Бухгалтерская справка об исправлении ошибки — правила ее оформления должен знать каждый бухгалтер, поскольку ситуации, требующие исправления, возникают в учете часто. Рассмотрим, как ее составить, в нашей статье.
Назначение бухгалтерской справки
Бухгалтерская справка — универсальный первичный документ, который используется:
- для исправления ошибок, допущенных при оформлении типовых учетных операций;
- проведения операций, требующих ручного распределения начисленных сумм;
- оформления проводок, для которых отсутствуют типовые формы учетных документов.
Наиболее часто посредством бухгалтерской справки исправляют выявленные учетные ошибки. Универсальность этого документа позволяет применять его как для корректировки данных текущего отчетного периода, так и для исправлений, относящихся к предшествующим годам. При этом исправления, связанные с текущим периодом, отражаются либо операциями по допроведению сумм, либо сторнирующими, что дает возможность сохранить корректность суммарных оборотов по счетам за период.
Корректировки по предшествующим годам проводятся в корреспонденции со счетом 91 с отнесением сумм необходимых исправлений в прочие доходы или прочие расходы.
Подробнее об особенностях процедуры исправления ошибок в зависимости от их существенности и от того, когда они выявлены, читайте в статье «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».
Справка позволяет одновременно отражать исправления, вносимые как в бухгалтерский, так и в налоговый учет (ст. 313 НК РФ), и за счет этого сохранять правильность соотношения между данными 2 учетов.
Если вы выявили ошибку при расчете налога на прибыль, например, не учли какие-то расходы и переплатили налог, то для ее исправления также необходимо оформить бухгалтерскую справку. Получите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс». и переходите к образцу оформления документа.
Форма и необходимые реквизиты справки
Бухгалтерская справка установленной формы существует только для государственных органов и учреждений (форма 0504833 по ОКУД, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
Для всех прочих налогоплательщиков она не имеет строго определенного вида, но, как всякий первичный документ, должна составляться с соблюдением требований о наличии обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), таких как:
- наименование субъекта, оформляющего документ;
- название документа и дата его составления;
- содержание производимой операции;
- необходимые количественные и суммовые показатели, относящиеся к осуществляемой операции;
- подписи ответственных лиц с их расшифровкой и указанием должностей.
Описание сущности производимой операции возможно как в текстовом, так и в табличном виде. Поскольку бухгалтерская справка является одним из официально разрешенных к применению первичных учетных документов, ее форму, разработанную самостоятельно, рекомендуется утвердить в учетной политике.
О принципах, которыми необходимо руководствоваться при составлении учетной политики, подробнее читайте в статье «Как составить учетную политику организации (2023)».
Утвержденная форма и наличие в справке обязательных реквизитов придают ей значение документа, оформленного с соблюдением всех необходимых правил. Это может сыграть свою роль при ее предъявлении в процессе налоговой проверки.
Нюансы основного содержания справки
В основной части бухгалтерской справки, посвященной исправлениям, должны быть подробно изложены:
- суть сделанной ошибки;
- номера и даты документов, с которыми связаны исправления;
- обоснование исправлений и принятые решения по корректировкам;
- необходимые расчеты с их разбивкой по периодам, к которым относятся рассчитанные суммы, если это имеет значение для бухгалтерского учета и расчета налогов.
В текст справки могут не входить сами расчеты, необходимые для ее составления. Они так же, как и копии первичных документов, при принятии к учету которых изначально была допущена ошибка, могут быть приложениями к справке.
Обязательным условием будет одновременное отражение проводок, относящихся к бухгалтерскому и налоговому учету. Для налогового учета справка послужит необходимым документальным обоснованием принятия к учету расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).
При ведении автоматизированного учета данные, относящиеся к налоговым, могут заполняться по бухгалтерским данным в автоматическом режиме при нажатии соответствующей кнопки, как это происходит в программе «1С». при заполнении документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». Если исправления касаются операций стандартного характера и влекут за собой изменения в нескольких накопительных регистрах, то в программах для внесения исправлений вместо бухгалтерской справки возможно использование такой операции, как «Корректировка записей регистров» (программа «1С»), которая позволит корректно сделать исправления во всех отчетах, где зафиксированы ошибочные данные.
