Акт об исправлении технической ошибки образец

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

__________ N ____________ Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

о технических ошибках в подписи

учетных документах

Фонд N __________________ Дата

Название фонда _______________________________________________

__________________________________________________________________

В ходе выполнения _________________________ обнаружены технические

ошибки в записях _________________________________________________

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)

на _____________________ ед. хр.

(цифрами, прописью)

Примечания:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения внесены в учетные документы.

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта о технических ошибках

в учетных документах

На странице представлен образец документа «Акт о технических ошибках в учетных документах» с возможностью скачать его в формате doc.

Акт о технических ошибках в учетных документах — форма, позволяющая отразить выявление допущенных в учетных документах объединенного архива ошибок технического характера. Как правило, составление этого акта является основанием для процедуры внесения корректировок в учетные документы архива.

Назначение документа

Городской или муниципальный архив, куда поступают архивные фонды нескольких десятков и иногда даже сотен организаций, ведут в процессе деятельности массу учетной документации, позволяющей быстро и точно предоставить по запросу сведения о входящих в его состав фондах.

Учетная документация объединенного архива представляет собой совокупность форм и баз данных, отражающих количественно-качественный состав фондов, комплектующих архив.

В ней выделяют следующие документы:

1. книга учета поступления и выбытия документов, отражающая поступление и списание дел, передачу дел в другие архивы, ликвидацию фондов и т.п.;
2. список фондов, являющийся картотекой всех фондов, комплектующих данный архив в настоящее время;
3. лист фонда — данные на каждый фонд по отдельности, начиная с момента первого поступления его дел в данный архив;
4. опись дел фондов;
5. реестр описей;
6. паспорт архива;
7. опись особо ценных дел и т.п.

При проведении ревизии наличия и состояния дел в архиве в учетных документах архива могут быть выявлены технические ошибки (опечатки, описки, арифметические ошибки). Поскольку достаточно часто выявление такого рода неточностей сопряжено с внесением данных в несколько учетных документов сразу, этот факт подлежит актированию.

Нормативная база

Основным методическим документом, регламентирующим правила работы архива, являются Правила работы архивов организаций от 2002 года. В них оговорено, в том числе, и составление акта о технических ошибках в учетных документах архива, а также приведена форма акта.

Отметим, что форма, содержащаяся в более современных Правилах организации и работы архивов, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 №526, является идентичной.

Содержание акта

Документ, составленный согласно утвержденной форме, должен содержать следующие разделы:

1. »шапку», в которой указаны название и номер документа, дата и место составления документа, номер фонда и его название;
2. поле «Утверждаю», содержащее дату утверждения, должность, фамилию и инициалы утверждающего акт лица;
3. изложение факта, ставшего основанием для составления акта: «в ходе плановой/внеплановой проверки наличия и состояния документации фонда обнаружены технические ошибки в записях»;
4. таблицу, куда вносятся название документа, содержание ошибочной записи и верная запись;
5. отметку об увеличении/уменьшении количества дел в связи с обнаружением ошибки (цифрой и прописью);
6. должность и подпись лица составившего акт;
7. отметка о внесении изменений в учетные документы;
8. подпись начальника архива (ответственного за архив).

Хранение

После внесения изменений в учетные документы (на акте должна быть проставлена соответствующая отметка) акт подлежит хранению в деле фонда постоянно.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Наименование организации
 
        АКТ                               УТВЕРЖДАЮ
________ N _________                      Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка
о технических ошибках в                                подписи
учетных документах
Фонд N _____________                      Дата
 
Название фонда ___________________________________________________
__________________________________________________________________
В ходе выполнения _________________________ обнаружены технические
ошибки в записях _________________________________________________
 

                                                                  
В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)
на _______________________________________________________ ед. хр.
                      (цифрами, прописью)
 
Примечания:
 
Наименование должности работника    Подпись    Расшифровка подписи
 
Изменения в учетные документы внесены
 
Наименование должности
работника архива                    Подпись    Расшифровка подписи
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)