Актуально на: 16 января 2018 г.
0
При расчете заработной платы и иных выплат работнику, в т.ч. пособий, могут быть допущены счетные ошибки. Счетной считается ошибка, которая возникла при проведении арифметических подсчетов (Письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, Определение Верховного Суда от 20.01.2012 № 59-В11-17). Признание ошибки счетной важно с точки зрения последующих действий работодателя. Ведь недоплаченные суммы работнику придется выдать в результате любого рода ошибки. А вот излишне выплаченные средства удержать у работника удастся только в том случае, если ошибка будет признана счетной (ст. 137 ТК РФ). Подробнее о счетных ошибках при начислении заработной платы мы рассказывали в нашей консультации.
Учитывая, что сумма, которая не была выдана в результате счетной ошибки или была излишне перечислена работнику в результате такой ошибки, должна быть перечислена работнику или удержана соответственно, факт обнаружения такой ошибки необходимо подтвердить документально. Так, может быть составлен акт об обнаружении счетной ошибки, образец которого приведем ниже.
Форма акта об обнаружении счетной ошибки
Законодательство не предусматривает обязательной формы акта об обнаружении счетной ошибки. Поэтому то, как оформить возникновение счетной ошибки, организация определяет для себя самостоятельно.
В акте необходимо указать сущность счетной ошибки, ее величину и действия, которые необходимо предпринять для исправления допущенной ошибки. Акт может быть составлен лицом, ответственным за расчет сумм, или лицом, обнаружившим ошибку. Акт утверждается руководителем организации. С составленным актом необходимо ознакомить работника под роспись.
Приведем примерный
Скачивать формы могут только подписчики журнала
Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы
Войти на сайт
Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Пробный доступ
Скачать
акта об обнаружении счетной ошибки при расчете пособия.
Образец заполнения такого акта на условных данных покажем ниже.
Также читайте:
- Проверяем расчет детских пособий
- Счетная ошибка при начислении заработной платы
-
Работник вернул излишне выплаченное пособие: что делать с НДФЛ и взносами
При расчете выплат сотрудникам, таких как зарплата, премии, пособия, могут быть допущены счетные ошибки. При их обнаружении бухгалтер — именно он чаще всего их и находит — должен уведомить об этом руководство и составить соответствующий акт. В результате всех необходимых действий излишне выплаченные суммы нужно удержать из выплат работника, а недоплаченные — доплатить. Как составить акт об обнаружении счетной ошибки, расскажем в статье.
ФАЙЛЫ
Скачать образец акта об обнаружении счетной ошибки .doc
Что такое счетная ошибка
Не каждая ошибка будет считаться счетной, а только та, которая возникла при проведении арифметических действий и при некоторых других моментах. Об этом говорится в письме Роструда от 1 октября 2012 года №1286-6-1 и определении ВС от 20 января 2012 года №59-В11-17. От того, произошла ошибка в результате неверных арифметических подсчетов или нет, зависит дальнейший порядок действий руководства организации. Если ошибку определят как счетную, то тогда наниматель сможет удержать из зарплаты сотрудника излишне переведенные деньги. Такая норма указана в ст. 137 ТК РФ.
Счетными ошибками считаются:
- те, которые возникли в результате неверных арифметических действий (неправильный результат при сложении частей оплаты труда, например);
- те, которые возникли из-за сбоя в бухгалтерской программе;
- те, что получились при неверном механическом вводе данных бухгалтером.
То, что ошибка именно счетная, нужно заверить документально. И только после подтверждения осуществляют те или иные действия. Рассмотрим коротко алгоритм действий работодателя.
Порядок действий при обнаружении счетной ошибки
В случае недоплаты необходимо доплатить недостающую сумму работнику. В этой ситуации сначала составляют акт, потом работник должен с ним ознакомиться (кроме того, работнику может быть отправлено уведомление), а затем работодатель издает приказ о выплате необходимой суммы.
Если работнику переплатили, то в этом случае сотрудник может оспорить основание для удержания. Тогда после ознакомления с актом и при отсутствии согласия работника на удержание из заработной платы работодатель обращается в суд, и все будет зависеть от его решения.
Если работник согласен на удержание, то тогда после акта составляют уведомление о сроках удержания. В нем работник расписывается о том, что согласен с этим. Далее издают приказ об удержании переплаты.
Составляем акт
Утвержденной законодательно формы акта не существует, поэтому его пишут в свободной форме, соблюдая структуру данных документов.
Что нужно указать в акте:
- Наименование компании.
- Место и дату составления акта.
- Наименование (акт об обнаружении счетной ошибки) и номер документа.
- Краткое описание факта: кем и когда обнаружена ошибка, при расчете какой выплаты и какому сотруднику, какова сумма задолженности или, наоборот, излишне выплаченной зарплаты, премии или другой выплаты.
- Подтверждение комиссией факта счетной ошибки. Здесь нужно указать ФИО и должности членов комиссии. Обычно это бухгалтера (главный, кассир), сотрудники отдела кадров.