Один из возможных образцов оформления бухгалтерской справки в связи с выявленной учетной ошибкой вы найдете на нашем сайте, вы можете скачать его по ссылке ниже:
Скачать образец справки
А что делать, если в текущем периоде выявили ошибки прошлых лет? Получите бесплатный пробный доступ к системе «КонсультантПлюс» и изучите как исправить такие ошибки на примерах с проводками.
Итоги
Бухгалтерская справка — первичный учетный документ, приобретающий особое значение в ситуациях, когда необходимо исправление допущенных учетных ошибок. Для большинства налогоплательщиков строго установленной формы такой справки нет, но тем не менее при ее оформлении требуется соблюдение определенных правил.
Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 июня 2019 г.
Содержание журнала № 13 за 2019 г.
Каждый факт хозяйственной жизни организации нужно оформлять первичным учетным документом. А что оформляется бухгалтерской справкой? Об этом и о том, как составить такой документ в различных ситуациях (с примерами), вы узнаете из нашей статьи.
Бухгалтерская справка: образцы, которые пригодятся в учете
Бухгалтерская справка: когда ее нужно составлять
Бухгалтерская справка — это документ в помощь бухгалтеру в ситуациях, когда нужно провести операцию, которую нельзя оформить другим первичным документом по причине отсутствия утвержденной формы. Справка в этом случае выполнит функцию первички. Документ универсален, поэтому использовать его можно для оформления практически любой хозяйственной операции, для которой не предусмотрена иная первичка (например, для учета технологических потерь, в том числе в налоговом учетеПисьмо Минфина от 20.01.2017 № 03-03-06/1/2523) или имеющийся первички недостаточно (например, для восстановления НДСст. 171.1 НК РФ).
Потребуется справка бухгалтера, в частности, и в случаях, когда выявлены неточности или ошибки в бухучете, имеется необходимость провести корректировку ранее проведенных операций либо детализировать учет, подтвердить проводку расчетомст. 313 НК РФ.
Но помните: бухгалтерская справка — это не панацея на все случаи жизни! Не подменяйте ею пропавшие или непредставленные документы, документы, в составлении которых, кроме бухгалтера, должны участвовать иные лица, в том числе контрагенты вашей организации (к примеру, накладные, акты), а также документы, применение которых обязательно в силу закона (например, счета-фактуры). Операцию, проведенную на основании одной лишь бухгалтерской справки, составленной вместо «нормальной» первички, проверяющие все равно не признают.
Как оформить бухгалтерскую справку: общие требования
Форму бухгалтерской справки организация разрабатывает самостоятельно, так как унифицированной формы этого документа, предназначенной для коммерческих компаний, нет. Взять за основу компания вправе форму справки 0504833, разработанную для госорганов и госучрежденийПриказ Минфина от 30.03.2015 № 52н, или же можно разработать полностью свою. Важно лишь, чтобы бланк содержал обязательные реквизиты первичного документач. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а именно:
•наименование документа и дату его составления;
•наименование компании в соответствии с уставными документами;
•суть проведенной операции и расчеты;
•наименование должности лица, ответственного за составление документа, его подпись с указанием фамилии и инициалов.
Внимание
Бюджетные организации должны составлять бухгалтерскую справку по унифицированной форме 0504833.
Только при наличии этих реквизитов бланк будет считаться действительным. В остальном форма справки произвольна. Поэтому решать, в частности, как представить «тело» документа (в виде текстового описания события, перечня, таблицы и т. д.), только вам. Разработав форму, не забудьте утвердить ее итоговую версию приказом руководителя в составе учетной политикип. 4 ПБУ 1/2008.
Бухгалтерская справка-расчет отличается от обычной справки бухгалтера только тем, что в ней фиксируется расчет каких-либо сумм, которые должны быть отражены в бухучете.
При составлении бухгалтерской справки ответственным лицом (главным бухгалтером или иным лицом, которое несет ответственность за совершаемую операцию) рекомендуем включать в ее текст как можно больше полезной информации, а также прилагать к ней копии расчетных и неправильно составленных документов (если справка оформляется для корректировки). Это позволит исполнителю не запутаться в исправлениях и сведет к минимуму возможность возникновения дополнительных вопросов у проверяющих.
Выглядеть шаблон бухгалтерской справки (бухгалтерской справки-расчета) может, к примеру, так.
Наименование организации
Адрес, реквизиты, ИНН, КПП организации
Бухгалтерская справка/Бухгалтерская справка-расчет
Дата составления
Номер документа
|
Содержание факта хозяйственной деятельности: |
|
Пояснения: |
|
Расчет показателя: |
| Номер п/п | Содержание операции | Сумма, руб. | Номер счета | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | ||||
| … |
| должность | подпись | расшифровка подписи (фамилия и инициалы) |
Как правило, справку подписывают и главный бухгалтер, и исполнитель (или только главбух, если справка составлена им). Все зависит от установленных правил визирования документов в организации. В отдельных ситуациях может потребоваться подпись руководителя. К примеру, если требуется одобрение учета каких-либо расходов. Печать на справке проставлять не нужно.
Далее приведем несколько образцов справок, которые могут пригодиться вам в повседневной бухгалтерской жизни.
Бухгалтерская справка для отражения фактов хозяйственной жизни
Как уже отмечалось ранее, зачастую бухгалтерская справка нужна для оформления того или иного факта хозяйственной жизни, для которого нет бланка первичного документа. Например, это касается следующих операций:
•списания себестоимости реализованных товаров;
•перевода товаров в материалы;
•списания задолженности с истекшим сроком исковой давности и др.
Вот на примере последней и разберем, как следует составлять бухгалтерскую справку в подобных ситуациях.
Для того чтобы списать долг перед контрагентом с истекшим сроком исковой давности, нужно подготовить ряд документов, в том числе письменное обоснование списания задолженности. В качестве такого обоснования может выступить бухгалтерская справка. Она же вместе с актом инвентаризации впоследствии станет основанием для издания приказа о списании задолженностип. 78 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; Письмо ФНС от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@.
Справка о списании кредиторки должна содержать:
•дату и номер договора, по которому возникла просроченная кредиторская задолженность;
•информацию по необходимым документам (счета-фактуры, акты, накладные и т. д.);
•сведения об окончании срока давности;
•данные об организации-кредиторе.
Вот примерный образец такой справки.
Общество с ограниченной ответственностью «Мальфа»
117418, г. Москва, ул. Цюрупы, д. 12, к. 9
ОГРН 1097712345675, ИНН 7727098760, КПП 772701001
Бухгалтерская справка
6 июня 2019 г. была проведена инвентаризация расчетов организации с дебиторами и кредиторами, в ходе которой было установлено наличие кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности (Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами от 06.06.2019 № 3-инв), перед ООО «Марсель» (ИНН 7750004150/КПП 770801001, адрес: 129085, г. Москва, пр-т Мира, д. 101) в сумме 210 000 руб.
Данная задолженность образовалась по договору поставки товаров от 24.02.2016 № 123. Ее также подтверждает товарная накладная от 29.02.2016 № 321.
По условиям договора срок оплаты отгруженных товаров установлен до 31.03.2016 (включительно). А значит, срок исковой давности истек 01.04.2019.
Исходя из вышеизложенного, кредиторская задолженность вместе с НДС в сумме 210 000 руб. подлежит:
— списанию в бухгалтерском учете: Дт 60 – Кт 91-1;
— включению в налоговом учете в состав внереализационных доходов на основании п. 18 ст. 250 НК РФ.
Принятый к вычету входной НДС по товарам восстанавливать не требуется (основание: Письмо Минфина от 21.06.2013 № 03-07-11/23503).
| Главный бухгалтер |
|
К.П. Самусенко |
Обращаем ваше внимание, что составлять бухгалтерскую справку необходимо и при списании просроченной дебиторской задолженностип. 77 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; Письмо ФНС от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@. Вышеописанный алгоритм составления справки подойдет и в этом случае.
Отправили сотрудницу в командировку за рубеж? Значит, скоро вам надо будет составить справку-расчет, отразив в ней начисления с суточных в части НДФЛ и взносов
Напоминаем, что в налоговом учете списываемую дебиторскую задолженность вместе с НДС следует учитывать во внереализационных расходахст. 265 НК РФ. А если был создан резерв по сомнительным долгам, то списать долг нужно за счет него. Если осталась сумма долга, не покрытая за счет резерва, то включите этот остаток во внереализационные расходыподп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ.
При списании задолженности в виде уплаченного аванса не забудьте восстановить НДС с такой предоплаты, если он ранее принимался к вычету. Так рекомендует поступать МинфинПисьмо Минфина от 05.06.2018 № 03-07-11/38251.
Бухгалтерская справка-расчет
Иногда, чтобы провести какую-то операцию, необходимо сделать дополнительные расчеты. Зафиксировать их следует как раз в бухгалтерской справке-расчете. Она будет выступать дополнительным основанием для отражения в учете того или иного факта, являясь первичным документом.
Потребоваться такая справка может, к примеру, при расчете процентов по займу, суточных, суммы к доплате по уточненной декларации, при начислении дивидендов, при списании расходов будущих периодов и т. д.
Составляя такую справку с расчетами, укажите в ней:
•причины ее составления;
•расчеты по операции;
•проводки по начислению или списанию рассчитанных сумм.
К примеру, бухгалтерская справка-расчет суммы НДФЛ с суточных по заграничной командировке может выглядеть так.
Общество с ограниченной ответственностью «Мальфа»
117418, г. Москва, ул. Цюрупы, д. 12, к. 9
ОГРН 1097712345675, ИНН 7727098760, КПП 772701001
Бухгалтерская справка-расчет
Содержание факта хозяйственной деятельности: определение НДФЛ с суточных по зарубежной командировке.
Пояснения: 20 мая 2019 г. О.Б. Манаенко была направлена в командировку в Объединенные Арабские Эмираты (г. Дубай) на 3 календарных дня (приказ от 17.05.2019 № 444).
По Положению о командировках, действующему в организации, норма суточных при загранкомандировке — 60 евро в день, суточные выплачиваются в иностранной валюте.
Суточные были выданы О.Б. Манаенко 17 мая 2019 г. в размере 180 евро (60 евро x 3 дня).
23 мая 2019 г. сотрудница представила авансовый отчет, а 30.05.2019 он был утвержден генеральным директором.
Расчет НДФЛ
Дата получения дохода для целей НДФЛ (последний день месяца) — 31.05.2019.
Курс Банка России на 31.05.2019 — 72,4229 руб/евро.
Сумма суточных для целей НДФЛ: 180 евро х 72,4229 руб/евро = 13 039,12 руб.
Сумма не облагаемых НДФЛ суточных: 2500 руб. х 3 дня = 7500 руб.
Сумма облагаемого НДФЛ дохода: 13 036,12 руб. – 7500 руб. = 5536,12 руб.
Сумма НДФЛ, подлежащая удержанию: 5536,12 руб. х 13% = 719,70 руб.
Дата удержания НДФЛ — 05.06.2019 (при выдаче зарплаты за май).
Крайний срок уплаты НДФЛ — 06.06.2019.
В расчете 6-НДФЛ следует отразить:
по строке 020 (сумма доходов) — 5536,12 руб.;
по строке 040 (исчисленный налог) — 719,70 руб.
| Бухгалтер |
|
Е.А. Тинькова |
| Главный бухгалтер |
|
К.П. Самусенко |
Оформив эту справку, не забудьте аналогичным образом представить информацию по расчету страховых взносов на ВНиМ, ОПС и ОМС с суточных по загранкомандировке, оформив отдельную справку или дополнив имеющуюся по НДФЛ.
Напоминаем, что страховые взносы нужно начислить с суммы суточных, превышающей 2500 руб.п. 2 ст. 422 НК РФ При выдаче суточных в иностранной валюте пересчитывайте их в рубли по курсу Центрального банка РФ на день, когда руководитель утвердил авансовый отчетп. 2 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796. Страховыми взносами на травматизм облагать всю сумму суточных не нужноп. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.
Бухгалтерская справка-расчет по исправлению ошибок
Если в учете выявлена ошибка, ее нужно исправитьпп. 2, 4 ПБУ 22/2010. При этом следует составить бухгалтерскую справку, так как законодательством иного документа для таких операций не предусмотрено. Именно она служит основанием для отражения коррекции в учете.
Поскольку справка по исправлению ошибок составляется для пояснения исправлений, рекомендуем включить в нее всю необходимую информацию, систематизировав ее по следующему алгоритму:
•укажите, какая именно операция была отражена неверно;
•опишите причину возникновения ошибки, дату ее обнаружения;
•повторите неправильные расчеты и/или проводки, сделанные из-за ошибки;
•покажите правильные записи: суммы, проводки и т. п. В случае с суммой может понадобиться дополнительный расчет.
Приведем пример бухгалтерской справки, которой можно оформить исправление ошибки в бухучете организации.
Общество с ограниченной ответственностью «Мальфа»
117418, г. Москва, ул. Цюрупы, д. 12, к. 9
ОГРН 1097712345675, ИНН 7727098760, КПП 772701001
Бухгалтерская справка-расчет
Содержание факта хозяйственной деятельности: внесение исправлений.
Пояснения: 10 июня 2019 г. бухгалтер Е.А. Тинькова обнаружила ошибку в амортизационных начислениях по основным средствам, начисленным за май 2019 г.
Фактически начислено: Дт 26 – Кт 02 — 78 560 руб.
Верная сумма амортизации: Дт 26 – Кт 02 — 63 090 руб.
Некорректное отражение операции произошло по причине технической ошибки.
В учете сделана следующая запись.
| Номер п/п | Содержание операции | Сумма, руб. | Номер счета | |
| Дт | Кт | |||
| Исправительная запись | ||||
| 1 | СТОРНО Уменьшена сумма, начисленной ранее амортизации (75 560 руб. – 63 090 руб.) |
15 470 | 26 | 02 |
| Бухгалтер |
|
Е.А. Тинькова |
| Главный бухгалтер |
|
К.П. Самусенко |
Бухгалтерская справка для суда
Бухгалтерская справка может послужить и дополнительным аргументом в судебном споре. Суды принимают ее в качестве надлежащего доказательства. В частности, она поможет обосновать понесенные расходы, финансовое положение, размер причиненного вреда. Пригодится она и в спорах с работниками.
При этом важно понимать, что такая справка не имеет целью зафиксировать тот или иной факт хозяйственной жизни для его отражения в учете, а носит лишь информационный характер.
Оформлять справку следует с описанием проведенных ранее операций или с требуемыми расчетами. Из нее должно быть понятно, какие справочные данные вы хотите подтвердить или опровергнуть.
Приведем пример. Сотрудника уволили неправомерно, и теперь он через суд требует заплатить ему средний заработок за период вынужденного прогула. Представить информацию о заработке можно следующим образом.
Общество с ограниченной ответственностью «Мальфа»
117418, г. Москва, ул. Цюрупы, д. 12, к. 9
ОГРН 1097712345675, ИНН 7727098760, КПП 772701001
В городской суд
г. Балашихи Московской области
Бухгалтерская справка
На запрос по делу № А70-79073/15 сообщаем, что средний дневной заработок Кучеренко Ивана Викторовича, исчисленный за период с 01.05.2018 по 30.04.2019, составил 2456 руб. 74 коп.
Основание: личная карточка Кучеренко И.В. за 2018 и 2019 гг.
| Генеральный директор |
|
А.А. Мурзаев |
| Главный бухгалтер |
|
К.П. Самусенко |
* * *
Хранить бухгалтерские справки надо не менее 5 летч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 362 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Однако в зависимости от назначения справки этот срок может быть увеличен. К примеру, если в ней есть информация о расчете дивидендов, то ее (так же как и ведомости на выдачу дивидендов) нужно хранить 75 летп. 419 Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала по теме:
Документооборот / Первичные документы / ЭДО
Документооборот / Первичные документы / ЭДО
2023 г.
2022 г.
2021 г.
Ни один учетный специалист не застрахован от ошибок и других «косяков». В этом случае на помощь приходит бухгалтерская справка об ошибке. Рассмотрим, когда ее составляют и для каких целей.
Понятие
Любая бухгалтерская справка об исправлении ошибки не просто констатирует ее наличие, но и одновременно вносит коррективы в учет. А именно:
- доначисляет определенную сумму;
- сторнирует сумму.
Также см. «Двойная запись в бухучете: значение и примеры».
Виды
Имейте в виду: обязательного или рекомендованного образца бухгалтерской справки об ошибке в действующем законодательстве нет. Поэтому желательно иметь свой бланк в рамках учетной политики предприятия. Правда, разработать стандартную форму на все случаи – не так просто. Дело в том, что ошибки могут быть самых разных видов – технические, счетные и др. Их правовое пояснение будет отличаться как по содержанию, так и объему.
На практике, бухгалтерскую справку об ошибке чаще всего формируют в следующих ситуациях:
- занижена база по страховым взносам;
- неправильный расчет социального пособия (по болезни, материнству и др.);
- по налогу на прибыль (например, выпавшие доходы/расходы);
- при расчете оплаты труда, и др.
Структура
Обратите внимание, что любой образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки должен включать:
- причину возникновения недочета;
- все варианты суммы, которая влияет на бухучет, а также корректировочные проводки;
- даты: допущения ошибки, ее выявления и внесения исправлений.
В конце бухгалтерской справки об ошибке ее составитель ставит свою подпись. А потом снизу к ней примыкает автограф главного бухгалтера. После этого данный документ служит основанием для коррекции в учете.
Также см. «Реквизиты бухгалтерских документов: основные и обязательные».
Подтверждение исправлений: образец
Допустим, что бухгалтер ООО «Гуру» Н.В. Соловьева нашла ошибку в амортизационных отчислениях за март 2017 года: было отражено 53 800 руб., но согласно правильным расчетам – 41 200 руб. Излишек сторнирован при помощи проводки:
Дт 44 Кт 02 – 12 600.
В данном случае образец бухгалтерской справки об ошибке выглядит примерно так:
Также см. «Самые распространенные бухгалтерские нарушения».
Каким ошибкам приоритет
Имейте в виду, что приоритет нужно отдавать таким бухгалтерской справке об исправлении ошибки, которая носит существенный характер. В законе даже есть ее определение: она сама по себе или вместе с иными ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения лиц, которым предназначена бухгалтерская отчетность предприятия. В первую очередь, речь идет о владельцах бизнеса, участниках и акционерах.
Причем существенность ошибки фирма устанавливает самостоятельно. Основные критерии:
- величина;
- характер статей отчетности.
На это указано в пункте 3 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (утв. приказом Минфина от 28.06.2010 № 63н).
Если же понадобилось оформить бухгалтерскую справку об ошибке в налоговой базе, то руководствуйтесь п. 1 ст. 54 НК РФ. Принцип такой: «косяки» прошлых периодов пересчитывают за период совершения ошибки. Если таковой установить невозможно, то перерасчет базы и налога делают за период обнаружения ошибки либо иного искажения.
Также см. «Образец и назначение бухгалтерской справки-расчета».
Бухгалтерская справка: зачем нужна и как ее составить
Бухгалтерская справка – незаменимый помощник бухгалтера. Она поможет обосновать расчеты, исправить ошибки в учете, передать информацию в госорганы. Расскажем, когда и зачем нужна бухгалтерская справка, какие виды справок бывают, как их правильно составить.
Бухгалтерская справка — незаменимый помощник бухгалтера. Она поможет обосновать расчеты, исправить ошибки в учете, передать информацию в госорганы. Расскажем, когда и зачем нужна бухгалтерская справка, какие виды справок бывают, как их правильно составить.
Зачем нужна
Итак, бухгалтерская справка — это внутренний документ организации. Она нужна, когда бухгалтеру надо провести хозяйственную операцию, для которой не предусмотрена другая первичка, или первичка есть, но ее недостаточно. Кроме того справка помогает детализировать учет или исправить в нем ошибки.
Важно: бухгалтерская справка не может заменить первичный документ, в составлении которого кроме бухгалтера должны участвовать другие лица.
Например: если утерян акт приема-передачи выполненных работ или счет-фактура от контрагента, то заменить такие документы бухгалтерской справкой нельзя.
Подключите электронный документооборот в Такском и перестаньте терять первичные документы. Мы поддерживаем роуминг со всеми операторами.
Форма бухгалтерской справки
Унифицированной формы справки нет. Каждая организация может разработать и утвердить собственную форму. Главное, чтобы разработанная справка содержала реквизиты, обязательные для первичных документов (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- название документа и дату его составления;
- название организации;
- содержание хозоперации;
- должность, ФИО и подпись лица, ответственного за составление документа.
Можно взять бланк бухгалтерской справки для госучреждений: форма по ОКУД 0504833 (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н) и на его основе составить свой. Рекомендуем утвердить разработанную форму справки приказом по учетной политике организации.
Обычно справку подписывают главный бухгалтер и исполнитель. Но в отдельных случаях можно предусмотреть в справке подпись руководителя.
