Арендодатель, Покупатель — Продавец, Поставщик — Покупатель и т.д.), замещающие развернутые номинации юридических лиц.

6. Текст объединяет логика развития темы, которая дробится на микротемы, каждая из которых рассматривается самостоятельно. При этом неизбежным оказывается использование параллельных синтаксических конструкций.

• 1. Предмет договора
• 1.1. Поставщик обязуется.
• 1.2. Покупатель обязуется.
• 2. Ответственность сторон
• 2.1. В случае невыполнения.
• 2.2. В случае отступления от условий договора.
• 2.3. За несвоевременную оплату.
• 2.4. За нарушение обязательств.
• 7. Особенность текстовой организации постановлений, распоряжений, резолюций заключается в том, что этот текст — одно развернутое предложение директивного характера с инфинитивными конструкциями в качестве однородных членов. Нанизывание этих конструкций создает открытый ряд. Открытость для добавлений создает своеобразие текстовой организации ОДС:

Для подготовки предложений по реализации актуальных экономических проблем перспективного и текущего развития города постановляю:

• 1. Считать утратившим силу распоряжение Главы администрации города от 25.06.92 г. № 381-р.
• 2. Создать финансово-экономический совет при Главе города.
• 3. Утвердить Положение о финансово-экономическом совете при Главе города.

Текстовая организация деловых писем, служебных записок отличается большей свободой, меньшей каноничностью, однако регламентированные письма приближаются по степени стандартизации к текстам ОРД.

Несмотря на своеобразие, все рассмотренные выше жанры деловой письменности объединяет высокая степень стандартизации, которая охватывает все уровни языка — лексику, морфологию, синтаксис и текстовый уровень. В итоге складывается определенный тип языка, отличающийся консерватизмом, замкнутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, для проявления индивидуального стиля автора. Безличность изложения выражается в отказе от интерпретаций, оценки событий, эмоциональных реакции.

8. Деловая речь накопила огромное количество проверенных многолетней практикой речевых формул, шаблонов, идиом, знание которых помогает создавать новые деловые тексты. Формула «типовая ситуация — стандартизованная речевая манера» обусловливает использование стандартных средств и помогает обеспечить ту степень точности, которая отличает документ от любой другой бумаги. Стандартизация облегчает восприятие и обработку информации, держащейся в документе. Таким образом, официально-деловой стиль и те жанры, которыми он представлен в деловом общении, имеют ряд характерных черт, которые предполагают достаточно высокий уровень лингвистической подготовки составителя документа.

Составитель документа должен знать:

доминанту и основные черты официально-делового стиля (т.е. требования, предъявляемые к языку документа);

арсенал устойчивых формул и правила их использования в том или ином жанре деловой письменной речи;

характеристики жанров и их привязанность к той или иной ситуации делового общения.

Составитель документа должен уметь:

адекватно использовать речевые средства в тексте при соблюдении языковых норм;

грамотно составить проект документа и (или) отредактировать его

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.

1. По функциональному признаку деловые письма делятся на:

требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового.

• 2. По виду деловые письма могут строиться как: инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация), письмо-просьба, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-декларация (заявление), письмо-распоряжение, письмо-отказ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо
• 3. По признаку адресата деловые письма делятся на:

обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;

циркулярные — письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).

4. По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением:

телетайпную и телеграфную связь.

При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.

5. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:

на причину обращения:

В связи с неполучением счета-фактуры.

Ввиду задержки получения груза.

Ссылаясь на Ваш запрос от.

Согласно протоколу о взаимных поставках .

В целях скорейшего решения вопроса .

В ответ на Ваш запрос .

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:

Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…

Просим рассмотреть наше предложение…

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие:

этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;

сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;

заявления: заявляем, объявляем;

требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции. Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия — с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла. Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств. Этикет делового письма — это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять-пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера, руководителя. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

Письмо-напоминание направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о необходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут предприняты в случае их невыполнения.

Помета «вторично», помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.

Ответ па предложение (акцепт). В письме-ответе на предложение в случае принятия условий предложения адресант подтверждает его принятие, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Положительный ответ на коммерческое предложение называется акцептом, а лицо, принимающее предложение, — акцептантом. Если положительный ответ не исключает возражений по отдельным пунктам, между контрагентами завязывается переписка.

Рекламация. Рекламация — это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества товаров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта. Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию. К рекламациям часто прилагаются акты обследования, приема товара.

Служебная телеграмма. Как известно, служебная телеграмма в качестве официального документа используется для передачи экстренной информации. Телеграмма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фактами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише). В ряду других текстовых сообщений телеграмма выделяется своеобразным языком и композицией, которые получили название «телеграфный стиль». Этот стиль сложился под влиянием двух факторов. Первый фактор — высокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием «тарифное слово», которое не обязательно совпадает со словом грамматическим. Например, предлог «в отношении к» определяется лингвистами как одно слово, а телеграф в этом случае тарифицирует три словесные единицы. Стремление к лаконизму приводит к исключению из текста всех элементов, без которых можно понять информацию. Опускаются союзы, предлоги, местоимения, крайне редко используются прилагательные, наречия. По возможности сокращаются глагольные формы. Информация о количестве и датах принята на телеграфе в цифровом, а не в буквенном выражении. Буквами передаются только однословные числительные. В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложные предложения, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры. Информация передается простыми предложениями, которые часто представляют собой неполные или усеченные высказывания.

Все это требует особого навыка при составлении и обработке телеграфных текстов, так как часто они производят на неподготовленного читателя впечатление бессвязного высказывания:

Ликвидации последствий землетрясения отгрузить не позднее 10 июня Длсамбулъская область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельскою хозяйства Казахской второй квартал шесть штук третий квартал шестнадцать

Второй фактор — сформировавший телеграфный стиль — должен содержать доступную, понятную информацию для адресата. Очевидно, что оба названных фактора плохо сочетаются, что требует от составителя текста телеграммы гибкости и чувства меры в сокращении обычного текста. При этом нужно учитывать: 1) степень осведомленности адресата о сообщаемом; 2) определенные трансформационные правила: использование именительного падежа вместо косвенных для обозначения места и времени (Джамбульская область, второй квартал), замена глаголов отглагольными существительными (выполнение, ликвидация, принятие, отгрузка и т.п.).