- Действия, которые необходимы для устранения ошибки: доплатить работнику нужную сумму или удержать ее из заработной платы.
Документ завершают подписи обнаружившего счетную ошибку бухгалтера, а также членов комиссии.
К сведению! При написании акта используют официально-деловой стиль, стараются избегать ошибок. Для распечатывания берут белую бумагу формата А4.
Образец акта об обнаружении счетной ошибки
Акт об обнаружении счетной ошибки составляется для того, чтобы зафиксировать факт счетной ошибки и переплаты по заработной плате. Он не имеет установленного бланка и составляется в свободной форме. Чтобы оформить такой акт быстро и грамотно, воспользуйтесь готовым образцом.
Образец акта об обнаружении счетной ошибки
Проверено экспертом
Акт об обнаружении счетной ошибки обязательно оформляется при необходимости вернуть переплаченные работнику средства. Дело в том, что если причиной переплаты не была вина работника либо счетная ошибка. то удерживать переплату с работника просто запрещено.
Таким образом, наш акт о счетной ошибке устанавливает сразу два необходимых для удержания факта:
- во-первых, переплату,
- во-вторых, ее причину — счетную ошибку.
Образец акта об обнаружении счетной ошибки
Проверено экспертом
Посмотрите другие статьи и образцы документов раздела:
Бухгалтерский учет
Акт об обнаружении счётной ошибки – это официальная бумага, подтверждающая, что в расчётном документе была обнаружена ошибка, следствием которой стало перечисление денежных средств не в том размере. Процедура всегда должна носить документальный характер.
Файлы для скачивания:
Счётная ошибка
Под счётной ошибкой понимается неверное указание чисел, ставшее следствием невнимательности бухгалтера, сбоя в программе или неправильности расчётов. Речь может идти о выплате заработной платы сотрудникам, начислении пособий. Как правило, ошибка всегда является следствием человеческого фактора.
При обнаружении опечатки следует официально задокументировать этот факт. В этих целях лицо составляет акт об обнаружении счётной ошибки. Для подтверждения позиции сотрудника необходимо привлечь к мероприятию комиссию, формируемую на месте и состоящую из трёх коллег. Работники заверяют достоверность изложенных в акте сведений своими автографами.
Процедура
Подписанный акт об обнаружении вместе с докладной запиской от ответственного сотрудника направляется руководителю организации для принятия дальнейшего решения. За любым приказом директора должны стоять основание и обоснование. Под первым понимается ссылка на какую-либо официальную бумагу, а под вторым – объяснение наличных причин. В качестве основания выступит настоящий акт и докладная записка.
В записке работник объясняет характер образования ошибки и предлагает пути выхода из сложившейся ситуации. Руководитель может принять во внимание мнение своего подчинённого.
Последствия
Всего может сложиться две ситуации: работнику переплатили или работнику недоплатили. Во втором случае всё просто. Руководитель издаёт приказ о доначислении необходимой суммы, а бухгалтер исполняет распоряжение и фактически переводит денежные средства на зарплатную карту сотрудника. В случае переплаты процедура становится более сложной. Дело в том, что без согласия работника работодатель не имеет права удерживать денежную сумму из его оплаты труда. Следовательно, подчинённый должен официально дать добро на удержание, оставив свой автограф в приказе директора. Если этого не произойдёт, администрация предприятия в течение одного месяца может обратиться в суд с соответствующим заявлением. Взыскать деньги можно только в судебном порядке. Такие гарантии для работника предусматривает Трудовой кодекс РФ.
Кто актирует процесс
Бремя по составлению акта всегда ложится на лицо, непосредственно обнаружившее счётную ошибку. Как правило, это бухгалтер, так как именно он работает с расчётной документацией. Работник должен обладать определёнными навыками работы с официальными бумагами, чтобы процедура прошла максимально «чисто» и соответствовала закону. В противном случае руководитель не сможет сослаться на акт и использовать его в качестве основания.
Форма документа
В настоящий момент любой документ, регулирующий внутреннюю деятельность организации, может быть написан в свободной форме. Законодательство не обязывает использовать общеобязательные унифицированные бланки. Акт об обнаружении счётной ошибки относится именно к этой группе официальных бумаг и не является исключением из общего правила.
Отметим, что свободная форма акта также предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:
- деловой стиль языка;
- обозначение реквизитов (дата, место, номер);
- автографы участников процедуры должны быть расшифрованы;
- соблюдение чёткой структуры: шапка, предмет, подписи.
Составить акт рекомендуется на фирменном бланке компании, так как на нём по умолчанию обозначены реквизиты фирмы. В случае отсутствия такового допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4 или А5, но в такой ситуации придётся прописывать сведения об организации вручную.
Написать текст можно одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) или в машинописном виде при помощи компьютерных средств и соответствующего ПО. Выбор должен сделать сотрудник, обнаруживший счётную ошибку. По общему правилу официальная бумага в любом случае будет обладать юридической силой вне зависимости от способа изложения содержания (при всех прочих равных).