Например: если требуется одобрение учета каких-либо расходов.
Виды бухгалтерских справок
Бухгалтерские справки составляются с различными целями:
- для отражения фактов, пояснений;
- для расчета каких-либо показателей;
- для исправления ошибок;
- для передачи сведений в госорганы и т. д.
В зависимости от назначения справки ее содержание для разных ситуаций тоже будет разным.
Бухгалтерская справка-пояснение
Такие справки составляют по операциям, для которых не предусмотрены формы первичных документов.
К таким операциям относятся:
- списание задолженности с истекшим сроком давности;
- внесение средств в уставный капитал;
- корректировка долга по акту сверки, когда не удается установить причину расхождений;
- перевод товаров в материалы и т. д.
Пример:
Бухгалтерская справка-расчет
Иногда перед тем, как отразить операцию в учете, бухгалтеру сначала нужно произвести расчеты. В этом случае сам расчет и итоговый результат фиксируют в бухгалтерской справке-расчете.
Обычно бухгалтеры отражают в справке расчеты следующих показателей:
- материальной выгоды и суммы НДФЛ по пользование займом;
- отпускных;
- сверхнормативных суточных;
- дивидендов;
- курсовых разниц;
- налогов и т. д.
Пример:
Нулевая отчётность в налоговую для ИП и ООО за 92 р в месяц. Без посещения госорганов. Электронная подпись уже в комплекте. Заказать.
Бухгалтерская справка об исправлении ошибок
Если бухгалтер обнаружил ошибку в учете, то ее нужно исправить. В этом случае тоже составляют бухгалтерскую справку. В ней описывают: где и почему возникла ошибка и как она была откорректирована.
Исправить ошибку в учете бухгалтер может через сторнировочную запись или дополнительную проводку.
Пример:
Бухгалтерская справка для передачи сведений
Иногда необходимо оформить бухгалтерскую справку для предъявления в государственные инстанции. В таких ситуациях справка носит информационный характер.
Например: организация выступает ответчиком в трудовом споре с работником, который был уволен неправомерно. А теперь этот работник через суд требует выплатить ему средний заработок за период вынужденного прогула. Сведения о среднем заработке могут быть представлены в суд в виде бухгалтерской справки.
Пример:
Обменивайтесь документами с госорганами не покидая рабочего места. Онлайн-Спринтер — сервис для онлайн-отчетности с технической поддержкой 24/7. Работайте 30 дней бесплатно и оцените все преимущества сервиса!
Сколько и как хранить бухгалтерские справки
Оформленные бухгалтерские справки хранят вместе с документами соответствующего регистра учета.
Например: если справка составлена для списания задолженности, то ее подшивают к инвентаризационной ведомости по расчетам с контрагентами или актам сверки с конкретным контрагентом.
Хранят бухгалтерские справки не меньше 5 лет. Однако в некоторых случаях этот срок может быть увеличен.
Например: если в справке содержится информация о расчете дивидендов, то ее, как и ведомости на выдачу дивидендов, нужно хранить 50 лет (если документ был оформлен после 2003 года. Для документов, составленных ранее указанной даты, срок хранения составляет 75 лет) (п. 122 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).
Комплекс решений для любого бизнеса
Электронная отчётность, ЭЦП, ЭДО, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:
Бухгалтерская справка относится к первичным документам и является универсальным документом, потому что ее используют как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Востребованность справки обусловлена тем, что она требуется в различных ситуациях. Отметим, этот документ формирует главный или рядовой бухгалтер.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк бухгалтерской справки .docСкачать образец заполнения бухгалтерской справки .doc
Когда необходима бухгалтерская справка?
Бухгалтерская справка не имеет статуса обязательного документа, но ей можно «изменить» неверные данные.
В первую очередь, справка носит вспомогательный характер, поэтому требуется для исправления некорректных сведений в отчетность. Происходит это следующим образом:
- Специалист вносит правильные данные в справку.
- Отправляет в ФНС по месту учета.
- Инспекторы регистрируют новую информацию в системе.
Кроме того, она используется при любых операциях, требующих пояснений, фиксации расчета различного рода сумм, подтверждения произведенных проводок при отсутствии других обосновывающих документов, проведении операций с применением дополнительных подсчетов и т.д.
Таким образом, при помощи бухгалтерской справки можно оформить практически любую финансово-хозяйственную операцию в деятельности предприятия.
Отметим, любое предприятие вправе подтвердить факт проведения операций, не требующих наличия стандартных документов, при помощи индивидуально разработанных форм первички, внеся туда необходимые реквизиты. Это значит, что в большинстве случаев бухгалтерская справка ─ это заменяемый документ.
Порядок составления бухгалтерской справки
Документ не имеет единого, унифицированного, обязательного к применению образца. Поэтому специалисты бухгалтерских отделов могут формировать его в свободном виде либо использовать разработанные и утвержденные на предприятии шаблоны. И хотя уникальные бланки документов юрлица обязаны регистрировать в учетной политике, в этом случае процедура не обязательна. Дело в том, что бухгалтерскую справку используют по разным поводам, поэтому и структура документа в каждом случае будет индивидуальной.
Некоторые специалисты по инерции используют ранее общепринятые типовые формы, которые удобны и просты в заполнении. Однако независимо от того, какой вариант выберет бухгалтер, есть ряд сведений, которые необходимо указать в справке обязательно:
- данные об организации;
- дату и повод формирования, который именуется строкой «Факт хозяйственной жизни»;
- прочая документация, к которой она прилагается.
В конце документ должен подписать специалист, составивший документ.
Можно ли корректировать содержание документа?
От ошибок никто не застрахован. И хотя бухгалтерская справка сама по себе во многих случаях служит как раз для исправления различного рода неточностей, она также может потребовать некоторых исправлений. Если справку по каким-либо причинам невозможно перепечатать заново, то в этом случае действия должны происходит в следующем порядке:
- Бухгалтер аккуратно зачеркивает недостоверную информацию.
- Сверху вписывает правильные данные.
- Ставит дата и резолюцию исправителя с расшифровкой и указанием должности.
Правила оформления документа
Бухгалтерскую справку можно составлять на обычном листе А4 формата либо на фирменном бланке организации. Специалист вправе вносить сведения как от руки, так и с помощью компьютера. Однако в последнем случае стоит соблюдать рекомендации, уточненные в госстандарте ФСБУ 27/2021. В нем Минфин четко описал не только порядок внесения сведений в первичные документы, но и правила исправления, хранения сведений, а также документооборота в целом.
Помимо прочего, с 2021 года многие компании стали применять электронную систему внутреннего движения документов (ЭДО). Первичные документы, включая бухгалтерскую справку, тоже разрешили формировать в таком виде. В этом случае стоит обратить внимание на визирование документа, так как специалист обязан использовать цифровую подпись. ЭЦП нужно предварительно получить в ФНС, причем для ряда бумаг потребует усиленная квалифицированная ЭП. Подробнее о принятии к учету электронной первички можно узнать из блока 20.4.3 к практическому пособию по налоговым проверкам.
После составления некоторые виды справок необходимо регистрировать во внутренних журналах организации. Например, бухгалтерскую справку необходимо вписывать в книгу продаж, если она отражает сумму НДС с остаточной стоимости основных средств, передаваемых в уставный капитал фирмы.
Пример составления бухгалтерской справки
В качестве примера рассмотрим справку-расчет:
- В начале документа обязательно заполняются реквизиты: посередине пишется полное название организации с расшифровкой аббревиатуры организационно-правового статуса. Однако это является необязательной процедурой и в некоторых случаях достаточно написать название фирмы.
- Далее нужно поставить дату составления документа и указать ее номер либо уточнить название. В нашем случае ─ это «справка-расчет».
- Теперь указываем причину составления, или факт хозяйственной жизни, а ниже расчет.
- В нижней таблице вносим подробные сведения и коррективы к произведенному расчету за предыдущий отчетный период. Здесь указывают:
- номер операции;
- пояснение, например, о том, что кран был приобретен;
- далее пишем за какую стоимость;
- теперь указываем бухпроводку.
По итогам бухгалтер визирует документ и ставит расшифровку подписи.
Что делать с бухгалтерской справкой после составления?
Как любая другая первичная документация, бухгалтерская справка подлежит учету и хранению. При этом срок ее содержания составляет не менее трех лет. Для разных целей определены разные периоды, например, справку для налогового учета нужно держать 4 года, а если она служила подтверждением для проведения какой-либо проводки, то она подлежит архивации в течение не менее 5 лет.