Инструкция по составлению акта
Для удобства работы с официальной бумагой условно разделим её на три структурных элемента: реквизиты, предмет и подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке прописываем полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму (ОАО, ПАО). Затем присваиваем акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Следующим шагом указываем ФИО и должность сотрудника, обнаружившего счётную ошибку. Далее ссылаемся на расчётный документ, в котором непосредственно выявилась опечатка (номер, дата).
Ниже по документу подробно описываем характер ошибки и предлагаем правильную редакцию. В качестве итога обозначаем правильную сумму, прописываем разницу.
Примерный образец
Мною, бухгалтером Ватовым Н. Д., была обнаружена счётная ошибка в расчётном документе от 01.08.2024. В результате ошибки механику Нестерову А. С. была выплачена заработная плата в большем размере. Причиной допущения ошибки стал сбой в бухгалтерской программе.
Нестеров А. С. должен за июль 2024 года должен был получить заработную плату в размере 35 000 руб. (тридцать пять тысяч рублей), а фактически получил 65 000 (шестьдесят пять тысяч рублей). Разница составляет 30 000 руб. (тридцать тысяч рублей).
Комиссия в составе главного бухгалтера Остряковой Е. П., бухгалтера Гориной Л. П. и кадровика Симоновой А. К. подтверждает факт обнаружения ошибки, а также достоверность изложенных в настоящем акте сведений.
На этом процесс составления акта подходит к завершению. Своими автографами его должны заверить члены комиссии, выступившие свидетелями, а также лицо, обнаружившее счётную ошибку. Все подписи должны быть обязательно расшифрованы.
Акт об обнаружении счетной ошибки составляется сотрудником бухгалтерии в случае выявления арифметических ошибок, допущенных в различных бухгалтерских документах и приведших к финансовым потерям предприятия или работника.
Файлы в .DOC:Бланк акта об обнаружении счетной ошибкиОбразец акта об обнаружении счетной ошибки
Что такое счетная ошибка
Наиболее распространенной счетной ошибкой являются арифметические или учетные огрехи, допущенные при расчете заработной платы, премий, выходных пособий и т.д.
В результате допущенной ошибки происходит либо выплата работнику излишних денежных средств, либо выплата работнику суммы меньшей, нежели та, которая ему причитается.
В любом случае, ошибка должна быть исправлена, а это значит, что излишне выплаченные суммы должны вернуться предприятию, а невыплаченные работнику из-за ошибки денежные средства должны быть ему начислены.
Выше мы уже сказали, что счетная ошибка – это ошибка, допущенная при проведении арифметических расчетов, вне зависимости от того, по какой причине возникла эта ошибка. Так, в соответствии с Письмом № 1286-6-1 Роструда от 1.10.2012 года, в качестве счетных ошибок рассматриваются:
- ошибки, возникшие в результате неверных арифметических действий по сложению, делению, вычитанию или умножению;
- ошибки, возникшие в результате сбоя бухгалтерской программы;
- ошибки, допущенные в результате неверного ввода данных в программу.
В любом случае бухгалтерский документ, в котором допущена счетная ошибка, остается документом, а, следовательно, любые действия по устранению недочетов этого документа должны быть соответствующим образом оформлены.
Так, при допущении счетной ошибки, приведшей к выплате работнику суммы меньшей, чем ему положено, будет необходимо произвести доплату. С этой целью бухгалтер должен выполнить следующие действия:
- оформить акт об обнаружении счетной ошибки;
- отправить работнику уведомление;
- ознакомить работника с актом;
- составить служебную записку на имя руководителя, который должен будет вынести приказ о доплате.
Аналогичными будут действия и в случае, если работнику в результате счетной ошибки, была выплачена сумма большая, нежели ему причитается. Разница состоит в том, что от работника должно быть получено согласие на удержание излишне выплаченных средств из его заработной платы. Если работник не даст согласия, то удержать сумму можно будет только по решению суда.
Если же согласие будет получено, то дополнительно к акту об обнаружении счетной ошибки составляется уведомление на имя работника о сроках удержания. После того, как работник распишется в получении уведомления и выразит согласие на удержание, руководитель должен издать соответствующий приказ.
Составление акта
Единообразной и обязательной к применению формы акта об обнаружении счетной ошибки не существует. В рамках данной статьи наши пользователи могут скачать типовой шаблон акта рассматриваемого типа и ознакомиться с образцом его заполнения.
В отведенные для заполнения строки шаблона потребуется внести следующие сведения:
- наименование предприятия;
- дату и место составления акта;
- ФИО членов комиссии;
- номер акта;
- констатацию факта выявления счетной ошибки с указанием, в каком именно документе она допущена;
- последствия допущенной ошибки;
- перечень действий, необходимых для устранения последствий допущенной ошибки.
Акт подписывается всеми членами комиссии.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →